REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

27 NOVEMBRE 2014. - Circulaire relative à l'élaboration et suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel

Conformément aux dispositions des arrêtés du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 27 mars 2014 portant le statut administratif et pécuniaire des agents du ministère de la Région Bruxelles-Capitale et des organismes d'intérêt public de la Région Bruxelles-Capitale, un plan de personnel dans lequel est déterminé, par domaine d'activités, par niveau, par rang et par grade, le nombre de membres du personnel statutaires et contractuels exprimé en équivalents temps plein (ETP) jugés nécessaires à l'exécution des missions assignées au ministère et aux organismes d'intérêt public concernés doit être adopté annuellement en remplacement des cadres organiques.

La présente circulaire vise à préciser la méthodologie d'élaboration de ces plans de personnel.

Les services sont tenus de respecter les directives mentionnées ci-après lors de l'élaboration et du suivi de leur plan de personnel basé sur l'enveloppe de personnel. 1. Principes Le plan de personnel est déterminé, par domaine d'activités, par niveau, par rang et par grade, le nombre de membres du personnel statutaires et contractuels exprimé en équivalents temps plein jugés nécessaires à l'exécution des missions assignées au ministère ou à l'organisme d'intérêt public. Le plan décrit, pour l'année sur laquelle il porte, la projection finale souhaitée des ETP payés. L'enveloppe budgétaire correspond à la charge budgétaire annuelle du plan de personnel. L'ensemble doit s'inscrire dans les limites des moyens budgétaires disponibles pour l'année concernée.

Il est rappelé qu'un plan de personnel existe par institution. Il s'appuie sur une enveloppe budgétaire globale mais : ? Pour le Service public régional de Bruxelles, le plan de personnel est ventilé en sous-enveloppes par direction générale, au sein de cette enveloppe budgétaire globale. ? Pour les OIP, le plan de personnel peut être ventilé en entités opérationnelles, au sein de cette enveloppe globale.

Outre le plan de personnel global exprimé par niveau, rang et grade, le plan sera également présenté en distinguant les ETP destinés à être occupés à terme par des agents statutaires et ceux qui seront toujours occupés par des membres du personnel contractuel (contrats pour tâches auxiliaires et spécifique, convention premier emploi,...).

Pour rappel, sans préjudice des dispositions relatives aux mandataires, aux contractuels pour tâches auxiliaires et spécifiques et aux conventions « premier emploi », les emplois destinés à remplir des missions permanentes doivent être occupés par des agents statutaires. 2. Méthodologie 2.1. Plan de personnel Trois situations de références doivent être identifiées : ? Cadre A : « AS IS » qui définit quelle est la situation actuelle des ressources humaines en service et rémunérées. ? Cadre B : « TO BE INCOMPRESSIBLE » : il s'agit de la situation des événements déjà décidés mais qui ne se sont pas encore réalisés (ex. recrutements en cours,...) ? Cadre C : « TO BE OPERATIONNEL » qui reprend les décisions opérationnelles qui s'indiquent par rapport aux événements existants ou supplémentaires qui s'ajoutent aux deux cadres précédents. 2.2. Les enveloppes A chacune des situations du plan de personnel (cadres A, B et C), correspond une estimation budgétaire : A) Estimation AS IS sur base du payrol : cela reprend la projection de toutes les dépenses prévisibles sur base : -> des agents au payrol le mois où le calcul est fait; -> des éventuelles dépenses effectuées en dehors du gestionnaire de paie standard (ex. Pour le Ministère, les attachés économiques et commerciaux payés en devises); -> des dépenses diverses non récurrentes encore à prévoir; -> des dépenses inhérentes aux charges normales de l'employeur (primes syndicales/complément Fonds de Pension de Survie...); -> de l'épargne probable des départs à la retraite connus; -> l'estimation du surcoût lié à l'indexation automatique des salaires.

B) Estimation du TO BE incompressible: Ce cadre estime toutes les politiques de vacances de postes déjà validées et en cours de pourvoi (promotions/accessions/recrutements) additionnées au cadre A. C) Estimation du coût des hypothèses budgétaires complémentaires : Dans ce cadre vient l'estimation de choix politiques complémentaires.

Parmi les choix « récurrents » nous avons : -> récupération ou non de la marge budgétaire dégagée par les départs prévisible pour pouvoir à des recrutements en vue de leur remplacement ou de l'accomplissement d'autres missions -> Des hypothèses « spécifiques » viennent s'ajouter (nouvelles politiques, accords sectoriels, etc...) et dépendent de choix politiques ou d'éléments nouveaux à intégrer dans l'établissement du budget.

A chacune de ces situations doit correspondre le coût qui permet de définir l'enveloppe budgétaire. La somme des cadres A, B et C donne l'estimation globale du budget nécessaire pour le personnel pour l'année considérée.

Pour l'année 2015, il conviendra de se baser sur les crédits de personnel approuvés lors de la constitution des budgets.

Pour les années suivantes, une circulaire relative à la constitution des enveloppes de personnel décrira la démarche à suivre. 2.3. Etablir l'« AS IS » de référence L'« AS IS » de référence donne la situation des ressources humaines au mois de référence (novembre 2015 pour le plan de personnel 2016 et septembre pour les années suivantes).

Il sert de base à la projection des ressources humaines et des charges budgétaires pour les années T et T+1 (année en cours et année suivante).

Le principe du « AS IS » consiste à projeter le coût budgétaire agent par agent pour le reste de l'année T et pour l'année T+1. 2.4. Le « TO BE incompressible » Objectif: Définir, à l'horizon T et T+1, les charges irréversibles.

Le « TO BE INCOMPRESSIBLE » comprend le « AS IS » auquel sont ajoutés les recrutements, les promotions, les sélections pour mandat, etc. en cours..

Etapes : Etape 1 : Définir pour les années T et T+1 le coût moyen des recrutements et des promotions par rang et par catégorie (statutaire, contractuel, convention premier emploi,...).

Etape 2 : Lister les vacances pour les recrutements, les promotions, les mandats en cours et les dates présumées d'entrée en service par rang et par catégorie.

Etape 3 : Projeter le coût pour T et T+1 par rapport aux données des étapes 1 et 2. 2.5. Le « TO BE opérationnel » Objectif : Le « TO BE incompressible » incluant l'impact des décisions opérationnelles donne le « TO BE opérationnel ».

Etapes Etape 1 : - Identifier les événements qui ne sont pas repris dans le « TO BE INCOMPRESSIBLE » (ex. nouvelles missions) et quantifier les besoins en terme d'ETP par niveau et par rang - Vérifier si un saut d'index est à prévoir.

Etape 2 : Projeter les coûts budgétaires associés à l'étape 1. 2.6. Comment définir l'ETP La définition d'un équivalent temps-plein (ETP) pour les plans de personnel est une définition purement budgétaire : l'ETP d'un agent correspond au taux de rémunérations applicable pour l'agent considéré.

Ceci a des conséquences non négligeables dans la gestion des plans de personnels : ? Un agent qui n'est pas présent effectivement dans l'administration mais qui est payé par l'administration comptera dans l'ETP du plan de personnel. Ceci concerne par exemple ? Les agents détachés dans les cabinets régionaux pour lesquels aucune compensation budgétaire n'est prévue. ? Les agents statutaires en repos de maternité et qui restent rémunérés à charge du budget de l'administration.

Le remplacement de ces agents ne peut s'envisager que dans le cadre de places disponibles dans le plan et doit toujours rester dans la limite budgétaire de l'enveloppe. ? Un agent qui n'est pas rémunéré aura par conséquent un ETP nul. Il n'en demeure pas moins présent dans le registre du personnel de l'administration mais, du fait de sa non rémunération, il permet de récupérer la marge budgétaire libérée par son absence pour le pourvoi d'un contrat de remplacement. 3. Elaboration du plan de personnel 3.1. La synthèse des trois cadres constitue le plan de personnel pour l'année concernée.

Il consiste en la quantification par rang et par niveau du « TO BE OPERATIONNEL » et des moyens budgétaires associés.

Dans tous les cas décrits ci-dessous, le projet de plan de personnel doit être soumis à la concertation syndicale avant son approbation finale. 3.2.

A) Pour le Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, le plan de personnel doit être conforme aux dispositions du contrat d'administration.

Le conseil de direction prépare au moins un plan de personnel par année budgétaire. Il est élaboré sur base des projets établis par les administrations en concertation avec leur(s) ministre(s) ou Secrétaire d'Etat fonctionnellement compétent. Le plan de personnel doit être conforme aux moyens budgétaires disponibles pour l'année budgétaire concernée.

Le plan de personnel est soumis pour avis à l'Inspection des Finances avant d'être transmis au Ministre ou Secrétaire d'Etat en charge de la Fonction publique pour être approuvé par le Gouvernement au plus tard le 31 décembre de l'année qui précède l'exécution dudit plan.

En l'absence de fixation ou d'accord par le Gouvernement du plan de personnel, le dernier plan fixé ou approuvé reste d'application.

B) Pour les organismes d'intérêt public de catégorie A, le plan de personnel doit être conforme aux dispositions du contrat d'administration.

Le conseil de direction établit au moins un plan de personnel pour chaque exercice budgétaire. Le plan de personnel doit être conformes aux moyens budgétaires disponibles pour l'exercice concerné.

Le plan de personnel est transmis au Ministre ou Secrétaire d'Etat fonctionnellement compétent avant d'être soumis pour avis à l'Inspection des Finances et pour accord au Ministre ou Secrétaire d'Etat chargé de la Fonction publique avant d'être soumis pour approbation au Gouvernement au plus tard le 31 décembre de l'année qui précède l'exécution dudit plan.

En l'absence de fixation ou d'accord par le Gouvernement du plan de personnel, le dernier plan fixé ou approuvé reste d'application.

C) Dans les organismes de type B, le plan de personnel doit être conforme, notamment, aux dispositions du contrat de gestion de l'organisme et de ses éventuelles annexes.

Le conseil de direction prépare au moins un plan de personnel pour chaque exercice budgétaire. Le plan de personnel doit être conforme aux moyens budgétaires disponibles pour l'exercice concerné.

Le comité de gestion ou le conseil d'administration approuve le plan de personnel moyennant l'avis favorable des commissaires du Gouvernement concernant la conformité du plan avec les dispositions budgétaires, légales et réglementaires ainsi qu'avec les dispositions du contrat de gestion.

A défaut de cet avis dans un délai d'un mois à dater de la transmission aux commissaires du Gouvernement, l'avis est réputé favorable.

A défaut d'un avis favorable des commissaires du Gouvernement, le ministre ou le Secrétaire d'Etat fonctionnellement compétent peut approuver le plan de personnel moyennant l'accord des ministres ou secrétaires d'Etat ayant le budget et la fonction publique dans leurs attributions.

A défaut d'accord d'un de ces derniers, le ministre ou le Secrétaire d'Etat fonctionnellement compétent soumet le plan pour approbation au Gouvernement.

En l'absence de fixation ou d'accord par le Gouvernement du plan de personnel, le dernier plan fixé ou approuvé reste d'application. 3.3. La fixation ou l'accord par le Gouvernement du plan de personnel implique l'autorisation d'occupation des emplois y prévus par recrutement, promotion, mobilité ou engagement. 3.4. Lorsque l'enveloppe de personnel est modifiée en raison d'une diminution ou d'une augmentation des crédits, une actualisation du plan de personnel est effectuée sur base des mêmes principes et selon le même schéma de validation. 3.5. Le plan de personnel, ainsi que toutes les modifications qui y sont apportées sont portés à la connaissance de l'ensemble des membres du personnel et est publié au Moniteur belge. 4. Présentation du plan de personnel Pour le SPRB : Détail des estimations budgétaires

Estimation

Marge par rapport à année T

AS IS

TO BE incompressible

TO BE opérationnel

Exemple : Détail du plan de personnel

Rangs

Grade

Statutaires et mandataires

CTAS

CPE

CBET

ETP

ETP

ETP

ETP

A7

Secrétaire général

A6

Secrétaire général adjoint

A5

Directeur général

A4

Directeur-chef de service

I3

Ingénieur directeur

A3

Directeur

I2

Premier ingénieur

A2EHN

Premier attaché expert de haut niveau

A2

Premier attaché

I1

Ingénieur

A1

Attaché Attaché économique et commercial

B2

Assistant principal

B1

Assistant

C2

Adjoint principal

C1

Adjoint

D2

Commis principal

D1

Commis

E2

Préposé principal

E1

Préposé

Total :

Projection en pourcentage de l'objectif en ETP statutaires

Rangs

Grade

ETP

%

I3

Ingénieur directeur

A3

Directeur

I2

Premier ingénieur

A2EHN

Premier attaché expert de haut niveau

A2

Premier attaché

I1

Ingénieur

A1

Attaché Attaché économique et commercial

B2

Assistant principal

B1

Assistant

C2

Adjoint principal

C1

Adjoint

D2

Commis principal

D1

Commis

E2

Préposé principal

E1

Préposé

Total

Pour les OIP : Détail des estimations budgétaires

Estimation

Marge par rapport à année T

AS IS

TO BE incompressible

TO BE opérationnel

Exemple : Détail du plan de personnel (ETP)

Rangs

Grade

Statutaires et mandataires

CTAS

CPE

CBET

ETP

ETP

ETP

ETP

A5

Directeur général

A4+

Directeur général adjoint

A4

Directeur-chef de service

I3

Ingénieur directeur

Directeur scientifique

A3

Directeur

I2

Premier ingénieur

Premier attaché scientifique

A2EHN

Premier attaché expert de haut niveau

A2

Premier attaché

Capitaine de port

I1

Ingénieur

Attaché scientifique

Médecin

A1

Attaché

B2

Assistant principal

B1

Assistant

C2

Adjoint principal

C1

Adjoint

D2

Commis principal

D1

Commis

E2

Préposé principal

E1

Préposé

Total :

Projection en pourcentage de l'objectif en ETP statutaires

Rangs

Grade

ETP

%

I3

Ingénieur directeur

Directeur scientifique

A3

Directeur

I2

Premier ingénieur

Premier attaché scientifique

A2EHN

Premier attaché expert de haut niveau

A2

Premier attaché

Capitaine de port

I1

Ingénieur

Attaché scientifique

Médecin

A1

Attaché

B2

Assistant principal

B1

Assistant

C2

Adjoint principal

C1

Adjoint

D2

Commis principal

D1

Commis

E2

Préposé principal

E1

Préposé

Total

La Secrétaire d'Etat chargée de la Fonction publique, F.LAANAN