MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

27 JUILLET 2007. - Circulaire relative à l'élaboration du budget de l'exercice 2008 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale

A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestres et Echevins A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs 1. Généralités 1.1 Liminaire La présente circulaire a pour objet l'élaboration des budgets des centres publics d'action sociale pour l'exercice 2008.

De manière générale et sauf dispositions contraires, les directives des circulaires précédentes restent d'application. A cet effet, et pour votre facilité, nous transcrivons en gras les quelques ajouts et/ou commentaires par rapport à la circulaire du Collège réuni du 20 juillet 2006 relative à l'élaboration des budgets de l'exercice 2007 là où ceux-ci s'imposent. 1.2 Transmission des documents et des annexes - En vertu de l'article 88 de la loi organique, les conseils de l'action sociale doivent soumettre leur budget avant le 15 septembre de l'année précédant l'exercice, à l'approbation du conseil communal, accompagné des documents visés à cet article ainsi que de ceux énumérés ci-dessous dans la présente circulaire. Il est impératif que ce délai soit scrupuleusement respecté d'autant plus qu'en comptabilité publique les crédits budgétaires ont un caractère limitatif. Le conseil communal dispose alors de 40 jours pour se prononcer. - Le budget est la traduction chiffrée de la politique sociale que mène le CPAS et des moyens dont celui-ci dispose pour les réaliser. - Un exemplaire du budget et de ses annexes (voir infra) sera communiqué à la Direction de la tutelle des CPAS du Collège Réuni de la Commission Communautaire Commune à l'adresse suivante : Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale Direction de la Tutelle sur les CPAS 20, Boulevard du jardin botanique 1035 Bruxelles - En cas d'improbation ou de réformation du budget du centre par le conseil communal, le dossier complet sera communiqué par les soins du centre dans les 40 jours à la Direction précitée. - Dans les autres cas, le dossier complet est envoyé au Collège réuni par les soins du centre dans les 15 jours suivant la réception de la décision du conseil communal approuvant le budget ou l'expiration du délai de 40 jours emportant approbation tacite. - En raison du délai extrêmement court dont nous disposons pour exercer la tutelle générale à l'égard du budget (au pire nos services ne pourraient être avertis de la nature de la tutelle à appliquer que 5 jours avant l'expiration du délai de 60 jours), nos services prendront la liberté de s'adresser aux vôtres à l'expiration du délai de 40 jours à compter de la date à laquelle le document nous a été communiqué conformément au § 1er alinéa 2 de l'article 88 précité. - La date de réception du dossier complet ou de la lettre de notification constituera le point de départ du délai respectivement visé aux articles 88, 110 et 111 de la loi organique. - Si les annexes obligatoires au budget ne sont pas systématiquement transmises, l'absence totale ou partielle de ces documents peut entraîner ipso facto le refus de réception par l'autorité de tutelle.

Le Conseil d'Etat estime en effet que le délai dont dispose l'autorité de tutelle ne commence à courir qu'à partir du moment où une décision qui est soumise à son contrôle lui est correctement notifiée (C.E. n° 38894 du 3 mars 1992).

Il convient dès lors de transmettre IMPERATIVEMENT les documents suivants : - le budget de l'exercice 2008 accompagné des documents prévus par l'article 88 § 3 de la loi organique (note de politique générale et note justificative et explicative) ainsi que le rapport de la réunion de concertation avec la commune (article 26bis § 1et article 88 § 3 de la loi organique) relative au budget de l'exercice 2008 (voir annexe 1); - le cas échéant, le budget 2008 des éventuels services et établissements à gestion distincte; - l'avis du groupe technique prévu à l'article 11 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale; - l'organigramme de tous les services du centre; - le tableau détaillé du personnel tel qu'annexé à l'Arrêté du Collège réuni du 31 mai 2007 modifiant l'Arrêté du 25 février 1999 fixant le modèle de budget des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale; à ce propos votre attention est attirée sur le fait que selon ce modèle il convient d'établir un tableau détaillé par sous-fonction du budget où des dépenses des natures économiques 11100 et suivantes sont prévues; - un tableau détaillé des investissements et de leur mode de financement; - un tableau détaillé de l'ensemble des emprunts contractés et à contracter durant l'exercice, y compris les ouvertures de crédit; - un tableau reprenant certaines données essentielles des recettes et dépenses de l'exercice 2008 et des exercices antérieurs (voir tableau en annexe 2 et 3); - un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds d'exploitation et d'investissement (compte n-3, compte n-2, budget n-1, prévisions de recettes et dépenses budget n, situation théorique fin 2007). Un tableau identique sera constitué pour le fonds de pension, si celui-ci est géré par le centre. (voir tableau en annexe 4); - le programme de politique générale : Nous rappelons les dispositions de l'article 72 de la loi organique qui stipule que lors du premier budget de l'année qui suit le renouvellement intégral du conseil de l'action sociale, un programme de politique générale pour la durée du mandat et comportant au moins les projets politiques principaux et les moyens budgétaires pour les réaliser doit être joint au budget. Il doit être soumis au comité de concertation conformément à l'article 26bis § 1,8° de la loi organique. 1.3 Loi du 26 mai 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/05/2002 pub. 31/07/2002 numac 2002022559 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi concernant le droit à l'intégration sociale type loi prom. 26/05/2002 pub. 26/11/2003 numac 2002015108 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à l'Accord entre l'Union économique belgo-luxembourgeoise et l'Etat du Koweit concernant l'encouragement et la protection réciproques des investissements, faits à Bruxelles le 28 septembre 2000 fermer concernant le droit à l'intégration sociale et les aides équivalentes La correspondance entre les crédits de recettes et de dépenses relative au R.I.S sera adaptée aux types de subventions accordés en la matière.

De manière générale, les centres veilleront à ce que les différentes inscriptions budgétaires liées aux interventions du pouvoir fédéral correspondent au pourcentage d'intervention prévu en matière d'aide et d'intégration sociale, particulièrement en ce qui concerne les subventions octroyées par l'Etat en vertu de la loi du 26 mai 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/05/2002 pub. 31/07/2002 numac 2002022559 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi concernant le droit à l'intégration sociale type loi prom. 26/05/2002 pub. 26/11/2003 numac 2002015108 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à l'Accord entre l'Union économique belgo-luxembourgeoise et l'Etat du Koweit concernant l'encouragement et la protection réciproques des investissements, faits à Bruxelles le 28 septembre 2000 fermer concernant le droit à l'intégration sociale et la loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les CPAS Au moment de l'engagement définitif de ces dépenses, les centres constateront simultanément les droits correspondant aux pourcentages d'intervention de l'Etat dans ces dépenses. 2. Directives d'élaboration du budget 2.1 Dispositions générales - Le budget doit être établi conformément au modèle de budget repris dans l'Arrêté du Collège réuni du 25 février 1999 y relatif et tel que modifié par l'Arrêté du Collège réuni du 31 mai 2007. - Les CPAS appliqueront rigoureusement les prescriptions relatives à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général de la comptabilité du 26 octobre 1995, modifié en date du 11 décembre 2003 (M.B. 23.02.2004), et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par le Collège réuni le 12 février 1998, modifiée en date du 3 juin 1999. Les plans comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle législation en matière d'intégration sociale. Nous vous renvoyons en outre aux circulaires précédentes quant à l'utilisation correcte des codes fonctionnels et économiques. - Les CPAS poursuivront les efforts de gestion et veilleront particulièrement à la maîtrise de leurs dépenses de personnel et de fonctionnement. - Les recettes et dépenses doivent être estimées de manière précise. A défaut d'éléments d'évaluation réglementaires ou d'instructions administratives, la prévision se fera au départ de la recette ou de la dépense effectivement réalisée au cours du dernier exercice connu. A défaut de chiffre définitif suffisamment récent, les chiffres du dernier budget approuvé formeront la base de calcul. - Les centres veilleront à solliciter toutes les subventions prévues par les différentes dispositions légales et réglementaires pour financer leurs actions et investissements. De même, ils veilleront à introduire les dossiers qui font l'objet de récupérations auprès des autorités concernées, notamment en ce qui concerne l'octroi des aides et à en assurer le suivi. - Nous vous rappelons qu'en vertu du principe d'universalité du budget, la comptabilité doit reprendre la totalité de la recette et de la dépense et non la différence entre les deux. Cela signifie que toute pratique de compensation budgétaire est prohibée. - Les subventions de fonctionnement R.I.S., fourniture d'énergie et autres : ces subventions et leur utilisation doivent bien entendu être portées au budget. A défaut de pouvoir engager la dépense en cours d'exercice, le montant de la subvention sera versé dans un fonds d'exploitation par voie de modification budgétaire par un article de prélèvement, en vue de leur utilisation à l'exercice suivant.

Signalons pour rappel qu'en vertu des règles de comptabilité publique le pouvoir subsidiant a le devoir de vérifier si la subvention a bien été utilisée aux fins pour lesquelles elle est accordée et qu'en principe tout allocataire d'une subvention doit justifier de l'utilisation des sommes reçues; par le seul fait de l'acceptation de la subvention l'allocataire reconnaît aux pouvoirs subsidiants le droit de faire procéder sur place au contrôle de l'emploi des fonds attribués. - Douzièmes provisoires Conformément à l'article 13 du Règlement général de la comptabilité des CPAS, lorsque le budget n'est pas encore voté, en début de l'exercice des crédits provisoires sont arrêtés par le conseil de l'action sociale. Pour rappel, si le budget est voté mais non encore approuvé, ces crédits sont disponibles implicitement sans qu'il soit utile que le conseil se prononce. Les crédits provisoires ne concernent que les dépenses du service d'exploitation. 2.2 Groupe technique L'article 11 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale dispose que l'avis du groupe technique porte exclusivement sur le respect de la légalité (en ce compris bien-entendu le prescrit des dispositions réglementaires afférentes aux prévisions budgétaires tant en recettes qu'en dépenses) et sur les répercussions financières prévisibles. A cet effet il inclura une présentation des subsides escomptés par le CPAS et leur affectation ainsi que la justification éventuelle de l'aggravation du déficit de leurs maisons de repos et de soins. 2.3 Service d'exploitation 2.3.1 Recettes 2.3.1.1 Le Fonds spécial de l'aide sociale Comme recettes provenant du Fonds spécial de l'aide sociale, il faut inscrire au budget de l'exercice 2008 un montant identique à la part de chaque centre pour 2007 repris ci-après : Pour la consultation du tableau, voir image 2.3.1.2 La dotation communale L'article 106 de la loi organique du 8 juillet 1976 est de stricte interprétation : la commune doit obligatoirement subvenir à l'insuffisance des ressources du CPAS constatée lors de l'élaboration concertée du budget.

L'article 106 précise que : 1° « les prévisions relatives aux services d'exploitation et d'investissement du budget sont prises en considération » pour calculer le manque de ressources du CPAS 2° « la dotation est payée au centre au début de chaque mois par douzième.Toutefois, moyennant l'accord du centre, elle peut être payée suivant d'autres modalités. » 3° « l'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en cours en fonction du résultat final du compte budgétaire ».Le tableau correctif du compte 2007 corrigera donc automatiquement la dotation communale initialement prévue au budget 2008, dans les 40 jours de la réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas d'improbation par celui-ci (cf. article 89§ 2 de la loi organique).

A ce propos, nous tenons à préciser qu'il ne sera en aucun cas admis de prendre en compte le résultat d'un compte antérieur à l'exercice 2007 pour effectuer le correctif de la dotation communale. Il est donc capital pour les CPAS en retard d'établir leurs comptes de rattraper celui-ci en vue d'aboutir à une gestion financière qui se rapproche le plus possible d'une situation objective et ce aussi bien pour l'administration du CPAS que pour l'administration communale.

Sans préjudice des dispositions des articles 1 et 106 de la loi organique et de l'article 255, 16° de la Nouvelle loi communale, il convient d'insister sur la nécessité, pour les CPAS sous plan financier ayant conclu une convention avec le Fonds régional bruxellois de refinancement des trésoreries communales, de se montrer solidaires des communes dont ils dépendent en ce qui concerne l'effort d'assainissement. Ceci implique que même si, légalement, le montant inscrit dans le plan financier des communes et des CPAS en ce qui concerne la dotation communale ne peut avoir qu'une valeur indicative ou d'objectif à atteindre, les CPAS concernés veilleront au maximum à tendre vers cet objectif en tant que partie prenante de la convention de refinancement. 2.3.2 Dépenses Comme souligné précédemment, il est nécessaire de maîtriser les dépenses de personnel et de fonctionnement, et ce plus particulièrement pour les CPAS liés à une convention de refinancement.

Toutes dérogations aux normes linéaires autorisées par la présente circulaire doivent être dûment justifiées. 2.3.2.1 Personnel - Nous vous rappelons qu'il convient de respecter le principe de l'annalité, à savoir que les rémunérations du personnel statutaire payé de manière anticipative et les aides sociales relatives au mois de janvier 2008 ne peuvent être payées en décembre 2007. - Aucun avantage nouveau ne sera accordé au personnel en dehors de la programmation réglementairement prévue par la législation en cette matière, sans préjudice des dispositions de l'article 42 de la loi organique. Le cas échéant, il devra être tenu compte d'une part du protocole d'accord du comité C concernant l'accord sectoriel 2005-2006 et d'autre part du protocole d'accord 2007/1 du comité C concernant l'accord social pour les maisons de repos et de soins. - Nous rappelons que les écritures comptables relatives aux personnes engagées dans le cadre de l'article 60§ 7 de la loi organique doivent être utilisées selon le canevas repris dans la fiche n° 1 définie dans la Circulaire relative à l'élaboration du budget 2004. - Dans la note de politique générale, les critères utilisés pour fixer la manière de rémunérer les articles 60 § 7 sera clairement détaillée (par exemple, sur base de leur niveau d'étude, sur base de la fonction exercée), en distinguant ceux employés par le CPAS de ceux qui sont mis à disposition d'autres employeurs. Cette présentation sera pondérée en mentionnant en recettes les interventions reçues auprès des communes, a.s.b.l., autres tiers...

Les prévisions par code économique seront établies comme suit : - code 11100 : traitements de juillet 2007 x 12,42 (salaire annuel + programmation sociale) x 1,013 (impact des augmentations barémiques) x Y (indexation) valant 1,02 pour l'exercice 2008; - code 11200 : sur base du code 11100 : application des règles en vigueur; en outre il sera tenu compte le cas échéant du protocole d'accord 2003/1 conclu au sein du Comité de négociation des services publics locaux en date du 9 mai 2003 et portant sur l'adaptation dès 2004 du montant du pécule de vacances pour le personnel statutaire; - code 11300 : sur base du code 11100, à taux constants;

Les primes syndicales sont imputées sous cette nature économique 11300. Le taux de l'intervention du CPAS à prévoir pour 2008 : 46,55 EUR par agent; - code 11400 : sur base du code 11100 : ce code comprend la cotisation patronale pour la pension à d'autres caisses que l'O.N.S.S.A.P.L., y compris la caisse de pension du centre; taux de cotisation 2008 = 20 %; -code 11401 : sur base du code 11100 : ce code comprend la cotisation patronale pour la pension des agents statutaires à l'O.N.S.S.A.P.L. Le taux à prévoir reste inchangé, soit 20 % + 7,5 % de quote-part propre pour les CPAS et institutions faisant partie du pool I. Pour ceux appartenant au pool II, le taux à prévoir est égal à 27 % + 7,5 % pour 2008; - code 11500 : transports à calculer suivant réglementation en vigueur, les autres dépenses sont à maintenir au niveau du budget initial 2007; - code 11600 : les prévisions doivent être cohérentes et correspondre aux normes du régime de pensions en vigueur; le fonds de pension doit englober indistinctement les pensions de retraite et les pensions de survie; - code 11700 : suivant masse salariale et clauses contractuelles; - code 11800 : prévision selon contrats; 2.3.2.2 Fonctionnement Les dépenses de fonctionnement ne pourront être globalement supérieures à 1,5 % par rapport à la dernière modification budgétaire de l'exercice 2007. Il va de soi que ces objectifs s'entendent hors dépenses subsidiées.

Les CPAS devront prévoir comme les années précédentes, un crédit budgétaire au moins équivalent à 0,5 % du montant total des charges de personnel (codes 11100 + 11300) en vue d'assurer une formation continuée et professionnelle de qualité. 2.3.2.3. Redistribution Dans l'Arrêté Royal du 15 mars 2007 modifiant l'arrêté royal du 3 septembre 2004 visant l'augmentation des montants du revenu d'intégration, une augmentation du revenu d'intégration est prévue au 1er janvier 2008. Les prévisions budgétaires devront s'établir par conséquent sur base des montants liquidés en juillet 2007, augmentés de 2 % auquel s'ajoutera également un pourcentage correspondant lié à l'index, soit une augmentation totale de 1,04. Quant aux autres dépenses de redistribution, nous rappelons que les CPAS doivent avoir pour objectif de gérer en équilibre leurs maisons de repos ainsi que les autres services qu'ils organisent. (garde des enfants, repas à domicile, dépannages...). 2.3.2.4 convention en application de l'article 61 de la loi organique Il convient de mentionner dans la note de politique générale les frais inhérents à la mise en oeuvre des mesures ou pratiques visées à l'article 61 de la loi organique des CPAS. Dans un souci de transparence, il conviendra de relater dans la note de politique générale la nature de cette collaboration ou de la convention, la date de la décision du conseil y relative, les frais exposés (de personnel et de fonctionnement) ainsi que les articles budgétaires concernés. 2.4 Service d'investissement Le service d'investissement doit prévoir en dépenses les crédits nécessaires au remboursement des capitaux d'emprunts ainsi que les crédits nécessaires aux investissements envisagés et en recettes le financement de ces investissements. Une partie de ces recettes peut provenir d'un fonds d'investissement propre au centre.

Etant donné que la dotation communale assure l'équilibre du budget tous services confondus, les ressources destinées à couvrir les dépenses d'investissement peuvent donc aussi provenir du service d'exploitation, et en particulier pour les dépenses d'investissement de moins de 5.500 EUR qui ne peuvent être financées par le recours à l'emprunt. Par conséquent, toute dépense supérieure à ce montant doit faire l'objet d'une recette correspondante au service d'investissement. Le financement de ces dépenses sera donc uniquement assuré soit par emprunt, subside, aliénations, dons et legs ou par prélèvement du fonds de réserve d'investissement ou encore par prélèvement du service d'exploitation.

Il convient ici de faire la distinction entre la dotation communale dont la destination est de couvrir le déficit du centre tous services confondus et un subside en capital éventuel de l'autorité communale destiné à un investissement spécifique du CPAS qui sera inscrit en recettes d'investissement sous le code économique 68500/51 « Subsides en capital des organismes de droit public pour investissements spécifiques ».

Un tableau des investissements prévus établi conformément au modèle prescrit doit faire partie intégrante du budget. 2.5 Dette - Intérêts débiteurs : suivant l'estimation de l'échéancier probable de la trésorerie du CPAS. - Charges des emprunts : elles intégreront l'échéancier fourni par les organismes prêteurs et seront conformes aux dispositions des marchés financiers passés antérieurement par le CPAS ainsi qu'à celles du marché portant sur les investissements de l'exercice. - Les CPAS sont invités à veiller à l'application de la circulaire concernant certains services financiers dans le cadre de l'application de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fourniture et de services. - Nous vous informons du fait que l' ordonnance du 2 mai 2002Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 02/05/2002 pub. 22/05/2002 numac 2002031258 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant l'ordonnance du 8 avril 1993 portant création du Fonds régional bruxellois de Refinancement des Trésoreries communales (1) fermer modifiant l'ordonnance du 8 avril 1993 portant création du Fonds régional bruxellois de refinancement des trésoreries communales permet également au Fonds d'octroyer des prêts aux CPAS et de gérer tout ou partie de leur dette. (voir notamment l'article 2, § 3 de l'ordonnance) 2.6. Trésorerie : Le recours à un fonds de roulement sera préféré au recours à des moyens de financement externes Bruxelles, le 27 juillet 2007.

Les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique de l'aide aux personnes, P. SMET. Mme E. HUYTEBROECK. Annexe 1re. - Circulaire budgétaire exercice 2008 Canevas de la note de politique générale 1. Evolution de l'intervention communale 1.1 Le chiffre des cinq dernières années au moins (en euro ) 1.2 Le chiffre de l'année en cours avec les commentaires sur les options principales qui ont été prises ou qui seront prises 1.3 Le chiffre du budget de l'année prochaine avec les explications de l'augmentation ou de la diminution de l'intervention communale par rapport à l'année en cours. Il y a lieu de reprendre les nouvelles options du budget et leurs conséquences financières chiffrées ainsi que les augmentations incompressibles (indexation de la masse salariale, octroi des biennales,...). 2. Charges du personnel Tableau comparatif des charges de personnel par fonction indiquant les chiffres relatifs au compte 2004, 2005, 2006 ainsi que le budget 2007 et 2008. Des explications devraient être fournies concernant les engagements envisagés en 2008, les augmentations dues à l'application du statut pécuniaire (coût) et l'indexation des rémunérations. 3. Charges d'emprunt Nécessite une présentation par fonction. Une comparaison doit être faite sur trois années reprenant les chiffres des derniers comptes connus ainsi que les chiffres du budget initial et modifié de l'année en cours et le budget 2008. 4. Service d'exploitation 4.1 L'évolution des grandes catégories de recettes 4. 2l'évolution des grandes catégories de dépenses Au travers des commentaires sera exprimée la politique suivie par le centre.5. Service d'investissement Comme pour le service d'exploitation, l'analyse doit se faire par fonction et toujours dans l'ordre des fonctions de la classification fonctionnelle et économique. L'accent ne doit pas être mis uniquement sur l'impact financier du budget concerné, mais sur les conséquences à plus longue échéance et sur l'impact durant les prochaines années.

Il faudra préciser les moyens de financement soit par le service d'exploitation, la vente du patrimoine, l'emprunt ou autres.

Annexe 2. - Circulaire budgétaire 2008 Pour la consultation du tableau, voir image

Annexe 3. - Circulaire budgétaire 2008 Pour la consultation du tableau, voir image

Annexe 4 Pour la consultation du tableau, voir image