MINISTERE DE LA JUSTICE

25 MAI 1998. - Circulaire relative à l'entrée en vigueur et à l'application de la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et du Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989

A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil, Le Moniteur belge du 5 mars 1998 a publié la loi du 3 avril 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/04/1997 pub. 05/03/1998 numac 1997015211 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et au Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989 fermer portant assentiment aux actes internationaux suivants: 1° Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976;2° Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989. Cette Convention et ce Protocole additionnel sont entrés en vigueur pour la Belgique respectivement le 2 juillet 1997 et le 1er septembre 1997, et les Etats liés par chacun d'eux sont (cfr. Moniteur belge du 5 mars 1998): 1° Convention du 8 septembre 1976 : Autriche, Belgique, Bosnie-Herzégovine, Croatie, Espagne, France, Italie, Luxembourg, ERYM (Macédoine), Pays-Bas, Portugal, Slovénie, Suisse, Turquie.Il convient d'ajouter l'Allemagne à cette liste (date d'entrée en vigueur: 18 juillet 1997). La mention de la "Yougoslavie" dans la liste publiée au Moniteur belge du 5 mars 1998 susmentionné se rapporte à l'ancienne République socialiste fédérative de Yougoslavie, qui était autrefois partie à la Convention. L'actuelle République fédérale de Yougoslavie n'est cependant pas partie à la Convention; 2° Protocole additionnel du 6 septembre 1989: Allemagne, Autriche, Belgique, Espagne, France, Italie, Pays-Bas. Les communes sont instamment priées de se procurer le nombre requis de formulaires plurilingues dont les modèles ont été publiés au Moniteur belge du 5 mars 1998, en même temps que la Convention, en annexes de la loi précitée du 3 avril 1997, et de formulaires adaptés au Protocole. 1. Règles particulières concernant la Convention du 8 septembre 1976. Cette Convention a pour but d'imposer aux Etats contractants, sous certaines conditions, l'usage de formulaires plurilingues standardisés pour les extraits des actes de l'état civil constatant la naissance, le mariage ou le décès. La Convention relative à la délivrance de certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger, signée à Paris le 27 septembre 1956 et approuvée par la Belgique par la loi du 18 juin 1974 (Moniteur belge du 31 décembre 1974, et la circulaire du 25 mars 1975 relative à l'entrée en vigueur et à l'application de trois Conventions internationales concernant l'état civil et la nationalité, Moniteur belge du 29 mars 1975) qui actuellement prévoit l'usage de ces formulaires rédigés en sept langues, cessera d'être applicable entre les Etats à l'égard desquels la nouvelle Convention entrera en vigueur (article 14 de la Convention). Attendu que tous les Etats qui ont ratifié la Convention du 27 septembre 1956 ont à ce jour également ratifié la Convention du 8 septembre 1976, cette première Convention ne sera provisoirement plus d'application. A noter toutefois que la Convention pourrait retrouver application si ultérieurement un ou plusieurs Etats devenai(en)t Partie(s) à la Convention de 1956, sans être Partie(s) à la Convention de 1976.

L'article 6 de la Convention règle l'usage des langues sur les formulaires. Pour notre pays, trois modèles sont prévus pour chaque formulaire. Il convient de veiller à ce que, dans la région de langue néerlandaise, les formulaires portent en tête les énonciations invariables préimprimées en néerlandais, dans la région de langue française, celles en français et dans la région de langue allemande, celles en allemand. Pour l'arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale ainsi que pour les communes de Drogenbos, Kraainem, Linkebeek et Wemmel, seront prévus des exemplaires où figurent en premier lieu les énonciations en français et des exemplaires où figurent en premier lieu les énonciations en néerlandais afin que ces formulaires puissent être utilisés en fonction de la langue dans laquelle l'acte a été dressé. Enfin, dans les communes de Wezembeek-Oppem et de Rhode-Saint-Genèse, les énonciations en néerlandais seront mentionnées en tête.

La présente Convention n'a aucune influence sur l'emploi des langues en ce qui concerne l'officier de l'état civil, cet officier devant continuer à utiliser la langue nationale qui lui est imposée par la loi. Les langues étrangères utilisées sur le formulaire ne se substituent pas à cette langue nationale; leur emploi se justifie par le fait que ces documents sont destinés, en principe, à être utilisés à l'étranger.

Aux termes de l'article 1er de la Convention, la délivrance de ces formulaires sera obligatoire chaque fois qu'une partie intéressée le demande ou lorsque l'utilisation des extraits nécessite une traduction. En outre, ces formulaires ne devront pas faire l'objet de légalisation lorsqu'ils seront produits dans un des Etats contractants (article 8 de la Convention).

Il y a lieu d'observer toutefois que la Convention ne subordonne pas la délivrance de ces extraits au fait qu'ils sont destinés à être produits à l'étranger. La destination ne doit pas étre mentionnée sur les extraits. Par ailleurs, le plus souvent, il ne sera pas possible de connaître à l'avance l'usage que les intéressés feront des documents. Les intéressés pourront, donc, le cas échéant, faire un usage purement interne de ces documents.

Ceci ne déroge pas aux règles relatives à la délivrance d'expéditions d'actes de l'état civil. L'article 10 de la Convention dispose d'ailleurs que la Convention n'empêche pas que des expéditions d'actes de l'état civil soient établies conformément aux règles de droit interne du pays où ces actes ont été dressés ou transcrits.

L'article 1er, alinéa 2, de la Convention dispose que les extraits ne peuvent être délivrés qu'aux personnes qui ont qualité pour obtenir des expéditions littérales. Cela concerne donc seulement les personnes énumérées à l'article 45, § 1er, alinéa 2, du Code civil qui peuvent obtenir une copie conforme d'un acte de l'état civil datant de moins de cent ans ou un extrait de cet acte mentionnant la filiation des personnes que l'acte concerne. On a estimé que la vie privée était de ce fait suffisamment protégée et que, dès lors, il n'y avait pas lieu de faire la réserve prévue par l'article 11 de la Convention quant aux extraits d'actes de naissance concernant des enfants adoptés. En conséquence, la réserve formulée dans la circulaire précitée du 25 mars 1975 quant à l'utilisation de formulaires plurilingues en ce qui concerne l'acte de naissance, quand il s'agit d'un enfant adopté par adoption simple, tombe.

Enfin, il faut observer que l'article 9 de la Convention dispose que les extraits délivrés en application de la présente Convention ne peuvent donner lieu à la perception de droits plus élevés que ceux prévus pour les extraits établis en application de la législation interne. Bien que le Rapport explicatif recommande que les extraits délivrés en application de la Convention soient dispensés de droits fiscaux, il n'est pas possible, pour des raisons budgétaires, de renoncer à la perception du droit prévu à l'article 8, 13°, du Code des droits de timbre. 2. Règles particulières concernant le Protocole additionnel à la Convention signée à Istanbul le 4 septembre 1958, concernant l'échange d'informations en matière d'état civil, signé à Patras le 6 septembre 1989. La Convention d'Istanbul du 4 septembre 1958, approuvée par la loi du 18 juillet 1974 (Moniteur belge du 31 décembre 1974, et la circulaire y relative du 25 mars 1975, Moniteur belge du 29 mars 1975), prévoit que l'officier de l'état civil qui établit ou transcrit un acte de mariage ou de décès en avise l'officier de l'état civil du lieu de naissance de chacun des époux ou de la personne décédée. Cet avis est transmis au moyen d'une carte postale prévue à cet effet. Les instructions données dans la circulaire précitée restent d'application.

Le Protocole additionnel vise, d'une part, à protéger la vie privée des personnes intéressées en prescrivant que les cartes postales précitées doivent étre envoyées sous pli cacheté et répond, d'autre part, à l'augmentation du nombre de membres de la Commission Internationale de l'Etat Civil en prévoyant que les énonciations invariables figurant sur les modèles d'avis doivent être complétées par les traductions publiées en annexe du Protocole en langue anglaise, espagnole, grecque, et portugaise (Moniteur belge du 5 mars 1998, pp. 5971-5972).

L'approbation de ce Protocole permettra également à l'officier de l'état civil d'utiliser les formulaires plurilingues de la Convention précitée du 8 septembre 1976 pour la délivrance d'extraits d'actes de l'état civil pour autant qu'apparaisse en même temps que les traductions publiées en annexe du Protocole (Moniteur belge du 5 mars 1998, p. 5973) la mention prévue par l'article 2, alinéa 2, du Protocole: "Cet extrait de l'acte de mariage/décès est transmis pour valoir avis au sens de l'article 1er de la Convention du 4 septembre 1958 concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil". Cette mention peut aussi bien être directement apposée sur l'extrait plurilingue employé que sur une note qui est attachée à l'extrait en question.

Bruxelles, le 25 mai 1998.

Le Ministre de la Justice, T. Van Parys.