MINISTERIE VAN JUSTITIE

25 MEI 1998. - Circulaire betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 september 1976, en van het aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake de internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989

Aan de dames en heren Ambtenaren van de burgerlijke stand, In het Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998 is de wet van 3 april 1997 bekendgemaakt houdende instemming met volgende internationale akten : 1° Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgelijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 september 1976;2° Aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake de internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989. Deze Overeenkomst en dit aanvullend Protocol zijn in werking getreden voor België op respectievelijk 2 juli 1997 en 1 september 1997, en de door elk van hen gebonden Staten zijn (zie Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998): 1° Overeenkomst van 8 september 1976: België, Bosnië-Herzegowina, Frankrijk, Italië, Kroatië, Luxemburg, VJRM (Macedonië), Nederland, Oostenrijk, Portugal, Slovenië, Spanje, Turkije, Zwitserland. Duitsland (datum van inwerkingtreding: 18 juli 1997) dient aan deze lijst te worden toegevoegd. De vermelding van "Joegoslavië" in de in het hoger genoemde Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998 gepubliceerde lijst, heeft betrekking op de vroegere Federale Socialistische Republiek Joegoslavië die indertijd partij was bij de Overeenkomst. De huidige Federale Republiek Joegoslavië is echter geen partij bij de Overeenkomst; 2° Aanvullend Protocol van 6september 1989: België, Duitsland, Frankrijk, Italië, Nederland, Oostenrijk, Spanje. De gemeenten worden dringend verzocht zich te voorzien van het nodig aantal meertalige formulieren waarvan de modellen, samen met de Overeenkomst, als bijlagen bij de hoger vermelde wet van 3 april 1997 in het Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998 werden gepubliceerd, en van de aan het Protocol aangepaste formulieren. 1. Bijzondere regels betreffende de Overeenkomst van 8 september 1976. Deze Overeenkomst heeft tot doel tussen de verdragsluitende Staten, voor uittreksels van akten van burgerlijke stand inzake geboorte, huwelijk en overlijden, onder bepaalde voorwaarden het gebruik van geuniformiseerde meertalige formulieren verplicht te stellen. De Overeenkomst van 27 september 1956, betreffende de afgifte van bepaalde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand bestemd voor het buitenland, ondertekend te Parijs en door België goedgekeurd bij wet van 18 juni 1974 (Belgisch Staatsblad van 31 december 1974, en de circulaire van 25 maart 1975 betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van drie internationale Overeenkomsten inzake de burgerlijke stand en de nationaliteit, Belgisch Staatsblad van 29 maart 1975) die thans voorziet in het gebruik van soortgelijke formulieren in zeven talen, zal ophouden van toepassing te zijn tussen de Staten ten aanzien van dewelke de nieuwe Overeenkomst in werking treedt (artikel 14 van de Overeenkomst). Aangezien alle landen die de Overeenkomst van 27 september 1956 hebben bekrachtigd op dit ogenblik ook de Overeenkomst van 8 september 1976 hebben bekrachtigd zal de eerstgenoemde Overeenkomst voorlopig niet meer van toepassing zijn. Er dient te worden opgemerkt dat deze Overeenkomst opnieuw van toepassing kan worden indien één of meerdere Staten Partij zouden worden bij de Overeenkomst van 1956, zonder Partij te zijn bij de Overeenkomst van 1976.

Artikel 6 van de Overeenkomst regelt het taalgebruik op de formulieren. Voor ons land is voor ieder formulier voorzien in drie modellen. Het past dat in het Nederlands taalgebied de vaste vermeldingen van de formulieren vooraf worden gedrukt met het Nederlands voorop, in het Franse taalgebied met het Frans voorop en in het Duitse taalgebied met het Duits voorop. Voor het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad, evenals voor de gemeenten Drogenbos, Kraainem, Linkebeek en Wemmel, past het dat er exemplaren worden gedrukt met het Frans voorop en exemplaren met het Nederlands voorop, opdat deze formulieren zouden kunnen worden gebruikt in functie van de taal waarin de akte werd opgesteld. Tot slot dienen voor de gemeenten Wezembeek-Oppem en Sint-Genesius-Rode de vermeldingen in het Nederlands voorop te staan.

Deze Overeenkomst heeft geen invloed op het taalgebruik van de ambtenaar van de burgerlijke stand omdat hij verder moet gebruik maken van de hem wettelijk opgelegde landstaal. De vreemde talen die worden gebruikt op het formulier komen niet in de plaats van die landstaal; het gebruik ervan kan worden verantwoord door het feit dat deze documenten in principe voor vreemde overheden bestemd zijn.

De aflevering van deze formulieren zal volgens artikel 1 van de Overeenkomst verplicht zijn telkens wanneer een belanghebbende partij het vraagt, of wanneer het gebruik van de uittreksels een vertaling noodzakelijk maakt. Daarenboven zijn deze formulieren, wanneer ze in een van de verdragsluitende Staten worden voorgelegd, vrijgesteld van legalisatie (artikel 8 van de Overeenkomst).

Er dient echter opgemerkt te worden dat de Overeenkomst de aflevering van deze uittreksels niet afhankelijk maakt van het feit dat ze bestemd zijn om te worden voorgelegd in het buitenland. Op de uittreksels moet de bestemming niet worden vermeld. Het zal trouwens meestal onmogelijk zijn op voorhand te weten welk gebruik de betrokkenen van de documenten zullen maken. De betrokkenen kunnen dus eventueel documenten in een louter nationaal verband gebruiken.

Zulks doet geen afbreuk aan de regels betreffende de afgifte van afschriften van akten van de burgelijke stand. Artikel 10 van de Overeenkomst bepaalt trouwens dat de Overeenkomst niet belet dat van akten van de burgerlijke stand afschriften worden verstrekt overeenkomstig de voorschriften van intern recht van het land waar die akten zijn opgemaakt of overgeschreven.

Artikel 1, tweede lid, van de Overeenkomst bepaalt dat de uittreksels slechts mogen worden afgeleverd aan personen die bevoegd zijn om letterlijke afschriften te verkrijgen. Het betreft hier dus enkel de in artikel 45, §1, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek vernoemde personen die een eensluidend afschrift van een akte van de burgerlijke stand van minder dan honderd jaar oud, of een uittreksel met vermelding van de afstamming van de personen op wie de akte betrekking heeft, kunnen bekomen. Er werd geoordeeld dat de persoonlijke levenssfeer hierdoor voldoende werd beschermd, en dat het bijgevolg niet nodig was het in artikel 11 van de Overeenkomst voorziene voorbehoud te maken betreffende de uittreksels van de geboorteakten aangaande geadopteerde kinderen. Het in de hoger vermelde circulaire van 25 maart 1975 gevraagde voorbehoud inzake het gebruiken van de meertalige formulieren wat betreft de geboorteakte, wanneer het gaat om een door gewone adoptie geadopteerd kind, komt dus te vervallen.

Tenslotte moet opgemerkt worden dat artikel 9 van de Overeenkomst bepaalt dat voor uittreksels die worden afgeleverd krachtens deze Overeenkomst geen hogere rechten mogen worden geheven dan voor de krachtens de interne wetgeving afgeleverde uittreksels. Alhoewel het Toelichtend Verslag aanbeveelt om krachtens de Overeenkomst afgeleverde uittreksels vrij te stellen van fiscale rechten, is het om budgettaire redenen niet mogelijk om te verzaken aan het inningsrecht voorzien in artikel 8,13°, van het Wetboek der zegelrechten. 2. Bijzondere regels betreffende het aanvullend Protocol bij de op 4 september 1958 te Istanbul ondertekende Overeenkomst inzake de internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te Patras op 6 september 1989. De Overeenkomst van Istanbul van 4 september 1958, goedgekeurd bij de wet van 18 juli 1974 (Belgisch Staatsblad van 31 december 1974, en de circulaire terzake van 25 maart 1975, Belgisch Staatsblad van 29 maart 1975), bepaalt dat de ambtenaar van de burgerlijke stand die een huwelijksakte of een overlijdensakte opmaakt of overschrijft, daarvan kennis geeft aan de ambtenaar van de burgerlijke stand van de geboorteplaats van elk der echtgenoten of van de overledene. Deze kennisgeving geschiedt door middel van een daartoe voorziene postkaart. De in vermelde circulaire terzake gegeven instructies blijven van toepassing.

Het Aanvullend Protocol beoogt enerzijds de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen door voor te schrijven dat de postkaarten onder gesloten omslag moeten verstuurd worden, en komt anderzijds tegemoet aan de uitbreiding van het ledenaantal van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand door te bepalen dat de onveranderlijke vermeldingen op de modellen van kennisgeving moeten aangevuld worden met de als bijlage bij het Protocol gepubliceerde vertalingen in het Engels, Spaans, Grieks, en Portugees (Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998, blz. 5971-5972).

Door de goedkeuring van dit Protocol zal de ambtenaar van de burgerlijke stand eveneens gebruik kunnen maken van de meertalige formulieren van de voornoemde Overeenkomst van 8 september 1976 voor afgifte van uittreksels uit akten van de burgerlijke stand mits daarop, samen met de als bijlage bij het Protocol gepubliceerde vertalingen (Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998, blz. 5973), de in artikel 2, tweede lid van het Protocol voorziene vermelding wordt aangebracht: "Dit uittreksel uit de huwelijksakte/overlijdensakte wordt toegezonden bij wijze van kennisgeving als bedoeld in artikel 1 van de Overeenkomst van 4 september 1958 inzake internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand".

Deze vermelding kan rechtstreeks op het gebruikte meertalige uittreksel worden gesteld, dan wel op een begeleidende notitie die aan het desbetreffende uittreksel is gehecht.

Brussel, 25 mei 1998.

De Minister van Justitie, T. Van Parys.