Etaamb.openjustice.be
Meertalige weergave van Omzendbrief van 25/05/1998
← Terug naar "Circulaire betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 september 1976, en van het aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake de internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989 "
Circulaire betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 september 1976, en van het aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake de internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989 Circulaire relative à l'entrée en vigueur et à l'application de la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et du Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989
MINISTERIE VAN JUSTITIE MINISTERE DE LA JUSTICE
25 MEI 1998. - Circulaire betreffende de inwerkingtreding en de 25 MAI 1998. - Circulaire relative à l'entrée en vigueur et à
toepassing van de Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige
uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, en Bijlagen, gedaan te l'application de la Convention relative à la délivrance d'extraits
Wenen op 8 september 1976, en van het aanvullend Protocol bij de plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8
Overeenkomst inzake de internationale uitwisseling van gegevens op het septembre 1976, et du Protocole additionnel à la Convention concernant
gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée
september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989 à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989
Aan de dames en heren Ambtenaren van de burgerlijke stand, A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil,
In het Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998 is de wet van 3 april 1997 Le Moniteur belge du 5 mars 1998 a publié la loi du 3 avril 1997
bekendgemaakt houdende instemming met volgende internationale akten : portant assentiment aux actes internationaux suivants:
1° Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit 1° Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes
akten van de burgelijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976;
september 1976;
2° Aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake de internationale 2° Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange
uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, international d'informations en matière d'état civil, signée à
ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre
Patras op 6 september 1989. 1989.
Deze Overeenkomst en dit aanvullend Protocol zijn in werking getreden Cette Convention et ce Protocole additionnel sont entrés en vigueur
voor België op respectievelijk 2 juli 1997 en 1 september 1997, en de pour la Belgique respectivement le 2 juillet 1997 et le 1er septembre
door elk van hen gebonden Staten zijn (zie Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998): 1997, et les Etats liés par chacun d'eux sont (cfr. Moniteur belge du 5 mars 1998):
1° Overeenkomst van 8 september 1976: België, Bosnië-Herzegowina, 1° Convention du 8 septembre 1976 : Autriche, Belgique,
Frankrijk, Italië, Kroatië, Luxemburg, VJRM (Macedonië), Nederland, Bosnie-Herzégovine, Croatie, Espagne, France, Italie, Luxembourg, ERYM
Oostenrijk, Portugal, Slovenië, Spanje, Turkije, Zwitserland. (Macédoine), Pays-Bas, Portugal, Slovénie, Suisse, Turquie. Il
convient d'ajouter l'Allemagne à cette liste (date d'entrée en
Duitsland (datum van inwerkingtreding: 18 juli 1997) dient aan deze vigueur: 18 juillet 1997). La mention de la "Yougoslavie" dans la
lijst te worden toegevoegd. De vermelding van "Joegoslavië" in de in
het hoger genoemde Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998 gepubliceerde liste publiée au Moniteur belge du 5 mars 1998 susmentionné se
lijst, heeft betrekking op de vroegere Federale Socialistische rapporte à l'ancienne République socialiste fédérative de Yougoslavie,
Republiek Joegoslavië die indertijd partij was bij de Overeenkomst. De qui était autrefois partie à la Convention. L'actuelle République
huidige Federale Republiek Joegoslavië is echter geen partij bij de fédérale de Yougoslavie n'est cependant pas partie à la Convention;
Overeenkomst; 2° Aanvullend Protocol van 6september 1989: België, Duitsland, 2° Protocole additionnel du 6 septembre 1989: Allemagne, Autriche,
Frankrijk, Italië, Nederland, Oostenrijk, Spanje. Belgique, Espagne, France, Italie, Pays-Bas.
De gemeenten worden dringend verzocht zich te voorzien van het nodig
aantal meertalige formulieren waarvan de modellen, samen met de Les communes sont instamment priées de se procurer le nombre requis de
Overeenkomst, als bijlagen bij de hoger vermelde wet van 3 april 1997 formulaires plurilingues dont les modèles ont été publiés au Moniteur
in het Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998 werden gepubliceerd, en belge du 5 mars 1998, en même temps que la Convention, en annexes de
van de aan het Protocol aangepaste formulieren. la loi précitée du 3 avril 1997, et de formulaires adaptés au
1. Bijzondere regels betreffende de Overeenkomst van 8 september 1976. Protocole. 1. Règles particulières concernant la Convention du 8 septembre 1976.
Deze Overeenkomst heeft tot doel tussen de verdragsluitende Staten,
voor uittreksels van akten van burgerlijke stand inzake geboorte, Cette Convention a pour but d'imposer aux Etats contractants, sous
huwelijk en overlijden, onder bepaalde voorwaarden het gebruik van certaines conditions, l'usage de formulaires plurilingues standardisés
geuniformiseerde meertalige formulieren verplicht te stellen. De pour les extraits des actes de l'état civil constatant la naissance,
Overeenkomst van 27 september 1956, betreffende de afgifte van le mariage ou le décès. La Convention relative à la délivrance de
bepaalde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand bestemd voor certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger,
het buitenland, ondertekend te Parijs en door België goedgekeurd bij signée à Paris le 27 septembre 1956 et approuvée par la Belgique par
wet van 18 juni 1974 (Belgisch Staatsblad van 31 december 1974, en de la loi du 18 juin 1974 (Moniteur belge du 31 décembre 1974, et la
circulaire van 25 maart 1975 betreffende de inwerkingtreding en de circulaire du 25 mars 1975 relative à l'entrée en vigueur et à
toepassing van drie internationale Overeenkomsten inzake de l'application de trois Conventions internationales concernant l'état
burgerlijke stand en de nationaliteit, Belgisch Staatsblad van 29 civil et la nationalité, Moniteur belge du 29 mars 1975) qui
maart 1975) die thans voorziet in het gebruik van soortgelijke actuellement prévoit l'usage de ces formulaires rédigés en sept
formulieren in zeven talen, zal ophouden van toepassing te zijn tussen langues, cessera d'être applicable entre les Etats à l'égard desquels
de Staten ten aanzien van dewelke de nieuwe Overeenkomst in werking
treedt (artikel 14 van de Overeenkomst). Aangezien alle landen die de la nouvelle Convention entrera en vigueur (article 14 de la
Convention). Attendu que tous les Etats qui ont ratifié la Convention
Overeenkomst van 27 september 1956 hebben bekrachtigd op dit ogenblik du 27 septembre 1956 ont à ce jour également ratifié la Convention du
ook de Overeenkomst van 8 september 1976 hebben bekrachtigd zal de 8 septembre 1976, cette première Convention ne sera provisoirement
eerstgenoemde Overeenkomst voorlopig niet meer van toepassing zijn. Er
dient te worden opgemerkt dat deze Overeenkomst opnieuw van toepassing plus d'application. A noter toutefois que la Convention pourrait
kan worden indien één of meerdere Staten Partij zouden worden bij de retrouver application si ultérieurement un ou plusieurs Etats
Overeenkomst van 1956, zonder Partij te zijn bij de Overeenkomst van devenai(en)t Partie(s) à la Convention de 1956, sans être Partie(s) à
1976. la Convention de 1976.
Artikel 6 van de Overeenkomst regelt het taalgebruik op de L'article 6 de la Convention règle l'usage des langues sur les
formulieren. Voor ons land is voor ieder formulier voorzien in drie formulaires. Pour notre pays, trois modèles sont prévus pour chaque
modellen. Het past dat in het Nederlands taalgebied de vaste formulaire. Il convient de veiller à ce que, dans la région de langue
néerlandaise, les formulaires portent en tête les énonciations
vermeldingen van de formulieren vooraf worden gedrukt met het invariables préimprimées en néerlandais, dans la région de langue
Nederlands voorop, in het Franse taalgebied met het Frans voorop en in française, celles en français et dans la région de langue allemande,
het Duitse taalgebied met het Duits voorop. Voor het administratief celles en allemand. Pour l'arrondissement administratif de
arrondissement Brussel-Hoofdstad, evenals voor de gemeenten Drogenbos, Bruxelles-Capitale ainsi que pour les communes de Drogenbos, Kraainem,
Kraainem, Linkebeek en Wemmel, past het dat er exemplaren worden Linkebeek et Wemmel, seront prévus des exemplaires où figurent en
premier lieu les énonciations en français et des exemplaires où
gedrukt met het Frans voorop en exemplaren met het Nederlands voorop, figurent en premier lieu les énonciations en néerlandais afin que ces
opdat deze formulieren zouden kunnen worden gebruikt in functie van de formulaires puissent être utilisés en fonction de la langue dans
taal waarin de akte werd opgesteld. Tot slot dienen voor de gemeenten laquelle l'acte a été dressé. Enfin, dans les communes de
Wezembeek-Oppem en Sint-Genesius-Rode de vermeldingen in het Nederlands voorop te staan. Deze Overeenkomst heeft geen invloed op het taalgebruik van de ambtenaar van de burgerlijke stand omdat hij verder moet gebruik maken van de hem wettelijk opgelegde landstaal. De vreemde talen die worden gebruikt op het formulier komen niet in de plaats van die landstaal; het gebruik ervan kan worden verantwoord door het feit dat deze documenten in principe voor vreemde overheden bestemd zijn. De aflevering van deze formulieren zal volgens artikel 1 van de Overeenkomst verplicht zijn telkens wanneer een belanghebbende partij het vraagt, of wanneer het gebruik van de uittreksels een vertaling noodzakelijk maakt. Daarenboven zijn deze formulieren, wanneer ze in een van de verdragsluitende Staten worden voorgelegd, vrijgesteld van Wezembeek-Oppem et de Rhode-Saint-Genèse, les énonciations en néerlandais seront mentionnées en tête. La présente Convention n'a aucune influence sur l'emploi des langues en ce qui concerne l'officier de l'état civil, cet officier devant continuer à utiliser la langue nationale qui lui est imposée par la loi. Les langues étrangères utilisées sur le formulaire ne se substituent pas à cette langue nationale; leur emploi se justifie par le fait que ces documents sont destinés, en principe, à être utilisés à l'étranger. Aux termes de l'article 1er de la Convention, la délivrance de ces formulaires sera obligatoire chaque fois qu'une partie intéressée le demande ou lorsque l'utilisation des extraits nécessite une traduction. En outre, ces formulaires ne devront pas faire l'objet de légalisation lorsqu'ils seront produits dans un des Etats contractants
legalisatie (artikel 8 van de Overeenkomst). (article 8 de la Convention).
Er dient echter opgemerkt te worden dat de Overeenkomst de aflevering Il y a lieu d'observer toutefois que la Convention ne subordonne pas
van deze uittreksels niet afhankelijk maakt van het feit dat ze la délivrance de ces extraits au fait qu'ils sont destinés à être
bestemd zijn om te worden voorgelegd in het buitenland. Op de produits à l'étranger. La destination ne doit pas étre mentionnée sur
uittreksels moet de bestemming niet worden vermeld. Het zal trouwens les extraits. Par ailleurs, le plus souvent, il ne sera pas possible
meestal onmogelijk zijn op voorhand te weten welk gebruik de de connaître à l'avance l'usage que les intéressés feront des
betrokkenen van de documenten zullen maken. De betrokkenen kunnen dus documents. Les intéressés pourront, donc, le cas échéant, faire un
eventueel documenten in een louter nationaal verband gebruiken. usage purement interne de ces documents.
Zulks doet geen afbreuk aan de regels betreffende de afgifte van Ceci ne déroge pas aux règles relatives à la délivrance d'expéditions
afschriften van akten van de burgelijke stand. Artikel 10 van de Overeenkomst bepaalt trouwens dat de Overeenkomst niet belet dat van akten van de burgerlijke stand afschriften worden verstrekt overeenkomstig de voorschriften van intern recht van het land waar die akten zijn opgemaakt of overgeschreven. Artikel 1, tweede lid, van de Overeenkomst bepaalt dat de uittreksels slechts mogen worden afgeleverd aan personen die bevoegd zijn om letterlijke afschriften te verkrijgen. Het betreft hier dus enkel de in artikel 45, §1, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek vernoemde personen die een eensluidend afschrift van een akte van de burgerlijke stand van minder dan honderd jaar oud, of een uittreksel met d'actes de l'état civil. L'article 10 de la Convention dispose d'ailleurs que la Convention n'empêche pas que des expéditions d'actes de l'état civil soient établies conformément aux règles de droit interne du pays où ces actes ont été dressés ou transcrits. L'article 1er, alinéa 2, de la Convention dispose que les extraits ne peuvent être délivrés qu'aux personnes qui ont qualité pour obtenir des expéditions littérales. Cela concerne donc seulement les personnes énumérées à l'article 45, § 1er, alinéa 2, du Code civil qui peuvent obtenir une copie conforme d'un acte de l'état civil datant de moins
vermelding van de afstamming van de personen op wie de akte betrekking de cent ans ou un extrait de cet acte mentionnant la filiation des
heeft, kunnen bekomen. Er werd geoordeeld dat de persoonlijke personnes que l'acte concerne. On a estimé que la vie privée était de
levenssfeer hierdoor voldoende werd beschermd, en dat het bijgevolg ce fait suffisamment protégée et que, dès lors, il n'y avait pas lieu
niet nodig was het in artikel 11 van de Overeenkomst voorziene de faire la réserve prévue par l'article 11 de la Convention quant aux
voorbehoud te maken betreffende de uittreksels van de geboorteakten extraits d'actes de naissance concernant des enfants adoptés. En
aangaande geadopteerde kinderen. Het in de hoger vermelde circulaire conséquence, la réserve formulée dans la circulaire précitée du 25
van 25 maart 1975 gevraagde voorbehoud inzake het gebruiken van de mars 1975 quant à l'utilisation de formulaires plurilingues en ce qui
meertalige formulieren wat betreft de geboorteakte, wanneer het gaat concerne l'acte de naissance, quand il s'agit d'un enfant adopté par
om een door gewone adoptie geadopteerd kind, komt dus te vervallen. adoption simple, tombe.
Tenslotte moet opgemerkt worden dat artikel 9 van de Overeenkomst Enfin, il faut observer que l'article 9 de la Convention dispose que
bepaalt dat voor uittreksels die worden afgeleverd krachtens deze les extraits délivrés en application de la présente Convention ne
Overeenkomst geen hogere rechten mogen worden geheven dan voor de peuvent donner lieu à la perception de droits plus élevés que ceux
krachtens de interne wetgeving afgeleverde uittreksels. Alhoewel het prévus pour les extraits établis en application de la législation
interne. Bien que le Rapport explicatif recommande que les extraits
Toelichtend Verslag aanbeveelt om krachtens de Overeenkomst délivrés en application de la Convention soient dispensés de droits
afgeleverde uittreksels vrij te stellen van fiscale rechten, is het om fiscaux, il n'est pas possible, pour des raisons budgétaires, de
budgettaire redenen niet mogelijk om te verzaken aan het inningsrecht renoncer à la perception du droit prévu à l'article 8, 13°, du Code des droits de timbre.
voorzien in artikel 8,13°, van het Wetboek der zegelrechten. 2. Règles particulières concernant le Protocole additionnel à la
2. Bijzondere regels betreffende het aanvullend Protocol bij de op 4 Convention signée à Istanbul le 4 septembre 1958, concernant l'échange
september 1958 te Istanbul ondertekende Overeenkomst inzake de
internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de
burgerlijke stand, ondertekend te Patras op 6 september 1989. d'informations en matière d'état civil, signé à Patras le 6 septembre
De Overeenkomst van Istanbul van 4 september 1958, goedgekeurd bij de 1989. La Convention d'Istanbul du 4 septembre 1958, approuvée par la loi du
wet van 18 juli 1974 (Belgisch Staatsblad van 31 december 1974, en de 18 juillet 1974 (Moniteur belge du 31 décembre 1974, et la circulaire
circulaire terzake van 25 maart 1975, Belgisch Staatsblad van 29 maart y relative du 25 mars 1975, Moniteur belge du 29 mars 1975), prévoit
1975), bepaalt dat de ambtenaar van de burgerlijke stand die een que l'officier de l'état civil qui établit ou transcrit un acte de
huwelijksakte of een overlijdensakte opmaakt of overschrijft, daarvan
kennis geeft aan de ambtenaar van de burgerlijke stand van de mariage ou de décès en avise l'officier de l'état civil du lieu de
geboorteplaats van elk der echtgenoten of van de overledene. Deze naissance de chacun des époux ou de la personne décédée. Cet avis est
kennisgeving geschiedt door middel van een daartoe voorziene transmis au moyen d'une carte postale prévue à cet effet. Les
postkaart. De in vermelde circulaire terzake gegeven instructies instructions données dans la circulaire précitée restent
blijven van toepassing. d'application.
Het Aanvullend Protocol beoogt enerzijds de persoonlijke levenssfeer Le Protocole additionnel vise, d'une part, à protéger la vie privée
van de betrokkenen te beschermen door voor te schrijven dat de des personnes intéressées en prescrivant que les cartes postales
postkaarten onder gesloten omslag moeten verstuurd worden, en komt précitées doivent étre envoyées sous pli cacheté et répond, d'autre
anderzijds tegemoet aan de uitbreiding van het ledenaantal van de part, à l'augmentation du nombre de membres de la Commission
Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand door te bepalen dat Internationale de l'Etat Civil en prévoyant que les énonciations
de onveranderlijke vermeldingen op de modellen van kennisgeving moeten
aangevuld worden met de als bijlage bij het Protocol gepubliceerde invariables figurant sur les modèles d'avis doivent être complétées
vertalingen in het Engels, Spaans, Grieks, en Portugees (Belgisch par les traductions publiées en annexe du Protocole en langue
Staatsblad van 5 maart 1998, blz. 5971-5972). anglaise, espagnole, grecque, et portugaise (Moniteur belge du 5 mars
1998, pp. 5971-5972).
Door de goedkeuring van dit Protocol zal de ambtenaar van de L'approbation de ce Protocole permettra également à l'officier de
burgerlijke stand eveneens gebruik kunnen maken van de meertalige l'état civil d'utiliser les formulaires plurilingues de la Convention
formulieren van de voornoemde Overeenkomst van 8 september 1976 voor précitée du 8 septembre 1976 pour la délivrance d'extraits d'actes de
afgifte van uittreksels uit akten van de burgerlijke stand mits
daarop, samen met de als bijlage bij het Protocol gepubliceerde l'état civil pour autant qu'apparaisse en même temps que les
vertalingen (Belgisch Staatsblad van 5 maart 1998, blz. 5973), de in traductions publiées en annexe du Protocole (Moniteur belge du 5 mars
artikel 2, tweede lid van het Protocol voorziene vermelding wordt 1998, p. 5973) la mention prévue par l'article 2, alinéa 2, du
aangebracht: "Dit uittreksel uit de huwelijksakte/overlijdensakte Protocole: "Cet extrait de l'acte de mariage/décès est transmis pour
wordt toegezonden bij wijze van kennisgeving als bedoeld in artikel 1
van de Overeenkomst van 4 september 1958 inzake internationale valoir avis au sens de l'article 1er de la Convention du 4 septembre
uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand". 1958 concernant l'échange international d'informations en matière
Deze vermelding kan rechtstreeks op het gebruikte meertalige d'état civil". Cette mention peut aussi bien être directement apposée
uittreksel worden gesteld, dan wel op een begeleidende notitie die aan sur l'extrait plurilingue employé que sur une note qui est attachée à
het desbetreffende uittreksel is gehecht. l'extrait en question.
Brussel, 25 mei 1998. Bruxelles, le 25 mai 1998.
De Minister van Justitie, Le Ministre de la Justice,
T. Van Parys. T. Van Parys.
^