MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

23 MARS 2006. - Circulaire concernant l' ordonnance du 12 janvier 2006Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 12/01/2006 pub. 01/02/2006 numac 2006031013 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance sur la transparence des rémunérations et avantages des mandataires publics bruxellois fermer sur la transparence des rémunérations et avantages des mandataires publics bruxellois. - Application dans les communes de la Région de Bruxelles-Capitale

A mesdames et messieurs les bourgmestres et échevins de la Région de Bruxelles-Capitale, A mesdames et messieurs les présidents des Collèges de Police, A mesdames et messieurs les présidents des intercommunales, A mesdames et messieurs les présidents des Régies autonomes, A mesdames et messieurs les présidents des Mont de piété, A Mesdames et messieurs les présidents de Fabriques d'église - Etabl. tem. cultes, Mesdames et Messieurs, Le Moniteur belge du 1er février 2006 a publié l' ordonnance du 12 janvier 2006Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 12/01/2006 pub. 01/02/2006 numac 2006031013 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance sur la transparence des rémunérations et avantages des mandataires publics bruxellois fermer sur la transparence des rémunérations et avantages des mandataires publics bruxellois.

L'application de cette ordonnance suscite, au sein des pouvoirs locaux, une série de questions que cette circulaire a pour objet de clarifier.

I. Champ d'application L'article 2 de l'ordonnance mentionne explicitement les mandataires des communes et des zones de police comme étant soumis à l'application de l'ordonnance.

Par ailleurs, l'ordonnance s'applique aussi aux mandataires de toute personne morale de droit public ou privé relevant directement ou indirectement de la Région de Bruxelles-Capitale, de son contrôle ou de sa tutelle.

Par conséquent, l'ordonnance s'applique également aux pouvoirs locaux suivants : ? Les intercommunales; ? Les entreprises communales autonomes; ? Les monts de piété; ? Les fabriques d'église et organismes chargés de la gestion des biens temporels des cultes reconnus; ? Les ASBL communales.

Tous ces pouvoirs locaux, appelés ci-après « organismes publics », doivent adopter une décision générale afin d'arrêter (art. 4) : - le montant des rémunérations, avantages de toute nature et frais de représentation dont bénéficient les mandataires publics; - les outils de travail qui sont mis à disposition des mandataires publics pour l'exercice de leur mandat.

Ces organismes publics doivent également établir un rapport annuel écrit après la fin de chaque année civile (art. 7) comprenant : - un relevé détaillé des rémunérations et avantages de toute nature ainsi que de tous les frais de représentation octroyés à ses mandataires publics; - une liste de tous les voyages auxquels chacun de ses mandataires publics a participé dans le cadre de l'exercice de ses fonctions; - un inventaire de tous les marchés publics conclus.

Cette circulaire sera publiée au Moniteur belge. Afin d'en assurer une diffusion maximale, il est également recommandé aux Communes de porter cette circulaire à la connaissance des régies communales autonomes, des monts de piété, des fabriques d'eglises ainsi qu'aux institutions chargées de la gestion du temporel des cultes reconnus qui sont situés sur leur territoire et les ASBL communales.

A côté des obligations prévues pour les organismes publics, l'ordonnance contient également des obligations individuelles dans le chef des mandataires publics.

Ainsi, tous les bourgmestres, échevins et conseillers communaux, de même que tous les membres d'un organe de gestion ou de décision d'un organisme public sont tenus de déclarer auprès de l'autorité de contrôle désignée par le gouvernement, dans le mois qui suit le début de leur mandat, l'ensemble des mandats, fonctions, mandats dérivés ou charges publics d'ordre politique qu'ils exercent, et les rémunérations, avantages de toute nature et frais de représentation perçus en exécution de ceux-ci (art. 8).

Les travaux préliminaires de l'ordonnance permettent de conclure que le parlement entend englober les ASBL communales dans le champ d'application de l'ordonnance (1), où cette notion n'est cependant pas définie. Le concept d'ASBL communale n'a pas d'existence légale connue.

Afin d'uniformiser l'application de l'ordonnance, il est proposé que seules les ASBL communales qui relèvent de l'application de la loi sur les marchés publics (2) seront considérées comme des organismes publics au sens de l'article 2 de l'ordonnance. L'usage de cette référence a pour avantage que la disposition visée est clairement explicitée dans la jurisprudence et la doctrine.

Concrètement, cela signifie que les ASBL suivantes sont considérées comme ASBL communale pour l'application de l'ordonnance: 1. une ASBL financée pour plus de la moitié par la commune;2. une ASBL dont la gestion est soumise à la tutelle de la commune;3. une ASBL dont plus de la moitié des membres de l'assemblée générale ou du conseil d'administration sont soit désignés par la commune, soit des mandataires communaux. Ces critères ne sont pas cumulatifs, répondre à un seul critère suffit pour tomber dans le champ d'application de l'ordonnance.

II. Montant maximum en cas de cumul de mandats La somme de toutes les rémunérations et avantages de toute nature perçus en rétribution de mandats publics, fonctions, mandats dérivés ou missions d'ordre politique ne peut excéder 150 % du montant de l'indemnité parlementaire perçue par les membres de la Chambre des représentants (art. 3).

A cet égard, il est renvoyé à l'avis des Chambres fédérales (Moniteur belge , 2 février 2006, p. 5830) informant que les assemblées législatives ont fixé à euro 50.899,57 (index 1,3728), pour 2006, le montant que les parlementaires sont autorisés à percevoir pour des mandats publics exercés en plus de leur mandat parlementaire.

En d'autres termes, le montant maximum en cas de cumul de mandats ne peut pas être supérieur, pour 2006, à 50. 899,57 x 3 = euro 152.698,71 (index 1,3728). Les montants visés sont exprimés en brut.

Ces avis sont publiés annuellement au Moniteur belge vers la fin janvier - début février.

III. Fixation du montant des rémunérations, avantages de toute nature, frais de représentation et instruments de travail - Calendrier Au titre de l'article 4 de l'ordonnance, les administrations locales auxquelles l'ordonnance s'applique doivent prendre une décision générale concernant : - le montant des rémunérations, avantages de toute nature et frais de représentation des mandataires publics; - les instruments de travail mis à la disposition des mandataires publics.

En vertu de l'article 8 de l'ordonnance, les mandataires publics des administrations locales doivent déclarer : - les mandats, fonctions, mandats dérivés ou charges d'ordre politique qu'ils exercent; - les rémunérations, avantages de toute nature et frais de représentation perçus en exécution de ceux-ci.

Conformément aux dispositions transitoires de l'article 10 de l'ordonnance, les décisions générales visées à l'article 4 et la déclaration des mandats visée à l'article 8 doivent se faire dans le mois qui suit l'entrée en vigueur de l'ordonnance, en d'autres termes au plus tard le 11 mars 2006.

Vu les procédures de convocation des conseils, ces dispositions transitoires doivent être lues comme suit « ... lors de la première réunion après le mois suivant l'entrée en vigueur... ». En d'autres termes, au plus tard à la première réunion du conseil communal ou de police qui se tient après le 11 mars 2006.

Le même délai est applicable pour la déclaration des mandataires.

IV. Explication de quelques notions de l'ordonnance a. Avantages de toute nature Il ressort des travaux préparatoires (3) que cette notion doit s'entendre comme étant « les avantages imposables en vertu du CIR 1992 (4), en d'autres termes les avantages imposables perçus du chef ou au titre de l'activité professionnelle.Il n'est donc pas tenu compte des avantages de toute nature non imposables pour le montant maximum de 150 % visé à l'article 3 de l'ordonnance.

Le caractère imposable ou non des avantages de toute nature fait également l'objet d'une vaste jurisprudence et d'une doctrine abondante.

Dès lors, le mandataire doit vérifier pour tous les avantages de toute nature qu'il perçoit dans le cadre de son mandat, s'il s'agit d'un avantage imposable. Si tel est le cas, il doit le reprendre dans la déclaration visée à l'article 8 de l'ordonnance.

Ainsi, l'utilisation à titre privé d'une voiture mise à sa disposition par l'organisme est un avantage de toute nature au sens de l'ordonnance. Le mandataire doit calculer l'avantage selon les règles de l'impôt des personnes physiques et reprendre cet avantage dans la déclaration visée à l'article 8. b. Frais de représentation Seules les personnes exerçant une fonction exécutive peuvent avoir des frais de représentation.Les membres du collège des bourgmestre et échevins et les membres du collège de police exercent des fonctions exécutives. Pour ce qui concerne les autres organismes, les travaux préliminaires de l'ordonnance précisent qu'il s'agit de « fonctions de gestion journalière, c'est-à-dire celles qui donnent au mandataire la compétence d'engager l'organisme. Il s'agit donc du président et de l'administrateur délégué » (5).

L'octroi de frais de représentation doit faire l'objet d'une décision selon les cas, de l'organe de gestion de l'organisme public, du collège des bourgmestres et échevins, ou du Collège de police. Cette décision peut détailler quels types de frais de représentation sont admis, ou fixer un montant maximum par type de frais (art. 6, quatrième alinéa). L'organe de gestion de l'organisme public, le Conseil communal ou le conseil de police doit adopter le montant des frais de représentation dans le cadre d'une décision générale visée à l'article 4.

Un exemple de frais de représentation, ce sont les frais de restaurant d'un échevin qui, de sa propre initiative, invite une personne au restaurant pour discuter d'un dossier qui relève de sa compétence.

Ces frais doivent donc : - être déclarés (art. 8, § 2); - être justifiés à l'aide d'un formulaire modèle (art. 6, 6e alinéa); - être remboursés a posteriori (art. 6, 6e alinéa).

Ces frais n'entrent pas en ligne de compte pour fixer la limite de 150 % visée à l'article 3 de l'ordonnance.

Si la commune souhaite inviter les dirigeants d'une ville jumelée ou si le collège organise un repas pour discuter avec les représentants d'une autorité supérieure, ce n'est pas le mandataire individuel, mais la commune qui prend l'initiative et paie les frais. Il ne s'agit pas alors de frais de représentation, ni de frais de fonctionnement, ni d'avantages de toute nature pour les mandataires. Il en va de même, par exemple, pour un déjeuner de travail frugal servi à l'issue d'une réunion interne.

Dans une optique de transparence complète, ces débours doivent être communiqués au conseil communal ou à l'organe correspondant. c. Instruments de travail Les instruments de travail sont les outils qui sont strictement nécessaires à l'exercice de la fonction de mandataire. Les instruments de travail n'entrent pas en ligne de compte pour le calcul des 150 % et doivent donc être strictement interprétés.

Exemples d'instruments de travail : - un quota de timbres; - un GSM avec l'équipement de base et l'abonnement; - une voiture de service, avec ou sans chauffeur, mise à disposition exclusivement pour l'exercice de la fonction; - un ordinateur avec l'outillage périphérique, les licences de software et l'abonnement internet.

La mise à disposition de ces instruments de travail est déterminée par l'organisme public.

Le mandataire ne doit pas les reprendre dans sa déclaration dès lors qu'ils sont exclusivement utilisés dans le cadre de leur fonction.

S'ils sont également utilisés dans le cadre d'un usage privé, ces instruments de travail peuvent être considérés comme des avantages de toute nature au sens du CIR de 1992. d. Rémunérations C'est le montant brut des émoluments, indemnités et jetons de présence liés à l'exercice du mandat. La rémunération de l'activité professionnelle privée exercée par le mandataire n'est pas concernée. Le conseiller communal qui est en même temps fonctionnaire, salarié ou indépendant, ne doit pas reprendre cette activité et la rémunération connexe dans la déclaration de ses mandats.

V. Fixation, par les administrations locales, du montant des rémunérations, avantages de toute nature, frais de représentation et instruments de travail (art. 4 et 10) Les conseils communaux et de police doivent prendre le plus rapidement possible (6) une décision générale concernant le montant des rémunérations, avantages de toute nature, frais de représentation et instruments de travail de leurs mandataires.

Ces décisions des communes, entreprises communales autonomes, zones de police, intercommunales, fabriques d'église et mont de piété doivent être transmises, dans les 20 jours à compter de leur adoption, à l'adresse suivante : Ministère de la Région de Bruxelles Capitale Ordonnance transparence des Mandats C/o Monsieur le Secrétaire général City Center - 5e étage boulevard du Jardin Botanique 20 1035 Bruxelles Ces décisions sont soumises à la tutelle d'approbation (art. 4, §§ 1er, 2 et 3, dernier alinéa) du Gouvernement. Il s'agit d'une tutelle spécifique qui est organisée parallèlement à la tutelle administrative ordinaire. Les procédures et les délais de tutelle de l'ordonnance qui régissent la tutelle administrative ordinaire sur les pouvoirs locaux ne sont donc pas applicables.

La non-fixation d'un délai de tutelle donne à l'autorité de tutelle un délai suffisant pour comparer toutes les décisions entre elles et « veiller à ce qu'il existe un lien logique entre la rétribution et les coûts d'une part et les prestations fournies d'autre part » (7).

Toutes les autres décisions qui, selon l'ordonnance précitée, doivent être communiquées au « Gouvernement », à « l'autorité de tutelle » ou à « l'autorité de contrôle désignée par le Gouvernement », seront envoyées à l'adresse mentionnées supra.

VI. Fixation, par le gouvernement, des montants maximums et du crédit budgétaire (art. 5) Le gouvernement fixera ces montants en tenant compte éventuellement du nombre d'habitants ou du nombre de logements de l'organisme public concerné (8).

VII. Frais et avantages (art. 6 et 9) Les organismes publics ne peuvent pas octroyer une carte de crédit, des chèques-repas et une assurance groupe à leurs mandataires.

On entend par « assurance groupe » une assurance pension complémentaire. Une assurance « soins de santé » ou « hospitalisation » reste autorisée.

Si une commune organise un voyage auquel un mandataire participe, le collège des bourgmestre et échevins doit prendre une décision motivée en la matière. Cette décision est transmise à l'autorité de contrôle (voir adresse supra).

Les voyages organisés et payés par des tiers, et auxquels un mandataire participe, ne relèvent pas du champ d'application de cet article.

En vertu de l'article 9, un mandataire exécutif ne peut se voir attribuer en location quelque logement public que ce soit lorsqu'il est en fonction. Cet article s'applique uniquement aux « mandataires exécutifs » et non, par exemple, aux conseillers communaux. Cette disposition ne s'applique pas non plus aux personnes qui occupent déjà un logement public au moment où elles deviennent mandataire exécutif.

Seule l'attribution d'un logement à un mandataire exécutif en fonction est interdite. Un échevin qui occupe un logement public et dont le bail est prolongé, modifié ou renouvelé, peut continuer à occuper ce logement. La situation d'un mandataire exécutif qui s'est vu attribuer un logement alors qu'il était en fonction, mais avant l'entrée en vigueur de la présente ordonnance, reste inchangée également.

Il convient, enfin, de remarquer que « logement public » doit s'entendre au sens le plus large. Cela désigne non seulement les logements sociaux, mais également les logements de la commune, du C.P.A.S., d'une régie (autonome), etc (9).

VIII. Déclaration (art. 8) Les mandataires doivent déclarer l'ensemble des mandats, fonctions, mandats dérivés ou charges publics d'ordre politique qu'ils exercent, et les rémunérations, avantages de toute nature et frais de représentation perçus en exécution de ceux-ci.

Les conseillers communaux, bourgmestres et échevins envoient leurs déclarations auprès de leur secrétaire communal. Ceux-ci réunissent ces déclarations et les adressent, s'il échet accompagnés d'un plan de réduction, à l'autorité de contrôle du Gouvernement.

Les mandataires des organismes publics adressent cette déclaration auprès de l'organe de contrôle désigné par le gouvernement.

Les déclarations collectées par les secrétaires communaux comme les déclarations des mandataires des organismes publics sont adressées aussi vite que possible à l'adresse suivante : Ministère de la Région de Bruxelles Capitale Ordonnance transparence des Mandats C/o Monsieur le Secrétaire général City Center - 5e étage Jardin Botanique 20 1035 Bruxelles IX. Une déclaration globale a) Si un conseiller communal, un bourgmestre ou un échevin exerce également d'autres mandats auprès d'un ou plusieurs organismes publics, dans ce cas, il remplit une seule déclaration globale à l'attention de son secrétaire communal. Il n'est pas rare que les mandataires communaux exercent également des mandats au sein d'autres organismes publics (intercommunales, zones de police, etc.);

Le conseil de police se compose de conseillers communaux des communes qui constituent la zone ainsi que des bourgmestres de ces communes (10). Tous les membres du conseil de police sont donc des mandataires communaux qui, en vertu de l'article 8, § 2, de l'ordonnance, doivent déjà déclarer les mandats publics qu'ils exercent en plus de leur mandat communal, ainsi que les rémunérations, et avantages qu'ils perçoivent à ce titre.

Les mandataires communaux font cette déclaration auprès du secrétaire communal. Cette déclaration reprend tous les mandats publics des mandataires communaux.

Cela n'enlève rien aux obligations qui existent dans le chef de la zone de police, notamment la prise d'une décision générale concernant les rémunérations et les instruments de travail, visée à l'article 4, § 3, de l'ordonnance. b) Les personnes qui ne sont pas des conseillers communaux, des échevins ou des bourgmestres mais qui exercent cependant divers mandats peuvent également faire une déclaration globale auprès de l'autorité de contrôle désignée par le Gouvernement. X. Rapport annuel (art. 7) Le rapport annuel sera rédigé pour la première fois entre le 1er janvier 2007 et le 31 mars 2007 sur l'année civile 2006.

L'inventaire des marchés publics qui doivent être repris dans ce rapport ne doit pas faire mention des marchés réalisés par une procédure négociée avec facture acceptée.

Un marché par procédure négociée avec facture acceptée n'est possible que si le montant du marché ne dépasse pas 5. 500 euros, hors taxe sur la valeur ajoutée (11).

XI. Sanctions (art. 8) Le gouvernement souhaite enfin attirer l'attention sur les lourdes sanctions prévues à l'article 8, § 3 de l'ordonnance : - un emprisonnement de un mois à trois ans; - une amende de vingt-six francs à cinq cents francs; - la déclaration d'inéligibilité aux élections communales et de C.P.A.S. les plus prochaines; - l'impossibilité d'être représenté à une quelconque fonction dans tout organisme public tel que défini à l'article 2 de l'ordonnance.

Le Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Pouvoirs locaux, de l'Aménagement du Territoire, des Monuments et Sites, de la Rénovation urbaine, du logement, de la Propreté publique et de la Coopération au Développement, Ch. PICQUE Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique et des Relations extérieures, G. VANHENGEL Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'Emploi, de l'Economie, de la Recherche scientifique et de la Lutte contre l'Incendie et l'Aide médicale urgente, B. CEREXHE Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de la Mobilité et des Travaux publics, P. SMET La Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargée de l'Environnement, de l'Energie et de la Politique de l'Eau, Mme E. HUYTEBROEK _______ Notes (1) Doc.parl. CRBC, 2005/2006, A-211/1, pp. 2 et 4. (2) Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, article 4, § 2, 8° (Moniteur belge, 22 janvier 1994).(3) Doc. parl. CRBC, 2005/2006, A-211/1, 4-5. (4) Code de l'impôt sur les revenus 1992, arrêté royal du 10 avril 1992 (Moniteur belge, 30 juillet 1992).(5) Doc.parl. CRBC, 2005/2006, A-211/1, 7-8. (6) Voir également ci-dessus n° III.(7) Doc.parl. CRBC, 2005/2006, I.V. n° 11, séance plénière du 16 décembre 2005, 26. (8) Doc.parl. CRBC, 2005/2006, A-211/1, 7.

Doc. parl. CRBC, 2005/2006, A-211/2, 18. (9) Doc.parl. CRBC, 2005/2006, A-211/2, 26-27.

Doc. parl. CRBC, 2005/2006, I.V. n° 11, séance plénière du 16 décembre 2005, p. 27-28, 40-42. (10) Art.12 de la loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, Moniteur belge, 5 janvier 1999. (11) Art.122 arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de marchés publics, Moniteur belge, 25 janvier 1996.