SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI

20 FEVRIER 2019. - Circulaire n° 670 - Information relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel et du monitoring des décisions opérationnelles

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes administratifs publics et services administratifs à comptabilité autonome, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice-générale, Monsieur l'Administrateur-général, Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie linéaire sur les crédits de personnel de 4 % en 2015 et de 2 % chaque année de 2016 à 2019.

Le gouvernement a chargé les SPF P&O et B&Cg, intégrés depuis le 1er mars 2017 au SPF BOSA, d'organiser un monitoring régulier des crédits de personnel pour toute la fonction publique fédérale (y compris les corps spéciaux, les organismes administratifs publics et services administratifs à comptabilité autonome et les institutions publiques de sécurité sociale) afin de pouvoir suivre et évaluer le respect de sa politique en la matière.

Opérant dans un contexte budgétaire restrictif, les services pour leur part éprouvent le besoin d'optimiser leurs moyens budgétaires disponibles pour pouvoir réaliser au maximum l'objectif défini dans le plan de personnel, tout en gérant le risque de dépassement conjointement avec le partenaire du contrôle interne qui est, le cas échéant, l'inspecteur des Finances le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du budget accrédité.

Si plus loin dans la présente circulaire il est référé à l'inspecteur des Finances il y a lieu de le lire comme une référence à l'inspecteur des Finances le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du budget.

Sous la supervision de la Taskforce Monitoring du personnel, qui réunit des représentants des Ministres du Budget et de la Fonction publique et le président et des responsables du SPF BOSA, les mécanismes suivants de gestion du risque de dépassement ont été mis en place: - un monitoring régulier du risque de dépassement des crédits de personnel à destination du gouvernement - un monitoring en cycle continu des décisions opérationnelles à destination du responsable opérationnel.

A cet effet la Taskforce a défini les indicateurs de performance clés (KPI) appropriés et a validé la méthodologie permettant leur calcul.

Cette méthodologie a été décrite dans la circulaire n° 644 du 12 mai 2015 -Information relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring de risque, modifié par la circulaire n° 644bis du 15 décembre 2015.

L'objectif de la présente circulaire est d'opérer une révision de la méthodologie.

La méthodologie pour le monitoring du risque est basée sur le modèle Sepp qui exploite différentes sources de données dans la plateforme Sepp, permettant de produire une projection fiable de la charge en personnel. Elle s'appuie sur des concepts strictement normés et sur des processus end to end normés qui intègrent un contrôle de qualité permanent.

C'est une méthodologie standard qui jusqu'en 2016 projetait les charges salariales en partie individuellement et en partie globalement. Depuis 2017, elle a été entièrement revue afin de pouvoir intégrer dans la projection des charges salariales l'impact du système de bonification.

A cette fin une analyse approfondie des composantes de la charge salariale a été utilisée pour réviser fondamentalement le modèle salarial existant et mettre en oeuvre une nouvelle classification différenciée des rubriques de paiement.

Pour chaque rubrique, une méthodologie de projection appropriée a été développée, testée sur leur fiabilité et validée. Dans la nouvelle méthodologie, toutes les composantes de la charge salariale sont estimées individuellement, permettant de générer ainsi un résultat plus fin.

La projection se fait sur un horizon de deux ans c.-à-d. pour T et T+1. La méthodologie a également été adaptée pour permettre une telle projection dans le cas d'un monitoring du risque basée sur les données de décembre : le mois de décembre étant en T, la projection se fait sur T+1 et T+2.

Cette circulaire traite les points suivants : Dans A. Monitoring du risque du dépassement des crédits Point 1_Contexte de décision Point 2_Les KPI Point 3_Sources de données requises Point 4_Calcul des indicateurs Point 5_Calcul des KPI Dans B. Monitoring des décisions opérationnelles Point 1_Contexte de décision Point 2_Les KPI Point 3_Sources de données utiles Point 4_Calcul des KPI Dans C. Information et support Dans D. Abrogation des circulaires.

A. MONITORING DU RISQUE DU DEPASSEMENT DES CREDITS 1. Contexte de décision Le gouvernement veut disposer d'une information fiable lui permettant de suivre et d'évaluer en toute transparence le respect de sa politique en matière des crédits de personnel et des ressources humaines.2. Les KPI Pour évaluer le risque du dépassement des crédits de personnel, les coûts de personnel doivent être confrontés avec les moyens budgétaires disponibles.A cet effet quatre indicateurs de performance clés sont définis, notamment les KPI Ia, KPI Ib, KPI II et KPI III. KPI Ia Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter les charges en personnel observées au cours des 12 derniers mois.

KPI Ib Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter les charges en personnel observées au cours de l'année et extrapolées jusqu'à la fin de l'année.

KPI II Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter la projection des charges en personnel du personnel existant.

KPI III Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter en plus de la projection des charges en personnel du personnel existant, l'impact des événements irréversibles.

Les KPI Ia et Ib sont des KPI robustes qui peuvent être calculés assez facilement. Les KPI II et III sont plus fins car ils exploitent les charges salariales individuelles. Le KPI III est le plus complet et donc le plus fiable pour évaluer le risque, puisqu'il tient également compte de l'impact des événements irréversibles. 3. Sources de données requises Pour produire les KPI les sources de données de base suivantes sont indispensables : 3.1 Enveloppes de personnel L'enveloppe de personnel comprend l'ensemble des crédits de personnel approuvés dans le budget fédéral et attribués à une entité opérationnelle étant une unité fonctionnelle et homogène d'un service.

L'enveloppe constitue la limite budgétaire dans laquelle les crédits de personnel et les dépenses de l'entité sont connus sans ambiguïté et peuvent faire l'objet d'un suivi. 3.2 Charges en personnel Les charges en personnel couvrent l'ensemble des dépenses effectuées sur l'enveloppe de personnel de l'entité. Elles sont égales à la somme des charges salariales et des dépenses propres de l'entité. 3.3 Charges salariales et dépenses propres Les charges salariales incluent les coûts salariaux directement attribuables qui sont imputés mensuellement pour chaque contrat payé sur l'enveloppe de personnel. Elles contiennent la charge budgétaire totale de l'employeur, y compris les cotisations patronales. Elles sont comptabilisées dans le mois de paiement. Elles représentent généralement au moins 95 % du total des charges en personnel.

Les dépenses propres sont des dépenses non individualisables à charge de l'enveloppe de personnel et qui sont généralement liquidées de façon périodique. Elles couvrent principalement les factures relatives à l'intervention de l'employeur dans les transports en commun. 3.4 Evénements irréversibles Les événements irréversibles peuvent être définis comme des mouvements de personnel qui n'ont pas encore été observés dans les charges salariales, mais qui se trouvent déjà au stade où la procédure ne peut être interrompue sans porter préjudice à des droits individuels. De par leur nature, les mouvements irréversibles ont toujours une date de réalisation située dans le futur.

Seuls les événements suivants sont considérés comme étant des événements irréversibles : - Un IN contractuel quand le service a proposé un contrat de travail au candidat sélectionné ; - Un IN statutaire quand le service a consulté le candidat sélectionné pour occuper un emploi vacant ; - Un OUT quand la cessation du lien juridique a formellement été communiquée par le membre du personnel à son service (pension demandée, préavis donné, ...) ou par le service à son membre de personnel. Les personnes qui atteignent l'âge de la retraite dans le horizon du monitoring tombent par définition sous irréversible OUT ; - Un UPGRADE (promotion, accession) est assimilé à un événement irréversible à partir du moment où le service a formellement communiqué la vacance d'emploi aux candidats potentiels.

A l'exception de l'upgrade, aucun événement futur n'est considéré comme étant irréversible si la personne concernée n'est pas connue. 4. Calcul des indicateurs La méthodologie mis en place permet, en fonction du mois de monitoring, la production des indicateurs qui constituent les briques de base pour les KPI. Le mois de monitoring est le mois charnière entre les valeurs réalisées et les valeurs projetées.

Les indicateurs doivent être disponibles pour les années reprises dans l'horizon du monitoring du risque : pour le monitoring basé sur les données de mai il s'agit des années T et T1, pour le monitoring basé sur les données de décembre il s'agit des années T1 et T2. 4.1 L'enveloppe de personnel Chaque année, les Ministres du Budget et de la Fonction Publique établissent par circulaire la liste des entités fédérales soumises au monitoring de risque ainsi que les informations nécessaires pour la production de ce monitoring.

Cette circulaire précise le montant de référence de l'enveloppe de personnel de chaque entité pour les années comprises dans l'horizon du monitoring. 4.2 Les charges en personnel des 12 derniers mois Les charges en personnel observées dans les 12 derniers mois à compter du mois de monitoring constituent les charges en personnel des 12 derniers mois de l'entité. 4.3 Les charges en personnel extrapolées jusqu'à la fin de l'année T Les charges en personnel de l'entité observées en T sont extrapolées jusqu'à la fin de T, sur base de l'ordonnancement des charges en personnel en T-1. 4.4 Les dépenses propres Le delta entre les charges en personnel et les charges salariales observées dans les 12 derniers mois à compter du mois de monitoring, représente le montant annuel estimé des dépenses propres de l'entité pour chaque année comprise dans l'horizon du monitoring.

Le pourcentage des dépenses propres est le rapport entre le delta susmentionné et les charges salariales observées dans les 12 derniers à compter du mois de monitoring. Il est utilisé dans le calcul de l'impact des événements irréversibles.

Les dépenses propres de l'entité 14.02_Diplomates du SPF Affaires étrangères sont estimées selon un estimateur de coût spécifique basé sur une évaluation du nombre de diplomates en poste et de leurs coûts observés au cours des 12 derniers mois à partir du mois de monitoring. 4.5 Les indicateurs estimés sur base d'une exploitation des charges salariales La méthodologie Sepp estime les coûts futurs de façon individuelle sur base des charges salariales de l'enveloppe réalisées par contrat.

Le contrat, qui est un concept clé dans cette méthodologie, est le lien juridique entre un service et une personne par lequel la personne fournit des prestations, contre une rémunération, sous l'autorité de celui-ci.

Dans la méthodologie Sepp le contrat est caractérisé par l'identifiant unique de la personne, sa qualité (statutaire, contractuel ou manager), le régime de travail pour lequel elle est payée (ETP situé entre 0 et 1) ainsi que la carrière et l'échelle barémique dans cette carrière qui détermine le traitement dont la personne jouit.

Les charges salariales sont analysées et les mouvements de personnel sont identifiés en appliquant le nouveau modèle salarial Sepp.

Ces informations sont exploitées en vue de calculer les indicateurs qui ont trait aux charges salariales.

L'intérêt du rubricage des charges salariales tient au fait que chaque rubrique couvre des composantes salariales du même type de prestations permettant ainsi d'établir une méthode de projection adaptée à chaque rubrique et d'estimer des indicateurs plus fins.

Les événements observés permettent quant à eux de calculer plusieurs indicateurs informatifs sur l'évolution des ETP et leur impact. Leur confrontation aux événements irréversibles prévus donne une information intéressante sur la capacité du service d'anticiper les événements de personnel futurs. 4.5.1 Analyse des charges salariales En matière d'analyse des charges salariales une différence entre les paiements observés peut se faire en fonction des caractéristiques suivantes : Les paiements normaux et les arriérés La différence entre le paiement normal et l'arriéré dépend de la correspondance entre le mois de paiement et le mois pour lequel le droit au paiement est ouvert.

Un paiement normal est un paiement de prestation qui s'observe dans le mois M pour un droit qui a été ouvert pour le mois M (le mois de droit correspond au mois de paiement).

Un arriéré est un paiement de prestation qui s'observe dans le mois M pour un droit ouvert dans le mois M-x (le mois de droit diffère du mois de paiement).

Toutefois un paiement en arriéré est qualifié comme un paiement normal lorsqu'il s'agit d'un paiement régulier qui, pour des raisons inhérentes au type de prestations, est effectué dans le mois suivant le mois des prestations. Par exemple, les prestations week-end ne seront pas payées à la fin du mois de prestations, mais généralement le mois suivant, car son calcul prendra plus de temps que celui d'un paiement récurrent comme la prime linguistique, par exemple, dont le montant reste inchangé de mois en mois.

Seuls les paiements normaux entrent en ligne de compte pour la projection des charges salariales.

Les paiements mensuels, annuels et autres Il y a des paiements qui s'observent mensuellement et d'autres qui typiquement sont payés sur base annuelle.

Dans les paiements mensuels l'on identifie : des paiements récurrents stables c.-à-d. des paiements qui se répètent chaque mois et qui par nature sont non régressifs (les traitements, les bonifications, des primes liées à la fonction comme prime linguistique, allocation de direction, ...) ; - des paiements à montants variables pour des prestations mensuelles régulières (prestations de nuit, prestations de week-end, .... ), - des paiements à montants variables en fonction de prestations mensuelles irrégulières (indemnités de vélo, ...).

Les pécules de vacances, les allocations de fin d'année et les primes de développement des compétences sont liquidés annuellement : les pécules de vacances en mai, les allocations de fin d'année en décembre et les primes de développement des compétences en septembre.

D'autres paiements ne peuvent être rangés dans une des catégories susmentionnées. Il s'agit plutôt des paiements à caractère unique ou spécifique (indemnité de rupture, indemnité frais funéraires, ...).

Les primes de compétences en extinction Dans les paiements l'on observe la diminution graduelle des primes de développement des compétences. La fin de la durée des compétences est en général suivie d'une promotion vers l'échelle supérieure et de l'attribution d'une bonification. Pour les cas qui ont encore une compétence en cours le nouveau modèle salarial comprend des rubriques ad hoc permettant d'y classer respectivement le coût estimé du saut d'échelle et de la bonification qui s'observeront seulement après la fin de la compétence.

Le rubricage des charges salariales dans le modèle salarial sepp Le modèle salarial Sepp décompose les charges salariales en rubriques et en sous-rubriques qui, le cas échéant, incluent les cotisations patronales. Chaque rubrique est elle-même regroupé dans une des trois rubriques principales.

Le nouveau modèle salarial Sepp : A. Charges salariales mensuelles 1. Traitement barémique 1.1 Bruto barémique 1.2 Autre barémique 2 La bonification 3. Récurrent mensuel (REM) 3.1 Récurrent mensuel 3.2 Fonction supérieure 3.3 Indemnités de poste diplomates 3.4 Autres indemnités de poste 4. Périodique mensuel (PEM) 4.1 Périodique mensuel 4.2 Prestations spéciales EPI 4.3 Autres prestations spéciales 5. Linéaire mensuel (LIM) 5.1 Linéaire mensuel 5.2 Déplacement B. Charges salariales annuelles 1. Pécule de vacances 1.1 Pécule de vacances . 1.2 Pécule de vacances compétences 2. Allocation de fin d'année 2.1 Allocation de fin d'année 2.2 Allocation de fin d'année compétences 3.Primes de compétence 4. Bonification_annuel 5.Saut d'échelle C. Charges salariales observées non projetées 1. Paiements observés non projetés. Dans chacune des rubriques, à l'exception des rubriques `Bonification_annuel' et `Saut d'échelle' qui ne peuvent contenir que des valeurs projetées, les paiements observés sont classés en paiements normaux ou arriérés, les arriérés de nature `régulier' étant repris dans les paiements normaux.

Observation des mouvements de personnel Sur base d'une analyse des charges salariales par contrat des mois consécutifs, on peut observer de grandes catégories de mouvements de personnel: - Au cours du mois de référence, contrairement au mois précédent, un paiement normal dans la sous-rubrique `bruto barémique' est observé pour un contrat : il s'agit d'un IN - Au cours du mois de référence, contrairement au mois précédent, aucun paiement normal dans la sous-rubrique `bruto barémique' n'est encore observé pour un contrat : il s'agit d'un OUT. - Au cours du mois de référence, contrairement au mois précédent, un paiement normal dans la sous-rubrique `bruto barémique' dans une autre échelle de traitement est observé pour un contrat : il s'agit d'un UPGRADE si le changement d'échelle en question procède d'une décision de l'autorité de nomination (promotion, accession).

Un OUT observé est qualifié de définitif s'il a été prévu par le service comme événement irréversible.

Un OUT observé non prévu par le service peut représenter un risque de retour. Il est considéré à priori comme temporaire à moins qu'il ne soit qualifié comme définitif par le service.

Après 12 mois d'absences le OUT observé est considéré à priori comme définitif. Il appartient au service d'évaluer s'il doit prévoir un coût pour son retour via un IN irréversible.

Un changement d'entité au sein d'un service (mutation interne) n'implique aucun risque de retour. 4.5.2 Exploitation des charges salariales L'exploitation des charges salariales rend possible le calcul des indicateurs suivants: - les ETP (n° 1 à 2) - la projection des charges salariales par rubrique (n° 3 à 13) et la projection des charges salariales totales (n° 14) - le wage drift (n° 15) - la correction du risque de retour (n° 16) - l'impact des événements irréversibles par type (n° 17) et l'impact total des événements irréversibles (n° 18).

Le wage drift est calculé globalement pour l'entité, les autres indicateurs sont calculés individuellement par contrat/événement et par après agrégés au niveau de l'entité.

La projection de la charge salariale d'un contrat est égale à la somme des projections par rubrique pour ce contrat. Pour l'année T, ces projections comprennent la charge salariale réalisée (normale et arriérés) jusqu'au mois de monitoring inclus et la charge salariale projetée sur les mois restants de l'année. 1. Le nombre d'ETP et leur évolution L'ETP du contrat est égal à son régime de travail payé lorsque pour ce contrat un traitement normal a été liquidée pendant le mois concerné. Il a une valeur > 0 et ? 1. Le traitement normal correspond au paiement normal dans la sous-rubrique `bruto barémique' du modèle salarial.

Le nombre d'ETP par mois par entité correspond à la somme des ETP observés des contrats à charge de l'enveloppe de personnel de l'entité au mois concerné.

L'évolution des ETP de l'entité sur une période de référence est obtenue en calculant le delta, en chiffres absolus et en pourcentages, entre le nombre d'ETP observés à la fin et au début de la période de référence pour les contrats à charge de l'enveloppe de l'entité. 2. Le OUT définitif et l'évaluation de l'économie structurelle qu'il génère Est considéré comme un départ définitif le OUT observé dans le mois de référence et qui est qualifié de définitif. L'estimation de l'économie structurelle qu'il génère est basée sur: - le fait qu'il ait reçu de paiement normal dans la rubrique `traitement barémique' durant au moins 12 mois dans la période de 18 mois précédant le mois de référence - le dernier paiement normal observé pour le contrat dans la rubrique `traitement barémique' - un paramètre forfaitaire permettant de convertir le traitement barémique observé en un coût salarial annuel.

Si le OUT concerné n'a pas reçu 12 mois de paiement normal dans la rubrique `traitement barémique' au cours des 18 derniers mois précédent le mois de référence, son départ ne génèrera aucune économie structurelle. 3. Traitement barémique Le plus haut traitement barémique moyen observé pour le contrat dans les paiements normaux de la rubrique `traitement barémique' dans les 12 derniers mois à compter du mois de monitoring est pris comme traitement de référence. Ce traitement barémique moyen est projeté sur tous les mois suivant le mois de monitoring et tombant dans l'horizon du monitoring en tenant compte de l'ETP du contrat au mois de monitoring. 4. Bonification Le paiement normal de la rubrique `bonification' observé pour le contrat au mois de monitoring est projetée sur tous les mois suivant le mois de monitoring et tombant dans l'horizon du monitoring.5. REM Le paiement normal de la rubrique `REM' observé pour le contrat au mois de monitoring est projeté sur tous les mois suivant le mois de monitoring et tombant dans l'horizon du monitoring.6. PEM La moyenne des paiements normaux de la rubrique `PEM' observés pour le contrat dans les 12 derniers mois à compter du mois de monitoring est projetée sur tous les mois suivant le mois de monitoring et tombant dans l'horizon du monitoring. La projection se fait si le contrat a un ETP observé dans le mois de monitoring. 7. LIM La moyenne des paiements normaux de la rubrique `LIM' observés pour le contrat dans les 12 derniers mois à compter du mois de monitoring est projetée sur tous les mois suivant le mois de monitoring et tombant dans l'horizon du monitoring. La projection se fait si le contrat a un ETP observé dans le mois de monitoring. 8. Pécule de vacances Le pécule de vacances du contrat est estimé conformément à la réglementation, au prorata des prestations dans l'année précédant celle du paiement.9. Allocation de fin d'année L'allocation de fin d'année du contrat est estimée conformément à la réglementation, au prorata des prestations des neuf premiers mois de l'année du paiement.10. Prime de développement des compétences La prime de développement des compétences du contrat est estimée au prorata des prestations dans la période de référence relative à la prime et en tenant compte de la date de fin de la prime.Elle est basée sur le montant réglementaire de la prime. 11. Bonification_annuel Les ayants droit à une bonification ne peuvent qu'en bénéficier après expiration de la durée de validité de leur prime de développement des compétences. Pour les cas qui ont une date de fin de la prime située après le mois de monitoring, il y a lieu d'estimer le coût de la bonification qui s'observera après cette date de fin.

Cette bonification est estimée au prorata des prestations après la date de fin de la prime et sur base du montant réglementaire de la bonification. Il est considéré que la condition relative à la mention d'évaluation requise est remplie. 12. Saut d'échelle La fin de la durée de validité de la prime de développement des compétences est suivie d'une promotion vers l'échelle supérieure pour autant que le contrat bénéficie d'une carrière qui tombe dans le champ d'application et n'est pas payé dans la dernière échelle de son grade ou de sa classe. Pour les cas qui ont une date de fin de la prime située après le mois du monitoring, il y a lieu d'estimer le coût du saut d'échelle qui s'observera après cette date de fin.

Ce saut d'échelle est estimé au prorata des prestations après la date de fin de la prime et sur base du montant réglementaire de la prime. 13. Paiements observés non projetés Ces charges salariales sont seulement observées.14. La projection des charges salariales totales La projection des charges salariales totales par entité se construit en agrégeant les indicateurs suivants calculés pour l'entité: - Traitement barémique - Bonification - REM - PEM - LIM - Pécule de vacances - Allocation de fin d'année - Prime de développement des compétences - Bonification_annuel - Saut d'échelle - Paiements observés non projetés.15. Wage drift S'il s'avère nécessaire sur base d'une analyse des charges salariales un paramètre de correction est calculé pour estimer la croissance résiduelle de la masse salariale dans l'horizon du monitoring.16. Correction du risque de retour Pour le OUT observé au mois de monitoring et qualifié de temporaire par le service, un coût risque de retour est calculé et imputé à partir du quatrième mois suivant le mois de monitoring.Cette mesure de correction s'impose afin de limiter l'économie supposée d'un départ dont le service estime le retour probable.

L'estimation du coût est basée sur: - le dernier paiement normal observé pour le contrat dans la rubrique `traitement barémique' - un paramètre forfaitaire permettant de convertir le traitement barémique mensuel observé en un coût salarial annuel - l'ordonnancement des charges salariales en T-1 permettant d'ajuster le coût salarial annuel au prorata des mois à couvrir par le risque de retour. 17. L'impact des événements irréversibles par type Les événements irréversibles ne pouvant pas être réconciliés avec un mouvement de personnel observé dans les données de paiement sont mis à jour par le service et complétés par les nouveaux événements irréversibles connus pour l'entité.Cette liste constitue la base du calcul de l'impact des événements irréversibles sur la projection des charges en personnel totales de l'entité. Les OUT vont diminuer la projection des charges en personnel totales, les IN et UPGRADE vont l'augmenter.

En vue d'estimer l'impact des évènements IN et UPGRADE le team Sepp-Workforce planning du SPF BOSA établi et met régulièrement à jour un catalogue de coûts standards.

A. Impact OUT L'économie que génère un événement irréversible OUT correspond à la projection de la charge salariale totale estimée pour le contrat.

La projection de la charge salariale totale estimée pour l'année dans laquelle l'événement va se réaliser est ajustée prorata sur base de l'ordonnancement des charges salariales en T-1.

B. Impact IN Le coût que génère un événement irréversible IN correspond au coût annuel standard de l'échelle de paiement et la carrière dans laquelle le recrutement se fera.

Pour l'année dans laquelle l'événement va se réaliser, le coût annuel standard est ajusté prorata sur base de l'ordonnancement des charges salariales en T-1.

C. Impact UPGRADE Le coût que génère un événement irréversible UPGRADE correspond au coût annuel standard de l'upgrade concerné.

Pour l'année dans laquelle l'événement va se réaliser, le coût annuel standard est ajustée prorata sur base de l'ordonnancement des charges salariales en T-1.

D. Dépenses propres IN/OUT Les événements irréversibles IN et OUT génèrent un impact sur les dépenses propres de l'entité.

L'impact DP est obtenu en appliquant le pourcentage des dépenses propres (cfr. point 4.4.) à l'impact des IN et OUT prévus.

Pour l'entité 14.02_Diplomates du SPF Affaires étrangères les `dépenses propres IN/OUT' intègrent en plus les dépenses propres générées par les futurs mouvements de poste connus. Elles sont calculées sur base d'un estimateur spécifique dépenses propres. 18. Impact total des événements irréversibles L'impact total des mouvements irréversibles par entité s'obtient en agrégeant les indicateurs suivants, calculés par entité: - L'impact des OUT - L'impact des IN - L'impact des UPGRADE - Les dépenses propres IN/OUT. 4.6 La projection des charges en personnel totales La projection de la totalité des charges en personnel par entité se construit en agrégeant les indicateurs suivants, calculés par entité: - la projection des charges salariales totales - la correction du risque de retour - le wage drift - les dépenses propres. 5. Calcul des KPI Selon l'horizon du monitoring, les KPI sont calculés pour T et T1 ou pour T1 et T2. 5.1 KPI Ia KPI Ia T = enveloppe de personnel T - charges en personnel des 12 derniers mois KPI Ia T1 = enveloppe de personnel T1 - Charges en personnel des 12 derniers mois KPI Ia T2 = enveloppe de personnel T2 - Charges en personnel des 12 derniers mois. 5.2 KPI Ib KPI Ib T = enveloppe de personnel T - charges en personnel extrapolées T KPI Ib T1 = enveloppe de personnel T1 - charges en personnel extrapolées T KPI Ib T2 = enveloppe de personnel T2 - charges en personnel extrapolées T. 5.3 KPI II KPI II T = enveloppe de personnel T - projection des charges en personnel totales T KPI II T1 = enveloppe de personnel T1 - projection des charges en personnel totales T1 KPI II T2 = Enveloppe de personnel T2 - projection des charges en personnel totales T2. 5.4 KPI III KPI III T = KPI II T + impact total des événements irréversibles T KPI III T1 = KPI II T1 + impact total des événements irréversibles T1 KPI III T2 = KPI II T2 + impact total des événements irréversibles T2.

B. MONITORING DES DECISIONS OPERATIONNELLES 1. Contexte de décision Le responsable opérationnel du service veut, à chaque fois que le besoin s'impose et dans les limites de son enveloppe de personnel, prendre les décisions opérationnelles nécessaires permettant de faire évoluer son effectif qualitativement et quantitativement vers l'objectif défini dans le plan de personnel. Il s'agit : - d'établir la marge opérationnelle disponible en tenant compte des spécificités du service et des décisions déjà autorisées (KPI IV) - d'établir la liste reprenant et prioritisant les nouvelles décisions envisagées et de vérifier leur faisabilité dans la marge opérationnelle disponible (KPI V). 2. Les KPI KPI IV Ce KPI permet d'évaluer l'état de la marge opérationnelle disponible. Celle-ci s'obtient en agrégeant le KPI III, ajusté éventuellement par le service en fonction des paramètres de gestion propres, et l'impact des décisions opérationnelles déjà autorisées par l'inspecteur des Finances mais non encore intégrées dans le KPI III. Il permet de vérifier si les décisions ponctuelles et structurelles déjà autorisées par l'inspecteur des Finances mais non encore réalisées peuvent encore être supportées par l'enveloppe.

Les décisions ponctuelles sont des décisions opérationnelles avec un impact budgétaire inférieur ou égal à 12 mois qui comblent des besoins en personnel temporaires.

Les décisions structurelles sont des décisions opérationnelles avec un impact budgétaire supérieur à 12 mois, qui engagent de nouvelles ressources à long terme (IN) ou améliorent qualitativement les ressources existantes (UPGRADE).

Les décisions ponctuelles sont évaluées par rapport à la marge KPI IV pour l'année en cours T (cash flow). La faisabilité des décisions structurelles doit être prioritairement vérifiée par rapport à la marge KPI IV pour T+1.

KPI V Ce KPI permet d'évaluer la faisabilité des nouvelles décisions opérationnelles c'est-à-dire des décisions qui n'ont pas encore été soumises pour avis à l'inspecteur des Finances, en confrontant leur impact à la marge opérationnelle disponible calculée dans le KPI IV. En quantifiant les moyens budgétaires résultant de l'exécution futur des décisions opérationnelles envisagées, le KPI V informe le cas échéant de la sous-utilisation ou de l'insuffisance des moyens budgétaires. Il donne dès lors un information de gestion cruciale au responsable opérationnel.

Le coût des nouvelles décisions approuvées par l'inspecteur des Finances sera intégré lors de l'évaluation du KPI IV suivant. 3. Sources de données utiles Les ajustements au KPI III Les éléments spécifiques au service qui permettent d'ajuster le KPI III sont, le cas échéant, identifiés et monitorés à l'initiative du service ou de l'inspecteur des Finances. Les adaptations peuvent porter sur les charges et sur les moyens budgétaires. Leur impact sur le KPI III est calculé.

Les décisions opérationnelles autorisées (ponctuelles ou structurelles) Les décisions opérationnelles autorisées par l'inspecteur des Finances, mais non encore incluses dans les résultats du dernier rapport de monitoring du risque de l'entité, n'étant à ce moment pas encore réalisées ou n'ayant pas encore le statut d'irréversibilité, sont listées de façon exhaustive et leur impact est estimé.

Pour évaluer le coût des décisions IN et UPGRADE, les services peuvent disposer d'un catalogue de coûts standards régulièrement mis à jour par le team Sepp-Workforce planning du SPF BOSA. Les besoins en personnel à couvrir pouvant évoluer, il appartient au service d'évaluer la pertinence de ces décisions.

Les nouvelles décisions opérationnelles Les nouvelles décisions opérationnelles décidées et prioritisées par le responsable opérationnel mais pas encore autorisées par l'inspecteur des Finances, sont listées et leur impact est estimé.

L'impact des ajustements et des décisions est estimé le cas échéant pour T et T1 ou pour T1 et T2. 4. Calcul des KPI KPI IV En fonction du dernier rapport de monitoring disponible, le calcul du KPI IV se basera sur le KPI III T et T1 ou T1 et T2. KPI IV T = KPI III T + l'impact T des ajustements + l'impact T des décisions autorisées non intégrées dans le KPI III KPI IV T1 = KPI III T1 + l'impact T1 des ajustements + l'impact T1 des décisions autorisées non intégrées dans le KPI III KPI IV T2 = KPI III T2 + l'impact T2 des ajustements + l'impact T2 des décisions autorisées non intégrées dans le KPI III. Une marge opérationnelle est disponible si le KPI IV est positif.

KPI V KPI V T= KPI IV T + l'impact T des nouvelles décisions proposées KPI V T1 = KPI IV T1 + l'impact T1 des nouvelles décisions proposées KPI V T2 = KPI IV T2 + l'impact T2 des nouvelles décisions proposées.

Il appartient au responsable opérationnel de soumettre les décisions à l'avis de l'inspecteur des Finances au prorata de la marge opérationnelle disponible.

L'élaboration d'un KPI IV est un processus itératif qui peut toujours être repris si de nouveaux éléments sont identifiés permettant d'ajuster le dernier KPI III publié.

L'utilisation du mécanisme KPI IV et KPI V doit s'inscrire raisonnablement dans un processus continu de gestion des risques internes, défini en concertation avec l'inspecteur des finances et visant: - un suivi régulier des éléments ajustant le KPI III afin de pouvoir vérifier la qualité de leur estimation par rapport à la réalité et de pouvoir éventuellement les corriger ; - une gestion rigoureuse des décisions structurelles approuvées et de leur état de mise en oeuvre.

C. INFORMATION ET SUPPORT Les services et responsables concernés par les processus de monitoring ci-dessus peuvent recevoir un support informatif ou méthodologique auprès du team Sepp-Workforce planning du SPF BOSA (tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be).

D. ABROGATION DES CIRCULAIRES Sont abrogées : - la circulaire n° 644 du 12 mai 2015 - Information relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring de risque - la circulaire n° 644bis du 15 décembre 2015 - Modification de la circulaire n° 644 du 12 mai 2015 - Information relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring de risque.

La Ministre du Budget et de la Fonction publique, S. WILMES