FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING

20 FEBRUARI 2019. - Omzendbrief nr. 670 - Informatie inzake de methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten en de monitoring van de operationele beslissingen

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de administratieve openbare instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 % in elk van de jaren 2016 tot 2019.

De regering heeft de FODs P&O en B&B, sedert 1 maart 2017 geïntegreerd in de FOD BOSA, belast met een regelmatige monitoring van de personeelskredieten voor het gehele federale openbaar ambt (met inbegrip van de bijzondere korpsen, de administratieve openbare instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie en de openbare instellingen van sociale zekerheid) opdat ze de naleving van haar beleid terzake zou kunnen opvolgen en evalueren.

Gelet op de restrictieve begrotingscontext waarin ze opereren willen de diensten van hun kant de budgettaire middelen waarover ze beschikken optimaliseren om het objectief gedefinieerd in het personeelsplan maximaal te kunnen realiseren waarbij ze ook het risico op overschrijding moeten beheren gezamenlijk met de partner van de interne controle zijnde, in voorkomend geval, de geaccrediteerde inspecteur van Financiën, regeringscommissaris, regeringscommissaris van begroting (OISZ) of afgevaardigde van de minister van begroting.

Indien verder in deze omzendbrief verwezen wordt naar de inspecteur van Financiën dan dient dit gelezen te worden als een verwijzing naar de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris, de regeringscommissaris van begroting (OISZ) of de afgevaardigde van de minister van begroting.

Onder de supervisie van de Taskforce Monitoring van het personeel, die vertegenwoordigers van de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken en de voorzitter en verantwoordelijken van de FOD BOSA verenigt, werden volgende mechanismen betreffende het beheer van het risico op overschrijding in werking gesteld: - een regelmatige monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten voor de regering - een monitoring van de operationele beslissingen in een continue cyclus voor de operationele verantwoordelijke.

Met het oog hierop heeft deze Taskforce de nodige kritieke prestatie-indicatoren (KPI) gedefinieerd en de methodologie gevalideerd die hun berekening toelaat. Deze methodologie werd beschreven in de omzendbrief nr. 644 van 12 mei 2015 - Informatie inzake de methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van het risico, gewijzigd bij de omzendbrief nr. 644bis van 15 december 2015.

Een herziening van de methodologie maakt het voorwerp uit van deze omzendbrief.

De methodologie voor de monitoring van het risico is gebaseerd op het model Sepp dat diverse gegevensbronnen exploiteert in het Sepp-platform om een betrouwbare projectie van de personeelskosten te kunnen produceren. Zij steunt op strikt genormeerde concepten en op genormeerde end to end processen die een permanente kwaliteitscontrole integreren.

Het is een standaardmethodologie die tot en met 2016 de loonlasten projecteerde deels op individuele basis en deels op globale basis.

Vanaf 2017 werd ze grondig herzien om de impact van het systeem van bonificatie te kunnen integreren in de projectie van de loonlasten.

Met het oog hierop werd gebruik gemaakt van een diepgaande analyse van de loonlastcomponenten om het bestaande loonmodel fundamenteel te herzien en een nieuwe, gedifferentieerde classificatie van de betalingsrubrieken te implementeren.

Voor elke rubriek werd vervolgens een geëigende projectiemethodologie ontwikkeld, getest op hun betrouwbaarheid en gevalideerd. In de nieuwe methodologie worden alle loonlastcomponenten individueel geraamd wat een meer verfijnd resultaat genereert.

De projectie gebeurt over een horizon van twee jaar namelijk voor T en T+1. De methodologie werd eveneens aangepast om een dergelijke projectie toe te laten bij een monitoring op basis van de gegevens van december : gezien de maand december in T valt gebeurt de projectie voor T+1 en T+2.

Deze omzendbrief behandelt volgende punten: In A. Monitoring van het risico op overschrijding van de kredieten Punt 1_Beslissingscontext Punt 2_De KPI's Punt 3_Vereiste brongegevens Punt 4_Berekening van de indicatoren Punt 5_Berekening van de KPI's In B. Monitoring van de operationele beslissingen Punt 1_Beslissingscontext Punt 2_De KPI's Punt 3_Nuttige brongegevens Punt 4_Berekening van de KPI's In C. Informatie en ondersteuning In D. Opheffing van omzendbrieven.

A. MONITORING VAN HET RISICO OP OVERSCHRIJDING VAN DE KREDIETEN 1. Beslissingscontext. De regering heeft behoefte aan een betrouwbare informatie die haar in staat stelt op transparante wijze de naleving van haar beleid inzake personeelskredieten en human resources op te volgen en te evalueren. 2. De KPI's Om het risico op overschrijding van de personeelskredieten te evalueren moeten de personeelskosten geconfronteerd worden met de beschikbare budgettaire middelen.Met het oog hierop zijn vier kritieke prestatie-indicatoren gedefinieerd namelijk KPI Ia, KPI Ib, KPI II en KPI III. KPI Ia Geeft aan of de personeelsenveloppe de personeelslasten geobserveerd in de laatste 12 maanden kan dragen.

KPI Ib Geeft aan of de personeelsenveloppe volstaat om de personeelslasten geobserveerd tijdens het jaar en geëxtrapoleerd tot het einde van het jaar, te kunnen dragen.

KPI II Geeft aan of de personeelsenveloppe volstaat om de projectie van de personeelslasten van het bestaand personeel te kunnen dragen.

KPI III Geeft aan of de personeelsenveloppe volstaat om bovenop de projectie van de personeelslasten van het bestaand personeel ook de impact van de onomkeerbare evenementen te kunnen dragen.

De KPI's Ia en Ib zijn robuuste KPI's die die vrij eenvoudig kunnen berekend worden. De KPI's II en III zijn meer verfijnd daar ze de individuele loonlasten exploiteren en projecteren. De KPI III is daarbij het meest compleet en dus ook het meest betrouwbaar om het risico te evalueren omdat hij daarenboven rekening houdt met de impact van de onomkeerbare evenementen. 3. Vereiste brongegevens Om de KPI's te kunnen berekenen zijn volgende brongegevens aan de basis nodig: 3.1 Personeelsenveloppes De personeelsenveloppe omvat het geheel van de personeelskredieten die in de federale begroting zijn goedgekeurd en toegewezen zijn aan een operationele entiteit zijnde een homogene en functionele eenheid van een dienst.

De enveloppe is de budgettaire perimeter waarbinnen de personeelskredieten en -lasten van de entiteit zonder ambiguïteit gekend zijn en kunnen opgevolgd worden. 3.2 Personeelslasten De personeelslasten zijn alle personeelskosten die ten laste van de personeelsenveloppe worden vereffend. Zij zijn gelijk aan de som van de loonlasten en de eigen uitgaven van de entiteit. 3.3 Loonlasten en eigen uitgaven De loonlasten omvatten de direct toewijsbare loonkosten die maandelijks geïmputeerd worden voor elk contract betaald op de personeelsenveloppe. Ze omvatten de totale budgettaire last van de werkgever, inclusief de werkgeversbijdragen. Zij worden aangerekend in de maand van betaling. Zij maken over het algemeen minstens 95 % van de totale personeelslasten uit.

De eigen uitgaven zijn niet-individualiseerbare uitgaven ten laste van de personeelsenveloppe. Ze worden doorgaans op periodieke basis vereffend. Hieronder vallen in hoofdzaak de facturen inzake de tussenkomst van de werkgever in het openbaar vervoer. 3.4 Onomkeerbare evenementen Onomkeerbare evenementen kunnen gedefinieerd worden als zijnde personeelsbewegingen die nog niet geobserveerd zijn in de loonlasten maar die zich wel reeds in een stadium bevinden waarin de procedure niet kan onderbroken worden zonder afbreuk te doen aan individuele rechten. Door hun aard hebben de onomkeerbare bewegingen steeds een realisatiedatum in de toekomst.

Enkel de volgende bewegingen worden als onomkeerbaar beschouwd: - Een IN contractueel wanneer de dienst een arbeidsovereenkomst aan de geselecteerde kandidaat heeft voorgesteld; - Een IN statutair wanneer de dienst de geselecteerde kandidaat geconsulteerd heeft om een vacante betrekking te bezetten; - Een OUT wanneer de beëindiging van de juridische band formeel ter kennis is gebracht door het personeelslid aan zijn dienst (pensioen aangevraagd, opzeg gegeven, ...) of door de dienst aan zijn personeelslid. De personen die de pensioenleeftijd bereiken in de horizon van de monitoring vallen per definitie onder onomkeerbare OUT; - Een UPGRADE (bevordering, overgang) wordt geassimileerd met een onomkeerbare beweging vanaf het moment dat de dienst de vacante betrekking formeel ter kennis heeft gebracht aan de potentiële kandidaten.

Behalve voor de upgrade wordt geen enkel toekomstig evenement als onomkeerbaar beschouwd als de betrokken persoon niet gekend is. 4. Berekening van de indicatoren De uitgewerkte methodologie maakt het mogelijk, in functie van de monitoringmaand, de indicatoren te produceren die de bouwstenen vormen voor de KPI's. De monitoringmaand is de maand die de grens vormt tussen de gerealiseerde waarden en de geprojecteerde waarden.

De indicatoren moeten beschikbaar zijn voor de jaren die opgenomen zijn in de horizon van de monitoring: voor de monitoring op basis van de gegevens van mei zijn het de jaren T en T1, voor de monitoring op basis van de gegevens van december gaat het om de jaren T1 en T2. 4.1 De personeelsenveloppe Elk jaar leggen de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken bij omzendbrief de lijst vast van de federale entiteiten die onderworpen zijn aan de monitoring van het risico alsook de informatie die nodig is voor de realisatie van deze monitoring.

Deze omzendbrief preciseert het referentiebedrag van de personeelsenveloppe van elke entiteit voor de jaren begrepen in de horizon van de monitoring. 4.2 De personeelslasten van de laatste 12 maanden De personeelslasten geobserveerd tijdens de laatste 12 maanden vanaf de monitoringmaand vormen de personeelslasten van de laatste 12 maanden van de entiteit. 4.3 De personeelslasten geëxtrapoleerd tot het einde van het jaar T De geobserveerde personeelslasten van de entiteit in T worden geëxtrapoleerd naar het einde van T op basis van de ordonnancering van de personeelslasten in T-1. 4.4 De eigen uitgaven De delta tussen de geobserveerde personeelslasten en loonlasten tijdens de laatste 12 maanden vanaf de monitoringmaand, vertegenwoordigt het geraamd jaarbedrag van de eigen uitgaven van de entiteit voor elk jaar begrepen in de horizon van de monitoring.

Het percentage eigen uitgaven is de verhouding tussen voormelde delta en de geobserveerde loonlasten tijdens de laatste 12 maanden vanaf de monitoringmaand. Dit wordt gebruikt bij de berekening van de impact van de onomkeerbare evenementen.

De eigen uitgaven van de entiteit 14.02_Diplomaten van de FOD Buitenlandse Zaken worden volgens een specifieke kostenramer geraamd die gebaseerd is op een evaluatie van het aantal diplomaten op post en hun kost geobserveerd tijdens de laatste 12 maanden vanaf de monitoringmaand. 4.5 De indicatoren geraamd op basis van een exploitatie van de loonlasten De methodologie Sepp raamt de toekomstige kosten op individuele wijze op basis van de loonlasten die per contract op de enveloppe gerealiseerd zijn.

Het contract, dat een kernconcept is binnen deze methodologie, is een juridische band tussen een dienst en een persoon waarbij de persoon, tegen een bezoldiging, prestaties levert onder het gezag van de dienst.

In de methodologie Sepp wordt het contract gekenmerkt door de unieke code van de persoon, zijn naam en voornaam, zijn hoedanigheid (statutair, contractueel of manager), het werkregime waarvoor hij betaald is (VTE gelegen tussen 0 en 1) en de loopbaan en de weddenschaal binnen deze loopbaan die de wedde bepaalt die de persoon geniet.

De loonlasten worden geanalyseerd en de personeelsbewegingen worden geïdentificeerd door toepassing van het nieuwe loonmodel Sepp.

Deze informatie wordt geëxploiteerd om de indicatoren te kunnen berekenen die verband houden met de loonlasten.

Het belang van de rubricering van de loonlasten is gelegen in het feit dat elke rubriek looncomponenten van hetzelfde type prestaties dekt waardoor het mogelijk is voor elke rubriek een aangepaste projectiemethode te bepalen en meer verfijnde indicatoren te ramen.

De geobserveerde bewegingen van hun kant laten toe verschillende indicatoren te berekenen aangaande de evolutie van de VTE's en hun gegenereerde impact. Hun confrontatie met de voorziene onomkeerbare evenementen geeft interessante informatie over het vermogen van de dienst om toekomstige personeelsevenementen te kunnen anticiperen. 4.5.1 Analyse van de loonlasten Bij de analyse van de loonlasten kan tussen de geobserveerde betalingen een onderscheid worden gemaakt op basis van volgende karakteristieken: De normale betalingen en de achterstallen Het onderscheid tussen een normale betaling en een achterstallige betaling is afhankelijk van de correspondentie van de maand van betaling en de maand waarvoor het recht op de betaling is geopend.

Een normale betaling is een betaling van prestaties die geobserveerd wordt in de maand M voor een recht dat geopend is voor de maand M (maand van het recht valt samen met maand van de betaling).

Een achterstal is een betaling van prestaties die geobserveerd wordt in de maand M voor een recht dat geopend is in de maand M-x (maand van het recht is verschillend van de maand van betaling).

Een achterstallige betaling wordt echter gekwalificeerd als een normale betaling als het gaat om een regelmatige betaling die, om redenen die inherent zijn aan het type prestaties, in regel in de maand volgend op de maand van de prestaties wordt vereffend. Zo zullen weekend-prestaties niet op het einde van de maand van de prestaties maar meestal in de volgende maand worden uitbetaald omdat de berekening ervan meer tijd vergt dan bijvoorbeeld een taalpremie waarvan het bedrag maandelijks ongewijzigd blijft.

Enkel de normale betalingen komen in aanmerking voor de projectie van de loonlasten De maandelijkse, jaarlijkse en andere betalingen Er zijn betalingen die maandelijks geobserveerd worden en andere die typisch op jaarbasis betaald worden.

In de maandelijkse betalingen onderscheiden we: - recurrente stabiele betalingen d.w.z. betalingen die zich maandelijks herhalen en van nature niet regressief zijn (de weddes, de bonificaties, premies verbonden aan de functie zoals taalpremies, directietoelage, ...) - betalingen met variërende bedragen voor regelmatige maandelijkse prestaties (nachtprestaties, weekendprestaties, ...) - betalingen met variërende bedragen voor onregelmatige maandelijkse prestaties (fietsvergoedingen, ...).

Het vakantiegeld, de eindejaarstoelage en de premies voor competentieontwikkeling worden jaarlijks vereffend: het vakantiegeld in mei, de eindejaarstoelage in december en de premies voor competentieontwikkeling in september.

Andere betalingen die niet in een van voornoemde categorieën kunnen worden ondergebracht. Het gaat veeleer om betalingen met een uniek of specifiek karakter (verbrekingsvergoeding, begrafenisvergoeding, ...).

De competentiepremies in uitdoving Er is een geleidelijke afname van de premies voor competentieontwikkeling merkbaar in de betaalgegevens. Het einde van de duur van de competenties wordt over het algemeen gevolgd door een bevordering naar de hogere weddenschaal en de toekenning van een bonificatie. Voor de gevallen die nog steeds een lopende competentie hebben, bevat het nieuwe loonmodel ad hoc rubrieken waarin respectievelijk de geraamde kost van de weddenschaalverhoging en van de bonificatie die pas na het einde van de competentie zullen waargenomen worden, kan worden geklasseerd.

De rubricering van de loonlasten in een loonmodel Het loonmodel Sepp deelt de loonlasten in in rubrieken en in subrubrieken die, in voorkomend geval, de werkgeversbijdragen, omvatten. Elke rubriek wordt gegroepeerd in één van de drie hoofdrubrieken.

Het nieuwe loonmodel Sepp: A. Maandelijkse loonlasten 1. Baremieke wedde . 1.1 Bruto baremiek 1.2 Andere baremiek 2. Bonificatie 3.Maandelijks recurrent (REM) 3.1. Maandelijks recurrent 3.2. Hogere functie 3.3. Postvergoedingen diplomaten 3.4. Andere postvergoedingen 4. Maandelijks periodiek (PEM) 4.1. Maandelijks periodiek 4.2. Bijzondere prestaties EPI 4.3. Andere bijzondere prestaties 5. Maandelijks lineair (LIM) 5.1 Maandelijkse lineair 5.2 Verplaatsing B. Jaarlijkse loonlasten 1. Vakantiegeld. 1.1 Vakantiegeld 1.2 Vakantiegeld competenties 2. Eindejaarstoelage 2.1 Eindejaarstoelage 2.2 Eindejaarstoelage competenties 3. Competentiepremies 4.Bonificatie_jaarlijks 5. Weddenschaalverhoging C.Loonlasten geobserveerd niet geprojecteerd 1. Geobserveerde niet geprojecteerde betalingen. Binnen elk van de rubrieken, met uitzondering van de rubrieken `Bonificatie_jaarlijks' en `Weddenschaalverhoging' die uitsluitend projecties kunnen omvatten, worden de betalingen geklasseerd in normale of achterstallige betalingen, waarbij de achterstallen die een `regelmatig' karakter vertonen ondergebracht worden in de normale betalingen.

De observatie van personeelsbewegingen Op basis van een analyse van de loonlasten van opeenvolgende maanden per contract kunnen grote categorieën van personeelsbewegingen worden geobserveerd: - Er wordt voor een contract in de referentiemaand, in tegenstelling tot de voorafgaande maand, een normale betaling in de subrubriek `bruto baremiek' geobserveerd: dit is een IN; - Er wordt voor een contract in de referentiemaand, in tegenstelling tot de voorafgaande maand, geen normale betaling in de subrubriek `bruto baremiek' meer geobserveerd: dit is een OUT; - Er wordt voor een contract in de referentiemaand, in tegenstelling tot de voorafgaande maand, een normale betaling in de subrubriek `bruto baremiek' in een andere weddenschaal geobserveerd: dit is een UPGRADE indien de betrokken verandering van weddenschaal het gevolg is van een beslissing van de benoemingsautoriteit (bevordering, overgang).

Een geobserveerde OUT wordt als definitief gekwalificeerd als hij door de dienst als onomkeerbaar evenement werd voorzien.

Een geobserveerde OUT die niet voorzien werd door de dienst kan een risico op terugkeer vormen. Hij wordt a priori als tijdelijk beschouwd tenzij hij door de dienst als definitief is gekwalificeerd.

Na 12 maanden afwezigheid wordt de OUT a priori als definitief beschouwd. Het komt de dienst toe te evalueren of hij een kost van terugkeer moet voorzien via een onomkeerbare IN. Een verandering van entiteit binnen een dienst (interne mutatie) houdt geen enkel risico op terugkeer in. 4.5.2 Exploitatie van de loonlasten De exploitatie van de loonlasten maakt het mogelijk de volgende indicatoren te berekenen: - de VTE's (nrs 1 tot 2) - de projectie van de loonlasten per rubriek (nrs 3 tot 13) en de projectie van de totale loonlasten (nr 14) - de wage drift (nr 15) - de correctie van het risico op terugkeer (nr 16) - de impact van de onomkeerbare evenementen per type (nr 17) en de totale impact van de onomkeerbare evenementen (nr 18).

De wage drift wordt globaal voor de entiteit geraamd, de andere indicatoren wordt individueel per contract/evenement geraamd en vervolgens geaggregeerd op het niveau van de entiteit.

De projectie van de loonlast van een contract is gelijk aan de som van de projecties per rubriek voor dat contract. Voor het jaar T omvatten deze projecties de gerealiseerde loonlast (normaal en achterstal) tot en met de monitoringmaand en de loonlast geprojecteerd op de resterende maanden van het jaar. 1. Het aantal VTE's en hun evolutie De VTE van een contract is gelijk aan het betaald werkregime van het contract als voor dat contract tijdens de beschouwde maand een normale wedde werd vereffend.Hij heeft een waarde > 0 en ? 1. De normale wedde correspondeert met de normale betaling in de subrubriek `bruto baremiek' van het loonmodel.

Het aantal VTE's per maand per entiteit stemt overeen met de geobserveerde VTE's van de contracten die ten laste zijn van de personeelsenveloppe van de entiteit in de betrokken maand.

De evolutie over een referentieperiode wordt bekomen door berekening van de delta, in absolute cijfers en procentueel, tussen het aantal VTE's geobserveerd in de eind- en beginmaand van de referentieperiode. 2 De definitieve OUT en de evaluatie van de structurele besparing die hij genereert Wordt als een definitieve OUT beschouwd de in de referentiemaand geobserveerde OUT die als definitief gekwalificeerd is.

De raming van de structurele besparing die hij genereert is gebaseerd op : - het feit dat hij een normale betaling in de rubriek `baremieke wedde' ontvangen heeft gedurende ten minste 12 maanden tijdens de periode van 18 maanden die de referentiemaand voorafgaan - de laatste normale betaling die voor het contract werd geobserveerd in de rubriek `baremieke wedde' - een forfaitaire parameter waarmee de geobserveerde baremieke wedde omgezet wordt in een jaarloonkost.

Indien de betrokken OUT geen normale betaling in de rubriek `baremieke wedde' ontvangen heeft gedurende 12 maanden tijdens de laatste 18 maanden die de referentiemaand voorafgaan, zal zijn vertrek geen structurele besparing genereren. 3. Baremieke wedde De hoogste gemiddelde baremieke wedde die voor het contract geobserveerd wordt in de normale betalingen van de rubriek `baremieke wedde' tijdens de laatste 12 maanden vanaf de monitoringmaand, wordt als referentiewedde genomen. Deze gemiddelde baremieke wedde wordt geprojecteerd op alle maanden die volgen op de monitoringmaand en vallen binnen de horizon van de monitoring. Hierbij wordt rekening gehouden met de VTE van het contract in de monitoringmaand. 4. Bonificatie De normale betaling van de rubriek `bonificatie' geobserveerd voor het contract in de monitoringmaand wordt geprojecteerd op alle maanden die volgen op de monitoringmaand en vallen binnen de horizon van de monitoring.5. REM De normale betaling van de rubriek `REM' geobserveerd voor het contract in de monitoringmaand wordt geprojecteerd op alle maanden die volgen op de monitoringmaand en vallen binnen de horizon van de monitoring.6. PEM Het gemiddelde van de normale betalingen van de rubriek `PEM' geobserveerd voor het contract in de laatste 12 maanden vanaf de monitoringmaand, wordt geprojecteerd op alle maanden die volgen op de monitoringmaand en vallen binnen de horizon van de monitoring. De projectie gebeurt op voorwaarde dat het contract een geobserveerde VTE heeft in de monitoringmaand. 7. LIM Het gemiddelde van de normale betalingen van de rubriek `LIM' geobserveerd voor het contract in de laatste 12 maanden vanaf de monitoringmaand, wordt geprojecteerd op alle maanden die volgen op de monitoringmaand en vallen binnen de horizon van de monitoring. De projectie gebeurt op voorwaarde dat het contract een geobserveerde VTE heeft in de monitoringmaand. 8. Vakantiegeld Het vakantiegeld van het contract wordt geraamd volgens de reglementering pro rata de prestaties in het jaar voorafgaand aan het jaar van de betaling.9. Eindejaarstoelage De eindejaarstoelage van het contract wordt geraamd volgens de reglementering pro rata de prestaties in de eerste negen maanden van het jaar van de betaling.10. Premie voor competentieontwikkeling De premie voor competentieontwikkeling van het contract wordt geraamd pro rata de prestaties in de referentieperiode voor de premie en rekening houdend met de einddatum van de premie.Zij is gebaseerd op het reglementaire bedrag van de premie. 11. Bonificatie_jaarlijks De gerechtigden op een bonificatie kunnen er slechts van genieten na afloop van de geldigheidsduur van hun premie voor competentieontwikkeling. Voor de gevallen met een einddatum van de premie na de monitoringmaand moet de kost geraamd worden van de bonificatie die na deze einddatum zal geobserveerd worden.

Deze bonificatie wordt geraamd pro rata de prestaties na de einddatum van de premie en op basis van het reglementaire bedrag van de bonificatie. Er wordt van uitgegaan dat voldaan is aan de voorwaarde inzake de vereiste evaluatievermelding. 12. Weddenschaalverhoging Het einde van de geldigheidsduur van de premie voor ontwikkeling van de competenties wordt gevolgd door een bevordering naar de hogere weddenschaal voor zover het contract geniet van een loopbaan die onder het toepassingsgebied valt en niet betaald is in de laatste weddenschaal van zijn graad of klasse. Voor de gevallen met een einddatum van de premie na de monitoringmaand, moet de kost geraamd worden van de weddenschaalverhoging die na deze einddatum zal geobserveerd worden.

Deze weddenschaalverhoging wordt geraamd pro rata de prestaties van het contract na de einddatum van de premie en op basis van het reglementaire bedrag van de premie. 13. Geobserveerde niet geprojecteerde betalingen Deze loonlasten worden enkel geobserveerd.14. De projectie van de totale loonlasten De projectie van de totale loonlasten per entiteit wordt bekomen door aggregatie van de volgende indicatoren berekend voor de entiteit: - Baremieke wedde - Bonificatie - REM - PEM - LIM - Vakantiegeld - Eindejaarstoelage - Premie voor competentieontwikkeling - Bonificatie_jaarlijks - Weddenschaalverhoging - Geobserveerde niet geprojecteerde betalingen.15. Wage drift Indien het nodig blijkt op basis van een analyse van de loonlasten wordt een correctieparameter berekend om de residuaire aangroei van de loonmassa in de horizon van de monitoring te dekken.16. Correctie van het risico op terugkeer Voor de in de monitoringmaand geobserveerde OUT die door de dienst als tijdelijk is gekwalificeerd, wordt een kost risico van terugkeer berekend en aangerekend vanaf de vierde maand volgend op de monitoringmaand.Deze corrigerende maatregel dringt zich op ten einde de veronderstelde besparing te beperken van een vertrek waarvan de dienst meent dat een terugkeer mogelijk is.

De raming van de kost is gebaseerd op : - de laatste normale betaling die in de rubriek `baremieke wedde' voor het contract werd geobserveerd - een forfaitaire parameter waarmee het geobserveerde baremieke maandwedde omgezet wordt in een jaarloonkost - de ordonnancering van de loonlasten in T-1 die toelaat de jaarloonkost aan te passen pro rata de maanden die door het risico van terugkeer moeten gedekt worden. 17. De impact van de onomkeerbare evenementen per type De onomkeerbare evenementen die niet konden gereconcilieerd worden met een personeelsbeweging geobserveerd in de betaalgegevens worden door de dienst geactualiseerd en aangevuld met de nieuwe gekende onomkeerbare evenementen.Deze lijst vormt de basis voor de berekening van de impact van de onomkeerbare evenementen op de projectie van de totale personeelslasten voor de entiteit. Een OUT zal de projectie van de totale personeelslasten verminderen, een IN en een UPGRADE gaan ze vermeerderen.

Ten einde de impact van de evenementen IN en UPGRADE te ramen maakt het team Sepp-Workforce planning van de FOD BOSA een catalogus van standaardkosten op die het regelmatig bijwerkt.

A. Impact OUT De besparing die de OUT genereert correspondeert met de projectie van de totale loonlast geraamd voor het contract.

De projectie van de totale loonlast geraamd voor het jaar waarin de realisatiedatum van het evenement valt wordt pro rata aangepast op basis van de ordonnancering van de loonlasten in T-1.

B. Impact IN De kost die de IN genereert correspondeert met de standaardjaarkost voor de weddenschaal en loopbaan waarin de werving zal gebeuren.

De standaardjaarkost wordt voor het jaar waarin de realisatiedatum van het evenement valt pro rata aangepast op basis van de ordonnancering van de loonlasten in T-1.

C. Impact UPGRADE De kost die de UPGRADE genereert correspondeert met de standaardjaarkost voor de betrokken upgrade.

De standaardjaarkost wordt voor het jaar waarin de realisatiedatum van het evenement valt pro rata aangepast op basis van de ordonnancering van de loonlasten in T-1.

D. Eigen uitgaven IN/OUT De onomkeerbare evenementen IN en OUT genereren een impact op de eigen uitgaven van de entiteit.

De impact DP wordt bekomen door toepassing van het percentage eigen uitgaven (zie punt 4.4.) op de impact van de voorziene IN en OUT. Voor de entiteit 14.02_Diplomaten van de FOD Buitenlandse Zaken integreren de `eigen uitgaven IN/OUT' eveneens de eigen uitgaven die door de gekende toekomstige postbewegingen worden gegenereerd. Zij worden berekend op basis van een specifieke kostenramer inzake eigen uitgaven. 18. De totale impact van de onomkeerbare evenementen De totale impact van de onomkeerbare bewegingen per entiteit wordt bekomen door aggregatie van de volgende indicatoren, berekend per entiteit: - De impact van de OUT - De impact van de IN - De impact van de UPGRADE - De eigen uitgaven IN/OUT. 4.6 De projectie van de totale personeelslasten De projectie van de totale personeelslasten van de entiteit wordt bekomen door aggregatie van de volgende indicatoren berekend per entiteit: - de projectie van de totale loonlasten - de correctie van het risico op terugkeer -de wage drift - de eigen uitgaven. 5. Berekening van de KPI's Naargelang de horizon van de monitoring worden de KPI's berekend voor T en T1 of voor T1 en T2. 5.1 KPI Ia KPI Ia T= Personeelsenveloppe T - personeelslasten laatste 12 maanden KPI Ia T1= Personeelsenveloppe T1 - personeelslasten laatste 12 maanden KPI Ia T2= Personeelsenveloppe T2 - personeelslasten laatste 12 maanden. 5.2 KPI Ib KPI Ib T= Personeelsenveloppe T - geëxtrapoleerde personeelslasten T KPI Ib T1= Personeelsenveloppe T1 - geëxtrapoleerde personeelslasten T KPI Ib T2= Personeelsenveloppe T2 - geëxtrapoleerde personeelslasten T. 5.3 KPI II KPI II T= Personeelsenveloppe T - projectie totale personeelslasten T KPI II T1= Personeelsenveloppe T1 - projectie totale personeelslasten T1 KPI II T2= Personeelsenveloppe T2 - projectie totale personeelslasten T2. 5.4 KPI III KPI III T= KPI II T + totale impact onomkeerbare evenementen T KPI III T1= KPI II T1 + totale impact onomkeerbare evenementen T1 KPI III T2= KPI II T2 + totale impact onomkeerbare evenementen T2.

B. MONITORING VAN DE OPERATIONELE BESLISSINGEN 1. Beslissingscontext De operationele verantwoordelijke van de dienst wil, telkens wanneer de behoefte zich stelt en binnen de grenzen van zijn personeelsenveloppe, de nodige operationele beslissingen kunnen nemen die zijn effectief kwalitatief en kwantitatief doen evolueren naar het objectief vastgelegd in het personeelsplan. Het gaat erom: - de beschikbare operationele marge vast te stellen rekening houdend met de specificiteit van de dienst en met de reeds gemachtigde beslissingen (KPI IV) - de voorziene nieuwe beslissingen op te lijsten en te prioritiseren en na te gaan of ze haalbaar zijn binnen de beschikbare operationele marge (KPI V). 2. De KPI's KPI IV Deze KPI laat toe de stand van de beschikbare operationele marge te evalueren.Deze marge wordt bekomen door aggregatie van de KPI III, eventueel aangepast door de dienst in functie van eigen beheersparameters, en de impact van de reeds door de inspecteur van Financiën goedgekeurde operationele beslissingen maar die niet geïntegreerd zijn in de KPI III. Hij laat toe te verifiëren of de punctuele en structurele beslissingen die door de inspecteur van Financiën reeds zijn goedgekeurd maar nog niet gerealiseerd zijn nog kunnen gedragen worden door de enveloppe.

De punctuele beslissingen zijn operationele beslissingen met een budgettaire impact kleiner of gelijk aan 12 maanden die tijdelijke personeelsbehoeften invullen.

De structurele beslissingen zijn operationele beslissingen met een budgettaire impact groter dan 12 maanden, die nieuwe ressources op lange termijn vastleggen (IN) of bestaande ressources kwalitatief verbeteren (UPGRADE).

De punctuele beslissingen moeten geëvalueerd worden ten aanzien van de marge KPI IV voor het lopende jaar T (cash flow). De haalbaarheid van de structurele beslissingen moeten prioritair afgetoetst worden aan de marge KPI IV voor T+1.

KPI V Deze KPI laat toe na te gaan of nieuwe operationele beslissingen d.w.z. beslissingen die nog niet voor advies aan de inspecteur van Financiën zijn voorgelegd haalbaar zijn door hun impact af te wegen aan de beschikbare operationele marge die werd berekend in KPI IV. Door kwantificatie van de budgettaire middelen die na de toekomstige uitvoering van de beoogde operationele beslissingen zouden resten geeft de KPI V, in voorkomend geval, informatie over de onderbenutting van of het gebrek aan budgettaire middelen wat voor de operationele verantwoordelijke een essentiële beheersinformatie is.

De kost van de door de inspecteur van Financiën goedgekeurde nieuwe beslissingen zal bij een volgende evaluatie van de KPI IV geïntegreerd worden. 3. Nuttige brongegevens De aanpassingen aan de KPI III De specifieke elementen van de dienst die de KPI III kunnen aanpassen worden, in voorkomend geval, geïdentificeerd en gemonitord op initiatief van de dienst of van de inspecteur van Financiën. De aanpassingen kunnen betrekking hebben op de lasten en op de budgettaire middelen. Hun impact op de KPI III wordt berekend.

De gemachtigde operationele beslissingen (punctuele of structurele) De operationele beslissingen die gemachtigd zijn door de inspecteur van Financiën maar die nog niet geïntegreerd zijn in de resultaten van de laatste monitoring van het risico omdat ze op dat ogenblik nog niet gerealiseerd waren of nog niet de status van onomkeerbaarheid hadden bereikt, worden op exhaustieve wijze opgelijst en hun impact wordt geraamd.

Om de kost van de beslissingen IN en UPGRADE te evalueren kunnen de diensten beschikken over een catalogus van standaardkosten die regelmatig wordt bijgewerkt door het team Sepp-Workforce planning van de FOD BOSA. Het komt de dienst toe te evalueren of deze beslissingen nog pertinent zijn in het licht van de evoluerende personeelsbehoeften.

De nieuwe operationele beslissingen De nieuwe operationele beslissingen die beslist en geprioritiseerd zijn door de operationele verantwoordelijke maar die nog niet gemachtigd zijn door de inspecteur van Financiën, worden opgelijst en hun impact wordt berekend.

De impact van de aanpassingen en van de beslissingen wordt in voorkomend geval geraamd voor T en T1 of voor T1 en T2. 4 . Berekening van de KPI's KPI IV In functie van het laatste rapport van monitoring van de entiteit zal de berekening van de KPI IV vertrekken van de KPI III berekend voor T en T1 of voor T1 en T2.

KPI IV T = KPI III T + de impact T van de aanpassingen + de impact T van de gemachtigde beslissingen die niet inbegrepen zijn in de KPI III KPI IV T1 = KPI III T1 + de impact T1 van de aanpassingen + de impact T1 van de gemachtigde beslissingen die niet inbegrepen zijn in de KPI III KPI IV T2 = KPI III T2 + de impact T2 van de aanpassingen + de impact T2 van de gemachtigde beslissingen die niet inbegrepen zijn in de KPI III).

Een operationele marge is beschikbaar als de KPI IV positief is.

KPI V KPI V T = KPI IV T + de impact T van de voorgestelde nieuwe beslissingen KPI V T 1 = KPI IV T1 + de impact T1 van de voorgestelde nieuwe beslissingen KPI V T 2 = KPI IV T2 + de impact T2 van de voorgestelde nieuwe beslissingen.

Het komt de operationele verantwoordelijke toe de beslissingen voor advies aan de inspecteur van Financiën voor te leggen pro rata de beschikbare operationele marge.

De opmaak van een KPI IV is een iteratief proces dat steeds kan hernomen worden indien nieuwe elementen kunnen geïdentificeerd worden die de laatst gepubliceerde KPI III kunnen aanpassen.

Het gebruik van het mechanisme KPI IV en KPI V moet redelijkerwijs ingebed zijn in een intern en continu proces van risicobeheer dat in overleg met de inspecteur van Financiën is gedefinieerd en dat het volgende beoogt: - een regelmatige monitoring van de elementen die de KPI III aanpassen ten einde de kwaliteit van hun raming te kunnen aftoetsen aan de realiteit en zo nodig te kunnen bijsturen ; - een nauwgezet beheer van de goedgekeurde structurele beslissingen en hun status van uitvoering.

C. INFORMATIE EN ONDERSTEUNING De diensten en verantwoordelijken betrokken bij de hierboven vermelde processen van monitoring kunnen een informatieve of methodologische ondersteuning bekomen van het team Sepp-Workforce planning van de FOD BOSA (tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be).

D. OPHEFFING VAN OMZENDBRIEVEN Worden opgeheven : - de omzendbrief nr. 644 van 12 mei 2015 - Informatie inzake de methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van het risico - de omzendbrief nr. 644bis van 15 december 2015 - Wijziging van de omzendbrief nr. 644 van 12 mei 2015 - Informatie inzake de methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van het risico.

De Minister van Begroting en van Ambtenarenzaken, S. WILMES