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Omzendbrief nr. 670 - Informatie inzake de methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten en de monitoring van de operationele beslissingen Circulaire n° 670 - Information relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel et du monitoring des décisions opérationnelles
FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI
20 FEBRUARI 2019. - Omzendbrief nr. 670 - Informatie inzake de 20 FEVRIER 2019. - Circulaire n° 670 - Information relative à la
methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring du risque de
het risico op overschrijding van de personeelskredieten en de monitoring van de operationele beslissingen Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de administratieve openbare instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de dépassement des crédits de personnel et du monitoring des décisions opérationnelles Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes administratifs publics et services administratifs à comptabilité autonome, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux. Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice-générale, Monsieur l'Administrateur-général, Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des
Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie
personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 linéaire sur les crédits de personnel de 4 % en 2015 et de 2 % chaque
% in elk van de jaren 2016 tot 2019. année de 2016 à 2019.
De regering heeft de FODs P&O en B&B, sedert 1 maart 2017 geïntegreerd Le gouvernement a chargé les SPF P&O et B&Cg, intégrés depuis le 1er
in de FOD BOSA, belast met een regelmatige monitoring van de mars 2017 au SPF BOSA, d'organiser un monitoring régulier des crédits
personeelskredieten voor het gehele federale openbaar ambt (met de personnel pour toute la fonction publique fédérale (y compris les
inbegrip van de bijzondere korpsen, de administratieve openbare corps spéciaux, les organismes administratifs publics et services
instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige administratifs à comptabilité autonome et les institutions publiques
autonomie en de openbare instellingen van sociale zekerheid) opdat ze de naleving van haar beleid terzake zou kunnen opvolgen en evalueren. Gelet op de restrictieve begrotingscontext waarin ze opereren willen de diensten van hun kant de budgettaire middelen waarover ze beschikken optimaliseren om het objectief gedefinieerd in het personeelsplan maximaal te kunnen realiseren waarbij ze ook het risico op overschrijding moeten beheren gezamenlijk met de partner van de interne controle zijnde, in voorkomend geval, de geaccrediteerde inspecteur van Financiën, regeringscommissaris, regeringscommissaris van begroting (OISZ) of afgevaardigde van de minister van begroting. Indien verder in deze omzendbrief verwezen wordt naar de inspecteur van Financiën dan dient dit gelezen te worden als een verwijzing naar de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris, de regeringscommissaris van begroting (OISZ) of de afgevaardigde van de minister van begroting. Onder de supervisie van de Taskforce Monitoring van het personeel, die vertegenwoordigers van de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken en de voorzitter en verantwoordelijken van de FOD BOSA verenigt, werden volgende mechanismen betreffende het beheer van het risico op overschrijding in werking gesteld: de sécurité sociale) afin de pouvoir suivre et évaluer le respect de sa politique en la matière. Opérant dans un contexte budgétaire restrictif, les services pour leur part éprouvent le besoin d'optimiser leurs moyens budgétaires disponibles pour pouvoir réaliser au maximum l'objectif défini dans le plan de personnel, tout en gérant le risque de dépassement conjointement avec le partenaire du contrôle interne qui est, le cas échéant, l'inspecteur des Finances le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du budget accrédité. Si plus loin dans la présente circulaire il est référé à l'inspecteur des Finances il y a lieu de le lire comme une référence à l'inspecteur des Finances le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du budget. Sous la supervision de la Taskforce Monitoring du personnel, qui réunit des représentants des Ministres du Budget et de la Fonction publique et le président et des responsables du SPF BOSA, les mécanismes suivants de gestion du risque de dépassement ont été mis en place:
- een regelmatige monitoring van het risico op overschrijding van de - un monitoring régulier du risque de dépassement des crédits de
personeelskredieten voor de regering personnel à destination du gouvernement
- een monitoring van de operationele beslissingen in een continue - un monitoring en cycle continu des décisions opérationnelles à
cyclus voor de operationele verantwoordelijke. destination du responsable opérationnel.
Met het oog hierop heeft deze Taskforce de nodige kritieke A cet effet la Taskforce a défini les indicateurs de performance clés
prestatie-indicatoren (KPI) gedefinieerd en de methodologie (KPI) appropriés et a validé la méthodologie permettant leur calcul.
gevalideerd die hun berekening toelaat. Deze methodologie werd
beschreven in de omzendbrief nr. 644 van 12 mei 2015 - Informatie Cette méthodologie a été décrite dans la circulaire n° 644 du 12 mai
inzake de methodologie voor de berekening van de KPI's voor de
monitoring van het risico, gewijzigd bij de omzendbrief nr. 644bis van 2015 -Information relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du
15 december 2015. monitoring de risque, modifié par la circulaire n° 644bis du 15
décembre 2015.
Een herziening van de methodologie maakt het voorwerp uit van deze L'objectif de la présente circulaire est d'opérer une révision de la
omzendbrief. méthodologie.
De methodologie voor de monitoring van het risico is gebaseerd op het La méthodologie pour le monitoring du risque est basée sur le modèle
model Sepp dat diverse gegevensbronnen exploiteert in het Sepp qui exploite différentes sources de données dans la plateforme
Sepp-platform om een betrouwbare projectie van de personeelskosten te Sepp, permettant de produire une projection fiable de la charge en
kunnen produceren. Zij steunt op strikt genormeerde concepten en op personnel. Elle s'appuie sur des concepts strictement normés et sur
genormeerde end to end processen die een permanente kwaliteitscontrole des processus end to end normés qui intègrent un contrôle de qualité
integreren. permanent.
Het is een standaardmethodologie die tot en met 2016 de loonlasten C'est une méthodologie standard qui jusqu'en 2016 projetait les
projecteerde deels op individuele basis en deels op globale basis. charges salariales en partie individuellement et en partie
Vanaf 2017 werd ze grondig herzien om de impact van het systeem van bonificatie te kunnen integreren in de projectie van de loonlasten. Met het oog hierop werd gebruik gemaakt van een diepgaande analyse van de loonlastcomponenten om het bestaande loonmodel fundamenteel te herzien en een nieuwe, gedifferentieerde classificatie van de betalingsrubrieken te implementeren. Voor elke rubriek werd vervolgens een geëigende projectiemethodologie ontwikkeld, getest op hun betrouwbaarheid en gevalideerd. In de nieuwe methodologie worden alle loonlastcomponenten individueel geraamd wat een meer verfijnd resultaat genereert. globalement. Depuis 2017, elle a été entièrement revue afin de pouvoir intégrer dans la projection des charges salariales l'impact du système de bonification. A cette fin une analyse approfondie des composantes de la charge salariale a été utilisée pour réviser fondamentalement le modèle salarial existant et mettre en oeuvre une nouvelle classification différenciée des rubriques de paiement. Pour chaque rubrique, une méthodologie de projection appropriée a été développée, testée sur leur fiabilité et validée. Dans la nouvelle méthodologie, toutes les composantes de la charge salariale sont estimées individuellement, permettant de générer ainsi un résultat plus fin.
De projectie gebeurt over een horizon van twee jaar namelijk voor T en La projection se fait sur un horizon de deux ans c.-à-d. pour T et
T+1. De methodologie werd eveneens aangepast om een dergelijke T+1. La méthodologie a également été adaptée pour permettre une telle
projectie toe te laten bij een monitoring op basis van de gegevens van projection dans le cas d'un monitoring du risque basée sur les données
december : gezien de maand december in T valt gebeurt de projectie de décembre : le mois de décembre étant en T, la projection se fait
voor T+1 en T+2. sur T+1 et T+2.
Deze omzendbrief behandelt volgende punten: Cette circulaire traite les points suivants :
In A. Monitoring van het risico op overschrijding van de kredieten Dans A. Monitoring du risque du dépassement des crédits
Punt 1_Beslissingscontext Point 1_Contexte de décision
Punt 2_De KPI's Point 2_Les KPI
Punt 3_Vereiste brongegevens Point 3_Sources de données requises
Punt 4_Berekening van de indicatoren Point 4_Calcul des indicateurs
Punt 5_Berekening van de KPI's Point 5_Calcul des KPI
In B. Monitoring van de operationele beslissingen Dans B. Monitoring des décisions opérationnelles
Punt 1_Beslissingscontext Point 1_Contexte de décision
Punt 2_De KPI's Point 2_Les KPI
Punt 3_Nuttige brongegevens Point 3_Sources de données utiles
Punt 4_Berekening van de KPI's Point 4_Calcul des KPI
In C. Informatie en ondersteuning Dans C. Information et support
In D. Opheffing van omzendbrieven. Dans D. Abrogation des circulaires.
A. MONITORING VAN HET RISICO OP OVERSCHRIJDING VAN DE KREDIETEN A. MONITORING DU RISQUE DU DEPASSEMENT DES CREDITS
1. Beslissingscontext. 1. Contexte de décision
De regering heeft behoefte aan een betrouwbare informatie die haar in Le gouvernement veut disposer d'une information fiable lui permettant
staat stelt op transparante wijze de naleving van haar beleid inzake de suivre et d'évaluer en toute transparence le respect de sa
personeelskredieten en human resources op te volgen en te evalueren. politique en matière des crédits de personnel et des ressources humaines.
2. De KPI's 2. Les KPI
Om het risico op overschrijding van de personeelskredieten te Pour évaluer le risque du dépassement des crédits de personnel, les
evalueren moeten de personeelskosten geconfronteerd worden met de coûts de personnel doivent être confrontés avec les moyens budgétaires
beschikbare budgettaire middelen. Met het oog hierop zijn vier
kritieke prestatie-indicatoren gedefinieerd namelijk KPI Ia, KPI Ib, disponibles. A cet effet quatre indicateurs de performance clés sont
KPI II en KPI III. définis, notamment les KPI Ia, KPI Ib, KPI II et KPI III.
KPI Ia KPI Ia
Geeft aan of de personeelsenveloppe de personeelslasten geobserveerd Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter les charges en
in de laatste 12 maanden kan dragen. personnel observées au cours des 12 derniers mois.
KPI Ib KPI Ib
Geeft aan of de personeelsenveloppe volstaat om de personeelslasten Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter les charges en
geobserveerd tijdens het jaar en geëxtrapoleerd tot het einde van het personnel observées au cours de l'année et extrapolées jusqu'à la fin
jaar, te kunnen dragen. de l'année.
KPI II KPI II
Geeft aan of de personeelsenveloppe volstaat om de projectie van de Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter la projection des
personeelslasten van het bestaand personeel te kunnen dragen. charges en personnel du personnel existant.
KPI III KPI III
Geeft aan of de personeelsenveloppe volstaat om bovenop de projectie Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter en plus de la
van de personeelslasten van het bestaand personeel ook de impact van projection des charges en personnel du personnel existant, l'impact
de onomkeerbare evenementen te kunnen dragen. des événements irréversibles.
De KPI's Ia en Ib zijn robuuste KPI's die die vrij eenvoudig kunnen Les KPI Ia et Ib sont des KPI robustes qui peuvent être calculés assez
berekend worden. De KPI's II en III zijn meer verfijnd daar ze de facilement. Les KPI II et III sont plus fins car ils exploitent les
individuele loonlasten exploiteren en projecteren. De KPI III is charges salariales individuelles. Le KPI III est le plus complet et
daarbij het meest compleet en dus ook het meest betrouwbaar om het
risico te evalueren omdat hij daarenboven rekening houdt met de impact donc le plus fiable pour évaluer le risque, puisqu'il tient également
van de onomkeerbare evenementen. compte de l'impact des événements irréversibles.
3. Vereiste brongegevens 3. Sources de données requises
Om de KPI's te kunnen berekenen zijn volgende brongegevens aan de Pour produire les KPI les sources de données de base suivantes sont
basis nodig: indispensables :
3.1 Personeelsenveloppes 3.1 Enveloppes de personnel
De personeelsenveloppe omvat het geheel van de personeelskredieten die L'enveloppe de personnel comprend l'ensemble des crédits de personnel
in de federale begroting zijn goedgekeurd en toegewezen zijn aan een approuvés dans le budget fédéral et attribués à une entité
operationele entiteit zijnde een homogene en functionele eenheid van opérationnelle étant une unité fonctionnelle et homogène d'un service.
een dienst. De enveloppe is de budgettaire perimeter waarbinnen de L'enveloppe constitue la limite budgétaire dans laquelle les crédits
personeelskredieten en -lasten van de entiteit zonder ambiguïteit de personnel et les dépenses de l'entité sont connus sans ambiguïté et
gekend zijn en kunnen opgevolgd worden. peuvent faire l'objet d'un suivi.
3.2 Personeelslasten 3.2 Charges en personnel
De personeelslasten zijn alle personeelskosten die ten laste van de Les charges en personnel couvrent l'ensemble des dépenses effectuées
personeelsenveloppe worden vereffend. Zij zijn gelijk aan de som van sur l'enveloppe de personnel de l'entité. Elles sont égales à la somme
de loonlasten en de eigen uitgaven van de entiteit. des charges salariales et des dépenses propres de l'entité.
3.3 Loonlasten en eigen uitgaven 3.3 Charges salariales et dépenses propres
De loonlasten omvatten de direct toewijsbare loonkosten die Les charges salariales incluent les coûts salariaux directement
attribuables qui sont imputés mensuellement pour chaque contrat payé
maandelijks geïmputeerd worden voor elk contract betaald op de sur l'enveloppe de personnel. Elles contiennent la charge budgétaire
personeelsenveloppe. Ze omvatten de totale budgettaire last van de totale de l'employeur, y compris les cotisations patronales. Elles
werkgever, inclusief de werkgeversbijdragen. Zij worden aangerekend in sont comptabilisées dans le mois de paiement. Elles représentent
de maand van betaling. Zij maken over het algemeen minstens 95 % van généralement au moins 95 % du total des charges en personnel.
de totale personeelslasten uit.
De eigen uitgaven zijn niet-individualiseerbare uitgaven ten laste van Les dépenses propres sont des dépenses non individualisables à charge
de personeelsenveloppe. Ze worden doorgaans op periodieke basis de l'enveloppe de personnel et qui sont généralement liquidées de
vereffend. Hieronder vallen in hoofdzaak de facturen inzake de façon périodique. Elles couvrent principalement les factures relatives
tussenkomst van de werkgever in het openbaar vervoer. à l'intervention de l'employeur dans les transports en commun.
3.4 Onomkeerbare evenementen 3.4 Evénements irréversibles
Onomkeerbare evenementen kunnen gedefinieerd worden als zijnde Les événements irréversibles peuvent être définis comme des mouvements
personeelsbewegingen die nog niet geobserveerd zijn in de loonlasten de personnel qui n'ont pas encore été observés dans les charges
maar die zich wel reeds in een stadium bevinden waarin de procedure salariales, mais qui se trouvent déjà au stade où la procédure ne peut
niet kan onderbroken worden zonder afbreuk te doen aan individuele être interrompue sans porter préjudice à des droits individuels. De
rechten. Door hun aard hebben de onomkeerbare bewegingen steeds een par leur nature, les mouvements irréversibles ont toujours une date de
realisatiedatum in de toekomst. réalisation située dans le futur.
Enkel de volgende bewegingen worden als onomkeerbaar beschouwd: Seuls les événements suivants sont considérés comme étant des
événements irréversibles :
- Een IN contractueel wanneer de dienst een arbeidsovereenkomst aan de - Un IN contractuel quand le service a proposé un contrat de travail
geselecteerde kandidaat heeft voorgesteld; au candidat sélectionné ;
- Een IN statutair wanneer de dienst de geselecteerde kandidaat - Un IN statutaire quand le service a consulté le candidat sélectionné
geconsulteerd heeft om een vacante betrekking te bezetten; pour occuper un emploi vacant ;
- Een OUT wanneer de beëindiging van de juridische band formeel ter - Un OUT quand la cessation du lien juridique a formellement été
kennis is gebracht door het personeelslid aan zijn dienst (pensioen communiquée par le membre du personnel à son service (pension
aangevraagd, opzeg gegeven, ...) of door de dienst aan zijn demandée, préavis donné, ...) ou par le service à son membre de
personeelslid. De personen die de pensioenleeftijd bereiken in de personnel. Les personnes qui atteignent l'âge de la retraite dans le
horizon van de monitoring vallen per definitie onder onomkeerbare OUT; horizon du monitoring tombent par définition sous irréversible OUT ;
- Een UPGRADE (bevordering, overgang) wordt geassimileerd met een - Un UPGRADE (promotion, accession) est assimilé à un événement
onomkeerbare beweging vanaf het moment dat de dienst de vacante irréversible à partir du moment où le service a formellement
betrekking formeel ter kennis heeft gebracht aan de potentiële communiqué la vacance d'emploi aux candidats potentiels.
kandidaten. Behalve voor de upgrade wordt geen enkel toekomstig evenement als A l'exception de l'upgrade, aucun événement futur n'est considéré
onomkeerbaar beschouwd als de betrokken persoon niet gekend is. comme étant irréversible si la personne concernée n'est pas connue.
4. Berekening van de indicatoren 4. Calcul des indicateurs
De uitgewerkte methodologie maakt het mogelijk, in functie van de La méthodologie mis en place permet, en fonction du mois de
monitoringmaand, de indicatoren te produceren die de bouwstenen vormen monitoring, la production des indicateurs qui constituent les briques
voor de KPI's. de base pour les KPI.
De monitoringmaand is de maand die de grens vormt tussen de Le mois de monitoring est le mois charnière entre les valeurs
gerealiseerde waarden en de geprojecteerde waarden. réalisées et les valeurs projetées.
De indicatoren moeten beschikbaar zijn voor de jaren die opgenomen Les indicateurs doivent être disponibles pour les années reprises dans
zijn in de horizon van de monitoring: voor de monitoring op basis van l'horizon du monitoring du risque : pour le monitoring basé sur les
de gegevens van mei zijn het de jaren T en T1, voor de monitoring op données de mai il s'agit des années T et T1, pour le monitoring basé
basis van de gegevens van december gaat het om de jaren T1 en T2. sur les données de décembre il s'agit des années T1 et T2.
4.1 De personeelsenveloppe 4.1 L'enveloppe de personnel
Elk jaar leggen de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken bij Chaque année, les Ministres du Budget et de la Fonction Publique
omzendbrief de lijst vast van de federale entiteiten die onderworpen établissent par circulaire la liste des entités fédérales soumises au
zijn aan de monitoring van het risico alsook de informatie die nodig monitoring de risque ainsi que les informations nécessaires pour la
is voor de realisatie van deze monitoring. production de ce monitoring.
Deze omzendbrief preciseert het referentiebedrag van de Cette circulaire précise le montant de référence de l'enveloppe de
personeelsenveloppe van elke entiteit voor de jaren begrepen in de personnel de chaque entité pour les années comprises dans l'horizon du
horizon van de monitoring. monitoring.
4.2 De personeelslasten van de laatste 12 maanden 4.2 Les charges en personnel des 12 derniers mois
De personeelslasten geobserveerd tijdens de laatste 12 maanden vanaf Les charges en personnel observées dans les 12 derniers mois à compter
de monitoringmaand vormen de personeelslasten van de laatste 12 du mois de monitoring constituent les charges en personnel des 12
maanden van de entiteit. derniers mois de l'entité.
4.3 De personeelslasten geëxtrapoleerd tot het einde van het jaar T 4.3 Les charges en personnel extrapolées jusqu'à la fin de l'année T
De geobserveerde personeelslasten van de entiteit in T worden Les charges en personnel de l'entité observées en T sont extrapolées
geëxtrapoleerd naar het einde van T op basis van de ordonnancering van jusqu'à la fin de T, sur base de l'ordonnancement des charges en
de personeelslasten in T-1. personnel en T-1.
4.4 De eigen uitgaven 4.4 Les dépenses propres
De delta tussen de geobserveerde personeelslasten en loonlasten Le delta entre les charges en personnel et les charges salariales
tijdens de laatste 12 maanden vanaf de monitoringmaand, observées dans les 12 derniers mois à compter du mois de monitoring,
vertegenwoordigt het geraamd jaarbedrag van de eigen uitgaven van de représente le montant annuel estimé des dépenses propres de l'entité
entiteit voor elk jaar begrepen in de horizon van de monitoring. pour chaque année comprise dans l'horizon du monitoring.
Het percentage eigen uitgaven is de verhouding tussen voormelde delta Le pourcentage des dépenses propres est le rapport entre le delta
en de geobserveerde loonlasten tijdens de laatste 12 maanden vanaf de susmentionné et les charges salariales observées dans les 12 derniers
monitoringmaand. Dit wordt gebruikt bij de berekening van de impact à compter du mois de monitoring. Il est utilisé dans le calcul de
van de onomkeerbare evenementen. l'impact des événements irréversibles.
De eigen uitgaven van de entiteit 14.02_Diplomaten van de FOD Les dépenses propres de l'entité 14.02_Diplomates du SPF Affaires
Buitenlandse Zaken worden volgens een specifieke kostenramer geraamd étrangères sont estimées selon un estimateur de coût spécifique basé
die gebaseerd is op een evaluatie van het aantal diplomaten op post en sur une évaluation du nombre de diplomates en poste et de leurs coûts
hun kost geobserveerd tijdens de laatste 12 maanden vanaf de monitoringmaand. observés au cours des 12 derniers mois à partir du mois de monitoring.
4.5 De indicatoren geraamd op basis van een exploitatie van de 4.5 Les indicateurs estimés sur base d'une exploitation des charges
loonlasten salariales
De methodologie Sepp raamt de toekomstige kosten op individuele wijze La méthodologie Sepp estime les coûts futurs de façon individuelle sur
op basis van de loonlasten die per contract op de enveloppe gerealiseerd zijn. base des charges salariales de l'enveloppe réalisées par contrat.
Het contract, dat een kernconcept is binnen deze methodologie, is een Le contrat, qui est un concept clé dans cette méthodologie, est le
juridische band tussen een dienst en een persoon waarbij de persoon, lien juridique entre un service et une personne par lequel la personne
tegen een bezoldiging, prestaties levert onder het gezag van de fournit des prestations, contre une rémunération, sous l'autorité de
dienst. celui-ci.
In de methodologie Sepp wordt het contract gekenmerkt door de unieke Dans la méthodologie Sepp le contrat est caractérisé par l'identifiant
code van de persoon, zijn naam en voornaam, zijn hoedanigheid unique de la personne, sa qualité (statutaire, contractuel ou
(statutair, contractueel of manager), het werkregime waarvoor hij manager), le régime de travail pour lequel elle est payée (ETP situé
betaald is (VTE gelegen tussen 0 en 1) en de loopbaan en de weddenschaal binnen deze loopbaan die de wedde bepaalt die de persoon geniet. De loonlasten worden geanalyseerd en de personeelsbewegingen worden geïdentificeerd door toepassing van het nieuwe loonmodel Sepp. Deze informatie wordt geëxploiteerd om de indicatoren te kunnen berekenen die verband houden met de loonlasten. Het belang van de rubricering van de loonlasten is gelegen in het feit dat elke rubriek looncomponenten van hetzelfde type prestaties dekt waardoor het mogelijk is voor elke rubriek een aangepaste projectiemethode te bepalen en meer verfijnde indicatoren te ramen. De geobserveerde bewegingen van hun kant laten toe verschillende indicatoren te berekenen aangaande de evolutie van de VTE's en hun gegenereerde impact. Hun confrontatie met de voorziene onomkeerbare evenementen geeft interessante informatie over het vermogen van de dienst om toekomstige personeelsevenementen te kunnen anticiperen. 4.5.1 Analyse van de loonlasten Bij de analyse van de loonlasten kan tussen de geobserveerde betalingen een onderscheid worden gemaakt op basis van volgende karakteristieken: De normale betalingen en de achterstallen Het onderscheid tussen een normale betaling en een achterstallige betaling is afhankelijk van de correspondentie van de maand van betaling en de maand waarvoor het recht op de betaling is geopend. Een normale betaling is een betaling van prestaties die geobserveerd entre 0 et 1) ainsi que la carrière et l'échelle barémique dans cette carrière qui détermine le traitement dont la personne jouit. Les charges salariales sont analysées et les mouvements de personnel sont identifiés en appliquant le nouveau modèle salarial Sepp. Ces informations sont exploitées en vue de calculer les indicateurs qui ont trait aux charges salariales. L'intérêt du rubricage des charges salariales tient au fait que chaque rubrique couvre des composantes salariales du même type de prestations permettant ainsi d'établir une méthode de projection adaptée à chaque rubrique et d'estimer des indicateurs plus fins. Les événements observés permettent quant à eux de calculer plusieurs indicateurs informatifs sur l'évolution des ETP et leur impact. Leur confrontation aux événements irréversibles prévus donne une information intéressante sur la capacité du service d'anticiper les événements de personnel futurs. 4.5.1 Analyse des charges salariales En matière d'analyse des charges salariales une différence entre les paiements observés peut se faire en fonction des caractéristiques suivantes : Les paiements normaux et les arriérés La différence entre le paiement normal et l'arriéré dépend de la correspondance entre le mois de paiement et le mois pour lequel le droit au paiement est ouvert. Un paiement normal est un paiement de prestation qui s'observe dans le
wordt in de maand M voor een recht dat geopend is voor de maand M mois M pour un droit qui a été ouvert pour le mois M (le mois de droit
(maand van het recht valt samen met maand van de betaling). correspond au mois de paiement).
Een achterstal is een betaling van prestaties die geobserveerd wordt Un arriéré est un paiement de prestation qui s'observe dans le mois M
in de maand M voor een recht dat geopend is in de maand M-x (maand van pour un droit ouvert dans le mois M-x (le mois de droit diffère du
het recht is verschillend van de maand van betaling). mois de paiement).
Een achterstallige betaling wordt echter gekwalificeerd als een Toutefois un paiement en arriéré est qualifié comme un paiement normal
normale betaling als het gaat om een regelmatige betaling die, om lorsqu'il s'agit d'un paiement régulier qui, pour des raisons
redenen die inherent zijn aan het type prestaties, in regel in de inhérentes au type de prestations, est effectué dans le mois suivant
maand volgend op de maand van de prestaties wordt vereffend. Zo zullen le mois des prestations. Par exemple, les prestations week-end ne
weekend-prestaties niet op het einde van de maand van de prestaties maar meestal in de volgende maand worden uitbetaald omdat de berekening ervan meer tijd vergt dan bijvoorbeeld een taalpremie waarvan het bedrag maandelijks ongewijzigd blijft. Enkel de normale betalingen komen in aanmerking voor de projectie van de loonlasten De maandelijkse, jaarlijkse en andere betalingen Er zijn betalingen die maandelijks geobserveerd worden en andere die typisch op jaarbasis betaald worden. In de maandelijkse betalingen onderscheiden we: - recurrente stabiele betalingen d.w.z. betalingen die zich maandelijks herhalen en van nature niet regressief zijn (de weddes, de bonificaties, premies verbonden aan de functie zoals taalpremies, seront pas payées à la fin du mois de prestations, mais généralement le mois suivant, car son calcul prendra plus de temps que celui d'un paiement récurrent comme la prime linguistique, par exemple, dont le montant reste inchangé de mois en mois. Seuls les paiements normaux entrent en ligne de compte pour la projection des charges salariales. Les paiements mensuels, annuels et autres Il y a des paiements qui s'observent mensuellement et d'autres qui typiquement sont payés sur base annuelle. Dans les paiements mensuels l'on identifie : des paiements récurrents stables c.-à-d. des paiements qui se répètent chaque mois et qui par nature sont non régressifs (les traitements, les bonifications, des primes liées à la fonction comme prime
directietoelage, ...) linguistique, allocation de direction, ...) ;
- betalingen met variërende bedragen voor regelmatige maandelijkse - des paiements à montants variables pour des prestations mensuelles
prestaties (nachtprestaties, weekendprestaties, ...) régulières (prestations de nuit, prestations de week-end, .... ),
- betalingen met variërende bedragen voor onregelmatige maandelijkse - des paiements à montants variables en fonction de prestations
prestaties (fietsvergoedingen, ...). mensuelles irrégulières (indemnités de vélo, ...).
Het vakantiegeld, de eindejaarstoelage en de premies voor Les pécules de vacances, les allocations de fin d'année et les primes
competentieontwikkeling worden jaarlijks vereffend: het vakantiegeld de développement des compétences sont liquidés annuellement : les
in mei, de eindejaarstoelage in december en de premies voor pécules de vacances en mai, les allocations de fin d'année en décembre
competentieontwikkeling in september. et les primes de développement des compétences en septembre.
Andere betalingen die niet in een van voornoemde categorieën kunnen D'autres paiements ne peuvent être rangés dans une des catégories
worden ondergebracht. Het gaat veeleer om betalingen met een uniek of susmentionnées. Il s'agit plutôt des paiements à caractère unique ou
specifiek karakter (verbrekingsvergoeding, begrafenisvergoeding, ...). spécifique (indemnité de rupture, indemnité frais funéraires, ...).
De competentiepremies in uitdoving Les primes de compétences en extinction
Er is een geleidelijke afname van de premies voor Dans les paiements l'on observe la diminution graduelle des primes de
competentieontwikkeling merkbaar in de betaalgegevens. Het einde van développement des compétences. La fin de la durée des compétences est
de duur van de competenties wordt over het algemeen gevolgd door een en général suivie d'une promotion vers l'échelle supérieure et de
bevordering naar de hogere weddenschaal en de toekenning van een l'attribution d'une bonification. Pour les cas qui ont encore une
bonificatie. Voor de gevallen die nog steeds een lopende competentie compétence en cours le nouveau modèle salarial comprend des rubriques
hebben, bevat het nieuwe loonmodel ad hoc rubrieken waarin ad hoc permettant d'y classer respectivement le coût estimé du saut
respectievelijk de geraamde kost van de weddenschaalverhoging en van d'échelle et de la bonification qui s'observeront seulement après la
de bonificatie die pas na het einde van de competentie zullen fin de la compétence.
waargenomen worden, kan worden geklasseerd. De rubricering van de loonlasten in een loonmodel Le rubricage des charges salariales dans le modèle salarial sepp
Het loonmodel Sepp deelt de loonlasten in in rubrieken en in Le modèle salarial Sepp décompose les charges salariales en rubriques
subrubrieken die, in voorkomend geval, de werkgeversbijdragen, et en sous-rubriques qui, le cas échéant, incluent les cotisations
omvatten. Elke rubriek wordt gegroepeerd in één van de drie patronales. Chaque rubrique est elle-même regroupé dans une des trois
hoofdrubrieken. rubriques principales.
Het nieuwe loonmodel Sepp: Le nouveau modèle salarial Sepp :
A. Maandelijkse loonlasten A. Charges salariales mensuelles
1. Baremieke wedde . 1. Traitement barémique
1.1 Bruto baremiek 1.1 Bruto barémique
1.2 Andere baremiek 1.2 Autre barémique
2. Bonificatie 2 La bonification
3. Maandelijks recurrent (REM) 3. Récurrent mensuel (REM)
3.1. Maandelijks recurrent 3.1 Récurrent mensuel
3.2. Hogere functie 3.2 Fonction supérieure
3.3. Postvergoedingen diplomaten 3.3 Indemnités de poste diplomates
3.4. Andere postvergoedingen 3.4 Autres indemnités de poste
4. Maandelijks periodiek (PEM) 4. Périodique mensuel (PEM)
4.1. Maandelijks periodiek 4.1 Périodique mensuel
4.2. Bijzondere prestaties EPI 4.2 Prestations spéciales EPI
4.3. Andere bijzondere prestaties 4.3 Autres prestations spéciales
5. Maandelijks lineair (LIM) 5. Linéaire mensuel (LIM)
5.1 Maandelijkse lineair 5.1 Linéaire mensuel
5.2 Verplaatsing 5.2 Déplacement
B. Jaarlijkse loonlasten B. Charges salariales annuelles
1. Vakantiegeld. 1. Pécule de vacances
1.1 Vakantiegeld 1.1 Pécule de vacances .
1.2 Vakantiegeld competenties 1.2 Pécule de vacances compétences
2. Eindejaarstoelage 2. Allocation de fin d'année
2.1 Eindejaarstoelage 2.1 Allocation de fin d'année
2.2 Eindejaarstoelage competenties 2.2 Allocation de fin d'année compétences
3. Competentiepremies 3.Primes de compétence
4. Bonificatie_jaarlijks 4. Bonification_annuel
5. Weddenschaalverhoging 5. Saut d'échelle
C. Loonlasten geobserveerd niet geprojecteerd 1. Geobserveerde niet geprojecteerde betalingen. Binnen elk van de rubrieken, met uitzondering van de rubrieken `Bonificatie_jaarlijks' en `Weddenschaalverhoging' die uitsluitend projecties kunnen omvatten, worden de betalingen geklasseerd in normale of achterstallige betalingen, waarbij de achterstallen die een `regelmatig' karakter vertonen ondergebracht worden in de normale betalingen. De observatie van personeelsbewegingen Op basis van een analyse van de loonlasten van opeenvolgende maanden per contract kunnen grote categorieën van personeelsbewegingen worden geobserveerd: - Er wordt voor een contract in de referentiemaand, in tegenstelling tot de voorafgaande maand, een normale betaling in de subrubriek `bruto baremiek' geobserveerd: dit is een IN; C. Charges salariales observées non projetées 1. Paiements observés non projetés. Dans chacune des rubriques, à l'exception des rubriques `Bonification_annuel' et `Saut d'échelle' qui ne peuvent contenir que des valeurs projetées, les paiements observés sont classés en paiements normaux ou arriérés, les arriérés de nature `régulier' étant repris dans les paiements normaux. Observation des mouvements de personnel Sur base d'une analyse des charges salariales par contrat des mois consécutifs, on peut observer de grandes catégories de mouvements de personnel: - Au cours du mois de référence, contrairement au mois précédent, un paiement normal dans la sous-rubrique `bruto barémique' est observé pour un contrat : il s'agit d'un IN
- Er wordt voor een contract in de referentiemaand, in tegenstelling - Au cours du mois de référence, contrairement au mois précédent,
tot de voorafgaande maand, geen normale betaling in de subrubriek aucun paiement normal dans la sous-rubrique `bruto barémique' n'est
`bruto baremiek' meer geobserveerd: dit is een OUT; encore observé pour un contrat : il s'agit d'un OUT.
- Er wordt voor een contract in de referentiemaand, in tegenstelling - Au cours du mois de référence, contrairement au mois précédent, un
tot de voorafgaande maand, een normale betaling in de subrubriek paiement normal dans la sous-rubrique `bruto barémique' dans une autre
`bruto baremiek' in een andere weddenschaal geobserveerd: dit is een échelle de traitement est observé pour un contrat : il s'agit d'un
UPGRADE indien de betrokken verandering van weddenschaal het gevolg is UPGRADE si le changement d'échelle en question procède d'une décision
van een beslissing van de benoemingsautoriteit (bevordering, de l'autorité de nomination (promotion, accession).
overgang). Een geobserveerde OUT wordt als definitief gekwalificeerd als hij door Un OUT observé est qualifié de définitif s'il a été prévu par le
de dienst als onomkeerbaar evenement werd voorzien. service comme événement irréversible.
Een geobserveerde OUT die niet voorzien werd door de dienst kan een Un OUT observé non prévu par le service peut représenter un risque de
risico op terugkeer vormen. Hij wordt a priori als tijdelijk beschouwd retour. Il est considéré à priori comme temporaire à moins qu'il ne
tenzij hij door de dienst als definitief is gekwalificeerd. soit qualifié comme définitif par le service.
Na 12 maanden afwezigheid wordt de OUT a priori als definitief Après 12 mois d'absences le OUT observé est considéré à priori comme
beschouwd. Het komt de dienst toe te evalueren of hij een kost van définitif. Il appartient au service d'évaluer s'il doit prévoir un
terugkeer moet voorzien via een onomkeerbare IN. coût pour son retour via un IN irréversible.
Een verandering van entiteit binnen een dienst (interne mutatie) houdt Un changement d'entité au sein d'un service (mutation interne)
geen enkel risico op terugkeer in. n'implique aucun risque de retour.
4.5.2 Exploitatie van de loonlasten 4.5.2 Exploitation des charges salariales
De exploitatie van de loonlasten maakt het mogelijk de volgende L'exploitation des charges salariales rend possible le calcul des
indicatoren te berekenen: indicateurs suivants:
- de VTE's (nrs 1 tot 2) - les ETP (n° 1 à 2)
- de projectie van de loonlasten per rubriek (nrs 3 tot 13) en de - la projection des charges salariales par rubrique (n° 3 à 13) et la
projectie van de totale loonlasten (nr 14) projection des charges salariales totales (n° 14)
- de wage drift (nr 15) - le wage drift (n° 15)
- de correctie van het risico op terugkeer (nr 16) - la correction du risque de retour (n° 16)
- de impact van de onomkeerbare evenementen per type (nr 17) en de - l'impact des événements irréversibles par type (n° 17) et l'impact
totale impact van de onomkeerbare evenementen (nr 18). total des événements irréversibles (n° 18).
De wage drift wordt globaal voor de entiteit geraamd, de andere Le wage drift est calculé globalement pour l'entité, les autres
indicatoren wordt individueel per contract/evenement geraamd en indicateurs sont calculés individuellement par contrat/événement et
vervolgens geaggregeerd op het niveau van de entiteit. par après agrégés au niveau de l'entité.
De projectie van de loonlast van een contract is gelijk aan de som van La projection de la charge salariale d'un contrat est égale à la somme
de projecties per rubriek voor dat contract. Voor het jaar T omvatten des projections par rubrique pour ce contrat. Pour l'année T, ces
deze projecties de gerealiseerde loonlast (normaal en achterstal) tot projections comprennent la charge salariale réalisée (normale et
en met de monitoringmaand en de loonlast geprojecteerd op de arriérés) jusqu'au mois de monitoring inclus et la charge salariale
resterende maanden van het jaar. projetée sur les mois restants de l'année.
1. Het aantal VTE's en hun evolutie 1. Le nombre d'ETP et leur évolution
De VTE van een contract is gelijk aan het betaald werkregime van het L'ETP du contrat est égal à son régime de travail payé lorsque pour ce
contract als voor dat contract tijdens de beschouwde maand een normale contrat un traitement normal a été liquidée pendant le mois concerné.
wedde werd vereffend. Hij heeft een waarde > 0 en ? 1. De normale Il a une valeur > 0 et ? 1. Le traitement normal correspond au
wedde correspondeert met de normale betaling in de subrubriek `bruto paiement normal dans la sous-rubrique `bruto barémique' du modèle
baremiek' van het loonmodel. salarial.
Het aantal VTE's per maand per entiteit stemt overeen met de Le nombre d'ETP par mois par entité correspond à la somme des ETP
geobserveerde VTE's van de contracten die ten laste zijn van de observés des contrats à charge de l'enveloppe de personnel de l'entité
au mois concerné.
personeelsenveloppe van de entiteit in de betrokken maand. L'évolution des ETP de l'entité sur une période de référence est
De evolutie over een referentieperiode wordt bekomen door berekening obtenue en calculant le delta, en chiffres absolus et en pourcentages,
van de delta, in absolute cijfers en procentueel, tussen het aantal entre le nombre d'ETP observés à la fin et au début de la période de
VTE's geobserveerd in de eind- en beginmaand van de referentieperiode. référence pour les contrats à charge de l'enveloppe de l'entité.
2 De definitieve OUT en de evaluatie van de structurele besparing die 2. Le OUT définitif et l'évaluation de l'économie structurelle qu'il
hij genereert génère
Wordt als een definitieve OUT beschouwd de in de referentiemaand Est considéré comme un départ définitif le OUT observé dans le mois de
geobserveerde OUT die als definitief gekwalificeerd is. référence et qui est qualifié de définitif.
De raming van de structurele besparing die hij genereert is gebaseerd op : L'estimation de l'économie structurelle qu'il génère est basée sur:
- het feit dat hij een normale betaling in de rubriek `baremieke - le fait qu'il ait reçu de paiement normal dans la rubrique
wedde' ontvangen heeft gedurende ten minste 12 maanden tijdens de `traitement barémique' durant au moins 12 mois dans la période de 18
periode van 18 maanden die de referentiemaand voorafgaan mois précédant le mois de référence
- de laatste normale betaling die voor het contract werd geobserveerd - le dernier paiement normal observé pour le contrat dans la rubrique
in de rubriek `baremieke wedde' `traitement barémique'
- een forfaitaire parameter waarmee de geobserveerde baremieke wedde - un paramètre forfaitaire permettant de convertir le traitement
omgezet wordt in een jaarloonkost. barémique observé en un coût salarial annuel.
Indien de betrokken OUT geen normale betaling in de rubriek `baremieke Si le OUT concerné n'a pas reçu 12 mois de paiement normal dans la
wedde' ontvangen heeft gedurende 12 maanden tijdens de laatste 18 rubrique `traitement barémique' au cours des 18 derniers mois
maanden die de referentiemaand voorafgaan, zal zijn vertrek geen précédent le mois de référence, son départ ne génèrera aucune économie
structurele besparing genereren. structurelle.
3. Baremieke wedde 3. Traitement barémique
De hoogste gemiddelde baremieke wedde die voor het contract Le plus haut traitement barémique moyen observé pour le contrat dans
geobserveerd wordt in de normale betalingen van de rubriek `baremieke les paiements normaux de la rubrique `traitement barémique' dans les
wedde' tijdens de laatste 12 maanden vanaf de monitoringmaand, wordt 12 derniers mois à compter du mois de monitoring est pris comme
als referentiewedde genomen. traitement de référence.
Deze gemiddelde baremieke wedde wordt geprojecteerd op alle maanden Ce traitement barémique moyen est projeté sur tous les mois suivant le
die volgen op de monitoringmaand en vallen binnen de horizon van de mois de monitoring et tombant dans l'horizon du monitoring en tenant
monitoring. Hierbij wordt rekening gehouden met de VTE van het compte de l'ETP du contrat au mois de monitoring.
contract in de monitoringmaand.
4. Bonificatie 4. Bonification
De normale betaling van de rubriek `bonificatie' geobserveerd voor het Le paiement normal de la rubrique `bonification' observé pour le
contract in de monitoringmaand wordt geprojecteerd op alle maanden die contrat au mois de monitoring est projetée sur tous les mois suivant
volgen op de monitoringmaand en vallen binnen de horizon van de monitoring. le mois de monitoring et tombant dans l'horizon du monitoring.
5. REM 5. REM
De normale betaling van de rubriek `REM' geobserveerd voor het Le paiement normal de la rubrique `REM' observé pour le contrat au
contract in de monitoringmaand wordt geprojecteerd op alle maanden die
volgen op de monitoringmaand en vallen binnen de horizon van de mois de monitoring est projeté sur tous les mois suivant le mois de
monitoring. monitoring et tombant dans l'horizon du monitoring.
6. PEM 6. PEM
Het gemiddelde van de normale betalingen van de rubriek `PEM' La moyenne des paiements normaux de la rubrique `PEM' observés pour le
geobserveerd voor het contract in de laatste 12 maanden vanaf de contrat dans les 12 derniers mois à compter du mois de monitoring est
monitoringmaand, wordt geprojecteerd op alle maanden die volgen op de projetée sur tous les mois suivant le mois de monitoring et tombant
monitoringmaand en vallen binnen de horizon van de monitoring. dans l'horizon du monitoring.
De projectie gebeurt op voorwaarde dat het contract een geobserveerde La projection se fait si le contrat a un ETP observé dans le mois de
VTE heeft in de monitoringmaand. monitoring.
7. LIM 7. LIM
Het gemiddelde van de normale betalingen van de rubriek `LIM' La moyenne des paiements normaux de la rubrique `LIM' observés pour le
geobserveerd voor het contract in de laatste 12 maanden vanaf de contrat dans les 12 derniers mois à compter du mois de monitoring est
monitoringmaand, wordt geprojecteerd op alle maanden die volgen op de projetée sur tous les mois suivant le mois de monitoring et tombant
monitoringmaand en vallen binnen de horizon van de monitoring. dans l'horizon du monitoring.
De projectie gebeurt op voorwaarde dat het contract een geobserveerde La projection se fait si le contrat a un ETP observé dans le mois de
VTE heeft in de monitoringmaand. monitoring.
8. Vakantiegeld 8. Pécule de vacances
Het vakantiegeld van het contract wordt geraamd volgens de Le pécule de vacances du contrat est estimé conformément à la
reglementering pro rata de prestaties in het jaar voorafgaand aan het réglementation, au prorata des prestations dans l'année précédant
jaar van de betaling. celle du paiement.
9. Eindejaarstoelage 9. Allocation de fin d'année
De eindejaarstoelage van het contract wordt geraamd volgens de L'allocation de fin d'année du contrat est estimée conformément à la
reglementering pro rata de prestaties in de eerste negen maanden van réglementation, au prorata des prestations des neuf premiers mois de
het jaar van de betaling. l'année du paiement.
10. Premie voor competentieontwikkeling 10. Prime de développement des compétences
De premie voor competentieontwikkeling van het contract wordt geraamd La prime de développement des compétences du contrat est estimée au
pro rata de prestaties in de referentieperiode voor de premie en prorata des prestations dans la période de référence relative à la
rekening houdend met de einddatum van de premie. Zij is gebaseerd op prime et en tenant compte de la date de fin de la prime. Elle est
het reglementaire bedrag van de premie. basée sur le montant réglementaire de la prime.
11. Bonificatie_jaarlijks 11. Bonification_annuel
De gerechtigden op een bonificatie kunnen er slechts van genieten na Les ayants droit à une bonification ne peuvent qu'en bénéficier après
afloop van de geldigheidsduur van hun premie voor expiration de la durée de validité de leur prime de développement des
competentieontwikkeling. compétences.
Voor de gevallen met een einddatum van de premie na de monitoringmaand Pour les cas qui ont une date de fin de la prime située après le mois
moet de kost geraamd worden van de bonificatie die na deze einddatum de monitoring, il y a lieu d'estimer le coût de la bonification qui
zal geobserveerd worden. s'observera après cette date de fin.
Deze bonificatie wordt geraamd pro rata de prestaties na de einddatum Cette bonification est estimée au prorata des prestations après la
van de premie en op basis van het reglementaire bedrag van de date de fin de la prime et sur base du montant réglementaire de la
bonificatie. Er wordt van uitgegaan dat voldaan is aan de voorwaarde bonification. Il est considéré que la condition relative à la mention
inzake de vereiste evaluatievermelding. d'évaluation requise est remplie.
12. Weddenschaalverhoging 12. Saut d'échelle
Het einde van de geldigheidsduur van de premie voor ontwikkeling van La fin de la durée de validité de la prime de développement des
de competenties wordt gevolgd door een bevordering naar de hogere compétences est suivie d'une promotion vers l'échelle supérieure pour
weddenschaal voor zover het contract geniet van een loopbaan die onder autant que le contrat bénéficie d'une carrière qui tombe dans le champ
het toepassingsgebied valt en niet betaald is in de laatste d'application et n'est pas payé dans la dernière échelle de son grade
weddenschaal van zijn graad of klasse.
Voor de gevallen met een einddatum van de premie na de ou de sa classe.
monitoringmaand, moet de kost geraamd worden van de Pour les cas qui ont une date de fin de la prime située après le mois
weddenschaalverhoging die na deze einddatum zal geobserveerd worden. du monitoring, il y a lieu d'estimer le coût du saut d'échelle qui
Deze weddenschaalverhoging wordt geraamd pro rata de prestaties van s'observera après cette date de fin.
het contract na de einddatum van de premie en op basis van het Ce saut d'échelle est estimé au prorata des prestations après la date
reglementaire bedrag van de premie. de fin de la prime et sur base du montant réglementaire de la prime.
13. Geobserveerde niet geprojecteerde betalingen 13. Paiements observés non projetés
Deze loonlasten worden enkel geobserveerd. Ces charges salariales sont seulement observées.
14. De projectie van de totale loonlasten 14. La projection des charges salariales totales
De projectie van de totale loonlasten per entiteit wordt bekomen door La projection des charges salariales totales par entité se construit
aggregatie van de volgende indicatoren berekend voor de entiteit: en agrégeant les indicateurs suivants calculés pour l'entité:
- Baremieke wedde - Traitement barémique
- Bonificatie - Bonification
- REM - REM
- PEM - PEM
- LIM - LIM
- Vakantiegeld - Pécule de vacances
- Eindejaarstoelage - Allocation de fin d'année
- Premie voor competentieontwikkeling - Prime de développement des compétences
- Bonificatie_jaarlijks - Bonification_annuel
- Weddenschaalverhoging - Saut d'échelle
- Geobserveerde niet geprojecteerde betalingen. - Paiements observés non projetés.
15. Wage drift 15. Wage drift
Indien het nodig blijkt op basis van een analyse van de loonlasten S'il s'avère nécessaire sur base d'une analyse des charges salariales
wordt een correctieparameter berekend om de residuaire aangroei van de un paramètre de correction est calculé pour estimer la croissance
loonmassa in de horizon van de monitoring te dekken. résiduelle de la masse salariale dans l'horizon du monitoring.
16. Correctie van het risico op terugkeer 16. Correction du risque de retour
Voor de in de monitoringmaand geobserveerde OUT die door de dienst als Pour le OUT observé au mois de monitoring et qualifié de temporaire
tijdelijk is gekwalificeerd, wordt een kost risico van terugkeer
berekend en aangerekend vanaf de vierde maand volgend op de par le service, un coût risque de retour est calculé et imputé à
monitoringmaand. Deze corrigerende maatregel dringt zich op ten einde partir du quatrième mois suivant le mois de monitoring. Cette mesure
de veronderstelde besparing te beperken van een vertrek waarvan de de correction s'impose afin de limiter l'économie supposée d'un départ
dienst meent dat een terugkeer mogelijk is. dont le service estime le retour probable.
De raming van de kost is gebaseerd op : L'estimation du coût est basée sur:
- de laatste normale betaling die in de rubriek `baremieke wedde' voor - le dernier paiement normal observé pour le contrat dans la rubrique
het contract werd geobserveerd `traitement barémique'
- een forfaitaire parameter waarmee het geobserveerde baremieke - un paramètre forfaitaire permettant de convertir le traitement
maandwedde omgezet wordt in een jaarloonkost barémique mensuel observé en un coût salarial annuel
- de ordonnancering van de loonlasten in T-1 die toelaat de - l'ordonnancement des charges salariales en T-1 permettant d'ajuster
jaarloonkost aan te passen pro rata de maanden die door het risico van le coût salarial annuel au prorata des mois à couvrir par le risque de
terugkeer moeten gedekt worden. retour.
17. De impact van de onomkeerbare evenementen per type 17. L'impact des événements irréversibles par type
De onomkeerbare evenementen die niet konden gereconcilieerd worden met Les événements irréversibles ne pouvant pas être réconciliés avec un
een personeelsbeweging geobserveerd in de betaalgegevens worden door mouvement de personnel observé dans les données de paiement sont mis à
de dienst geactualiseerd en aangevuld met de nieuwe gekende jour par le service et complétés par les nouveaux événements
onomkeerbare evenementen. Deze lijst vormt de basis voor de berekening irréversibles connus pour l'entité. Cette liste constitue la base du
van de impact van de onomkeerbare evenementen op de projectie van de calcul de l'impact des événements irréversibles sur la projection des
totale personeelslasten voor de entiteit. Een OUT zal de projectie van charges en personnel totales de l'entité. Les OUT vont diminuer la
de totale personeelslasten verminderen, een IN en een UPGRADE gaan ze projection des charges en personnel totales, les IN et UPGRADE vont
vermeerderen. l'augmenter.
Ten einde de impact van de evenementen IN en UPGRADE te ramen maakt En vue d'estimer l'impact des évènements IN et UPGRADE le team
het team Sepp-Workforce planning van de FOD BOSA een catalogus van Sepp-Workforce planning du SPF BOSA établi et met régulièrement à jour
standaardkosten op die het regelmatig bijwerkt. un catalogue de coûts standards.
A. Impact OUT A. Impact OUT
De besparing die de OUT genereert correspondeert met de projectie van L'économie que génère un événement irréversible OUT correspond à la
de totale loonlast geraamd voor het contract. projection de la charge salariale totale estimée pour le contrat.
De projectie van de totale loonlast geraamd voor het jaar waarin de La projection de la charge salariale totale estimée pour l'année dans
realisatiedatum van het evenement valt wordt pro rata aangepast op laquelle l'événement va se réaliser est ajustée prorata sur base de
basis van de ordonnancering van de loonlasten in T-1. l'ordonnancement des charges salariales en T-1.
B. Impact IN B. Impact IN
De kost die de IN genereert correspondeert met de standaardjaarkost Le coût que génère un événement irréversible IN correspond au coût
voor de weddenschaal en loopbaan waarin de werving zal gebeuren. annuel standard de l'échelle de paiement et la carrière dans laquelle
le recrutement se fera.
De standaardjaarkost wordt voor het jaar waarin de realisatiedatum van Pour l'année dans laquelle l'événement va se réaliser, le coût annuel
het evenement valt pro rata aangepast op basis van de ordonnancering standard est ajusté prorata sur base de l'ordonnancement des charges
van de loonlasten in T-1. salariales en T-1.
C. Impact UPGRADE C. Impact UPGRADE
De kost die de UPGRADE genereert correspondeert met de Le coût que génère un événement irréversible UPGRADE correspond au
standaardjaarkost voor de betrokken upgrade. coût annuel standard de l'upgrade concerné.
De standaardjaarkost wordt voor het jaar waarin de realisatiedatum van Pour l'année dans laquelle l'événement va se réaliser, le coût annuel
het evenement valt pro rata aangepast op basis van de ordonnancering standard est ajustée prorata sur base de l'ordonnancement des charges
van de loonlasten in T-1. salariales en T-1.
D. Eigen uitgaven IN/OUT D. Dépenses propres IN/OUT
De onomkeerbare evenementen IN en OUT genereren een impact op de eigen Les événements irréversibles IN et OUT génèrent un impact sur les
uitgaven van de entiteit. dépenses propres de l'entité.
De impact DP wordt bekomen door toepassing van het percentage eigen L'impact DP est obtenu en appliquant le pourcentage des dépenses
uitgaven (zie punt 4.4.) op de impact van de voorziene IN en OUT. propres (cfr. point 4.4.) à l'impact des IN et OUT prévus.
Voor de entiteit 14.02_Diplomaten van de FOD Buitenlandse Zaken Pour l'entité 14.02_Diplomates du SPF Affaires étrangères les
integreren de `eigen uitgaven IN/OUT' eveneens de eigen uitgaven die `dépenses propres IN/OUT' intègrent en plus les dépenses propres
door de gekende toekomstige postbewegingen worden gegenereerd. Zij générées par les futurs mouvements de poste connus. Elles sont
worden berekend op basis van een specifieke kostenramer inzake eigen uitgaven. calculées sur base d'un estimateur spécifique dépenses propres.
18. De totale impact van de onomkeerbare evenementen 18. Impact total des événements irréversibles
De totale impact van de onomkeerbare bewegingen per entiteit wordt L'impact total des mouvements irréversibles par entité s'obtient en
bekomen door aggregatie van de volgende indicatoren, berekend per entiteit: agrégeant les indicateurs suivants, calculés par entité:
- De impact van de OUT - L'impact des OUT
- De impact van de IN - L'impact des IN
- De impact van de UPGRADE - L'impact des UPGRADE
- De eigen uitgaven IN/OUT. - Les dépenses propres IN/OUT.
4.6 De projectie van de totale personeelslasten 4.6 La projection des charges en personnel totales
De projectie van de totale personeelslasten van de entiteit wordt La projection de la totalité des charges en personnel par entité se
bekomen door aggregatie van de volgende indicatoren berekend per construit en agrégeant les indicateurs suivants, calculés par entité:
entiteit: - de projectie van de totale loonlasten - la projection des charges salariales totales
- de correctie van het risico op terugkeer - la correction du risque de retour
-de wage drift - le wage drift
- de eigen uitgaven. - les dépenses propres.
5. Berekening van de KPI's 5. Calcul des KPI
Naargelang de horizon van de monitoring worden de KPI's berekend voor Selon l'horizon du monitoring, les KPI sont calculés pour T et T1 ou
T en T1 of voor T1 en T2. pour T1 et T2.
5.1 KPI Ia 5.1 KPI Ia
KPI Ia T= Personeelsenveloppe T - personeelslasten laatste 12 maanden KPI Ia T = enveloppe de personnel T - charges en personnel des 12 derniers mois
KPI Ia T1= Personeelsenveloppe T1 - personeelslasten laatste 12 KPI Ia T1 = enveloppe de personnel T1 - Charges en personnel des 12
maanden derniers mois
KPI Ia T2= Personeelsenveloppe T2 - personeelslasten laatste 12 KPI Ia T2 = enveloppe de personnel T2 - Charges en personnel des 12
maanden. derniers mois.
5.2 KPI Ib 5.2 KPI Ib
KPI Ib T= Personeelsenveloppe T - geëxtrapoleerde personeelslasten T KPI Ib T = enveloppe de personnel T - charges en personnel extrapolées
KPI Ib T1= Personeelsenveloppe T1 - geëxtrapoleerde personeelslasten T T KPI Ib T1 = enveloppe de personnel T1 - charges en personnel
KPI Ib T2= Personeelsenveloppe T2 - geëxtrapoleerde personeelslasten extrapolées T KPI Ib T2 = enveloppe de personnel T2 - charges en personnel
T. extrapolées T.
5.3 KPI II 5.3 KPI II
KPI II T= Personeelsenveloppe T - projectie totale personeelslasten T KPI II T = enveloppe de personnel T - projection des charges en personnel totales T
KPI II T1= Personeelsenveloppe T1 - projectie totale personeelslasten KPI II T1 = enveloppe de personnel T1 - projection des charges en
T1 personnel totales T1
KPI II T2= Personeelsenveloppe T2 - projectie totale personeelslasten KPI II T2 = Enveloppe de personnel T2 - projection des charges en
T2. personnel totales T2.
5.4 KPI III 5.4 KPI III
KPI III T= KPI II T + totale impact onomkeerbare evenementen T KPI III T = KPI II T + impact total des événements irréversibles T
KPI III T1= KPI II T1 + totale impact onomkeerbare evenementen T1 KPI III T1 = KPI II T1 + impact total des événements irréversibles T1
KPI III T2= KPI II T2 + totale impact onomkeerbare evenementen T2. KPI III T2 = KPI II T2 + impact total des événements irréversibles T2.
B. MONITORING VAN DE OPERATIONELE BESLISSINGEN B. MONITORING DES DECISIONS OPERATIONNELLES
1. Beslissingscontext 1. Contexte de décision
De operationele verantwoordelijke van de dienst wil, telkens wanneer Le responsable opérationnel du service veut, à chaque fois que le
de behoefte zich stelt en binnen de grenzen van zijn besoin s'impose et dans les limites de son enveloppe de personnel,
personeelsenveloppe, de nodige operationele beslissingen kunnen nemen prendre les décisions opérationnelles nécessaires permettant de faire
die zijn effectief kwalitatief en kwantitatief doen evolueren naar het évoluer son effectif qualitativement et quantitativement vers
objectief vastgelegd in het personeelsplan. l'objectif défini dans le plan de personnel.
Het gaat erom: Il s'agit :
- de beschikbare operationele marge vast te stellen rekening houdend - d'établir la marge opérationnelle disponible en tenant compte des
met de specificiteit van de dienst en met de reeds gemachtigde beslissingen (KPI IV) spécificités du service et des décisions déjà autorisées (KPI IV)
- de voorziene nieuwe beslissingen op te lijsten en te prioritiseren - d'établir la liste reprenant et prioritisant les nouvelles décisions
en na te gaan of ze haalbaar zijn binnen de beschikbare operationele envisagées et de vérifier leur faisabilité dans la marge
marge (KPI V). opérationnelle disponible (KPI V).
2. De KPI's 2. Les KPI
KPI IV KPI IV
Deze KPI laat toe de stand van de beschikbare operationele marge te Ce KPI permet d'évaluer l'état de la marge opérationnelle disponible.
evalueren. Deze marge wordt bekomen door aggregatie van de KPI III, Celle-ci s'obtient en agrégeant le KPI III, ajusté éventuellement par
eventueel aangepast door de dienst in functie van eigen
beheersparameters, en de impact van de reeds door de inspecteur van le service en fonction des paramètres de gestion propres, et l'impact
Financiën goedgekeurde operationele beslissingen maar die niet des décisions opérationnelles déjà autorisées par l'inspecteur des
geïntegreerd zijn in de KPI III. Finances mais non encore intégrées dans le KPI III.
Hij laat toe te verifiëren of de punctuele en structurele beslissingen Il permet de vérifier si les décisions ponctuelles et structurelles
die door de inspecteur van Financiën reeds zijn goedgekeurd maar nog déjà autorisées par l'inspecteur des Finances mais non encore
niet gerealiseerd zijn nog kunnen gedragen worden door de enveloppe. réalisées peuvent encore être supportées par l'enveloppe.
De punctuele beslissingen zijn operationele beslissingen met een Les décisions ponctuelles sont des décisions opérationnelles avec un
budgettaire impact kleiner of gelijk aan 12 maanden die tijdelijke impact budgétaire inférieur ou égal à 12 mois qui comblent des besoins
personeelsbehoeften invullen. en personnel temporaires.
De structurele beslissingen zijn operationele beslissingen met een Les décisions structurelles sont des décisions opérationnelles avec un
budgettaire impact groter dan 12 maanden, die nieuwe ressources op impact budgétaire supérieur à 12 mois, qui engagent de nouvelles
lange termijn vastleggen (IN) of bestaande ressources kwalitatief ressources à long terme (IN) ou améliorent qualitativement les
verbeteren (UPGRADE). ressources existantes (UPGRADE).
De punctuele beslissingen moeten geëvalueerd worden ten aanzien van de Les décisions ponctuelles sont évaluées par rapport à la marge KPI IV
marge KPI IV voor het lopende jaar T (cash flow). De haalbaarheid van pour l'année en cours T (cash flow). La faisabilité des décisions
de structurele beslissingen moeten prioritair afgetoetst worden aan de structurelles doit être prioritairement vérifiée par rapport à la
marge KPI IV voor T+1. marge KPI IV pour T+1.
KPI V KPI V
Deze KPI laat toe na te gaan of nieuwe operationele beslissingen Ce KPI permet d'évaluer la faisabilité des nouvelles décisions
d.w.z. beslissingen die nog niet voor advies aan de inspecteur van opérationnelles c'est-à-dire des décisions qui n'ont pas encore été
Financiën zijn voorgelegd haalbaar zijn door hun impact af te wegen soumises pour avis à l'inspecteur des Finances, en confrontant leur
aan de beschikbare operationele marge die werd berekend in KPI IV. impact à la marge opérationnelle disponible calculée dans le KPI IV.
Door kwantificatie van de budgettaire middelen die na de toekomstige En quantifiant les moyens budgétaires résultant de l'exécution futur
uitvoering van de beoogde operationele beslissingen zouden resten des décisions opérationnelles envisagées, le KPI V informe le cas
geeft de KPI V, in voorkomend geval, informatie over de onderbenutting échéant de la sous-utilisation ou de l'insuffisance des moyens
van of het gebrek aan budgettaire middelen wat voor de operationele budgétaires. Il donne dès lors un information de gestion cruciale au
verantwoordelijke een essentiële beheersinformatie is. responsable opérationnel.
De kost van de door de inspecteur van Financiën goedgekeurde nieuwe Le coût des nouvelles décisions approuvées par l'inspecteur des
beslissingen zal bij een volgende evaluatie van de KPI IV geïntegreerd Finances sera intégré lors de l'évaluation du KPI IV suivant.
worden. 3. Nuttige brongegevens 3. Sources de données utiles
De aanpassingen aan de KPI III Les ajustements au KPI III
De specifieke elementen van de dienst die de KPI III kunnen aanpassen Les éléments spécifiques au service qui permettent d'ajuster le KPI
worden, in voorkomend geval, geïdentificeerd en gemonitord op III sont, le cas échéant, identifiés et monitorés à l'initiative du
initiatief van de dienst of van de inspecteur van Financiën. service ou de l'inspecteur des Finances.
De aanpassingen kunnen betrekking hebben op de lasten en op de Les adaptations peuvent porter sur les charges et sur les moyens
budgettaire middelen. Hun impact op de KPI III wordt berekend. budgétaires. Leur impact sur le KPI III est calculé.
De gemachtigde operationele beslissingen (punctuele of structurele) Les décisions opérationnelles autorisées (ponctuelles ou structurelles)
De operationele beslissingen die gemachtigd zijn door de inspecteur Les décisions opérationnelles autorisées par l'inspecteur des
van Financiën maar die nog niet geïntegreerd zijn in de resultaten van Finances, mais non encore incluses dans les résultats du dernier
de laatste monitoring van het risico omdat ze op dat ogenblik nog niet rapport de monitoring du risque de l'entité, n'étant à ce moment pas
gerealiseerd waren of nog niet de status van onomkeerbaarheid hadden encore réalisées ou n'ayant pas encore le statut d'irréversibilité,
bereikt, worden op exhaustieve wijze opgelijst en hun impact wordt sont listées de façon exhaustive et leur impact est estimé.
geraamd. Om de kost van de beslissingen IN en UPGRADE te evalueren kunnen de Pour évaluer le coût des décisions IN et UPGRADE, les services peuvent
diensten beschikken over een catalogus van standaardkosten die disposer d'un catalogue de coûts standards régulièrement mis à jour
regelmatig wordt bijgewerkt door het team Sepp-Workforce planning van de FOD BOSA. par le team Sepp-Workforce planning du SPF BOSA.
Het komt de dienst toe te evalueren of deze beslissingen nog pertinent Les besoins en personnel à couvrir pouvant évoluer, il appartient au
zijn in het licht van de evoluerende personeelsbehoeften. service d'évaluer la pertinence de ces décisions.
De nieuwe operationele beslissingen Les nouvelles décisions opérationnelles
De nieuwe operationele beslissingen die beslist en geprioritiseerd Les nouvelles décisions opérationnelles décidées et prioritisées par
zijn door de operationele verantwoordelijke maar die nog niet le responsable opérationnel mais pas encore autorisées par
gemachtigd zijn door de inspecteur van Financiën, worden opgelijst en hun impact wordt berekend. l'inspecteur des Finances, sont listées et leur impact est estimé.
De impact van de aanpassingen en van de beslissingen wordt in L'impact des ajustements et des décisions est estimé le cas échéant
voorkomend geval geraamd voor T en T1 of voor T1 en T2. pour T et T1 ou pour T1 et T2.
4 . Berekening van de KPI's 4. Calcul des KPI
KPI IV KPI IV
In functie van het laatste rapport van monitoring van de entiteit zal En fonction du dernier rapport de monitoring disponible, le calcul du
de berekening van de KPI IV vertrekken van de KPI III berekend voor T KPI IV se basera sur le KPI III T et T1 ou T1 et T2.
en T1 of voor T1 en T2.
KPI IV T = KPI III T + de impact T van de aanpassingen + de impact T KPI IV T = KPI III T + l'impact T des ajustements + l'impact T des
van de gemachtigde beslissingen die niet inbegrepen zijn in de KPI III décisions autorisées non intégrées dans le KPI III
KPI IV T1 = KPI III T1 + de impact T1 van de aanpassingen + de impact KPI IV T1 = KPI III T1 + l'impact T1 des ajustements + l'impact T1 des
T1 van de gemachtigde beslissingen die niet inbegrepen zijn in de KPI décisions autorisées non intégrées dans le KPI III
III KPI IV T2 = KPI III T2 + de impact T2 van de aanpassingen + de impact KPI IV T2 = KPI III T2 + l'impact T2 des ajustements + l'impact T2 des
T2 van de gemachtigde beslissingen die niet inbegrepen zijn in de KPI décisions autorisées non intégrées dans le KPI III.
III). Een operationele marge is beschikbaar als de KPI IV positief is. Une marge opérationnelle est disponible si le KPI IV est positif.
KPI V KPI V
KPI V T = KPI IV T + de impact T van de voorgestelde nieuwe beslissingen KPI V T= KPI IV T + l'impact T des nouvelles décisions proposées
KPI V T 1 = KPI IV T1 + de impact T1 van de voorgestelde nieuwe KPI V T1 = KPI IV T1 + l'impact T1 des nouvelles décisions proposées
beslissingen KPI V T 2 = KPI IV T2 + de impact T2 van de voorgestelde nieuwe KPI V T2 = KPI IV T2 + l'impact T2 des nouvelles décisions proposées.
beslissingen. Het komt de operationele verantwoordelijke toe de beslissingen voor Il appartient au responsable opérationnel de soumettre les décisions à
advies aan de inspecteur van Financiën voor te leggen pro rata de l'avis de l'inspecteur des Finances au prorata de la marge
beschikbare operationele marge. opérationnelle disponible.
De opmaak van een KPI IV is een iteratief proces dat steeds kan L'élaboration d'un KPI IV est un processus itératif qui peut toujours
hernomen worden indien nieuwe elementen kunnen geïdentificeerd worden être repris si de nouveaux éléments sont identifiés permettant
die de laatst gepubliceerde KPI III kunnen aanpassen. d'ajuster le dernier KPI III publié.
Het gebruik van het mechanisme KPI IV en KPI V moet redelijkerwijs L'utilisation du mécanisme KPI IV et KPI V doit s'inscrire
ingebed zijn in een intern en continu proces van risicobeheer dat in raisonnablement dans un processus continu de gestion des risques
overleg met de inspecteur van Financiën is gedefinieerd en dat het internes, défini en concertation avec l'inspecteur des finances et
volgende beoogt: visant:
- een regelmatige monitoring van de elementen die de KPI III aanpassen - un suivi régulier des éléments ajustant le KPI III afin de pouvoir
ten einde de kwaliteit van hun raming te kunnen aftoetsen aan de vérifier la qualité de leur estimation par rapport à la réalité et de
realiteit en zo nodig te kunnen bijsturen ; pouvoir éventuellement les corriger ;
- een nauwgezet beheer van de goedgekeurde structurele beslissingen en - une gestion rigoureuse des décisions structurelles approuvées et de
hun status van uitvoering. leur état de mise en oeuvre.
C. INFORMATIE EN ONDERSTEUNING C. INFORMATION ET SUPPORT
De diensten en verantwoordelijken betrokken bij de hierboven vermelde Les services et responsables concernés par les processus de monitoring
processen van monitoring kunnen een informatieve of methodologische ci-dessus peuvent recevoir un support informatif ou méthodologique
ondersteuning bekomen van het team Sepp-Workforce planning van de FOD auprès du team Sepp-Workforce planning du SPF BOSA
BOSA (tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be). (tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be).
D. OPHEFFING VAN OMZENDBRIEVEN D. ABROGATION DES CIRCULAIRES
Worden opgeheven : Sont abrogées :
- de omzendbrief nr. 644 van 12 mei 2015 - Informatie inzake de - la circulaire n° 644 du 12 mai 2015 - Information relative à la
methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van het risico méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring de risque
- de omzendbrief nr. 644bis van 15 december 2015 - Wijziging van de - la circulaire n° 644bis du 15 décembre 2015 - Modification de la
omzendbrief nr. 644 van 12 mei 2015 - Informatie inzake de circulaire n° 644 du 12 mai 2015 - Information relative à la
methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van het risico. méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring de risque.
De Minister van Begroting en van Ambtenarenzaken, La Ministre du Budget et de la Fonction publique,
S. WILMES S. WILMES
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