MINISTERE DE LA REGION WALLONNE

14 FEVRIER 2008. - Circulaire relative au contrôle de l'octroi et de l'emploi de certaines subventions

A Madame et Messieurs les Gouverneurs, Mesdames et Messieurs les Membres des Collèges communaux et provinciaux, A Mesdames et Messieurs les Conseillers communaux et provinciaux, A Mesdames et Messieurs les greffiers provinciaux, A Mesdames et Messieurs les Secrétaires communaux, A Mesdames et Messieurs les Receveurs communaux et provinciaux, Mesdames, Messieurs, Les pouvoirs locaux soutiennent fortement des activités économiques, sociales ou culturelles sous la forme de subventions. Il est donc essentiel que ces subventions soient utilisées par les bénéficiaires en vue de réaliser effectivement le but pour lequel elles ont été accordées.

C'est l'objectif que s'est fixé la loi du 14 novembre 1983 relative à l'octroi et au contrôle des subventions octroyées par les communes et les provinces à présent reprise aux articles L3331-1 et suivants du Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation.

Cette loi, repose sur les principes suivants : 1. Sont concernés : ° les dispensateurs, c'est-à-dire les provinces, communes, intercommunales, associations de projet, régies communales autonomes et régies provinciales autonomes; ° les bénéficiaires, c'est-à-dire les personnes physiques ou morales subventionnées directement ou indirectement par l'un des dispensateurs visés. 2. La notion de subvention doit être entendue dans un sens général.3. Les bénéficiaires se voient imposer des obligations : a) utiliser la subvention aux fins pour laquelle elle est octroyée et justifier de son emploi;b) pour les personnes morales, transmettre au dispensateur, leurs bilans et comptes ainsi qu'un rapport de gestion et de situation financière;c) pour ces mêmes personnes morales, lors de la demande de subvention, joindre ces mêmes documents comptables.4. Les dispensateurs se voient imposer une obligation et reconnaître un droit : a) l'obligation de formaliser l'octroi de subvention dans une délibération qui en précise la nature, l'étendue, les conditions d'utilisations et les justifications;b) le droit de vérifier sur place l'utilisation qui est faite de la subvention.5. La loi prévoit des sanctions en cas de non-respect des obligations prévues : la restitution des subsides reçus et le sursis à l'octroi de nouvelles subventions.6. Le champ d'application de la loi répond à un système souple, afin que les subventions de faible importance ne tombent pas systématiquement dans le champ d'application de la loi. Afin de répondre à une série d'interrogations récentes sur l'application de cette loi, je propose à travers cette circulaire de commenter le texte et d'apporter quelques réponses permettant aux bénéficiaires de répondre à leurs obligations et aux dispensateurs d'organiser au mieux les processus d'octroi et de contrôle des subsides. 1. Champ d'application a.Dispensateurs et bénéficiaires Art. L3331-1. Le présent titre s'applique à toute subvention accordée par : 1° les provinces, les communes, les établissements d'intérêt provincial ou communal dotés de la personnalité juridique, les agglomérations, les fédérations de communes, les commissions de la culture, les associations de provinces et les associations de communes;2° les personnes morales ou physiques subventionnées directement ou indirectement par l'un des dispensateurs visés au 1°. A noter que les bénéficiaires visés sont ceux ayant bénéficié directement d'une subvention mais également indirectement, c'est-à-dire le cas d'une personne morale ou physique subsidiée par un tiers subsidié. b. Subventions Art.L3331-2. Par subvention, il y a lieu d'entendre, au sens du présent titre, toute contribution, avantage ou aide, quelles qu'en soient la forme ou la dénomination, en ce compris les avances de fonds récupérables consenties sans intérêts, octroyées en vue de promouvoir des activités utiles à l'intérêt général, à l'exclusion toutefois des prix décernés aux savants et aux artistes pour leurs oeuvres.

Cet article vise : * des subventions directes; * des subventions indirectes, par exemple : * mise à disposition d'un local (estimation de la valeur sur la base du revenu cadastral ou par référence à d'autres locaux similaires); * mise à disposition de matériel (estimation par référence à la valeur locative du bien); * mise à disposition de personnel (estimation par règle de trois des prestations effectuées). Je vous rappelle à ce sujet la circulaire du 8 novembre 2007 que j'ai cosignée avec le Ministre Jean-Claude Marcourt concernant l'interdiction de principe quant à la mise de travailleurs à disposition d'utilisateurs dans le cadre des aides régionales à l'emploi; * garantie d'emprunt (subvention potentielle qui ne le deviendra que si la garantie est actionnée).

Ne sont pas visés par cette disposition, notamment : * les dotations obligatoires : en particulier, au profit des C.P.A.S., des zones de police, des fabriques d'église, des services régionaux d'incendie, des intercommunales (Article L3331-5. § 3); * les avances de fonds (sur dotation) octroyées aux C.P.A.S. et aux zones de police; * les cotisations (UVCW, APW, Fédération des C.P.A.S., ...). 1. 2. Obligations des bénéficiaires a.Obligation générale Art. L3331-3. Tout bénéficiaire d'une subvention accordée par l'un des dispensateurs visés à l'article L3331-1 doit l'utiliser aux fins pour lesquelles elle a été octroyée et, à moins d'en être dispensé par un décret ou en vertu de celui-ci, doit justifier son emploi. b. Obligations spécifiques Art.L3331-5. § 1er. Sans préjudice de l'article L3331-4, toute personne morale qui a bénéficié, même indirectement, d'une subvention d'un des dispensateurs visés à l'article L3331-1, 1°, doit, chaque année, transmettre au dispensateur ses bilan et comptes ainsi qu'un rapport de gestion et de situation financière. § 2. Toute personne morale qui demande une subvention à l'un des dispensateurs visés à l'article L3331-1, 1°, doit joindre à sa demande ses bilan et comptes ainsi qu'un rapport de gestion et de situation financière.

Lors de la demande de subvention pour l'exercice n, il y a lieu de joindre à la demande : * les bilan et comptes de l'exercice n-1 (ou de l'exercice le plus récent); * un rapport de gestion et de situation financière (budget ou projet de budget de l'exercice n ou document équivalent).

Après avoir bénéficié d'une subvention pour l'exercice n, il y a lieu de transmettre au dispensateur les bilan et comptes de l'exercice n ainsi qu'un rapport de gestion de situation financière relatif à ce même exercice.

Art. L3331-9. Le présent titre n'est pas applicable aux subventions d'une valeur inférieure à 1.239,47 euros accordées par les dispensateurs visés à l'article L3331-1, 1°, sauf à eux le droit d'imposer aux bénéficiaires de ces subventions tout ou partie des obligations prévues par le présent titre, sans préjudice des obligations résultant des dispositions des articles L3331-3 et L3331-7, alinéa 1, 1°, qui s'imposent en tout cas.

Pour les subventions d'une valeur comprise entre 1.239,47 euros et 24.789,35 euros, les dispensateurs visés à l'article L3331-1, 1°, peuvent exonérer le bénéficiaire de tout ou partie des obligations prévues par le présent titre, sans que ce dernier puisse cependant être dispensé des obligations résultant des dispositions des articles L3331-3 et L3331-7, alinéa 1er, 1°.

Pour les subventions de minime importance, la pertinence du contrôle et plus particulièrement de l'obligation pour le bénéficiaire de transmettre des comptes et bilan n'est pas démontrée. Ainsi, l'article qui suit vise à assouplir l'ensemble des dispositions légales dans un souci de simplification administrative.

La notion de minime importance étant relative et pouvant varier en fonction de l'importance et des moyens financiers du dispensateur et du bénéficiaire, la loi laisse au dispensateur la faculté d'assouplir ou non les obligations imposées aux bénéficiaires de subventions inférieures à 24.789,35 euros.

En d'autres termes : * les bénéficiaires de subventions inférieures à 1.239,47 euro sont, a priori, exonérés de l'obligation de fournir comptes, bilan ou budget lors de la demande sauf si le Conseil en décide autrement; * pour les subventions entre 1.239,47 euro et 24.789,35 euro, les obligations de fournir des documents comptables et financiers s'appliquent, sauf au Conseil, par une délibération, d'en exonérer le bénéficiaire en tout ou partie; * pour les subventions supérieures à 24.789,35 euro, les bénéficiaires doivent sans restriction joindre à leur demande et transmettre a posteriori les documents comptables et financiers utiles afin permettre un contrôle de l'emploi des subventions accordées. 1. Obligation et droit des dispensateurs Les dispensateurs se voient imposer une obligation et reconnaître un droit : a.L'obligation de formaliser l'octroi de subvention dans une délibération qui en précise la nature, l'étendue, les conditions d'utilisations et les justifications Art. L3331-4. Sauf dans les cas où une disposition légale ou réglementaire y pourvoit, toute décision qui attribue une subvention doit en préciser la nature, l'étendue, les conditions d'utilisation et prévoir les justifications exigées du bénéficiaire ainsi que, s'il y échet, les délais dans lesquels ces justifications doivent être produites.

Le but pour lequel une subvention est accordée, et corrélativement, l'utilisation qui peut en être faite par le bénéficiaire se détermine au départ du contenu de la décision d'octroi.

L'exception vise certaines subventions obligatoirement à charge du budget de pouvoirs locaux et qui sont règlementées en manière telle qu'il n'est pas nécessaire d'y ajouter d'autres conditions. Sont ainsi visées : les dotations aux C.P.A.S., zones de polices, services incendies, fabriques d'églises, les ASBL et associations avec qui les Provinces ont conclu un contrat de gestion (L2223-13), ...

Cette obligation ne vise pas les subventions inférieures à 1.239,47 euro (sauf si le Conseil en décide autrement).

Toutefois, afin de permettre le respect des dispositions générales figurant aux articles L3331-3 et L3331-7, je vous recommande de soumettre au Conseil, en annexe du budget ou par une délibération séparée, un tableau ventilant l'ensemble des subsides inférieurs à 1.239,47 euro par bénéficiaire, destination, montant et article budgétaire.

Si l'octroi de la subvention prend la forme d'un contrat pluriannuel entre la commune/province et une ASBL répondant aux exigences des articles L3331-1 et suivants, une inscription nominative au budget suffit pour les exercices couverts par le contrat.

Concernant la constitution de réserves et/ou de provisions par le bénéficiaire, on ne peut conclure de manière générale que l'existence de réserves financières dans le patrimoine du bénéficiaire signifie que ce dernier n'utilise pas la subvention aux fins pour lesquelles elle a été octroyée.

Règlement général d'octroi de prime ou mise à disposition occasionnelle de matériel ou de local : Quand le Conseil fixe les règles d'attribution prédéterminées ainsi que les éventuels justificatifs devant être fournis et les modalités d'information, il peut déléguer son exécution au Collège.

Les primes ou les prêts de matériel seront dès lors octroyés par le Collège selon les modalités strictement définies dans le règlement général.

Toutefois, la tutelle visera chaque prime, c'est-à-dire chaque décision individuelle d'attribution du Collège, supérieure à 2.500,00 euro (acte obligatoirement transmissible en tutelle générale d'annulation). b. c. Le droit de vérifier sur place l'utilisation qui est faite de la subvention. Art. L3331-6. Tout dispensateur a le droit de faire procéder sur place au contrôle de l'emploi de la subvention accordée.

Lorsque le bénéficiaire d'une subvention l'a reçue d'une personne physique ou morale qui elle-même la tenait d'un des dispensateurs visés à l'article L3331-1, 1° ceux-ci, ont le droit d'exercer le contrôle prévu à l'alinéa 1er.

Le deuxième alinéa vise les subventions "en cascade" et octroie dès lors au dispensateur un droit de regard à l'endroit du bénéficiaire réel d'une subvention. 2. Sanctions Art.L3331-7. Sans préjudice des dispositions résolutoires auxquelles la subvention est soumise, le bénéficiaire est tenu de restituer celle-ci dans les cas suivants : 1° lorsqu'il n'utilise pas la subvention aux fins en vue desquelles elle lui a été accordée;2° lorsqu'il ne fournit pas l'une des justifications visées aux articles L3331-4 et L3331-5;3° lorsqu'il s'oppose à l'exercice du contrôle visé à l'article L3331-6. Toutefois, dans le cas prévu à l'alinéa 1°, 2°, le bénéficiaire ne doit restituer que la partie de la subvention qui n'est pas justifiée.

Les personnes morales de droit public qui ont le pouvoir d'établir des impositions directes sont autorisées à recouvrer par voie de contrainte les subventions sujettes à restitution. La contrainte est décernée par le comptable chargé du recouvrement. Elle est rendue exécutoire par l'autorité administrative habilitée à rendre exécutoire le rôle des dispositions directes respectives desdites personnes morales de droit public.

Cet article vise au respect des principes et obligations contenus dans les articles L3331-3, L3331-4 et L3331-5.

Art. L3331-8. Il est sursis à l'octroi de subventions aussi longtemps que, pour des subventions reçues précédemment, le bénéficiaire ne produit pas les justifications visées aux articles L3331-4 et L3331-5 ou s'oppose à l'exercice du contrôle prévue par l'article L3331-6.

Lorsqu'une subvention est allouée par fractions, chacune de celles-ci est considérée comme une subvention distincte pour l'application du présent article.

Selon les commentaires de la loi, cet article vise à interdire que, dans l'hypothèse où l'article précédent trouverait à s'appliquer, d'autres subventions puissent néanmoins être de nouveau accordées.

La présente circulaire constitue un document complet qui remplace les recommandations relatives à l'octroi et au contrôle des subventions, formulées dans la circulaire budgétaire du 4 octobre 2007 (p. 28-29).

Mon administration se tient à votre disposition pour tout complément d'information.

Namur, le 14 février 2008.

Le Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique, Ph. COURARD