MINISTERIE VAN HET WAALSE GEWEST

14 FEBRUARI 2008. - Omzendbrief betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen

Aan Mevrouw en de heren Gouverneurs, Aan de Dames en Heren Leden van de Gemeente- en Provinciecolleges, Aan de Dames en Heren Gemeente- en Provincieraadsleden, Aan de Dames en Heren Provinciegriffiers, Aan de Dames en Heren Gemeentesecretarissen, Aan de Dames en Heren Gemeente- en Provincieontvangers, Geachte Dames, Geachte Heren, De plaatselijke besturen verlenen een aanzienlijke steun aan economische, sociale of culturele activiteiten door d.m.v. toelagen.

Het is dan ook essentieel dat deze toelagen door de begunstigden aangewend worden met het oog op de effectieve verwezenlijking van de doelstelling waarvoor ze verleend worden.

Die doelstelling is het voorwerp van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van de toelagen verleend door de gemeenten en provincies, thans opgenomen in de artikelen L3331-1 en volgende van het Wetboek van de Plaatselijke Democratie en de Decentralisatie.

Deze wet berust op de volgende beginselen : 1. Betrokken zijn : ° de verstrekkers, namelijk de provincies, gemeenten, intercommunales, projectverenigingen, autonome gemeentebedrijven en autonome provinciale bedrijven; ° de begunstigden, namelijk de natuurlijke of rechtspersonen die rechtstreeks of onrechtstreeks gesubsidieerd worden door één van de bedoelde verstrekkers. 2. Het begrip toelage dient in een algemene zin te worden verstaan.3. Verplichtingen opgelegd aan de begunstigden : a) de toelage aanwenden voor de doelstellingen waarvoor ze verleend wordt en het bewijs van de aanwending leveren;b) de rechtspersonen moeten hun balansen en rekeningen alsook een verslag inzake beheer en financiële toestand aan de verstrekker overmaken;c) dezelfde rechtspersonen moeten diezelfde boekhoudkundige stukken bijvoegen wanneer ze de toelage aanvragen.4. Verplichting en recht van de verstrekkers : a) ze moeten de toekenning van de toelage formaliseren in een beraadslaging waarin de aard, de omvang, de aanwendingsvoorwaarden en de rechtvaardigingen vastliggen;b) ze hebben het recht om ter plaatse na te gaan hoe de toelage aangewend wordt.5. De wet voorziet in straffen bij niet nakoming van de opgelegde verplichtingen, met name : de terugbetaling van de ontvangen toelagen en de opschorting van de toekenning van nieuwe toelagen.6. De wet wordt soepel toegepast zodat lage toelagen niet systematisch onder haar toepassingsveld vallen. Om in te gaan op een reeks recente vragen i.v.m. de toepassing van deze wet, stel ik voor de tekst ervan aan de hand van deze omzendbrief te verklaren en enkele antwoorden te geven opdat de begunstigden hun verplichtingen kunnen nakomen en de verstrekkers de processen inzake toekenning van de toelagen en controle op de aanwending ervan zo goed mogelijk kunnen organiseren. 1. Toepassingsgebied a.Verstrekkers en begunstigden Art. L3331-1. Deze titel is van toepassing op elke toelage verleend door : 1° de provincies, de gemeenten, de instellingen van provinciaal of gemeentelijk belang die rechtspersoonlijkheid bezitten, de agglomeraties, de federaties van gemeenten, de commissies voor de cultuur, de verenigingen van provincies en de verenigingen van gemeenten;2° de rechtstreeks of onrechtstreeks door één van de in 1° bedoelde verstrekkers gesubsidieerde rechtspersonen of natuurlijke personen. Opmerking : de bedoelde begunstigden zijn die welke rechtstreeks een toelage hebben genoten maar ook onrechtsreeks, namelijk een natuurlijke of een rechtspersoon gesubsidieerd door een gesubsidieerde derde. b. Toelagen Art.L3331-2. Onder toelage in de zin van deze titel dient te worden verstaan elke tegemoetkoming, elk voordeel of elke hulp, ongeacht de vorm of de benaming ervan, met inbegrip van de zonder interest verleende terugvorderbare voorschotten, toegekend ter bevordering van voor het algemeen belang dienstige activiteiten, maar met uitsluiting van de prijzen die aan geleerden en kunstenaars voor hun werken worden verleend.

Dit artikel betreft : * rechtstreekse toelagen; * onrechtstreekse toelagen, bijvoorbeeld : * terbeschikkingstelling van een lokaal (schatting van de waarde op basis van het kadastrale inkomen of met verwijzing naar andere gelijkaardige lokalen); * terbeschikkingstelling van materiaal (schatting met verwijzing naar de huurwaarde van het goed); * terbeschikkingstelling van personeel (schatting door regel van drie van de verrichte prestaties). Ik verwijs u ter zake naar de omzendbrief van 8 november 2007 die ik medeondertekend heb met de Minister Jean-Claude Marcourt en die betrekking heeft op het principiële verbod inzake de terbeschikkingstelling van werknemers voor gebruikers in het kader van de gewestelijke steunverlening voor tewerkstelling; * leningswaarborg (potentiële toelage die pas toelage wordt als de waarborg in werking gesteld wordt).

Deze bepaling slaat niet op, o.a., : * de verplichte dotaties : in het bijzonder, ten gunste van de O.CM.W.'s, politiezones, kerkfabrieken, gewestelijke brandweerdiensten, intercommunales (Art. L3331-5. § 3); * de fondsenvoorschotten (op dotatie) toegekend aan de O.CM.W.'s en aan de politiezones; * de bijdragen (UVCW, APW, Federatie van de O.C.M.W.'s, ...). 1. Verplichtingen van de begunstigden a.Algemene verplichting Art. L3331-3. Iedere begunstigde van een toelage verleend door een van de in artikel L3331-3 bedoelde verstrekkers moet de toelage gebruiken voor het doel waarvoor zij is toegekend en moet, tenzij hij er door of krachtens de wet van vrijgesteld is, het gebruik ervan rechtvaardigen. b. Specifieke verplichtingen Art.L3331-5. § 1. Onverminderd artikel L3331-4, moet ieder rechtspersoon die, zelfs onrechtstreeks, een toelage heeft gekregen van een van de in artikel L3331-1, 1°, bedoelde verstrekkers, elk jaar zijn balans en rekeningen alsook een verslag inzake beheer en financiële toestand aan de verstrekker bezorgen. § 2. Ieder rechtspersoon die een toelage aanvraagt bij een van de in artikel L3331-1, 1°, bedoelde verstrekkers, moet zijn balans en rekeningen alsook een verslag inzake beheer en financiële toestand bij zijn aanvraag voegen.

De toelageaanvraag voor het boekjaar n moet vergezeld gaan van : * de balans en rekeningen van het boekjaar n-1 (of van het jongste boekjaar); * een verslag inzake beheer en financiële toestand (begroting of ontwerp van begroting van het boekjaar n of gelijkwaardig document).

Na ontvangst van een toelage voor het boekjaar n dienen de balans en rekeningen alsook een verslag inzake beheer en financiële toestand betreffende datzelfde jaar aan de verstrekker overgemaakt te worden.

Art. L3331-9. Deze titel is niet van toepassing op de toelagen met een waarde lager dan 1.239,47 euro verleend door de in artikel L3331-1, 1°, bedoelde verstrekkers, behalve dat dezen het recht hebben om aan de begunstigden van die toelagen de bij deze wet voorgeschreven verplichtingen geheel of gedeeltelijk op te leggen, onverminderd de verplichtingen volgend uit die bepalingen van de artikelen L3331-3 en L3331-7, eerste lid, 1°, die in elk geval dwingend zijn.

Voor de toelagen met een waarde tussen 1.239,47 euro en 24.789,35 euro, kunnen de in artikel L3331-1, 1°, bedoelde verstrekkers de begunstigde geheel of gedeeltelijk vrijstellen van de bij deze wet voorgeschreven verplichtingen zonder dat deze laatste evenwel ontslagen kan worden van de verplichtingen volgend uit de bepalingen van de artikels L3331-3 en L3331-7, eerste lid, 1°.

Voor bijzonder lage toelagen is de relevantie van de controle en in het bijzonder van de aan de begunstigde opgelegde verplichting tot overlegging van de rekeningen en de balans niet bewezen. Het artikel dat volgt beoogt de versoepeling van het geheel van de wetsbepalingen met het oog op de administratieve vereenvoudiging.

Daar het begrip "bijzonder lage" relatief is en variëren kan naar gelang van de omvang en de financiële middelen van de verstrekker en de begunstigde, laat de wet de verstrekker de mogelijkheid om de aan de begunstigden van toelagen onder 789,35 euro opgelegde verplichtingen al dan niet te versoepelen.

Met andere woorden : * de begunstigden van toelagen onder 1.239,47 euro worden in principe vrijgesteld van de verplichting tot overlegging van rekeningen, balans of begroting bij de aanvraag, behalve als de Raad daar anders over beslist; * wat de toelagen tussen 1.239,47 euro en 24.789,35 euro betreft, zijn de verplichtingen tot overlegging van boekhoudkundige en financiële stukken van toepassing, behalve aan de Raad, door een beraadslaging, om er de begunstigde geheel of gedeeltelijk van vrij te stellen; * wat de toelagen boven 24.789,35 euro betreft, moeten de begunstigden zonder voorbehoud de nuttige boekhoudkundige en financiële stukken bij hun aanvraag voegen en achteraf overmaken opdat controle uitgeoefend kan worden op de aanwending van de verleende toelagen. 1. Verplichtingen en recht van de verstrekkers Verplichting en recht van de verstrekkers : a.ze moeten de toekenning van de toelage formaliseren in een beraadslaging waarin de aard, de omvang, de aanwendingsvoorwaarden en de rechtvaardigingen vastliggen Art. L3331-4. Behoudens in de gevallen dat een wettelijke of reglementaire bepaling daarin voorziet, moet elke beslissing tot verlening van een toelage de aard, de omvang en de aanwendingsvoorwaarden ervan bepalen en tevens vermelden welke verantwoording van de toelagetrekker wordt geëist alsook, in voorkomend geval, de termijnen waarbinnen die verantwoording dient te worden overgelegd.

Het doel waarvoor een toelage verleend wordt en, tegelijkertijd, het gebruik dat de begunstigde er van kan maken wordt bepaald op grond van de inhoud van de beslissing tot toekenning.

De uitzondering slaat op bepaalde toelagen die verplicht ten laste vallen van de begroting van de plaatselijke besturen en die zo geregeld worden dat er geen andere voorwaarden aan toegevoegd moeten worden. Bedoeld worden : de dotaties aan de O.CM.W.'s, politiezones, brandweerdiensten, kerkfabrieken, VZW's en verenigingen waarmee de Provincies een beheersovereenkomst gesloten hebben (L2223-13), Deze verplichting slaat niet op toelagen onder 1.239,47 euro (behalve als de Raad daar anders over beslist).

Met het oog op de naleving van de algemene bepalingen die in de artikelen L3331-3 en L3331-7 opgenomen zijn, beveel ik u evenwel aan, als bijlage bij de begroting of via een aparte beraadslaging, een tabel aan de Raad over te leggen waarin het geheel van de toelagen onder 1.239,47 euro per begunstigde, bestemming, bedrag en begrotingsartikel geventileerd is.

Als de toelage toegekend wordt krachtens een meerjarenovereenkomst tussen de gemeente/provincie en een VZW die voldoet aan de vereisten van de artikelen L3331-1 en volgende, voldstaat een nominatieve inschrijving op de begroting voor de boekjaren waarop de overeenkomst betrekking heeft.

Wat betreft de aanleg van reserves en/of voorschotten door de begunstigde, kan men niet op algemene wijze opmaken of het bestaan van financiële reserves in het vermogen van de begunstigde betekent dat hij de toelage niet aanwendt voor de doelen waarvoor ze is verleend.

Algemeen reglement inzake premietoekenning of tijdelijke terbeschikkingstelling van materiaal of lokalen : Wanneer de Raad de voorafbepaalde toekenningsregels alsook de over te maken eventuele bewijsstukken en de informatiemodaliteiten vastlegt, kan hij de uitvoering ervan aan het College delegeren.

De premies of de leningen van materiaal zullen derhalve door het College toegekend worden volgens de modaliteiten die nauwkeurig omschreven zijn in het algemeen reglement.

Het toezicht zal echter betrekking hebben op elke premie, m.a.w. elke individuele toekenningsbeslissing van het College, boven 2.500,00 euro (akte die verplicht overdraagbaar is onder het algemeen vernietigingstoezicht). b. ze hebben het recht om ter plaatse na te gaan hoe de toelage aangewend wordt. Art. L3331-6. Iedere verstrekker heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende toelage te doen controleren.

Wanneer de begunstigde van een toelage deze heeft ontvangen van een natuurlijke of een rechtspersoon, die ze zelf heeft ontvangen van één van de in artikel L3331-1, 1°, bedoelde verstrekkers, hebben dezen het recht om de in het eerste lid vermelde controle uit te oefenen.

Het tweede lid betreft de "trapsgewijs" verleende toelagen en geeft de verstrekker derhalve een recht van controle jegens de echte begunstigde van een toelage. 2. Straffen Art.L3331-7. Onverminderd de ontbindende bepalingen waaraan de toelage is onderworpen, is de begunstigde gehouden de toelagen terug te betalen in de volgende gevallen : 1° als hij de toelage niet aanwendt voor het doel waarvoor zij hem werd toegekend;2° als hij een van de in artikel L3331-4 en L3331-5 bedoelde verantwoordingen niet verstrekt;3° als hij zich verzet tegen de uitoefening van de controle bedoeld in artikel L3331-6. In het geval bedoeld in het eerste lid, 2°, moet de begunstigde evenwel slechts het deel van de toelage dat niet is verantwoord terugbetalen.

De publiekrechtelijke rechtspersonen die bevoegd zijn om directe belastingen vast te leggen hebben machtiging om de terug te betalen toelagen door dwangbevel in te vorderen. Het dwangbevel wordt uitgevaardigd door de boekhouder die met de invordering belast is. Het wordt uitvoerbaar verklaard door de administratieve overheid die bevoegd is om het kohier van de respectieve directe bepalingen van genoemde publiekrechtelijke rechtspersonen uitvoerbaar te verklaren.

Dit artikel beoogt de naleving van de beginselen en verplichtingen die in de artikelen L3331-3, L3331-4 en L3331-5 vastliggen.

Art. L3331-8. De toekenning van toelagen wordt opgeschort zolang de toelagetrekker voor voorheen ontvangen toelagen de in de artikelen L3331-4 en L3331-5 bedoelde verantwoordingen niet verstrekt of zolang hij zich verzet tegen de uitoefening van de in artikel L3331-6 bedoelde controle.

Wordt een toelage per tranches uitgekeerd, dan wordt elke tranche voor de toepassing van dit artikel als een afzonderlijke bijlage beschouwd.

Volgens de commentaren van de wet beoogt dit artikel het verbod van de toekenning van andere toelagen in de veronderstelling dat het vorige artikel toegepast wordt.

Deze omzendbrief vormt een volledig document dat de aanbevelingen vervangt die betrekking hebben op de toekenning van toelagen en de controle op de aanwending ervan, geformuleerd in de begrotingsomzendbrief van 4 oktober 2007 (blz. 28-29).

Voor elke bijkomende informatie kunt u bij mijn administratie terecht.

Namen, 14 februari 2008.

De Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, Ph. COURARD