SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

13 FEVRIER 2012. - Circulaire n° 612. - Information relative à la méthodologie pour l'élaboration et le suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation et aux services qui en dépendent.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Les services sont invités à tenir compte des directives mentionnées ci-après lors de l'élaboration et du suivi de leur plan de personnel basé sur l'enveloppe de personnel.

Une enveloppe de personnel est constitué d'un ensemble d'entités définies par la circulaire n° 602 reprenant les informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel, comme étant d'une catégorie enveloppe de personnel.

Cette circulaire remplace la circulaire n° 574 du 9 juillet 2007 - Information relative au plan de personnel et à l'enveloppe de personnel, qui est abrogée. 1. Plan de personnel Un plan de personnel est élaboré pour chaque enveloppe de personnel et pour chaque année civile. Le plan décrit, pour l'année sur laquelle il porte, la projection finale souhaitée des ETP payés et de leur charge budgétaire sur la base de la projection initiale des ETP payés et de leur charge budgétaire. Il comprend une synthèse de l'évolution recherchée des ressources humaines, de leurs charges budgétaires ainsi qu'une estimation des marges budgétaires.

Sur le plan budgétaire, le plan doit être compatible avec les moyens disponibles dans l'enveloppe pour l'année concernée.

Un plan de personnel n'est en aucun cas une liste de recrutements, promotions,... autorisés. En effet, avant de pouvoir être exécutée, chaque décision prévue doit être testée par rapport à la projection finale du plan de personnel approuvé.

Le plan de personnel peut être ventilé en entités opérationnelles.

Lorsque l'enveloppe de personnel est modifiée en raison d'une diminution ou d'une augmentation des crédits, une actualisation du plan de personnel approuvé est soumise pour accord à l'inspecteur des Finances. Elle sera élaborée sur la base des dernières données salariales connues. 2. Méthodologie Le plan pour l'année considérée se base sur l'intégration de l'ensemble des paramètres et données connus concernant les ressources humaines et les moyens budgétaires associés à l'enveloppe. Il combine une projection initiale des ressources humaines et de l'ensemble des coûts qui seront supportés par l'enveloppe.

Cette projection initiale intègre : - les données salariales réalisées de l'année au cours de laquelle le plan est établie ou adapté; - l'estimation des ressources humaines et des coûts prévus pour les mois restants de l'année sur la base des derniers ETP payés et de l'analyse des dernières données salariales connues; - l'estimation de l'impact des mouvements prévus qui viennent corriger les valeurs obtenues ci-dessus.

La projection initiale, complétée de l'estimation de l'impact de l'ensemble des décisions prévues mais non mises en exécution, constitue la projection finale et l'objectif assigné au plan.

Le plan de personnel s'exprime en ETP payés conformément à la définition de la circulaire n° 602 et en charges budgétaires pour l'année du plan (T), en charges budgétaires projetées pour l'année suivante (T+1) et en charges structurelles à 12/12 (Ts).

Le plan de personnel soutient le management dans les trois activités principales, à savoir : 2.1. La planification La planification vise, sur la base de la projection initiale pour l'année et des moyens budgétaires connus et prévus de l'enveloppe, à élaborer la projection finale des ressources humaines optimales, compte tenu des tâches et des priorités confiées au service. 2.2. Le monitoring Le monitoring vise à : - actualiser, au moins chaque trimestre, le plan sur la base des dernières données salariales connues et de l'évolution en ce qui concerne les mouvements prévus et les décisions prévues; - confronter ces résultats à la projection finale; - évaluer la marge budgétaire disponible.

L'actualisation de la projection initiale indiquera : - s'il y a encore, en matière de ressources humaines, un écart avec la projection finale et, - s'il reste encore, en matière de ressources budgétaires, une marge pour prendre des décisions.

Elle assure également la fonction de feu clignotant dans le cas d'un risque de dépassement de l'enveloppe. Dans ce cas, les actions correctives nécessaires sont prises, ce qui peut signifier, entre autres, que les priorités doivent être ajustées.

Il est recommandé d'effectuer ce processus tous les mois. Il le sera au moins tous les trois mois. 2.3. Le pilotage Le pilotage vise, compte tenu des résultats du monitoring, à fixer les priorités en matière de décisions à prendre : - exécuter les décisions prévues dont l'impact sur le coût T, T+1 et Ts estimé ainsi que sur les ressources humaines prévues doit concorder avec le plan approuvé; - mettre en exécution les nouvelles décisions qui visent à résorber l'écart constaté durant le monitoring.

Si des marges nouvelles se libèrent, par exemple suite à des départs non prévus, des décisions complémentaires, conformes à la stratégie RH globale, sont indiquées. Toutefois, celles-ci ne peuvent jamais avoir pour effet de dépasser le nombre total de VTE payés initialement prévus pour la fin de l'exercice; - retarder, suspendre ou supprimer les décisions prévues qui soit dépassent la projection finale prévue en ETP, soit compromettent la marge T, T+1 ou Ts prévue. 3. Elaboration technique 3.1 Données administratives 3.1.1. Les liens juridiques Un lien juridique est défini par la qualité de la personne (manager, statutairenommé définitivement, contractuel,...), son niveau, son grade ou sa classe et, pour le contractuel, le type de contrat de travail.

En principe, une personne aura seulement un lien juridique avec le service. Pourtant, il n'est pas exclu que certaines en aient plusieurs.

Exemple : un statutaire qui est désigné pour une fonction de management N-2 entretient deux liens juridiques avec le même service, c'est-à-dire un comme statutaire et un comme manager.

Pour chaque lien juridique à charge de l'enveloppe, un ETP payé, défini conformément à la circulaire n° 602, est calculé par mois. 3.1.2. Mouvements et décisions On distingue différents types d'événements : - les entrées : un nouveau lien juridique est créé (ex. un recrutement); - les sorties : un lien juridique existant est définitivement rompu (ex. pension); - les upgrade : un lien juridique est modifié à la suite d'une promotion ou d'une accession à un niveau supérieur (événement d'entrée et de sortie); - les modifications : tous les autres changements (ex. augmentations barémiques,...). Ces derniers ne sont pas prises en compte dans les mouvements et décisions individuels repris ci-après.

Les modifications qui influencent le régime de travail (ex. passage de ou vers du temps partiel, congé sans solde, interruption de carrière, ) et leur lien avec le contingent de contractuels de remplacement sont traités séparément conformément au point 4 de la présente circulaire. 3.1.3. Les mouvements prévus Les mouvements qui sont prévus concernent : - les mouvements connus des membres du personnel en service; - les mouvements dont la procédure est en cours et ne peut être interrompue sans porter préjudice à des droits individuels. 3.1.4. Les décisions prévues Les décisions prévues concernent les décisions qui entrent en ligne de compte en vue de réaliser la projection finale souhaitée, mais qui n'ont pas été mises en exécution. 3.2. Données budgétaires Le plan doit intégrer le total des charges budgétaires du personnel à charge de l'enveloppe.

Parmi ces charges, celles qui peuvent être remboursées par la provision interdépartementale sont distinguées. 3.2.1. Notion de coût de personnel La circulaire n° 602 défini les notions de : - la charge budgétaire récurrente totale par mois - la charge budgétaire totale par mois.

Parmi ces charges, il s'en trouve un certain nombre qui ne sont pas individualisables (abonnements, assurances,...). Leur paiement est assuré par les services eux-mêmes.

En principe, les coûts individualisables sont payés par le Service Central des Dépenses Fixes (SCDF).

Certains services paient toutefois eux-mêmes une série de coûts individualisables.

Le total des coûts de personnel réalisés doit correspondre au montant total enregistré par la Trésorerie/FEDCOM pour chaque article budgétaire faisant partie de l'enveloppe. 3.2.2. Estimation du coût de personnel individuel Le coût du personnel existant Le coût du personnel existant est calculé individuellement. Il contient : - la projection de la charge budgétaire récurrente du dernier état de paiement; - le pécule de vacances calculé; - l'allocation de fin d'année calculée.

Cette projection intègre les futurs sauts d'index pour lesquels le SPF B&Cg a communiqué les paramètres budgétaires.

Impact des modifications prévues L'impact des modifications (augmentations barémiques, ) concernent le personnel existant et peut être estimé individuellement ou globalement. Seul l'impact budgétaire sera pris en compte et ajouté au coût du personnel existant.

L'impact des mouvements prévus L'impact des mouvements prévus sur le coût projeté du personnel existant est calculé individuellement sur base des données personnelles disponibles ou, à défaut, d'un estimateur de coût individuel ainsi que de la date ou de la période de réalisation.

Sont pris en compte tous les mouvements connus et/ou prévus au moment de la projection qui porteront effet en T ou en T+1.

Pour chaque mouvement concerné, les données individuelles suivantes doivent être établies : - identification de la personne et/ou lien juridique payé (contrat) - l'ETP payé - le mois de début et/ou le mois de fin - l'échelle de traitement - la qualité - le type de mouvement - l'impact T, T+1 et Ts.

L'impact des décisions prévues L'impact des décisions prévus sur le coût projeté du personnel existant est calculé individuellement sur base d'un estimateur de coût individuel et de la date ou de la période de réalisation.

Sont prises en compte toutes les décisions prévues au moment de la projection qui porteront effet en T ou en T+1.

Pour chaque décision concernée, les données suivantes doivent être établies : - identification de la décision - l'ETP payé - le mois de début et/ou le mois de fin - l'échelle de traitement - la qualité - le type d'événement - l'impact T, T+1 et Ts.

Coût individuel estimé globalement Certains coûts de personnel individuels ne peuvent être estimés que globalement.

Il s'agit de coûts qui ne sont individualisables qu'au moment du paiement : - prime récurrente de développement des compétences - arriérés (hormis la prime de développement des compétences) : o arriérés découlant de décisions avec effet rétroactif o autres. - autres allocations périodiques - allocations familiales. 3.2.3. Estimation du coût de personnel non individualisable L'estimation des dépenses du personnel non individualisables réaliséespar le service lui-même (abonnements, assurances,...) s'effectue sur une base forfaitaire via un % défini sur la base de l'analyse des dépenses réalisées les années précédentes. Le % est calculé sur le total des coûts estimés et/ou réalisés individuellement et globalement.

Le résultat estimé global peut encore être corrigé à l'aide de paramètres de correction : - une estimation forfaitaire pour la dérive salariale (% sur le coût individuel estimé); - une réserve pour la protection contre les risques possibles; - etc... 3.2.4. Coût T, T+1 et Ts Le coût T est le coût réalisé et/ou estimé total pour l'année T. Le coût T+1 est le coût estimé total pour l'année T+1. Il contient : - la projection pour l'année T+1 du dernier mois estimé ou connu de l'année T, complétée du pécule de vacances et de l'allocation de fin d'année calculés; - l'impact de tous les mouvements et décisions prévus en T+1 qui corrigent les valeurs obtenues ci-dessus; - les coûts estimés globaux.

Le coût Ts est le coût estimé en 12/12. Il contient : - la projection en 12/12 du coût individuel récurrent estimé ou connu du dernier mois de l'année, complétée du pécule de vacances et de l'allocation de fin d'année estimés; - les coûts estimés globaux. 3.2.5. Marge budgétaire T, T+1, Ts La marge budgétaire est la différence entre le coût total T, T+1 ou Ts et les montants d'enveloppe à prendre en considération suivant les instructions données par les Ministres de la Fonction publique et du Budget. 4. Le remplacement du personnel temporairement absent La nécessité de remplacer des membres du personnel temporairement absents par des contractuels est une problématique spécifique qui par nature échappe au mécanisme d'un plan de personnel structuré. D'autre part,il est important que les services puissent, de façon fiable, identifier les contractuels qui remplacent des membres de personnel, complètement ou partiellement absents, et de les mettre en relation avec ces absences pour pouvoir gérer cette problématique de façon efficace et efficiente.

Afin d'y remédier un rapportage souple mais rigoureux est prévu pour que l'inspecteur des Finances puisse suivre cette problématique régulièrement.

Il est demandé aux services : - de définir le contingent de contractuels destiné à remplacer des membres de personnel temporairement absents; - de vérifier régulièrement si ce contingent correspond aux besoins pour lequel il est prévu; - d'actualiser le contingent en fonction des mouvements à l'intérieur de ce contingent et/ou à l'intérieur des absences qu'il couvre et, en tout cas, quand il y a un besoin de réaliser un nouveau remplacement.

A cet effet les services utiliseront le modèle de rapport repris en annexe 4 qui reprend les informations suivantes : - le contingent actuel de contractuels qui remplacent des absences temporaires et leur coût de personnel estimé; - la situation actuelle concernant les absences temporaires couvertes par des contractuels de remplacement ainsi que les nouvelles absences prévues pour lesquelles il y a un besoin de remplacement, avec une estimation des moyens budgétaires qu'elles libèrent; - les nouveaux contractuels destinés à couvrir des absences temporaires avec leur impact budgétaire estimé.

Ce processus se distingue du processus d'établissement du plan de personnel.

Dans le courant de l'année et lors de chaque décision prévoyant un nouveau remplacement, non prévu, l'annexe 4 sera mise à jour et soumise pour suivi à l'inspecteur des Finances.

Cette annexe, visée par l'inspecteur des Finances, doit toutefois être ajoutée au dossier de plan de personnel ainsi que l'avis de l'inspecteur des Finances concernant le plan de personnel.

Le cas échéant, les services doivent être en mesure de fournir les données analytiques qui ont servi de base à l'établissement du rapport. 5. Le processus Le plan de personnel pour l'année suivante est élaboré à l'initiative du président et approuvé par le Comité de direction. Le(s) ministre(s) concerné(s) le soumet(tent) pour accord, en même temps que l'avis de l'inspecteur des Finances, au Ministre de la Fonction publique et au Ministre du Budget.

Le monitoring et le pilotage du plan de personnel approuvé sont menés par le Président, assisté par le Directeur du service d'encadrement P&O. L'exécution du plan de personnel a lieu sous la surveillance de l'inspecteur des Finances. 6. Modèle de dossier de plan de personnel soumis pour accord au ministre Le dossier de plan de personnel contient 3 annexes, conformément au modèle repris en annexe de cette circulaire : Annexe 1 : Evolution des ressources humaines et des coûts individuels. Cette annexe contient : - L'annexe 1a : Projection pour l'ensemble de l'année à partir des données salariales du mois de... - L'annexe 1b : Impact des mouvements et décisions prévus à partir du mois de...

Annexe 2 : Evolution de l'ensemble des coûts. Cette annexe contient : - L'annexe 2a : Projection initiale pour l'ensemble de l'année à partir des données salariales du mois de... - L'annexe 2b : Projection finale pour l'ensemble de l'année à partir des données salariales du mois de... - L'annexe 2c : Projection des coûts à charge de la provision interdépartementale Annexe 3 : Synthèse - L'annexe 3a : Projection initiale et finale en ETP payés - L'annexe 3b : Evaluation des marges Une distinction est faite entre les contractuels avec un contrat de courte durée qui ne dépasse pas l'année sur laquelle porte le plan (IN-OUT T) et les autres contractuels.

Le cas échéant, afin d'assurer le contrôle de qualité de la méthodologie appliquée et du résultat obtenu, les services doivent être en mesure de fournir les données analytiques qui ont servi de base à l'établissement du plan.

Sont en particulier visés : - la liste des mouvements et décisions - les estimateurs retenus pour l'estimation des coûts individuels et globaux.

Ce sont ces éléments qui doivent faire l'objet d'une mise à jour continue dans les processus de monitoring et de pilotage.

Afin de soutenir, d'une part, le processus de plan de personnel et, d'autre part, la composition d'un dossier de plan de personnel, le SPF P&O a développé la plate-forme SEPP. P&O assure le soutien, l'accompagnement méthodologique ainsi que l'aide pratique pour les estimations standardisées. Les services qui le souhaitent peuvent toujours prendre contact avec la Direction Planning et Sélection dès qu'ils ont l'intention d'implémenter les directives de cette circulaire.

Le Ministre du Budget, O. CHASTEL Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique, H. BOGAERT

Pour la consultation du tableau, voir image