FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

13 FEBRUARI 2012. - Omzendbrief nr. 612. - Informatie over de methodologie voor de opmaak en opvolging van de uitvoering van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen.

Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De diensten worden verzocht voor de opmaak en opvolging van hun personeelsplan gebaseerd op de personeelsenveloppe rekening te houden met de hierna vermelde richtlijnen.

Een personeelsenveloppe is samengesteld uit een geheel van entiteiten die door de omzendbrief nr. 602 met informatie inzake de monitoring van het personeel en de personeelskredieten gedefinieerd worden als zijnde een categorie personeelsenveloppe.

Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief nr. 574 van 9 juli 2007 - Informatie inzake personeelsenveloppe en -plan, die wordt opgeheven. 1. Personeelsplan Voor elke personeelsenveloppe en elk kalenderjaar wordt een personeelsplan opgemaakt. Het plan beschrijft, voor het jaar waarop het betrekking heeft, de gewenste eindprojectie van de betaalde vte's en hun budgettaire last uitgaande van de initiële projectie van de betaalde vte's en hun budgettaire last. Het omvat een synthese van de beoogde evolutie van de human resources, van hun budgettaire lasten alsook een raming van de budgettaire marges.

Op budgettair vlak moet het plan verenigbaar zijn met de in de enveloppe beschikbare middelen voor het betrokken jaar.

Een personeelsplan is in geen geval een lijst van gemachtigde wervingen, bevorderingen,... Elke voorziene beslissing moet alvorens ze kan uitgevoerd worden, inderdaad afgetoetst worden aan de eindprojectie van het goedgekeurd personeelsplan.

Het personeelsplan kan uitgesplitst worden volgens operationele entiteiten.

Wanneer de personeelsenveloppe gewijzigd wordt omwille van een vermindering of verhoging van de kredieten, wordt een actualisatie van het goedgekeurd personeelsplan voor akkoord voorgelegd aan de inspecteur van Financiën. Zij wordt opgemaakt op basis van de laatst gekende betaalgegevens. 2. Methodologie Het plan voor het beschouwde jaar steunt op de integratie van het geheel van gekende parameters en gegevens inzake de human resources en de budgettaire middelen verbonden aan de enveloppe. Het combineert een initiële projectie van de human resources en het geheel van de kosten die door de enveloppe zullen gedragen worden.

Deze initiële projectie integreert : - de gerealiseerde betaalgegevens van het jaar waarin het plan wordt opgemaakt of aangepast; - de raming van de human resources en de kosten voor de resterende maanden van het jaar op basis van de laatst betaalde VTE's en van de analyse van de laatst gekende betaalgegevens; - de raming van de impact van de voorziene bewegingen die voornoemde waarden corrigeren.

De initiële projectie, aangevuld met de raming van de impact van het geheel van de voorziene beslissingen die niet in uitvoering zijn gesteld, geeft de eindprojectie en het objectief toegekend aan het plan.

Het personeelsplan wordt uitgedrukt in betaalde VTE's overeenkomstig de definitie van de omzendbrief nr. 602 en in budgettaire lasten voor het jaar van het plan (T), in budgettaire lasten geprojecteerd naar het volgende jaar (T+1) en in structurele budgettaire lasten in 12/12 (Ts).

Het personeelsplan ondersteunt het management in de drie volgende kernactiviteiten nl. 2.1. Planning Planning beoogt, op basis van de initiële projectie voor het jaar en van de gekende en voorziene budgettaire middelen van de enveloppe, de opmaak van de eindprojectie van de optimale human resources rekening houdend met de opdrachten en prioriteiten toevertrouwd aan de dienst. 2.2. Monitoring Monitoring beoogt de : - actualisatie, ten minste elk trimester, van het plan op basis van de laatst gekende betaalgegevens en de evolutie inzake voorziene bewegingen en voorziene beslissingen; - de confrontatie van deze resultaten met de eindprojectie; - de evaluatie van de beschikbare budgettaire marge.

De actualisatie van de initiële projectie zal aangeven : - of er inzake human resources, nog een kloof is met de eindprojectie en, - of er inzake budgettaire resources, een marge beschikbaar is om beslissingen te nemen.

Ze krijgen ook de functie van een knipperlicht ingeval er gevaar voor overschrijding van de enveloppe dreigt. In dit geval worden de nodige correctieve acties genomen wat onder andere kan inhouden dat de prioriteiten worden bijgesteld.

Er wordt aangeraden dit proces maandelijks te verrichten. Het zal minstens om de drie maanden gebeuren. 2.3. Sturing Sturing beoogt, rekening houdend met de resultaten van de monitoring, de prioriteiten vast te leggen inzake te nemen beslissingen : - de uitvoering van voorziene beslissingen waarvan de impact op de geraamde kost T, T+1 en Ts en op de voorziene human resources in overeenstemming moet zijn met het goedgekeurd plan; - nieuwe beslissingen in uitvoering brengen die de tijdens de monitoring vastgestelde kloof beogen te dichten.

Indien er nieuwe marges vrijkomen, bijvoorbeeld als gevolg van niet voorziene vertrekken, zijn aanvullende beslissingen die conform moeten zijn met de globale RH-strategie, aangewezen. Deze mogen echter nooit leiden tot een overschrijding van het totaal aantal betaalde VTE's initieel voorzien voor het einde van het jaar; - vertragen, schorsen of schrappen van voorziene beslissingen die ofwel de voorziene eindprojectie in VTE overschrijden ofwel de voorziene marge T, T+1 of Ts in gevaar brengen. 3. Technische verwerking 3.1. Administratieve gegevens 3.1.1. De juridische banden Een juridische band wordt gedefinieerd door de hoedanigheid van de persoon (manager, vastbenoemd statutair, contractueel,...), zijn niveau, zijn graad of zijn klasse en, voor de contractueel, het type arbeidsovereenkomst.

In de regel zal een persoon slechts één juridische band hebben met de dienst. Toch is het niet uitgesloten dan sommige er meerdere hebben.

Vb. een statutair die aangeduid is voor een managementfunctie N-2 heeft twee juridische banden met dezelfde dienst nl. één als statutair en één als manager.

Voor elke juridische band die ten laste is van de enveloppe wordt een betaalde VTE, gedefinieerd conform omzendbrief nr. 602, per maand berekend 3.1.2. Bewegingen en beslissingen Volgende types van gebeurtenissen worden onderscheiden : - instroom : er wordt een nieuwe juridische band gecreëerd (vb. een werving); - uitstroom : een bestaande juridische band wordt definitief beëindigd (vb. pensionering). - upgrade : een juridische band wordt gewijzigd ingevolge bevordering of overgang naar hoger niveau (in/uit-gebeurtenis); - wijzigingen : alle andere veranderingen (vb. verhogingen in weddenschaal,...). Deze laatste worden niet opgenomen in de hierna vermelde individuele bewegingen en beslissingen.

De wijzigingen die een invloed hebben op het werkregime (vb. loopbaanonderbreking, overgang van of naar deeltijds werkregime, verlof zonder wedde, ) en hun verband met het contingent vervangingscontractuelen worden afzonderlijk behandeld conform punt 4 van deze omzendbrief. 3.1.3. De voorziene bewegingen De bewegingen die voorzien worden betreffen : - de gekende bewegingen van in dienst zijnde personeelsleden; - de bewegingen waarvan de procedure lopend is en niet kan onderbroken worden zonder afbreuk te doen aan individuele rechten. 3.1.4. De voorziene beslissingen De voorziene beslissingen betreffen de beslissingen die in aanmerking komen om de gewenste eindprojectie te realiseren maar niet in uitvoering zijn gebracht. 3.2. Budgettaire gegevens Het plan moet de totaliteit van de budgettaire lasten van het personeel ten laste van de enveloppe integreren.

Van deze lasten worden deze die kunnen terugbetaald worden door de interdepartementale provisie afzonderlijk vermeld. 3.2.1. Notie personeelskost De omzendbrief nr. 602 definieert de begrippen : - de totale recurrente budgettaire last per maand - de totale budgettaire last per maand.

Onder deze lasten zijn er een aantal niet individueel toewijsbaar (abonnementen, verzekeringen,..). De diensten staan zelf in voor de betaling ervan.

In regel worden de individueel toewijsbare kosten betaald door de Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven (CDVU).

Sommige diensten betalen evenwel zelf een aantal individueel toewijsbare kosten.

Het totaal van de gerealiseerde personeelskosten dient overeen te stemmen met het totaal geregistreerd door de Thesaurie/FEDCOM voor elk begrotingsartikel dat deel uitmaakt van de enveloppe. 3.2.2. Raming van de individuele personeelskost De kost van het bestaand personeel De kost van het bestaand personeel wordt individueel berekend. Hij omvat : - de projectie van de recurrente budgettaire last uit de laatst gekende betaalgegevens; - het berekend vakantiegeld; - de berekende eindejaarstoelage.

Deze projectie integreert de toekomstige indexsprongen waarvoor de FOD B&B de budgettaire parameters heeft meegedeeld.

Impact van de voorziene wijzigingen De impact van de wijzigingen (verhogingen in weddenschaal, ) betreffen het bestaand personeel en kan individueel of globaal geraamd worden.

Er wordt enkel rekening gehouden met de budgettaire impact die toegevoegd wordt aan de kost van het bestaand personeel.

De impact van de voorziene bewegingen De impact van de voorziene bewegingen op de geprojecteerde kost van het bestaand personeel wordt individueel berekend op basis van de beschikbare persoonsgegevens of, bij gebrek, een ramer van de individuele kost evenals de datum of de periode van realisatie.

Er wordt rekening gehouden met alle bewegingen gekend en/of voorzien op het ogenblik van de projectie, die een effect zullen hebben in T of T+1.

Voor elke betrokken beweging moeten de volgende individuele gegevens opgesteld worden : - identificatie van de persoon en/of van de juridische band (contract) - de betaalde VTE - de beginmaand en/of de eindmaand - de weddenschaal - de hoedanigheid - het type van gebeurtenis - de impact T, T+1 en Ts.

De impact van de voorziene beslissingen De impact van de voorziene beslissingen op de geprojecteerde kost van het bestaand personeel wordt individueel berekend op basis van een ramer van de individuele kost en de datum of de periode van realisatie.

Er wordt rekening gehouden met alle beslissingen voorzien op het ogenblik van de projectie die een effect zullen hebben in T of T+1.

Voor elke betrokken beslissing moeten de volgende gegevens opgesteld worden : - identificatie van de beslissing - de betaalde VTE - de beginmaand en/of de eindmaand - de weddenschaal - de hoedanigheid - het type van gebeurtenis - de impact T, T+1 en Ts.

Globaal geraamde individuele kost Sommige individuele personeelskosten kunnen enkel globaal geraamd worden.

Het betreft kosten die pas op het tijdstip van de betaling individualiseerbaar zijn : - recurrente premie voor competentieontwikkeling - achterstallen (niet premie voor competentieontwikkeling) : o achterstallen als gevolg van beslissingen die een retroactief effect hebben. o andere. - andere periodieke vergoedingen - kinderbijslag. 3.2.3. Raming van de niet individualiseerbare personeelskost De raming van de niet individualiseerbare personeelsuitgaven die door de dienst zelf zijn gerealiseerd (abonnementen, verzekeringen,...) gebeurt op een forfaitaire basis via een % bepaald op basis van analyse van de gerealiseerde uitgaven in de voorgaande jaren. Het % wordt berekend op het totaal van de individueel en globaal gerealiseerde en/of geraamde kosten.

Het globale geraamd resultaat kan nog bijgestuurd worden aan de hand van correctiefactoren : - een forfaitaire raming voor de loondrift (% op de geraamde individuele kost) - een reserve voor indekking tegen mogelijk risico, - enz... 3.2.4. Kost T, T+1 en Ts De kost T is de totale gerealiseerde en/of geraamde kost voor het jaar T. De kost T+1 is de totale geraamde kost voor het jaar T+1. Hij bevat : - de projectie voor het jaar T+1 van de laatst geraamde of gekende maand van het jaar T, aangevuld met het berekend vakantiegeld en de berekende eindejaarstoelage; - de impact van alle bewegingen en beslissingen voorzien in T+1 die voornoemde waarden corrigeren; - de globaal geraamde kosten.

De kost Ts is de kost geraamd in 12/12. Hij bevat : - de projectie in 12/12 van de individuele recurrente kost geraamd of gekend voor de laatste maand van het jaar, aangevuld met het berekend vakantiegeld en de berekende eindejaarstoelage; - de globaal geraamde kosten. 3.2.5. Budgettaire marge T, T+1, Ts De budgettaire marge is het verschil tussen de totale kost T, T+1 of Ts en de bedragen van de enveloppe waarmee rekening moet gehouden worden volgens de richtlijnen van de Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting. 4. De vervanging van tijdelijk afwezig personeel De noodzaak om tijdelijk afwezige personeelsleden te kunnen vervangen door contractuelen is een specifieke problematiek die van nature buiten het mechanisme van een gestructureerd personeelsplan valt. Anderzijds is het van belang dat de diensten de contractuelen ter vervanging van personeelsleden die geheel of gedeeltelijk afwezig zijn, op een betrouwbare manier kunnen identificeren en in relatie kunnen brengen met deze afwezigheden opdat ze deze problematiek op een efficiënte en doeltreffende manier zouden kunnen beheren.

Ten einde dit te ondervangen wordt een soepele maar strikte rapportering voorzien die de inspecteur van Financiën moet toelaten de problematiek regelmatig op te volgen.

Aan de diensten wordt gevraagd : - het contingent contractuelen te bepalen dat bestemd is om tijdelijk afwezige personeelsleden te vervangen; - er regelmatig over te waken dat dit contingent correspondeert met de behoeften waarvoor het is voorzien; - het contingent te actualiseren in functie van de bewegingen binnen het contingent en/of binnen de afwezigheden die het dekt en alleszins wanneer er een behoefte is om een nieuwe vervanging te realiseren.

Om hieraan tegemoet te komen zullen de diensten gebruik maken van het modelrapport opgenomen in bijlage 4 dat volgende informatie omvat : - het actueel contingent contractuelen ter vervanging van tijdelijk afwezige personeelsleden en hun geraamde personeelskost; - de actuele situatie inzake tijdelijke afwezigheden die gedekt zijn door vervangingscontractuelen alsook de voorziene nieuwe afwezigheden waarvoor er een behoefte aan vervanging is, met een raming van de budgettaire middelen die ze vrijmaken; - de nieuwe contractuelen om tijdelijke afwezigheden op te vangen, met hun geraamde budgettaire impact.

Dit proces verloopt los van het proces van opmaak van het personeelsplan. vTijdens het jaar en bij elke beslissing die een nieuwe, niet voorziene vervanging beoogt, zal bijlage 4 worden geactualiseerd en voor opvolging aan de inspecteur van Financiën worden voorgelegd.

Deze bijlage, geviseerd door de inspecteur van Financiën, moet evenwel bij het dossier personeelsplan gevoegd worden evenals het advies van de inspecteur van Financiën aangaande het personeelsplan.

De diensten moeten, in voorkomend geval, in staat zijn de analytische gegevens mee te delen die als basis gediend hebben voor de opmaak van dit rapport. 5. Het proces Het personeelsplan voor het volgende jaar wordt op initiatief van de voorzitter opgemaakt en door het Directiecomité goedgekeurd. Het personeelsplan, vergezeld van het advies van de inspecteur van Financiën, wordt door de betrokken minister(s) voor akkoord voorgelegd aan de Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting.

De monitoring en sturing van het goedgekeurd personeelsplan gebeurt door de Voorzitter bijgestaan door de Stafdirecteur P&O. De uitvoering van het personeelsplan gebeurt onder toezicht van de inspecteur van Financiën. 6. Model van een dossier van personeelsplan voor akkoord te leggen aan de minister Het dossier van personeelsplan omvat 3 bijlagen volgens het model opgenomen in bijlage aan deze omzendbrief : Bijlage1 : Evolutie van de human resources en van de individuele kosten.Deze bijlage omvat : - Bijlage 1a : Projectie voor het volledige jaar op basis van de betaalgegevens van de maand... - Bijlage 1b : Impact van de bewegingen en beslissingen voorzien vanaf de maand...

Bijlage 2 : Evolutie van het geheel van de kosten. Deze bijlage omvat : - Bijlage 2a : Initiële projectie voor het volledige jaar op basis van de betaalgegevens van de maand... - Bijlage 2b : Finale projectie voor het volledige jaar op basis van de betaalgegevens van de maand... - Bijlage 2c : Projectie van de kosten ten laste van de interdepartementale provisie.

Bijlage 3 : Synthese - Bijlage 3a : Initiële en finale projectie in betaalde VTE's - Bijlage 3b : Evaluatie van de marges.

De contractuelen met een overeenkomst van korte duur die het jaar waarop het plan betrekking heeft niet overschrijdt (IN-OUT T) worden onderscheiden van de andere contractuelen.

Ten einde de controle op de kwaliteit van de methodologie en van het bekomen resultaat te kunnen verzekeren, moeten de diensten, in voorkomend geval, in staat zijn de analytische gegevens mee te delen die als basis gediend hebben voor de opmaak van het plan.

Worden in het bijzonder beoogd : - de lijst van de bewegingen en de beslissingen - de weerhouden ramers voor de raming van de individuele en globale kosten.

Het zijn deze elementen die continu moeten geactualiseerd worden in de processen monitoring en sturing.

Ter ondersteuning van het proces van personeelsplanning enerzijds en het samenstellen van een dossier personeelsplan anderzijds heeft de FOD P&O het sepp-platform ontwikkeld. P&O staat in voor ondersteuning, methodologische begeleiding alsook praktische hulp inzake gestandaardiseerde ramingen. De diensten die dit wensen kunnen steeds contact opnemen met de Directie Planning en Selectie van zodra zij de richtlijnen van deze omzendbrief wensen te implementeren.

De Minister van Begroting, O. CHASTEL De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, H. BOGAERT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld