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11 JUILLET 2022. - Circulaire concernant l'entrée en vigueur et l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014

A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel;

A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil du Royaume;

La loi du 30 mars 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/03/2017 pub. 24/11/2017 numac 2017013149 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 type loi prom. 30/03/2017 pub. 21/06/2022 numac 2022031782 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 . - Addendum fermer portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014, a été publiée au Moniteur belge du 24 novembre 2017.

La présente circulaire entend expliquer la portée des dispositions de cette Convention aux officiers de l'état civil, afin qu'ils puissent l'appliquer dans le cadre de leur fonction. Elle remplace la circulaire du 7 juin 2017Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 07/06/2017 pub. 05/12/2017 numac 2017012746 source service public federal justice Circulaire concernant l'entrée en vigueur et l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 fermer ayant le même objet. 1. Entrée en vigueur de la Convention CIEC n° 34 La Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faite à Strasbourg le 14 mars 2014 (ci-après : Convention CIEC n° 34) a été conclue dans le cadre de la Commission Internationale de l'Etat Civil (ci-après : CIEC).Elle a été adoptée à Berne le 26 septembre 2013 par l'assemblée générale de la CIEC, signée par la Belgique à Strasbourg le 14 mars 2014 et ratifiée le 26 juin 2017.

Malgré l'assentiment de la Belgique à la Convention CIEC n° 34, cette Convention n'est pas entrée en vigueur immédiatement. En effet, aucun autre Etat membre de la CIEC n'avait encore ratifié, accepté ou approuvé cette Convention, condition nécessaire à son entrée vigueur (article 12 de la Convention CIEC n° 34). La Convention CIEC n° 34 avait toutefois déjà été ratifiée par l'Allemagne, mais à un moment où elle n'était plus membre de la CIEC. Entretemps, un deuxième Etat membre de la CIEC (la Suisse) a ratifié la Convention.

La Convention entre en vigueur le 1er juillet 2022, à savoir le premier jour du quatrième mois qui suit celui du dépôt de l'instrument de ratification par un deuxième Etat membre de la CIEC (la Suisse).

La Convention sera donc appliquée avec la Suisse et l'Allemagne.

La Convention pourra être aussi appliquée par un Etat membre si celui-ci fait une déclaration d'application provisoire (comme le prévoit l'article 13 de la Convention). Aucun Etat n'a jusqu'à présent fait cette déclaration. 2. Objectif et portée de la Convention CIEC n° 34 Cette Convention remplace la Convention n° 16 relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, signée à Vienne le 8 septembre 1976 et ratifiée par la Belgique en 1997 (par la loi du 3 avril 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/04/1997 pub. 05/03/1998 numac 1997015211 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et au Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989 fermer portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et au Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989, M.B., 5 mars 1998, p. 5941).

La Convention CIEC n° 16 reste toutefois en vigueur entre les Etats qui y sont parties tant que la nouvelle Convention n° 34 n'a pas été approuvée par les deux Etats (cf. art. 17 de la Convention CIEC n° 34).

Aussi longtemps que la Convention CIEC n° 16 reste d'application entre deux Etats, la circulaire explicative du 25 mai 1998 relative à l'entrée en vigueur et à l'application de la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et du Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faites à Patras le 6 septembre 1989 (M.B., 12 juin 1998, p. 19393), le reste également.

A l'instar de la Convention CIEC n° 16, la Convention CIEC n° 34 a pour but d'obliger, sous certaines conditions, les Etats contractants à utiliser des formulaires plurilingues uniformes pour les extraits d'actes de l'état civil et pour certains certificats. Ces extraits plurilingues ne doivent plus être traduits ou légalisés dans les Etats contractants.

Alors que la Convention CIEC n° 16 ne prévoyait que des formulaires plurilingues pour des extraits d'actes de l'état civil relatifs à la naissance, au mariage et au décès, la Convention CIEC n° 34 crée aussi des formulaires pour d'autres modifications de l'état civil (p. ex. pour la reconnaissance d'un enfant) ainsi que pour des certificats attestant l'enregistrement d'un partenariat (article 1er).

Les modèles des extraits d'actes de l'état civil et les modèles des certificats ont également été adaptés à l'évolution du droit de la famille (principalement en ce qui concerne les couples de même sexe, lorsqu'il est question, par exemple, de mariage et de filiation) et ont été complétés par une série d'énonciations utiles et indispensables aux Etats.

En outre, la Convention CIEC n° 34 intègre les codes de la Convention CIEC n° 25 relative au codage des énonciations figurant dans les documents d'état civil. Il faut signaler que le Belgique n'a jusqu'à présent pas signé, ni ratifié, la Convention CIEC n° 25, mais les codes n'en restent pas moins utiles à la compréhension des formulaires plurilingues. 3. Délivrance des formulaires plurilingues des Conventions CIEC n° 16 et n° 34 3.1. Remplacement de la Convention CIEC n° 16 Dès son entrée en vigueur, la Convention CIEC n° 34 remplacera la Convention CIEC n° 16 relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, signée à Vienne le 8 septembre 1976 et ratifiée par la Belgique en 1997 (voir ci-dessus), qui prévoit l'utilisation de formulaires plurilingues similaires pour les extraits d'actes de l'état civil en matière de naissance, de mariage et de décès.

Ainsi, la Convention CIEC n° 16 cessera de s'appliquer entre les Etats contractants à l'égard desquels la Convention CIEC n° 34 est entrée en vigueur (art. 17 de la Convention CIEC n° 34), mais reste en vigueur entre les Etats qui y sont parties tant que l'un d'eux demeure lié uniquement par ladite Convention CIEC n° 16. Autrement dit, les deux Etats doivent avoir ratifié la nouvelle Convention CIEC n° 34, faute de quoi la Convention CIEC n° 16 reste d'application.

Pour rappel : à ce jour, la Convention CIEC n° 16 est entrée en vigueur à l'égard des Etats suivants : l'Allemagne, l'Autriche, la Belgique, l'Espagne, la France, l'Italie, le Luxembourg, les Pays-Bas, le Portugal, la Suisse, la Turquie, la Slovénie, la Croatie, l'Ancienne République Yougoslave de Macédoine, la Bosnie-Herzégovine, la Serbie, la Pologne, le Monténégro, la Moldavie, la Lituanie, l'Estonie, la Roumanie, la Bulgarie et les îles du Cap-Vert.

La Convention CIEC n° 34 exclut pour l'avenir toute nouvelle ratification de la Convention CIEC n° 16 ou toute nouvelle adhésion à celle-ci (art. 17). Cet article reflète ainsi l'intention des auteurs de remplacer progressivement la Convention CIEC n° 16 par la Convention CIEC n° 34. 3.2. Priorité de délivrance de la Convention CIEC n° 34 Malgré la coexistence des deux conventions CIEC, l'officier de l'état civil peut d'emblée délivrer un formulaire plurilingue de la Convention CIEC n° 34, à moins que l'intéressé ne demande expressément un extrait plurilingue de la Convention CIEC n° 16.

Dans ce cas, il fera savoir au requérant que la plupart des pays accepteront le formulaire plurilingue sur base de la Convention CIEC n° 34, mais que l'autorité étrangère pourra néanmoins le refuser (sauf, bien entendu, en Allemagne et en Suisse). Si l'officier de l'état civil est informé de la destination du formulaire plurilingue et de la forte probabilité de refus par ce pays des formulaires plurilingues de la Convention CIEC n° 34, il délivrera un formulaire de la Convention CIEC n° 16 si celui-ci est accepté par ce pays.

L'officier de l'état civil peut toujours s'assurer que la Convention CIEC n° 34 est déjà entrée en vigueur à l'égard du pays où le document sera présenté, via le lien suivant : http://www.ciec1.org A la date de la signature de la présente circulaire, on compte, outre la Belgique, encore 4 Etats qui ont signé la Convention CIEC n° 34, à savoir l'Espagne, la Suisse, la France et l'Allemagne. La Convention n'est ratifiée que par la Belgique, l'Allemagne et la Suisse.

Dès que l'application du SPF Justice destinée aux citoyens (justonweb.be) entrera en vigueur, le citoyen pourra demander lui-même un formulaire plurilingue via l'application. Il pourra choisir le formulaire qu'il préfère, à savoir un formulaire de la Convention CIEC n° 16 ou n° 34, ou éventuellement un extrait belge avec formulaire européen d'aide à la traduction tel que prévu par le règlement européen sur les documents publics (règlement (UE) 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012). 3.3 Convention CIEC n° 1 n'est plus applicable La Convention CIEC n° 1 du 27 septembre 1956 relative à la délivrance de certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger, prévoit aussi l'utilisation de formulaires plurilingues similaires.

Ladite Convention CIEC n° 1 cessera de produire ses effets, vu que tous les pays ayant ratifié cette Convention ont actuellement aussi ratifié la Convention CIEC n° 16 du 8 septembre 1976 (comme c'était déjà le cas lors de l'entrée en vigueur de la Convention CIEC n° 16). 4. Formulaires type - emploi des langues L'annexe 3 à la Convention CIEC n° 34 clarifie les règles applicables aux modèles de la CIEC. Les points 6, 8 et 13 règlent l'emploi des langues sur les formulaires types plurilingues. Il existe trois modèles de formulaires en Belgique, annexés à la loi du 30 mars 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/03/2017 pub. 24/11/2017 numac 2017013149 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 type loi prom. 30/03/2017 pub. 21/06/2022 numac 2022031782 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 . - Addendum fermer portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, à savoir : - pour les actes rédigés en néerlandais: recto en néerlandais, suivi du français; verso en anglais et en allemand; - pour les actes rédigés en français: recto en français, suivi du néerlandais; verso en anglais et en allemand; - pour les actes rédigés en allemand: recto en allemand, suivi du français; verso en néerlandais et en anglais.

Cette Convention n'a pas d'incidence sur l'emploi des langues par l'officier de l'état civil, du fait que pour le surplus, il doit continuer à utiliser la langue nationale qui lui est imposée par la loi. 5. Délivrance des formulaires plurilingues 5.1 Délivrance obligatoire à la demande La délivrance de ces formulaires plurilingues s'impose quand une personne intéressée ou une autorité compétente en fait la demande (article 2 de la Convention CIEC n° 34). De plus, ces formulaires sont dispensés de légalisation ou d'une formalité équivalente lorsqu'ils sont présentés dans l'un des Etats contractants. Il s'agit là d'un avantage pour toute personne que l'échange international de ces documents intéresse.

La délivrance de ces extraits est toujours possible, qu'ils soient ou non destinés à l'étranger. En pratique, certes, on demande un formulaire plurilingue lorsqu'on doit présenter un extrait ou certificat d'un acte de l'état civil à l'étranger, mais cela peut se justifier par d'autres motifs, p.e. en vue d'être utilisé dans son propre pays. En effet, la destination ne doit pas être mentionnée sur les extraits. Cette position a déjà été défendue dans le cadre de l'application de la Convention CIEC n° 16.

La Convention CIEC n° 34 (art. 7) ne fait obstacle ni à l'obtention de copies d'actes ni à la délivrance d'autres documents d'état civil, par exemple, des documents établis selon le droit national. Les formulaires types ne sont en effet que des extraits d'actes de l'état civil, et non des copies. Ils ne peuvent en principe donc pas être utilisés lorsqu'une copie doit être présentée. 5.2 A qui délivrer ? L'article 2, alinéa 2, de la Convention CIEC n° 34 dispose que les extraits ne peuvent être délivrés qu'aux personnes ou aux autorités compétentes qui ont qualité pour obtenir des copies conformément aux règles de droit interne de l'Etat de délivrance.

En Belgique, seules les personnes mentionnées à l'article 29, § 1er, alinéa 2, de l'ancien Code civil peuvent obtenir un extrait d'actes d'état civil non-publics, notamment : - d'actes de décès de moins de cinquante ans, - d'actes de mariages de moins de septante-cinq ans, et - d'autres actes de moins de cent ans.

Le certificat attestant l'enregistrement d'un partenariat n'est pas un acte de l'état civil. Les règles concernant la délivrance des certificats des registres de populations doivent être suivis.

L'article 3 de la Convention CIEC n° 34 prévoit que les extraits et les certificats qui sont établis, indiquent l'état de la personne au moment de la délivrance du document, en ce compris les modifications éventuelles survenues depuis l'établissement de l'acte d'origine. 5.3 Liste des énonciations invariables et des codes - Autres énonciations Contrairement à la Convention CIEC n° 16, les précisions sur l'établissement des extraits figurent dans les annexes et non pas dans la Convention même, et ce, de manière à être modifiées plus facilement. Il s'agit de la liste des énonciations invariables qui figurent sur les modèles, ainsi que de la liste des codes numériques qui leur sont affectés et des règles en vue de leur établissement.

Contrairement à la Convention CIEC n° 16, les Etats n'auront plus la possibilité de compléter les modèles par des cases et des symboles et ce, afin de parvenir à un degré plus élevé d'harmonisation. Les modèles ont dès lors été complétés par différentes énonciations, afin de répondre aux besoins de chaque Etat membre.

Eventuellement, les modèles portant les numéros 1, 2 et 3 peuvent être complétés par des énonciations supplémentaires dans la case « Autres énonciations ». Ces « Autres énonciations » sont toutefois limitées aux symboles qui figurent sur chaque modèle.

Ces symboles figurent également à l'annexe 3 (Règles applicables aux modèles de la CIEC), point 11, de la Convention.

Les symboles sont, s'il y a lieu, suivis de la date et du lieu de l'événement ainsi que des nom et des prénoms du conjoint ou du partenaire.

A cet égard, on peut relever que le titre de noblesse doit être mentionné dans les cases « Autre(s) partie(s) du nom », suivi du symbole « Nob ». 5.4 Force probante L'article 5 de la Convention CIEC n° 34 prévoit, à l'instar de la Convention CIEC n° 16, que les extraits et certificats délivrés en application de cette Convention ont la même force probante que les extraits d'actes d'état civil et certificats délivrés conformément au droit interne de l'Etat de délivrance. Ceux-ci ne requièrent pas davantage de légalisation ou de formalité équivalente comme l'apostille.

Les formulaires plurilingues peuvent toutefois être l'occasion de contrôles, tant en ce qui concerne l'authenticité de l'acte que son contenu. Le recours à la procédure de vérification est toutefois limité au cas où il existe un doute sérieux. Les demandes de vérification sont adressées directement à l'autorité de délivrance, sans passer par une autorité intermédiaire. 5.5 La durée de validité La Convention ne fixe pas la durée de validité des documents délivrés en application de la Convention, étant donné que les points de vue et les règles en la matière peuvent diverger d'un Etat à l'autre. En principe, les extraits font toujours foi des faits qu'ils attestent, sous réserve de l'historique qui pourrait éventuellement en influencer le contenu.

Etant donné que les extraits CIEC n° 34, comme les extraits CIEC n° 16, sont toujours délivrés par le biais de la BAEC (avec le cachet électronique BAEC) en Belgique, il y sera également toujours mentionné la durée de validité du contrôle d'authenticité ainsi que le lien internet ou autre vérification électronique permettant le contrôle (trois mois). Par conséquent, la durée de validité sera en principe de trois mois à partir de la délivrance.

Il appartient à l'autorité réceptrice de déterminer si elle souhaite encore accepter ce document au-delà de cette date, même si le contrôle via ce lien/QR code n'est plus possible (voir points 3.7.1. et 3.7.4. de la circulaire du 19 mars 2019 sur la modernisation et l'informatisation de l'état civil). Toutefois, il est toujours loisible aux autorités de demander un document plus récent en fonction du but pour lequel il est requis. 5.6 Le coût Tout comme la Convention CIEC n° 16, la Convention CIEC n° 34 prévoit qu'un Etat contractant ne peut pas percevoir de redevances plus élevées sur les extraits ou certificats délivrés en application de cette Convention, que celles perçues pour les extraits ou certificats délivrés conformément au droit interne(art. 6).

La délivrance gratuite est recommandée, mais ne peut pas être rendue obligatoire. En Belgique, il est possible que des redevances communales soient prévues pour l'obtention d'extraits d'actes de l'état civil via la commune.

Toutefois, le citoyen pourra en principe également demander le formulaire plurilingue lui-même, sans frais, par le biais de l'application du SPF Justice destinée au citoyen (justonweb.be) dès qu'elle entrera en vigueur.

L'article ne modifie en rien les dispositions des accords internationaux relatifs à la délivrance gratuite en la matière. 5.7 Dépôt des traduction et de la liste de symboles L'article 4 de la Convention CIEC n° 34 oblige chaque Etat contractant à déposer différentes traductions ainsi qu'une liste de symboles et à les faire adopter par le Bureau de la CIEC avant qu'un Etat puisse déposer l'instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion, ou puisse faire une déclaration d'application provisoire.

En ce qui concerne la Belgique, ces traductions ont été adoptées à l'unanimité par le Bureau lors de sa réunion qui s'est tenue à Strasbourg le 9 mars 2017.

En ce qui concerne les traductions, on vise, d'une part, la traduction des énonciations invariables qui doivent figurer sur les extraits et sur les certificats (prévues par l'annexe 2 de la Convention) et, d'autre part, la traduction des règles applicables aux modèles CIEC (prévues par l'annexe 3).

Ces traductions sont surtout importantes pour les Etats - dont la Belgique - qui ne sont pas partie à la Convention CIEC n° 25 du 6 septembre 1995 relative au codage des énonciations figurant dans les documents d'état civil.

Par symboles, il y a lieu d'entendre la liste des symboles qui sont utilisés pour les mentions ultérieures (qui peuvent figurer dans la case « Autres énonciations »).

Le dépôt de la liste des symboles a pour but d'éviter les malentendus nés du fait que d'autres Etats ignorent l'existence de certaines mises à jour d'actes en raison de l'ajout de mentions ultérieures et ignorent la nature des mentions ultérieures. Le Secrétaire Général de la CIEC reprend ces informations dans le tableau qui figure à l'annexe 4 de la Convention CIEC n° 34.

Ainsi, dans certains pays, comme la France ou l'Italie par exemple, tout changement ultérieur affectant l'état d'une personne fait l'objet non seulement d'une mention marginale sur l'acte concerné (notamment, le divorce sur l'acte de mariage), mais aussi d'une mention marginale sur l'acte de naissance de l'intéressé. Dans d'autres pays, ce n'est pas le cas. Par exemple, aux Pays-Bas, le mariage ultérieur de l'intéressé est inscrit dans le registre de population, mais ne fait pas l'objet d'une mention marginale sur son acte de naissance.

Le tableau dans l'annexe 4 de la Convention CIEC n° 34 permet de connaître les mentions ultérieures que les Etats contractants peuvent inscrire dans leurs différents actes, de sorte que l'autorité étrangère à qui le document est présenté soit en mesure d'interpréter les symboles qui sont mentionnés dans les cases « Autres énonciations » des modèles 1, 3 et 4 de l'annexe 1 de la Convention le mieux possible, et ne tire pas de conclusion erronée de l'absence de l'un des symboles que cette autorité aurait été amenée à inscrire selon son propre droit.

Les symboles qui peuvent être mentionnés sont ceux qui figurent au point 11 de l'annexe 3 de cette Convention.

Pour pouvoir être utilisée, l'annexe doit évidemment être actualisée chaque fois qu'un Etat apporte une modification à la liste de ses « Autres mentions ».

Le dépôt préalable des traductions et de la liste des symboles doit garantir l'application de la Convention dès son entrée en vigueur (ou dès la prise d'effet de la déclaration d'application provisoire). 6. Abrogation de la circulaire du 7 juin 2017Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 07/06/2017 pub. 05/12/2017 numac 2017012746 source service public federal justice Circulaire concernant l'entrée en vigueur et l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 fermer La circulaire du 7 juin 2017Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 07/06/2017 pub. 05/12/2017 numac 2017012746 source service public federal justice Circulaire concernant l'entrée en vigueur et l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 fermer concernant l'entrée en vigueur et l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faite à Strasbourg le 14 mars 2014 (MB du 17 novembre 2017), est abrogée. Le Ministre de la Justice, V. VAN QUICKENBORNE