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Circulaire concernant l'entrée en vigueur et l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 Omzendbrief betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van akten van de burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014
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11 JUILLET 2022. - Circulaire concernant l'entrée en vigueur et 11 JULI 2022. - Omzendbrief betreffende de inwerkingtreding en de
l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance toepassing van de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige
d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état en gecodeerde uittreksels uit en attesten van akten van de burgerlijke
civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014
Aan de dames en heren Procureurs-generaal bij de hoven van beroep,
A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours Aan de dames en heren Ambtenaren van de burgerlijke stand van het
d'appel; Rijk,
A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil du Royaume; In het Belgisch Staatsblad van 24 november 2017 is de wet van 30 maart
La loi du 30 mars 2017 portant assentiment à la Convention relative à 2017 houdende instemming met de Overeenkomst inzake de afgifte van
la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de
d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart
2014, a été publiée au Moniteur belge du 24 novembre 2017. 2014, bekendgemaakt.
La présente circulaire entend expliquer la portée des dispositions de Deze omzendbrief wil de draagwijdte van de bepalingen van deze
cette Convention aux officiers de l'état civil, afin qu'ils puissent Overeenkomst toelichten aan de ambtenaren van de burgerlijke stand,
l'appliquer dans le cadre de leur fonction. Elle remplace la zodat ze deze bij de uitoefening van hun ambt kunnen toepassen. Ze
circulaire du 7 juin 2017 ayant le même objet. vervangt de omzendbrief van 7 juni 2017 over hetzelfde onderwerp.
1. Entrée en vigueur de la Convention CIEC n° 34 1. Inwerkingtreding ICBS-overeenkomst nr. 34
La Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de De Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde
certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, en bijlagen,
faite à Strasbourg le 14 mars 2014 (ci-après : Convention CIEC n° 34) gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014 (verder: ICBS-Overeenkomst nr.
a été conclue dans le cadre de la Commission Internationale de l'Etat 34) werd opgemaakt binnen het kader van de Internationale Commissie
voor de Burgerlijke Stand (verder: ICBS). Ze werd aangenomen te Bern
op 26 september 2013 door de Algemene vergadering van de ICBS, door
Civil (ci-après : CIEC). Elle a été adoptée à Berne le 26 septembre 2013 par l'assemblée générale de la CIEC, signée par la Belgique à België ondertekend te Straatsburg op 14 maart 2014 en bekrachtigd op 26 juni 2017.
Strasbourg le 14 mars 2014 et ratifiée le 26 juin 2017.
Malgré l'assentiment de la Belgique à la Convention CIEC n° 34, cette Ondanks de Belgische instemming met de ICBS-Overeenkomst nr. 34, is
Convention n'est pas entrée en vigueur immédiatement. En effet, aucun deze Overeenkomst niet onmiddellijk in werking getreden. Er was immers
autre Etat membre de la CIEC n'avait encore ratifié, accepté ou nog geen andere lidstaat van de ICBS die deze Overeenkomst had
approuvé cette Convention, condition nécessaire à son entrée vigueur bekrachtigd, aanvaard of goedgekeurd, wat een voorwaarde is voor de
(article 12 de la Convention CIEC n° 34). La Convention CIEC n° 34 inwerkingtreding ervan (art. 12 ICBS-Overeenkomst nr. 34). De
avait toutefois déjà été ratifiée par l'Allemagne, mais à un moment où ICBS-Overeenkomst nr. 34 werd wel reeds bekrachtigd door Duitsland,
elle n'était plus membre de la CIEC. maar dit gebeurde op een ogenblik dat ze geen ICBS-lidstaat meer was.
Entretemps, un deuxième Etat membre de la CIEC (la Suisse) a ratifié Ondertussen heeft een tweede ICBS-lidstaat (Zwitserland) de
la Convention. Overeenkomst bekrachtigd.
La Convention entre en vigueur le 1er juillet 2022, à savoir le De Overeenkomst treedt in werking op 1 juli 2022, namelijk de eerste
premier jour du quatrième mois qui suit celui du dépôt de l'instrument dag van de vierde maand die volgt op de neerlegging van de akte van
de ratification par un deuxième Etat membre de la CIEC (la Suisse). bekrachtiging door een tweede ICBS-lidstaat (Zwitserland).
La Convention sera donc appliquée avec la Suisse et l'Allemagne. De Overeenkomst zal dus toegepast worden met Zwitserland en Duitsland.
La Convention pourra être aussi appliquée par un Etat membre si De Overeenkomst zal ook toegepast kunnen worden met een lidstaat die
celui-ci fait une déclaration d'application provisoire (comme le een verklaring van voorlopige toepassing aflegt (zoals voorzien in
prévoit l'article 13 de la Convention). Aucun Etat n'a jusqu'à présent art. 13 van de Overeenkomst). Tot nu toe werd deze verklaring door
fait cette déclaration. geen enkele Staat afgelegd.
2. Objectif et portée de la Convention CIEC n° 34 2. Doel en draagwijdte van de ICBS-Overeenkomst nr. 34
Cette Convention remplace la Convention n° 16 relative à la délivrance Deze Overeenkomst vervangt de Overeenkomst nr. 16 betreffende de
d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, signée à Vienne le 8 afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand,
septembre 1976 et ratifiée par la Belgique en 1997 (par la loi du 3 ondertekend te Wenen op 8 september 1976 en door België bekrachtigd in
avril 1997 portant assentiment à la Convention relative à la 1997 (bij de wet van 3 april 1997 houdende instemming met de
délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit
Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et au Protocole akten van de burgerlijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8
september 1976, en het Aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake
additionnel à la Convention concernant l'échange international internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de
d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en
septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989, M.B., 5 Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989, B.S., 5 maart 1998, p.
mars 1998, p. 5941). 5941).
La Convention CIEC n° 16 reste toutefois en vigueur entre les Etats De ICBS-Overeenkomst nr. 16 blijft echter van toepassing tussen de
qui y sont parties tant que la nouvelle Convention n° 34 n'a pas été Staten die hierbij partij zijn zolang dat de nieuwe Overeenkomst nr.
approuvée par les deux Etats (cf. art. 17 de la Convention CIEC n° 34 niet door beide Staten is goedgekeurd (art. 17 ICBS-Overeenkomst
34). nr. 34).
Aussi longtemps que la Convention CIEC n° 16 reste d'application entre Zolang de ICBS-Overeenkomst nr. 16 tussen twee Staten van toepassing
deux Etats, la circulaire explicative du 25 mai 1998 relative à is, blijft ook de begeleidende circulaire van 25 mei 1998 betreffende
l'entrée en vigueur et à l'application de la Convention relative à la de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst betreffende
délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke
Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et du Protocole stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 september 1976 en aanvullend
additionnel à la Convention concernant l'échange international Protocol bij de Overeenkomst inzake de internationale uitwisseling van
d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te
septembre 1958, et Annexe, faites à Patras le 6 septembre 1989 (M.B., Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6
12 juin 1998, p. 19393), le reste également. september 1989, (B.S. 12 juni 1998, p. 19393) van toepassing.
A l'instar de la Convention CIEC n° 16, la Convention CIEC n° 34 a De ICBS-Overeenkomst nr. 34 heeft, net als de ICBS-Overeenkomst nr.
pour but d'obliger, sous certaines conditions, les Etats contractants 16, tot doel het gebruik van uniforme meertalige formulieren voor
à utiliser des formulaires plurilingues uniformes pour les extraits uittreksels van akten van de burgerlijke stand en bepaalde attesten,
d'actes de l'état civil et pour certains certificats. Ces extraits onder bepaalde voorwaarden, verplicht te stellen tussen de
plurilingues ne doivent plus être traduits ou légalisés dans les Etats Verdragsluitende Staten. Deze meertalige uittreksels vereisen geen
contractants. vertaling of legalisatie meer tussen de overeenkomstsluitende landen.
Alors que la Convention CIEC n° 16 ne prévoyait que des formulaires Waar de Overeenkomst nr. 16 enkel voorzag in meertalige formulieren
plurilingues pour des extraits d'actes de l'état civil relatifs à la voor uittreksels van akten van de burgerlijke stand inzake geboorte,
naissance, au mariage et au décès, la Convention CIEC n° 34 crée aussi huwelijk en overlijden, voorziet de ICBS-Overeenkomst nr. 34 ook
des formulaires pour d'autres modifications de l'état civil (p. ex. formulieren voor andere wijzigingen in de burgerlijke staat (bv. voor
pour la reconnaissance d'un enfant) ainsi que pour des certificats de erkenning van een kind) alsook voor attesten waaruit een
attestant l'enregistrement d'un partenariat (article 1er). geregistreerd partnerschap blijkt (artikel 1).
Les modèles des extraits d'actes de l'état civil et les modèles des De modellen van de uittreksels van de akten van de burgerlijke stand
certificats ont également été adaptés à l'évolution du droit de la en van de attesten werden ook aangepast aan de evolutie in het
famille (principalement en ce qui concerne les couples de même sexe, familierecht (voornamelijk m.b.t. koppels van hetzelfde geslacht, bv.
lorsqu'il est question, par exemple, de mariage et de filiation) et wat huwelijk en afstamming betreft), en aangevuld met de voor de
ont été complétés par une série d'énonciations utiles et Staten nuttige en onmisbare vermeldingen.
indispensables aux Etats.
En outre, la Convention CIEC n° 34 intègre les codes de la Convention De ICBS-Overeenkomst nr. 34 integreert daarnaast ook de codes van de
CIEC n° 25 relative au codage des énonciations figurant dans les ICBS-Overeenkomst nr. 25 betreffende de codering van de vermeldingen
documents d'état civil. Il faut signaler que le Belgique n'a jusqu'à die voorkomen in de documenten van de burgerlijke stand. Hierbij wordt
présent pas signé, ni ratifié, la Convention CIEC n° 25, mais les opgemerkt dat België de ICBS-Overeenkomst nr. 25 niet getekend noch
codes n'en restent pas moins utiles à la compréhension des formulaires geratificeerd heeft tot op heden, maar de codes kunnen wel hun nut
hebben voor het begrijpen van de meertalige formulieren.
3. Aflevering van de meertalige formulieren van de ICBS-Overeenkomsten
plurilingues. nr. 16 en nr. 34
3. Délivrance des formulaires plurilingues des Conventions CIEC n° 16 3.1 Vervanging ICBS-Overeenkomst nr. 16
et n° 34 Vanaf haar inwerkingtreding vervangt de ICBS-Overeenkomst nr. 34 de
3.1. Remplacement de la Convention CIEC n° 16 Dès son entrée en vigueur, la Convention CIEC n° 34 remplacera la ICBS-Overeenkomst nr. 16 betreffende de afgifte van meertalige
Convention CIEC n° 16 relative à la délivrance d'extraits plurilingues
d'actes de l'état civil, signée à Vienne le 8 septembre 1976 et uittreksels uit akten van de burgerlijke stand (zie hoger), die
ratifiée par la Belgique en 1997 (voir ci-dessus), qui prévoit voorziet in het gebruik van gelijkaardige meertalige formulieren voor
l'utilisation de formulaires plurilingues similaires pour les extraits uittreksels van akten van de burgerlijke stand inzake geboorte,
d'actes de l'état civil en matière de naissance, de mariage et de huwelijk en overlijden.
décès. Ainsi, la Convention CIEC n° 16 cessera de s'appliquer entre les Etats De ICBS-Overeenkomst nr. 16 zal dus niet meer van toepassing zijn
contractants à l'égard desquels la Convention CIEC n° 34 est entrée en tussen de Staten ten aanzien van dewelke de Overeenkomst nr. 34 in
vigueur (art. 17 de la Convention CIEC n° 34), mais reste en vigueur werking is getreden (art. 17 ICBS-Overeenkomst nr. 34), maar blijft
entre les Etats qui y sont parties tant que l'un d'eux demeure lié van kracht tussen de Staten die erbij partij zijn zolang één van hen
uniquement par ladite Convention CIEC n° 16. Autrement dit, les deux enkel door de ICBS-Overeenkomst nr. 16 gebonden blijft. De twee Staten
Etats doivent avoir ratifié la nouvelle Convention CIEC n° 34, faute moeten m.a.w. de nieuwe ICBS-Overeenkomst nr. 34 hebben bekrachtigd,
de quoi la Convention CIEC n° 16 reste d'application. zo niet blijft de ICBS-Overeenkomst nr. 16 van toepassing.
Pour rappel : à ce jour, la Convention CIEC n° 16 est entrée en Ter herinnering: op dit moment is de ICBS-Overeenkomst nr. 16 in
vigueur à l'égard des Etats suivants : l'Allemagne, l'Autriche, la werking getreden ten aanzien van de volgende Staten: Duitsland,
Belgique, l'Espagne, la France, l'Italie, le Luxembourg, les Pays-Bas, Oostenrijk, België, Spanje, Frankrijk, Italië, Luxemburg, Nederland,
le Portugal, la Suisse, la Turquie, la Slovénie, la Croatie, Portugal, Zwitserland, Turkije, Slovenië, Kroatië, Voormalige
l'Ancienne République Yougoslave de Macédoine, la Bosnie-Herzégovine, Joegoslavische Republiek Macedonië, Bosnië-Hercegovina, Servië, Polen,
la Serbie, la Pologne, le Monténégro, la Moldavie, la Lituanie, Montenegro, Moldavië, Litouwen, Estland, Roemenië, Bulgarije en
l'Estonie, la Roumanie, la Bulgarie et les îles du Cap-Vert. Kaapverdië.
La Convention CIEC n° 34 exclut pour l'avenir toute nouvelle De ICBS-Overeenkomst nr. 34 sluit in de toekomst elke nieuwe
ratification de la Convention CIEC n° 16 ou toute nouvelle adhésion à bekrachtiging van de ICBS-Overeenkomst nr. 16 of enige nieuwe
celle-ci (art. 17). Cet article reflète ainsi l'intention des auteurs toetreding ertoe uit (art. 17). Dit artikel weerspiegelt het doel van
de remplacer progressivement la Convention CIEC n° 16 par la de opstellers van deze Overeenkomst om de ICBS-Overeenkomst nr. 16
Convention CIEC n° 34. geleidelijk aan te vervangen door de ICBS-Overeenkomst nr. 34.
3.2. Priorité de délivrance de la Convention CIEC n° 34 3.2 Voorrang aflevering ICBS-Overeenkomst nr. 34
Malgré la coexistence des deux conventions CIEC, l'officier de l'état Ondanks het naast elkaar bestaan van de beide ICBS-overeenkomsten, mag
civil peut d'emblée délivrer un formulaire plurilingue de la de ambtenaar van de burgerlijke stand steeds een meertalig formulier
Convention CIEC n° 34, à moins que l'intéressé ne demande expressément van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 afleveren, tenzij de betrokkene
un extrait plurilingue de la Convention CIEC n° 16. uitdrukkelijk om een meertalig uittreksel van de ICBS-Overeenkomst nr. 16 verzoekt.
Dans ce cas, il fera savoir au requérant que la plupart des pays Hij wijst de aanvrager erop dat, hoewel de meeste landen het meertalig
accepteront le formulaire plurilingue sur base de la Convention CIEC formulier krachtens de ICBS-Overeenkomst nr. 34 zullen aanvaarden, de
n° 34, mais que l'autorité étrangère pourra néanmoins le refuser buitenlandse autoriteit het formulier kan weigeren (behalve Duitsland
(sauf, bien entendu, en Allemagne et en Suisse). en Zwitserland, uiteraard).
Si l'officier de l'état civil est informé de la destination du Indien de ambtenaar van de burgerlijke stand op de hoogte is van de
bestemming van het meertalig formulier en van de grote kans op
formulaire plurilingue et de la forte probabilité de refus par ce pays weigering door dit land van de meertalige formulieren van de
des formulaires plurilingues de la Convention CIEC n° 34, il délivrera ICBS-Overeenkomst nr. 34, levert de ambtenaar van de burgerlijke stand
un formulaire de la Convention CIEC n° 16 si celui-ci est accepté par een formulier van de ICBS-Overeenkomst nr. 16 af, indien dit land deze
ce pays. wel aanvaardt.
L'officier de l'état civil peut toujours s'assurer que la Convention De ambtenaar van de burgerlijke stand kan steeds verifiëren of ten
aanzien van het land waar het document zal worden voorgelegd de
CIEC n° 34 est déjà entrée en vigueur à l'égard du pays où le document ICBS-Overeenkomst nr. 34 reeds in werking is getreden, via volgende
sera présenté, via le lien suivant : http://www.ciec1.org link: http://www.ciec1.org
A la date de la signature de la présente circulaire, on compte, outre Op datum van ondertekening van deze omzendbrief zijn er naast België
la Belgique, encore 4 Etats qui ont signé la Convention CIEC n° 34, à nog 4 Staten die de ICBS-Overeenkomst nr. 34 hebben ondertekend,
savoir l'Espagne, la Suisse, la France et l'Allemagne. La Convention namelijk Spanje, Zwitserland, Frankrijk en Duitsland. De Overeenkomst
n'est ratifiée que par la Belgique, l'Allemagne et la Suisse. werd enkel door België, Duitsland en Zwitserland bekrachtigd.
Dès que l'application du SPF Justice destinée aux citoyens Van zodra de burgertoepassing van de FOD Justitie (justonweb.be) in
(justonweb.be) entrera en vigueur, le citoyen pourra demander lui-même werking treedt, zal de burger zelf een meertalig formulier kunnen
un formulaire plurilingue via l'application. Il pourra choisir le opvragen via de toepassing. Hij zal het formulier kunnen kiezen dat
formulaire qu'il préfère, à savoir un formulaire de la Convention CIEC hij verkiest, namelijk een formulier van de ICBS-Overeenkomst nr. 16,
n° 16 ou n° 34, ou éventuellement un extrait belge avec formulaire nr. 34 of eventueel een Belgisch uittreksel met de Europese
européen d'aide à la traduction tel que prévu par le règlement vertaalhulp zoals voorzien in de Europese Verordening openbare
européen sur les documents publics (règlement (UE) 2016/1191 du documenten (Verordening (EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en
Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser de Raad van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het vrije verkeer
la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare
présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU)
modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012). nr. 1024/2012).
3.3 Convention CIEC n° 1 n'est plus applicable 3.3 ICBS-Overeenkomst nr. 1 niet meer van toepassing
La Convention CIEC n° 1 du 27 septembre 1956 relative à la délivrance Ook de ICBS-Overeenkomst nr. 1 van 27 september 1956 betreffende de
de certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger, afgifte van bepaalde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand
prévoit aussi l'utilisation de formulaires plurilingues similaires. bestemd voor het buitenland voorziet in het gebruik van gelijkaardige
meertalige formulieren.
Ladite Convention CIEC n° 1 cessera de produire ses effets, vu que De ICBS-Overeenkomst nr. 1 zal niet meer van toepassing zijn aangezien
tous les pays ayant ratifié cette Convention ont actuellement aussi alle landen die deze Overeenkomst hebben bekrachtigd op dit ogenblik
ratifié la Convention CIEC n° 16 du 8 septembre 1976 (comme c'était ook de ICBS-Overeenkomst nr. 16 van 8 september 1976 hebben
déjà le cas lors de l'entrée en vigueur de la Convention CIEC n° 16). bekrachtigd (zoals reeds het geval was bij de inwerkingtreding van de
ICBS-Overeenkomst nr. 16).
4. Formulaires type - emploi des langues 4. Modelformulieren - Taalgebruik
L'annexe 3 à la Convention CIEC n° 34 clarifie les règles applicables Bijlage 3 van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 verduidelijkt de
aux modèles de la CIEC. toepasselijke regels voor de ICBS-modellen.
Les points 6, 8 et 13 règlent l'emploi des langues sur les formulaires De punten 6, 8 en 13 regelen het taalgebruik op de meertalige
types plurilingues. Il existe trois modèles de formulaires en modelformulieren. Voor de Belgische formulieren is er voorzien in drie
Belgique, annexés à la loi du 30 mars 2017 portant assentiment à la modellen, in bijlage bij de wet van 30 maart 2017 houdende instemming
Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats met de Overeenkomst inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde
plurilingues et codés d'actes de l'état civil, à savoir : uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, met name als
- pour les actes rédigés en néerlandais: recto en néerlandais, suivi volgt: - voor de akten opgemaakt in het Nederlands: recto: in het Nederlands
du français; verso en anglais et en allemand; gevolgd door het Frans; verso in het Engels en het Duits;
- pour les actes rédigés en français: recto en français, suivi du - voor de akten opgemaakt in het Frans: recto in het Frans gevolgd
néerlandais; verso en anglais et en allemand; door het Nederlands; verso in het Engels en het Duits;
- pour les actes rédigés en allemand: recto en allemand, suivi du - voor de akten opgemaakt in het Duits: recto in het Duits gevolgd
français; verso en néerlandais et en anglais. door Frans; verso in het Nederlands en het Engels.
Cette Convention n'a pas d'incidence sur l'emploi des langues par Deze Overeenkomst heeft geen invloed op het taalgebruik van de
l'officier de l'état civil, du fait que pour le surplus, il doit ambtenaar van de burgerlijke stand, omdat hij voor het overige gebruik
continuer à utiliser la langue nationale qui lui est imposée par la loi. moet maken van de hem wettelijk opgelegde landstaal.
5. Délivrance des formulaires plurilingues 5. Afgifte van de meertalige formulieren
5.1 Délivrance obligatoire à la demande 5.1 Verplichte afgifte bij verzoek
La délivrance de ces formulaires plurilingues s'impose quand une De afgifte van deze meertalige formulieren is verplicht wanneer een
personne intéressée ou une autorité compétente en fait la demande belanghebbende partij of een bevoegde autoriteit daarom verzoekt (art.
(article 2 de la Convention CIEC n° 34). De plus, ces formulaires sont 2 ICBS-Overeenkomst nr.34). Bovendien worden deze formulieren
dispensés de légalisation ou d'une formalité équivalente lorsqu'ils vrijgesteld van legalisatie of een vergelijkbare formaliteit, wanneer
sont présentés dans l'un des Etats contractants. Il s'agit là d'un ze in een van de overeenkomstsluitende Staten worden voorgelegd. Dit
avantage pour toute personne que l'échange international de ces is een voordeel voor iedereen die belang heeft bij de internationale
documents intéresse. uitwisseling van deze documenten.
La délivrance de ces extraits est toujours possible, qu'ils soient ou De afgifte van deze uittreksels is steeds mogelijk, ongeacht of ze
non destinés à l'étranger. En pratique, certes, on demande un bestemd zijn voor het buitenland of niet. In de praktijk zal men
formulaire plurilingue lorsqu'on doit présenter un extrait ou meestal verzoeken om een meertalig formulier wanneer een uittreksel of
certificat d'un acte de l'état civil à l'étranger, mais cela peut se attest van een akte van de burgerlijke stand in het buitenland moet
justifier par d'autres motifs, p.e. en vue d'être utilisé dans son worden overgelegd, maar dit kan dus ook voor andere redenen, bv. voor
propre pays. En effet, la destination ne doit pas être mentionnée sur gebruik in eigen land. Op de uittreksels moet de bestemming immers
les extraits. Cette position a déjà été défendue dans le cadre de niet worden vermeld. Dit standpunt werd in het kader van de
l'application de la Convention CIEC n° 16. ICBS-Overeenkomst nr. 16 reeds aanvaard.
La Convention CIEC n° 34 (art. 7) ne fait obstacle ni à l'obtention de De ICBS-Overeenkomst nr. 34 (art. 7) vormt geen beletsel voor het
copies d'actes ni à la délivrance d'autres documents d'état civil, par verkrijgen van afschriften van akten of voor de afgifte van andere
exemple, des documents établis selon le droit national. Les documenten van de burgerlijke stand, zoals bv. volgens het interne
recht opgemaakte documenten. De modelformulieren zijn immers slechts
formulaires types ne sont en effet que des extraits d'actes de l'état uittreksels van akten van de burgerlijke stand, en geen afschriften.
civil, et non des copies. Ils ne peuvent en principe donc pas être Ze kunnen dus in principe niet gebruikt worden wanneer een afschrift
utilisés lorsqu'une copie doit être présentée. moet worden voorgelegd.
5.2 A qui délivrer ? 5.2 Aan wie afleveren ?
L'article 2, alinéa 2, de la Convention CIEC n° 34 dispose que les Artikel 2, tweede lid, van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 bepaalt dat de
extraits ne peuvent être délivrés qu'aux personnes ou aux autorités uittreksels slechts mogen afgeleverd worden aan personen of
compétentes qui ont qualité pour obtenir des copies conformément aux autoriteiten die bevoegd zijn om afschriften te verkrijgen volgens het
règles de droit interne de l'Etat de délivrance. nationale recht van de staat van afgifte.
En Belgique, seules les personnes mentionnées à l'article 29, § 1er, In België kunnen enkel de in artikel 29, § 1, tweede lid, van het oud
alinéa 2, de l'ancien Code civil peuvent obtenir un extrait d'actes Burgerlijk Wetboek vermelde personen een uittreksel bekomen van
d'état civil non-publics, notamment : niet-openbare akten van de burgerlijke stand, namelijk:
- d'actes de décès de moins de cinquante ans, - akten van overlijden van minder dan vijftig jaar oud,
- d'actes de mariages de moins de septante-cinq ans, et - akten van huwelijk van minder dan vijfenzeventig jaar oud, en
- d'autres actes de moins de cent ans. - andere akten van minder dan honderd jaar oud.
Le certificat attestant l'enregistrement d'un partenariat n'est pas un Het attest waaruit de registratie van een partnerschap blijkt is geen
acte de l'état civil. Les règles concernant la délivrance des akte van de burgerlijke stand. De regels tot aflevering voor de
certificats des registres de populations doivent être suivis. attesten uit de bevolkingsregisters moeten gevolgd worden.
L'article 3 de la Convention CIEC n° 34 prévoit que les extraits et Artikel 3 van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 voorziet dat de uittreksels
les certificats qui sont établis, indiquent l'état de la personne au en attesten die worden opgemaakt de staat van de persoon op het
moment de la délivrance du document, en ce compris les modifications tijdstip van de afgifte van het document weergeven, en dus met de
éventuelles survenues depuis l'établissement de l'acte d'origine. eventuele wijzigingen die zich hebben voorgedaan sinds de opmaak van
de oorspronkelijke akte.
5.3 Liste des énonciations invariables et des codes - Autres énonciations 5.3 Lijst onveranderlijke vermeldingen en codes - Andere vermeldingen
Contrairement à la Convention CIEC n° 16, les précisions sur In tegenstelling tot de ICBS-Overeenkomst nr. 16 zijn de
l'établissement des extraits figurent dans les annexes et non pas dans verduidelijkingen m.b.t. de opmaak van de uittreksels opgenomen in de
la Convention même, et ce, de manière à être modifiées plus bijlagen en niet in de Overeenkomst zelf, zodat deze makkelijker
facilement. Il s'agit de la liste des énonciations invariables qui gewijzigd kunnen worden. Het gaat om de lijst van onveranderlijke
figurent sur les modèles, ainsi que de la liste des codes numériques qui leur sont affectés et des règles en vue de leur établissement. Contrairement à la Convention CIEC n° 16, les Etats n'auront plus la possibilité de compléter les modèles par des cases et des symboles et ce, afin de parvenir à un degré plus élevé d'harmonisation. Les modèles ont dès lors été complétés par différentes énonciations, afin de répondre aux besoins de chaque Etat membre. Eventuellement, les modèles portant les numéros 1, 2 et 3 peuvent être complétés par des énonciations supplémentaires dans la case « Autres énonciations ». Ces « Autres énonciations » sont toutefois limitées aux symboles qui figurent sur chaque modèle. vermeldingen die voorkomen in de modellen, alsook de lijst van de numerieke codes die eraan zijn toegewezen en de regels voor de opmaak ervan. In tegenstelling tot de ICBS-Overeenkomst nr. 16 zullen de Staten de modellen niet langer kunnen aanvullen met vakjes en symbolen, om tot een grotere harmonisatie te komen. De modellen werden echter wel aangevuld met verschillende vermeldingen, om aan de wensen van iedere lidstaat te voldoen. Andere bijkomende vermeldingen kunnen in de modellen met nrs. 1, 3 en 4 eventueel nog worden opgenomen in het vakje `Andere vermeldingen'. Deze `Andere vermeldingen' zijn echter beperkt tot de symbolen die op elk model zijn vermeld.
Ces symboles figurent également à l'annexe 3 (Règles applicables aux Deze symbolen zijn ook terug te vinden in bijlage 3 (Regels die van
modèles de la CIEC), point 11, de la Convention. toepassing zijn op de ICBS-modellen), punt 11, bij de Overeenkomst.
Les symboles sont, s'il y a lieu, suivis de la date et du lieu de Na de symbolen volgen, voor zover nodig, de datum en de plaats van de
l'événement ainsi que des nom et des prénoms du conjoint ou du gebeurtenis, alsook de naam en voornamen van de echtgeno(o)t(e) of
partenaire. partner.
A cet égard, on peut relever que le titre de noblesse doit être Hierbij wordt opgemerkt dat de adellijke titel vermeld moet worden in
mentionné dans les cases « Autre(s) partie(s) du nom », suivi du de vakjes `Ander(e) onderde(e)l(en) van de naam', gevolgd door het
symbole « Nob ». symbool "Nob".
5.4 Force probante 5.4 Bewijskracht
L'article 5 de la Convention CIEC n° 34 prévoit, à l'instar de la Artikel 5 van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 voorziet, net als de
Convention CIEC n° 16, que les extraits et certificats délivrés en ICBS-Overeenkomst nr. 16, dat de uittreksels en attesten afgegeven op
application de cette Convention ont la même force probante que les grond van deze Overeenkomst dezelfde bewijskracht hebben als de
extraits d'actes d'état civil et certificats délivrés conformément au uittreksels uit akten van de burgerlijke stand en de attesten
droit interne de l'Etat de délivrance. Ceux-ci ne requièrent pas afgegeven volgens het interne recht van de Staat van afgifte. Deze
davantage de légalisation ou de formalité équivalente comme vereisen evenmin een legalisatie of vergelijkbare formaliteit zoals de
l'apostille. apostille.
Les formulaires plurilingues peuvent toutefois être l'occasion de De meertalige formulieren kunnen echter wel het voorwerp uitmaken van
contrôles, tant en ce qui concerne l'authenticité de l'acte que son een controle, zowel wat de authenticiteit van de akte als de inhoud
contenu. Le recours à la procédure de vérification est toutefois betreft. Het gebruik van de controleprocedure is evenwel beperkt tot
limité au cas où il existe un doute sérieux. Les demandes de het geval waarin er ernstige twijfel bestaat. De verzoeken om controle
vérification sont adressées directement à l'autorité de délivrance, worden rechtstreeks aan de autoriteit van afgifte gericht, zonder
sans passer par une autorité intermédiaire. tussenkomst van een tussenautoriteit.
5.5 La durée de validité 5.5 Geldigheidsduur
La Convention ne fixe pas la durée de validité des documents délivrés De Overeenkomst bepaalt de geldigheidsduur van de op grond van de
en application de la Convention, étant donné que les points de vue et Overeenkomst afgegeven documenten niet, daar de standpunten en de
les règles en la matière peuvent diverger d'un Etat à l'autre. En regels van de Staten hieromtrent kunnen variëren. De uittreksels tonen
principe, les extraits font toujours foi des faits qu'ils attestent, in beginsel steeds de rechtsgeldigheid aan van de erin vermelde
sous réserve de l'historique qui pourrait éventuellement en influencer feiten, onder voorbehoud van de latere historiek die hierop een
le contenu. invloed zou kunnen hebben.
Etant donné que les extraits CIEC n° 34, comme les extraits CIEC n° Daar de ICBS-uittreksels nr. 34, net zoals deze van de ICBS nr. 16, in
16, sont toujours délivrés par le biais de la BAEC (avec le cachet België steeds worden afgeleverd via de DABS (met elektronisch zegel
électronique BAEC) en Belgique, il y sera également toujours mentionné DABS) zal hierop ook steeds de termijn staan tot wanneer de
la durée de validité du contrôle d'authenticité ainsi que le lien authenticiteitscontrole mogelijk is, alsook de weblink of andere
internet ou autre vérification électronique permettant le contrôle elektronische verificatie waarop de controle mogelijk is (drie
(trois mois). Par conséquent, la durée de validité sera en principe de maanden). De geldigheidstermijn zal bijgevolg in principe drie maanden
trois mois à partir de la délivrance. bedragen vanaf de afgifte ervan.
Il appartient à l'autorité réceptrice de déterminer si elle souhaite Het is aan de ontvangende autoriteit om te bepalen of deze het
encore accepter ce document au-delà de cette date, même si le contrôle document nadien nog wil aanvaarden, hoewel de controle via deze
via ce lien/QR code n'est plus possible (voir points 3.7.1. et 3.7.4. link/QR-code niet meer mogelijk is. (zie punten 3.7.1. en 3.7.4. in de
de la circulaire du 19 mars 2019 sur la modernisation et Omzendbrief van 19 maart 2019 over de modernisering en informatisering
l'informatisation de l'état civil). Toutefois, il est toujours van de burgerlijke stand). De autoriteiten kunnen ook steeds om een
loisible aux autorités de demander un document plus récent en fonction recenter afgegeven document verzoeken, afhankelijk van het doel
du but pour lequel il est requis. waarvoor het wordt gevraagd.
5.6 Le coût 5.6 Kostprijs
Net als de ICBS-Overeenkomst nr. 16 bepaalt de ICBS-Overeenkomst nr.
Tout comme la Convention CIEC n° 16, la Convention CIEC n° 34 prévoit 34 dat een overeenkomstsluitende Staat op de op basis van deze
qu'un Etat contractant ne peut pas percevoir de redevances plus
élevées sur les extraits ou certificats délivrés en application de Overeenkomst afgeleverde uittreksels of attesten geen hogere bijdragen
cette Convention, que celles perçues pour les extraits ou certificats mag heffen dan deze op uittreksels of attesten afgeleverd volgens het
délivrés conformément au droit interne(art. 6). La délivrance gratuite est recommandée, mais ne peut pas être rendue obligatoire. En Belgique, il est possible que des redevances communales soient prévues pour l'obtention d'extraits d'actes de l'état civil via la commune. Toutefois, le citoyen pourra en principe également demander le formulaire plurilingue lui-même, sans frais, par le biais de l'application du SPF Justice destinée au citoyen (justonweb.be) dès qu'elle entrera en vigueur. L'article ne modifie en rien les dispositions des accords internationaux relatifs à la délivrance gratuite en la matière. 5.7 Dépôt des traduction et de la liste de symboles interne recht(art. 6). De kosteloze afgifte wordt aanbevolen, maar kan niet worden verplicht. In België worden er mogelijks gemeenteretributies voorzien om uittreksels uit akten van de burgerlijke stand te verkrijgen via de gemeente. De burger kan echter in principe ook zelf, via de burgertoepassing van de FOD Justitie (justonweb.be), de meertalige formulier kosteloos opvragen, van zodra deze toepassing in werking is. Het artikel wijzigt in geen geval de bepalingen van de internationale overeenkomsten inzake kosteloze afgifte ter zake. 5.7 Neerlegging vertalingen en lijst van symbolen
L'article 4 de la Convention CIEC n° 34 oblige chaque Etat contractant à déposer différentes traductions ainsi qu'une liste de symboles et à les faire adopter par le Bureau de la CIEC avant qu'un Etat puisse déposer l'instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion, ou puisse faire une déclaration d'application provisoire. En ce qui concerne la Belgique, ces traductions ont été adoptées à l'unanimité par le Bureau lors de sa réunion qui s'est tenue à Strasbourg le 9 mars 2017. En ce qui concerne les traductions, on vise, d'une part, la traduction des énonciations invariables qui doivent figurer sur les extraits et Artikel 4 van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 verplicht iedere overeenkomstsluitende Staat om verschillende vertalingen alsook een lijst van symbolen neer te leggen en te laten goedkeuren door het Bureau van de ICBS voordat een Staat de akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding kan neerleggen of een verklaring inzake voorlopige toepassing kan afleggen. Wat België betreft werden deze vertalingen unaniem aangenomen door het Bureau tijdens de vergadering die op 9 maart 2017 plaatsvond in Straatsburg. Wat de vertalingen betreft, gaat het enerzijds om de vertaling van de onveranderlijke vermeldingen die moeten voorkomen op de uittreksels en
sur les certificats (prévues par l'annexe 2 de la Convention) et, attesten (voorzien in bijlage 2 van de Overeenkomst) en anderzijds om
d'autre part, la traduction des règles applicables aux modèles CIEC de vertaling van de toepasselijke regels op de ICBS-modellen (voorzien
(prévues par l'annexe 3). in bijlage 3 van de Overeenkomst).
Ces traductions sont surtout importantes pour les Etats - dont la Deze vertalingen zijn voornamelijk van belang voor de Staten -
Belgique - qui ne sont pas partie à la Convention CIEC n° 25 du 6 septembre 1995 relative au codage des énonciations figurant dans les documents d'état civil. Par symboles, il y a lieu d'entendre la liste des symboles qui sont utilisés pour les mentions ultérieures (qui peuvent figurer dans la case « Autres énonciations »). Le dépôt de la liste des symboles a pour but d'éviter les malentendus nés du fait que d'autres Etats ignorent l'existence de certaines mises à jour d'actes en raison de l'ajout de mentions ultérieures et ignorent la nature des mentions ultérieures. Le Secrétaire Général de la CIEC reprend ces informations dans le tableau qui figure à l'annexe waaronder België - die geen deel uitmaken van de ICBS-Overeenkomst nr. 25 van 6 september 1995 betreffende de codering van de vermeldingen die voorkomen in de documenten van de burgerlijke stand. Wat de symbolen betreft, gaat het om de lijst van de symbolen die gebruikt worden voor de latere randmeldingen (die kunnen voorkomen in het vak `andere vermeldingen'). Het neerleggen van de lijst met de symbolen heeft tot doel misverstanden te vermijden die voortkomen uit het feit dat andere Staten niet weten welke akten er via randmeldingen worden bijgewerkt en welke de mogelijke randmeldingen zijn. De Secretaris-Generaal van
4 de la Convention CIEC n° 34. de ICBS zal deze gegevens opnemen in de tabel in bijlage 4 bij de
Ainsi, dans certains pays, comme la France ou l'Italie par exemple, ICBS-Overeenkomst nr. 34.
tout changement ultérieur affectant l'état d'une personne fait l'objet Zo wordt in sommige landen, bv. Frankrijk of Italië, elke latere
non seulement d'une mention marginale sur l'acte concerné (notamment, wijziging die betrekking heeft op de staat van een persoon gemeld op
le divorce sur l'acte de mariage), mais aussi d'une mention marginale de kant van de betrokken akte (nl. de echtscheiding op de
sur l'acte de naissance de l'intéressé. Dans d'autres pays, ce n'est huwelijksakte), maar ook op de kant van de geboorteakte van de
pas le cas. Par exemple, aux Pays-Bas, le mariage ultérieur de betrokkene. In andere landen is dat niet het geval. In Nederland wordt
l'intéressé est inscrit dans le registre de population, mais ne fait het latere huwelijk van de betrokkene bijvoorbeeld ingeschreven in het
pas l'objet d'une mention marginale sur son acte de naissance. bevolkingsregister, maar maakt het niet het onderwerp uit van een
kantmelding op zijn geboorteakte.
Le tableau dans l'annexe 4 de la Convention CIEC n° 34 permet de De tabel in bijlage 4 bij de ICBS-Overeenkomst nr. 34 laat toe om te
connaître les mentions ultérieures que les Etats contractants peuvent weten welke latere vermeldingen de overeenkomstsluitende Staten in hun
inscrire dans leurs différents actes, de sorte que l'autorité verschillende akten kunnen opnemen, zodat de buitenlandse autoriteit
étrangère à qui le document est présenté soit en mesure d'interpréter waaraan het document wordt voorgelegd de symbolen die worden vermeld
les symboles qui sont mentionnés dans les cases « Autres énonciations in de vakjes "Andere vermeldingen" van de modellen 1, 3 en 4 van
» des modèles 1, 3 et 4 de l'annexe 1 de la Convention le mieux bijlage 1 bij de Overeenkomst zo goed mogelijk zou kunnen
possible, et ne tire pas de conclusion erronée de l'absence de l'un interpreteren, en geen verkeerde conclusie zou trekken ingeval één van
des symboles que cette autorité aurait été amenée à inscrire selon son de symbolen die deze autoriteit volgens haar eigen recht zou moeten
propre droit. hebben ingeschreven, ontbreekt.
Les symboles qui peuvent être mentionnés sont ceux qui figurent au De mogelijks te vermelden symbolen zijn deze die zijn opgenomen in
point 11 de l'annexe 3 de cette Convention. punt 11 van bijlage 3 bij deze Overeenkomst.
Pour pouvoir être utilisée, l'annexe doit évidemment être actualisée Om bruikbaar te zijn moet de bijlage uiteraard worden bijgewerkt
chaque fois qu'un Etat apporte une modification à la liste de ses « telkens als een Staat een wijziging aanbrengt aan de lijst van zijn
Autres mentions ». "Andere vermeldingen".
Le dépôt préalable des traductions et de la liste des symboles doit De voorafgaande neerlegging van zowel de vertalingen als de lijst met
garantir l'application de la Convention dès son entrée en vigueur (ou symbolen moet de toepassing van de Overeenkomst vanaf de
dès la prise d'effet de la déclaration d'application provisoire). inwerkingtreding ervan (of vanaf het van kracht zijn van de verklaring
van voorlopige toepassing) waarborgen.
6. Abrogation de la circulaire du 7 juin 2017 6. Opheffing omzendbrief van 7 juni 2017
La circulaire du 7 juin 2017 concernant l'entrée en vigueur et De omzendbrief van 7 juni 2017 betreffende de inwerkingtreding en de
l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance toepassing van de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige
d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état en gecodeerde uittreksels uit en attesten van akten van de burgerlijke
civil, et annexes, faite à Strasbourg le 14 mars 2014 (MB du 17 stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014 (BS
novembre 2017), est abrogée. 17/11/2017) wordt opgeheven.
Le Ministre de la Justice, De Minister van Justitie,
V. VAN QUICKENBORNE V. VAN QUICKENBORNE
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