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9 FEVRIER 2006. - Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de conservation

A Messieurs les Gouverneurs de Province, A Madame la Gouverneur de l'arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale, A Mesdames en Messieurs les Bourgmestres, Pour information : Au Commissaire général de la police fédérale, Au Président de la Commission permanente de la police locale, Au Directeur-général de la Direction générale Politique de Sécurité et de Prévention, A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement. 1. Introduction La publication de Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea Archivistica Studia 7), Bruxelles, Archives générales du Royaume, 1990 et plus particulièrement le chapitre '3. Openbare Veiligheid en Inwendige Ordehandhaving' [Ordre public et affaires intérieures] (pp. 20-32) telle qu'approuvée par l'Archiviste général de l'époque E. Persoons et diffusée ensuite dans les communes, doit être révisée d'urgence.

Premièrement, les délais de conservation qui ont été fixés à l'époque ne sont plus réalistes. Deuxièmement, la liste de 1990 est, en de nombreux points, incomplète, trop peu explicite et par conséquent difficilement applicable. Des chefs de corps, des commissaires de police et des responsables des archives se sont plaints à maintes reprises que différentes catégories de documents ne figuraient pas dans la liste, que la liste ne répondait plus à la forme et à la structure des documents d'archives actuels (cf. les liens entre les anciens dossiers papier et les nombreuses bases de données), que la liste ne précisait pas ou pas suffisamment les critères de sélection à appliquer (notamment pour les documents qui devaient être soumis à un tri supplémentaire après l'échéance du délai de conservation administratif), que la liste ne mentionnait pas toujours clairement le début des délais de conservation et de destruction, etc. La réforme de la police (2001) n'a pas apporté des modifications que sur le plan administratif et organisationnel. Depuis, bon nombre de processus de travail ont été automatisés (cf. l'introduction de l'ISLP) ou demandent un traitement accéléré comme par exemple les traitements policiers autonomes ou les sanctions administratives communales. Tout cela a fait en sorte qu'il était nécessaire de réviser cette liste en 2005.

Ces nouvelles listes ne sont pas seulement mises à la disposition de toutes les zones de Police sous version imprimée mais également sur le site Internet de la Direction pour les Relations avec la Police locale.

A l'instar de ce qui se fait à l'étranger, ces listes sont également disponibles sur la page web de la Direction pour les relations avec la Police locale et des Archives de l'Etat afin que le citoyen puisse lui aussi prendre connaissance des règles en matière de conservation et de mise à disposition des informations à plus long terme.

II. Objectifs Ces nouvelles listes offrent aux chefs de corps et/ou responsable des archives des instruments qui doivent leur permettre de détruire plus rapidement ou dans un délai raisonnable, des documents qui n'ont plus aucun intérêt pour les processus de travail ou la recherche policière.

Avec l'introduction des nouveaux tableaux de tri et la réduction du délai de versement, nous espérons réduire la masse des archives dans les zones de police locale et contribuer de manière plus générale à l'amélioration de la gestion des archives dans les services de police locale.

III. Tableaux de tri Un tableaux de tri est une énumération systématique de toutes les catégories de documents d'archives, indépendamment de leur forme, de leur contenu ou de leur structure, qui sont produits ou reçus par une institution ou une organisation. Elle mentionne premièrement leur destination définitive (« à conserver » (éventuellement après un tri supplémentaire) ou « à détruire ») et deuxièmement le délai de conservation administratif minimum. Dans les listes, chaque catégorie est précédée d'un code, lequel est formé par l'abréviation correspondant à l'institution qui a produit les documents et par un numéro d'ordre composé de trois chiffres : par exemple, PL068, PL103, ... dans lequel PL signifie Police locale'.

Les délais de conservation mentionnés sur les listes sont des délais de conservation minimums. Après l'échéance des délais à appliquer le chef de corps ou le responsable des archives ont la possibilité de prendre une décision à propos de la destination définitive des documents d'archives. S'ils souhaitent appliquer des délais de conservation plus longs, pour quelque raison que ce soit, ils doivent être conscients du fait qu'ils devront bien motiver l'augmentation des coûts pour le stockage des archives (frais pour l'aménagement d'espaces d'archivage, frais pour le déménagement d'importants volumes d'archives, etc.). Des investissements importants en bâtiments et en équipement matériel n'auront lieu que si le chef de corps ou le responsable des archives peut montrer qu'il a pris toutes les mesures utiles pour maintenir les volumes des documents d'archives à un niveau aussi bas que possible, en respectant les prescriptions légales et les directives en matière d'archives.

Lors de la fixation des délais, il a été tenu compte des expériences de diverses zones de police locale, de l'avis de la Commission permanente pour la Police locale et du Collège des procureurs généraux. Ces deux dernières instances ont approuvé les dispositions formulées dans la liste de tri.

Cette liste a été élaborée en collaboration étroite avec les Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces ainsi qu'avec quelques services d'archives communales et des représentants de plusieurs zones de police. Les Archives de l'Etat, dans le cadre de l'exécution de la loi sur les archives, surveillent la destruction des documents conservés par les polices locales.

Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « à conserver », méritent un traitement de faveur en matière de soin au niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils ne présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné (après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la liste), ces documents peuvent être versés aux Archives de l'Etat ( loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer sur les archives (Moniteur belge 12 août 1955), article 1er, alinéa 4). Tous les documents datant de plus de cent ans produits par les services de police locale doivent être transférés aux Archives de l'Etat (Loi sur les archives, article 1er, alinéa l), pour autant qu'ils fassent partie des documents qui doivent être définitivement conservés (cf. les tableaux de tri en annexe).

Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « à éliminer » ne nécessitent pas de traitement de faveur en matière de soin au niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils ne présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné (après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la liste), il est préférable de les détruire le plus rapidement possible.

Les archives sont détruites par ou avec l'aide de l'Administration des Domaines du Ministère des Finances.

Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « à trier » ne peuvent être soumis à une sélection supplémentaire qu'après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la liste.

Si les documents d'archives doivent être soumis à un tri supplémentaire, le tableau de tri mentionne également les critères de tri à appliquer. Dans certaines circonstances, l'avis de l'archiviste de l'Etat local est et reste nécessaire. C'est par exemple le cas de certaines séries de documents dont la production pouvait fortement différer en fonction de la zone de police où ils étaient conservés ou de documents provenant d'autres services policiers. Dans ce cas, il faut prendre contact avec l'archiviste compétent. Les adresses des différents dépôts des Archives de l'Etat peut être consulté sur le net à l'adresse www.arch.be. -pour les polices locales sises dans la région de Bruxelles-Capitale, aux Archives de l'Etat à Bruxelles; - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Nivelles, provisoirement aux Archives générales du Royaume à Bruxelles; - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire d'Hasselt et Tongres, aux Archives de l'Etat à Hasselt; - pour les polices locales des arrondissements judiciaires des provinces flamandes, à l'exception des arrondissements de Hasselt et Tongres, aux Archives de l'Etat à Beveren-Waas; - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Namur et Dinant, aux Archives de l'Etat à Namur; - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Mons et Charleroi, aux Archives de l'Etat à Mons; - - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Tournai, aux Archives de l'Etat à Tournai; - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Liège, Huy en Verviers, aux Archives de l'Etat à Liège; - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Eupen, aux Archives de l'Etat à Eupen; - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Arlon et Neufchâteau, aux Archives de l'Etat à Arlon; - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Marche-en-Famenne, aux Archives de l'Etat à Saint-Hubert.

La durée de vie des documents d'archives dépend des intérêts en jeu lors de leur production, de leur traitement, de leur stockage et de leur conservation. Certaines informations ont un intérêt très temporaire, d'autres sont fondamentales pour la perpétuation et l'orientation des procédures ou possèdent, outre leur valeur probante, une valeur historique. Lors de la fixation des délais de conservation minimums, il a été tenu compte de l'importance que des documents peuvent avoir pour les procédures au sein des services de police locale (p. ex. 'personnel' ou 'gestion matérielle et financière'), de la valeur juridique des documents dans le cadre de la procédure policière, des directives du procureur compétent et des droits du justiciable et du citoyen à la recherche de preuves.

Les délais de conservation relatifs à des documents d'archives connexes (par exemple, dossiers personnels ou dossiers relatifs aux missions de police administrative) ont été uniformisés autant que possible. Les différences de délai qui peuvent parfois être constatées dans les listes d'institutions connexes sont liées à certaines traditions administratives dérogatoires et au volume de la production des archives dans les services respectifs.

Les critères de tri et les délais de conservation mentionnés dans ces listes, s'appliquent à tous les documents d'archives, indépendamment de leur contenu, de leur forme ou de leur structure. Au cours des dernières décennies, certains registres sont tombés en désuétude. Ils ont en effet été remplacés par des fichiers manuels ou plus tard par des fichiers électroniques (bases de données). En outre, les informations ont parfois été stockées sur d'autres supports que le support papier. Lors de la rédaction de ces listes, il a été tenu compte, dans la mesure du possible, de cette réalité.

IV. Mise a jour des tableaux de tri Les réformes au niveau de la procédure, de l'organisation ou de la technique provoquent de nouveaux flux d'informations au sein des services policiers et ont d'importantes répercussions sur la gestion de l'information et de la production des archives. Lors de chaque réforme de l'organisation ou de chaque modification de procédures administratives et judiciaires, il devrait être tenu compte des conséquences pour la gestion de l'information (production, traitement et stockage).

C'est pourquoi les tableaux de tri seront revus tous les cinq ans.

La révision concrète des listes de sélection sera préparée par un Groupe de travail Police locale-Archives dont la composition et les tâches seront déterminées pendant l'année 2006.

Sur la base des listes et des propositions reçues des zones aux Archives de l'Etat ou à la Direction pour les Relations avec la police locale, on examinera les aspects de la gestion de l'information et des archives pour lesquels des mesures d'urgence sont souhaitables (par exemple des adaptations aux tableaux de tri) et ceux qui ne nécessitent pas absolument une intervention d'urgence. Ces derniers sont mis à l'ordre du jour de la réunion qui se penchera sur la révision quinquennale des tableaux de tri.

Un problème particulier se pose en ce qui concerne la sélection des documents électroniques. Les documents d'archives sous forme électronique tombent comme les documents d'archives papier sous l'application de la loi sur les archives. Comme pour les documents papier, il est essentiel de pouvoir déterminer quels sont les documents numériques qui, à terme, pourront être détruits (et quel délai (de conservation) est justifié) et quels sont ceux qui devront être transférés aux Archives de l'Etat. Les conditions relatives à la longévité des documents électroniques sont bien plus strictes lorsque ceux-ci doivent être transférés ou ne peuvent être détruits qu'après dix ans (s'il s'agit d'informations comptables, par exemple) que lorsqu'ils peuvent déjà être écartés après un ou deux mois. La gestion des documents d'archives numériques devra être davantage prise en considération dans les prochains tableaux de tri.

V. Application des tableaux de tri Les chefs de corps et/ou les responsables des archives sont chargés de l'application de ces listes.

Les chefs de corps et/ou les responsables des archives qui souhaitent détruire conformément aux directives en vigueur, doivent au préalable obtenir l'autorisation écrite de l'Archiviste général du Royaume ou de son délégué.

Si dans un tableau de tri une catégorie de documents d'archives est assortie de la mention « à détruire » et si le délai de conservation administratif minimum a expiré, la zone de police locale concernée ne peut procéder à la destruction effective qu'après en avoir avisé au préalable, par écrit, les Archives de l'Etat et le parquet compétent (en indiquant la nature des documents et de la date ultime de conservation). Les instances précitées doivent être informées au moins trente jours ouvrables avant la destruction effective des archives.

Les Archives de l'Etat et le parquet compétent marquent tacitement leur accord sur la destruction s'ils ne réagissent pas à la notification dans un délai de dix jours ouvrables. En ce qui concerne la destruction de documents ne figurant pas dans la liste de sélection, l'autorisation de destruction écrite du procureur général ainsi que celle de l'Archiviste général du Royaume ou de son délégué est toujours requise.

L'application de ces tableaux de tri débutera le 1er février 2006.

Enfin, par la signature de cette circulaire, nous voulons insiter sur l'intérêt d'un patrimoine historique de la police locale bien géré.

Cette circulaire régle également les modalités de l'archivage des documents policiers « papier ». (Des directives concernant les autres supports suivront.) Nous insistons donc également pour que la police locale, en collaboration avec l'Archiviste général du Royaume - compétent pour cette m atière - prenne les initiatives nécessaires dans ce domaine. Les Archives générales du Royaume, sous l'autorité de l'Archiviste général, M. Karel VELLE, restent à votre disposition à cet effet.

Bruxelles, le 9 février 2006.

Vice-Premier Ministre et Ministre de l'Intérieur, P. DEWAEL Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice, Mme L. ONKELINX