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| Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de conservation | Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de archieven van de Lokale Politie : archiefselectielijst en bewaartermijnen |
|---|---|
| SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR ET SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE | FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE |
| 9 FEVRIER 2006. - Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux | 9 FEBRUARI 2006. - Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de |
| archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de | archieven van de Lokale Politie : archiefselectielijst en |
| conservation | bewaartermijnen |
| A Messieurs les Gouverneurs de Province, | Aan de heren provinciegouverneurs, |
| A Madame la Gouverneur de l'arrondissement administratif de | Aan Mevr. de gouverneur van het administratief arrondissement |
| Bruxelles-Capitale, | Brussel-hoofdstad, |
| A Mesdames en Messieurs les Bourgmestres, | Aan de dames en heren burgemeesters, |
| Pour information : | Ter informatie : |
| Au Commissaire général de la police fédérale, | Aan de Commissaris-generaal van de federale politie, |
| Au Président de la Commission permanente de la police locale, | Aan de Voorzitter van de Vaste commissie van de Lokale Politie, |
| Au Directeur-général de la Direction générale Politique de Sécurité et | Aan de Directeur-generaal van de Algemene directie veiligheid en |
| de Prévention, | preventie, |
| A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement. | Aan de dames en heren arrondissementscommissarissen. |
| 1. Introduction | I. Inleiding |
| La publication de Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van | De publicatie van Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van |
| gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea | gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea |
| Archivistica Studia 7), Bruxelles, Archives générales du Royaume, 1990 | Archivistica Studia 7), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1990, meer |
| et plus particulièrement le chapitre '3. Openbare Veiligheid en | bepaald onderdeel '3. Openbare Veiligheid en Inwendige Ordehandhaving' |
| Inwendige Ordehandhaving' [Ordre public et affaires intérieures] (pp. | (pp. 20-32) zoals goedgekeurd door de toenmalige Algemene |
| 20-32) telle qu'approuvée par l'Archiviste général de l'époque E. | Rijksarchivaris E. Persoons en werd verspreid aan de gemeentebesturen, |
| Persoons et diffusée ensuite dans les communes, doit être révisée | is dringend aan herziening toe. |
| d'urgence. Premièrement, les délais de conservation qui ont été fixés à l'époque | Vooreerst zijn de toen vastgelegde bewaartermijnen niet langer |
| ne sont plus réalistes. Deuxièmement, la liste de 1990 est, en de | realistisch. Ten tweede is de lijst van 1990 op een aantal punten |
| nombreux points, incomplète, trop peu explicite et par conséquent | onvolledig, de gebruikte terminologie te weinig herkenbaar en |
| difficilement applicable. Des chefs de corps, des commissaires de | bijgevolg moeilijk uitvoerbaar. Herhaaldelijk klaagden korpschefs, |
| police et des responsables des archives se sont plaints à maintes | politiecommissarissen of archiefverantwoordelijken erover dat |
| reprises que différentes catégories de documents ne figuraient pas | verscheidene categorieën archiefproducten niet in de lijst waren |
| dans la liste, que la liste ne répondait plus à la forme et à la | opgenomen, dat de lijst niet meer beantwoordde aan de vorm en |
| structure des documents d'archives actuels (cf. les liens entre les | structuur van de actuele archiefbescheiden (cf. de koppeling van de |
| anciens dossiers papier et les nombreuses bases de données), que la | vroegere papieren dossiers aan de diverse databanken), dat de lijst |
| liste ne précisait pas ou pas suffisamment les critères de sélection à | geen of te weinig melding maakte van de toe te passen selectiecriteria |
| appliquer (notamment pour les documents qui devaient être soumis à un | (nl., bij die bescheiden die bij het verstrijken van de |
| tri supplémentaire après l'échéance du délai de conservation | administratieve bewaartermijn aan een nadere selectie moesten |
| administratif), que la liste ne mentionnait pas toujours clairement le | onderworpen worden), dat in deze lijst het tijdstip van de aanvang van |
| début des délais de conservation et de destruction, etc. La réforme de | de bewaar- en vernietigingstermijnen niet altijd duidelijk bepaald |
| la police (2001) n'a pas apporté des modifications que sur le plan | werd, enz. De politiehervorming (2001) bracht niet alleen |
| administratif et organisationnel. Depuis, bon nombre de processus de travail ont été automatisés (cf. l'introduction de l'ISLP) ou demandent un traitement accéléré comme par exemple les traitements policiers autonomes ou les sanctions administratives communales. Tout cela a fait en sorte qu'il était nécessaire de réviser cette liste en 2005. Ces nouvelles listes ne sont pas seulement mises à la disposition de toutes les zones de Police sous version imprimée mais également sur le site Internet de la Direction pour les Relations avec la Police locale. A l'instar de ce qui se fait à l'étranger, ces listes sont également disponibles sur la page web de la Direction pour les relations avec la Police locale et des Archives de l'Etat afin que le citoyen puisse lui aussi prendre connaissance des règles en matière de conservation et de mise à disposition des informations à plus long terme. | veranderingen teweeg op administratief-organisatorisch vlak, heel wat werkprocessen verlopen sindsdien geautomatiseerd (cf. de invoering van ISLP, de digitale opslag van bestanden in het AIK, etc.) of vereisen een snellere afhandelingsprocedure, zoals bijvoorbeeld de autonome politionele afhandeling, de gemeentelijke administratieve sancties, enz.). Dit alles maakt een herziening van deze lijst anno 2005 noodzakelijk. Deze nieuwe lijsten worden niet alleen in gedrukte vorm maar ook via de webpagina van de Directie voor de Relaties met de Lokale Politie (CGL) aan alle politiezones ter beschikking gesteld. Opdat ook de burger kennis kan nemen van de regels voor de bewaring en beschikbaarstelling van informatie op langere termijn, worden deze lijsten, naar buitenlands voorbeeld, eveneens op de webpagina van het CGL en het AR ter beschikking gesteld. |
| II. Objectifs | II. Doelstellingen |
| Ces nouvelles listes offrent aux chefs de corps et/ou responsable des | Met deze nieuwe lijsten wordt aan de korpschef en/of hun |
| archives des instruments qui doivent leur permettre de détruire plus | archiefverantwoordelijke een instrument aangeboden dat hen in staat |
| rapidement ou dans un délai raisonnable, des documents qui n'ont plus | moeten stellen om bescheiden, die voor het werkproces of voor het |
| aucun intérêt pour les processus de travail ou la recherche policière. | politioneel onderzoek geen enkel nut meer hebben, sneller of binnen |
| Avec l'introduction des nouveaux tableaux de tri et la réduction du | redelijke termijn te vernietigen. |
| délai de versement, nous espérons réduire la masse des archives dans | Met de invoering van de nieuwe archiefselectielijst en de verkorting |
| les zones de police locale et contribuer de manière plus générale à | van de bewaringstermijn hopen wij in eerste instantie de |
| l'amélioration de la gestion des archives dans les services de police | archiefmassa's in de lokale politiezones terug te dringen en in meer |
| algemene zin een bijdrage te leveren tot een beter archiefbeheer bij | |
| locale. | de lokale politie. |
| III. Tableaux de tri | III. Archiefselectielijsten |
| Un tableaux de tri est une énumération systématique de toutes les | Een archiefselectielijst is een in systematische orde gestelde |
| catégories de documents d'archives, indépendamment de leur forme, de | opsomming van alle categorieën archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, |
| leur contenu ou de leur structure, qui sont produits ou reçus par une | inhoud of structuur, die door een instelling of organisatie worden |
| institution ou une organisation. Elle mentionne premièrement leur | gevormd of ontvangen, met vermelding van 1° hun definitieve bestemming |
| destination définitive (« à conserver » (éventuellement après un tri | (« te bewaren » (eventueel na een nadere selectie) of « te vernietigen |
| supplémentaire) ou « à détruire ») et deuxièmement le délai de | ») en 2° de minimale administratieve bewaartermijn. De lijsten wordt |
| conservation administratif minimum. Dans les listes, chaque catégorie | |
| est précédée d'un code, lequel est formé par l'abréviation | elke categorie voorafgegaan door een code, gevormd door de afkorting |
| correspondant à l'institution qui a produit les documents et par un | van de instelling die de archiefbescheiden heeft gevormd en een |
| numéro d'ordre composé de trois chiffres : par exemple, PL068, PL103, | volgnummer bestaande uit drie cijfers, b.v. LP 068, LP103,..., waarbij |
| ... dans lequel PL signifie Police locale'. | LP staat voor 'Lokale Politie'. |
| Les délais de conservation mentionnés sur les listes sont des délais | De in de lijsten vermelde bewaartermijnen zijn minimale |
| de conservation minimums. Après l'échéance des délais à appliquer le | bewaartermijnen. Dit laat de korpschef of de archiefverantwoordelijke |
| chef de corps ou le responsable des archives ont la possibilité de | toe op het ogenblik van het verstrijken van de toepasselijke |
| prendre une décision à propos de la destination définitive des | bewaartermijn aan de archieven de eindbestemming te geven die in de |
| documents d'archives. S'ils souhaitent appliquer des délais de | lijst is voorzien. Indien hij/zij, om welke reden dan ook, langere |
| conservation plus longs, pour quelque raison que ce soit, ils doivent | bewaartermijnen wil toepassen dan moet hij/zij er wel van bewust zijn |
| être conscients du fait qu'ils devront bien motiver l'augmentation des | dat een verhoging van de kosten voor de opslag van archieven (kosten |
| coûts pour le stockage des archives (frais pour l'aménagement | voor het inrichten van archiefruimten, kosten voor de verhuis van |
| d'espaces d'archivage, frais pour le déménagement d'importants volumes | massabestanden, enz.) goed zal moeten gemotiveerd worden. Belangrijke |
| d'archives, etc.). Des investissements importants en bâtiments et en | investeringen in gebouwen en materiële uitrusting zullen pas |
| équipement matériel n'auront lieu que si le chef de corps ou le | plaatsvinden wanneer de korpschef/archiefverantwoordelijke kan |
| responsable des archives peut montrer qu'il a pris toutes les mesures | aantonen dat hij/zij alle nuttige maatregelen heeft genomen om de |
| utiles pour maintenir les volumes des documents d'archives à un niveau | volumes archiefdocumenten zo laag mogelijk te houden, met eerbiediging |
| aussi bas que possible, en respectant les prescriptions légales et les directives en matière d'archives. | van de wettelijke bepalingen en de richtlijnen ter zake. |
| Lors de la fixation des délais, il a été tenu compte des expériences | Bij het vastleggen van de termijnen werd rekening gehouden met de |
| de diverses zones de police locale, de l'avis de la Commission | ervaringen van diverse lokale politiezones, het advies van de Vaste |
| permanente pour la Police locale et du Collège des procureurs | Commissie voor de Lokale Politie en het College van |
| généraux. Ces deux dernières instances ont approuvé les dispositions | procureurs-generaal. Beide instanties verleenden hun goedkeuring aan |
| formulées dans la liste de tri. | de bepalingen die in de archiefarchiefselectielijst werden opgenomen. |
| Cette liste a été élaborée en collaboration étroite avec les Archives | Deze lijst werd opgemaakt door het Algemeen Rijksarchief en het |
| générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces ainsi | Rijksarchief in de Provinciën, in nauw overleg met een aantal |
| qu'avec quelques services d'archives communales et des représentants | stadsarchieven en vertegenwoordigers van verschillende politiezones. |
| de plusieurs zones de police. Les Archives de l'Etat, dans le cadre de | Het Rijksarchief ziet toe, in het kader van de uitvoering van de |
| l'exécution de la loi sur les archives, surveillent la destruction des | Archiefwet, op de vernietiging van bescheiden gevormd door de Lokale |
| documents conservés par les polices locales. | Politie. |
| Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « | Archiefbescheiden die op de lijst als « te bewaren » vermeld staan, |
| à conserver », méritent un traitement de faveur en matière de soin au | verdienen een voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, ordening en |
| niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils ne | toegankelijkheid. Wanneer zij voor de betrokken dienst geen |
| présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné | administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale |
| (après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la | bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), kunnen zij bij het |
| liste), ces documents peuvent être versés aux Archives de l'Etat (loi | Rijksarchief worden neergelegd (Archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch |
| du 24 juin 1955 sur les archives (Moniteur belge 12 août 1955), | Staatsblad 12 augustus 1955), art. 1, vierde lid). Alle stukken, |
| article 1er, alinéa 4). Tous les documents datant de plus de cent ans | gevormd door de lokale politiezones en die ouder zijn dan 100 jaar, |
| produits par les services de police locale doivent être transférés aux | moeten aan het Rijksarchief worden overgedragen (Archiefwet, art. 1, |
| Archives de l'Etat (Loi sur les archives, article 1er, alinéa l), pour | eerste lid), uiteraard voor zover ze voor permanente bewaring in |
| autant qu'ils fassent partie des documents qui doivent être | aanmerking komen (zie hiervoor de archiefselectielijsten in de bijlagen). |
| définitivement conservés (cf. les tableaux de tri en annexe). | Archiefbescheiden die op de lijsten als « te vernietigen » staan |
| Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « | aangeduid, verdienen geen voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, |
| à éliminer » ne nécessitent pas de traitement de faveur en matière de soin au niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils ne présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné (après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la liste), il est préférable de les détruire le plus rapidement possible. Les archives sont détruites par ou avec l'aide de l'Administration des Domaines du Ministère des Finances. Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « à trier » ne peuvent être soumis à une sélection supplémentaire qu'après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la liste. Si les documents d'archives doivent être soumis à un tri supplémentaire, le tableau de tri mentionne également les critères de tri à appliquer. Dans certaines circonstances, l'avis de l'archiviste de l'Etat local est et reste nécessaire. C'est par exemple le cas de certaines séries de documents dont la production pouvait fortement | ordening en toegankelijkheid. Wanneer zij voor de dienst geen administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), worden zij best zo snel mogelijk vernietigd. De vernietiging van archieven geschiedt door of met de hulp van het Bestuur der Domeinen van het Ministerie van Financiën. Archiefbescheiden die op de lijst als « te selecteren » staan aangeduid, kunnen pas aan een nadere selectie worden onderworpen na het verstrijken van de op de lijst vermelde minimale bewaartermijn. Indien de archiefbescheiden aan een nadere selectie moeten onderworpen worden, dan vermeldt de archiefselectielijst ook de toe te passen selectiecriteria. In sommige omstandigheden is en blijft een advies van de plaatselijke rijksarchivaris vereist. Dit is bijvoorbeeld het |
| différer en fonction de la zone de police où ils étaient conservés ou | geval voor series bescheiden waar de archiefvorming sterk kon |
| de documents provenant d'autres services policiers. Dans ce cas, il | verschillen naargelang de politiezone of voor bescheiden afkomstig van |
| faut prendre contact avec l'archiviste compétent. Les adresses des | andere politionele overheden.In dit geval neemt men contact op met de |
| différents dépôts des Archives de l'Etat peut être consulté sur le net | bevoegde archivaris. De adressen van de Rijksarchieven kan men |
| à l'adresse www.arch.be. | raadplegen op www.arch.be. |
| -pour les polices locales sises dans la région de Bruxelles-Capitale, | -voor de lokale politie gelegen binnen het Hoofdstedelijk Gewest |
| aux Archives de l'Etat à Bruxelles; | Brussel, naar het Rijksarchief te Brussel; |
| - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Nivelles, | - voor de lokale politie het gerechtelijk arrondissement Nivelles, |
| provisoirement aux Archives générales du Royaume à Bruxelles; | voorlopig naar het Algemeen Rijksarchief te Brussel; |
| - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire d'Hasselt et | - voor de lokale politie de gerechtelijke arrondissementen Hasselt en |
| Tongres, aux Archives de l'Etat à Hasselt; | Tongeren, naar het Rijksarchief te Hasselt; |
| - pour les polices locales des arrondissements judiciaires des | - voor de lokale politie de gerechtelijke arrondissementen van de |
| provinces flamandes, à l'exception des arrondissements de Hasselt et | Vlaamse provincies, met uitzondering van de arrondissementen Hasselt |
| Tongres, aux Archives de l'Etat à Beveren-Waas; | en Tongeren, naar het Rijksarchief Beveren; |
| - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Namur et | - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Namen |
| Dinant, aux Archives de l'Etat à Namur; | en Dinant, naar het Rijksarchief te Namen; |
| - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Mons et | - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Mons en |
| Charleroi, aux Archives de l'Etat à Mons; | Charleroi, naar het Rijksarchief te Mons; |
| - - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de | - voor de lokale politie van het gerechtelijk arrondissement Tournai, |
| Tournai, aux Archives de l'Etat à Tournai; | naar het Rijksarchief te Tournai; |
| - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Liège, | - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Luik, |
| Huy en Verviers, aux Archives de l'Etat à Liège; | Hoei en Verviers, naar het Rijksarchief te Luik; |
| - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Eupen, | - voor de lokale politie van het gerechtelijk arrondissement Eupen, |
| aux Archives de l'Etat à Eupen; | naar het Rijksarchief te Eupen; |
| - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Arlon et | - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Arlon |
| Neufchâteau, aux Archives de l'Etat à Arlon; | en Neufchâteau, naar het Rijksarchief te Arlon; |
| - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de | - voor de lokale politie van het gerechtelijk arrondissement |
| Marche-en-Famenne, aux Archives de l'Etat à Saint-Hubert. | Marche-en-Famenne, naar het Rijksarchief Saint-Hubert. |
| La durée de vie des documents d'archives dépend des intérêts en jeu | De levensduur van de archiefstukken hangt af van de belangen die bij |
| lors de leur production, de leur traitement, de leur stockage et de | het ontstaan, de verwerking, de opslag en de bewaring van de |
| leur conservation. Certaines informations ont un intérêt très | informatie gemoeid zijn. Bepaalde informatie heeft een zeer tijdelijk |
| temporaire, d'autres sont fondamentales pour la perpétuation et | belang, andere informatie is fundamenteel voor het instandhouden en |
| l'orientation des procédures ou possèdent, outre leur valeur probante, | het sturen van de bedrijfsprocessen, of heeft naast bewijswaarde ook |
| une valeur historique. Lors de la fixation des délais de conservation | cultuurhistorische waarde. Bij het bepalen van de minimale |
| minimums, il a été tenu compte de l'importance que des documents | bewaartermijnen werd rekening gehouden met het belang dat stukken |
| peuvent avoir pour les procédures au sein des services de police | kunnen hebben voor de bedrijfsprocessen bij de lokale politie (o.a. |
| locale (p. ex. 'personnel' ou 'gestion matérielle et financière'), de | rubrieken 'Personeel' en 'Financieel en Materieel Beheer'), met de |
| la valeur juridique des documents dans le cadre de la procédure | juridische waarde van de stukken in het kader van het politioneel |
| policière, des directives du procureur compétent et des droits du | onderzoek en de richtlijnen van de betrokken procureur en met de |
| justiciable et du citoyen à la recherche de preuves. | rechten van de recht- en bewijszoekende burger. |
| Les délais de conservation relatifs à des documents d'archives | De bewaartermijnen betreffende verwante archiefstukken |
| connexes (par exemple, dossiers personnels ou dossiers relatifs aux | (personeelsdossiers, dossiers inzake opdrachten van bestuurlijke |
| missions de police administrative) ont été uniformisés autant que | politie b.v.) werden zoveel mogelijk geüniformeerd. De verschillen in |
| possible. Les différences de délai qui peuvent parfois être constatées | de termijnen die bij de lijsten van « verwante instellingen » soms |
| dans les listes d'institutions connexes sont liées à certaines | kunnen vastgesteld worden, houden verband met bepaalde afwijkende |
| traditions administratives dérogatoires et au volume de la production | administratieve tradities en met het volume van de archiefvorming bij |
| des archives dans les services respectifs. | |
| Les critères de tri et les délais de conservation mentionnés dans ces | de respectievelijke diensten. |
| listes, s'appliquent à tous les documents d'archives, indépendamment | De selectiecriteria en de bewaartermijnen die in deze lijsten vermeld |
| de leur contenu, de leur forme ou de leur structure. Au cours des | staan, hebben betrekking op alle archiefbescheiden, ongeacht hun |
| dernières décennies, certains registres sont tombés en désuétude. Ils | inhoud, vorm en structuur. In de loop van de laatste decennia raakten |
| ont en effet été remplacés par des fichiers manuels ou plus tard par | registers soms in onbruik. Zij werden vervangen door manuele |
| des fichiers électroniques (bases de données). En outre, les | fichesystemen of nog later door elektronische fichesystemen |
| informations ont parfois été stockées sur d'autres supports que le | (geautomatiseerde gegevensbestanden). Informatie werd soms opgeslagen |
| support papier. Lors de la rédaction de ces listes, il a été tenu | op andere dragers dan papieren dragers. Bij de redactie van deze |
| compte, dans la mesure du possible, de cette réalité. | lijsten werd in de mate van het mogelijke rekening gehouden met deze realiteit. |
| IV. Mise a jour des tableaux de tri | IV. Onderhoud van de archiefselectielijst |
| Hervormingen op procedureel, organisatorisch of technisch vlak deden | |
| Les réformes au niveau de la procédure, de l'organisation ou de la | bij de politiediensten nieuwe informatiestromen ontstaan en hebben |
| technique provoquent de nouveaux flux d'informations au sein des | verstrekkende gevolgen voor de informatiehuishouding en |
| services policiers et ont d'importantes répercussions sur la gestion | archiefvorming. Bij elke organisatorische hervorming of wijziging van |
| de l'information et de la production des archives. Lors de chaque | administratieve en gerechtelijke procedures zou moeten rekening |
| réforme de l'organisation ou de chaque modification de procédures | gehouden worden met de gevolgen voor de informatiehuishouding |
| administratives et judiciaires, il devrait être tenu compte des | (ontstaan, verwerking en opslag). |
| conséquences pour la gestion de l'information (production, traitement | De archiefselectielijsten zullen daarom aan een vijfjaarlijkse |
| et stockage). | herziening onderworpen worden. |
| C'est pourquoi les tableaux de tri seront revus tous les cinq ans. | De concrete herziening van de archiefselectielijsten zal worden |
| La révision concrète des listes de sélection sera préparée par un | voorbereid door een Werkgroep Politie-Archieven waarvan de |
| Groupe de travail Police locale-Archives dont la composition et les | samenstelling en taakstelling in de loop van 2006 zal worden bepaald. |
| tâches seront déterminées pendant l'année 2006. | |
| Sur la base des listes et des propositions reçues des zones aux | Op basis van de opmerkingen die vanuit de zones aan het Rijksarchief |
| Archives de l'Etat ou à la Direction pour les Relations avec la police | of aan het CGL worden bezorgd, zal onderzocht worden voor welke |
| locale, on examinera les aspects de la gestion de l'information et des | aspecten van de informatievoorziening en van het archiefbeheer |
| archives pour lesquels des mesures d'urgence sont souhaitables (par | dringende maatregelen wenselijk zijn (bijvoorbeeld dringende |
| exemple des adaptations aux tableaux de tri) et ceux qui ne | aanpassingen aan een archiefselectielijst) en voor welke |
| nécessitent pas absolument une intervention d'urgence. Ces derniers | aangelegenheden een dringend optreden niet strikt nodig is. Deze |
| sont mis à l'ordre du jour de la réunion qui se penchera sur la | laatste aangelegenheden worden gereserveerd voor de agenda van de |
| révision quinquennale des tableaux de tri. | vergadering die zich over de vijfjaarlijkse herziening van de |
| Un problème particulier se pose en ce qui concerne la sélection des | archiefselectielijsten zal buigen. |
| documents électroniques. Les documents d'archives sous forme | Een bijzonder probleem rijst in verband met de selectie van digitale |
| électronique tombent comme les documents d'archives papier sous | archiefbescheiden. Archiefdocumenten in elektronische vorm vallen |
| l'application de la loi sur les archives. Comme pour les documents | evengoed onder toepassing van de Archiefwet als papieren |
| papier, il est essentiel de pouvoir déterminer quels sont les | archiefbescheiden. Zoals dit voor de papieren documenten het geval is, |
| documents numériques qui, à terme, pourront être détruits (et quel | is het even cruciaal om te kunnen bepalen welke digitale documenten op |
| délai (de conservation) est justifié) et quels sont ceux qui devront | termijn vernietigd kunnen worden (en welke (bewaar-)termijn |
| être transférés aux Archives de l'Etat. Les conditions relatives à la | verantwoord is) en welke op termijn moeten overgebracht worden naar |
| longévité des documents électroniques sont bien plus strictes lorsque | het Rijksarchief. Als digitale bestanden overgebracht moeten worden of |
| ceux-ci doivent être transférés ou ne peuvent être détruits qu'après | pas vernietigd mogen worden na tien jaar (bijvoorbeeld in het geval |
| dix ans (s'il s'agit d'informations comptables, par exemple) que | van de boekhoudkundige informatie) dan stelt dat veel hogere eisen aan |
| lorsqu'ils peuvent déjà être écartés après un ou deux mois. La gestion | hun duurzaamheid dan wanneer ze reeds na één of twee maand weg kunnen. |
| des documents d'archives numériques devra être davantage prise en | In de toekomstige archiefselectielijsten zal meer rekening gehouden |
| considération dans les prochains tableaux de tri. | worden met het beheer van digitale archiefbescheiden. |
| V. Application des tableaux de tri | V. Toepassing van de lijsten |
| Les chefs de corps et/ou les responsables des archives sont chargés de | De korpschef en/of zijn archiefverantwoordelijke worden met de |
| l'application de ces listes. | toepassing van deze lijsten belast. |
| Les chefs de corps et/ou les responsables des archives qui souhaitent | De korpschef en/of archiefverantwoordelijke die op basis van de |
| détruire conformément aux directives en vigueur, doivent au préalable | geldende onderrichtingen, archief wenst te vernietigen, moet de |
| obtenir l'autorisation écrite de l'Archiviste général du Royaume ou de | schriftelijke toelating hebben van de Algemeen Rijksarchivaris of |
| son délégué. | diens gemachtigde. |
| Si dans un tableau de tri une catégorie de documents d'archives est | Indien in een archiefselectielijst bij een categorie archiefbescheiden |
| assortie de la mention « à détruire » et si le délai de conservation | de bestemming « te vernietigen » vermeld staat en in het geval de |
| administratif minimum a expiré, la zone de police locale concernée ne | minimale administratieve bewaartermijn verstreken is, kan de betrokken |
| peut procéder à la destruction effective qu'après en avoir avisé au | lokale politiezone slechts tot effectieve vernietiging overgaan na |
| préalable, par écrit, les Archives de l'Etat et le parquet compétent | voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan het Rijksarchief (met |
| (en indiquant la nature des documents et de la date ultime de | vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data, die |
| conservation). Les instances précitées doivent être informées au moins | uiteraard voor elke zone anders zijn). Dit bericht moet aan voornoemde |
| trente jours ouvrables avant la destruction effective des archives. | instanties worden overgemaakt minstens dertig werkdagen vóór de |
| Les Archives de l'Etat et le parquet compétent marquent tacitement | effectieve vernietiging van de archieven. Indien het Rijksarchief, |
| leur accord sur la destruction s'ils ne réagissent pas à la | niet reageert binnen een termijn van 10 werkdagen op de kennisgeving, |
| notification dans un délai de dix jours ouvrables. En ce qui concerne | houdt dit de stilzwijgende toestemming tot de vernietiging in. Voor de |
| la destruction de documents ne figurant pas dans la liste de | vernietiging van stukken die niet op de archiefselectielijst vermeld |
| sélection, l'autorisation de destruction écrite du procureur général | zijn, is steeds een schriftelijke toestemming tot vernietiging nodig |
| ainsi que celle de l'Archiviste général du Royaume ou de son délégué est toujours requise. L'application de ces tableaux de tri débutera le 1er février 2006. Enfin, par la signature de cette circulaire, nous voulons insiter sur l'intérêt d'un patrimoine historique de la police locale bien géré. Cette circulaire régle également les modalités de l'archivage des documents policiers « papier ». (Des directives concernant les autres supports suivront.) Nous insistons donc également pour que la police locale, en collaboration avec l'Archiviste général du Royaume - compétent pour cette m atière - prenne les initiatives nécessaires | van de Algemeen Rijksarchivaris of diens gemachtigde. De toepassing van deze archiefselectielijsten gaat in op 1 februari 2006. Tot slot, met de ondertekening van deze omzendbrief willen we het belang beklemtonen van een goed beheerd historisch patrimonium bij de lokale politie. Deze omzendbrief regelt dan ook de modaliteiten voor het archiveren van papieren politiedocumenten. (Richtlijnen betreffende andere dragers zullen later volgen.) We dringen er dan ook op aan dat de lokale politie samen met het Rijksarchief, bevoegd voor deze materie, de nodige initiatieven terzake zal nemen. Het |
| dans ce domaine. Les Archives générales du Royaume, sous l'autorité de | Rijksarchief, onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris, de heer |
| l'Archiviste général, M. Karel VELLE, restent à votre disposition à cet effet. | Karel VELLE, staat hiervoor ter uwer beschikking. |
| Bruxelles, le 9 février 2006. | Brussel, 9 februari 2006. |
| Vice-Premier Ministre et Ministre de l'Intérieur, | Vice-Eerste Minister en Minister van Binnenlandse Zaken, |
| P. DEWAEL | P. DEWAEL |
| Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice, | Vice-Eerste Minister en Minister van Justitie, |
| Mme L. ONKELINX | Mevr. L. ONKELINX |