SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION

6 JUIN 2002. - Circulaire n° 522 DIMONA : Déclaration immédiate de l'emploi

Aux services publics fédéraux, aux ministères, aux institutions scientifiques, aux organismes d'intérêt public et aux institutions publiques de sécurité sociale Mme la Ministre, M. le Ministre, M. le Secrétaire d'Etat, Dans le cadre de DIMONA - la déclaration électronique immédiate de l'emploi -, l'administration fédérale doit, en tant qu'employeur des agents de l'Etat, déclarer immédiatement à l'Office national de Sécurité sociale, à partir du 1er janvier 2003, tout recrutement ou engagement et toute sortie de service. Chaque service du personnel en particulier doit être lui-même responsable de la déclaration Dimona.

Le système Dimona a pour objectif de simplifier les obligations administratives des employeurs.

L'obligation de déclaration immédiate vaut tant pour le personnel nommé à titre définitif que pour le personnel contractuel.

Les membres du personnel qui, en ce moment, sont déjà employés dans un service public doivent également être déclarés via le système Dimona.

Pour les membres du personnel payés par le SCDF, cette première déclaration sera effectuée entièrement par le SCDF. La déclaration doit se faire pour tous les travailleurs auxquels s'applique la législation belge sur la sécurité sociale, qu'ils habitent en Belgique ou à l'étranger.

Elle concerne non seulement les « travailleurs ordinaires » mais également les jeunes soumis à l'obligation scolaire à temps partiel, les étudiants (y compris les étudiants qui, en raison de la durée limitée de leurs prestations pendant les vacances d'été, ne sont soumis qu' à la seule cotisation de solidarité de 7,50 %) et les apprentis.

Quelles données doivent être communiquées et quand ? On distingue la déclaration d'entrée en service, la déclaration de sortie de service et la rectification ou l'annulation d'une déclaration.

Déclaration lors d'une entrée en service Pour tout travailleur nouvellement recruté ou entré en service, les données suivantes doivent être communiquées au plus tard au moment où il/elle commence à travailler: - le numéro d'immatriculation de l'employeur à l'ONSS ou, à défaut, toutes les données d'identification demandées; - le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur (NISS) et le numéro de sa carte SIS, ou, à défaut, l'identité complète, y compris le lieu et la date de naissance; - la date d'entrée en service.

Lors de l'engagement d'un étudiant pour une durée déterminée, la déclaration d'entrée en service doit mentionner non seulement le lieu d'occupation physique mais aussi la date de sortie de service. Ainsi, la déclaration de sortie de service ne doit plus se faire s'il n'y a plus de modification ultérieure de la durée du contrat de travail.

L'obligation d'envoyer une copie du contrat de travail aux services d'inspection du Ministère de l'Emploi et du Travail disparaît également.

L'ONSS envoie immédiatement à l'expéditeur un accusé de réception sous forme d'un numéro Dimona et confirme les données reçues au plus tard dans un délai de dix jours ouvrables au moyen de l'avis Dimona.

Déclaration d'une sortie de service La date de sortie de service doit être communiquée à l'ONSS au plus tard le jour ouvrable suivant.

Si le travailleur reste encore en service pendant le délai de préavis, la sortie de service doit alors être communiquée à la fin de cette période de préavis.

L'expéditeur reçoit immédiatement un accusé de réception de cette déclaration et un avis dans un délai de dix jours ouvrables.

Annulation ou rectification d'une déclaration Dans le cas d'une déclaration d'entrée en service où le travailleur n'a pas commencé à travailler à la date prévue, la déclaration doit être annulée au plus tard à la date d'entrée en service communiquée.

Dans le cas d'une déclaration d'un contrat de travail à durée déterminée où la date de sortie de service a déjà été mentionnée mais où cette date est avancée, il y aura lieu d'introduire une déclaration modificative de la déclaration initiale.

Si la date de sortie de service est retardée, il est établi une nouvelle entrée en service pour le même travailleur, avec comme date d'entrée le premier jour qui suit la date de sortie de service (erronée) précédemment communiquée.

Les erreurs lors de la transmission de données d'identification de l'employeur ou du travailleur doivent être communiquées le plus rapidement possible par téléphone ou par fax à l'ONSS. L'ONSS confirmera les données reçues dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception de chaque déclaration et proposera aussi éventuellement certains ajouts et/ou rectifications.

Un délai de cinq jours ouvrables est prévu pour contester les données mentionnées dans cet avis.

Modalités pratiques : a) Déclaration. Ces déclarations se font électroniquement via le site portail www.securitesociale.be Il suffit d'aller dans l'application Dimona.

On arrive ainsi au formulaire électronique de déclaration de l'emploi.

Les organismes affiliés au SCDF sans numéro ONSS propre indiquent ici dans les champs réservés à cet effet le numéro ONSS de l'Etat belge (pour les membres du personnel néerlandophones code 0100500034, pour les membres du personnel francophones code 0100100006) et le code spécifique par organisme, département ou site - que l'on peut retrouver à l'annexe. Les organismes dont le numéro est suivi d'une * sont des organismes en possession d'un numéro ONSS propre.

Les organismes affiliés au SCDF et les organismes ne travaillant pas via le SCDF qui disposent bien d'un numéro ONSS propre indiquent uniquement ce numéro ONSS dans le champ destiné à cet effet.

Ensuite, on indique par nouveau travailleur toutes les données disponibles et on envoie le formulaire électronique à l'ONSS. On reçoit immédiatement une confirmation de la déclaration par un code Dimona et dans un délai de dix jours ouvrables la confirmation par l'avis Dimona.

Pour les organismes qui travaillent d'une manière ou d'une autre avec le SCDF, l'avis Dimona est envoyé au SCDF. b) Consultation. Les données traitées et vérifiées sont toujours accessibles (même lorsqu'elles n'ont pas encore été traitées) à des fins de consultation pour les services du personnel qui ont fait la déclaration et, le cas échéant, également pour le SCDF. On a accès à ces données via un user id et un code attribués sur demande par l'ONSS. Les services du personnel doivent toutefois désigner à cet effet un gestionnaire local qui est alors responsable des déclarations. c) Généralités. Afin de permettre tout ce processus, chaque service du personnel doit disposer d'un accès à internet qui lui permet de faire la déclaration électronique.

Enfin, je désire encore attirer votre attention sur le fait qu'à partir du 1er trimestre 2003, la nouvelle déclaration ONSS trimestrielle électronique et multifonctionnelle sera introduite et qu'entre 2003 et 2005, les différentes déclarations de risques sociaux deviendront possibles par voie électronique.

Les démarches nécessaires à cet effet doivent également être entreprises par les différents services eux-mêmes. Au cours de cette période de transition, les formulaires papier peuvent toutefois encore être utilisés pour la déclaration de risques sociaux.

Pour obtenir des renseignements complémentaires au sujet de la déclaration Dimona ou en ce qui concerne des questions spécifiques, vous pouvez toujours vous adresser au centre de contact Eranova, par téléphone (02-511 51 51) ou via e-mail (contactcenter@eranova.fgov.be) et sur le site web www.securitesociale.be Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de l'administration, L. VAN DEN BOSSCHE Annexe à la circulaire de 6 juin 2002 n° 522 - DIMONA Déclaration immédiate de l'emploi.

Pour la consultation du tableau, voir image Vu pour être annexé à la Circulaire du 6 juin 2002 n° 522 - DIMONA - Déclaration immédiate de l'emploi.

Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de l'administration, L. VAN DEN BOSSCHE