FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE

6 JUNI 2002. - Omzendbrief nr. 522 DIMONA : Onmiddellijke aangifte tewerkstelling

Aan de federale overheidsdiensten, ministeries, wetenschappelijke instellingen, instellingen van openbaar nut en openbare instellingen van sociale zekerheid Mevr. de Minister, M. de Minister, M. de Staatssecretaris, In het kader van DIMONA - de onmiddellijke elektronische aangifte van tewerkstelling - dient de federale overheid als werkgever van het Rijkspersoneel, vanaf 1 januari 2003, iedere aanwerving of indienstneming en iedere uitdiensttreding onmiddellijk te melden aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Elke afzonderlijke personeelsdienst dient zelf in te staan voor de Dimona-aangifte.

Het Dimona-systeem heeft tot doel de administratieve verplichtingen van de werkgevers te vereenvoudigen.

De verplichting tot onmiddellijke aangifte geldt zowel voor het vastbenoemd als voor het contractueel personeel.

De personeelsleden die heden reeds in een overheidsdienst tewerkgesteld zijn dienen eveneens aangegeven te worden via het Dimona-systeem. Voor de personeelsleden die betaald worden door de CDVU zal deze eerste aangifte volledig gedaan worden door de CDVU. De aangifte moet gebeuren voor alle werknemers waarop de Belgische sociale zekerheidswetgeving van toepassing is, ongeacht of zij in België of in het buitenland wonen.

Zij betreft niet alleen de « gewone werknemers », maar ook de jongeren die onder de deeltijdse leerplicht vallen, de studenten (met inbegrip van de studenten die omwille van de beperkte duur van hun prestaties tijdens de zomervakantie uitsluitend onderworpen zijn aan de solidariteitsbijdrage van 7,50 %) en de leerlingen.

Welke gegevens dienen meegedeeld te worden en wanneer ? Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de aangifte van een indiensttreding, de aangifte van een uitdiensttreding en de wijziging of annulatie van een aangifte.

Aangifte bij indiensttreding Voor iedere nieuw aangeworven of in dienst getreden werknemer moeten uiterlijk op het ogenblik dat hij/zij begint te werken de volgende gegevens doorgegeven worden : - het inschrijvingsnummer van de werkgever bij de RSZ of bij gebrek daaraan alle gevraagde identificatiegegevens;. - het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer (INSZ) en het nummer van zijn SIS-kaart, of bij gebrek daaraan de volledige identiteit, met inbegrip van de geboorteplaats en -datum; - de datum van indiensttreding.

Bij de indiensttreding van een student voor een bepaalde duur dient de aangifte van indiensttreding niet alleen de fysieke plaats van tewerkstelling te vermelden, maar ook reeds de datum van uitdiensttreding. Zodoende dient er geen aangifte van uitdiensttreding meer te gebeuren als de duur van de arbeidsovereenkomst achteraf niet meer wordt gewijzigd. De verplichting om een kopie van de arbeidsovereenkomst door te sturen naar de inspectiediensten van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid vervalt eveneens.

De RSZ stuurt de verzender onmiddellijk een ontvangstbewijs onder de vorm van een Dimona - nummer, en bevestigt de ontvangen gegevens ten laatste binnen de tien werkdagen met het Dimona - bericht.

Aangifte van een uitdiensttreding De datum van uitdiensttreding moet uiterlijk de eerstvolgende werkdag aan de RSZ worden gemeld.

Blijft de werknemer gedurende de opzeggingstermijn nog in dienst dan dient de uitdiensttreding gemeld te worden op het einde van deze opzeggingsperiode.

De verzender ontvangt van deze aangifte onmiddellijk een ontvangstbewijs en binnen de tien werkdagen een bericht.

Annulatie of wijziging van een aangifte Bij een aangifte van indiensttreding waar de werknemer niet gestart is op de voorziene datum, dient de aangifte geannuleerd te worden uiterlijk op de meegedeelde datum van indiensttreding.

Bij een aangifte van een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur waar reeds de datum van uitdiensttreding is gemeld, maar waar die vervroegd wordt, moet een wijziging van de initiële aangifte doorgestuurd worden.

Wordt de datum van uitdiensttreding verlaat, dan wordt een nieuwe indiensttreding opgemaakt voor dezelfde werknemer, met als indiensttredingsdatum de eerste dag die volgt op de eerder (foutief) gemelde datum van uitdiensttreding.

Vergissingen bij het doorgeven van identificatiegegevens van de werkgever of van de werknemer dienen zo snel mogelijk per telefoon of fax meegedeeld te worden aan de RSZ. De RSZ zal binnen de tien werkdagen na ontvangst van elke aangifte de ontvangen gegevens bevestigen en daarbij eventueel bepaalde aanvullingen en/of wijzigingen voorstellen.

Er is een termijn van vijf werkdagen voorzien om de in dat bericht vermelde gegevens te betwisten.

Praktische werkwijze : a) Aangifte. Deze aangiftes gebeuren op elektronische wijze via de portaalsite www.sociale-zekerheid.be Hier gaat men naar de Dimona-toepassing.

Zo komt men terecht op het elektronisch formulier voor aangifte van tewerkstelling.

De instellingen aangesloten bij de CDVU, zonder eigen RSZ- nummer geven hier in de daarvoor bestemde velden het RSZ-nummer van de Belgische staat (voor Nederlandstalige personeelsleden code 0100500034, voor Franstalige personeelsleden code 0100100006) in en de specifieke code per instelling, departement of locatie - welke terug te vinden is in de bijlage. De instellingen waarvan het nummer is gevolgd door * zijn instellingen met een eigen RSZ-nummer.

De instellingen aangesloten bij de CDVU en de instellingen die niet via de CDVU werken, die wel beschikken over een eigen RSZ- nummer, geven enkel dit RSZ-nummer in op het daartoe bestemde veld.

Verder vult men per nieuwe werknemer alle beschikbare gegevens in en stuurt men het elektronische formulier door naar de RSZ. Men ontvangt onmiddellijk een bevestiging van aangifte met een Dimona- code en binnen de tien werkdagen de bevestiging met het Dimona- bericht.

Voor de instellingen die op de een of andere manier met de CDVU werken wordt het Dimona-bericht naar de CDVU gestuurd. b) Consultatie. De verwerkte en nagekeken gegevens zijn steeds (zelfs als ze nog niet verwerkt zijn) voor raadpleging toegankelijk voor de personeelsdiensten die de aangifte hebben gedaan en in voorkomend geval ook voor de CDVU. Men krijgt toegang tot deze gegevens via een user-id en een code welke op aanvraag worden toegekend door de RSZ. Daartoe dienen de personeelsdiensten wel een lokale beheerder aan te duiden welke dan instaat voor de aangiften. c) Algemeen. Om dit alles mogelijk te maken dient elke personeelsdienst te beschikken over een internettoegang die het hem mogelijk maakt de elektronische aangifte te doen.

Tot slot wens ik u nog te wijzen op het feit dat met ingang van het 1e kwartaal 2003 de nieuwe elektronische en multifunctionele RSZ- -kwartaalaangifte wordt ingevoerd en dat tussen 2003 en 2005 de verschillende aangiften van sociale risico's mogelijk zullen worden via elektronische weg.

Ook hiervoor dienen de nodige stappen ondernomen door de verschillende diensten zelf. In deze overgangsperiode kunnen de papieren formulieren wel nog worden gebruikt voor de aangifte van sociale risico's.

Voor meer informatie betreffende de Dimona-aangifte of in verband met specifieke vragen kunt u steeds terecht bij het contactcenter Eranova, via telefoon (02-511 51 51) of via e-mail (contactcenter@eranova.fgov.be), en op de website www.sociale-zekerheid.be De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, L. VAN DEN BOSSCHE Bijlage aan de Omzendbrief van 6 juni 2002 nr. 522 - DIMONA Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gezien om gevoegd te worden bij de Omzendbrief van 6 juni 2002 nr. 522 - DIMONA - Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling.

De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, L. VAN DEN BOSSCHE