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| Circulaire n° 522 DIMONA : Déclaration immédiate de l'emploi | Omzendbrief nr. 522 DIMONA : Onmiddellijke aangifte tewerkstelling |
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| SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION 6 JUIN 2002. - Circulaire n° 522 DIMONA : Déclaration immédiate de l'emploi Aux services publics fédéraux, aux ministères, aux institutions scientifiques, aux organismes d'intérêt public et aux institutions | FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE 6 JUNI 2002. - Omzendbrief nr. 522 DIMONA : Onmiddellijke aangifte tewerkstelling Aan de federale overheidsdiensten, ministeries, wetenschappelijke instellingen, instellingen van openbaar nut en openbare instellingen |
| publiques de sécurité sociale | van sociale zekerheid |
| Mme la Ministre, | Mevr. de Minister, |
| M. le Ministre, | M. de Minister, |
| M. le Secrétaire d'Etat, | M. de Staatssecretaris, |
| Dans le cadre de DIMONA - la déclaration électronique immédiate de | In het kader van DIMONA - de onmiddellijke elektronische aangifte van |
| l'emploi -, l'administration fédérale doit, en tant qu'employeur des | tewerkstelling - dient de federale overheid als werkgever van het |
| agents de l'Etat, déclarer immédiatement à l'Office national de | Rijkspersoneel, vanaf 1 januari 2003, iedere aanwerving of |
| Sécurité sociale, à partir du 1er janvier 2003, tout recrutement ou | indienstneming en iedere uitdiensttreding onmiddellijk te melden aan |
| engagement et toute sortie de service. Chaque service du personnel en | de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Elke afzonderlijke |
| particulier doit être lui-même responsable de la déclaration Dimona. | personeelsdienst dient zelf in te staan voor de Dimona-aangifte. |
| Le système Dimona a pour objectif de simplifier les obligations administratives des employeurs. L'obligation de déclaration immédiate vaut tant pour le personnel nommé à titre définitif que pour le personnel contractuel. Les membres du personnel qui, en ce moment, sont déjà employés dans un service public doivent également être déclarés via le système Dimona. Pour les membres du personnel payés par le SCDF, cette première déclaration sera effectuée entièrement par le SCDF. La déclaration doit se faire pour tous les travailleurs auxquels s'applique la législation belge sur la sécurité sociale, qu'ils habitent en Belgique ou à l'étranger. | Het Dimona-systeem heeft tot doel de administratieve verplichtingen van de werkgevers te vereenvoudigen. De verplichting tot onmiddellijke aangifte geldt zowel voor het vastbenoemd als voor het contractueel personeel. De personeelsleden die heden reeds in een overheidsdienst tewerkgesteld zijn dienen eveneens aangegeven te worden via het Dimona-systeem. Voor de personeelsleden die betaald worden door de CDVU zal deze eerste aangifte volledig gedaan worden door de CDVU. De aangifte moet gebeuren voor alle werknemers waarop de Belgische sociale zekerheidswetgeving van toepassing is, ongeacht of zij in België of in het buitenland wonen. |
| Elle concerne non seulement les « travailleurs ordinaires » mais | Zij betreft niet alleen de « gewone werknemers », maar ook de jongeren |
| également les jeunes soumis à l'obligation scolaire à temps partiel, | die onder de deeltijdse leerplicht vallen, de studenten (met inbegrip |
| les étudiants (y compris les étudiants qui, en raison de la durée | van de studenten die omwille van de beperkte duur van hun prestaties |
| limitée de leurs prestations pendant les vacances d'été, ne sont | tijdens de zomervakantie uitsluitend onderworpen zijn aan de |
| soumis qu' à la seule cotisation de solidarité de 7,50 %) et les | solidariteitsbijdrage van 7,50 %) en de leerlingen. |
| apprentis. Quelles données doivent être communiquées et quand ? | Welke gegevens dienen meegedeeld te worden en wanneer ? |
| On distingue la déclaration d'entrée en service, la déclaration de | Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de aangifte van een |
| sortie de service et la rectification ou l'annulation d'une | indiensttreding, de aangifte van een uitdiensttreding en de wijziging |
| déclaration. | of annulatie van een aangifte. |
| Déclaration lors d'une entrée en service | Aangifte bij indiensttreding |
| Pour tout travailleur nouvellement recruté ou entré en service, les | Voor iedere nieuw aangeworven of in dienst getreden werknemer moeten |
| données suivantes doivent être communiquées au plus tard au moment où | uiterlijk op het ogenblik dat hij/zij begint te werken de volgende |
| il/elle commence à travailler: | gegevens doorgegeven worden : |
| - le numéro d'immatriculation de l'employeur à l'ONSS ou, à défaut, | - het inschrijvingsnummer van de werkgever bij de RSZ of bij gebrek |
| toutes les données d'identification demandées; | daaraan alle gevraagde identificatiegegevens;. |
| - le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur | - het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer |
| (NISS) et le numéro de sa carte SIS, ou, à défaut, l'identité | (INSZ) en het nummer van zijn SIS-kaart, of bij gebrek daaraan de |
| complète, y compris le lieu et la date de naissance; | volledige identiteit, met inbegrip van de geboorteplaats en -datum; |
| - la date d'entrée en service. | - de datum van indiensttreding. |
| Lors de l'engagement d'un étudiant pour une durée déterminée, la | Bij de indiensttreding van een student voor een bepaalde duur dient de |
| déclaration d'entrée en service doit mentionner non seulement le lieu | |
| d'occupation physique mais aussi la date de sortie de service. Ainsi, | aangifte van indiensttreding niet alleen de fysieke plaats van |
| la déclaration de sortie de service ne doit plus se faire s'il n'y a | tewerkstelling te vermelden, maar ook reeds de datum van |
| plus de modification ultérieure de la durée du contrat de travail. | uitdiensttreding. Zodoende dient er geen aangifte van uitdiensttreding |
| L'obligation d'envoyer une copie du contrat de travail aux services | meer te gebeuren als de duur van de arbeidsovereenkomst achteraf niet |
| d'inspection du Ministère de l'Emploi et du Travail disparaît | meer wordt gewijzigd. De verplichting om een kopie van de |
| également. L'ONSS envoie immédiatement à l'expéditeur un accusé de réception sous | arbeidsovereenkomst door te sturen naar de inspectiediensten van het |
| forme d'un numéro Dimona et confirme les données reçues au plus tard | Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid vervalt eveneens. |
| dans un délai de dix jours ouvrables au moyen de l'avis Dimona. | De RSZ stuurt de verzender onmiddellijk een ontvangstbewijs onder de |
| Déclaration d'une sortie de service | vorm van een Dimona - nummer, en bevestigt de ontvangen gegevens ten |
| La date de sortie de service doit être communiquée à l'ONSS au plus | laatste binnen de tien werkdagen met het Dimona - bericht. |
| tard le jour ouvrable suivant. | Aangifte van een uitdiensttreding |
| Si le travailleur reste encore en service pendant le délai de préavis, | De datum van uitdiensttreding moet uiterlijk de eerstvolgende werkdag |
| la sortie de service doit alors être communiquée à la fin de cette | |
| période de préavis. | aan de RSZ worden gemeld. |
| L'expéditeur reçoit immédiatement un accusé de réception de cette | Blijft de werknemer gedurende de opzeggingstermijn nog in dienst dan |
| déclaration et un avis dans un délai de dix jours ouvrables. | dient de uitdiensttreding gemeld te worden op het einde van deze |
| opzeggingsperiode. | |
| Annulation ou rectification d'une déclaration | De verzender ontvangt van deze aangifte onmiddellijk een |
| Dans le cas d'une déclaration d'entrée en service où le travailleur n'a pas commencé à travailler à la date prévue, la déclaration doit être annulée au plus tard à la date d'entrée en service communiquée. Dans le cas d'une déclaration d'un contrat de travail à durée déterminée où la date de sortie de service a déjà été mentionnée mais où cette date est avancée, il y aura lieu d'introduire une déclaration modificative de la déclaration initiale. Si la date de sortie de service est retardée, il est établi une nouvelle entrée en service pour le même travailleur, avec comme date | ontvangstbewijs en binnen de tien werkdagen een bericht. Annulatie of wijziging van een aangifte Bij een aangifte van indiensttreding waar de werknemer niet gestart is op de voorziene datum, dient de aangifte geannuleerd te worden uiterlijk op de meegedeelde datum van indiensttreding. Bij een aangifte van een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur waar reeds de datum van uitdiensttreding is gemeld, maar waar die vervroegd wordt, moet een wijziging van de initiële aangifte doorgestuurd worden. Wordt de datum van uitdiensttreding verlaat, dan wordt een nieuwe indiensttreding opgemaakt voor dezelfde werknemer, met als |
| d'entrée le premier jour qui suit la date de sortie de service | indiensttredingsdatum de eerste dag die volgt op de eerder (foutief) |
| (erronée) précédemment communiquée. | gemelde datum van uitdiensttreding. |
| Les erreurs lors de la transmission de données d'identification de | Vergissingen bij het doorgeven van identificatiegegevens van de |
| l'employeur ou du travailleur doivent être communiquées le plus | werkgever of van de werknemer dienen zo snel mogelijk per telefoon of |
| rapidement possible par téléphone ou par fax à l'ONSS. | fax meegedeeld te worden aan de RSZ. |
| L'ONSS confirmera les données reçues dans un délai de dix jours | De RSZ zal binnen de tien werkdagen na ontvangst van elke aangifte de |
| ouvrables à compter de la réception de chaque déclaration et proposera | ontvangen gegevens bevestigen en daarbij eventueel bepaalde |
| aussi éventuellement certains ajouts et/ou rectifications. | aanvullingen en/of wijzigingen voorstellen. |
| Un délai de cinq jours ouvrables est prévu pour contester les données | Er is een termijn van vijf werkdagen voorzien om de in dat bericht |
| mentionnées dans cet avis. | vermelde gegevens te betwisten. |
| Modalités pratiques : | Praktische werkwijze : |
| a) Déclaration. | a) Aangifte. |
| Ces déclarations se font électroniquement via le site portail | Deze aangiftes gebeuren op elektronische wijze via de portaalsite |
| www.securitesociale.be | www.sociale-zekerheid.be |
| Il suffit d'aller dans l'application Dimona. | Hier gaat men naar de Dimona-toepassing. |
| On arrive ainsi au formulaire électronique de déclaration de l'emploi. | Zo komt men terecht op het elektronisch formulier voor aangifte van tewerkstelling. |
| Les organismes affiliés au SCDF sans numéro ONSS propre indiquent ici | De instellingen aangesloten bij de CDVU, zonder eigen RSZ- nummer |
| dans les champs réservés à cet effet le numéro ONSS de l'Etat belge | geven hier in de daarvoor bestemde velden het RSZ-nummer van de |
| (pour les membres du personnel néerlandophones code 0100500034, pour | Belgische staat (voor Nederlandstalige personeelsleden code |
| les membres du personnel francophones code 0100100006) et le code | 0100500034, voor Franstalige personeelsleden code 0100100006) in en de |
| spécifique par organisme, département ou site - que l'on peut | specifieke code per instelling, departement of locatie - welke terug |
| retrouver à l'annexe. Les organismes dont le numéro est suivi d'une * | te vinden is in de bijlage. De instellingen waarvan het nummer is |
| sont des organismes en possession d'un numéro ONSS propre. | gevolgd door * zijn instellingen met een eigen RSZ-nummer. |
| Les organismes affiliés au SCDF et les organismes ne travaillant pas | De instellingen aangesloten bij de CDVU en de instellingen die niet |
| via le SCDF qui disposent bien d'un numéro ONSS propre indiquent | via de CDVU werken, die wel beschikken over een eigen RSZ- nummer, |
| uniquement ce numéro ONSS dans le champ destiné à cet effet. | geven enkel dit RSZ-nummer in op het daartoe bestemde veld. |
| Ensuite, on indique par nouveau travailleur toutes les données | Verder vult men per nieuwe werknemer alle beschikbare gegevens in en |
| disponibles et on envoie le formulaire électronique à l'ONSS. On | stuurt men het elektronische formulier door naar de RSZ. Men ontvangt |
| reçoit immédiatement une confirmation de la déclaration par un code | onmiddellijk een bevestiging van aangifte met een Dimona- code en |
| Dimona et dans un délai de dix jours ouvrables la confirmation par | binnen de tien werkdagen de bevestiging met het Dimona- bericht. |
| l'avis Dimona. | |
| Pour les organismes qui travaillent d'une manière ou d'une autre avec | Voor de instellingen die op de een of andere manier met de CDVU werken |
| le SCDF, l'avis Dimona est envoyé au SCDF. | wordt het Dimona-bericht naar de CDVU gestuurd. |
| b) Consultation. | b) Consultatie. |
| Les données traitées et vérifiées sont toujours accessibles (même | De verwerkte en nagekeken gegevens zijn steeds (zelfs als ze nog niet |
| lorsqu'elles n'ont pas encore été traitées) à des fins de consultation | verwerkt zijn) voor raadpleging toegankelijk voor de |
| pour les services du personnel qui ont fait la déclaration et, le cas | personeelsdiensten die de aangifte hebben gedaan en in voorkomend |
| échéant, également pour le SCDF. On a accès à ces données via un user id et un code attribués sur demande par l'ONSS. Les services du personnel doivent toutefois désigner à cet effet un gestionnaire local qui est alors responsable des déclarations. c) Généralités. Afin de permettre tout ce processus, chaque service du personnel doit disposer d'un accès à internet qui lui permet de faire la déclaration électronique. Enfin, je désire encore attirer votre attention sur le fait qu'à partir du 1er trimestre 2003, la nouvelle déclaration ONSS trimestrielle électronique et multifonctionnelle sera introduite et | geval ook voor de CDVU. Men krijgt toegang tot deze gegevens via een user-id en een code welke op aanvraag worden toegekend door de RSZ. Daartoe dienen de personeelsdiensten wel een lokale beheerder aan te duiden welke dan instaat voor de aangiften. c) Algemeen. Om dit alles mogelijk te maken dient elke personeelsdienst te beschikken over een internettoegang die het hem mogelijk maakt de elektronische aangifte te doen. Tot slot wens ik u nog te wijzen op het feit dat met ingang van het 1e |
| qu'entre 2003 et 2005, les différentes déclarations de risques sociaux | kwartaal 2003 de nieuwe elektronische en multifunctionele RSZ- |
| deviendront possibles par voie électronique. | -kwartaalaangifte wordt ingevoerd en dat tussen 2003 en 2005 de |
| Les démarches nécessaires à cet effet doivent également être | verschillende aangiften van sociale risico's mogelijk zullen worden |
| entreprises par les différents services eux-mêmes. Au cours de cette | via elektronische weg. |
| période de transition, les formulaires papier peuvent toutefois encore | Ook hiervoor dienen de nodige stappen ondernomen door de verschillende |
| être utilisés pour la déclaration de risques sociaux. | diensten zelf. In deze overgangsperiode kunnen de papieren formulieren |
| Pour obtenir des renseignements complémentaires au sujet de la | wel nog worden gebruikt voor de aangifte van sociale risico's. |
| déclaration Dimona ou en ce qui concerne des questions spécifiques, | Voor meer informatie betreffende de Dimona-aangifte of in verband met |
| vous pouvez toujours vous adresser au centre de contact Eranova, par | specifieke vragen kunt u steeds terecht bij het contactcenter Eranova, |
| téléphone (02-511 51 51) ou via e-mail (contactcenter@eranova.fgov.be) | via telefoon (02-511 51 51) of via e-mail |
| et sur le site web www.securitesociale.be | (contactcenter@eranova.fgov.be), en op de website |
| www.sociale-zekerheid.be | |
| Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de | De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare |
| l'administration, | besturen, |
| L. VAN DEN BOSSCHE | L. VAN DEN BOSSCHE |
| Annexe à la circulaire de 6 juin 2002 n° 522 - DIMONA | Bijlage aan de Omzendbrief van 6 juni 2002 nr. 522 - DIMONA |
| Déclaration immédiate de l'emploi. | Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling |
| Pour la consultation du tableau, voir image | Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld |
| Vu pour être annexé à la Circulaire du 6 juin 2002 n° 522 - DIMONA - | Gezien om gevoegd te worden bij de Omzendbrief van 6 juni 2002 nr. 522 |
| Déclaration immédiate de l'emploi. | - DIMONA - Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling. |
| Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de | De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare |
| l'administration, | besturen, |
| L. VAN DEN BOSSCHE | L. VAN DEN BOSSCHE |