29 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal déterminant les règles de l'organisation et du fonctionnement de la Chambre nationale des notaires

ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, notamment l'article 116, inséré par la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009662 source ministere de la justice Loi complétant la loi du 25 ventôse an XI, contenant organisation du notariat, par les articles 38, § 5, 76, 1°, 78 à 85 et 95 à 112 fermer;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - De l'assemblée générale

Article 1er.L'assemblée générale se réunit de plein droit quatre fois par an, à savoir en janvier, avril, juin et octobre.

Art. 2.Des assemblées générales extraordinaires peuvent être convoquées à l'initiative d'au moins trois membres du comité de direction ou à la demande conjointe et motivée d'au moins un cinquième du nombre total des représentants des compagnies des notaires. La demande est envoyée au comité de direction par lettre missive et mentionne les points de l'ordre du jour. Le comité de direction peut porter d'autres points à l'ordre du jour.

Art. 3.Les assemblées générales se tiennent dans un local approprié situé dans la Région de Bruxelles-Capitale, ou ailleurs si le comité de direction le décide à l'unanimité.

Art. 4.Les convocations aux assemblées générales, signées par le président ou le secrétaire du comité de direction, sont envoyées au moins quinze jours avant les séances à tous les représentants par lettre missive et contiennent l'ordre du jour. Une copie de la convocation est envoyée simultanément à tous les suppléants.

Le représentant empêché en informe en temps utile son suppléant.

Art. 5.L'assemblée générale du mois d'octobre, sur proposition du comité de direction, approuve le budget pour l'année civile suivante et fixe la contribution de chaque compagnie des notaires à ses frais de fonctionnement. Si l'assemblée générale n'approuve pas le budget, elle doit, à la demande de la majorité des membres présents du comité de direction, fixer immédiatement des crédits provisoires.

L'assemblée générale du mois d'avril approuve les comptes de l'année civile précédente.

Art. 6.L'assemblée générale ne peut valablement prendre des décisions que si au moins les deux tiers des membres sont présents.

Si ce quorum de présence n'est pas atteint, une deuxième assemblée générale sera réunie après un délai de quinze jours au moins. Cette assemblée ne peut valablement prendre des décisions que si au moins la moitié des membres, représentants ou suppléants, est présente.

Si lors de cette deuxième assemblée, la moitié au moins des membres n'est pas présente, une nouvelle assemblée doit être convoquée, qui peut valablement prendre des décisions quel que soit le nombre des membres présents.

Art. 7.Il n'est pas tenu compte des abstentions et des bulletins nuls pour le calcul de la majorité des deux tiers des suffrages émis, qui est requise par la loi pour prendre une décision.

Art. 8.L'assemblée générale vote à main levée ou sur appel nominal.

Le vote sur appel nominal a lieu à haute voix, par bulletins signés ou au scrutin secret.

Le vote par bulletins signés et le vote secret peuvent avoir lieu par système électronique.

Le scrutin secret est obligatoire pour les nominations et les désignations. CHAPITRE II. - Du comité de direction

Art. 9.Les membres du comité de direction sont élus lors de l'assemblée générale du mois de juin. Ils entrent en fonction le 1er septembre suivant.

L'assemblée générale de la Chambre nationale des notaires établit, dans le respect des dispositions de l'article 92, § 3, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, un règlement d'ordre intérieur dans lequel sont fixées les modalités du dépôt des candidatures et la durée des mandats.

Les élections sont dirigées par le président, assisté du vice-président et du secrétaire.

Un vote distinct est tenu pour chaque mandat à conférer.

Pour être élu, un candidat doit obtenir la majorité des deux tiers des suffrages émis. Il n'est pas tenu compte des abstentions et des bulletins nuls pour le calcul de la majorité des suffrages émis.

Si, lors du premier tour de scrutin, la majorité requise n'a pas été obtenue, il est procédé à un deuxième tour de scrutin suivant les mêmes règles.

Si, après le deuxième tour de scrutin, aucun candidat n'a obtenu la majorité requise, il est procédé à un troisième tour de scrutin. Pour ce scrutin, ne sont retenus que les deux candidats qui ont obtenu le plus de voix lors du deuxième tour de scrutin. Le candidat qui a obtenu le plus de voix est élu. En cas de parité de suffrages, le candidat le plus jeune est élu.

Art. 10.Si un membre du comité de direction doit être remplacé avant la fin de son mandat, le président désigne un membre du comité de direction qui exercera temporairement la fonction du membre à remplacer, en même temps que sa propre fonction. Le remplaçant doit appartenir au même groupe linguistique que le membre qu'il remplace.

Il n'a qu'une voix au sein du comité de direction.

Si le président lui-même doit être remplacé, la présidence est assurée temporairement par le vice-président. Il n'a qu'une voix au sein du comité de direction.

Par dérogation à l'article 9, alinéa 1er, il est pourvu, lors de la prochaine assemblée générale, au remplacement définitif du membre par une élection partielle. Le membre ainsi élu doit appartenir au même groupe linguistique que celui qu'il remplace. Il entre immédiatement en fonction et achève le mandat de son prédécesseur.

Art. 11.Le comité de direction se réunit au moins une fois par mois, sauf pendant les mois de juillet et août, après convocation par lettre missive contenant l'ordre du jour, signée par le président ou le secrétaire.

Pour se réunir valablement, au moins deux membres de chaque groupe linguistique doivent être présents.

Le comité de direction décide à la majorité des deux tiers.

Art. 12.Les membres du comité de direction conservent leur droit de vote au sein de l'assemblée générale. CHAPITRE III. - De la désignation des membres des commissions de nomination

Art. 13.La désignation des membres effectifs et suppléants des commissions de nomination, visés à l'article 38, § 4, 1° et 2°, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, s'effectue par une élection distincte pour chaque mandat à pourvoir. Pour chaque élection, le comité de direction établit une liste des candidats remplissant les conditions pour le mandat à pourvoir.

Il ne peut être procédé à un vote au sein d'un groupe linguistique constitué comme prévu à l'article 38, § 5, alinéa 2, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat qu'à la condition qu'au moins la moité des membres, représentants ou suppléants, soient présents.

Si lors de cette assemblée, la moitié au moins des membres n'est pas présente, une nouvelle assemblée doit être convoquée, qui peut valablement prendre des décisions quel que soit le nombre des membres présents.

Art. 14.Est élu comme membre effectif ou suppléant d'une commission de nomination, le candidat qui a obtenu la majorité absolue des suffrages émis. Il n'est pas tenu compte des abstentions et des bulletins nuls pour le calcul de la majorité.

Si, lors du premier tour de scrutin, la majorité absolue n'a pas été obtenue, il est procédé à un deuxième tour de scrutin suivant les mêmes règles.

Si, après le deuxième tour de scrutin, aucun candidat n'a obtenu la majorité absolue, il est procédé à un troisième tour de scrutin. Pour ce scrutin, ne sont retenus que les deux candidats qui ont obtenu le plus de voix lors du deuxième tour de scrutin. Le candidat qui a obtenu le plus de voix est élu. En cas de parité des suffrages, le candidat le plus jeune est élu. CHAPITRE IV. - Des obligations des compagnies des notaires envers la Chambre nationale des notaires

Art. 15.Chaque chambre des notaires communique le nom des représentants de la compagnie des notaires et de leurs suppléants à la Chambre nationale des notaires dans les quinze jours de l'assemblée générale de la compagnie qui a procédé à leur élection.

Au cas où un représentant ou un suppléant doit être remplacé avant la fin de son mandat, la chambre des notaires concernée en avertit dans les plus brefs délais le comité de direction de la Chambre nationale des notaires.

Art. 16.La participation de la compagnie des notaires dans les frais de fonctionnement de la Chambre nationale des notaires est versée chaque année avant le 31 janvier. CHAPITRE V Du personnel de la Chambre nationale des notaires

Art. 17.La Chambre nationale des notaires peut recruter le personnel nécessaire à son fonctionnement, sous contrat de travail. CHAPITRE VI. - Dispositions transitoires et finales

Art. 18.Par dérogation à l'article 9, la première élection des membres du comité de direction est présidée par le membre le plus âgé de l'assemblée générale, assisté des deux membres les plus jeunes; les membres du comité de direction élus entrent en fonction immédiatement après leur élection.

Art. 19.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2000.

Art. 20.Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Ciergnon, le 29 décembre 1999.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN