29 DECEMBER 1999. - Koninklijk besluit tot bepaling van de regels inzake de organisatie en de werking van de Nationale Kamer van notarissen

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, inzonderheid op artikel 116, ingevoegd bij de wet van 4 mei 1999;

Gelet op het advies van de Raad van State;

Op de voordracht van Onze Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - De algemene vergadering

Artikel 1.De algemene vergadering komt rechtens viermaal per jaar samen, namelijk in januari, april, juni en oktober.

Art. 2.Buitengewone algemene vergaderingen kunnen bijeengeroepen worden op initiatief van ten minste drie leden van het directiecomité of op gezamenlijk gemotiveerd verzoek van ten minste een vijfde van het totale aantal vertegenwoordigers van de genootschappen van notarissen. Het verzoek wordt bij gewone brief aan het directiecomité gericht met vermelding van de te bespreken punten. Het directiecomité kan andere punten op de agenda plaatsen.

Art. 3.De algemene vergaderingen worden gehouden in een daartoe geschikt lokaal gelegen in het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest, of elders indien het directiecomité zulks eenparig beslist.

Art. 4.De oproepingen voor de algemene vergaderingen, ondertekend door de voorzitter of de secretaris van het directiecomité, worden ten minste vijftien dagen voor de vergadering bij gewone brief verzonden aan al de vertegenwoordigers en bevatten de agenda. Gelijktijdig wordt een kopie van de oproeping aan alle plaatsvervangers verzonden.

De vertegenwoordiger die verhinderd is, verwittigt daarvan tijdig zijn plaatsvervanger.

Art. 5.De algemene vergadering van de maand oktober keurt, op voorstel van het directiecomité, de begroting voor het volgende kalenderjaar goed en stelt het aandeel van elk genootschap van notarissen in haar werkingskosten vast. Als de algemene vergadering de begroting niet goedkeurt, moet zij op verzoek van de meerderheid van de aanwezige leden van het directiecomité onmiddellijk voorlopige kredieten vaststellen.

De algemene vergadering van de maand april keurt de rekeningen van het voorgaande kalenderjaar goed.

Art. 6.De algemene vergadering kan alleen geldig beslissen wanneer ten minste twee derde van de leden aanwezig is.

Indien dit aanwezigheidsquorum niet is bereikt, komt na verloop van ten minste vijftien dagen een tweede algemene vergadering samen, die kan beslissen indien ten minste de helft van de leden, vertegenwoordigers of plaatsvervangers, aanwezig is.

Indien op die tweede vergadering niet ten minste de helft van de leden aanwezig is, moet een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen, die geldig kan beslissen ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 7.Onthoudingen en ongeldige stemmen komen niet in aanmerking voor het berekenen van de tweederde meerderheid van de uitgebrachte stemmen die wettelijk vereist is voor het nemen van een beslissing.

Art. 8.De algemene vergadering stemt bij handopsteken of bij naamafroeping.

De stemming bij naamafroeping geschiedt hardop, door middel van ondertekende stembriefjes of bij geheime stemming.

De stemming bij ondertekende stembriefjes en de geheime stemming kunnen op elektronische wijze plaatsvinden.

De geheime stemming is verplicht voor benoemingen en aanwijzingen. HOOFDSTUK II. - Het directiecomité

Art. 9.De leden van het directiecomité worden verkozen tijdens de algemene vergadering van de maand juni. Zij treden in functie de daaropvolgende 1 september.

De algemene vergadering van de Nationale Kamer van notarissen stelt, met inachtneming van de bepalingen van artikel 92, § 3, van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, een huishoudelijk reglement op waarin de wijze van kandidaatstelling en de duur van de mandaten zijn bepaald.

De verkiezingen worden geleid door de voorzitter, bijgestaan door de vice-voorzitter en de secretaris.

Voor elk te begeven mandaat wordt een aparte stemming gehouden.

Om verkozen te zijn moet een kandidaat de tweederde meerderheid van de uitgebrachte stemmen behalen. Onthoudingen en ongeldige stemmen komen niet in aanmerking voor het berekenen van de meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Indien bij de eerste stemronde de vereiste meerderheid niet werd behaald, wordt een tweede stemronde gehouden volgens dezelfde regels.

Indien na de tweede stemronde nog geen kandidaat de vereiste meerderheid heeft behaald, wordt een derde stemronde gehouden.

Hiervoor komen enkel in aanmerking de twee kandidaten die in de tweede ronde de meeste stemmen hebben behaald. De kandidaat die de meeste stemmen heeft behaald, is verkozen. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat verkozen.

Art. 10.Indien een lid van het directiecomité voor het einde van zijn mandaat dient vervangen te worden, duidt de voorzitter een lid van het directiecomité aan om de functie van het te vervangen lid tijdelijk samen met zijn eigen functie uit te oefenen. De vervanger moet tot dezelfde taalgroep behoren als het lid dat hij vervangt. Hij heeft slechts één stem in het directiecomité.

Indien de voorzitter zelf dient vervangen te worden, wordt het voorzitterschap tijdelijk door de vice-voorzitter waargenomen. Hij heeft slechts één stem in het directiecomité.

In afwijking van artikel 9, eerste lid, wordt op de eerstvolgende algemene vergadering bij tussentijdse verkiezing in de definitieve vervanging van het lid voorzien. Het aldus verkozen lid dient tot dezelfde taalgroep te behoren als degene die hij vervangt. Hij treedt onmiddellijk in functie en dient het mandaat van zijn voorganger uit.

Art. 11.Het directiecomité vergadert ten minste éénmaal per maand, behalve tijdens de maanden juli en augustus, na bijeenroeping bij gewone brief, ondertekend door de voorzitter of de secretaris, waarin de agenda is vermeld.

Om geldig te kunnen vergaderen, dienen ten minste twee leden uit elke taalgroep aanwezig te zijn.

Het directiecomité beslist bij tweederde meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Art. 12.De leden van het directiecomité behouden hun stemrecht in de algemene vergadering. HOOFDSTUK III. - De aanwijzing van de leden van de benoemingscommissies

Art. 13.De aanwijzing van de effectieve en plaatsvervangende leden van de benoemingscommissies bedoeld in artikel 38, § 4, 1° en 2°, van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, geschiedt per afzonderlijke verkiezing voor elk te verlenen mandaat. Voor elke verkiezing stelt het directiecomité een lijst op van de kandidaten die aan de vereisten voor het te verlenen mandaat voldoen.

Er kan slechts worden gestemd in een taalgroep samengesteld zoals voorzien is in artikel 38, § 5, tweede lid, van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt op voorwaarde dat ten minste de helft van de leden, vertegenwoordigers of plaatsvervangers, aanwezig is.

Indien op die vergadering niet ten minste de helft van de leden aanwezig is, moet een nieuwe vergadering worden samengeroepen, die geldig kan beslissen ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 14.Tot werkend of plaatsvervangend lid van een benoemingscommissie is verkozen, de kandidaat die de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen heeft behaald. Onthoudingen en ongeldige stemmen komen niet in aanmerking voor het berekenen van de meerderheid.

Indien bij de eerste stemronde de volstrekte meerderheid niet werd behaald, wordt een tweede stemronde gehouden volgens dezelfde regels.

Indien na de tweede stemronde nog geen kandidaat de volstrekte meerderheid heeft behaald, wordt er een derde stemronde gehouden.

Hiervoor komen enkel in aanmerking de twee kandidaten die bij de tweede stemronde de meeste stemmen hebben behaald. De kandidaat die de meeste stemmen heeft behaald, is verkozen. Bij staking van stemmen, is de jongste kandidaat verkozen. HOOFDSTUK IV. - Verplichtingen van de genootschappen van notarissen ten aanzien van de Nationale Kamer van notarissen

Art. 15.Elke kamer van notarissen deelt aan de Nationale Kamer van notarissen de naam mee van de vertegenwoordigers van het genootschap van notarissen en hun plaatsvervangers binnen vijftien dagen na de algemene vergadering van het genootschap die tot hun verkiezing is overgegaan.

Indien een vertegenwoordiger of een plaatsvervanger vóór het einde van zijn mandaat dient vervangen te worden, verwittigt de betrokken kamer van notarissen binnen de kortst mogelijke tijd daarvan het directiecomité van de Nationale Kamer van notarissen.

Art. 16.Het aandeel van het genootschap van notarissen in de werkingskosten van de Nationale Kamer van notarissen wordt elk jaar vóór 31 januari doorgestort. HOOFDSTUK V Het personeel van de Nationale Kamer van notarissen

Art. 17.De Nationale Kamer van notarissen kan het personeel dat noodzakelijk is voor haar werking in dienst nemen bij arbeidsovereenkomst. HOOFDSTUK VI. - Overgangs- en slotbepalingen

Art. 18.In afwijking van artikel 9, wordt de eerste verkiezing van de leden van het directiecomité voorgezeten door het oudste lid van de algemene vergadering, bijgestaan door de twee jongste leden; de verkozen leden van het directiecomité treden na hun verkiezing onmiddellijk in functie.

Art. 19.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2000.

Art. 20.Onze Minister van Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Ciergnon, 29 december 1999.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Justitie, M. VERWILGHEN