23 SEPTEMBRE 2024. - Arrêté royal fixant l'intervention financière de l'Etat fédéral pour la maison de transition de Gand (pour la deuxième année d'exploitation allant du 01/10/2024 au 30/9/2025 inclus)

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral, notamment les articles 121-124 ;

Vu la loi du 22 décembre 2023Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/12/2023 pub. 29/12/2023 numac 2023048518 source service public federal strategie et appui Loi contenant le budget général des dépenses pour l'année budgétaire 2024 fermer contenant le budget général des dépenses pour l'année budgétaire 2024;

Vu la loi du 17 mai 2006Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/05/2006 pub. 15/06/2006 numac 2006009456 source service public federal justice Loi relative au statut juridique externe des personnes condamnées à une peine privative de liberté et aux droits reconnus à la victime dans le cadre des modalités d'exécution de la peine (2) fermer relative au statut juridique externe des personnes condamnées à une peine privative de liberté et aux droits reconnus à la victime dans le cadre des modalités d'exécution de la peine, notamment l'article 9/2, § 3, inséré par la loi du 11 juillet 2018, article 70;

Vu l'arrêté royal du 26 avril 1968 réglant l'organisation et la coordination des contrôles de l'octroi et de l'emploi des subventions;

Vu l'arrêté royal du 20 mai 2022 relatif au contrôle administratif, budgétaire et de gestion, notamment l'article 17;

Vu l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes d'agrément en tant que maison de transition et établissant les conditions d'exploitation d'une maison de transition;

Vu l'arrêté royal du 1er octobre 2023 portant l'agrément d'une maison de transition à Gand;

Vu la décision du Conseil des ministres du 11 juin 2021 sur l'augmentation du nombre de places dans les maisons de transition à 100 ;

Vu la circulaire ministérielle du 29 avril 2024 sur la prudence budgétaire ;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances accrédité auprès du Ministre de la Justice, donné le 7 juillet 2024 ;

Vu l'accord du Secrétaire d'Etat au Budget, donné le 23 août 2024 ;

Vu la décision du Conseil des ministres du 6 septembre 2024 fixant l'intervention financière de l'Etat fédéral pour une maison de transition à Gand (première année d'exploitation);

Vu l'article 8, § 2, 2°, de la loi du 15 décembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/2013 pub. 31/12/2013 numac 2013021138 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses concernant la simplification administrative fermer portant des dispositions diverses concernant la simplification administrative, le présent arrêté est dispensé d'analyse d'impact de la réglementation ;

Considérant le dossier (incluant un plan financier) introduit par l'exploitant dans le cadre de l'appel à candidatures ainsi que les compléments et informations supplémentaires fournies dans le cadre de la procédure d'octroi de l'exploitation ;

Considérant que l'exécution de la peine dans une maison de transition fait partie du fonctionnement quotidien du système pénitentiaire, que la prolongation des maisons de transition existantes est souhaitable et que l'année de fonctionnement actuelle de la maison de transition de Gentbrugge expire à la fin du mois de septembre ;

Considérant que la première année d'exploitation s'est déroulée conformément aux attentes et qu'une extension est souhaitable ;

Considérant que, vu l'agrément accordé à la maison de transition de Gand, il est nécessaire d'octroyer à l'exploitant les subventions nécessaires pour les frais liés au placement des condamnés;

Sur la proposition du Ministre de la Justice et de l' avis des Ministres qui en ont délibéré en Conseil ;

Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er - Dispositions générales

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, on entend par : 1) Le ministre : le Ministre de la Justice ou la personne désignée pour superviser la maison de transition ;2) Maison de transition : la maison de transition telle que visée à l'article 9/2, § 1er, de la loi du 17 mai 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/05/2016 pub. 28/06/2016 numac 2016000389 source service public federal interieur Loi modifiant les articles 10ter et 12bis de la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers type loi prom. 17/05/2016 pub. 23/12/2016 numac 2016000796 source service public federal interieur Loi modifiant les articles 10ter et 12bis de la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande fermer relative au statut juridique externe des personnes condamnées à une peine privative de liberté et aux droits reconnus à la victime dans le cadre des modalités d'exécution de la peine;3) L'exploitant : STERKhuis (partenariat entre G4S Care et Exodus Nederland) 4) Le responsable : le responsable de la maison de transition tel que défini à l'article 35 de l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes d'agrément en tant que maison de transition ;5) Le service public fédéral de Justice : le département de budget au sein de la direction générale des établissements pénitentiaires. CHAPITRE 2 - Intervention financière de l'Etat fédéral pour la maison de transition de Gand Section 1re. - Conditions d'octroi de l'intervention financière

Art. 2.§ 1er. La période d'exploitation de la maison de transition de Gand a débuté le 1ier octobre 2023 et prend fin au plus tard trois ans après cette date, à savoir le 30 septembre 2026. § 2. Une subvention annuelle sous la forme d'un subside est octroyée à l'exploitant de la maison de transition de Gand. Le montant maximal de la subvention est fixé comme suit : - première année d'exploitation : 1.429.888,46 € ; - deuxième année d'exploitation : 1.401.782,58€ ; - troisième année d'exploitation : 1.434.406,6€. § 3. Le présent arrêté régit l'octroi de l'intervention financière pour les frais justifiés liés au placement de personnes condamnées en maison de transition durant la deuxième année d'exploitation, à savoir la période du 1ier octobre 2024 au 30 septembre 2025 inclus. § 4. Elle est allouée en vue de l'exploitation de la maison de transition de Gand, laquelle a été agrée par l'arrêté royal du 1ier octobre 2023 en tant qu'établissement dans laquelle des condamnés peuvent être placés afin d'y subir leur peine privative de liberté. § 5. Cette subvention ne peut être dépassée. Tous les frais et indexations sont inclus dans cette subvention.

Art. 3.Les frais subventionnables sont décrits en détail dans l'annexe 1reau présent arrêté royal. Section 2. - Conditions de gestion de la subvention

Art. 4.§ 1er. L'exploitant s'engage à gérer la subvention conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables aux subventions fédérales. § 2. L'exploitant s'engage à observer scrupuleusement les dispositions décrites dans le présent arrêté royal, complété par les dispositions décrites dans l'arrêté royal fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition et fixant les conditions d'exploitation pour une maison de transition. § 3. L'exploitant s'engage à justifier toute dépense subventionnable de la manière décrite dans le présent arrêté royal et ses annexes. Les frais non justifiés, par exemple en raison de l'absence de pièces, mais également de la variabilité des coûts, ne sont pas pris en considération pour l'octroi de la subvention. § 4. L'exploitant s'engage à utiliser la subvention de manière loyale, économique et efficiente en vue du fonctionnement de la maison de transition.

Art. 5.La subvention est octroyée sous la forme d'un montant annuel global.

Art. 6.Seules les dépenses engagées entre le début et la fin de l'année d'exploitation concernée seront prises en considération lors des décomptes annuels.

Art. 7.§ 1er. Le montant annuel de la subvention octroyée ne peut être majoré des soldes disponibles établis à l'occasion des décomptes annuels réalisés par le Service public fédéral Justice. § 2. Aucune réserve ne peut être constituée. Le montant non utilisé à la fin de l'année d'exploitation concernée est définitivement perdu. § 3. Toute subvention non justifiée qui aurait été versée doit être restituée. § 4. Toute autre subvention ou rentrée éventuelle est signalée de manière transparente, notamment en vue d'éviter un double financement. § 5. Toute rentrée générée par l'exploitant à la suite de l'exploitation de la maison de transition (par exemple, par la vente à des visiteurs, par le travail des personnes condamnées (autre que l'entretien domestique)) doit être reversée au bénéfice des résidents de la maison de transition d'une manière préalablement approuvée par l'autorité. § 6. L'autorité accepte qu'au début de la première année d'exploitation, une période de préparation soit appliquée (préparation, installation, essai à blanc). Cela signifie que le premier détenu est admis au plus tard un mois après l'ouverture, et que la pleine capacité est atteinte au plus tard deux mois après l'ouverture. Section 3. - Modalités de paiement

Art. 8.§ 1er. Sous réserve des crédits disponibles, la liquidation de la subvention est réalisée selon un système d'avance récupérable/solde. § 2. L'avance de la subvention est fixée à 70 % du montant de l'allocation annuelle (à savoir 981.247,81€). Cette avance est versée lors de l'entrée en vigueur du présent arrêté et chaque fois au début d'une nouvelle année d'exploitation. § 3. Le solde de la subvention est le montant restant (30% maximum) de la subvention annuelle. Ce solde est versé après contrôle approfondi et approbation du dossier financier soumis par l'exploitant. § 4. Afin de garantir au maximum la continuité de l'exploitation dans cette mission, le calcul du solde peut être adapté au pro rata dans les cas suivants, et ce, pour autant que la cause ne soit pas imputable à l'autorité subsidiante ou à la force majeure : - le remplissage progressif jusqu'à l'occupation maximale prend un temps plus long que celui convenu au départ ; - l'occupation moyenne de la maison de transition durant l'année d'exploitation antérieure est inférieure à 90 % ; - La durée de séjour d'un résident individuel est supérieure à six mois en raison de défaillances de l'exploitation.

Art. 9.Le paiement de la subvention peut être interrompu, adapté, recouvré ou arrêté dans les cas suivants : - faute grave ou négligence dans le chef de l'exploitant ; - usage impropre de la subvention ; - constatation de la non-exécution d'une partie ou de la totalité de la mission. Section 4. - Mécanismes de contrôle

Art. 10.§ 1er. Deux fois par année d'exploitation, l'exploitant remet au Service public fédéral Justice une justification des dépenses de la manière décrite à l'annexe 2 : - au cours du septième mois de l'année d'exploitation concernée, il présente un rapport financier intermédiaire contenant tous les rapports demandés relatifs aux six premiers mois de l'année d'exploitation ; - à la fin de l'année d'exploitation, et au plus tard un mois après la fin de l'année, il présente un dossier financier ; celui-ci contient le rapport financier du deuxième semestre de l'année d'exploitation et le rapport d'activité de l'année d'exploitation concernée. § 2. Toute dépense soumise doit être accompagnée d'une pièce justificative et d'une preuve de paiement, comme décrit à l'annexe 2.

Art. 11.Les originaux sont conservés durant sept ans.

Art. 12.§ 1er. Le Service public fédéral Justice contrôle les éléments du dossier financier présenté, visé à l'article 10 du présent arrêté. § 2. Ce contrôle porte sur : 1° la recevabilité des pièces justificatives présentées. Un document est considéré comme recevable lorsque les conditions et obligations définies dans le présent arrêté et ses annexes sont remplies. 2° le respect des conditions fixées par le présent arrêté. § 3. Le Service public fédéral Justice peut demander des informations complémentaires. L'absence de transmission des compléments requis peut entraîner le refus des dépenses concernées.

Art. 13.Le solde est payé après l'acceptation du dossier financier et des pièces justificatives (cf. annexe 2) par le Service public fédéral Justice, et ce, au plus tard dans les deux mois qui suivent la réception de toutes les pièces justificatives de l'ensemble de l'année d'exploitation.

Art. 14.Si le dossier financier et les pièces justificatives y afférentes ne sont pas remis (intégralement), la dépense ne sera pas prise en considération. Cela signifie qu'une subvention déjà payée peut être recouvrée ou que le paiement de la tranche suivante (avance ou solde) de la subvention sera suspendu ou adapté. Section 5. - Dispositions transitoires

Art. 15.Cet arrêté entre en vigueur le 1ier octobre 2024 et expire le 1ier octobre 2025.

Art. 16.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, 23 septembre 2024.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice P. VAN TIGCHELT Annexe 1re- frais subventionnables dans le cadre de l'exploitation de la maison de transition Liste des postes de frais pris en considération : - frais de personnel ; - frais de fonctionnement (frais de fonctionnement administratifs généraux, frais de déplacement, frais de nourriture pour les détenus, frais d'entretien pour les détenus, frais occasionnés par des actes de vandalisme commis par des détenus) ; - frais d'investissement uniques ; - frais médicaux ; - autres frais.

Listes des dépenses éligibles par poste de frais : 1. Frais de personnel Les frais de personnel désignent les coûts salariaux ou tout autre frais supporté par l'employeur pour la mise en service du personnel engagé dans le cadre de l'exploitation qui peut en outre être justifié par un lien d'opportunité avec la rencontre des objectifs de l'exploitation.Seules les charges réelles auxquelles l'organisme est confronté dans le cadre de la mise à l'emploi du personnel sont acceptées.

En ce compris : les primes et les cotisations sociales, dans les limites du forfait octroyé.

Les frais de personnel sont toujours proportionnels au régime de travail et au niveau de qualification du membre du personnel nécessaire pour exercer la fonction (diplôme). 1.1. Frais de personnel acceptés : - rémunération ; - charges patronales ; - frais de secrétariat social ; - pécule de vacances ; - prime de fin d'année ; - évent. prime de bilinguisme (uniquement pour une maison de transition à Bruxelles) ; - indemnités pour prestations irrégulières ; - heures supplémentaires ; - cotisations sociales ; - assurance pension extralégale ; - assurance légale responsabilité civile liée à la mise en activité des agents recrutés ; - indemnité de licenciement lorsque le préavis est presté ; - indemnité de vélo ; - frais de déplacement pour le trajet domicile - lieu de travail en transport commun et ce à concurrence d'un montant équivalent à l'intervention légale de l'employeur ; - primes syndicales ; - assurance professionnelle légale liée à la mise en activité des agents. 1.2. Frais de personnel non acceptés (refusés) : - indemnités de licenciement lorsque le préavis n'est pas presté ; - frais ou masses d'habillement, frais de matériel et autres frais connexes tels que des dédommagements particuliers ; - frais liés à des services ponctuels dans le cadre de la mise à l'emploi de travailleurs ALE (ne sont pas considérés comme des frais de personnel - sont imputés sur les frais de fonctionnement) ; - autres primes, allocations ou exonérations spéciales liées aux statuts sous lesquels les travailleurs sont recrutés et dont l'organisme a pu bénéficier. 2. Frais de fonctionnement 2.1. Frais de fonctionnement (administratifs) généraux Les frais administratifs couvrent les frais habituels occasionnés par le fonctionnement de la maison de transition ainsi que les frais de formation ou de mission utiles et les dépenses y afférentes. 2.1.1. Frais de fonctionnement généraux acceptés : - frais liés à l'organisation d'activités pour les détenus et à l'accompagnement de ceux-ci, pour autant qu'ils soient liés au plan de placement d'individus condamnés ou au fonctionnement en groupe ; - frais liés à la convention d'usage de l'immeuble (location, indemnité d'usage ou similaire) ; - eau, gaz, électricité, chauffage et ce au prorata de l'occupation du bâtiment ; - assurance incendie et vol et ce au prorata de l'occupation du bâtiment ; - assurance responsabilité civile dans le cadre de l'exploitation d'une maison de transition ; - assurance pour les dommages (par des tiers) ; - évent. frais récurrents liés à la sécurité du bâtiment et ce au prorata de l'occupation du bâtiment. Il s'agit par exemple des frais liés à l'abonnement et l'entretien des caméras de surveillance ; - fournitures de bureau ; - acquisition, leasing ou installation de matériel informatique ou de photocopieuse ; - frais de téléphone et de communication (ligne fixe et évent. téléphone portable, internet) ; - frais postaux ; - frais d'entretien des bureaux et locaux du personnel pour autant qu'il soit fait appel à des externes à cet effet (les espaces intérieurs communs et les espaces de séjour des détenus sont supposés être entretenus par les résidents) ; - frais d'entretien des espaces extérieurs communs pour autant qu'il soit fait appel à des externes à cet effet ; - frais d'entretien liés au fonctionnement de la maison de transition (p. ex.détergents et produits vaisselle, petit matériel d'entretien, papier toilette, sacs poubelle...) ; - travaux d'embellissement (travaux limités de peinture et de pose de papier à l'intérieur, aménagement d'un jardin...) pour autant qu'il soit démontré qu'ils s'inscrivent dans le cadre de l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes d'agrément en tant que maison de transition et établissant les conditions d'exploitation d'une maison de transition; - frais d'inscription pour la participation à des formations pour autant que ces formations contribuent à la rencontre de objectifs de l'exploitation. 2.1.2. Frais de fonctionnement généraux non acceptés (refusés) : - frais de parking lors de déplacements du personnel ; - facturation des heures prestées par du personnel hors BAFO ; - indemnités de séjour lors de formations, colloques, activités ; - frais de mission à l'étranger (frais d'inscription, frais de transport, hébergement, restauration) ; - location et approvisionnement d'un système de distribution d'eau (fontaine à eau p. ex.) ; - petit matériel ménager (p. ex : service, services de table, thermos...) et petits électroménagers (p. ex : micro-ondes, machine à café...) destinés au personnel/à l'organisme ; - amortissement des investissements. 2.2. Frais de déplacement Les frais de déplacement couvrent les frais que les personnes condamnées résidant dans la maison de transition doivent engager dans le cadre de leur plan de placement. Ils couvrent par ailleurs les frais de déplacement que le personnel engage dans la réalisation de l'exploitation, à la condition que l'emploi du personnel soit financé par cet arrêté royal.

Chaque dépense doit être justifiée de manière détaillée. Si ce n'est pas possible, une déclaration sur l'honneur signée doit être jointe aux pièces justificatives. 2.2.1. Frais de déplacement acceptés : - déplacements de détenus : frais de carburant, frais de transports en commun, frais de parking... pour autant qu'ils puissent être directement liés à une activité réalisée dans le cadre du plan de placement ou d'une nécessité médicale ; - déplacements du personnel : notamment frais de carburant en lien avec les objectifs de la maison de transition. 2.2.2. Frais de déplacement non acceptés : - frais d'assurance des véhicules ; - frais d'entretien des véhicules ; - taxe annuelle de circulation ; - frais de contrôle technique ; - frais de réparation ; - taxe d'immatriculation ; - frais de nettoyage ; - frais de parking du personnel ; - indemnités versées par l'employeur au titre d'intervention au travailleur (p. ex. l'intervention pour les trajets domicile-lieu de travail...). 2.3. Frais de nourriture Font partie des frais de nourriture les frais nécessaires pour les repas des détenus résidant dans la maison de transition. Il s'agit du petit déjeuner, du repas de midi et du repas du soir ainsi que de deux en-cas évent. Un repas chaud par jour est proposé. 2.3.1. Frais de nourriture acceptés : - frais liés à l'offre de trois repas standard par jour pour les détenus, comprenant tant la nourriture solide que les boissons. Il convient de veiller à proposer une nourriture équilibrée, variée et saine. - frais limités à des occasions particulières pour les détenus (p. ex. repas lors d'un jour férié). 2.3.2. Frais de nourriture non acceptés : - frais de nourriture pour le personnel (repas, en-cas, lors de réunions...) ; - boissons alcoolisées. 2.4. Frais d'entretien des détenus Ces frais servent à soutenir les personnes condamnées sans moyens d'existence. Il s'agit par exemple de l'indemnité d'argent de poche, du soutien (financier) pour des sorties effectuées dans le cadre du plan de réinsertion (p. ex. frais de déplacement), d'articles pour fumeurs, d'un kit d'hygiène de base ou de soins de base et d'un ensemble de vêtements.

Les frais enregistrés sous cette catégorie ne peuvent pas être réclamés aux détenus. 2.5. Frais occasionnés par des actes de vandalisme commis par des détenus Ces frais couvrent les dommages intentionnels occasionnés par les détenus qui séjournent dans la maison de transition et dans la mesure où ils sont définis comme frais subventionnables.

Ne sont pas acceptés comme frais occasionnés par des actes de vandalisme : - dommages non intentionnels occasionnés par des détenus ; - dommages intentionnels ou non intentionnels occasionnés par des tiers (c'est-à-dire toute autre personne que le détenu-résident) ; - frais couverts par une assurance ou pouvant être récupérés d'une autre manière. 3. Frais d'investissement uniques Il s'agit de dépenses limitées relatives à la mise en service du bâtiment en vue de l'exploitation de la maison de transition, conformément à l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition et fixant les conditions d'exploitation pour une maison de transition.Ces dépenses sont de nature et en principe uniques. Les charges incombant au propriétaire en sont exclues.

Un nombre limité de dépenses d'une valeur unitaire de minimum 500 € (hors T.V.A.) et d'une durée d'utilisation estimable de plus d'un an peuvent être acceptées. Le but de l'achat doit toujours être en lien avec le fonctionnement et les objectifs de la maison de transition ou avec les modernisations nécessaires en vue de répondre à l'évolution de la réglementation (en matière d'exécution de la peine, de règles d'hygiène p. ex.).

Si la durée de vie de l'investissement excède la durée de l'exploitation, seule la valeur d'amortissement sur cette période d'exploitation sera acceptée comme subventionnable.

Si la valeur de l'investissement excède les 30 000 € (hors T.V.A.), une étude de marché concernant plusieurs fournisseurs ou soumissionnaires doit être réalisée préalablement à l'achat.

L'énumération suivante ne peut être considérée comme exhaustive. Une marge de manoeuvre limitée est conservée afin de pouvoir refuser/accepter des dépenses similaires ou des dépenses qui ne figurent pas dans le présent inventaire. 3.1.1. Frais d'investissement acceptés : - achat de mobilier pour l'aménagement des espaces de séjour individuels et communs (pour répondre aux normes décrites dans l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition et fixant les conditions d'exploitation pour une maison de transition) ; - travaux d'aménagement spécifiques et limités du bâtiment en vue de la mise en service. Les frais se limitent toujours à ceux dont il peut être attesté qu'ils sont directement liés à l'affectation et la mise en service spécifiques du bâtiment en tant que maison de transition ainsi qu'à son exploitation. Les charges incombant au propriétaire en sont exclues ; - aménagements du bâtiment dans le cadre de la sécurité du personnel, tels que la vidéosurveillance, le contrôle d'accès... Les aménagements décrits dans des prescriptions légales n'entrent pas en ligne de compte (sécurité incendie p. ex.) ; - acquisition d'appareils électroménagers pour autant qu'ils servent aux détenus résidant dans la maison de transition (p. ex. machine à café, micro-ondes, plaque de cuisson, four, machine à laver, séchoir...) ; - frais de peinture et de pose de papier dans les espaces intérieurs pour autant qu'ils se limitent à la première utilisation des espaces. 3.1.2. Frais d'investissement non acceptés : - acquisition de bâtiments ; - transformation ou rénovation générales de bâtiments qui sont, dans le cadre d'un contrat de bail (ou d'une convention d'occupation), à charge du propriétaire/bailleur conformément aux règles de droit et qui vont au-delà de l'exploitation spécifiquement visée d'un bâtiment telle que décrite plus haut (p. ex. remplacement d'un toit ou de châssis, remplacement ou placement de sanitaires, d'un chauffage central, de revêtement de sol...) ; - aménagements du bâtiment dans le cadre de la sécurité incendie ; - aménagements du bâtiment conformément à des prescriptions légales ; - achat de mobilier pour l'aménagement des locaux du personnel ; - acquisition, installation, réparation et entretien de matériel de télécommunication (p. ex. centrale téléphonique, GMS, kit voiture, téléphone fixe, internet...) ; - ... 4. Frais médicaux Les frais médicaux du détenu qui séjourne dans la maison de transition sont pris en charge par le INAMI depuis le 1/1/23.En d'autres termes, il est important que le détenu soit affilié à une mutuelle. Pour les conseils psychosociaux dispensés par un prestataire de soins de santé non agréé par l'IRZIV, la lettre collective n° 103 reste d'application. 5. Autres frais La décision relative à l'acceptation de frais qui ne sont pas mentionnés revient toujours à l'administration.Cela signifie que les énumérations de ces annexes ne sont pas exhaustives. Une marge de manoeuvre limitée est conservée afin de pouvoir refuser/accepter des dépenses similaires ou des dépenses qui ne figurent pas dans les présentes listes.

Annexe 2 - dossier financier à mettre à disposition pour la justification des dépenses Le dossier financier comporte (au minimum) le rapport d'activités, d'une part, et le rapport financier, d'autre part.

A la moitié de l'année d'exploitation (au cours du septième mois), un rapport financier est introduit, lequel apporter une justification pour les six mois précédents. Au terme de l'année d'exploitation et au plus tard un mois après la clôture de celle-ci, ce rapport financier est complété des pièces justificatives relatives au deuxième semestre de l'année d'exploitation. Un rapport d'activités est également introduit au même moment, lequel couvre l'ensemble de l'année d'activité écoulée. 1. Rapport d'activités de l'année d'exploitation écoulée Ce rapport porte au minimum sur les activités suivantes relatives à la période à évaluer.Le détail de certains de ces éléments devra également figurer dans le rapport financier : - chiffres d'occupation et capacité par jour ; - bâtiment et alentours : entretien, aménagements et investissements, collaboration avec des tiers, concertation en réseau (ville, voisinage...), vandalisme ; - personnel : ETP, qualification, formation, parcours, absences de longue durée, formation et recyclage ; - programme d'aide : aperçu des évolutions au sein de la population (occupation journalière, moyens d'existence, âge, durée de séjour...), activités proposées, réinsertion réalisée... ; - nourriture : plusieurs menus hebdomadaires types avec les listes de participants connexes concernant les repas ; - sécurité : organisation, points d'attention, incidents ; - suivi de la qualité : propre suivi (audit), enquête de satisfaction des résidents ; - communication avec des tiers et la presse. 2. Rapport financier de la période d'exploitation écoulée Ce rapport contient, outre un bilan des actifs et des passifs, un décompte complet reprenant les dépenses éligibles détaillées par poste de dépenses, accompagnées de toutes les pièces justificatives, des documents probants et des preuves de paiement relatifs aux dépenses mentionnées. Ces pièces justificatives doivent être présentées de manière structurée et synoptique.

Le principe général est de joindre une pièce justificative et une preuve de paiement pour toute dépense soumise.

Chaque pièce justificative est numérotée et signée par le/la responsable. La date de paiement y est mentionnée (" effectué le xx/xx/xx »). Chaque preuve de paiement jointe est liée à la pièce justificative via le même numéro. Les quittances ne sont pas acceptées comme preuves de paiement.

Toutes les dépenses sont classées dans un aperçu par type de frais, certifiées conformes, datées et signées par le/la responsable. Cet aperçu reprend la numérotation des pièces justificatives et des preuves de paiement.

La justification de l'exonération de la T.V.A. doit être mentionnée sur les factures et les aperçus des coûts.

Les pièces justificatives sont énumérées par poste ci-dessous. Cette liste n'est pas exhaustive et peut être complétée par l'exploitant.

L'administration peut également demander à tout moment des pièces justificatives supplémentaires. 2.1. Frais de personnel Etat récapitulatif des paiements (frais de personnel acceptés) pour chaque membre du personnel recruté sur la base de la mission. Y figurent l'identité du travailleur, le coût salarial mensuel, les autres frais de personnel pour ce travailleur, le nombre de jours ouvrables, le nombre de jours payés.

Toute modification du plan de personnel transmis lors de l'attribution du marché doit être soumise à l'administration. Cela concerne le recrutement de personnel, les départs volontaires ou licenciements, toute modification du nombre d'heures de travail (interruption de carrière p. ex.).

Il convient de transmettre à tout le moins les documents suivants : - copie du contrat de travail ; - copie du diplôme requis ; - copie de la notification de la date de fin du contrat de travail (en cas de départ ou de licenciement).

Un état récapitulatif des paiements mensuels (document dans lequel figure l'identité du travailleur, ainsi que le coût salarial mensuel, le nombre de jours payés) est annexé pour chaque membre du personnel engagé sur la base de la mission. 2.2. Frais de fonctionnement 2.2.1. Frais de fonctionnement généraux Les pièces justificatives sont notamment les suivantes : - contrats de bail, actes de propriété ; - données relatives à la consommation de gaz, d'eau, d'électricité et de chauffage ; - factures d'eau, de gaz, d'électricité et de chauffage ; - police d'assurance et décomptes ; - autres contrats et preuves de paiement correspondantes (p. ex. eau, électricité, chauffage, sécurité, leasing informatique, téléphone, entretien) ; - bons de commande, preuves d'achat/factures et preuves de paiement connexes ; - ... 2.2.2. Frais de déplacement Les frais de déplacement doivent être justifiés par une déclaration sur l'honneur mentionnant la personne qui a effectué le déplacement, la relation à la maison de transition (personnel/résident), le motif du déplacement et le lien avec l'objectif de l'exploitation, le mode de déplacement (auto, taxi, transport en commun...), le nombre de kilomètres qui ont été parcourus ou le titre de transport, le lieu de départ, le lieu de destination et la confirmation que ce déplacement a été effectué et était nécessaire dans le cadre du plan de placement de la personne concernée ou des missions de la maison de transition.

Les éventuelles pièces justificatives relatives à l'achat (quittances, carburant...) ou au motif du déplacement doivent toujours être jointes. 2.2.3. Frais de nourriture Les pièces justificatives sont notamment les bons de commande, les factures, les preuves de paiement correspondantes...

La commande/facture indique clairement les quantités commandées. A défaut, une déclaration sur l'honneur est jointe. 2.2.4. Frais d'entretien Ces frais sont justifiés au moyen d'un aperçu mensuel des dépenses par détenu. Y figurent à tout le moins, par mois, le nom, le prénom, la date de début du séjour, évent. la date de fin du séjour, la date de paiement et le montant. 2.2.5. Frais occasionnés par des actes de vandalisme commis par des détenus Pour chaque dossier de dommages occasionnés par du vandalisme qui entre en ligne de compte pour une indemnisation conformément aux dispositions en annexe 1, les pièces suivantes au moins sont introduites : - description détaillée des dommages occasionnés délibérément, y compris la date et l'heure de l'incident, les circonstances, les nom/prénom/date de naissance du détenu qui a été désigné comme auteur, description des actions et des initiatives que l'exploitant a prises en guise de prévention ou d'endiguement de l'incident, nom et prénom d'éventuels témoins/victimes ; - photos des objets endommagés dont le remplacement est nécessaire ; - offre relative à la réparation ou estimation du coût du remplacement des objets endommagés ; - preuves nécessaires attestant de l'exécution des travaux.

L'administration peut demander à tout moment d'éventuels documents supplémentaires en vue de la justification ou de l'estimation des dommages. 2.3. Frais d'investissement uniques Ces frais sont justifiés au moyen de bons de commande, de factures, de contrat de bail contenant une description claire de la nature de l'investissement.

Une liste récapitulative est en outre jointe, dans laquelle la nécessité de l'investissement est justifiée et motivée plus avant. La nécessité peut se justifier par la mise en conformité des bâtiments avec les normes prévues par l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition, d'une part, et par le lien avec le fonctionnement et les objectifs de la maison de transition ou les modernisations nécessaires pour répondre à l'évolution de la réglementation. 2.4. Frais médicaux Voir la réglementation en vigueur. 2.5. Autres frais Charge de la preuve suivant le principe général décrit précédemment.

Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 23 septembre 2024.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, P. VAN TIGCHELT