23 OCTOBRE 2002. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 14 septembre 1995 autorisant certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification du registre

AVIS N° 22/2002 DU 8 JUILLET 2002 DE LA COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE Projet d'arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 14 septembre 1995 autorisant certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification au registre La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, et notamment les articles 5, § 1er et 8, § 1er;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Economie et de la Recherche scientifique, chargé de la Politique des grandes villes, du 3 juin 2002;

Vu le rapport de M. Frank Robben;

Emet, le 8 juillet 2002, l'avis suivant : 1. Objet de la demande Le projet d'arrêté royal qui a été soumis pour avis à la Commission par le Ministre de l'Economie et de la Recherche scientifique, chargé de la Politique des grandes villes, a pour objectif d'apporter quelques modifications à l'arrêté royal du 14 septembre 1995 autorisant certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification au registre. L'arrêté royal précité autorise certains agents du Ministère des Affaires économiques - à savoir le Secrétaire général, le Directeur général de l'Administration des Services généraux et les fonctionnaires de niveau 1, qui relèvent de l'Administration des Services généraux et qui, en raison de leur fonction, sont désignés nommément et par écrit à cette fin par le Ministre des Affaires économiques - à accéder dans une certaine mesure aux informations du Registre national, en vue de l'accomplissement des tâches liées à la gestion administrative des fichiers du personnel tenus par le Ministère dans l'exercice de ses attributions légales et réglementaires. Ces mêmes membres du personnel ont en outre été autorisés à utiliser le numéro du Registre national des agents du personnel du Ministère, et ce dans le seul but de leur identification dans les fichiers du personnel. La liste des fonctionnaires de niveau 1 de l'Administration des Services généraux désignés par le Ministre des Affaires économiques, avec mention de leur grade et de leur fonction, doit être dressée et communiquée chaque année à la Commission.

Dans son avis n° 18/93 du 8 novembre 1993, la Commission a estimé que les informations du Registre national contribuent à l'établissement de la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel du Ministère et que ces tâches justifient l'accès au Registre national.

Elle a émis un avis favorable, sous réserve d'un certain nombre d'observations.

Conformément au projet d'arrêté royal qui est actuellement soumis à la Commission pour avis, l'accès aux informations du Registre national et le droit d'utiliser le numéro du Registre national seraient désormais accordés au Secrétaire général, au Directeur général de l'Administration des Services généraux et à certains fonctionnaires de l'Administration des Services généraux, qui, en raison de leur fonction, ont été désignés nommément et par écrit à cette fin par le Directeur général de cette administration.

L'accès aux informations du Registre national et le droit d'utiliser le numéro du Registre national ne seraient par conséquent plus limités aux fonctionnaires de niveau 1, et la compétence de désigner les fonctionnaires concernés serait transférée du Ministre des Affaires économique au Directeur général de l'Administration des Services généraux. En outre, la liste des fonctionnaires désignés ne devrait plus être communiquée annuellement à la Commission, mais bien tenue à sa disposition. 2. Législation applicable Aux termes de l'article 5, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983, organisant un Registre national des personnes physiques, le Roi autorise l'accès au Registre national aux autorités publiques, aux organismes d'intérêt publique visés par la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public, aux notaires et huissiers de justice, pour les informations qu'ils sont habilités à connaître en vertu d'une loi ou d'un décret ainsi qu'à l'Orde van Vlaamse Balies et à l'Ordre des barreaux francophones et germanophone, à seule fin de communiquer aux avocats les informations qui leur sont nécessaires pour les tâches qu'ils accomplissent comme auxiliaires de la justice. L'article 8, alinéa 1er de la même loi prévoit qu'après avis de la Commission de la protection de la vie privée et par arrêté délibéré en Conseil des ministres, le Roi peut autoriser les autorités publiques et les organismes visés à l'article 5 à faire usage du numéro d'identification du registre national, dans les limites et aux fins qu'il détermine. 3. Examen de la demande d'avis Le Ministre de l'Economie et de la Recherche scientifique, chargé de la Politique des grandes villes, indique à la Commission que, dans la pratique, les restrictions actuelles d'accès aux informations du Registre national à certains agent de niveau 1 de l'Administration des Services généraux du Ministère des Affaires économiques génèrent des difficultés.Les dossiers relatifs au personnel sont en effet souvent constitués et traités par des agents d'autres niveaux, pour qui il est également indispensable de pouvoir accéder aux informations du Registre national ou de pouvoir utiliser le numéro du Registre national (en vue du calcul des rémunérations, de l'application de la législation en matière de pension et d'accident de travail,...).

La Commission est d'avis que l'extension de l'accès aux informations du Registre national et du droit d'utiliser le numéro du Registre national visée par le présent projet d'arrêté royal poursuit des objectifs légitimes.

La Commission approuve la méthode proposée dans le présent projet d'arrêté royal, qui consiste à mettre à disposition de la Commission la liste des agents désignés plutôt que de la lui communiquer chaque année. En effet, le fait de tenir la liste à disposition permet de l'actualiser en permanence.

L'article 2 du projet d'arrêté royal prévoit que le Directeur général de l'Administration des Services généraux tienne à la disposition de la Commission la liste des membres du personnel désignés, avec mention de leur grade et de leur fonction. Cette disposition doit être adaptée à la lumière de Copernic qui ne prévoit plus de grade, mais uniquement des fonctions.

La Commission n'a pas d'autre remarque à formuler à propos de ce projet d'arrêté royal.

Par ces motifs, la Commission de la protection de la vie privée émet un avis favorable, sous réserve des remarques formulées.

Pour le secrétaire, légitimement empêché : (signé) D. Gheude, conseiller.

Le président, (signé) P. Thomas.

23 OCTOBRE 2002. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 14 septembre 1995 autorisant certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification du registre ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifiés par les lois des 30 mars 1995 et 31 mai 2001, et l'article 8, alinéa 1er, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu l'arrêté royal du 14 septembre 1995 autorisant certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification du registre;

Vu l'avis n° 22/2002 de la Commission de la protection de la vie privée, rendu le 8 juillet 2002;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3, § 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et modifié par la loi du 4 août 1996;

Vu l'urgence;

Considérant que dans l'intérêt du bon fonctionnement de l'Administration des Services généraux du Ministère des Affaires économiques, il est nécessaire qu'également certains membres du personnel qui n'appartiennent pas au niveau 1, obtiennent d'urgence l'accès au Registre national, étant donné que ces membres du personnel sont chargés de fixer la situation administrative et pécuniaire des agents du Ministère des Affaires économiques, et doivent pour ce faire obtenir de plus en plus souvent des informations issues directement du Registre national;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Economie et de Notre Ministre de la Justice et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.A l'article 1er de l'arrêté royal du 14 septembre 1995 autorisant certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification du registre, sont apportées les modifications suivantes : a) le 2° est remplacé par la disposition suivante : « 2° le Directeur général de l'Administration des Services généraux;» b) le 3° est remplacé par la disposition suivante : « 3° certains fonctionnaires de l'Administration des Services généraux qui, en raison de leur fonction, ont été désignés nommément et par écrit à cette fin par le Directeur général de cette Administration.»

Art. 2.L'article 4 du même arrêté est remplacé par la disposition reprise ci-après : «

Art. 4.Le Directeur général de l'Administration des Services généraux tient à la disposition de la Commission de la protection de la vie privée, la liste des membres du personnel du Ministère des Affaires économiques désignés conformément à l'article 1er, avec mention de leur grade ou de leur fonction. »

Art. 3.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel il aura été publié au Moniteur belge .

Art. 4.Notre Ministre de l'Economie et de la Recherche scientifique, chargé de la Politique des grandes villes et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 23 octobre 2002.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Economie, Ch. PICQUE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN