23 NOVEMBRE 2017. - Arrêté royal portant approbation de la charte du Comité d'audit de l'Administration fédérale

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la Constitution, l'article 37;

Considérant que l'article 15, § 1er, alinéa 1er, de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale (CAAF) prévoit que la charte du Comité d'audit de l'Administration fédérale est approuvée par le Roi, par arrêté délibéré en Conseil des ministres;

Sur la proposition du Premier Ministre, du Ministre chargé de la Fonction publique, de la Ministre du Budget, et de l'avis des ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.La charte du Comité d'audit de l'Administration fédérale, telle qu'approuvée par le Comité d'audit de l'Administration fédérale lors de sa réunion du 21 mars 2017, et annexée au présent arrêté, est approuvée.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Art. 3.Le Premier Ministre, le Ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions et le Ministre qui a le Budget dans ses attributions, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 23 novembre 2017.

PHILIPPE Par le Roi : Le Premier Ministre, Ch. MICHEL Le Ministre chargé de la Fonction publique, S. VANDEPUT La Ministre du Budget, S. WILMES

Annexe Annexe à l'arrêté royal du 23 novembre 2017 portant approbation de la charte du Comité d'audit de l'Administration fédérale CHARTE DU COMITE D'AUDIT DE L'ADMINISTRATION FEDERALE (CAAF) Section 1re -- Disposition introductive

Article 1er.§ 1er, Cette charte a été rédigée en exécution de l'article 15, § 1er, de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale (CAAF). La charte précise les droits et obligations du Comité d'audit et de ses membres, ainsi que leurs relations avec les autres organes avec lesquels le Comité est amené à coopérer. § 2. Règlementation : - AR du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration Fédérale. - AR du 17 août 2007 relatif aux activités d'audit interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral. - AR du 17 août 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral. - AR du mai 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne. Section 2 -- Mission

Art. 2.Le Comité d'audit de l'Administration fédérale est un organe consultatif indépendant qui assiste le Conseil des ministres. Le CAAF veille à la performance et à la fiabilité du système de contrôle interne afin que l'administration fédérale dispose des garanties suffisantes lui permettant de tenir les engagements pris par le gouvernement fédéral et d'atteindre les objectifs fixés dans le respect des principes de bonne gouvernance. Pour ce faire, le CAAF s'appuie notamment sur les activités d'audit interne réalisées au sein des services qui relèvent de la compétence du CAAF. Section 3 -- Composition et organisation

Chapitre 3.1 - Composition

Art. 3.En vertu de l'article 3 de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale, le CAAF est composé de sept membres. Les arrêtés royaux concernant la désignation des membres sont publiés au Moniteur Belge. La liste des membres et le nom du président élu par eux sont disponibles sur le site internet du CAAF. Chapitre 3.2 - Conflit d'intérêts et critères d'indépendance

Art. 4.Il y a conflit d'intérêts lorsque l'exercice impartial et objectif du mandat d'un membre du Comité d'audit de l'administration fédérale est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d'intérêt économique ou financier ou pour tout autre motif de communauté d'intérêt ou d'antagonisme avec une personne concernée par la décision à prendre ou le processus à évaluer.

Art. 5.§ 1er. Tout membre du Comité d'audit doit être suffisamment indépendant pour éviter un conflit d'intérêts. § 2. Le CAAF considère qu'un membre est indépendant lorsqu'il répond aux exigences minimales suivantes : 1° il n'est pas un membre du personnel statutaire, contractuel ou temporaire, n'exerce pas un mandat ou une fonction dirigeante auprès de l'un des services publics qui relèvent directement du champ d'application du Comité d'audit;2° il n'exerce aucun mandat politique à quelque niveau que ce soit;3° il n'est pas un membre d'un organe stratégique ou d'un cabinet ministériel. § 3. Un membre ne peut se trouver dans une situation financière, familiale, intellectuelle ou autre susceptible de compromettre objectivement ou subjectivement son indépendance. § 4. Ces exigences s'appliquent jusqu'à trois ans avant la nomination comme membre du CAAF.

Art. 6.Hormis ces exigences minimales, les membres du CAAF ont le devoir d'informer le président de toutes les autres circonstances susceptibles de compromettre leur indépendance telle que définie par l'article 5.

Art. 7.En tout état de cause, il incombe aux membres du CAAF, en tant qu'organe collégial, de se prononcer sur la violation supposée de l'indépendance de l'un de ses membres. Section 4 - Domaine de compétence

Art. 8.§ 1er. Conformément à l'article 1er, § 1er, de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale, relèvent du domaine de compétence du CAAF : - les services publics fédéraux, les services publics fédéraux de programmation et les services qui en dépendent; - le Ministère de la Défense; - la Régie des Bâtiments; - l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire; - l'Agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile; - l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé. § 2. La compétence du CAAF concerne les processus suivants : - l'exécution de décisions non déléguées, c'est-à-dire dont l'élaboration et la préparation se déroulent au niveau du ministre et dont seule l'exécution incombe aux services publics; - l'élaboration, la préparation et l'exécution de décisions déléguées, c'est-à-dire de décisions dont l'élaboration, la préparation et l'exécution incombent pleinement aux services publics. Section 5 - Missions et responsabilités en matière de contrôle interne

et de gestion des risques

Art. 9.§ 1er. Le CAAF rend compte au Conseil des ministres qu'il assiste conformément à l'article 2, § 1er, de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale. Le CAAF : 1° informe le Conseil des ministres de la fiabilité des systèmes de contrôle interne des services afin de réaliser les objectifs du gouvernement;2° avertit le Conseil des ministres, par le biais du Premier ministre, si les informations produites ou diffusées par les services faussent le processus décisionnel;3° avertit le Conseil des ministres, par le biais du ministre du Budget, si les informations financières et de gestion ne sont pas fiables;4° contribue à la bonne gouvernance des services et au renforcement de la chaîne de contrôle et de la maîtrise des risques au sein de chaque service et par l'ensemble des services. § 2. Conformément à l'article 13, § 4, de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale, le CAAF signale, au niveau de pouvoir concerné, les risques qui découlent de la législation ou réglementation existantes et dresse annuellement un inventaire des textes en question. Section 6 - Pouvoirs

Art. 10.Le CAAF peut faire appel à des experts pour effectuer une radioscopie technique de l'analyse des risques présentée par le responsable de l'audit interne pour étayer ces documents de planification.

Art. 11.Conformément aux articles 9, § 1er, et 25 de l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du Service Fédéral d'Audit interne, le CAAF est compétent pour l'approbation de la charte d'audit, de l'analyse des risques, du plan d'audit du service d'audit interne, des modifications et de l'ensemble des documents complémentaires y afférents. Cependant, le Comité d'audit peut renoncer à l'approbation préalable de petites modifications ou de modifications urgentes.

Art. 12.Conformément à l'article 10, § 1er, de l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'Audit interne, le CAAF peut demander au responsable de l'audit interne d'effectuer un audit.

Le CAAF agit sur saisine du Conseil des ministres, du Ministre du Budget ou du Ministre chargé de la Fonction publique. Section 7 - Secrétariat

Art. 13.Le secrétariat soutient le CAAF dans son fonctionnement quotidien et veille à la continuité des travaux.

Le secrétariat : 1° est un point de contact permanent pour tous les interlocuteurs du CAAF;2° veille au suivi des dossiers;3° élabore avec le président les ordres du jour des réunions;4° prépare les documents nécessaires aux réunions;5° veille à ce que les documents et les informations soient diffusés à temps;6° élabore une version provisoire du compte rendu des réunions et la soumet pour approbation aux membres du CAAF;7° garde un aperçu des réunions avec les documents y afférents;8° assiste le CAAF dans la préparation des différents rapports aux ministres, au Conseil des ministres et aux dirigeants;9° organise les réunions du CAAF avec les ministres, les dirigeants, le responsable de l'audit interne et les responsables des organes de contrôle externe;10° assiste les dirigeants dans la formulation de leurs demandes d'avis;11° assure le suivi des avis du CAAF;12° veille à ce que les actions nécessaires soient entreprises entre les réunions;13° tient le président et les membres au fait des développements au sein du domaine de compétence du CAAF;14° centralise, gère et archive les documents transmis au CAAF;15° gère le site internet du CAAF;16° gère le budget du CAAF.

Art. 14.Les membres du secrétariat font preuve d'indépendance quant aux aspects opérationnels et de gestion des organisations qui relèvent de la compétence du CAAF. Le nom du responsable du secrétariat du CAAF est mentionné sur le site web du CAAF. Section 8 - Confidentialité

Art. 15.Conformément à l'article 14 de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale, les membres du CAAF et de son secrétariat ainsi que toute personne assistant à quelque titre que ce soit à leurs réunions, sont tenus à un devoir de confidentialité sur les affaires pour lesquelles le Comité d'audit est compétent. Ce devoir de confidentialité ne peut être opposé à l'Inspection des Finances, à la Cour des comptes et aux autres organes de contrôle externe pour les matières qui relèvent de leur compétence.

Les données qui concernent les travaux en cours ne peuvent être communiquées en dehors du CAAF et de son secrétariat permanent.

Art. 16.Les activités du secrétariat permanent du CAAF sont, elles aussi, soumises à l'obligation de confidentialité et ce, également à l'encontre du président du comité de direction du service public fédéral de la Chancellerie du Premier ministre, dont font partie, de manière administrative, les membres du personnel du secrétariat permanent. Section 9 - Rapportage

Art. 17.§ 1er. Le CAAF élabore chaque année pour le 31 juillet un rapport annuel de ses activités. § 2. Conformément à l'article 13, § 1er, de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale, le CAAF établit chaque année pour le 31 juillet deux types de rapports sur le fonctionnement du contrôle interne au sein des services publics fédéraux : 1° le premier type de rapport est destiné à chaque ministre et porte sur la situation du service pour lequel il est compétent.Lors de la préparation de ce rapport, le CAAF peut demander au dirigeant et au service d'audit interne toutes les informations qu'il estime nécessaires; 2° le deuxième type de rapport est destiné au Conseil des ministres et offre une image globale des systèmes de contrôle interne au sein des services. § 3. Le rapport visé au § 1er est rendu public par le CAAF et publié sur son site web en tenant compte de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration. § 4. Les extraits des PV des réunions du CAAF sont transmis aux ministres compétents pour le CAAF à l'exception des informations concernant des dossiers en cours ou des dossiers clôturés concernant des entités qui ne relèvent pas de leur compétence. § 5. Les extraits des PV sont également transmis au FAI pour les matières qui le concernent. Section 10 - Relations

Chapitre 10.1. - Conseil des ministres

Art. 18.Le CAAF rend compte au Conseil des ministres. Le CAAF fait rapport chaque année au Conseil des ministres sur ses activités et sur le fonctionnement du contrôle interne au sein des services publics.

Art. 19.Conformément à l'article 13, § 2, de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale, le Conseil des ministres peut, par l'intermédiaire du Premier ministre, demander au CAAF d'élaborer un rapport spécifique relatif à une question bien précise.

Art. 20.Conformément à l'article 13, § 2, de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale, le CAAF peut, de sa propre initiative, avertir le Conseil des ministres à propos de chaque aspect de sa mission.

Art. 21.Le président du CAAF, par le biais du Premier ministre, dépose directement au Conseil des ministres les dossiers uniquement destinés à informer le Conseil des ministres et qui ne requièrent aucune décision de la part de celui-ci. Les autres dossiers sont présentés au Conseil des ministres sur proposition du Premier Ministre, du Ministre du Budget et du Ministre chargé de la Fonction publique et suivent la procédure prévue pour de tels cas.

Chapitre 10.2. - Responsable de l'audit interne

Art. 22.§ 1er. Le responsable de l'audit interne pilote le service d'audit interne. Le CAAF contrôle cette direction. § 2. Le responsable de l'audit interne signale au CAAF chaque conflit d'intérêts, tel que défini à l'article 4, qui pourrait survenir au cours de son mandat.

Art. 23.§ 1er. Le responsable de l'audit interne rend compte de ses activités auprès du CAAF. Il communique directement, de manière confidentielle et en toute liberté avec le CAAF. § 2. Il fournit les informations, rapports et autres documents que le CAAF lui demande. § 3. Le responsable de l'audit interne peut s'adresser directement au président du CAAF.

Art. 24.Le responsable de l'audit interne fait rapport chaque année sur ses activités et ce, pour le 15 avril de l'année en cours.

Le rapport annuel contient au moins les rubriques suivantes : - le rôle, la mission, les objectifs stratégiques et opérationnels du service d'audit interne; - le champ d'action du service d'audit interne; - la relation avec les différents acteurs de la chaîne de contrôle mentionnés à l'article 34; - l'organisation du service d'audit interne (structure, budget, personnel, fonctionnement, méthodes, techniques, responsabilités, rapportage, etc.); - l'exécution du plan d'audit de l'année précédente (exécution d'audits, activités de suivi, formations, etc.); - l'aperçu des principales constatations, recommandations et l'exécution des recommandations; - les réactions à la suite du rapport sur le fonctionnement du système de contrôle interne de l'année précédente, établi par le dirigeant; - des annexes (facultatif).

Art. 25.Chaque année, le responsable de l'audit interne soumet pour approbation au Comité d'audit le plan d'audit, les modifications au plan d'audit précédent et l'ensemble des documents complémentaires, de même que l'analyse des risques qui a servi de base à la création du programme de travail et ce, pour le 15 janvier de l'année en cours.

Le plan d'audit contient au moins les rubriques suivantes : - la description du champ d'action du service d'audit interne; - la description de l'organisation du service d'audit interne (structure, budget, personnel (nombre, fonction, qualifications, etc.), responsabilités, etc.); - l'élaboration du plan d'audit (mode de travail, analyse des risques, critères de sélection, etc.); - la description d'audits prévus (objet, étendue, objectif, justification, budget, personnel attribué, etc.) et des audits de suivi; - la description des activités relatives à la gestion du service d'audit interne; - la description d'activités de conseil; - d'autres activités (élaboration de méthodes, techniques, procédures et autres outils d'assistance, participation à des réseaux, etc.); - le calendrier des activités, en précisant l'effectif en personnel.

Art. 26.Le responsable de l'audit interne se charge de transmettre au Comité d'audit le plan de personnel et le plan annuel de formation de l'audit interne.

Art. 27.Tous les six mois, le responsable de l'audit interne transmet au CAAF un rapport sur l'état d'avancement reprenant les rubriques suivantes : - le travail effectué comparativement au planning; - les modifications dans le planning; - les problèmes; - les aspects urgents importants; - la réaction du management face aux recommandations; - les aspects relatifs au personnel.

Art. 28.Un résumé analytique (management summary) est rédigé sur base de chaque rapport d'audit interne et transmis au CAAF. Le résumé analytique contient au moins les rubriques suivantes : - l'objectif de l'audit; - l'étendue de l'audit; - le plan d'approche; - les principales constatations; - des recommandations; - une indication de la matérialité.

Art. 29.Le CAAF peut toujours demander la version intégrale du rapport d'audit en tenant compte des dispositions de la loi du 11 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 11/12/1998 pub. 07/05/1999 numac 1999007004 source ministere de la defense nationale Loi relative à la classification et aux habilitations de sécurité type loi prom. 11/12/1998 pub. 07/05/1999 numac 1999007003 source ministere de la defense nationale Loi portant création d'un organe de recours en matière d'habilitations de sécurité type loi prom. 11/12/1998 pub. 03/02/1999 numac 1999009051 source ministere de la justice Loi transposant la directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 du Parlement européen et du Conseil relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données fermer relative à la classification et aux habilitations de sécurité. En vertu des dispositions contenues dans la loi du 11 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 11/12/1998 pub. 07/05/1999 numac 1999007004 source ministere de la defense nationale Loi relative à la classification et aux habilitations de sécurité type loi prom. 11/12/1998 pub. 07/05/1999 numac 1999007003 source ministere de la defense nationale Loi portant création d'un organe de recours en matière d'habilitations de sécurité type loi prom. 11/12/1998 pub. 03/02/1999 numac 1999009051 source ministere de la justice Loi transposant la directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 du Parlement européen et du Conseil relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données fermer, seuls les détenteurs d'une autorisation correspondante peuvent consulter les rapports d'audit classifiés.

Art. 30.La charte d'audit du service d'audit interne et les modifications de celle-ci sont soumises pour approbation au Comité d'audit.

Chapitre 10.3. - Services publics

Art. 31.Le président du CAAF rencontre régulièrement les dirigeants, que ce soit ensemble ou séparément.

Les dirigeants peuvent s'adresser directement au président du CAAF.

Art. 32.Les dirigeants peuvent inviter le CAAF à organiser une réunion en vue d'aborder certains aspects pour lesquels ils attendent un avis du CAAF. Le CAAF veille à instaurer avec les dirigeants concernés un esprit de coopération qui est une condition pour des activités d'audit efficaces et pertinentes.

Art. 33.Chaque année et conformément à l'article 7 de l'arrêté royal du 17 août 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral, le dirigeant élabore un rapport sur le fonctionnement du système de contrôle interne de son service qui concerne l'année précédente. Il annonce aussi les améliorations qu'il souhaite apporter. Le rapport est transmis au CAAF pour le 15 février de l'année en cours.

Chapitre 10.4. - Acteurs de contrôle

Art. 34.Par " acteurs de contrôle ", l'on entend : - la Cour des comptes; - l'Inspection des Finances; - les organismes de contrôle de l'Union européenne; - le service de contrôle des engagements (SPF BOSA); - les autres comités d'audit; - les réviseurs d'entreprise; - les commissaires du gouvernement et les délégués du ministre du budget auprès des organisations d'intérêt publique.

Art. 35.Le CAAF favorise la cohérence entre les acteurs de contrôle visés à l'article 34 afin d'améliorer l'efficacité et la mise en oeuvre pratique d'une politique de " single audit " qui implique la coordination des activités de plusieurs acteurs, et particulièrement par voie de protocoles entre ces acteurs.

Art. 36.Le CAAF émet un avis quant aux protocoles que le service d'audit interne souhaite conclure avec d'autres acteurs de contrôle afin de formaliser le règlement de la coordination des tâches et l'échange d'informations.

Art. 37.La coopération entre le Comité d'audit et d'autres acteurs de contrôle sera, si nécessaire, précisée dans des protocoles distincts.

Art. 38.Le chef de corps de l'Inspection des Finances informe le Comité d'audit si, dans le cadre fixé par les articles 12, 13 et 15, § 3, de l'arrêté royal du 16 novembre 1994, l'Inspection des Finances est chargée d'évaluer le système de gestion.

Vu pour être annexé à Notre arrêté du 23 novembre 2017 portant approbation de la charte du Comité d'audit de l'Administration fédérale PHILIPPE Par le Roi : Le Premier Ministre, Ch. MICHEL Le Ministre chargé de la Fonction publique, S. VANDEPUT La Ministre du Budget, S. WILMES