20 DECEMBRE 2021. - Arrêté royal portant fixation du Règlement d'ordre d'intérieur du Conseil d'administration de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 16 décembre 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002013438 source ministere de l'emploi et du travail Loi portant création de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes fermer portant création de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes, l'article 7 ;

Vu l'arrêté royal du 19 mars 2003 fixant le statut organique de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes, article 8, 9 et 11, § 2 ;

Vu l'arrêté royal du 4 mai 2021 portant nomination et remplacement du conseil d'administration de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes ;

Vu l'article 8 de la loi du 15 décembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/2013 pub. 31/12/2013 numac 2013021138 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses concernant la simplification administrative fermer portant des dispositions diverses en matière de simplification administrative, le présent arrêté est dispensé d'analyse d'impact de la réglementation, s'agissant de dispositions d'autorégulation ;

Considérant que le conseil d'administration de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes a approuvé dans sa séance du 14 décembre 2021 son règlement d'ordre intérieur;

Sur la proposition de la Secrétaire d'Etat à l'Egalité des genres, à l'Egalité des chances et à la Diversité, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du Conseil d'administration de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Art. 3.La Secrétaire d'Etat à l'Egalité des genres, à l'Egalité des chances et à la Diversité est chargée de l'exécution du présent arrêté Donné à Bruxelles, 20 décembre 2021.

PHILIPPE Par le Roi : Le Vice-Premier Ministre et Ministre de la Mobilité, G. GILKINET La Secrétaire d'Etat à l'Egalité des genres, à l'Egalité des chances et à la Diversité, S. SCHLITZ

Annexe à l'arrêté royal du 20 décembre 2021 portant fixation du Règlement d'ordre intérieur du Conseil d'administration de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes Règlement d'ordre intérieur du Conseil d'administration de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes Art. 1 § 1. Les travaux du Conseil d'administration, ci-après dénommé `le Conseil', de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes, ci-après dénommé `l'Institut', sont menés par le/la président/e. § 2. En cas d'absence du/de la président/e, la présidence est assumée par le/la vice-président/e. Si le/la vice-président/e est également absent/e, la présidence est assumée par le membre effectif présent le plus âgé.

Art. 2 § 1. Le Conseil se réunit au moins huit fois par an soit en présentiel soit par vidéoconférence sur convocation de son/sa président/e. § 2. Le Conseil se réunit également à la demande d'au moins trois membres effectifs du Conseil. Pour ce faire, les membres dont émane cette initiative adressent une demande écrite au/à la président/e en décrivant et en justifiant le(s) point(s) proposé(s) à l'ordre du jour. § 3. Le Conseil est convoqué par e-mail par le/la président/e du Conseil. Sauf en cas d'urgence ou d'imprévus, la convocation est envoyée cinq jours calendrier avant la date fixée pour la réunion. Les convocations indiquent le mode de réunion, le lieu ou le lien, le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Sauf en cas d'urgence, les documents préparatoires à la réunion sont joints à la convocation Art. 3 § 1. L'ordre du jour du Conseil est fixé par le/la président/e sur proposition de la direction. § 2. L'ordre du jour comprend, au moins : 1° l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente ;2° tout point proposé par un membre au moins et introduit au moins 10 jours calendrier avant la réunion au cours de laquelle ce/s membre/s souhaite/nt le voir traité ;3° d'office, tout point proposé par le/la ministre ou secrétaire d'Etat ayant la politique d'égalité des femmes et des hommes dans ses compétences ou par les commissaires du gouvernement. § 3. Le Conseil peut, en outre, décider sur demande de deux tiers des membres présents d'ajouter à l'ordre du jour un point qui n'y figure pas. § 4. Le Conseil adopte avant le 1er mai les comptes de l'exercice précédent et établit le budget pour l'exercice à venir pour le 1er décembre. § 5. Le Conseil approuve le rapport annuel préparé par la direction de l'Institut et le transmet au/à la Ministre ou Secrétaire d'Etat compétent/e. § 6. Le Conseil définit la politique stratégique de l'Institut en approuvant le plan stratégique et approuve annuellement le plan annuel.

Art. 4 Le Conseil peut, pour des points déterminés, inviter des personnes compétentes dont la présence ou l'avis est souhaité.

Art. 5 § 1. Les décisions du Conseil sont prises de préférence par consensus.

A défaut, les décisions peuvent être prises à la majorité simple des voix exprimées. Les abstentions ne sont pas prises en compte dans le calcul des votes. En cas d'égalité des voix, la voix du/de la président/e est déterminante. En cas d'absence du/de la président/e dans ce dernier cas, la voix du/de la vice-président/e qui le/la remplace est déterminante. Si ni le/la président/e ni le/la vice-présidente ne peuvent être présent-e-s, le vote est reporté à une réunion ultérieure. § 2. Le Conseil prend ses décisions à main levée ou d'une autre façon par laquelle un membre du Conseil peut exprimer son approbation ou sa désapprobation. Il est toutefois procédé au vote secret : 1° à la demande du/de la président/e ou d'au moins deux tiers des membres présents ;2° lorsque des décisions sont prises à l'égard de personnes, notamment de membres du personnel de l'Institut. § 3. Au cas où ni le membre effectif ni un/e suppléant/e ne peuvent être présent-e-s, les membres, ayant une voix délibérative, peuvent se faire représenter, via une procuration, par un autre membre ayant voix délibérative. Aucun membre du Conseil ne peut être porteur de plus d'une procuration. § 4. Afin de parvenir à une délibération valable, une présence d'au moins huit membres avec voix délibérative est néanmoins nécessaire, que ce soit ou non par procuration. § 5. Si le Conseil d'administration n'atteint pas ce nombre, une nouvelle réunion, convoquée dans le mois, pourra délibérer et voter valablement sur le même objet, quel que soit le nombre de membres présents. § 6. Dans des circonstances exceptionnelles, sur proposition du/de la président/e ou si le Conseil en décide ainsi lors de la réunion au cours de laquelle le point en question a été inscrit à l'ordre du jour, le Conseil peut prendre une décision par procédure écrite.

Cette procédure écrite est initiée par la communication des documents nécessaires par e-mail à tous les membres du Conseil.

Cet e-mail mentionne le délai dont disposent les membres pour communiquer leur approbation ou les raisons pour lesquelles ils ne peuvent pas donner leur approbation. Ce délai court à compter de la date d'envoi et ne peut être inférieur à trois jours ouvrables. Les membres qui n'ont pas communiqué leur approbation à l'expiration du délai indiqué dans la communication sont considérés comme ayant donné leur approbation.

Si un consensus est atteint par le biais de cette procédure, il est confirmé par e-mail par la secrétaire après l'expiration du délai fixé et ensuite mentionné dans le procès-verbal de la réunion suivante du Conseil.

Si aucun consensus n'est atteint, le point est inscrit à l'ordre du jour de la réunion suivante du Conseil.

Art. 6 § 1. Le secrétariat du Conseil est assuré par des membres du personnel de l'Institut désignés à cet effet par le Conseil sur proposition de la direction de l'Institut. § 2. Le secrétariat établit le projet de procès-verbal de la réunion du Conseil, sans mentionner le nom des intervenant-e-s, sauf si ceux/celles-ci le demandent explicitement. Le projet de procès-verbal peut contenir une synthèse des discussions ainsi que les décisions prises au sujet de chacun des points de l'ordre du jour.

Le projet de procès-verbal est envoyé aux membres et aux commissaires du gouvernement. Le projet est soumis au Conseil pour approbation au cours de la réunion suivante. Le/La président/e signe le procès-verbal approuvé. Une copie du procès-verbal est envoyée au/à la ministre ou secrétaire d'Etat ayant la politique d'égalité des femmes et des hommes dans ses compétences.

Art. 7 Chaque membre du Conseil s'engage, tant pendant le mandat du Conseil que par la suite, à ne divulguer à personne une information de nature confidentielle concernant l'Institut, dont le membre du Conseil a eu connaissance dans le cadre de l'exercice de ses activités en tant que membre du Conseil et dont il/elle sait ou devrait savoir que ces informations sont confidentielles, à moins qu'il n'existe une obligation légale de divulguer ces informations. Un membre du Conseil ne peut utiliser les informations décrites ci-dessus, de quelque manière que ce soit, à son propre avantage.

Les administrateur-rice-s doivent informer le Conseil de tout conflit d'intérêts lorsqu'il survient et s'abstenir de voter sur ces questions. Ils quittent la salle pendant le vote.

Chaque membre du Conseil s'engage à prendre connaissance du code de déontologie des mandataires publics du 15 juillet 2018 et à le respecter, en particulier les principes d'intérêt général, d'égalité et de dignité.

Art. 8 § 1. Les réunions du Conseil ne sont pas publiques. § 2. La/le Président/e ouvre et clôt les réunions du Conseil et mène les débats. § 3. Les points de l'ordre du jour sont discutés dans l'ordre indiqué dans la convocation sauf en cas de modification de cet ordre par le Conseil. § 4 La/Le Président/e soumet les points de l'ordre du jour aux membres pour discussion. Elle/il accorde la parole aux membres du Conseil qui la demandent. Elle/il clôt la discussion lorsqu'elle/il estime que le débat est clos et que chacun/e a pu s'exprimer. Elle/il précise l'objet de la discussion et soumet le point au vote. § 5 Les membres du Conseil s'expriment en toute liberté, après avoir été invité/e/s à prendre la parole par la/le Président/e. Les membres s'expriment avec respect à l'égard des autres membres du Conseil et du personnel de l'Institut ou de tierces personnes.