20 DECEMBER 2021. - Koninklijk besluit tot vaststelling van het Huishoudelijk reglement van de Raad van Bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen

FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 16 december 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 16/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002013438 bron ministerie van tewerkstelling en arbeid Wet houdende oprichting van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen sluiten houdende oprichting van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen, artikel 7;

Gelet op het koninklijk besluit van 19 maart 2003Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 19/03/2003 pub. 31/03/2003 numac 2003012137 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling van het organieke statuut van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen sluiten tot vaststelling van het organieke statuut van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen, artikelen 8, 9 en 11, § 2;

Gelet op het koninklijk besluit van 4 mei 2021Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 04/05/2021 pub. 12/05/2021 numac 2021041375 bron instituut voor gelijkheid van vrouwen en mannen Koninklijk besluit tot benoeming en vervanging van de leden van de raad van bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen sluiten houdende benoeming van de leden van de Raad van Bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen;

Gelet op artikel 8 van de wet van 15 december 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/2013 pub. 31/12/2013 numac 2013021138 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende diverse bepalingen inzake administratieve vereenvoudiging sluiten houdende diverse bepalingen inzake administratieve vereenvoudiging, is dit besluit vrijgesteld van een regelgevingsimpactanalyse omdat het bepalingen van autoregulering betreft;

Overwegende dat de raad van bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen in zijn zitting van 14 december 2021 zijn huishoudelijk reglement heeft goedgekeurd;

Op de voordracht van de Staatssecretaris voor Gendergelijkheid, Gelijke Kansen en Diversiteit, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Het als bijlage bij dit besluit gevoegde huishoudelijk reglement van de Raad van bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen wordt goedgekeurd.

Art. 2.Dit besluit treedt in werking de dag van zijn bekendmaking in het Belgisch Staatsblad.

Art. 3.De Staatssecretaris bevoegd voor Gendergelijkheid, Gelijke Kansen en Diversiteit is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 20 december 2021.

FILIP Van Koningswege : De Vice-eersteminister en Minister van Mobiliteit, G. GILKINET De Staatssecretaris voor Gendergelijkheid, Gelijke Kansen en Diversiteit, S. SCHLITZ

Bijlage bij het koninklijk besluit van 20 december 2021 tot vaststelling van het Huishoudelijk reglement van de Raad van bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen Huishoudelijk reglement van de Raad van bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen Art. 1. § 1. De werkzaamheden van de Raad van bestuur, hierna genoemd `de Raad', van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen, hierna genoemd `het Instituut', worden geleid door de voorzitter of voorzitster. § 2. In geval van afwezigheid van de voorzitter/ster wordt het voorzitterschap uitgeoefend door de ondervoorzitter/ster. Is ook de ondervoorzitter/ster afwezig, dan wordt het voorzitterschap uitgeoefend door het oudste aanwezige effectieve lid.

Art. 2 § 1. De Raad vergadert ten minste achtmaal per jaar via een fysieke vergadering of een videoconferentie op bijeenroeping door de voorzitter/ster. § 2. De Raad komt tevens samen op verzoek van ten minste drie effectieve leden van de Raad. De leden waarvan dit initiatief uitgaat, richten daartoe een schriftelijke vraag (via e-mail) tot de voorzitter/ster met omschrijving en verantwoording van het (de) voorgestelde agendapunt(en). § 3. De Raad wordt per e-mail bijeengeroepen door de voorzitter/ster van de Raad. Behoudens dringende en onvoorziene gevallen, gebeurt de bijeenroeping vijf kalenderdagen voor de vastgestelde datum van de vergadering. De uitnodigingen vermelden de wijze, de plaats dan wel de link, de dag, het uur en de agenda van de vergadering. De voorbereidende stukken worden behoudens in spoedeisende gevallen bijgevoegd.

Art. 3 § 1. De agenda van de Raad wordt door de voorzitter/ster op voorstel van de directie vastgesteld. § 2. De agenda omvat minstens: 1° de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering;2° elk punt dat door ten minste één lid wordt voorgesteld en dat ten minste 10 kalenderdagen vóór de vergadering waarop hij (zij) het wenst(en) behandeld te zien, werd ingediend;3° ambtshalve, elk punt dat door de minister of de staatssecretaris die het beleid van de gelijkheid van vrouwen en mannen onder zijn of haar bevoegdheden heeft of door de regeringscommissarissen wordt voorgesteld. § 3. Daarenboven kan de Raad op vraag van twee derden van de aanwezige leden beslissen een punt, dat er niet op voorkomt, aan de agenda toe te voegen. § 4. De Raad keurt vóór 1 mei de rekeningen van het voorbije jaar goed en maakt vóór 1 december de begroting voor het volgend jaar op. § 5. De Raad keurt het jaarverslag dat voorbereid wordt door de directie van het Instituut goed en zendt het naar de bevoegde minister of staatssecretaris. § 6. De Raad bepaalt het strategisch beleid van het Instituut middels de goedkeuring van het strategisch plan en keurt jaarlijks het jaarplan goed.

Art. 4 De Raad kan voor bepaalde punten bevoegde personen wier aanwezigheid of advies gewenst is, uitnodigen.

Art. 5 § 1. De beslissingen van de Raad worden bij voorkeur bij consensus genomen. Bij ontstentenis hiervan, kunnen beslissingen bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen genomen worden. Daarbij worden voor de berekening van de stemmen de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter/ster doorslaggevend. Ingeval de voorzitter in dat laatste geval niet aanwezig is, is de stem van de ondervoorzitter/ster die haar of hem vervangt doorslaggevend. Ingeval noch de voorzitter/ster, noch de ondervoorzitter/ster aanwezig kunnen zijn, wordt de stemming verdaagd naar een volgende vergadering. § 2. De Raad neemt zijn beslissingen bij handopsteken of op een andere manier waardoor een lid van de Raad haar of zijn goed- of afkeuring kan laten blijken. Er wordt evenwel tot een geheime stemming overgegaan: 1° op verzoek van de voorzitter/ster of van ten minste twee derde van de aanwezige leden;2° bij het nemen van beslissingen over personen, met name over personeelsleden van het Instituut. § 3. Indien noch het effectieve lid, noch een plaatsvervangend lid aanwezig kunnen zijn, kunnen de stemgerechtigde leden, zich laten vertegenwoordigen, door middel van een volmacht, door een ander stemgerechtigd lid. Geen enkel lid van de Raad kan drager zijn van meer dan één volmacht. § 4 Ten einde tot een geldige beraadslaging te komen dienen echter minstens acht stemgerechtigde leden aanwezig te zijn, al dan niet via volmacht. § 5. Indien de Raad van bestuur dit aantal niet bereikt zal een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen binnen de maand en geldig kunnen beraadslagen en stemmen over hetzelfde onderwerp en dit ongeacht het aantal aanwezige leden. § 6 In uitzonderlijke omstandigheden, op voorstel van de voorzitter/ster of ingeval de Raad hiertoe beslist op de vergadering waarop het betreffende punt geagendeerd werd, kan een beslissing van de Raad via een schriftelijke procedure genomen worden.

Deze schriftelijke procedure wordt geïnitieerd door de mededeling van de nodige stukken per e-mail aan alle leden van de Raad.

Deze e-mail vermeldt de termijn waarover de leden beschikken om hun goedkeuring dan wel de redenen waarom zij hun goedkeuring niet kunnen verlenen, mee te delen. Deze termijn gaat in vanaf de verzending en kan niet korter zijn dan drie werkdagen. De leden die na het verstrijken van de termijn vermeld in de mededeling geen bericht overmaakten, worden geacht hun goedkeuring te hebben verleend.

Indien via deze procedure een consensus wordt bereikt, wordt dit na afloop van de gestelde termijn per e-mail bevestigd door de secretaris en nadien genotuleerd in de notulen van de daaropvolgende vergadering van de Raad.

Indien er geen consensus wordt bereikt wordt het agendapunt op de agenda van de daaropvolgende vergadering van de Raad geplaatst.

Art. 6 § 1. Het secretariaat van de Raad wordt verzekerd door de leden van het personeel van het Instituut die daartoe worden aangeduid door de Raad op voorstel van de directie van het Instituut. § 2. Het secretariaat stelt het ontwerp van notulen van de vergadering van de Raad op, zonder vermelding van de naam van de sprekers tenzij deze daar uitdrukkelijk om verzoeken. Het ontwerp van de notulen kan een samenvatting van de besprekingen bevatten en bevat de besluiten van ieder agendapunt.

Het ontwerp van de notulen wordt aan de leden en aan de regeringscommissarissen meegedeeld. Het ontwerp wordt tijdens de eerstvolgende vergadering aan de Raad ter goedkeuring voorgelegd. De voorzitter/ster ondertekent de goedgekeurde notulen. Een afschrift van de notulen wordt verzonden aan de minister of de staatssecretaris die het beleid van de gelijkheid van vrouwen en mannen onder haar of zijn bevoegdheden heeft.

Art. 7 Ieder lid van de Raad van bestuur verbindt zich ertoe om zowel tijdens het mandaat van de Raad als daarna, op geen enkele wijze aan wie dan ook gegevens van vertrouwelijke aard mee te delen betreffende het Instituut, die het lid van de Raad ter kennis zijn gekomen in het kader van de uitoefening van de werkzaamheden als lid van de Raad en waarvan zij of hij weet of dient te weten dat deze informatie vertrouwelijk is, tenzij men bij wet verplicht is om deze informatie mee te delen. Een lid van de Raad mag de hierboven omschreven informatie op geen enkele wijze voor eigen nut aanwenden.

De bestuurders brengen de Raad op de hoogte van belangenconflicten wanneer deze ontstaan en onthouden zich van stemming over deze aangelegenheden. Zij verlaten de zaal tijdens de stemming.

Elk lid van de Raad verbindt zich ertoe kennis te nemen van de deontologische code voor openbare mandatarissen van 15 juli 2018 en om deze te respecteren, meer in het bijzonder de beginselen van het algemeen belang, de gelijkheid en de waardigheid.

Art. 8 § 1. De vergaderingen van de Raad zijn niet openbaar. § 2. De voorzitter/ster opent en sluit de vergaderingen van de Raad en leidt de debatten. § 3. De punten op de agenda worden besproken in de volgorde zoals aangegeven op de uitnodiging behalve in geval van wijziging van de volgorde door de Raad. § 4. De voorzitter/ster legt de punten op de agenda ter bespreking voor aan de leden. Zij/hij geeft het woord aan de leden van de Raad die dit vragen. Zij/hij sluit de discussie wanneer zij/hij van oordeel is dat de discussie beëindigd is en dat elk lid zich heeft kunnen uitspreken. Zij/hij preciseert het voorwerp van de discussie en legt het punt ter stemming voor. § 5. De leden van de Raad nemen, na daartoe door de voorzitter/ster te zijn uitgenodigd, vrij het woord. De leden betonen zich respectvol jegens andere leden van de Raad, personeelsleden van het Instituut en jegens derden.