18 MARS 2020. - Arrêté royal accordant l'accès à la BAEC au service Légalisation et Lutte contre la Fraude du Service public fédéral Affaires étrangères

RAPPORT AU ROI Sire, L'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté exécute l'article 80 du Code civil, tel que remplacé par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer.

Son objectif est de permettre au programme informatique, eLegalisation, du Service Légalisation et lutte contre la fraude documentaire du Service public fédéral Affaires étrangères, dénommée ci-après « Service Légalisation », d'avoir accès à la BAEC pour délivrer directement au citoyen qui le demande des extraits et copies d'actes de l'état civil légalisés ou apostillés, en vue de leur usage à l'étranger.

La loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, a pour objectif la création d'une banque de données centrale des actes de l'état civil (BAEC) et la simplification des processus et des actes existants. Cet arrêté royal s'inscrit dans la mise en oeuvre de cette loi.

Depuis l'entrée en vigueur de cette loi, les extraits et copies d'actes de l'état civil ne sont plus délivrés que depuis la BAEC, accompagnés d'un sceau électronique de la BAEC. Pour que le système informatique du service Légalisation puisse procéder à la légalisation et à l'apostille électroniques des extraits et copies d'actes de l'état civil, un accès à la BAEC est donc nécessaire. En effet, il faut pour cela que le système eLegalisation puisse extraire de la BAEC les extraits et copies demandés par le citoyen.

Le système informatique peut les extraire sur la base des données d'identification du demandeur, qui les introduit lui-même dans eLegalisation au moment de sa demande (p. ex. via la carte eID).

Dans son avis 66.894/2 du 6 février 2020, le Conseil d'Etat fait observer que l'accès à la BAEC concerne également les actes pour lesquels le citoyen, conformément à l'article 1er de l'arrêté royal, introduit une demande de légalisation ou d'apostille, et pas uniquement les données d'identification du demandeur.

L'accès aux actes de l'état civil mêmes (en d'autres termes, à toutes les données à caractère personnel du demandeur) a été supprimé sur la base de l'avis de l'Autorité de protection des données et limité aux données d'identification du demandeur.

Ces données sont en effet suffisantes pour permettre au programme eLegalisation d'extraire des copies et extraits de la BAEC, de les munir d'une e-légalisation ou d'une e-apostille, sans consulter les actes mêmes, et de les délivrer ensuite directement au demandeur.

Il ne s'agit donc que de systèmes informatiques différents (à savoir eLegalisation et BAEC) qui communiquent entre eux afin de pouvoir transmettre les copies et extraits à partir de la BAEC. En d'autres termes, les collaborateurs du service Légalisation n'ont en principe pas besoin d'accéder eux-mêmes à la BAEC. Le présent arrêté royal requiert l'urgence. Il s'inscrit dans le cadre des affaires courantes parce que cet arrêté royal doit permettre au Service Légalisation de légaliser ou apostiller par voie électronique des copies et des extraits délivrés par la BAEC. Ce n'est pas possible sans lien entre le programme eLegalisation et la BAEC. Actuellement, l'e-légalisation ou l'e-apostille s'effectue en passant par la commune, qui extrait les copies ou extraits de la BAEC et les transmet, à la demande du citoyen, au service Légalisation, lequel les renvoie accompagnés de l'e-légalisation ou de l'e-apostille soit à la commune afin qu'ils soient délivrés au citoyen, soit directement à l'adresse électronique du citoyen.

Il importe donc au Service Légalisation de pouvoir exécuter ses missions légales de manière optimale. Cela n'est pas possible sans cet arrêté royal, ce qui pourrait avoir des conséquences préjudiciables pour les citoyens.

L'arrêté royal prévoit en outre que l'accès du système informatique de ce service est limité aux données d'identification du demandeur et à un droit de lecture (pas de droit d'écriture) dans la BAEC (cf. article 78 du Code civil).

Afin de donner le temps nécessaire au développement de l'échange de données entre les deux systèmes informatiques, une entrée en vigueur est prévue le premier jour du troisième mois qui suit la publication de l'arrêté royal.

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, Le Ministre de la Justice, K. GEENS

Conseil d'Etat, section de législation Avis 66.894/2 du 6 février 2020 sur un projet d'arrêté royal `accordant l'accès à la BAEC au service Légalisation et Lutte contre la Fraude [documentaire] du Service public fédéral Affaires étrangères' Le 9 janvier 2020, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par le Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice, chargé de la Régie des Bâtiments, et Ministre des Affaires européennes à communiquer un avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal `accordant l'accès à la BAEC au service Légalisation et Lutte contre la Fraude [documentaire] du Service public fédéral Affaires étrangères'.

Le projet a été examiné par la deuxième chambre le 6 février 2020 . La chambre était composée de Pierre Vandernoot, président de chambre, Patrick Ronvaux et Christine Horevoets, conseillers d'Etat, et Béatrice Drapier, greffier.

Le rapport a été présenté par Xavier Delgrange, premier auditeur chef de section .

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Jacques Jaumotte, président du conseil d'Etat.

L'avis, dont le texte suit, a été donné le 6 février 2020 .

Compte tenu du moment où le présent avis est donné, le Conseil d'Etat attire l'attention sur le fait qu'en raison de la démission du Gouvernement, la compétence de celui-ci se trouve limitée à l'expédition des affaires courantes. Le présent avis est toutefois donné sans qu'il soit examiné si le projet relève bien de la compétence ainsi limitée, la section de législation n'ayant pas connaissance de l'ensemble des éléments de fait que le Gouvernement peut prendre en considération lorsqu'il doit apprécier la nécessité d'arrêter ou de modifier des dispositions réglementaires.

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° , des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

Observation générale Invitée à préciser comment a été pris en compte l'avis n° 162/2019 du 18 octobre 2019 de l'Autorité de protection des données, la déléguée du Ministre a répondu ce qui suit en communiquant les réponses apportées par le « FOD BuZa » (SPF Affaires étrangères) et en passant en revue les quatre adaptations demandées dans cet avis et les suites qui lui ont été données : "1. Welke bepalingen vertrouwen de taak van legalisatie en apostille toe aan de FOD BUZA ? Pour les actes belges destinés à l'étranger : le nouvel article 29, § 3 du Code civil modifié par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer Pour les actes étrangers destinés à la Belgique : ARTIKEL 30 WETBOEK VAN INTERNATIONAAL PRIVAATRECHT CONVENTION SUPPRIMANT L'EXIGENCE DE LA LEGALISATION DES ACTES PUBLICS ETRANGERS - 05/10/1961

Article 6.Chaque Etat contractant désignera les autorités prises ès qualités, auxquelles est attribuée compétence pour délivrer l'apostille prévue à l'article 3, alinéa premier.

Il notifiera cette désignation au Ministère des Affaires Etrangères des Pays-Bas au moment du dépôt de son instrument de ratification ou d'adhésion ou de sa déclaration d'extension. Il lui notifiera aussi toute modification dans la désignation de ces autorités. => Dit werd toegevoegd in het KB in art. 1, eerste lid. 2. Tot welke gegevens is de toegang nodig? Accès en lecture à tous les actes d'Etat Civil avec toutes les données. Aucune donnée ne sera modifiée et celles-ci ne sont accessibles qu'au citoyen qui en fait la demande dans le cadre de la légalisation. => Dit werd aangepast in artikelen 1 en 2 van het KB alsook in het verslag aan de Koning 3. Identificatie van de betrokkenen Ce ne sont pas les membres du personnel BUZA du service Légalisation qui auront accès à la BAEC mais seulement le programme informatique qui ira chercher directement dans la BAEC l'acte demandé par le citoyen pour en délivrer l'extrait ou la copie conforme avec la légalisation ou l'apostille électronique. Au sein du SPF Affaires étrangères, seuls les employés du service Légalisation ont un accès au programme eLegalisation dans le cadre de leur fonction mais ils n'auront pas eux-mêmes accès au programme BAEC. En effet, la demande d'actes de la BAEC pour usage à l'étranger sera initiée par les citoyens eux-mêmes (au moyen de leur carte d'identité et de leur code PIN), à partir d'une application du programme eLegalisation destinée aux citoyens, et relayée par le système informatique du SPF Affaires étrangères (BUZA). Ce n'est donc pas le personnel de BUZA qui aura accès directement à la BAEC mais uniquement le système informatique de BUZA. Pour votre information : Actuellement, ce sont les communes qui transmettent les demandes de légalisation ou d'apostille électronique, via l'application publique eLegalisation réservée aux partenaires privilégiés, lorsqu'elles délivrent un extrait ou une copie conforme d'un acte d'état civil de la BAEC destiné(e) à l'étranger.

Si la copie conforme ou l'extrait de l'acte dans la BAEC est demandé(e) par un citoyen belge résidant à l'étranger à un agent consulaire belge, qui a aussi accès à la BAEC dans le cadre de l'exercice de sa mission consulaire conformément à l'article 78 du Code civil, l'agent consulaire belge transmet la demande d'apostille sur le document électronique au service Légalisation via mail officiel.

Le projet pour lequel l'accès à la BAEC est demandé ici consiste en la mise en place d'une application eLegalisation destinée aux citoyens, qui leur permettra de demander eux-mêmes une copie ou un extrait d'un acte de la BAEC, qui sera légalisé(e) ou apostillé(e) suivant son usage prévu à l'étranger. => Dit werd aangepast in het KB in art. 3 alsook in het verslag aan de Koning. 4. Wat is de gewenste bewaartermijn voor de gegevens waarvan FOD BUZA-Dienst legalisatie toegang verkrijgt? De opgezochte gegevens van de DABS dienen niet bewaard te worden. Voor uw informatie : De registratie van de legalisaties en de apostilles wordt bewaard in een elektronisch register en dit voor de duur van 75 jaar. (In de apostille Conventie is voorzien dat de gegevens met betrekking tot de apostille onbeperkt moeten worden bewaard).

Maar de vraag gaat over de toegang tot de DABS en niet tot dit register. => Geen bewaring van de gegevens".

Ces précisions mériteraient de figurer en substance dans le rapport au Roi en tenant compte toutefois de l'observation particulière formulée ci-dessous sur l'article 2.

Observation particulière Article 2 Tel qu'il est rédigé, l'article 2 laisse à penser que les seules données auxquelles le service Légalisation et Lutte contre la Fraude documentaire du SPF Affaires étrangères aura accès au sein de la BAEC en vertu de l'arrêté en projet sont les « données d'identification du citoyen qui demande la légalisation ou l'apostille d'un acte de l'état civil ».

Or cet accès porte également, ainsi qu'il résulte de l'article 1er, sur les actes pour lesquels ce citoyen demande une légalisation ou l'apposition d'une apostille.

Il est donc erroné de rédiger l'article 2 de manière limitative quant à l'accès du service Légalisation et Lutte contre la Fraude documentaire aux données dont il est question dans cette disposition.

L'article 2 sera revu à la lumière de cette observation.

Le greffier, Le président, B. Drapier P. Vandernoot

18 MARS 2020. - Arrêté royal accordant l'accès à la BAEC au service Légalisation et Lutte contre la Fraude du Service public fédéral Affaires étrangères PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu le Code civil, l'article 80, remplacé par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer et modifié par la loi du 21 décembre 2018;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 2 juillet 2019 ;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 29 aout 2019;

Vu l'avis 162/2019 de l'Autorité de protection des données, donné le 18 octobre 2019;

Sur la proposition du Comité de gestion de la BAEC faite le 28 mai 2019 ;

Vu l'avis 66.894/2 du Conseil d'Etat, donné le 6 février 2020, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le système informatique (eLegalisation) du service Légalisation et Lutte contre la Fraude documentaire du Service public fédéral Affaires étrangères, dénommé ci-après « service Légalisation », obtient l'accès à la BAEC, à la demande du citoyen : - de légaliser un acte de l'état civil, conformément à l'article 29, § 3, du Code civil et à l'article 30 du Code de droit international privé, ou - d'apostiller un acte de l'état civil, conformément à l'article 6 de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers.

L'accès à la BAEC a pour seul but de pouvoir délivrer directement au citoyen l'extrait ou la copie de l'acte d'état civil dûment légalisés ou apostillés.

Art. 2.L'accès à la BAEC est limité aux données d'identification du citoyen qui demande la légalisation ou l'apostille d'un acte de l'état civil.

Art. 3.Le système informatique du service Légalisation (eLegalisation) dispose uniquement d'un droit de lecture dans la BAEC.

Art. 4.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du troisième mois suivant sa publication au Moniteur belge.

Art. 5.Le Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 18 mars 2020.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, K. GEENS