18 MAART 2020. - Koninklijk besluit tot verlening van de toegang tot de DABS aan de Dienst Legalisatie en bestrijding documentaire fraude van de Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het koninklijk besluit dat wij de eer hebben aan Uwe Majesteit ter ondertekening voor te leggen, beoogt uitvoering te geven aan artikel 80 van het Burgerlijk Wetboek, vervangen bij de wet van 18 juni 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing sluiten.

Het heeft tot doel om het informaticaprogramma, eLegalisation, van de Dienst Legalisatie en bestrijding documentaire fraude van de Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, hierna te noemen "Dienst Legalisatie", toegang te verlenen tot de DABS, om gelegaliseerde of geapostilleerde uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand, met het oog op het gebruik hiervan in het buitenland, rechtstreeks af te leveren aan de burger die hierom vraagt.

De wet van 18 juni 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing sluiten houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing strekt tot de oprichting van een centrale databank voor akten van de burgerlijke stand (DABS) en de vereenvoudiging van de bestaande processen en akten. Dit koninklijk besluit past in het kader van de tenuitvoerlegging van deze wet.

Sinds de inwerkingtreding van deze wet worden de uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand enkel nog afgeleverd uit de DABS, met een elektronisch zegel van de DABS. Om de elektronische legalisatie en apostillering van uittreksels en afschriften van de akten van de burgerlijke stand mogelijk te maken voor het informaticasysteem van de dienst Legalisatie is er dus een toegang nodig tot de DABS. Hiervoor is het immers noodzakelijk dat de door de burger gevraagde uittreksels en afschriften uit de DABS kunnen opgehaald worden door het systeem eLegalisation.

Het informaticasysteem kan deze ophalen op basis van de identificatiegegevens van de aanvrager, die deze gegevens zelf ingeeft in eLegalisation op het ogenblik van zijn aanvraag (bv. via eIDkaart).

De Raad van State merkt in haar advies 66.894/2 van 6 februari 2020 op dat de toegang tot de DABS ook betrekking heeft op de akten waarvoor de burger, volgens artikel 1 van het koninklijk besluit, een verzoek tot legalisatie of apostillering indient, en niet enkel op de identificatiegegevens van de aanvrager.

De toegang tot de akten van de burgerlijke stand zelf (m.a.w. tot alle persoonsgegevens van de aanvrager) werd geschrapt op basis van het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit, en beperkt tot de identificatiegegevens van de aanvrager.

Deze gegevens volstaan immers voor het programma eLegalisation om de afschriften en uittreksels op te halen uit de DABS en deze te voorzien van een e-legalisatie of e-apostille, zonder de akten zelf te consulteren, en deze nadien rechtstreeks af te leveren aan de aanvrager.

Het gaat dus slechts om verschillende informaticasystemen (nl. eLegalisation en DABS) die met elkaar communiceren, om de afschriften en uittreksels uit de DABS te kunnen doorgeven. De medewerkers van de Dienst Legalisatie hebben m.a.w. in principe zelf geen toegang nodig tot de DABS. Dit koninklijk besluit is dringend. Het rechtvaardigt zich in de periode van lopende zaken omdat dit koninklijk besluit noodzakelijk is voor de Dienst Legalisatie om de door de DABS afgeleverde afschriften en uittreksels te kunnen legaliseren of apostilleren op elektronische wijze. Dit is niet mogelijk zonder een verbinding tussen het programma eLegalisation en de DABS. Momenteel gebeurt de e-legalisatie of e-apostille via de omweg van de gemeente, die de afschriften of uittreksels ophaalt uit de DABS en deze, op vraag van de burger, overmaakt aan de dienst Legalisatie, die ze met e-legalisatie of e-apostille, hetzij opnieuw naar de gemeente stuurt om ze aan de burger af te leveren, hetzij rechtstreeks naar het emailadres van de burger.

Het is dus van belang voor de Dienst Legalisatie om hun wettelijke opdracht optimaal te kunnen uitvoeren. Zonder dit koninklijk besluit is dit niet mogelijk, wat schadelijke gevolgen zou kunnen hebben voor de burgers.

Daarnaast voorziet het koninklijk besluit nog dat de toegang voor het informaticasysteem beperkt is tot de identificatiegegevens van de aanvrager en tot leesrechten (geen schrijfrechten) in de DABS (zie artikel 78 BW).

Om de nodige tijd te geven voor de ontwikkeling van de gegevensuitwisseling tussen beide informaticasystemen wordt er voorzien in een inwerkingtreding op de eerste dag van de derde maand na de publicatie van het koninklijk besluit.

Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar, De Minister van Justitie, K. GEENS

Raad van State, afdeling Wetgeving Advies 66.894/2 van 6 februari 2020 over een ontwerp van koninklijk besluit `tot verlening van de toegang tot de DABS aan de Dienst Legalisatie en bestrijding documentaire fraude van de Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken' Op 9 januari 2020 is de Raad van State, afdeling Wetgeving, door de Vice-eersteminister en minister van Justitie, belast met de Regie van Gebouwen, en minister van Europese Zaken verzocht binnen een termijn van dertig dagen een advies te verstrekken over een ontwerp van koninklijk besluit `tot verlening van de toegang tot de DABS aan de Dienst Legalisatie en bestrijding documentaire fraude van de Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken'.

Het ontwerp is door de tweede kamer onderzocht op 6 februari 2020. De kamer was samengesteld uit Pierre Vandernoot, kamervoorzitter, Patrick Ronvaux en Christine Horevoets, staatsraden, en Béatrice Drapier, griffier.

Het verslag is uitgebracht door Xavier Delgrange, eerste auditeur-afdelingshoofd.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst van het advies is nagezien onder toezicht van Jacques Jaumotte, voorzitter van de Raad van State.

Het advies, waarvan de tekst hierna volgt, is gegeven op 6 februari 2020.

Rekening houdend met het tijdstip waarop dit advies gegeven wordt, vestigt de Raad van State de aandacht op het feit dat, wegens het ontslag van de regering, de bevoegdheid van deze laatste beperkt is tot het afhandelen van de lopende zaken. Dit advies wordt evenwel gegeven zonder dat wordt nagegaan of het ontwerp onder die beperkte bevoegdheid valt, aangezien de afdeling Wetgeving geen kennis heeft van alle feitelijke gegevens die de regering in aanmerking kan nemen als zij moet beoordelen of het nodig is een verordening vast te stellen of te wijzigen.

Aangezien de adviesaanvraag ingediend is op basis van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten `op de Raad van State', gecoördineerd op 12 januari 1973, beperkt de afdeling Wetgeving overeenkomstig artikel 84, § 3, van de voornoemde gecoördineerde wetten haar onderzoek tot de rechtsgrond van het ontwerp, de bevoegdheid van de steller van de handeling en de te vervullen voorafgaande vormvereisten.

Wat die drie punten betreft, geeft het ontwerp aanleiding tot de volgende opmerkingen.

Algemene opmerking Aan de gemachtigde van de Minister is gevraagd te preciseren op welke wijze rekening gehouden is met advies nr. 162/2019 van 18 oktober 2019 van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Zij heeft daarop het hieronder geformuleerde antwoord gegeven en heeft daarin ook de antwoorden van de "FOD BuZa" (FOD Buitenlandse Zaken) weergegeven en tevens een overzicht gegeven van de vier aanpassingen die in dat advies gevraagd zijn en het gevolg dat daaraan gegeven is: "1. Welke bepalingen vertrouwen de taak van legalisatie en apostille toe aan de FOD BUZA ? Pour les actes belges destinés à l'étranger : le nouvel article 29, § 3 du Code civil modifié par la loi du 18 juin 2018 Pour les actes étrangers destinés à la Belgique : ARTIKEL 30 WETBOEK VAN INTERNATIONAAL PRIVAATRECHT CONVENTION SUPPRIMANT L'EXIGENCE DE LA LEGALISATION DES ACTES PUBLICS ETRANGERS - 05/10/1961 Article 6. Chaque Etat contractant désignera les autorités prises ès qualités, auxquelles est attribuée compétence pour délivrer l'apostille prévue à l'article 3, alinéa premier.

Il notifiera cette désignation au Ministère des Affaires Etrangères des Pays-Bas au moment du dépôt de son instrument de ratification ou d'adhésion ou de sa déclaration d'extension. Il lui notifiera aussi toute modification dans la désignation de ces autorités. => Dit werd toegevoegd in het KB in art. 1, eerste lid. 2. Tot welke gegevens is de toegang nodig? Accès en lecture à tous les actes d'Etat Civil avec toutes les données. Aucune donnée ne sera modifiée et celles-ci ne sont accessibles qu'au citoyen qui en fait la demande dans le cadre de la légalisation. => Dit werd aangepast in artikelen 1 en 2 van het KB alsook in het verslag aan de Koning 3. Identificatie van de betrokkenen Ce ne sont pas les membres du personnel BUZA du service Légalisation qui auront accès à la BAEC mais seulement le programme informatique qui ira chercher directement dans la BAEC l'acte demandé par le citoyen pour en délivrer l'extrait ou la copie conforme avec la légalisation ou l'apostille électronique. Au sein du SPF Affaires étrangères, seuls les employés du service Légalisation ont un accès au programme eLegalisation dans le cadre de leur fonction mais ils n'auront pas eux-mêmes accès au programme BAEC. En effet, la demande d'actes de la BAEC pour usage à l'étranger sera initiée par les citoyens eux-mêmes (au moyen de leur carte d'identité et de leur code PIN), à partir d'une application du programme eLegalisation destinée aux citoyens, et relayée par le système informatique du SPF Affaires étrangères (BUZA). Ce n'est donc pas le personnel de BUZA qui aura accès directement à la BAEC mais uniquement le système informatique de BUZA. Pour votre information : Actuellement, ce sont les communes qui transmettent les demandes de légalisation ou d'apostille électronique, via l'application publique eLegalisation réservée aux partenaires privilégiés, lorsqu'elles délivrent un extrait ou une copie conforme d'un acte d'état civil de la BAEC destiné(e) à l'étranger.

Si la copie conforme ou l'extrait de l'acte dans la BAEC est demandé(e) par un citoyen belge résidant à l'étranger à un agent consulaire belge, qui a aussi accès à la BAEC dans le cadre de l'exercice de sa mission consulaire conformément à l'article 78 du Code civil, l'agent consulaire belge transmet la demande d'apostille sur le document électronique au service Légalisation via mail officiel.

Le projet pour lequel l'accès à la BAEC est demandé ici consiste en la mise en place d'une application eLegalisation destinée aux citoyens, qui leur permettra de demander eux-mêmes une copie ou un extrait d'un acte de la BAEC, qui sera légalisé(e) ou apostillé(e) suivant son usage prévu à l'étranger. => Dit werd aangepast in het KB in art. 3 alsook in het verslag aan de Koning. 4. Wat is de gewenste bewaartermijn voor de gegevens waarvan FOD BUZA-Dienst legalisatie toegang verkrijgt? De opgezochte gegevens van de DABS dienen niet bewaard te worden. Voor uw informatie : De registratie van de legalisaties en de apostilles wordt bewaard in een elektronisch register en dit voor de duur van 75 jaar. (In de apostille Conventie is voorzien dat de gegevens met betrekking tot de apostille onbeperkt moeten worden bewaard).

Maar de vraag gaat over de toegang tot de DABS en niet tot dit register. => Geen bewaring van de gegevens".

Die preciseringen zouden samengevat in het verslag aan de Koning moeten worden vermeld, rekening houdend evenwel met de bijzondere opmerking die hierna geformuleerd wordt over artikel 2.

Bijzondere opmerking Artikel 2 Zoals artikel 2 gesteld is, wordt de indruk gewekt dat de Dienst Legalisatie en bestrijding documentaire fraude van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken krachtens het ontworpen besluit binnen de DABS enkel toegang zal hebben tot "de identificatiegegevens van [de] burger die verzoekt tot legalisatie of apostillering van een akte van de burgerlijke stand".

Die toegang geldt echter eveneens, zoals uit artikel 1 blijkt, voor de handelingen waarvoor die burger een verzoek tot legalisatie of apostillering indient.

Het is dus verkeerd om in artikel 2 te bepalen dat de Dienst Legalisatie en bestrijding documentaire fraude alleen toegang heeft tot de gegevens waarvan sprake is in die bepaling.

Artikel 2 moet in het licht van die opmerking worden herzien.

De griffier, De voorzitter, B. Drapier P. Vandernoot

18 MAART 2020. - Koninklijk besluit tot verlening van de toegang tot de DABS aan de Dienst Legalisatie en bestrijding documentaire fraude van de Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op het Burgerlijk Wetboek, artikel 80, vervangen bij de wet van 18 juni 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing sluiten en gewijzigd bij de wet van 21 december 2018;

Gelet op het advies van de inspecteur van Financiën, gegeven op 2 juli 2019;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting, gegeven op 29 augustus 2019;

Gelet op het advies 162/2019 van de Gegevensbeschermingsautoriteit, gegeven op 18 oktober 2019;

Op voordracht van het beheerscomité DABS, gegeven op 28 mei 2019;

Gelet op advies 66.894/2 van de Raad van State, gegeven op 6 februari 2020, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van de Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Het informaticasysteem (eLegalisation) van de Dienst Legalisatie en bestrijding documentaire fraude van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, hierna te noemen "Dienst Legalisatie", krijgt toegang tot de DABS, op vraag van de burger om een akte van de burgerlijke stand: - te legaliseren, overeenkomstig artikel 29, § 3, van het Burgerlijk Wetboek en artikel 30 van het Wetboek van Internationaal Privaatrecht, of - te apostilleren, overeenkomstig artikel 6 van het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten van den Haag van 5 oktober 1961.

De toegang tot de DABS heeft enkel tot doel om het gevraagde uittreksel of afschrift van de akte van de burgerlijke stand gelegaliseerd of geapostilleerd rechtstreeks aan de burger te kunnen afleveren.

Art. 2.De toegang tot de DABS is beperkt tot de identificatiegegevens van de burger die verzoekt tot legalisatie of apostillering van een akte van de burgerlijke stand.

Art. 3.Het informaticasysteem van de Dienst Legalisatie (eLegalisation) beschikt enkel over leesrechten in de DABS.

Art. 4.Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de derde maand volgend op de dag van de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.

Art. 5.De Minister van Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 18 maart 2020.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, K. GEENS