14 OCTOBRE 1997. Arrêté royal autorisant l'Office régional bruxellois de l'Emploi à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté vise à exécuter l'article 5, alinéa 1er, et l'article 8 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques au bénéfice de l'Office régional bruxellois de l'Emploi. Ledit Office est un organisme d'intérêt public classé dans la catégorie B visée à l'article 1er de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public.

Conformément à l'article 16, § 1er, de la loi coordonnée le 13 mars 1991 relative à la suppression ou à la restructuration d'organismes d'intérêt public et d'autres services de l'Etat, l'Office régional bruxellois de l'Emploi exécute des missions dévolues à l'Office national de l'Emploi par l'article 7, § 1er, a, d, e, f et g, de l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs ainsi que des tâches autrefois assignées à l'Office national de l'Emploi dans le cadre de l'exécution des mesures arrêtées par l'autorité nationale en ce qui concerne le placement des chômeurs.

Conformément au protocole du 22 novembre 1988 réglant les relations entre les organismes issus de la restructuration de l'Office national de l'Emploi, l'Office régional bruxellois de l'Emploi est tenu de diffuser à l'ONEM ou au FOREM, à l'Institut bruxellois francophone de formation professionnelle et au V.D.A.B. les informations basées sur des constatations objectives, qui s'avèrent nécessaires à l'exécution des missions légales et réglementaires dont ces organismes sont chargés et vice-versa. De même, en exécution de l'Accord de Coopération conclu le 7 avril 1995 entre l'Etat, les Communautés et les Régions concernant le plan d'accompagnement des chômeurs, l'Office régional bruxellois de l'Emploi est censé échanger les données nécessaires avec les organismes précités.

Lorsque ceux-ci demandent ou communiquent lesdites données, l'Office régional bruxellois de l'Emploi est confronté à un problème d'identification des personnes concernées. A cet égard, l'utilisation du numéro d'identification du Registre national constitue la seule solution totalement efficace.

De même, en ce qui concerne l'accès aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, de la loi du 8 août 1983 susmentionnée, les nom et prénoms, les lieu et date de naissance et la résidence principale constituent les informations minimales nécessaires pour identifier une personne déterminée dans le fichier de données.

Quant à la date de naissance, il y a lieu de préciser que cette information est déterminante pour décider, en fonction de la catégorie d'âge du demandeur d'emploi, dans quelle liste de pointage l'intéressé doit figurer. Cette date sert aussi lors de l'examen de la prise en compte des personnes concernées dans les programmes d'emploi, où des limites d'âge sont souvent fixées par la loi.

La résidence principale détermine par ailleurs le lieu de pointage assigné au demandeur d'emploi.

En outre, la législation relative à la protection du travail des femmes oblige l'Office régional bruxellois de l'Emploi à connaître le sexe des demandeurs d'emploi.

La nationalité est une donnée essentielle pour établir le droit au travail en Belgique, indépendamment de la possession éventuelle d'un permis de travail.

Il va sans dire que la profession exercée par la personne concernée est une donnée essentielle pour le placement et doit dès lors être impérativement connue.

Quant à l'état civil et à la composition du ménage, il s'agit d'informations qui interviennent dans le traitement des offres d'emploi.

Il est proposé de limiter à cinq ans l'extension dans le temps de l'accès à l'historique des données énumérées ci-dessus (art. 3, alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 susvisée). Ce délai se justifie par le fait que la période moyenne d'inscription d'un demandeur d'emploi est de dix mois et que le dossier est conservé ensuite pendant quatre ans.

L'utilisation du numéro d'identification du Registre national permettra d'une part, dans le cadre de la gestion interne de l'Office régional bruxellois de l'Emploi, d'éviter les doubles emplois - inconvénient fréquemment relevé en cas de changements d'adresse répétés du demandeur d'emploi -, et d'autre part, dans le cadre des rapports que cet Office entretient avec d'autres organismes remplissant des missions de service public, d'éviter les confusions lors des échanges d'informations.

L'accès aux informations du Registre national apparaît nécessaire eu égard à l'importance pour l'Office de tenir soigneusement à jour son fichier de données, de façon qu'il puisse gérer avec célérité les dossiers relatifs aux offres d'emploi et au statut social des demandeurs d'emploi.

Il y a lieu de rappeler également que l'Office national de l'Emploi, poursuivant des finalités identiques à celles de l'Office régional bruxellois de l'Emploi, a obtenu l'autorisation d'accéder aux informations et d'utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques par deux arrêtés royaux datés du 26 septembre 1988.

Il a en outre été tenu compte du prescrit de l'article 11 de ladite loi du 8 août 1983 et de l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Selon le voeu exprimé à maintes reprises par le Conseil d'Etat, le préambule du présent arrêté référe à cette dernière disposition qui a trait au respect du principe de finalité.

Afin de garantir la confidentialité des informations obtenues du Registre national, l'accès sera organisé par le recours à des terminaux utilisés exclusivement par les personnes visées à l'article 1er, alinéa 3, de l'arrêté en projet. Cet accès aura lieu par un ordinateur ou un serveur sécurisé par un code détenu exclusivement par les personnes susvisées.

Enfin, l'arrêté en projet tient compte des observations formulées par la Commission de la protection de la vie privée et le Conseil d'Etat.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, J. VANDE LANOTTE Le Ministre de la Justice, S. DE CLERCK COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE Avis n° 18/96 du 12 juillet 1996 Avant-projet d'arrêté royal autorisant l'Office régional bruxellois de l'Emploi à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, et en particulier son article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995 ainsi que son article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur du 24 mai 1996, reçue à la Commission le 29 mai 1996;

Vu le rapport de M. F. Ringelheim, Emet, le 12 juillet 1996, l'avis suivant : I. OBJET DE LA DEMANDE D'AVIS : L'avant-projet d'arrêté royal soumis à l'avis de la Commission de la protection de la vie privée a pour objet d'autoriser l'Office régional bruxellois de l'Emploi (en abrégé : ORBEM) à : A. Accéder aux données visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9° et alinéa 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la loi du 8 août 1983), à savoir : - les nom et prénoms; - le lieu et la date de naissance; - le sexe; - la nationalité; - la résidence principale; - le lieu et la date du décès; - la profession; - l'état civil; - la composition du ménage.

Pour justifier la demande d'accès à ces informations, le rapport au Roi sur l'avant-projet d'arrêté royal, indique que l'ORBEM dans ses relations avec les organismes publics chargés de l'exécution des missions légales et réglementaires en matière de sécurité sociale des travailleurs et de placement des chômeurs, est confronté à un problème d'identification des personnes concernées et que l'utilisation du numéro d'identification du Registre national constitue la seule solution totalement efficace.

B. Utiliser le numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national : 1° à des fins de gestion interne et uniquement comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires que l'Office tient pour l'accomplissement des tâches précisées à l'article 1er, alinéa 2;2° dans les relations que l'ORBEM entretient aux fins visées à l'article 1er, alinéa 2, avec : a) le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal;b) les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu l'autorisation visée à l'article 8 de la loi du 8 août 1983 et qui agissent dans le cadre de leurs compétences légales et réglementaires. II. EXAMEN DE L'AVANT-PROJET D'ARRETE ROYAL : A. Accès au registre national 1. Les bases légales. L'ORBEM est un organisme d'intérêt public classé dans la catégorie B visée à l'article 1er de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public.

Conformément à l'article 16, § 1er, de la loi coordonnée du 13 mars 1991 relative à la suppression ou à la restructuration d'organismes d'intérêt public et d'autres services de l'Etat, l'ORBEM exécute des missions dévolues à l'Office national de l'Emploi par l'article 7, § 1er, a, d, e, f et g, de l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs ainsi que des tâches autrefois assignées à l'Office national de l'Emploi dans le cadre de l'exécution des mesures arrêtées par l'autorité nationale en ce qui concerne le placement des chômeurs.

L'autorisation d'accès au Registre national peut dès lors être accordée à l'ORBEM en application de l'article 5, alinéa 1er de la loi du 8 août 1983 qui prévoit que le Roi peut autoriser l'accès au Registre national aux organismes d'intérêt public visés par la loi du 16 mars 1954, relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public. 2. Justification de la demande d'accès. L'accès aux informations du Registre national est demandé en vue de résoudre les problèmes d'identification des personnes concernées, auxquels se trouve confronté l'ORBEM dans l'exécution de ses missions légales.

La finalité du traitement des données pour lesquelles l'accès est demandé, est dès lors légitime et conforme à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée. 3. Etendue du droit d'accès. L'accès au Registre national est sollicité pour les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9° de la loi du 8 août 1983, à savoir : - les nom et prénoms - le lieu et la date de naissance - la résidence principale : ces informations sont nécessaires pour identifier une personne déterminée dans le fichier de données. - le sexe : la législation relative à la protection du travail des femmes oblige l'ORBEM à connaître le sexe des demandeurs d'emploi; - la nationalité : donnée essentielle pour établir le droit au travail en Belgique, indépendamment de la possession éventuelle d'un permis de travail; - le lieu et la date du décès : ce qui permettrait sans doute, quoique non précisé dans le rapport au Roi de déterminer, le cas échéant, l'extinction des droits; - la profession : donnée essentielle pour le placement, elle doit être impérativement connue; - l'état civil et la composition du ménage : Il s'agit d'informations qui interviennent dans le traitement des offres d'emploi.

Il ressort des explications qui précèdent que les données demandées paraissent pertinentes et non excessives par rapport aux finalités visées.

L'article 1er, dernier alinéa de l'avant-projet d'arrêté royal dispose que l'accès aux modifications successives apportées aux informations précitées est limité à une période de cinq ans précédant la communication de ces informations. Ce délai se justifie par le fait que la période moyenne d'inscription d'un demandeur d'emploi est de dix mois et que le dossier est conservé ensuite pendant quatre ans. 4. Utilisation des informations L'article 2, alinéa 1er de l'avant-projet d'arrêté royal prévoit que les informations obtenues ne peuvent être utilisées qu'aux fins visées à l'alinéa 2 dudit article et qu'elles ne peuvent être communiquées à des tiers. Ne sont pas considérés comme des tiers : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ou leurs représentants légaux;2° les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes été désignés en vertu de l'article 5 de la loi du 8 août 1983, pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation et dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec l'ORBEM, aux fins énumérées à l'article 1er, alinéa 2. Cette disposition n'appelle pas de commentaires. 5. Désignation des personnes autorisées à accéder aux données. Suivant l'article 1er, alinéa 3, de l'avant-projet, l'accès aux informations est réservé : 1° au directeur général de l'ORBEM;2° aux membres du personnel dudit Office que le directeur général désigne, à cet effet, nommément et par écrit, et qui, en raison des fonctions qu'ils exercent, doivent nécessairement avoir connaissance des informations susvisées. La Commission estime souhaitable que les membres du personnel de l'ORBEM ayant accès au Registre national signent un document par lequel ils s'engagent à veiller à la sécurité et à la confidentialité des données auxquelles ils ont accès.

B. Utilisation du numéro d'identification du Registre national. 1. Base légale. L'article 8 de la loi du 8 août 1983 dispose que le Roi peut autoriser les autorités publiques et les organismes visés à l'article 5 à faire usage du numéro d'identification dans les limites et aux fins qu'il détermine. 2. Objet et justification de la demande d'utilisation du numéro d'identification du Registre national. Les articles 3 et 4 de l'avant-projet d'arrêté royal autorisent les personnes visées à l'article 1er, alinéa 3 (le directeur général de l'ORBEM et les membres du personnel qu'il désigne) à utiliser le numéro d'identification : 1° à des fins de gestion interne et exclusivement comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par l'ORBEM dans l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2;2° dans les relations que l'ORBEM entretient d'une part avec le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal et d'autre part avec les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu l'autorisation visée à l'article 8 de la loi du 8 août 1983 et qui agissent dans le cadre de leurs compétences légales et réglementaires. Ces dispositions de l'avant-projet d'arrêté sont justifiées comme suit dans le rapport au Roi.

L'utilisation du numéro d'identification du Registre national permettra d'une part, dans le cadre de la gestion interne de l'Office, d'éviter les doubles emplois - inconvénient fréquemment relevé en cas de changements d'adresse répétés du demandeur d'emploi - et, d'autre part, dans le cadre des rapports que cet Office entretient avec d'autres organismes remplissant des missions de service public, d'éviter les confusions lors des échanges d'informations.

La Commission a émis à diverses reprises un avis défavorable concernant des demandes d'utilisation du numéro d'identification du Registre national, en raison des risques accrus d'atteinte à la vie privée résultant d'une banalisation excessive dudit numéro.

Cependant, compte tenu des explications contenues dans le rapport au Roi de l'avant-projet d'arrêté, montrant la nécessité pour l'ORBEM d'utiliser le numéro d'identification dans des limites circonscrites, compte tenu de la nature des missions remplies par l'ORBEM, ainsi que des mesures de sécurité prévues, l'utilisation du numéro d'identification paraît se justifier en l'espèce.

C. Accès, utilisation et mesures de sécurité.

Il est rappelé que l'Office national de l'Emploi poursuivant des finalités identiques à celles de l'ORBEM, a obtenu l'autorisation d'accéder aux informations et d'utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques par deux arrêtés royaux datés du 26 septembre 1988.

Le rapport au Roi précise, en outre, qu'il a été tenu compte du prescrit de l'article 11 de la loi du 8 août 1983 et de l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et que, selon le voeu exprimé par le Conseil d'Etat, le préambule de l'avant-projet d'arrêté réfère à cette dernière disposition.

Enfin, pour garantir la confidentialité des informations obtenues du Registre national, l'accès sera organisé par le recours à des terminaux utilisés exclusivement par les personnes visées à l'article 1er, alinéa 3, de l'arrêté en avant-projet. Cet accès aura lieu par un ordinateur ou un serveur sécurisé par un code détenu exclusivement par les personnes susvisées.

Il conviendrait néanmoins que les mesures de sécurité visant à garantir la confidentialité des informations obtenues du Registre national, fassent l'objet d'une disposition inscrite dans l'arrêté royal.

Par ces motifs, la Commission, sous réserve des observations énoncées ci-dessus, émet un avis favorable.

Le secrétaire, (signé) J. Paul.

Le président, (signé) P. Thomas.

AVIS DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 15 janvier l997, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "autorisant l'Office régional bruxellois de l'emploi à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification", a donné le 30 juin 1997 l'avis suivant : Examen du projet Dispositif Article 1er L'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques prévoit en son alinéa ler que le Roi autorise l'accès au registre national aux autorités publiques "pour les informations qu'elles sont habilitées à connaître en vertu d'une loi ou d'un décret".

Pour la détermination des informations que ces autorités publiques sont habilitées à connaître, on peut considérer qu'une telle habilitation, si elle n'est pas exprimée en termes exprès, peut s'induire des missions dont ces autorités publiques sont chargées par la loi ou par un décret ou en vertu de la loi ou d'un décret.

L'exigence d'une habilitation légale implique, dès lors, qu'il convient d'indiquer avec précision les textes légaux ou décrétaux en vertu desquels des missions sont confiées à ces autorités publiques.

A l'article 1er, alinéa 2, on ajoutera par conséquent la référence à l'article 16, § 1er, des lois relatives à la suppression et à la restructuration d'organismes d'intérêt public et des services de l'Etat, coordonnées le 13 mars 1991.

Les références faites aux 2° à 4° du même alinéa paraissent, par contre, devoir être omises. Le 2° est, en effet, imprécis. Le 3° et le 4° ne sont ni des textes légaux ou décrétaux, ni des textes pris en vertu d'une loi ou d'un décret sur la base desquels seraient confiées à l'Office régional bruxellois de l'emploi des missions autres que celles visées à l'article 7, S ler, de l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. Observations finales Le texte néerlandais des articles 1er, 2 et 6 est susceptible d'amélioration. Des propositions de texte à ce sujet sont faites dans la version néerlandaise, in fine, du présent avis.

La chambre était composée de : MM. : J.-J. Stryckmans, président;

Y. Kreins et P. Hanse, conseillers d'Etat;

P. Gothot, assesseur de la section de législation;

Mme A. Gielissen, greffier.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée par M. L. Detroux, auditeur adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. J.-J. Stryckmans.

Le greffier, J. Gielissen.

Le président, J.-J. Stryckmans. 14 OCTOBRE 1997. - Arrêté royal autorisant l'Office régional bruxellois de l'Emploi à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995, et l'article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu la loi coordonnée du 13 mars 1991 relative à la suppression ou à la restructuration d'organismes d'intérêt public et d'autres services de l'Etat, notamment l'article 16;

Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 5;

Vu l'avis n° 18/96 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 12 juillet 1996;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 28 octobre 1996;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil le 22 novembre 1996, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.L'Office régional bruxellois de l'Emploi est autorisé à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'accès aux informations est autorisé exclusivement pour l'accomplissement de tâches relatives à l'emploi en exécution : 1° de l'article 7, § 1er, a, d, e, f et g, de l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs;2° de l'article 16, § 1er, des lois relatives à la suppression et à la restructuration d'organismes d'intérêt public et des services de l'Etat, coordonnées le 13 mars 1991. L'accès aux informations est réservé : 1° au directeur général de l'Office régional bruxellois de l'Emploi;2° aux membres du personnel dudit Office que la personne visée au 1° désigne à cet effet nommément et par écrit, et qui en raison des fonctions qu'ils exercent, doivent nécessairement avoir connaissance des informations susvisées. Les membres du personnel susvisés s'engagent par écrit à veiller à la sécurité et à la confidentialité des données auxquelles ils ont accès.

L'accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de cinq ans précédant la communication de ces informations.

Art. 2.Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins visées à l'alinéa 2 dudit article. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ou leurs représentants légaux;2° les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes été désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation et dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec l'Office régional bruxellois de l'Emploi, aux fins énumérées à l'article 1er, alinéa 2.

Art. 3.Les personnes visées à l'article 1er, alinéa 3, sont autorisées à utiliser le numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national.

Art. 4.Le numéro d'identification ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par l'Office régional bruxellois de l'emploi dans l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2.

En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé par l'Office que dans les relations qu'il entretient aux fins visées à l'article 1er, alinéa 2, avec : 1° le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal;2° les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu l'autorisation visée à l'article 8 de la loi du 8 août 1983 et qui agissent dans le cadre de leurs compétences légales et réglementaires.

Art. 5.La liste des membres du personnel désignés conformément aux articles 1er, alinéa 3, 2°, et 3, avec la mention de leur titre et de leur fonction, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Art. 6.Afin de garantir la confidentialité des informations obtenues du Registre national, l'accès à ces informations sera organisé par le recours à des terminaux utilisés exclusivement par les personnes visées à l'article 1er, alinéa 3, du présent arrêté. Cet accès interviendra via un ordinateur ou un serveur sécurisé par un code détenu exclusivement par les personnes susvisées.

Art. 7.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrété.

Donné à Bruxelles, le 14 octobre 1997.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, J. VANDE LANOTTE Le Ministre de la Justice, S. DE CLERCK