12 AOUT 2024. - Arrêté royal déterminant les conditions liées à la remise de la déclaration de cohabitation légale et la déclaration de cessation de cohabitation légale par voie électronique et modifiant l'arrêté royal du 21 décembre 2022 visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil

RAPPORT AU ROI Sire, L'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objectif, conformément au prescrit de l'article 1476, § 3, de l'ancien Code civil, inséré par la loi du 19 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil, de déterminer les conditions pour la remise électronique d'une déclaration de cohabitation légale et d'une déclaration de cessation de cohabitation légale.

L'arrêté royal relève des affaires courantes car il s'agit d'une affaire qui n'exige aucune initiative nouvelle de la part du Gouvernement et pour laquelle la continuité du pouvoir impose l'intervention du Pouvoir exécutif sous peine de créer une carence préjudiciable aux citoyens, telles que définies par la circulaire relative aux Affaires courantes du 27 mai 2024, adressée par le Premier Ministre aux Membres du Gouvernement.

La préparation du texte a bien été entamée avant la période critique.

L'avis du Conseil d'Etat a également été sollicité avant cette période critique.

L'arrêté royal prévoit que l'officier de l'état civil doit utiliser une plateforme informatique sécurisée afin de permettre aux citoyens de faire la remise électronique de la déclaration de cohabitation légale et de la déclaration de cessation de cohabitation.

Le citoyen s'identifie de manière électronique au moyen du service d'authentification visé à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique. Cela suppose que les utilisateurs doivent pouvoir s'identifier au moyen de leur carte d'identité ou de séjour électronique.

Dans son avis n° 38/2024 du 26 avril 2024, l'Autorité de protection des données constate que l'article 9 précité de la loi du 18 juillet 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2018 pub. 26/07/2018 numac 2018040291 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative à la relance économique et au renforcement de la cohésion sociale fermer n'énumère aucunement les conditions auxquelles un service d'identification électronique devrait répondre. L'Autorité de protection des données a recommandé de vérifier l'exactitude de cette référence et d'également renvoyer aux conditions concrètes exposées dans l'arrêté royal du 22 octobre 2017 fixant les conditions, la procédure et les conséquences de l'agrément de services d'identification électronique pour applications publiques.

Le service d'authentification visé à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer est le dénommé FAS (federal authentication system). Il s'agit du service fédéral d'authentification pour des applications publiques au sein du Service public fédéral Stratégie et Appui.

Ce service d'authentification respecte les conditions de l'arrêté royal du 22 octobre 2017, il n'est donc pas nécessaire de renvoyer à nouveau à ces conditions.

Afin de se conformer aux avis de l'Autorité de protection des données, l'arrêté royal prévoit que les citoyens doivent s'identifier au moyen du service d'authentification visé à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer.

Les données de log des utilisateurs seront conservées pendant 10 ans par analogie avec la durée de conservation prescrite par l'article 16 de l'arrêté royal du 22 octobre 2017 fixant les conditions, la procédure et les conséquences de l'agrément de services d'identification électronique pour applications publiques.

Chaque commune est responsable du développement d'une telle plateforme. Chaque plateforme est donc gérée à l'échelle communale.

Dans le même sens, chaque commune détermine la nécessité ou non de développer une telle plateforme et de permettre donc aux citoyens de faire la déclaration de cohabitation légale et la déclaration de cessation de cohabitation de manière électronique.

La remise de la déclaration de cohabitation légale peut être faite de manière électronique aux conditions déterminées par l'article 2.

Les parties doivent pouvoir s'identifier au moyen de leur carte d'identité ou de séjour électroniques.

Les données des parties qui se trouvent dans le Registre national relatives au déclarant sont mises à la disposition de l'officier de l'état civil de manière automatique par l'identification des parties.

Il ne s'agit donc pas d'une introduction manuelle ce qui permet d'éviter des fautes de frappe ou d'autres erreurs de manipulation.

Les parties signent la déclaration au moyen d'une signature électronique qualifiée conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique.

Dans certains cas, il est également nécessaire de transmettre certains documents. La plateforme doit pouvoir permettre de transmettre de manière sécurisée une version électronique de ces documents. Les documents ne peuvent être transmis par email traditionnel car ce système n'est pas suffisamment sécurisé. Les documents originaux doivent ensuite être soumis à l'officier de l'état civil compétent.

L'article 3 concerne la remise électronique de la déclaration de cessation de cohabitation légale par consentement mutuel, ou de la déclaration de cessation de cohabitation légale unilatérale.

Le partie ou les parties doivent également pouvoir s'identifier au moyen de leur carte d'identité ou de séjour électroniques et les données qui se trouvent dans le Registre national relatives au déclarant sont également mises à la disposition de l'officier de l'état civil.

La partie ou les parties signent la déclaration au moyen d'une signature électronique qualifiée conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique.

Le deuxième paragraphe traite du cas où la partie ou les parties remettent leur déclaration de cessation au moyen d'une procuration spéciale et authentique.

Dans ce cas, le demandeur en possession de la procuration spéciale et authentique doit s'inscrire avec sa carte d'identité ou de séjour électronique. Le demandeur transmet le numéro de registre national de la partie ou des parties qui veulent mettre fin à la cohabitation légale ou, s'ils ne sont pas inscrits au Registre national, le nom, le prénom, la date et lieu de naissance, à l'officier de l'état civil via la plateforme informatique sécurisée.

Le demandeur transmet la procuration spéciale et authentique par voie électronique via la plateforme informatique. Le document original est ensuite également transmis à l'officier de l'état civil compétent.

L'article 1476, § 2, alinéa 5, de l'ancien Code civil contraint, d'une part, l'officier de l'état civil à signifier la déclaration unilatérale de cessation de la cohabitation légale à l'autre partie dans les huit jours par exploit d'huissier de justice et, d'autre part, les déclarants à payer préalablement les frais de signification et de notification.

Dans son avis n° 76.562/2 du 18 juin 2024 le Conseil d'Etat demande de préciser comment cette exigence préalable de paiement des frais de signification et de notification en cas de déclaration unilatérale de cessation de la cohabitation légale peut être remplie en cas de déclaration électronique.

Pour satisfaire à cette exigence, dès réception électronique de la déclaration unilatérale de la cohabition légale, l'officier de l'état civil demandera à l'auteur de la déclaration de payer les frais de signification et de notification et il devra s'assurer que ces frais ont été payés avant de procéder à la signification.

Un récépissé est envoyé aux parties qui ont fait une remise électronique dès que l'officier de l'état civil dispose de la déclaration et les documents originaux visés à l'article 1476, § 1er, alinéa 4, de l'ancien Code civil. Il s'agit du récépissé visé à l'article 1476, § 1er, alinéa 1er, et § 2, alinéa 2, de l'ancien Code civil. Il ne s'agit pas d'un accusé de réception automatique lié à la remise de la déclaration de cohabitation légale ou la déclaration de cessation de cohabitation légale par voie électronique. Le récépissé est signé de manière électronique conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique.

Il est possible de confirmer l'envoi des données de manière électronique, mais il s'agit d'un accusé de réception purement informatif indiquant que le dépôt a été techniquement fait. Une telle confirmation ne remplace en effet pas le récépissé visé à l'article 1476, § 1er, alinéa 1er, et § 2, alinéa 2, de l'ancien Code civil.

L'article 5 prévoit que l'officier de l'état civil peut demander à ce que les parties se présentent en personne devant lui. L'officier de l'état civil fait cette demande lorsqu'il s'estime insuffisamment informé.

L'officier de l'état civil fixe le délai dans lequel la personne doit se présenter devant lui.

Dans son avis 76.562/2 du 18 juin 2024, le Conseil d'Etat a constaté que le texte n'envisageait pas les conséquences du non-respect de cette convocation et a demandé des éclaircissements à ce propos.

La possibilité pour l'officier de l'état civil de demander que les parties se présentent en personne devant lui découle de l'article 1476, § 1er, alinéa 4, de l'ancien Code civil, en vertu duquel les parties présentent toute autre pièce authentique ou preuve qui, le cas échéant, sont demandées afin de justifier qu'il est satisfait aux conditions légales pour autant que celles-ci ne sont pas disponibles dans une autre source authentique.

Le fait que les parties ne se présentent pas ou ne respectent pas le délai imposé n'a pas de conséquences en soi. Toutefois, la non-comparution des parties pourrait amener l'officier de l'état civil à s'estimer insuffisamment informé sur la satisfaction des conditions légales pour conclure (ou mettre fin à) une cohabitation légale.

Enfin, l'article 6 met en conformité le texte néerlandais de l'article 5 de l'arrêté royal du 21 décembre 2022 visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil avec le texte français.

Le même article apporte également une adaptation mineure pour aligner le texte de l'arrêté royal du 21 décembre 2022 au texte du présent arrêté royal.

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, Le Ministre de la Justice, P. VAN TIGCHELT Conseil d'Etat section de législation Avis 76.562/2 du 18 juin 2024 sur un projet d'arrêté royal `visant à déterminer les conditions liées à la remise de la déclaration de cohabitation légale et de la déclaration de cessation de cohabitation légale par voie électronique et modifiant l'arrêté royal du 21 décembre 2022 visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil' Le 23 mai 2024, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par le Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice et de la Mer du Nord à communiquer un avis dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal `visant à déterminer les conditions liées à la remise de la déclaration de cohabitation légale et de la déclaration de cessation de cohabitation légale par voie électronique et modifiant l'arrêté royal du 21 décembre 2022 visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil'.

Le projet a été examiné par la deuxième chambre le 12 juin 2024 . La chambre était composée de Patrick Ronvaux, président de chambre, Pierre-Olivier de Broux et Laurence Vancrayebeck, conseillers d'Etat, Sébastien Van Drooghenbroeck et Philippe De Bruycker, assesseurs, et Esther Conti, greffier assumé.

Le rapport a été présenté par Pauline Lagasse, auditrice .

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Pierre-Olivier de Broux .

L'avis, dont le texte suit, a été donné le 18 juin 2024 .

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° , des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

OBSERVATION PREALABLE Compte tenu du moment où le présent avis est donné, la section de législation attire l'attention du demandeur d'avis sur le fait que la dissolution des Chambres législatives emporte que, depuis cette date et jusqu'à ce que, à la suite de l'élection des membres de la Chambre des représentants, le Roi nomme un nouveau Gouvernement, le Gouvernement ne dispose plus de la plénitude de ses compétences. Le présent avis est toutefois donné sans qu'il soit examiné si le projet relève bien des compétences ainsi limitées, la section de législation n'ayant pas connaissance de l'ensemble des éléments de fait que le Gouvernement peut prendre en considération lorsqu'il doit apprécier la nécessité d'arrêter ou de modifier des dispositions réglementaires.

EXAMEN DU PROJET

Articles 2 et 3 Le projet ne précise pas les données issues du Registre national qui seront transmises à l'officier de l'état civil. Il va de soi que ces données seront déterminées au regard et dans les limites des articles 1475, § 2, et 1476, § 1er, alinéa 2, et § 2, alinéa 2, de l'ancien Code civil.

Article 3 L'article 1476, § 2, alinéa 5, de l'ancien Code civil prévoit notamment, en cas de déclaration de cessation de cohabitation légale unilatérale, que « les frais de la signification et de la notification doivent être payés préalablement par ceux qui font la déclaration ».

Dès lors que la disposition examinée organise la déclaration de cessation de cohabitation légale unilatérale par voie électronique, le rapport au Roi devrait à tout le moins préciser la manière dont cette déclaration électronique s'articulera avec cette exigence préalable.

Article 5 L'article 5 permet à l'officier de l'état civil de demander aux personnes recourant à la déclaration/cessation électronique de se présenter devant lui.

Le fondement légal invoqué pour le projet dans son ensemble, et notamment pour son article 5, réside exclusivement dans l'article 1476, § 3, de l'ancien Code civil. Cette disposition habilite le Roi, pour les actes concernés, à « déterminer les conditions liées à la remise de la déclaration de cohabitation légale et la déclaration de cessation de cohabitation légale par voie électronique ».

Le rapport au Roi se borne à indiquer que la demande de l'officier de l'état civil dont il est question à l'article 5 peut être formulée « lorsque [l'officier de l'état civil] s'estime insuffisamment informé ». Rien n'est précisé quant aux conséquences qui s'attacheraient au non-respect de cette convocation. Interrogés à ce sujet, les délégués du Ministre précisent ce qui suit : « In artikel 5 van het koninklijk besluit is bepaald dat de ambtenaar van de burgerlijke stand kan vragen dat de partij(en) in persoon voor hem verschijnt/verschijnen. De ambtenaar van de burgerlijke stand kan dit vragen wanneer hij zich onvoldoende geïnformeerd acht.

Deze mogelijkheid vloeit voort uit artikel 1476, § 1, oud Burgerlijk Wetboek dat bepaalt dat partijen ieder ander authentiek stuk of bewijs voorleggen dat, in voorkomend geval, wordt gevraagd tot staving dat is voldaan aan de wettelijke voorwaarden, voor zover deze niet beschikbaar zijn in een andere authentieke bron.

Aan het niet-verschijnen van partijen, of aan het niet-nakomen van de opgelegde termijn, zijn op zich geen gevolgen verbonden. Wel is het mogelijk dat door de niet-verschijning van partijen, de ambtenaar van de burgerlijke stand onvoldoende geïnformeerd blijft over het al dan niet voldoen van partijen aan de wettelijke voorwaarden voor het aangaan (of beëindigen) van een wettelijke samenwoning ».

Le rapport au Roi sera précisé afin de reprendre ces explications(1).

Le greffier, Le président, Esther CONTI Patrick RONVAUX _______ Note (1) Concernant le même sujet, voir l'avis 72.226/2 donné le 17 octobre 2022 sur un projet devenu l'arrêté royal du 21 décembre 2022 `visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil'. 12 AOUT 2024. - Arrêté royal déterminant les conditions liées à la remise de la déclaration de cohabitation légale et de la déclaration de cessation de cohabitation légale par voie électronique et modifiant l'arrêté royal du 21 décembre 2022 visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'article 1476, § 3, de l'ancien Code civil, inséré par la loi du 13 septembre 2023Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/09/2023 pub. 27/11/2023 numac 2023046788 source service public federal strategie et appui Loi modifiant la loi du 27 février 2019 relative à l'échange électronique de messages par le biais de l'eBox fermer ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 3 mai 2024 ;

Vu l'accord du Secrétaire d'Etat au Budget, donné le 22 mai 2024 ;

Vu l'avis n° 38/2024 de l'Autorité de protection des données, donné le 26 avril 2024 ;

Vu l'avis n° 76.562/2 du Conseil d'Etat, donné le 18 juin 2024, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition du Ministre de la Justice,

Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Plateforme informatique

Article 1er.Si l'autorité communale veut permettre au citoyen de remettre la déclaration de cohabitation légale et la déclaration de cessation de cohabitation légale par voie électronique, elle doit faire usage d'une plateforme informatique sécurisée.

Cette plateforme informatique sécurisée doit utiliser un système d'identification électronique qui remplit les conditions définies par l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique. CHAPITRE 2. - Conditions relatives à la remise de la déclaration de cohabitation légale et de la déclaration de cessation de cohabitation légale par voie électronique

Art. 2.La remise de la déclaration de cohabitation légale visée à l'article 1476, § 1er, alinéa 1er, de l'ancien Code civil peut être faite de manière électronique à condition que les parties qui veulent souscrire à une cohabitation légale s'identifient de manière électronique au moyen du service d'authentification visé à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique.

Les données des parties issues du Registre national sont transmises à l'officier de l'état civil.

Les parties signent la déclaration au moyen d'une signature électronique qualifiée conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique.

Les documents visés à l'article 1476, § 1er, alinéa 4, de l'ancien Code Civil peuvent être soumis de manière électronique. Les documents originaux sont ensuite transmis à l'officier de l'état civil compétent.

Art. 3.§ 1er. La remise de la déclaration de cessation de cohabitation légale par consentement mutuel ou de la déclaration de cessation de cohabitation légale unilatérale visée à l'article 1476, § 2, alinéas 3 et 4, de l'ancien Code civil peut être faite de manière électronique à condition que la partie ou les parties s'identifient de manière électronique au moyen du service d'authentification visé à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique. Les données de la partie ou des parties issues du Registre national sont transmises à l'officier de l'état civil.

La partie ou les parties signent la déclaration au moyen d'une signature électronique qualifiée conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique. § 2. Le demandeur en possession d'une procuration spéciale et authentique s'identifie de manière électronique au moyen du service d'authentification visé à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique et transmet à l'officier de l'état civil, via la plateforme informatique, le numéro du registre national de la partie ou des parties qui veulent mettre fin à la cohabitation légale, ou lorsqu'ils ne sont pas inscrits dans le Registre national, le nom, le prénom, la date de naissance et le lieu de naissance.

Le demandeur transmet la procuration spéciale et authentique par voie électronique via la plateforme informatique à l'officier de l'état civil. Le document original est ensuite transmis à l'officier de l'état civil compétent. CHAPITRE 3. - Récépissé

Art. 4.La partie ou les parties ayant fait une remise électronique visée aux articles 2 et 3, reçoivent le récépissé visé à l'article 1476, § 1er, alinéa 1er, et § 2, alinéa 2, de l'ancien Code civil, signé de manière électronique conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique, lorsque l'officier de l'état civil dispose de la déclaration et des documents originaux visés à l'article 1476, § 1er, alinéa 4, de l'ancien Code Civil. CHAPITRE 4. - Comparution des personnes

Art. 5.L'officier de l'état civil devant lequel les démarches relatives à la remise électronique de la déclaration de cohabitation légale ou de la déclaration de cessation de cohabitation légale visée à l'article 1476, § 3, de l'ancien Code civil sont entamées, peut demander à ce que les personnes se présentent devant lui dans un délai qu'il fixe. CHAPITRE 5. - Modification de l'arrêté royal du 21 décembre 2022 visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil

Art. 6.Dans l'article 5 de l'arrêté royal du 21 décembre 2022 visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil, les mots « de la part de l'officier de l'état civil lorsqu'il » sont remplacés par les mots « lorsque l'officier de l'état civil ». CHAPITRE 6. - Disposition finale

Art. 7.Le Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à l'Ile d'Yeu, le 12 août 2024.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, P. VAN TIGCHELT