11 SEPTEMBRE 2016. - Arrêté royal concernant la coopération non gouvernementale

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la constitution, l'article 108;

Vu la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement, les articles 26 et 27, remplacés loi du 16 juin 2016;

Vu l'arrêté royal du 2 avril 2014 régissant l'agrément et la subvention des coupoles et modifiant l'arrêté royal du 7 février 2007 régissant la subvention des fédérations des organisations non-gouvernementales;

Vu l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non-gouvernementale;

Vu l'arrêté royal du 5 mars 2015 portant organisation du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 20 juin 2016;

Vu l'accord du ministre du Budget, donné le 12 juillet 2016;

Vu l'avis 59.876 du Conseil d'Etat, du 31 août 2016, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur proposition de Notre Ministre de la Coopération au développement, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Définitions

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° "la loi" : la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement;2° "organisation référente" : la fédération ou l'organisation accréditée désignée par les fédérations, qui coordonne et anime les tâches liées à un cadre stratégique commun;3° "partenaire local" : une association représentative de la société civile, une institution d'intérêt public ou une autorité décentralisée dans les pays en développement, lié par une convention de partenariat ou un memorandum of understanding à une organisation accréditée;4° "demande groupée" : la compilation de programmes individuels d'organisations accréditées introduits par une fédération en vertu de l'article 27, § 2, alinéa 2 de la loi;5° "théorie de changement" : un raisonnement théorique qui explique schématiquement par quels mécanismes les résultats de développement attendus se matérialiseront et sur quelles hypothèses sous-jacentes une intervention de développement repose;6° "output" : Biens, équipements, services ou changements qui résultent de l'intervention de coopération au développement;7° "outcome" : l'effet direct que l'intervention veut accomplir à court ou moyen terme, au niveau des bénéficiaires directs, intermédiaires ou finaux (objectif spécifique);8° "Impact" : effets à long terme, positifs et négatifs, primaires et secondaires, induits par une intervention de coopération au développement, directement ou non, intentionnellement ou non;9° "résultat de développement" : outcome ou impact d'une intervention de coopération au développement;10° "coûts opérationnels" : les coûts nécessaires et indispensables à l'atteinte d'un ou plusieurs résultat de l'intervention de coopération au développement.Ces coûts disparaissent dès l'arrêt ou la fin de l'intervention; 11° "coûts de gestion" : les coûts isolables liés à la gestion, à l'encadrement, à la coordination, au suivi, au contrôle, à l'évaluation ou à l'audit financier et engendrées spécifiquement par la mise en oeuvre de l'intervention de coopération au développement ou la justification de la subvention;12° "coûts de structure" : les coûts qui sont liés à la réalisation de l'objet social de organisation subventionnée et, bien qu'ils soient influencés par la mise en oeuvre de l'intervention de coopération au développement, ne sont ni isolables ni imputables sur le budget de cette intervention;13° "coûts d'administration" : les coûts engagés par une organisation de membres accréditée pour, au nom de ses membres, composer, formuler, introduire, coordonner, suivre, justifier et administrer le programme identifié et mis en oeuvre par ses membres non accrédités et/ou les partenaires de ses membres et dans lequel l'organisation accréditée ne joue pas de rôle opérationnel;14° "coûts directs" : les coûts opérationnels et les coûts de gestion de l'intervention;15° "apport propre" : partie du programme qui n'est pas couverte par une subvention de la Coopération belge au Développement;16° "revenu complémentaire" : revenu de l'organisation accréditée généré par les activités de l'intervention de coopération au développement, la vente d'actifs acquis dans le cadre de l'intervention ou le paiement à l'organisation de toute créance générée suite l'exécution de l'intervention;17° "rubriques budgétaires générales" : 1° pour les coûts opérationnels et les coûts d'administration : (1) investissements, (2) coûts de fonctionnement et (3) coûts de personnel, 2° pour les coûts de gestion : (1) coûts de personnel, (2) coûts d'évaluation et d'audit et (3) autres coûts;18° "évaluation indépendante" : évaluation pour laquelle l'entité évaluatrice est fonctionnellement indépendante de l'entité évaluée et de l'entité donneuse d'ordre. CHAPITRE 2. - Conditions et procédures d'accréditation Section 1re. - Conditions

Sous-section 1re. - Conditions générales

Art. 2.Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation visé à l'article 26, § 1er, alinéa 2, 4° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité.

La capacité de gestion visée à l'alinéa 1er est examinée à partir des critères suivants, regroupés en neuf domaines : 1° la gestion financière : la qualité des outils de gestion, la capacité à faire face à ses engagements financiers;2° la gestion stratégique : le processus d'élaboration de la stratégie, le processus de planification stratégique, le suivi et pilotage de la stratégie;3° la gestion des processus : la définition de l'activité de l'organisation, la formalisation des processus, la maîtrise des processus;4° la gestion axée résultats : la qualité de la politique de gestion axée résultats, la maîtrise du processus de suivi-évaluation, la capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion axée résultats;5° la gestion des partenariats : le choix et la formalisation des partenariats, la stratégie de renforcement des capacités des partenaires;6° la prise en compte de thèmes transversaux : thèmes du genre et de l'environnement;7° la gestion des risques : la couverture de la gestion des risques de l'organisation, la maîtrise des risques 8° la gestion du personnel : la définition d'un cadre de ressources humaines, la définition d'une stratégie de développement des ressources humaines, la maîtrise des processus de gestion des ressources humaines;9° la transparence : la formalisation d'une stratégie de communication et de gestion de l'information, l'existence d'un dispositif de communication, l'accessibilité et la fiabilité de l'information. Les domaines et les critères repris à l'alinéa 2 sont décrits à l'annexe 1.

Le niveau de complexité de l'organisation visé à l'alinéa 1er, est déterminé à partir des paramètres suivants : 1° la taille de l'organisation;2° la dispersion géographique;3° la dispersion thématique;4° la diversité des partenaires;5° la dispersion des donneurs d'ordre;6° le volume des moyens humains. La base de calcul des paramètres repris à l'alinéa 3 est décrite à l'annexe 2.

Sous-section 2. - L'accréditation des organisations de la société civile (OSC)

Art. 3.§ 1er. Dispose du chiffre d'affaires annuel visé à l'article 26, § 2, 3° de la loi, l'organisation qui a un chiffre d'affaires annuel d'au moins 50.000 euros. § 2. Dispose de ressources humaines suffisantes tel que visé à l'article 26, § 2, 4° de la loi, l'organisation comptant au moins deux équivalents temps plein prestés au minimum à mi-temps, dont au moins un équivalent temps plein est rémunéré selon le droit du travail belge et dont le surplus doit être presté conformément aux dispositions de la loi du 3 juillet 2005Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/2005 pub. 29/08/2005 numac 2005022674 source service public federal securite sociale Loi relative aux droits des volontaires fermer relative aux droits des volontaires. § 3. Dispose de l'assise sociétale démontrable en Belgique visée à l'article 26, § 2, 5° de la loi, l'organisation qui répond à au moins deux des indicateurs suivants : 1° l'organisation a établi des conventions de collaboration relatives à la coopération au développement avec au moins cinq institutions, autorités ou associations en Belgique;2° l'organisation est membre de réseaux nationaux et internationaux spécialisés dans les thématiques de la coopération au développement;3° ses organes de décision comprennent des OSC accréditées;4° l'organisation dispose d'au moins cent cinquante membres, participants, sympathisants ou volontaires; 5° pendant les cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a récolté des fonds en Belgique à concurrence d'au moins 14.000 euros par an. § 4. Est considérée autonome comme prévu à l'article 26, § 2, 6° de la loi, l'organisation dont aucun membre du conseil d'administration ou de l'organe de direction ne fait partie : 1° du personnel du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;2° du personnel ou du conseil d'administration de la Coopération Technique Belge;3° du personnel ou du conseil d'administration de la Société belge d'investissements pour les pays en développement;4° de la cellule stratégique du ministre. Sous-section 3. - L'accréditation des organisations des acteurs institutionnels (AI)

Art. 4.Dispose de ressources humaines suffisantes tel que visé à l'article 26, § 3, 3° de la loi, l'organisation comptant au moins quatre équivalents temps plein rémunérés conformément aux conditions prévues par le droit du travail belge. Section 2. - Composition de la demande d'accréditation et fourniture

d'information

Art. 5.L'organisation de la société civile ou l'acteur institutionnel qui veut obtenir une accréditation présente : 1° un plan stratégique contenant les éléments suivants : a) une description exhaustive de la structure de l'organisation, en ce compris la composition et le mode de fonctionnement de ses instances ainsi que sa politique de ressources humaines et son organigramme, dont il ressort que sont remplies les conditions générales de l'article 26, § 1er, alinéa 2 de la loi et les conditions spécifiques de l'article 26, § 2 ou § 3 de la loi;b) la description de la vision et de la mission de l'organisation en matière de coopération au développement et du rôle qu'elle souhaite jouer à cet égard;c) une description planifiée de ses objectifs à moyen (cinq ans) et à long terme (dix ans);d) une description de la stratégie que l'organisation entend mettre en oeuvre pour réaliser ses objectifs visés au c) en dix ans;e) un plan financier global indicatif à moyen (cinq ans) et à long terme (dix ans), dans lequel sont répertoriés clairement les ressources propres et les financements publics ou privés qui sont nécessaires à la réalisation des objectifs visés au c);f) une énumération des pays où l'organisation souhaite être active dans les dix années suivantes et sa motivation;g) une description indicative des partenaires de l'organisation relatifs à l'éducation au développement et dans les pays en développement, des processus d'identification et de sélection des partenaires locaux et de la gestion de ces partenariats par l'organisation;h) une description indicative du public cible;2° les rapports d'activités et comptes annuels de l'organisation approuvés par les organes compétents pour les cinq dernières années qui démontrent l'expérience visée à l'article 26, § 1er, alinéa 2, 1° de la loi et fournissent la preuve qu'il a été satisfait aux obligations en matière de dépôt des comptes annuels;3° ses statuts.

Art. 6.L'organisation qui veut obtenir une accréditation de fédération présente : 1° une description exhaustive de la structure de l'organisation dont il ressort que sont remplies les conditions générales de l'article 26, § 1er, alinéa 2 de la loi et les conditions spécifiques de l'article 26, § 4 de la loi;2° ses statuts et règlement d'ordre intérieur;3° la liste des organisations accréditées qu'elle représente formellement.

Art. 7.L'organisation qui veut obtenir une accréditation de coupole d'OSC présente : 1° une description exhaustive de la structure de l'organisation dont il ressort que sont remplies les conditions générales de l'article 26, § 1er, alinéa 2 de la loi et les conditions spécifiques de l'article 26, § 5 de la loi;2° ses statuts et règlement d'ordre intérieur;3° la liste de ses membres.

Art. 8.Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique, à la demande de l'administration ou de son mandataire, les sources d'information listées à l'annexe 3.

Lorsque l'organisation qui sollicite une accréditation est issue de la fusion ou du regroupement de différentes organisations, les documents et les sources d'information visés à l'alinéa 1er peuvent être ceux de chaque composante dans le cas où une version intégrée n'existe pas encore. Section 3. - Procédure d'octroi et de retrait

Art. 9.§ 1er. L'organisation introduit sa demande d'accréditation par lettre recommandée auprès du ministre. § 2. L'administration vérifie que l'organisation a introduit tous les documents demandés.

L'administration peut demander à l'organisation de compléter son dossier.

L'organisation dispose d'un délai de quinze jours dès la demande de l'administration pour répondre à ses questions. § 3. L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2 est organisé au moins tous les cinq ans.

L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation est réalisé par l'administration sur base d'une expertise externe.

L'administration et l'expert externe mandaté à cet effet basent leur avis sur les documents listés à l'annexe 3 et des vérifications sur site. § 4. L'administration rédige un avis au ministre, qui octroie ou refuse l'accréditation. § 5. La décision du ministre est communiquée à l'organisation par lettre recommandée dans un délai de deux mois suivant la date de l'avis prévu au § 4.

Art. 10.§ 1er. Quand il ressort de l'exécution des activités de l'organisation que l'organisation ne satisfait plus aux obligations qui lui incombent dans le cadre de la subvention de ses activités, l'organisation peut être soumise à un réexamen de la performance du système de maîtrise de l'organisation. § 2. L'intention du ministre de retirer l'accréditation pour une des raisons prévues à l'article 26, § 7, alinéa 2 de la loi est communiquée à l'organisation par lettre recommandée. § 3. L'organisation dispose d'un délai de deux mois à dater de la réception de la lettre recommandée mentionnée au deuxième paragraphe pour faire connaître ses observations sur ce retrait. § 4. La décision du retrait de l'accréditation est prise par le ministre sur base d'un avis de l'administration et est communiquée à l'organisation par lettre recommandée. Section 4. - Suivi de l'accréditation

Art. 11.Un dialogue institutionnel est organisé annuellement entre l'organisation accréditée et l'administration.

Les points suivants y sont abordés : 1° l'évolution institutionnelle et organisationnelle de l'organisation accréditée;2° les leçons tirées au niveau de la théorie de changement de l'organisation et de la gestion des risques;3° la cohérence interne et externe du programme;4° les constats issus du suivi et des contrôles du programme. CHAPITRE 3. - Cadres stratégiques communs (CSC)

Art. 12.§ 1er. Un cadre stratégique commun a une durée de validité de cinq ans à compter du premier janvier suivant sa date d'approbation. § 2. Un CSC peut être ajusté en cours de validité sans que sa durée de validité ne soit prolongée.

Art. 13.Chaque CSC contient les éléments suivants : 1° Une analyse de contexte détaillée, focalisée sur le rôle et les capacités des partenaires locaux des organisations accréditées, avec une attention aux thèmes transversaux visés à l'article 11, § 2 de la loi;2° La présentation des cibles stratégiques visées par les organisations accréditées dans le pays ou dans le thème du CSC et la justification de leur pertinence au développement;3° Par cible stratégique retenue, l'identification et la présentation des différentes approches des organisations concernées, avec la mise en évidence des différences et des ressemblances de ces approches : théories de changement, approches de mise en oeuvre opérationnelle, de partenariat ou de prise en compte des thèmes transversaux visés à l'article 11, § 2 de la loi;4° Une identification des risques majeurs liés au contexte, aux cibles stratégiques et aux approches;5° Les indicateurs et les modalités collectives de travail qui permettent d'assurer l'apprentissage collectif sur les cibles stratégiques poursuivies et de justifier l'éventuel ajustement du CSC;6° L'identification des opportunités de complémentarité et synergies entre organisations accréditées, y compris autour de partenaires, et la description des engagements concrets des organisations accréditées pour la mise en oeuvre de ces complémentarité et synergies entre eux dans la réalisation des cibles stratégiques;7° La liste indicative des organisations accréditées qui contribuent aux cibles stratégiques;8° Dans les pays partenaires de la coopération gouvernementale et en Belgique, la description de la manière dont les stratégies et interventions de la coopération gouvernementale ont été prises en compte comme élément du contexte dans l'élaboration du CSC et la description des opportunités de complémentarité et de synergies avec la coopération gouvernementale qui ont été identifiées;9° Une description de la manière dont le CSC a été élaboré, et en particulier les éléments permettant de constater la participation des organisations accréditées et de leurs partenaires locaux.

Art. 14.§ 1er. Le CSC est soumis à l'appréciation du ministre par l'organisation référente avant le 1er mars de l'année qui précède son entrée en vigueur. § 2. L'administration organise un dialogue avec l'organisation référente et les organisations accréditées concernées par le CSC qui le souhaitent ou leurs représentants endéans les six semaines qui suivent son dépôt.

Ce dialogue porte sur les éléments suivants : 1° la pertinence et l'impact prévu des cibles stratégiques par rapport à l'analyse prévue à l'article 13, 1° et leur cohérence par rapport aux objectifs de la coopération belge au développement visés au chapitre 2 de la loi et aux principes visés chapitre 3 de la loi;2° la cohérence des approches visées à l'article 13, 3° et les modalités de résolution des éventuelles contradictions d'approche;3° la pertinence et l'intensité des synergies et complémentarité entre organisations accréditées;4° la qualité du processus de participation des partenaires locaux et de tout autre acteur pertinent à l'élaboration du CSC;5° la qualité des modalités collectives d'apprentissage. § 3. Le ministre décide de l'approbation du CSC sur base de l'avis de l'administration qui porte sur : 1° La conformité du CSC aux articles 12 et 13;2° les éléments qui ont fait l'objet du dialogue stratégique visé au § 2. § 4. Le ministre communique sa décision à l'organisation référente et aux fédérations au plus tard trois mois après le dépôt du CSC. Les fédérations informent de cette décision les OSC et AI participants au CSC. § 5. L'éventuel ajustement du CSC en cours de validité et sa motivation sont soumis par l'organisation référente à l'approbation du directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale.

Art. 15.§ 1er. Les fédérations fixent conjointement la liste des organisations référentes et les modalités de gouvernance du CSC; en particulier la façon dont la concertation interne est organisée, les modalités de prise de décision et de résolution des désaccords, les règles de circulation de l'information et les modalités d'implication des partenaires locaux. § 2. L'organisation référente anime le processus permanent d'apprentissage et de concertation entre les organisations accréditées concernées par un CSC. § 3. L'administration organise un dialogue stratégique annuel avec les organisations accréditées concernées par un CSC portant au minimum sur les points suivants : 1° le suivi des cibles stratégiques poursuivies et de l'impact;2° les leçons tirées de la mise en oeuvre des programmes et leurs conséquences pour le CSC;3° le suivi de la concrétisation des complémentarité et synergies et les apprentissages y liés;4° le suivi de l'intégration des thèmes transversaux visés à l'article 11, § 2 de la loi;5° l'analyse de l'opportunité d'ajuster le contenu du CSC et, le cas échéant, la formulation de recommandations à l'administration concernant l'ajustement des programmes;6° le suivi des points d'attentions relevés lors de l'appréciation du CSC. Les organisations accréditées concernées par le CSC sont invitées au moins trois mois avant la tenue du dialogue.

Pour alimenter ce dialogue, l'administration et l'organisation référente échangent, dans un délai d'un mois après l'invitation, les points d'attention spécifiques qu'elles souhaitent aborder.

L'organisation référente transmet au moins deux semaines avant sa tenue un document synthétisant toutes les informations utiles à cette fin.

L'organisation dont une partie du programme est couverte par un CSC doit participer au dialogue stratégique lié à ce CSC. Sauf cas de force majeure, cette partie du programme de l'organisation qui ne participe pas à deux dialogues stratégiques consécutifs ne s'inscrit plus dans le CSC tel que visé à l'article 27, § 2, alinéa 3, 2° de la loi et son budget ne contribue plus à la concentration visée à l'article 27, § 2, alinéa 3, 8° de la loi.

Art. 16.Les organisations accréditées en tant que fédération prévoient dans la demande de subvention visée à l'article 24 la couverture des coûts d'un CSC qui sont exposés par une organisation référente.

Les coûts de personnel et de son fonctionnement, dédiés à l'animation et à la coordination des CSC par les organisations référentes, sont plafonnés globalement à 0,2 équivalent temps plein par CSC approuvé, conformément au mode de calcul prévu aux articles 28, § 3 et 39.

Les fédérations présentent la répartition de ces ressources humaines entre organisations référentes dans la demande de subvention.

Les dépenses liées à la formulation, au suivi, à l'évaluation du CSC ou à l'apprentissage collectif font l'objet d'un budget spécifique motivé.

Art. 17.La part minimale, visée à l'article 27, § 1er, alinéa 4 de la loi, des allocations de base du budget général des dépenses destinées au financement des programmes qui contribue aux choix stratégiques des cadres stratégiques communs approuvés est fixée à 90%. CHAPITRE 4. - Modalités et procédures de subvention Section 1re. - Programme

Art. 18.§ 1er. Un programme présente, au moment de la demande, un budget annuel moyen d'au moins 2.000.000 euros.

Le programme qui ne concerne que l'éducation au développement présente, au moment de la demande, un budget annuel moyen d'au moins 750.000 euros. § 2. Un programme concentre son budget des coûts opérationnels à hauteur d'au moins 75 % dans la réalisation d'un ou plusieurs CSC. § 3. Un programme ne dépasse ni une durée de 5 ans, ni le terme de la validité du ou des CSC dans lesquels il se concentre. § 4. Un programme est pertinent, efficace, efficient, durable et produit un impact, tels que définis par le Comité d'Aide au Développement de l'Organisation de Coopération et de Développement Economiques. § 5. Le programme respecte une approche orientée vers les résultats, attestée par : 1° une théorie de changement;2° une description des outcomes au niveau des bénéficiaires directs, intermédiaires ou finaux;3° les indicateurs qualitatifs et quantitatifs avec leurs valeurs de base et leurs valeurs cibles à trois ans et à cinq ans pour ces outcomes;4° des indicateurs spécifiques, mesurables, réalisables et pertinents;5° une analyse des risques.

Art. 19.Les activités de formation, d'octroi de bourses et de recherche scientifique destinées à appuyer la politique de coopération au développement prévues par l'article 27, § 3 de la loi, font partie intégrante des programmes des acteurs institutionnels accrédités.

Les acteurs institutionnels concernés harmonisent leurs politiques de bourses dans une stratégie commune qui précise, par type de bourse, au moins les éléments suivants : 1° la durée de la bourse;2° le montant de la bourse et son mode de calcul;3° les coûts additionnels éligibles au remboursement.

Art. 20.§ 1er. L'organisation accréditée introduit sa demande de subvention de programme soit auprès de l'administration, soit auprès de la fédération dont elle souhaite intégrer la demande groupée.

Cette demande de subvention est appuyée par un dossier complet comprenant la présentation du programme et du budget y relatif, démontrant qu'il répond aux conditions fixées à l'article 27, § 2, alinéa 3 de la loi et à l'article 18.

En vertu du principe de `Only once', l'information déjà transmise par ailleurs à l'administration dans les 18 mois précédent la demande ne doit plus être transmise. Dans ce cas, il est fait référence explicite dans la demande à l'endroit précis où l'information se trouve (titre du document, date de transmission, page).

La partie du programme qui contribue à un CSC approuvé hérite des caractéristiques et qualités de ce CSC et ne doit pas faire l'objet d'une justification détaillée des éléments visés à l'article 18, § 4.

La partie d'un programme qui est réalisée en synergie avec d'autres programmes est identique à tous ces programmes, à l'exception du budget y relatif qui est spécifique à chaque programme. § 2. La demande inclut un budget motivé qui satisfait aux exigences suivantes : 1° les coûts opérationnels sont détaillés par outcome en précisant, le cas échéant, les lignes budgétaires suivantes : a.les montants qui sont mis à disposition de partenaires sur base d'une convention de partenariat ou d'un memorandum of understanding; b. les montants qui sont mis à disposition d'une organisation tierce sur base d'une convention de collaboration;c. les montants engagés par un bureau local de coordination de l'organisation demandeuse;d. les montants engagés au niveau du siège de l'organisation demandeuse.2° chaque ligne budgétaire des coûts opérationnels détaille les rubriques budgétaires générales;3° les coûts de gestion sont globalisés au niveau du programme et détaillent les rubriques budgétaires générales;4° les coûts d'administration sont globalisés au niveau du programme et détaillent les rubriques budgétaires générales;5° le budget des coûts de structure est fixé forfaitairement à 7% des coûts directs. Lorsqu'un programme commun à plusieurs organisations accréditées est introduit, son budget permet d'identifier clairement la part qui relève de chaque demandeur. § 3. La demande motive les coûts directs proposés et les coûts d'administration. § 4. Pour les programmes dont les activités se déroulent dans les pays en développement, la demande comprend également la stratégie de partenariat, le rôle des partenaires dans l'exécution du programme et la liste des partenaires locaux connus au moment de la demande, par pays. § 5. La demande comprend également la liste des organisations accréditées ou non, connues au moment de la demande, qui ne sont pas des partenaires locaux mais qui sont associées à la réalisation du programme ainsi que leur rôle dans la mise en oeuvre du programme.

Art. 21.La fédération qui introduit une demande groupée réalise une analyse objective du respect par les programmes individuels qui le composent des critères visés à l'article 27, § 2, alinéa 3 de la loi et des dispositions des articles 18 et 20.

Cette analyse comprend : 1° une description des modalités et de la procédure d'analyse;2° une synthèse des résultats de l'analyse, par programme individuel;3° un analyse complète pour chaque programme individuel.

Art. 22.§ 1er. La demande de subvention d'un programme est introduite par lettre recommandée auprès de l'administration au plus tard le 1er août de l'année qui précède l'année du début du programme.

La demande groupée de subvention est introduite par lettre recommandée auprès de l'administration au plus tard le 1er novembre de l'année qui précède l'année du début du programme. § 2. L'administration communique son avis provisoire sur le programme au plus tard le 15 décembre de l'année qui précède l'année du début du programme à l'organisation ou aux organisations demandeuses.

Ces dernières remettent à l'administration leurs remarques avant le 31 décembre de la même année au plus tard.

L'avis définitif intègre ces remarques ou les reprend comme points de désaccord. § 3. Le ministre prend sa décision au plus tard le 15 février de l'année du début du programme sur base de l'avis de l'administration qui lui est transmis pour le 31 janvier suivant la réception de la demande de subvention.

Art. 23.§ 1er. Lorsque un programme approuvé associe plusieurs organisations accréditées conformément à l'article 27, § 2, alinéa 1er de la loi, l'arrêté de subvention prévoit une subvention pour chaque organisation associée, sur base de la répartition budgétaire présentée dans le programme. Chaque organisation est responsable de la justification financière de sa subvention. § 2. Lorsque le programme approuvé implique des organisations non accréditées, seules les organisations accréditées associées peuvent bénéficier d'une subvention. Seule l'organisation accréditée qui a reçu le subside est responsable de sa justification. § 3. Chaque programme approuvé d'une demande groupée fait l'objet d'un arrêté de subvention. Section 2. - Tâches des coupoles et fédérations

Art. 24.Les tâches des fédérations visées à l'article 27, § 4, alinéa 1er de la loi qui peuvent faire l'objet d'une subvention sont : 1° renforcer les capacités des organisations accréditées sur le plan stratégique, méthodologique et opérationnel pour mieux rencontrer les enjeux de la coopération au développement ;2° promouvoir la création, la gestion et la circulation des connaissances à travers l'échange d'expériences, la capitalisation et l'évaluation et à travers l'animation de groupes de travail thématiques;3° promouvoir la coordination, la communication et la création de complémentarités et de synergies entre les organisations accréditées et les autres acteurs du développement ;4° assurer la coordination générale des CSC et le financement de leur formulation, de leur animation et de leur suivi par les organisations référentes;5° assurer l'interface et la circulation de l'information entre l'administration et les organisations accréditées et représenter ces dernières dans les organes de concertation;6° assurer la coordination et l'analyse de la demande groupée.

Art. 25.Les tâches des coupoles visées à l'article 27, § 4, alinéa 1er de la loi qui peuvent faire l'objet d'une subvention sont : 1° renforcer les capacités des organisations accréditées sur le plan stratégique, méthodologique et opérationnel pour mieux rencontrer les enjeux de la coopération au développement ;2° promouvoir la création, la gestion et la circulation des connaissances à travers l'échange d'expériences, la capitalisation et l'évaluation et à travers l'animation de groupes de travail thématiques;3° promouvoir la coordination, la communication et la création de complémentarités et de synergies entre les organisations accréditées et les autres acteurs du développement ;4° mettre en place, coordonner et animer les plates-formes ayant un rôle de veille et de pôle d'expertise sur des thématiques appropriées et qui sont prévues par l'article 2, § 2, 3° de l'arrêté royal du 2 avril 2014 portant création d'un Conseil consultatif sur la cohérence des politiques en faveur du développement et par l'article 2, § 2, 2° de l'arrêté royal du 2 avril 2014 portant création du Conseil consultatif Genre et Développement.

Art. 26.§ 1er. Les fédérations présentent dans un dossier technique et financier commun leur demande de subvention pour les activités qu'elles vont mener les cinq années suivantes afin de remplir les tâches qui leur reviennent, les budgets y relatifs et les conventions de collaboration avec les organisations tierces qui contribuent à ces tâches.

Les coupoles présentent dans un dossier technique et financier commun leur demande de subvention pour les activités qu'elles vont mener les cinq années suivantes afin de remplir les tâches qui leur reviennent, les budgets y relatifs et les conventions de collaboration avec les organisations tierces qui contribuent à ces tâches.

Les coupoles et fédérations peuvent introduire une nouvelle demande de subvention dès la troisième année du dossier technique et financier en cours. Ce nouveau dossier de cinq années adapte les activités restantes du dossier en cours. § 2. La demande de subvention d'une coupole ou fédération est introduite par lettre recommandée auprès de l'administration au plus tard le 1er octobre de l'année qui précède l'année du début des activités.

La demande suit le processus d'avis et d'approbation décrit à l'article 22, §§ 2 et 3.

L'arrêté de subvention du dossier technique et financier prévoit une subvention pour chaque fédération ou coupole associée, sur base de la répartition budgétaire présentée dans le dossier. CHAPITRE 5. - Modalités de financement Section 1re. - Moyens

Sous-section 1re. - Montant de la subvention

Art. 27.Le montant de la subvention est établi dans le respect du non-profit et ne peut pas procurer un excédent de recettes par rapport aux coûts de l'intervention.

Art. 28.§ 1er. Pour le programme d'une organisation de la société civile accréditée, la subvention s'élève au maximum à 80 % des coûts directs du programme et est augmentée des coûts de structure ou des coûts d'administration. L'apport propre s'élève au moins à 20 % des coûts directs du programme. § 2. Pour le programme d'un acteur institutionnel accrédité, la subvention couvre au maximum les coûts directs du programme, et les coûts de structure ou les coûts d'administration. Le montant d'un éventuel apport propre est déterminé par le demandeur. § 3. La subvention des tâches des fédérations et des coupoles est composée de deux parties : 1° un montant forfaitaire couvrant leurs coûts de personnel, de gestion, de structure ou d'administration;2° les coûts opérationnels additionnels à 1° prévus dans le dossier technique et financier visé à l'article 26, § 1er, à l'exclusion de coûts de personnel. Le montant visé à l'alinéa 1er, 1° est calculé sur base d'un forfait par équivalent temps plein plafonné en moyenne sur la durée de la subvention à 16 équivalents temps plein par an pour l'ensemble des fédérations et à 4 équivalents temps plein par an pour l'ensemble des coupoles.

Aucun apport propre n'est exigé.

Art. 29.§ 1er. Lorsque la subvention comprend des coûts d'administration, elle ne comprend pas de coûts de structure. § 2. La subvention des coûts de structure est fixée forfaitairement à 7% du budget des coûts directs. La subvention des coûts de structure n'est pas adaptée aux coûts directs réalisés, à condition que le budget du programme soit exécuté pour au moins 75%. Dans le cas contraire, les coûts de structure sont adaptés au pro rata de l'exécution effective du budget du programme. § 3. Les coûts d'administration sont subventionnés sur base d'un budget. Les coûts d'administration doivent être motivés. § 4. La subvention des coûts de gestion est plafonnée au maximum à 10% du total des coûts directs. Les coûts de gestion ne sont pas forfaitaires et doivent être motivés.

Lorsqu'un programme est introduit par plusieurs demandeurs, ce plafond est augmenté des coûts de coordination du programme, pour un pourcentage ne dépassant ni le résultat de la formule du taux des coûts de coordination (TCC) ni 4,5%.

Pour la consultation du tableau, voir image Où NO représente le nombre d'organisations accréditées qui ont introduit la demande de programme.

Un montant d'au moins 1 % des coûts directs mais non compris dans le plafond normal des coûts de gestion est consacré aux coûts d'évaluation et d'audit de l'intervention.

Sous-section 2. - Apport propre et revenus complémentaires

Art. 30.§ 1er. L'apport propre est constitué à partir de sources qui proviennent exclusivement des pays de l'OCDE ou des organisations multilatérales, à l'exclusion des subventions de l'Etat Belge imputées sur le budget de la coopération au développement. § 2. L'apport propre correspondant à la partie du programme qui ne contribue pas à la réalisation d'un CSC est constitué à 100 % de fonds provenant de personnes physiques ou de personnes morales de droit privé. § 3. L'apport propre peut comprendre au maximum 25 % de valorisation.

La valorisation est l'expression en argent de la valeur de moyens mis à disposition du programme.

En aucun cas, l'apport propre visé au § 2 ne peut faire l'objet d'une valorisation. § 4. Les moyens à valoriser sont engagés comme un coût direct.

Le moyen que l'organisation introduit pour valorisation doit avoir été décrit dans la demande de subvention. Son mode de calcul doit reposer sur une justification objective basée sur le coût supporté en cas de fourniture commerciale de biens ou services équivalents.

Si une valorisation est demandée pour des prestations de volontariat, l'organisation et la personne volontaire doivent se conformer à toutes les dispositions de la loi du 3 juillet 2005Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/2005 pub. 29/08/2005 numac 2005022674 source service public federal securite sociale Loi relative aux droits des volontaires fermer relative aux droits des volontaires et ses arrêtés d'exécution. § 5. La pièce justificative de la valorisation ainsi que la motivation de son calcul sont à fournir lors du décompte du programme.

Art. 31.§ 1er. Les revenus complémentaires du programme font l'objet de l'un ou l'autre traitement suivant : 1° soit ils sont directement déduits des coûts directs subventionnés, au prorata de la subvention;2° soit ils sont enregistrés dans la comptabilité de l'organisation subventionnée, au prorata de la subvention, de manière traçable et ce pendant une période allant du début du programme à 5 années après la fin du programme. § 2. Les revenus complémentaires peuvent constituer jusqu'à 50 % de l'apport propre du programme s'ils sont prévus explicitement dans le plan de financement du programme. Section 2. - Paiement de la subvention

Art. 32.§ 1er. La subvention est payée selon les tranches annuelles prévues dans l'arrêté de subvention. § 2. Les tranches sont libérées aux conditions cumulatives suivantes : 1° une déclaration de créance est présentée à l'administration dès le 15 janvier de l'année concernée ou dès la réception de l'arrêté de financement;2° l'organisation a introduit son rapport financier conformément à l'article 47 ou 48 l'année précédant la présentation de la déclaration de créance (les première et deuxième tranches ne sont pas concernées par cette condition);3° ce rapport financier présente un solde non dépensé du programme inférieur à 25 % de la dernière tranche justifiée. Pour la justification de la première tranche, le pourcentage ci-dessus est fixé à 50 %. § 3 Lorsque la condition 3° de l'alinéa 1er du paragraphe 2 n'est pas remplie, l'organisation subventionnée peut obtenir le paiement de la tranche à l'une des conditions suivantes : 1° présenter un état de dépenses qui démontre que le solde non dépensé du programme est inférieur à 25 % de la dernière tranche versée;2° présenter une déclaration de créance réduite de la partie du solde du programme qui dépasse le minimum à justifier prévu à la condition 3° de l'alinéa 1er du paragraphe 2.Cette réduction de créance est irrévocable et constitue une diminution volontaire du budget du programme et du montant de la subvention.

Les simples transferts de montants aux partenaires locaux ne sont pas considérés comme dépenses pour l'état de dépenses visé au 1° de l'alinéa 1er. § 4. En dernière année du programme, si une déclaration de créance conforme aux §§ 2 ou 3 n'est pas présentée avant le 1er juillet, la tranche est libérée sur présentation du rapport financier final du programme et à concurrence des montants justifiés dans le rapport final. § 5. Le délai de paiement normal d'une déclaration de créance conforme aux §§ 2 ou 3 est de deux mois. Lorsque ce délai n'est pas respecté pour la tranche de l'année de référence, la limite de solde non dépensé prévue aux paragraphe 2, alinéa 1er, 3°, paragraphe 2, alinéa 2, et paragraphe 3, alinéa 1er, 1° est augmentée de 8 % par mois entamé de délai supplémentaire. § 6. Lorsque le programme fait l'objet d'une collaboration entre plusieurs organisations accréditées, le respect des conditions de libération des tranches de chaque organisation est évalué au niveau de chaque organisation. Section 3. - Dépenses

Sous-section 1re. - Dispositions générales

Art. 33.§ 1er. Les moyens sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d'économie, d'efficience et d'efficacité.

Le principe d'économie prescrit que les moyens mis en oeuvres sont rendus disponibles dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix.

Le principe d'efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en oeuvre et les résultats de développement obtenus.

Le principe d'efficacité vise l'atteinte des outcomes fixés et l'obtention des résultats de développement escomptés.

Art. 34.§ 1er. Les moyens sont dépensés conformément au budget approuvé. § 2. Chaque année, avant le 30 septembre, un budget ajusté pour les années restantes peut être présenté à l'administration. Il fait l'objet d'une discussion dans le cadre du dialogue prévu à l'article 11. § 3. L'approbation des ajustements par l'administration n'est exigée que lorsque les modifications proposées dépassent les limites suivantes : 1° variation admise pour le total d'un poste budgétaire à l'intérieur d'un outcome : libre; 2° variation admise pour le total d'une rubrique budgétaire générale, à l'intérieur d'un outcome ou des coûts de gestion : la plus grande variation entre -30 % à +30 % et -10.000€ à +10.000€; 2° variation admise pour le total d'un outcome à l'intérieur d'un CSC : la plus grande variation entre -20 % à +20 % et -10.000€ à +10.000€; 3° variation admise pour le total d'un CSC : la plus grande variation entre -10 % à +10 % et -10.000€ à +10.000€; 4° variation admise pour un outcome non couvert par un CSC : -100 % à + 0 %. Ces limites sont calculées sur base du budget pluriannuel du programme. Leur respect est vérifié par comparaison du budget pluriannuel initial avec le total des modifications pour un poste budgétaire. § 4. Toute modification budgétaire qui dépasse ces limites, ou qui en provoque le dépassement, ou qui n'est pas prévue au § 3 doit être approuvée par l'administration, conformément à l'article 16 de l'arrêté royal du 5 mars 2015 portant organisation du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, qui statue dans un délai de 60 jours de la demande pour un budget ajusté et de 30 jours pour une demande d'ajustement isolée.

En l'absence de réponse dans ce délai, l'ajustement est réputé avoir été accepté.

Sous-section 2. - L'utilisation de la subvention

Art. 35.Une dépense peut être mise à charge de la subvention comme coût direct si et seulement si elle répond à l'ensemble des conditions cumulatives suivantes : 1° elle est documentée par une pièce justificative et elle est identifiable et vérifiable;2° elle est nécessaire à l'atteinte des outcomes du programme et est engagée conformément au budget du programme approuvé, pendant la période d'exécution de celui-ci;3° elle satisfait aux dispositions de la réglementation fiscale, sociale et de marchés publics applicable et respecte les dispositions internes de l'organisation subventionnée.4° elle ne fait pas l'objet d'une autre financement;5° elle est engagée conformément à une convention de partenariat, un memorandum of understanding ou une convention de collaboration lorsqu'elle n'est pas effectuée par l'organisation à qui la subvention a été octroyée;6° elle n'est pas reprise dans la liste de l'annexe 4, sauf si les trois conditions suivantes sont remplies : a) la dépense ou la nature de coûts est nécessaire à l'atteinte des outcomes du programme;b) il est démontré que toute intention de fraude est exclue c) la dépense ou la nature de dépense a fait l'objet d'un accord explicite dans l'arrêté de subvention ou a fait l'objet d'une décision préalable favorable du Directeur général de la Direction Générale de la Coopération au Développement, pour laquelle un avis favorable de l'Inspection des Finances a été obtenu.

Art. 36.Les conventions visées à l'article 35, alinéa 1er, 5° sont communiquées à l'administration au plus tard 30 jours après leur prise d'effet.

Art. 37.Une dépense peut être mise à charge de la subvention comme coût d'administration si et seulement si elle répond à l'ensemble des conditions cumulatives suivantes : 1° elle est attestée par une pièce comptable justificative et elle est identifiable et vérifiable;2° elle satisfait aux dispositions de la réglementation fiscale, sociale et de marchés publics applicable et respecte les dispositions internes de l'organisation subventionnée.3° elle ne fait pas l'objet d'une autre financement;4° elle n'est pas reprise dans la liste de l'annexe 4, sauf si les trois conditions suivantes sont remplies : a) la dépense ou la nature de coûts est nécessaire à l'atteinte des outcomes du programme;b) il est démontré que toute intention de fraude est exclue c) la dépense ou la nature de dépense a fait l'objet d'un accord explicite dans l'arrêté de subvention ou a fait l'objet d'une décision préalable favorable du Directeur général de la Direction Générale de la Coopération au Développement, pour laquelle un avis favorable de l'Inspection des Finances a été obtenu.

Art. 38.Pour un montant ne dépassant pas 15.000 euros par an et par subvention, l'organisation subventionnée peut utiliser l'option des coûts simplifiés pour la justification des coûts directs, sur base des modalités définies par le Ministre.

Art. 39.Par an, les dépenses à charge de la subvention forfaitaire visée à l'article 28, § 3 alinéa 1er, 1° ne peuvent dépasser en moyenne quatre-vingt mille euros fixés sur base de l'indice santé du mois de décembre 2006 par équivalent temps plein. Ce montant est adapté annuellement sur base de l'indice santé du mois de juillet.

Les dépenses à charge de la subvention visée à l'article 28 § 3, alinéa 1er, 2° excluent toute dépense de personnel.

Sous-section 3. - L'utilisation de l'apport propre et des revenus complémentaires

Art. 40.L'apport propre est utilisé pour les coûts directs, conformément au budget et conformément aux procédures internes de l'organisation subventionnée. Son utilisation ne fait pas l'objet des restrictions de l'annexe 4.

Art. 41.L'utilisation des revenus complémentaires au prorata de la subvention est conditionnée à l'accord préalable de l'administration, sur proposition de l'organisation subventionnée. L'administration, conformément à l'article 16 de l'arrêté royal du 5 mars 2015 portant organisation du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, se prononce dans un délai de 60 jours. Passé ce délai, la proposition d'utilisation est réputée être acceptée. CHAPITRE 6. - Suivi, rapportage et justification de l'intervention Section 1re. - Dispositions générales

Art. 42.La justification et le contrôle de la subvention répondent aux principes d'intégrité, de transparence et d'apprentissage constitutifs d'une relation basée sur la confiance entre une administration et des organisations accréditées.

Le principe d'intégrité prévoit que l'organisation subventionnée prenne les mesures nécessaires afin d'avoir une assurance raisonnable d'absence d'irrégularités, fraudes et pratiques de corruption active ou passive et pour y remédier, le cas échéant.

Le principe de transparence prévoit que l'organisation subventionnée communique clairement et régulièrement à l'administration une image fidèle à la réalité, tant au niveau opérationnel qu'au niveau financier et mette spontanément en évidence les éventuelles déviations prévues ou imprévues.

Le principe d'apprentissage prévoit dans la perspective d'amélioration continue que les éventuelles déviations opérationnelles ou financières constatées par l'administration soient discutées avec l'organisation concernée et qu'un plan de remédiation soit adopté avant la prise d'éventuelles mesures de sanction.

Art. 43.Chaque organisation accréditée qui bénéficie d'une subvention justifie l'utilisation de la subvention octroyée et fait rapport sur l'atteinte des résultats de développement, ainsi que sur les dépenses effectuées à cet effet.

Art. 44.§ 1er. L'organisation subventionnée réalise des évaluations indépendantes pour suivre ses interventions, en tirer des leçons et rendre des comptes. Elle alloue au moins 1% de ses coûts directs à cet effet.

Une évaluation finale apprécie l'atteinte de tous les outcomes à la fin de l'intervention.

Pour les interventions d'une durée de plus de trois ans, une évaluation intermédiaire est réalisée. § 2. L'organisation communique à l'administration le planning et les termes de référence des évaluations.

L'administration peut demander à l'organisation d'intégrer des questions d'évaluation aux évaluations planifiées.

L'évaluation finale respecte les critères déterminés par le CAD. La méthodologie, le processus et le rapport final des évaluations satisfont aux critères de qualité du CAD en matière d'évaluation de la coopération au développement.

L'évaluation finale, ainsi que les évaluations intermédiaires pour les dossiers de subvention de 5 ans, sont confiées à des évaluateurs externes. Les évaluations intermédiaires pour les interventions inférieures à 5 ans peuvent être réalisées en interne. § 3. Le rapport d'évaluation de l'intervention subventionnée par la coopération belge ainsi que sa réponse managériale sont rendus publics par l'organisation subventionnée, à moins que l'évaluateur externe ou le conseil d'administration de l'organisation ne décide de la confidentialité de tout ou partie du rapport ou de sa réponse managériale. Dans ce cas, il est rendu public par l'organisation subsidiée que tout ou certaines parties du rapport ou de sa réponse managériale sont confidentiels et les raisons qui justifient ce choix.

La publication se fait au minimum par le biais du site web de l'organisation subventionnée, dans un délai de trois mois après la réception du rapport final.

L'administration peut demander d'intégrer les leçons tirées des évaluations dans les interventions qui sont en cours. Section 2. - Justification morale

Art. 45.§ 1er. L'organisation subventionnée rapporte à l'administration sur l'état d'avancement de son intervention pendant toute sa durée de la manière suivante : 1° par la mise à jour et la publication sur une base au moins annuelle et au plus tard le 30 avril de chaque année, d'une fiche standardisée par outcome de l'intervention sur base du format défini par l'administration et conforme au standard de l'Initiative Internationale pour la Transparence de l'Aide (IATI) tel que décrit sur le site internet http://iatistandard.org/; 2° par la transmission à l'administration, pour le 30 avril de chaque année, des scores de performance de l'intervention sur base du format défini par l'administration;3° par la transmission à l'administration des rapports d'évaluation qui concernent l'intervention accompagnés de leur réponse managériale, dans un délai de 30 jours après l'approbation de ladite réponse par les instances de l'organisation ou dans un délai de trois mois après la réception de la version finale du rapport d'évaluation. Lorsque le score de performance de l'intervention visé à l'alinéa 1er, 2° ou le rapport d'évaluation visé à l'alinéa 1er, 3° indique un problème dans la mise en oeuvre de l'intervention ou l'atteinte des résultats de développement, l'organisation joint à la transmission de ces derniers un rapport spécifique qui permet à l'administration d'analyser l'origine du problème et d'apprécier les mesures correctrices prises § 2.Un rapport final moral est remis à l'administration au plus tard six mois après la date de fin du programme qui comprend les éléments suivants : 1° la synthèse de la réalisation des résultats de développement sur toute la durée du programme et des leçons majeures tirées de son exécution;2° l'analyse de la contribution du programme à la réalisation des cibles stratégiques du ou des CSC sur lesquels il se concentre;3° le ou les rapports d'évaluation finale accompagnés de leur réponse managériale. § 3. Il peut être dérogé aux délais prévus aux paragraphes 1 ou 2 dans l'arrêté ministériel de subvention.

Art. 46.§ 1er. La fédération établit un rapport moral de synthèse annuel pour la demande groupée qu'elle a introduite.

Ce rapport de synthèse annuel comprend : 1° une analyse récapitulative de l'évolution de la performance des programmes, par pays et par cible stratégique des CSC;2° une analyse récapitulative de l'évolution de la performance des programmes par organisation accréditée. § 2. La fédération transmet à l'administration ce rapport de synthèse au plus tard neuf mois après la fin de chaque année du dossier groupé. Section 3. - Justification financière

Art. 47.§ 1er. Un rapport de justification financière du programme est remis à l'administration au plus tard six mois après la fin de chaque année du programme. Ce rapport financier présente : 1° le suivi de l'exécution budgétaire du programme, pour l'année et consolidé avec les années précédentes;2° les montants totaux à charge de la subvention des coûts opérationnels classés par outcome, des coûts de gestion, et, le cas échéant, des coûts d'administration, avec la confirmation par le Commissaire aux comptes que ces charges correspondent à des pièces justificatives vérifiables pour le programme;3° le cas échéant, la confirmation par le Commissaire au compte que les coûts de structure repris aux comptes annuels de l'organisation s'élèvent au moins à 7 % des coûts directs du programme;4° le montant total des revenus complémentaires visés à l'article 31 pour l'exercice;5° le cas échéant, le montant total des dépenses et recettes pour l'apport propre avec la confirmation par le Commissaire aux comptes que ces dépenses et recettes correspondent à des pièces justificatives vérifiables pour le programme;6° une copie des comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes à l'assemblée générale, et ce, dans un délai maximal de 30 jours après leur approbation par l'assemblée générale et au plus tard sept mois après la fin de l'exercice comptable. § 2. Il peut être dérogé aux délais du premier paragraphe dans l'arrêté ministériel de subvention. § 3. Lorsque le programme est commun à plusieurs organisations accréditées, le rapport financier est produit par chaque organisation qui a reçu une subvention.

Art. 48.Le rapport de justification financière de la subvention des coupoles et fédérations comprend les éléments suivants : 1° pour la partie forfaitaire visée à l'article 28, § 3, alinéa 1er, 1°, la liste des employés à charge de la subvention en spécifiant leur fonction et leur durée totale de travail sur l'année, exprimé en équivalent temps plein;2° pour les coûts opérationnels additionnels visés à l'article 28, § 3, alinéa 1er, 2°, les informations prévues à l'article 47, § 1, 1°, 2°, 4° et 6°. Section 4. - Contrôle

Art. 49.§ 1er. L'administration peut procéder à un contrôle du rapport financier, ou mandater un tiers à cet effet, dans un délai de 24 mois du dépôt de ce rapport.

Sauf cas de force majeure, l'organisation qui a reçu une subvention fournit, dans un délai de 10 jours ouvrables après la demande de l'administration ou du tiers qu'elle a mandaté à cet effet, par courrier recommandé, le listing des dépenses correspondant aux outcomes ou aux postes budgétaires contrôlés. L'organisation donne par ailleurs accès à toutes les pièces justificatives jugées utiles par l'entité chargée de l'audit. § 2. L'administration peut commanditer une évaluation externe du programme ou d'une partie de celui-ci pour vérifier l'atteinte des outcomes. L'organisation subventionnée donne accès à toutes les ressources internes utiles à cet effet. § 3. En cas de contrôle financier ou opérationnel, l'administration transmet ses constats à l'organisation contrôlée dans un délai de 30 jours après la clôture du contrôle. Cette dernière dispose d'un délai de 30 jours pour y réagir. L'administration, conformément à l'article 16 de l'arrêté royal du 5 mars 2015 portant organisation du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, prend une décision finale et la communique à l'organisation dans un délai de 30 jours après sa réaction. § 4. L'administration transmet annuellement pour le 15 novembre au plus tard une synthèse des constats des contrôles au ministre. Cette synthèse est discutée au CCCNG visé à l'article 52.

Art. 50.Les pièces justificatives des dépenses à charge de la subvention sont tenues à la disposition de l'administration pendant quatre ans après la fin du programme. Section 5. - Autres obligations

Art. 51.L'organisation qui bénéficie de subventions dans le cadre du présent arrêté mentionne l'Etat belge comme bailleur de fonds ou co-bailleur dans les communications publiques, dans les relations avec les autorités des pays en développement et dans les relations avec d'autres bailleurs de fonds. CHAPITRE 7. - Organes de concertation

Art. 52.§ 1er. Il est installé un Comité de Concertation de la Coopération Non-Gouvernementale (CCCNG). Le CCCNG traite de la stratégie et de la mise en oeuvre de la coopération non-gouvernementale au sein de la Coopération belge au Développement. § 2. Le CCCNG se réunit au moins quatre fois par an et est présidé par le Directeur de la Direction générale de la Coopération au développement et de l'Aide humanitaire.

Font partie du CCCNG : 1° six membres du personnel de la Direction générale de la Coopération au Développement et de l'Aide humanitaire ou de la cellule stratégique du ministre;2° six membres issus des fédérations dont au moins un de chaque fédération. § 3. Le CCCNG formule des propositions au ministre en ce qui concerne la stratégie de la coopération non gouvernementale, et l'application et l'interprétation de la réglementation de la coopération non gouvernementale.

Il formule des avis au ministre, entre autres : 1° en matière de concentration thématique et géographique de la coopération non-gouvernementale;2° en matière de concertation, de synergies et collaborations au sein de la coopération non gouvernementale et avec la coopération gouvernementale;3° en matière d'efficacité et des leçons tirées des dialogues stratégiques, des évaluations, ou des rapports moraux de la coopération non-gouvernementale;4° en matière de performance des système de maîtrise de l'organisation des organisations accréditées et des leçons tirées du contrôle des rapports financiers ou des dialogues institutionnels;5° en matière de simplification administrative et d'application de la réglementation. Le président fixe l'ordre du jour des réunions du CCCNG sur proposition des membres du CCCNG. Le ministre confirme les conclusions du CCCNG par le biais de circulaires ministérielles ou communique au CCCNG son désaccord dans un délai de trois mois. § 3. Le CCCNG établit son règlement d'ordre intérieur et le transmet au ministre. Le CCCNG peut installer des sous-comités chargés, notamment, de préparer ou discuter les points spécifiques aux acteurs institutionnels ou aux organisations de la société civile. CHAPITRE 8. - Dispositions finales

Art. 53.§ 1er. Par dérogation à l'article 13, le CSC introduit en 2016 pour une entrée en vigueur au 1er janvier 2017 ne doit pas contenir les 5° et 7° au moment de son introduction. Le 5° doit accompagner la demande de subvention visée à l'article 16, alinéa 3.

Le 7° doit être fourni au plus tard deux mois après l'introduction du CSC. En outre, un élément de ce CSC qui a déjà été transmis dans une Analyse Contextuelle Commune (ACC) ne doit pas être repris dans le CSC. Dans ce cas, le CSC fait référence explicite à l'endroit de l'ACC où l'élément se trouve (références du document et numéros de page). § 2. Par dérogation à l'article 14, § 1er, la date de ultime pour l'introduction en 2016 d'un CSC pour une entrée en vigueur au 1er janvier 2017 est le 30 septembre. § 3. Par dérogation à l'article 14, § 3 l'avis de l'administration sur un CSC introduit en 2016 pour une entrée en vigueur au 1er janvier 2017 ne porte pas sur l'élément visé à l'article 13, § 2, 5°. Cet élément fait l'objet d'une appréciation lors de la demande de subvention des fédérations visée à l'article 16.

Par ailleurs, lorsqu'un élément de ce CSC est considéré comme faible lors de son appréciation, l'approbation du CSC est assortie d'un parcours d'amélioration qui est suivi lors des dialogues stratégiques prévus à l'article 15, § 3. § 4. Par dérogation à l'article 16, la préparation des CSC en 2016 fait partie des tâches des coupoles visées à l'article 4 de l'Arrêté royal du 2 avril 2014 régissant l'agrément et la subvention des coupoles et modifiant l'Arrêté royal du 7 février 2007 régissant la subvention des fédérations des organisations non-gouvernementales. § 5. Par dérogation à l'article 22, § 1, alinéa 1er, la date d'introduction du programme introduit en 2016 pour un démarrage au 1er janvier 2017 est le 30 septembre 2016. § 6. Par dérogation à l'article 22, § 1, alinéa 2, la date d'introduction de la demande groupée introduite en 2016 pour un démarrage au 1er janvier 2017 est le 15 novembre 2016. § 7. Par dérogation à l'article 26, § 2, la date d'introduction de la demande de subvention introduite en 2016 pour un démarrage au 1er janvier 2017 est le 15 octobre 2016.

Art. 54.§ 1er. L'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non-gouvernementale est abrogé. § 2. L'arrêté royal du 2 avril 2014 régissant l'agrément et la subvention des coupoles et modifiant l'arrêté royal du 7 février 2007 régissant la subvention des fédérations des organisations non-gouvernementales est abrogé le 31 décembre 2016.

Art. 55.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge, à l'exception du chapitre 7 qui entre en vigueur le 1er janvier 2017.

Art. 56.Le ministre qui a la coopération au développement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 11 septembre 2016.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Coopération au développement, A. DE CROO

Annexe 1re à l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale Description des domaines et critères utilisés pour l'analyse de la capacité de gestion d'une organisation 1° Gestion financière La gestion financière vise à garantir la santé financière de l'organisation en s'assurant que sa structure financière est équilibrée, qu'elle pourra faire face à ses différents engagements financiers et qu'elle dispose d'outils de gestion adaptés à ses besoins. Critères : a) Qualité des outils de gestion : l'organisation produit une comptabilité fiable;b) Capacité de faire face à ses engagements financiers : l'organisation dispose des moyens financiers pour faire face à ses engagements à court et long terme;2° Gestion stratégique La gestion stratégique d'une organisation vise à s'assurer que l'organisation élabore et met en oeuvre une stratégie efficace pour atteindre sa vision. Critères : a) Processus d'élaboration de la stratégie : la stratégie est conçue de manière à atteindre la vision de l'organisation;b) Processus de planification stratégique : la stratégie est mise en oeuvre de sorte à atteindre les objectifs de l'organisation;c) Suivi et pilotage de la stratégie : la stratégie est suivie, évaluée et adaptée afin d'atteindre les objectifs de l'organisation.3° Gestion des processus La gestion des processus vise à maîtriser la qualité et l'optimisation des réalisations d'une organisation.Il s'agit de maîtriser les activités opérationnelles de l'organisation, en lien avec la mission afin de mobiliser les ressources adéquates et strictement nécessaires pour un niveau de qualité attendu et un niveau de risque prédéfini.

Critères : a) Définition de l'activité de l'organisation : l'offre de services/les activités de l'organisation sont définis, en lien avec sa mission et exécutés de façon conforme à leur définition;b) Formalisation des processus : les processus clés sont identifiés et documentés;c) Maîtrise des processus : les processus sont maîtrisés et optimisés dans le cadre d'une démarche systématique d'amélioration de la qualité.4° Gestion axée résultats La gestion par les résultats vise à gérer et mettre en oeuvre la stratégie en se concentrant sur les résultats souhaités (outcome) afin de s'assurer de leur atteinte. Critères : a) Qualité de la politique de gestion axée sur les résultats : une politique formalisée de gestion par les résultats existe et décrit les objectifs et les pratiques d'amélioration des résultats de l'organisation;b) Maîtrise du processus de suivi et évaluation : l'organisation a mis en place une stratégie de suivi et d'évaluation de ses actions pour en optimaliser les résultats;c) Capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion par les résultats : l'organisation dispose des moyens humains, techniques et financiers pour mettre en oeuvre sa politique de gestion axée sur les résultats.5° Gestion des partenariats La gestion des partenariats vise à garantir la capacité de l'organisation à gérer les relations avec des partenaires afin de contribuer à la réalisation de sa mission et de sa vision en établissant et en entretenant des relations de confiance et d'échanges mutuels, notamment par un transfert de connaissances adéquat. Critères : a) Choix du partenaire et formalisation du partenariat : la stratégie de partenariat est formalisée et alignée sur la stratégie de l'organisation;b) Stratégie de renforcement des capacités : l'organisation met en oeuvre une stratégie de renforcement des capacités de ses partenaires.6° Prise en compte des thèmes transversaux La prise en compte des thèmes transversaux vise à garantir que l'organisation dispose d'une politique visant à intégrer le genre et l'environnement en tant que thèmes transversaux, et qu'elle dispose des outils et de l'expertise nécessaires pour appliquer cette politique. Critères : a) Thème du genre : l'organisation dispose d'une politique en matière de genre et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre;b) Thème de l'environnement : l'organisation dispose d'une politique environnementale et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre.7° Gestion des risques La gestion des risques vise à identifier et évaluer les risques qu'encourt une organisation dans son fonctionnement interne et dans la réalisation de ses activités et à mettre en oeuvre les mesures correctrices nécessaires afin d'atteindre ses objectifs de manière efficace et efficiente. Critères : a) Couverture de la gestion des risques : l'organisation a développé une approche d'identification et d'évaluation des risques auxquels elle est soumise au niveau de ses interventions et de son fonctionnement interne;b) Maîtrise des risques : l'organisation a défini et met en oeuvre une politique de maîtrise des principaux risques auxquels elle est confrontée.8° Gestion du personnel La gestion du personnel vise à permettre à l'organisation de disposer des ressources humaines nécessaires et adéquates à la réalisation de sa mission et de sa vision, en disposant de personnel et de bénévoles motivés, responsables, en quantité et en qualité suffisantes. Critères : a) Définition d'un cadre de ressources humaines : les grands principes d'organisation, de culture et de répartition du personnel (dont le personnel bénévole) sont définis;b) Définition d'une stratégie de développement des ressources humaines : l'organisation a défini une stratégie de développement des emplois et des compétences sur base d'une analyse objective de sa situation;c) Maîtrise des processus de gestion des ressources humaines : l'organisation dispose des outils de gestion des ressources humaines permettant de développer ou de maintenir des compétences et de garantir un cadre de travail adéquat pour son personnel.9° Transparence L'application du principe de transparence contribue à créer un climat de confiance entre l'organisation et ses parties prenantes (collaborateurs, partenaires, bénéficiaires, donateurs publics et privés, donneurs d'ordre, grand public), notamment par une communication ouverte en interne et en externe, par l'accessibilité et la fiabilité de l'information et par le respect des principes de redevabilité envers les bailleurs de fonds. Critères : a) Formalisation d'une stratégie de communication et de gestion de l'information : l'organisation produit des informations fiables et les communique efficacement aux bons destinataires;b) Existence d'un dispositif de communication : des moyens spécifiques sont alloués au déploiement de la stratégie de communication;c) Accessibilité et fiabilité de l'information : l'organisation est en mesure de démontrer l'accessibilité et la fiabilité des informations produites pour ses différentes parties prenantes. Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale.

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Annexe 2 à l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale Base de calcul des paramètres de complexité organisationnelle 1° la taille de l'organisation : Moyenne arithmétique du chiffre d'affaire de l'organisation pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2. Le chiffre d'affaire visé est le total de la classe comptable 7 du compte de résultat. 2° la dispersion géographique : Nombre total de pays dans lesquels l'organisation mène des activités de coopération au développement, en ce compris la Belgique, directement ou avec des partenaires, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2.3° la dispersion thématique : Nombre total de secteurs dans lesquels l'organisation a mené des activités de coopération au développement, directement ou avec des partenaires, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2. Les secteurs visés sont les " DAC 3 digit sectors " définis dans la norme de l'International Aid Transparency Initiative sur base de la classification du Comité d'Aide au Développement de l'Organisation pour la Coopération et le Développement Economique. 4° la diversité des partenaires : Nombre total d'organisations qui ont reçu un transfert financier de la part de l'organisation dans le cadre d'un partenariat formalisé par une convention de partenariat ou un memorandum of understanding, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2.5° la dispersion des donneurs d'ordre : Moyenne arithmétique, pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, du ratio entre le montant total des subsides en provenance du des pouvoirs publics fédéraux belge et le montant total des subsides reçus.6° le volume des moyens humains : a) Ratio entre le chiffre d'affaire visé en 1° et le volume de l'emploi total en Belgique au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2. Le volume de l'emploi total en Belgique est exprimé en équivalent temps plein. b) Ratio entre le volume de l'emploi dans les pays en voie de développement et le volume de l'emploi total de l'organisation, au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2. Le volume de l'emploi dans les pays en voie de développement à prendre en considération se limite au personnel cadre ou expatrié. Le volume total de l'emploi est la somme du volume de l'emploi en Belgique et du volume de l'emploi dans les pays en voie de développement. Ces volumes sont exprimés en valeur absolue.

Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale.

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Annexe 3 à l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale Sources d'information pour l'examen du système de gestion de l'organisation 1° Pour la gestion financière : a) Rapports du commissaire aux comptes;b) Comptes annuels;c) Budgets annuels;2° Pour la gestion stratégique : a) Plans d'actions;b) Documents de suivi (procédure de suivi, tableaux de bords, outil de reporting, rapports de suivi);c) Statuts;d) Documents de conception de la stratégie (diagnostic stratégique, procédure d'élaboration);3° Pour la gestion des processus : a) Documents internes sur l'approche processus de l'organisation (fiches de processus/procédure, cartographie des processus, documents des différents services sur leurs procédures, manuel de procédures);b) Attestation d'obtention d'un label ou d'une certification qualité;4° Pour la gestion axée résultats : a) Rapports d'activités;b) Document exposant la politique de gestion axée résultat de l'organisation;c) Document reprenant la programmation des évaluations (calendrier, planning d'évaluation, budget);d) Termes de référence des évaluations;e) Réponses managériales aux rapports d'évaluation ou document qui renseigne de la prise de connaissance des conclusions et recommandations des évaluations par au moins une instance de gouvernance;f) Attestations de formation du personnel en matière d'évaluation;5° Pour la gestion des partenariats : a) Conventions de partenariat ou Memoranda of Understanding;b) Document reprenant la liste et la description des partenaires;c) Document détaillant la politique de partenariat de l'organisation;d) Document contenant les objectifs des partenariats (fiche par partenariat, conventions);6° Pour la prise en compte des thèmes transversaux : a) Charte ou politique en matière de genre;b) Plan d'actions en matière de genre;c) Checklists ou outils d'aide à la décision en matière de genre;d) Charte ou politique en matière d'environnement;e) Plan d'actions en matière d'environnement;f) Checklists ou outils d'aide à la décision en matière d'environnement;g) Attestation de formation en genre/en environnement;h) Attestation de participation à des groupes de réflexion, réseaux ou comités sur les thématiques transversales;i) Attestation d'obtention d'un label ou d'une certification en matière environnementale;7° Pour la gestion des risques : a) Document exposant la politique de gestion des risques des interventions;b) Document exposant la politique de gestion des risques de l'organisation;c) Tableau de bord de suivi des mesures correctrices;d) Document décrivant le système de surveillance des risques;8° Pour la gestion du personnel : a) Organigramme/Fiche de poste;b) Document exposant la politique de ressources humaines;c) Règlement de travail;d) Cadre organique;e) Document précisant les statuts du personnel, la commission paritaire, les différents types de contrat;f) Document (charte, règlement de travail) qui formalise les valeurs de l'organisation;g) Document qui formalise la procédure d'accueil des nouveaux collaborateurs;h) Document décrivant la procédure d'évaluation du personnel;i) Document décrivant la procédure de coaching du personnel;9° Pour la transparence : a) Plan de communication externe;b) Plan de communication interne;c) Charte graphique et logo;d) Rapport de suivi de la visibilité médiatique;e) Document qui formalise une procédure de communication de crise;f) Plan de classement, plan d'archivage, plan de diffusion des documents;g) Document décrivant les outils de gestion de la connaissance mis en place. Lorsque un ou plusieurs de ces documents ont déjà été joints à la demande d'agrément comme organisation non gouvernementale, comme fédération ou comme coupole ou d'octroi du statut de partenaire de la coopération non-gouvernementale, conformément aux articles 3, 5 et 7, il n'est pas nécessaire de transmettre ces documents à nouveau.

Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale.

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Annexe 4 à l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale Coûts non-subsidiables Les coûts suivants ne sont pas éligibles en tant que coûts subventionnés : 1. les écritures comptables n'entraînant pas un décaissement, sauf si elles découlent d'une obligation légale à charge de l'intervention;2. les provisions pour risques et charges, pertes, dettes ou dettes futures éventuelles;3. les dettes et les intérêts débiteurs à moins que ces intérêts soient la conséquence directe d'un retard dans le paiement d'une déclaration de créance qui respecte les conditions de l'article 32 qui dépasse deux mois;4. les créances douteuses, en ce compris les pertes réelles ou estimées résultant de montants à recevoir irrécupérables et d'autres réclamations ainsi que les frais juridiques liés à leur récupération 5.les pertes de change; 6. les crédits à des tiers;7. les garanties et cautions;8. les coûts déjà pris en charge par une autre subvention;9. les factures établies par d'autres organisations pour des produits et services déjà subventionnés;10. les contrats de sous-traitance ou de consultance pour des tâches essentielles de l'intervention faisant partie du " core business " de l'organisation subventionnée;11. la sous-traitance par des contrats de service ou de consultance aux membres du personnel, aux membres du conseil d'administration ou de l'assemblée générale de l'organisation subsidiée;12. la sous-location de toute nature à soi-même;13. les achats de terrains et d'immeubles sauf si ces achats sont indispensables à l'atteinte des objectifs de l'intervention et à condition que leur propriété soit transférée à un partenaire au terme du programme;14. les coûts liés à une indemnisation en cas de sinistre découlant de la responsabilité civile de l'organisation;15. les indemnités de cessation d'emploi pour le délai de préavis non-presté 16.les dépenses connexes à l'expatriation (déménagement, prime d'installation, tickets d'avion pour le conjoint et les personnes à charge) pour des contrats de moins de 12 mois; 17. l'achat de boissons alcoolisées, de tabac et de leurs produits dérivés. Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale.

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