9 JANVIER 2000. - Arrêté royal relatif à la force probante des informations utilisées par l'Administration des Pensions pour l'application de la législation dont elle est chargée

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté est pris en exécution de l'article 246 de la loi du 25 janvier 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/01/1999 pub. 06/02/1999 numac 1999021025 source services du premier ministre Loi portant des dispositions sociales fermer portant des dispositions sociales.

Aux termes de cet article 246, le pouvoir exécutif s'est vu confier par le législateur la mission de déterminer les conditions et les modalités selon lesquelles les informations enregistrées, conservées ou reproduites selon des procédés photographiques, optiques, électroniques ou par toute autre technique, ainsi que leur reproduction sur un support lisible, ont force probante pour l'application de la législation dont l'Administration des pensions est chargée.

Comme toutes les institutions de sécurité sociale, l'Administration des pensions fait de plus en plus usage du traitement électronique des informations qui lui sont nécessaires pour remplir sa mission.

L'accroissement permanent du volume des informations impose également d'abandonner des archives-papiers difficilement accessibles au profit de copies électroniques ou optiques.

L'introduction de ces nouvelles technologies pose cependant des problèmes particuliers. L'un d'entre eux réside dans le vide juridique actuel à l'égard de la force probante des informations enregistrées et traitées de manière électronique. Le bon fonctionnement de l'Administration des pensions rend cependant nécessaire l'existence de cette force probante. Les pensionnés doivent en effet disposer des garanties nécessaires à cet égard, spécialement quant à l'exactitude de la reproduction ou du transfert de ces données à partir de leur support papier ou électronique.

Comme les autres institutions de sécurité sociale, l'Administration des pensions fait l'option de la définition des conditions générales auxquelles les différentes procédures doivent satisfaire pour être suffisamment fiables. Le Ministre compétent arrête ces conditions, après avis du Comité de surveillance. Ainsi l'information traitée par ces procédés électroniques reçoit force probante, jusqu'à preuve du contraire.

Le document original ne constitue donc plus un critère de référence pour apprécier cette force probante. Les mesures envisagées permettent en conséquence la destruction des documents originaux et la réduction optimale du problème de l'archivage-papier.

La vérification sera soumise à l'avis préalable du Comité de surveillance auprès de la Banque-carrefour de la sécurité sociale. La mission dudit Comité de surveillance consiste principalement à assurer la sécurité des données en veillant au traitement correct des informations par les institutions de sécurité sociale. Le contrôle exercé sur la fiabilité des procédures utilisées constituera un aspect important de cette problématique.

Commentaires des articles L'article 1er définit le champ d'application matériel des dispositions proposées par le projet et décrit les acteurs qui interviennent dans la procédure envisagée.

Le système prévu dans le présent projet concernant la force probante des informations enregistrées, conservées ou reproduites au moyen des technologies évoquées ou leur reproduction sur un support lisible s'appliquera sur toutes les informations traitées par l'Administration des pensions dans le cadre de l'application de la législation dont elle est chargée.

L'article 2 détermine la manière selon laquelle le Ministre arrête les conditions auxquelles les procédures technologiques utilisées doivent satisfaire, pour que les informations en cause aient force probante pour l'application de la sécurité sociale (voir également commentaire de l'article 7).

Le Comité de surveillance fondera son avis sur tous les éléments d'appréciation qui lui paraissent utiles. En vertu de l'article 3, il doit cependant vérifier s'il est notamment satisfait à des conditions techniques précisées.

Ainsi par exemple le Comité devra s'assurer que la procédure prévoit l'enregistrement systématique et sans lacunes des données à conserver.

Cela ne signifie pas pour autant que ces données ne peuvent pas être réparties matériellement sur les supports informatiques ou qu'elles ne peuvent pas être séparées les unes des autres par des espaces non décrits. La technologie informatique implique d'ailleurs inévitablement de telles procédures et prévoit dès lors d'autres moyens pour garantir l'exactitude des données.

Avant de formuler son avis, le Comité de surveillance est, en vertu de l'article 4, tenu d'entendre les fonctionnaires désignés par le Ministre qui doivent lui fournir toutes les informations complémentaires souhaitées.

L'article 5 impose au Comité de surveillance de communiquer son avis au Ministre dans un délai prescrit, à savoir au plus tard dans les deux mois à compter de la date à laquelle le Ministre lui a transmis ses propositions. Cette date, comme la date d'expiration de ce délai, sont déterminées par référence au cachet de la poste.

Cet avis doit être communiqué par écrit et expédié par la poste pour permettre d'apprécier, en fonction du critère défini (le cachet de la poste) le respect du délai imparti.

Le Comité de surveillance doit motiver son avis.

Si cet avis n'est pas exprimé dans les formes et délais prescrits, il est réputé favorable.

Aux termes de l'article 6, le Ministre compétent doit communiquer sa décision au Comité de surveillance.

La décision du Ministre peut être communiquée par simple lettre, qui doit cependant comporter en annexe les procédures arrêtées afin d'éviter toute contestation.

Cette décision, qu'elle soit favorable ou défavorable, doit être motivée. Si le Ministre confirme la procédure proposée malgré l'avis défavorable du Comité de surveillance ou lorsqu'il ne maintient pas sa proposition initiale malgré l'avis favorable du Comité de surveillance, il devra de manière équitable fournir une motivation adaptée et spécialement explicite.

Le Comité de surveillance enregistre et conserve les procédures arrêtées par le Ministre.

La décision du Ministre, qui conduit à abandonner sa proposition initiale n'est pas susceptible de recours spécifique, sauf celui ouvert à l'égard de tout acte administratif.

En vertu de l'article 7, alinéa 1er, la décision du Ministre compétent confère aux informations, traitées dans le cadre des procédures technologiques ainsi reconnues, force probante pour l'application de la législation dont l'Administration des pensions est chargée et ce jusqu'à preuve du contraire. Il reste donc loisible aux intéressés de fournir par exemple des documents qui infirment ou corrigent les données qui les concernent ou qui leur sont opposées.

L'article 7, alinéa 2, précise la date à partir de laquelle les informations acquièrent force probante juris tantum pour l'application de la législation dont l'Administration des pensions est chargée, c'est-à-dire à partir de la date de la publication des procédures au Moniteur belge.

Si les procédures arrêtées par le Ministre sont en principe valables pour une durée illimitée, l'article 8 prévoit que le Ministre peut, à tout moment, modifier ou supprimer celles-ci.

Il se justifie en effet de permettre au Ministre de retirer les procédures lorsqu'il constate que les conditions imposées ne sont pas ou plus respectées par l'Administration des pensions.

Dans un tel cas le Ministre demandera l'avis du Comité de surveillance. Ce Comité est à nouveau tenu d'entendre les fonctionnaires désignés par le Ministre.

L'article 9 fixe la date d'entrée en vigueur du projet.

9 JANVIER 2000. - Arrêté royal relatif à la force probante des informations utilisées par l'Administration des Pensions pour l'application de la législation dont elle est chargée ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 25 janvier 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/01/1999 pub. 06/02/1999 numac 1999021025 source services du premier ministre Loi portant des dispositions sociales fermer portant des dispositions sociales, notamment l'article 246;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre des Affaires sociales et des Pensions, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il faut entendre par : 1° « administration » : l'Administration des pensions du Ministère des Finances;2° « Ministre » : le Ministre qui a les pensions du secteur public dans ses attributions;3° « Comité de surveillance » : le Comité de surveillance institué auprès de la Banque-carrefour de la sécurité sociale par la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer relative à l'institution et à l'organisation d'une banque-carrefour de la sécurité sociale.

Art. 2.Le Ministre arrête les conditions et les modalités de l'échange, de la communication, de l'enregistrement, de la conservation ou de la reproduction des informations dont il dispose ou qui lui ont été transmises, après avoir recueilli l'avis du Comité de surveillance sur celles-ci, en vue de l'application de la législation dont il est chargé, ainsi que les conditions et les modalités de leur reproduction sur un support lisible.

Avant de soumettre sa proposition au Comité de surveillance, le Ministre vérifie si les conditions visées à l'article 3, 1° à 5°, sont remplies.

Art. 3.Le Comité de surveillance examine si la procédure soumise à son avis répond aux conditions suivantes : 1° la procédure est décrite avec précision;2° la technologie utilisée garantit une reproduction fidèle, durable et complète des informations;3° les informations sont enregistrées systématiquement et sans lacunes;4° les informations traitées sont conservées avec soin, classées systématiquement et protégées contre toute altération;5° les données suivantes sont conservées quant au traitement des informations : a) l'identité du responsable du traitement ainsi que de celui qui l'a exécuté;b) la nature et l'objet des informations auxquelles le traitement se rapporte;c) la date et le lieu de l'opération;d) les éventuelles perturbations qui sont constatées lors du traitement.

Art. 4.Avant de formuler son avis, le Comité de surveillance entend les fonctionnaires désignés par le Ministre.

Art. 5.Le Comité de surveillance communique par écrit son avis motivé au Ministre, au plus tard dans un délai de deux mois à compter de la date d'expédition de la proposition visée à l'article 2, alinéa 2, le cachet de la poste faisant foi.

Cet avis est réputé favorable s'il n'est pas communiqué dans ce délai.

Art. 6.Le Ministre communique sa décision motivée au Comité de surveillance.

Sans préjudice de l'application de l'article 8, le Comité de surveillance enregistre et conserve les procédures arrêtées par le Ministre.

Art. 7.Les informations échangées, communiquées, enregistrées, conservées ou reproduites conformément aux procédures ainsi arrêtées par le Ministre, de même que leur reproduction sur un support lisible, ont, jusqu'à preuve du contraire, force probante pour l'application de la législation dont l'administration est chargée.

Cette force probante est acquise à partir de la date à laquelle les procédures sont publiées in extenso ou par extrait au Moniteur belge.

Art. 8.Le Ministre ne peut modifier ou supprimer de telles procédures sans prendre l'avis du Comité de surveillance. Dans ce cas, les dispositions de l'article 4 sont applicables par analogie.

Art. 9.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel il aura été publié au Moniteur belge.

Art. 10.Notre Ministre des Affaires sociales et des Pensions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 9 janvier 2000.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre des Affaires sociales et des Pensions, F. VANDENBROUCKE