7 MARS 2024. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, concernant la recherche d'héritiers

RAPPORT AU ROI Sire, A l'heure actuelle, force est de constater que les communes reçoivent de nombreuses demandes de consultation des registres de la population formulées par des généalogistes, parmi lesquels certains sont mandatés par un notaire ou par un avocat en vue d'effectuer des recherches à des fins successorales.

Certes, tant les notaires que les avocats peuvent se prévaloir d'une autorisation d'accès aux données du Registre national et à celles des registres de la population, en application de l'article 5, §§ 1er et 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Ces autorisations ont été accordées à des fins clairement définies et pour des informations limitativement énumérées - à savoir, celles strictement nécessaires à l'accomplissement des finalités déterminées par la loi.

Toutefois, dans le cadre de l'une de leurs nombreuses missions, à savoir celle visant à rechercher d'éventuels héritiers, il n'est pas possible, du moins encore à l'heure actuelle, de retrouver toutes les informations recherchées dans le Registre national ou dans les registres de la population informatisés; dans ce cas, il convient de retrouver ces informations dans les registres de la population format «*****».

En effet, le Registre national contient parfois des données encore trop récentes ; or, dans un certain nombre de cas, un notaire ou un avocat, qu'il ait ou non mandaté un généalogiste (ou un autre mandataire), a besoin de données plus anciennes, datant d'avant l'informatisation des registres de la population et partant, du Registre national.

L'article 3, alinéas 5 et suivants, de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers permet également des consultations des registres de la population à des fins généalogiques pour autant que les registres aient été clôturés depuis plus de 120 ans ainsi que la consultation de données datant de moins de 120 ans moyennant le consentement des descendants ou de l'époux à l'utilisation des données.

Toutefois, l'application de cet article ne permet pas toujours de répondre aux besoins des personnes chargées de liquider une succession.

Au vu de ce qui précède, il importe qu'une solution puisse être trouvée pour la recherche d'héritiers, à savoir la consultation des registres de la population sans restriction pour peu que cette recherche soit menée exclusivement afin de retrouver des héritiers.

Le présent projet d'arrêté royal modificatif prévoit que dans le cadre d'une mission légale visant la recherche d'héritiers, un notaire ou un avocat peut adresser sa demande de communication d'informations auprès de l'officier de l'état civil. La requête doit être dûment motivée et mentionner, sous peine d'irrecevabilité, les références de la base légale justifiant la demande et décrivant les éléments essentiels du traitement de données à caractère personnel envisagé ainsi que la liste des données nécessaires dont la communication et demandée.

Le notaire ou l'avocat doit également démontrer en quoi la consultation du Registre national ne permet pas de rechercher les données nécessaires. En effet, en application de l'article 6, § 1er, de la loi précitée du 8 août 1983, tant les notaires que les avocats doivent au préalable nécessairement consulter le Registre national. Ce n'est que subsidiairement, lorsque les données pertinentes ne sont pas disponibles, qu'ils pourront s'adresser à l'officier de l'état civil afin de consulter les registres de la population «*****».

Lorsque le notaire ou l'avocat (responsable de traitement) désigne un mandataire, par exemple un généalogiste, pour effectuer une recherche d'héritier (sous-traitant), la requête doit en outre être accompagnée d'un mandat ; ce mandat devant être précis, à savoir désigner précisément le responsable de traitement (en l'occurrence, un notaire ou un avocat) et indiquer clairement la législation applicable décrivant la mission légale, les données nécessaires à ladite mission, ainsi que les éléments essentiels du traitement des données à caractère personnel envisagé.

L'officier de l'état civil, par décision motivée, refuse ou autorise la consultation des registres de la population, le cas échéant sous son contrôle ou sous celui de son représentant.

En cas de refus, le requérant peut contester cette décision, conformément à l'article 3, alinéa 4, de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 précité, à savoir auprès du ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions ou de son délégué, qui déterminera si la demande répond ou non aux conditions permettant la communication des informations demandées.

Le présent projet a été soumis à l'avis de l'Autorité de protection des données ; celle-ci a référé à son avis standard n° 65/2023 du 24 mars 2023, version mise à jour en séance du 29 septembre 2023, relatif à la rédaction des textes normatifs.

Le présent projet a été soumis à l'avis du Conseil d'Etat ; la section de législation a décidé de ne pas donner d'avis dans le délai demandé, en application de l'article 84, § 5, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973.

Tel est l'objet du présent projet d'arrêté.

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, La Ministre de l'Intérieur, des Réformes institutionnelles et du Renouveau démocratique, A.****

7 MARS 2024. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, concernant la recherche d'héritiers.

****, **** des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour, article 2, alinéa 3;

Vu l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers ;

Vu l'avis standard n° 65/2023 de l'Autorité de protection des données, donné le 24 mars 2023, version mise à jour en séance du 29 septembre 2023;

Vu la demande d'avis au Conseil d'Etat dans un délai de trente jours, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Considérant que la demande d'avis a été inscrite le 28 février 2024 au rôle de la section de législation du Conseil d'Etat sous le numéro 75.751/2;

Vu la décision de la section de législation du 28 février 2024 de ne pas donner d'avis dans le délai demandé, en application de l'article 84, § 5, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur, des Réformes institutionnelles et du Renouveau démocratique, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.L'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, modifié par les arrêtés royaux des 2 juillet 1993, 12 juin 1996, 30 décembre 1999, 22 avril 2005, 5 janvier 2014 et 11 juillet 2023, est complété par un article 10****, rédigé comme suit: «

Art. 10****.La demande d'obtention d'informations issues des registres clôturés dans le cadre de la généalogie successorale doit être adressée à l'officier de l'état civil, au moyen d'une requête motivée. La requête doit être introduite sous peine d'irrecevabilité par l'instance chargée par la loi de la mission légale pour laquelle la recherche de généalogie successorale est nécessaire, ou par son sous-traitant ; auquel cas, la demande doit être accompagnée d'un mandat spécial clair et exprès. La requête mentionne clairement la législation applicable encadrant la mission légale et les données nécessaires à cet effet, ainsi que les éléments essentiels du traitement de données.

Dans la mesure où cette instance a accès au Registre national, celle-ci doit, en application de l'article 6 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, démontrer que l'obtention des données n'était pas possible par le biais du Registre national, et ce sous peine d'irrecevabilité. La communication des données doit dans tous les cas se limiter strictement aux données nécessaires à la mission légale.

L'officier de l'état civil peut autoriser le demandeur, par arrêté motivé, à consulter lui-même les registres physiques. Le cas échéant, la consultation doit avoir lieu sous la surveillance et la responsabilité de l'officier d'état civil ou de son délégué.

Si l'officier de l'état civil refuse de donner suite à une requête, le demandeur peut introduire un recours contre ce refus conformément à l'article 3, alinéa 4. ».

Art. 2.Le ministre qui a l'Intérieur dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à ****, le 7 mars 2024.

**** **** le Roi : La Ministre de l'Intérieur, des Réformes institutionnelles et du Renouveau démocratique, A.****