7 MAART 2024. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het ****, betreffende het opsporen van erfgenamen

VERSLAG AAN DE KONING ****, **** moeten we vaststellen dat de genealogen, van wie sommigen in het bezit zijn van een mandaat van een notaris of een advocaat met het oog op het voeren van onderzoek voor ****, tal van aanvragen richten aan de gemeenten om raadpleging van de bevolkingsregisters te verkrijgen.

Zowel notarissen als advocaten kunnen zich immers beroepen op een machtiging om toegang te hebben tot de **** van het **** en die van de bevolkingsregisters, met toepassing van artikel 5, §§ 1 en 2, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een **** van de natuurlijke personen. Die machtigingen werden toegekend voor duidelijk omschreven doeleinden en voor limitatief opgesomde **** - met name, de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van de door de wet vastgelegde doeleinden.

In het kader van één van hun vele opdrachten, namelijk het opsporen van eventuele erfgenamen, is het echter althans nog niet mogelijk om alle gezochte **** te vinden in het **** of in de **** bevolkingsregisters; in dit geval moeten deze **** teruggevonden worden in de "papieren" bevolkingsregisters.

Soms bevat het **** immers gegevens die nog te recent zijn; en in een aantal gevallen heeft een notaris of een advocaat, die al dan niet een mandaat aan een genealoog (of een andere mandataris) gegeven heeft, oudere gegevens nodig die dateren van vóór de informatisering van de bevolkingsregisters en dus ook van het ****.

Artikel 3, vijfde lid en volgende, van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het **** maakt het eveneens mogelijk om de bevolkingsregisters te raadplegen voor genealogische doeleinden, voor zover de registers meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, alsook om gegevens te raadplegen van minder dan 120 jaar geleden, als de afstammelingen of de echtgenoot toestemmen in het gebruik van de gegevens.

De toepassing van dit artikel maakt het evenwel niet altijd mogelijk om te voldoen aan de behoeften van de personen die belast zijn met de vereffening van een nalatenschap.

Gelet op het voorgaande, is het belangrijk dat er een oplossing gevonden kan worden voor het opsporen van erfgenamen, met name het raadplegen van de bevolkingsregisters zonder beperking, op voorwaarde dat deze opsporing uitsluitend gebeurt om erfgenamen te vinden.

Dit wijzigende ontwerp van koninklijk besluit bepaalt dat een notaris of een advocaat zijn aanvraag tot mededeling van ****, in het kader van een wettelijke opdracht met het oog op het opsporen van erfgenamen, bij de ambtenaar van de burgerlijke stand kan indienen. Het verzoek moet behoorlijk gemotiveerd worden en dient, op straffe van niet-ontvankelijkheid, de wettelijke basis te vermelden, die de aanvraag rechtvaardigt en waarbij de essentiële elementen van de desbetreffende ****, alsook de lijst van de nodige gegevens waarvan mededeling gevraagd wordt, beschreven wordt.

De notaris of de advocaat moet tevens aantonen waarom de nodige gegevens niet teruggevonden kunnen worden door het **** te raadplegen. Want in toepassing van artikel 6, § 1, van de voormelde wet van 8 augustus 1983, moeten zowel de notarissen als de advocaten eerst noodzakelijkerwijze het **** raadplegen. Het is pas daarna, als de relevante gegevens niet beschikbaar zijn, dat ze zich tot de ambtenaar van de burgerlijke stand mogen richten om de "papieren" bevolkingsregisters te mogen raadplegen.

Wanneer de notaris of de advocaat (****) een **** (verwerker), bijvoorbeeld een genealoog, aanwijst om een erfgenaam op te sporen, moet dat mandaat bovendien bij de aanvraag bijgevoegd worden. Aangezien dat mandaat nauwkeurig moet zijn, moet het de **** (in dit geval een notaris of een advocaat) en de geldende wetgeving duidelijk vermelden, waarbij de wettelijke opdracht, de vereiste gegevens voor die opdracht en de essentiële elementen van de beoogde **** beschreven worden.

**** ambtenaar van de burgerlijke stand weigert of machtigt, bij een met redenen omklede beslissing, de raadpleging van de bevolkingsregisters, in voorkomend geval onder zijn toezicht of onder toezicht van zijn afgevaardigde.

In geval van weigering, kan de aanvrager tegen deze beslissing in beroep gaan, overeenkomstig artikel 3, vierde lid, van het voormelde koninklijk besluit van 16 juli 1992, namelijk bij de Minister van Binnenlandse Zaken of zijn gemachtigde, die zal bepalen of de aanvraag al dan niet voldoet aan de voorwaarden voor de mededeling van de gevraagde ****.

Dit ontwerp wordt voor advies voorgelegd aan de ****; zij verwees naar haar **** ****. 65/2023 van 24 maart 2023, bijgewerkte versie tijdens de vergadering van 29 september 2023, betreffende de redactie van normatieve teksten.

Dit ontwerp wordt voor advies voorgelegd aan de Raad van Staat; de afdeling Wetgeving besliste geen advies uit te brengen binnen de gevraagde termijn, overeenkomstig artikel 84, § 5, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973.

Dit is het onderwerp van dit ontwerp van koninklijk besluit.

Ik heb de eer te zijn, ****, **** Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar, De Minister van Binnenlandse Zaken, Institutionele Hervormingen en Democratische ****, ****. ****

7 MAART 2024. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het ****, betreffende het opsporen van erfgenamen.

****, **** der ****, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de **** en de ****, artikel 2, derde lid;

Gelet op het koninklijk besluit van 16 juli betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het ****;

Gelet op het **** ****. 65/2023 van de Gegevens-****, gegeven op 24 maart 2023, bijgewerkte versie - zitting van 29 september 2023;

Gelet op de adviesaanvraag aan de Raad van State binnen een termijn van dertig dagen, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Overwegende dat de adviesaanvraag is ingeschreven op 2 februari 2024 op de rol van de afdeling Wetgeving van de Raad van State onder het nummer 75.751/2;

Gelet op de beslissing van de afdeling Wetgeving van 28 februari 2024 om binnen de gevraagde termijn geen advies te verlenen, met toepassing van artikel 84, § 5, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van Onze Minister van Binnenlandse Zaken, Institutionele Hervormingen en Democratische Vernieuwing, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het ****, gewijzigd door de koninklijke besluiten van 2 juli 1993, 12 juni 1996, 30 december 1999, 22 april 2005, 5 januari 2014 en 11 juli 2023, wordt aangevuld met een artikel 10ter, ****: "

Art. 10ter.Het verzoek tot het bekomen van informatie uit de afgesloten registers in het kader van erfrechtelijke genealogie, dient te worden gericht aan de ambtenaar van de burgerlijke stand, aan de hand van een gemotiveerd verzoekschrift. Het verzoekschrift dient op straffe van niet-ontvankelijkheid ingediend te worden door de instantie die door de wet belast is met de wettelijke opdracht waarvoor het erfrechtelijk genealogisch onderzoek noodzakelijk is, dan wel door diens verwerker, mits deze een duidelijk en welomschreven bijzondere lastgeving toevoegt aan het verzoekschrift. Het verzoekschrift vermeldt duidelijk de toepasselijke wetgeving waaruit de wettelijke opdracht en de daarvoor noodzakelijke gegevens blijken, alsook de essentiële elementen van de gegevensverwerking.

Voor zo ver deze instantie toegang heeft tot het ****, dient deze, in toepassing van artikel 6 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een **** van de natuurlijke personen, aan te tonen dat het bekomen van de gegevens niet mogelijk was via het ****, zulks op straffe van niet-ontvankelijkheid. De mededeling van gegevens dient alleszins strikt beperkt te worden tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke opdracht.

**** ambtenaar van burgerlijke stand kan per gemotiveerd besluit toestaan dat de aanvrager zelf de fysieke registers kan raadplegen. In voorkomend geval dient de raadpleging plaats te vinden onder toezicht en verantwoordelijkheid van de ambtenaar van burgerlijke stand of diens afgevaardigde.

Wanneer de ambtenaar van burgerlijke stand een verzoekschrift weigert, kan de aanvrager hiertegen een beroep instellen conform artikel 3, vierde lid.":

Art. 2.De minister bevoegd voor Binnenlandse Zaken is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te ****, 7 maart 2024.

**** **** **** : De Minister van Binnenlandse Zaken, Institutionele Hervormingen en Democratische ****, ****.****