7 DECEMBRE 2016. - Arrêté royal portant règlement de la présentation de manière dématérialisée à la formalité de l'enregistrement de contrats de bail sous seing privé

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu le Code des droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe, l'article 2, alinéas 3 et 4, insérés par la loi du 22 décembre 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/12/2009 pub. 31/12/2009 numac 2009003483 source service public federal finances Loi portant des dispositions fiscales et diverses fermer et modifiés par la loi du 21 décembre 2013;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 13 juin 2016;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 18 octobre 2016;

Vu l'avis n° 38/2016 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 20 juillet 2016;

Vu l'avis 60.336/2 du Conseil d'Etat, donné le 23 novembre 2016 en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Considérant qu'en vue de la simplification administrative au bénéfice des citoyens, la possibilité a été réalisée de présenter à l'enregistrement de manière dématérialisée les contrats de bail sous seing privé concernant des immeubles situés en Belgique;

Considérant que l'introduction de la possibilité (pour le citoyen/utilisateur individuel) et de l'obligation (pour les grands bailleurs institutionnels et les intermédiaires organisés qui ont conclu un protocole de collaboration avec le Service Public Fédéral Finances) de présenter des contrats de bail à l'enregistrement par voie électronique a pour objectif une exécution plus efficace de la formalité de l'enregistrement et de la perception du droit d'enregistrement dû sur les contrats de bail présentés, ainsi qu'une délivrance rapide et efficace des renseignements concernant l'enregistrement ou l'absence d'enregistrement d'un contrat de bail; que ces renseignements présentent un grand intérêt tant pour le locataire que pour le bailleur, étant donné que l'enregistrement d'un contrat de bail a des conséquences civiles très importantes (voir article 1328 Code civil, article 1743 Code civil, article 3, § 5, Loi sur les baux à loyer et article 9, alinéa 1er, Loi sur les baux à loyer);

Considérant que des règles plus précises sont nécessaires quant à cette nouvelle possibilité de mode de présentation;

Considérant que le projet d'arrêté royal tend à déterminer le cadre légal pour la présentation à l'enregistrement, de manière dématérialisée, de contrats de bail sous seing privé;

Considérant qu'il est recommandé tant aux citoyens individuels qu'aux grands bailleurs institutionnels (par exemple les agences immobilières sociales), ainsi qu'aux intermédiaires organisés, (par exemple l'Institut professionnel des Agents Immobiliers), de prévoir un mode adapté de la présentation de manière dématérialisée;

Considérant qu'en ce qui concerne ces derniers groupes, la possibilité est offerte, via le statut prévu de l'utilisateur enregistré et la conclusion d'un protocole de collaboration, d'avoir un envoi électronique adapté sur le plan technique;

Sur la proposition du Ministre des Finances, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, l'on entend par : 1° MyRent : l'application internet qui est mise à la disposition par le Service Public Fédéral Finances pour la présentation à l'enregistrement de manière dématérialisée de contrats de bail sous seing privé;2° utilisateur : une personne qui utilise MyRent pour la présentation à l'enregistrement de manière dématérialisée d'un contrat de bail sous seing privé;3° utilisateur enregistré : un utilisateur qui a conclu avec le Service Public Fédéral Finances un protocole de collaboration concernant l'envoi électronique à MyRent de contrats de bail sous seing privé, y compris l'identification, l'authentification et la gestion des rôles de ses collaborateurs ou membres;4° identification : l'établissement de l'identité unique;5° authentification : le processus de vérification permettant de contrôler si l'identité qu'un utilisateur prétend avoir est bien la sienne;6° gestion des rôles : la gestion des autorisations respectives des collaborateurs ou des membres d'un utilisateur enregistré.

Art. 2.Peuvent être présentés à l'enregistrement de manière dématérialisée : a) les actes sous seing privé contenant un contrat de bail, sous-bail ou cession de bail visés à l'article 19, alinéa 1er, 3°, du Code des droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe, le cas échéant y compris les documents qui sont joints à ces actes en vertu des articles 2 et 11bis du livre III, titre VIII, Chapitre II, section 2, du Code civil, et qui sont présentés en même temps à l'enregistrement;b) les états des lieux dressés à l'occasion d'un acte visé sous a). La présentation à l'enregistrement d'une pièce visée au premier alinéa par un utilisateur enregistré ou un de ses membres, au nom d'une des parties contractantes, doit avoir lieu de manière dématérialisée à partir du premier jour du septième mois qui suit la date d'entrée en vigueur du protocole de collaboration.

Art. 3.La présentation à l'enregistrement de manière dématérialisée des pièces visées à l'article 2, alinéa 1er, est effectuée via MyRent.

Art. 4.En ce qui concerne MyRent, le Service Public Fédéral Finances est considéré comme le responsable du traitement au sens de l'article 1er, § 4, de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Art. 5.Le responsable du traitement utilise les techniques informatiques qui : 1. préservent l'intégrité des données au moyen de techniques de sécurisation appropriées;2. garantissent la confidentialité des données;3. permettent l'identification et l'authentification non équivoques de l'utilisateur. Le responsable du traitement prévoit une gestion stricte et adéquate des accès qui permet d'identifier et d'authentifier les personnes habilitées pour avoir accès aux données, les utiliser et les traiter, et qui permet de contrôler et gérer leurs qualités et autorisations d'accès pertinentes.

Art. 6.L'identification et l'authentification d'un utilisateur de MyRent est faite au moyen d'une carte d'identité électronique ou par un certificat de la classe 3 reconnu par une autorité de certification.

L'identification, l'authentification et la gestion des rôles des collaborateurs ou membres d'un utilisateur enregistré s'effectue sous la responsabilité de l'utilisateur enregistré.

Art. 7.Sans préjudice des exigences légales pour l'accomplissement de la formalité de l'enregistrement, la pièce envoyée électroniquement est enregistrée par le bureau compétent à condition qu'elle soit téléchargée dans MyRent, conformément aux prescriptions établies par le Service Public Fédéral Finances.

Art. 8.L'envoi électronique des pièces doit être accompagné des métadonnées suivantes : 1° l'identité des parties contractantes, à savoir : a) pour une personne physique : 1) son nom;2) son premier prénom;3) son domicile;4) sa date et son lieu de naissance;b) pour une personne morale : 1) sa dénomination sociale;2) son siège social;3) sa forme juridique;4) lorsqu'un tel numéro lui est attribué, son numéro d'entreprise dont question à l'article 5 de la loi du 16 janvier 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/01/2003 pub. 05/02/2003 numac 2003011027 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant création d'une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets-entreprises agréés et portant diverses dispositions fermer portant création d'une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets-entreprises agréés et portant diverses dispositions;2° l'adresse du bien loué;3° le type de la pièce envoyée électroniquement;4° la date du contrat de bail;5° la date de prise en cours du bail;6° la durée du bail;7° le montant du loyer et sa périodicité;8° le montant des charges et leur périodicité;9° la destination du bien loué.

Art. 9.Après identification et authentification, l'utilisateur peut consulter dans son dossier dans MyRent la relation de l'enregistrement d'une pièce qu'il a présentée de manière dématérialisée.

La relation de l'enregistrement d'une pièce qu'un utilisateur enregistré a présentée de manière dématérialisée lui est envoyée de la même manière, conformément aux règles qui sont fixées dans le protocole de collaboration conclu entre le Service Public Fédéral Finances et l'utilisateur enregistré.

Art. 10.Si une pièce visée à l'article 2, alinéa 2, ne peut pas être envoyée électroniquement en raison d'un cas de force majeure ou d'un dysfonctionnement technique, la formalité de l'enregistrement est exécutée sur présentation d'un exemplaire papier de la pièce.

Art. 11.Cet arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2017.

Art. 12.Le ministre qui a les Finances dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 7 décembre 2016.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre des Finances, J. VAN OVERTVELDT