6 JUILLET 1999. - Arrêté royal relatif à l'agrément et à la subvention d'organismes offrant un encadrement spécialisé aux citoyens impliqués dans une procédure judiciaire

ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'article 108 de la Constitution;

Vu les lois sur la comptabilité de l'Etat coordonnées par l'arrêté royal du 17 juillet 1991, notamment les articles 12, 55, 56, 57 et 58;

Considérant que la Justice est confrontée à des développements importants qui ont une influence sur la procédure judiciaire classique, notamment le travail d'intérêt général et la formation dans le cadre d'une procédure judiciaire, la médiation en réparation, l'encadrement du droit de visite et l'assistance judiciaire aux victimes;

Considérant que de plus en plus, les magistrats ont recours à ces mesures;

Considérant que cette situation exige que le nombre de possibilités soit suffisant afin que le citoyen confronté à une procédure judiciaire puisse être renvoyé vers une approche judiciaire différente;

Considérant que de pareils projets sont organisés par des organismes de type privé qui ont une tâche d'intérêt général;

Considérant que que ces projets, de ce point de vue, peuvent recevoir sous certaines conditions des subsides de l'Etat;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 25 mai 1999;

Vu l'accord de Notre Ministre du Budget, donné le 2 juillet 1999;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3, § 1er, remplacées par la loi du 4 juillet 1989 et modifiée par la loi du 4 août 1996;

Vu l'urgence;

Considérant qu'il est indispensable que les magistrats et les assistants de justice mandatés par les magistrats puissent faire appel à des organisations de droit privé pour l'exécution de l'encadrement spécialisé;

Considérant qu'il est indispensable que les magistrats puissent de plus en plus, faire appel, notamment via les maisons de justice, à des organismes agréés et subventionnés par le Ministre de la Justice, pour l'encadrement spécialisé des citoyens impliqués dans une procédure judiciaire;

Considérant qu'en raison d'absence de la nouvelle réglementation en la matière, les magistrats, le personnel des maisons de justice ainsi que les organismes et leur personnel sont dans l'incertitude et il est fait trop peu application de travail d'intérêt général et de formation dans le cadre d'une procédure judiciaire, de médiation en réparation, d'encadrement du droit de visite et d'assistance judiciaire aux victimes;

Considérant qu'il convient dès lors d'assurer le plus vite possible l'exécution du plan pluriannuel de la justice ainsi que l'encadrement spécialisé nécessaire;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il faut entendre par : 1° « le Ministre » : le Ministre de la Justice;2° « l'administration » : le Ministère de la Justice;3° « organismes » : des associations sans but lucratif poursuivant un objectif d'ordre philantropique, scientifique ou pédagogique.

Art. 2.L'agrément ou les subsides peuvent être accordés pour : 1° « donner une formation » : l'exécution d'une formation dans le cadre d'une procédure judiciaire, dans le but d'engendrer des modifications au niveau des connaissances, de l'attitude et/ou du comportement du délinquant par le biais d'un processus d'apprentissage portant sur des matières et une durée préétablies et dispensé selon un programme structuré;2° « la médiation-réparation » : la mise en place et la stimulation par un tiers neutre d'un processus de communication volontaire et confidentiel entre l'auteur et la victime d'un délit et les tiers éventuellement concernés, en vue de régler le conflit et/ou le dommage moral ou matériel causé par le délit;3° « organiser une rencontre » : dans le cadre d'une procédure judiciaire la mise en place et l'encadrement par un tiers neutre de l'exercice du droit de visite ou du transfert des enfants entre les parties lorsque ce droit de visite a été interrompu ou lorsque celui-ci se déroule difficilement ou de manière conflictuelle, et ce en vue de permettre un exercice normal de l'autorité parentale et de créer ou de restaurer la relation entre l'enfant et ses deux parents ou grand-parents;4° « l'assistance judiciaire aux victimes » : l'assistance aux victimes de délits au sein des tribunaux, des cours, des parquets, des commissions de libération conditionnelle, des commissions de probation et/ou des commissions de défense sociale, de la commission d'aide aux victimes d'actes intentionnels de violence axée sur la première assistance et l'accueil de la victime ainsi que sur une bonne information de base à l'intention de la victime. CHAPITRE II. - De l'agrément des organismes

Art. 3.Pour pouvoir être agréé, un organisme doit remplir les conditions suivantes : 1° posséder la personnalité juridique;2° l'organisation d'une ou de plusieurs activités visées à l'article 2, 1° à 4°, doit faire partie des objectifs statutaires de l'organisme;3° accomplir de manière effective et régulière des prestations en rapport avec l'objectif;4° disposer de bureaux et d'un accès téléphonique;5° disposer de ou avoir la possibilité d'utiliser des locaux appropriés, accessibles par les transports en commun, pour l'exercice de l'activité;6° disposer de personnel et d'administrateurs spécialisés, capables respectivement d'exécuter ou de gérer les missions confiées à l'organisme.

Art. 4.§ 1er. La demande d'agrément est adressée au Ministre par lettre recommandée. Elle est accompagnée des pièces suivantes : 1° la composition actuelle du conseil d'administration;2° les statuts et leurs éventuelles modifications;3° des précisions concernant les objectifs poursuivis par le projet et les modalités de réalisation de ces objectifs;4° les documents établissant que les conditions visées à l'article 3, 3° à 6°, sont remplies. § 2. L'administration peut demander des informations complémentaires, que le demandeur devra fournir par écrit. § 3. L'administration peut contrôler sur place si les conditions d'agrément sont remplies.

Art. 5.La décision du Ministre octroyant ou refusant l'agrément est prise dans les quatre mois à dater de la réception des documents visés à l'article 4, § 1er. La décision est fondée sur les documents produits ainsi que, le cas échéant, sur les informations complémentaires et l'enquête effectuée sur place, et elle est motivée.

L'agrément prend cours le jour où l'arrêté ministériel portant agrément est notifié à l'organisme.

Art. 6.En cas de refus de l'agrément, l'organisme ne peut introduire de nouvelle demande, à moins de prouver que les raisons du refus n'ont plus cours.

Art. 7.§ 1er. Un premier agrément est accordé pour un délai d'essai d'un an maximum. Le Ministre peut proroger ce délai d'essai une seule fois pour une durée maximale d'un an. Au plus tard quatre mois avant l'échéance des délais d'agrément, l'organisme peut solliciter le renouvellement de l'agrément par lettre recommandée au Ministre. § 2. Au plus tôt après un délai d'essai et en tout cas après deux délais d'essai, comme prévu à l'article 7, § 1, du présent arrêté, le Ministre peut accorder un agrément pour une durée de cinq ans, lequel peut être renouvelé. La demande de renouvellement de l'agrément est adressée au Ministre par lettre recommandée au plus tard six mois avant l'échéance du délai d'agrément de cinq ans en cours. § 3. Toute demande de renouvellement de l'agrément est soumise aux dispositions des articles 3 à 6. § 4. L'organisme auquel le Ministre a déjà octroyé des subsides pour un délai minimal d'un an sur la base des articles 12 et 13 de l'arrêté royal du 6 octobre 1994 portant les mesures d'exécution concernant les travaux d'intérêt général et la formation, est censé avoir satisfait à l'article 7, § 1er, du présent arrêté et peut, s'il en fait la demande par lettre recommandée, être agréé par le Ministre par application de l'article 7, § 2, du présent arrêté.

Art. 8.Pour chaque activité distincte mentionnée à l'article 2, 1° à 4°, le Ministre ne peut agréer qu'un seul organisme par arrondissement judiciaire. Dans l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, au maximum deux organismes, à savoir un organisme francophone et un organisme néerlandophone, peuvent être agréés.

Art. 9.§ 1er. Les droits et les devoirs de l'organisme qui a obtenu un agrément s'établissent comme suit : 1° au sein des arrondissements judiciaires où il déploie son activité, l'organisme collabore avec les instances judiciaires ainsi qu'avec d'autres associations exerçant des activités au sens de l'article 2, 1° à 4°;2° l'organisme collabore avec l'administration et participe aux initiatives entreprises ou soutenues par l'administration dans le cadre des activités visées à l'article 2, 1° à 4°;3° chaque année et au plus tard le ler avril, il transmet au Ministre un rapport d'activités portant sur l'exercice précédent ainsi qu'un plan d'action portant sur l'exercice en cours.Le Ministre détermine les critères auxquels ces deux documents doivent répondre; 4° sans préjudice de la communication aux instances judiciaires, il veille à ce que toutes les données à caractère personnel ou confidentiel soient tenues strictement secrètes à l'égard de tiers;5° l'organisme a le droit d'examiner l'aptitude de la personne qui lui est envoyée pour l'activité concernée et de refuser le renvoi de cette personne si celle-ci est jugée inapte.Le refus doit être motivé et ne peut être fondé sur la race, la religion, le sexe ou la couleur de peau; 6° en cas de modification des statuts ou de cessation de ses activités, l'organisme est tenu d'en informer le Ministre par écrit dans les trente jours;7° l'organisme veille à offrir une formation appropriée et un encadrement spécialisé au personnel. § 2. L'administration exerce un contrôle sur le respect des dispositions du § 1er. A cet effet, elle peut requérir toutes les pièces utiles et mener une enquête sur place.

Art. 10.§ 1er. L'agrément est retiré lorsque l'une des conditions prévues à l'article 3 n'est plus remplie ou lorsqu'une des dispositions de l'article 9, § 1er, n'est pas respectée.

L'agrément est également retiré lorsque l'organisme ne collabore pas au contrôle visé à l'article 9, § 2.

L'agrément peut enfin être retiré sur la base d'une plainte écrite émanant d'une personne qui a été renvoyée à l'organisme et qui prétend être lésée par celui-ci. § 2. Lorsqu'un retrait de l'agrément est envisagé, l'organisme en est informé par lettre recommandée motivée.

Si le retrait de l'agrément est envisagé sur la base du § 1er, alinéa premier, l'organisme dispose d'un délai de quatre mois à dater de la réception de la lettre recommandée pour se conformer aux dispositions de l'article 3 ou de l'article 9, § 1er, et en apporter la preuve au Ministre.

Si le retrait de l'agrément est envisagé sur la base du § 1er, deuxième alinéa, l'organisme dispose d'un délai de trente jours à dater de la réception de la lettre recommandée pour prêter malgré tout encore son concours au contrôle visé à l'article 9, § 2. Si le retrait de l'agrément est envisagé sur la base du § 1er, troisième alinéa, de l'article 10, l'organisme dispose d'un délai de soixante jours pour y répondre par écrit. § 3. Après expiration des délais prévus au § 2, deuxième, troisième ou quatrième alinéa, la décision de retrait ou de non-retrait de l'agrément est notifiée à l'organisme dans les soixante jours. La décision est motivée. Après expiration de ce délai de soixante jours, le silence est assimilé à une décision de non-retrait de l'agrément.

Art. 11.Dans les cas visés à l'article 10, § 2, deuxième et troisième alinéas, l'agrément est suspendu à dater de la notification prévue à l'article 10, § 2, premier alinéa.

Dans le cas visé à l'article 10, § 2, quatrième alinéa, l'agrément peut être suspendu par une décision motivée à dater de la notification prévue à l'article 10, § 2, premier alinéa.

La suspension prend fin le jour où intervient la décision de retrait ou de non-retrait de l'agrément. CHAPITRE III. - Des subsides aux organismes Section 1re. - Conditions

Art. 12.Dans les conditions fixées par le présent arrêté et dans les limites des crédits prévus au budget, le Ministre peut accorder des subsides aux organismes agréés pour l'exécution des activités visées à l'article 2, 1° à 4°.

Art. 13.§ 1er. Pour pouvoir bénéficier de subsides, l'organisme doit : 1° être agréé selon les dispositions des articles 3 à 9;2° employer un personnel correspondant à au moins deux équivalents temps plein;3° tenir une comptabilité telle que définie par le Ministre. § 2. Pour continuer à bénéficier de subsides, l'organisme doit : 1° satisfaire aux normes de prestations minimales fixées par le Ministre par activité visée à l'article 2 du présent arrêté et par membre du personnel d'exécution équivalent temps plein subventionné;2° sur une base annuelle, employer en moyenne au moins 90 % de l'effectif que le Ministre a attribué à l'organisme, conformément à l'article 14, § 2, pour l'exécution d'une ou de plusieurs;activité(s) visée(s) à l'article 2 du présent arrêté; 3° utiliser effectivement les subsides destinés respectivement aux frais de personnel et de fonctionnement, conformément à l'agrément accordé par le Ministre.

Art. 14.1er. La demande de subsides est effectuée par lettre recommandée séparée et peut être introduite en même temps que la demande d'agrément. Les subsides peuvent uniquement être accordés après que le Ministre ait statué sur l'agrément, conformément à l'article 5.

La demande est accompagnée : 1° d'une copie du registre du personnel ou de tout autre document attestant de l'effectif de l'organisme.Les organismes qui introduisent une première demande, comme visé à l'article 7, § 1er, communiquent cette annexe au plus tard quatre mois après la date de l'agrément. 2° d'un budget comme défini par le Ministre. § 2. La décision du Ministre de lui accorder ou non des subsides est communiquée à l'organisme par lettre recommandée. S'il décide d'accorder des subsides, la lettre recommandée précise le nombre de personnes et les qualifications minimales de ce personnel pour une ou plusieurs des activités énumérées à l'article 2 du présent arrêté. Section 2. - Dépenses subsidiables

Art. 15.§ 1er. Les subsides, visés à l'article 12, § 1er, du présent arrêté, sont répartis comme suit : une partie est destinée à couvrir les frais de personnel, et une autre partie les frais de fonctionnement et les frais d'équipement liés à l'exécution d'une ou de plusieurs activités visées à l'article 2 du présent arrêté. § 2. Au maximum 10 % de l'enveloppe destinée aux frais de fonctionnement et frais d'équipement peuvent être consacrés à des dépenses de personnel. § 3. Au maximum 10 % de l'enveloppe destinée aux frais de personnel peuvent être consacrés à des frais inhérents à la sous-traitance.

Art. 16.Le montant des subsides destinés aux frais de personnel est déterminé en tenant compte : 1° du nombre et des qualifications des personnes qui composent l'effectif accordé à un organisme par le Ministre pour l'exécution d'une ou de plusieurs activité(s) visée(s) à l'article 2 du présent arrêté, étant entendu que le nombre de personnes subsidiables de niveau 1 ne peut être supérieur au nombre de membres de personnes de niveau 2+;pour le calcul de cette répartition, il n'est pas tenu compte du personnel d'encadrement ou du directeur visés à l'article 17; 2° des composantes salariales suivantes : - la rémunération annuelle brute à laquelle peut prétendre un fonctionnaire engagé par l'Etat fédéral, compte tenu du diplôme et de l'ancienneté pécuniaire, laquelle est constituée de toutes les prestations accomplies par le passé, pour lesquelles les exigences de qualification posées par le présent arrêté étaient applicables, cette rémunération brute comprend également l'allocation de foyer ou de résidence, fixée conformément au mode de calcul applicable à la Fonction publique; - les cotisations patronales à l'O.N.S.S., ainsi que toutes les autres obligations légales ou conventionnelles en matière de rémunération des membres du personnel; - la prime de fin d'année, fixée conformément au mode de calcul applicable à la Fonction publique; - le pécule de vacances correspondant au statut de l'employeur; - le pécule de vacances alloué en cas de résignation; - 2 % des coûts salariaux annuels bruts pour la couverture des frais liés à diverses charges patronales.

Art. 17.Dès le troisième temps plein d'exécution atteint et par tranche d'effectif d'exécution de trois équivalents temps plein de niveau 1 ou de niveau 2+ subventionnés, des subsides sont accordés pour une personne à mi-temps de niveau 2 pour assurer l'encadrement administratif. L'effectif de niveau 2 pouvant ainsi être subventionné est fixé à maximum 3 équivalents temps plein.

Lorsque l'effectif se compose de 7 équivalents temps plein subsidiés de niveau 1, de niveau 2+ ou de niveau 2, des subsides sont accordés pour une personne à temps-plein pour assurer l'encadrement, rémunérée selon l'échelle barémique correspondant à celle qui est attribuée à des agents de l'Etat de niveau 1, rang 10B à condition qu'il puisse faire preuve d'une expérience de quatre années au minimum dans une fonction relevante.

Lorsque l'effectif se compose de 10,5 équivalents temps plein subsidiés de niveau 1, de niveau 2+ ou de niveau 2, des subsides sont accordés pour une personne à mi-temps pour assurer l'encadrement, rémunérée selon l'échelle barémique correspondant à celle qui est attribuée à des agents de l'Etat de niveau 1, rang 10B à condition qu'il puisse faire preuve d'une expérience de quatre années au minimum dans une fonction relevante.

Lorsque l'effectif se compose de 15 équivalents temps plein subsidiés de niveau 1, de niveau 2+ ou de niveau 2, des subsides sont accordés pour une personne à temps plein pour assurer la fonction de directeur, rémunérée selon l'échelle barémique correspondant à celle qui est attribuée à des agents de l'Etat de niveau 1, rang 10C. A condition qu'il puisse faire preuve d'une expérience de neuf années au minimum dans une fonction relevante.

Au maximum un membre du personnel de rang 10C peut être attribué par organisme.

Art. 18.La partie des subsides destinée à couvrir les frais de fonctionnement est un montant forfaitaire, lequel est obtenu en multipliant le nombre d'équivalents temps plein subsidiés sur la base du présent arrêté par 217 108 BEF. (index : 01/02/1999). Section 3. - Fixation, liquidation et contrôle financier

de l'utilisation des subsides

Art. 19.Pour la liquidation des subsides, les organismes introduisent une déclaration, conformément au modèle établi par le Ministre. Cette déclaration est introduite dans le mois qui suit la réception de la décision visée à l'article 14, § 2.

Art. 20.Sur base des frais annuels subsidiables et évalués, des avances seront calculées et versées aux moments suivants : a) une première avance de 4/12 des frais annuels mentionnés ci-avant et ce au plus tard à la fin du troisième mois suivant le mois dans lequel la décision de subsdiation a été portée à la connaissance de l'organisme;b) ensuite, des avances bimensuelles comptabilisées sur 2/12ème des frais annuels subsidiables et évalués. La fixation définitive des subsides sera faite via la fixation d'un montant de régularisation dans l'année civile suivant l'année civile dans laquelle les douzièmes provisionnels mentionnés au premier alinéa ont été versés aux organismes.

Cette régularisation ne peut se faire qu'après que l'organisme ait transmis au Ministre un rapport financier. Ce rapport doit être présenté avant le 1er avril de l'année civile qui suit l'année civile dans laquelle les douzièmes provisionnels ont été versés. Le Ministre définit le contenu et les modalités de ce rapport, lequel couvre tous les mois de l'année civile précédente pour lesquels des subsides ont été perçus.

En cas de solde en faveur de l'Etat, le Ministre peut donner à l'organisme l'autorisation de payer le montant dû via des mensualités sur une période maximale d'un an et ce exclusivement dans le cas où l'organisme ne perçoit plus de subsides l'année suivante.

Art. 21.Le rapport financier annuel de l'organisme doit être visé par un réviseur d'entreprise.

Art. 22.§ 1er. Les frais de personnel sont justifiés par des versements à une organisation de sécurité sociale ou à une caisse de pension, complétés par des attestations de l'employeur. § 2. L'administration exerce un contrôle sur la comptabilité des organismes et sur l'utilisation des subsides. Elle peut prendre connaissance sur la base de pièces ou sur place de tous relevés, documents comptables et autres pièces justificatives.

Art. 23.§ 1er. Le Ministre peut suspendre l'octroi des subsides et/ou réclamer le remboursement total ou partiel des subsides déjà indûment octroyés lorsque : 1° l'organisme ne remplit plus l'une des conditions visées à l'article 13;2° l'administration découvre des inexactitudes dans la comptabilité ou dans l'utilisation des subsides. La décision de suspendre l'octroi des subsides et éventuellement de réclamer le remboursement des subsides est notifiée à l'organisme par lettre recommandée. § 2. Lorsque l'agrément est suspendu, conformément aux dispositions de l'article 11 du présent arrêté, l'octroi des subsides se poursuit pendant la période de suspension, jusqu'au jour où la décision de retrait de l'agrégation est notifiée, sans préjudice toutefois des dispositions du § 1er du présent article. CHAPITRE IV. - Autres dispositions

Art. 24.Dans les limites des crédits prévus au budget, l'ensemble des subsides visés dans le présent arrêté sont indexés conformément à la loi du 1er mars 1977Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/03/1977 pub. 05/03/2009 numac 2009000107 source service public federal interieur Loi organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation du Royaume de certaines dépenses dans le secteur public. - Coordination officieuse en langue allemande fermer organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation du Royaume de certaines dépenses dans le secteur public. Cette liaison à l'indice est calculée et appliquée conformément à l'article 2 de l'arrêté royal du 24 décembre 1993 appliquant la loi du 6 janvier 1989Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/01/1989 pub. 18/02/2008 numac 2008000108 source service public federal interieur Loi spéciale sur la Cour d'arbitrage fermer de sauvegarde de la compétitivité du pays.

Art. 25.Les organismes répondant aux dispositions de l'article 7, § 4, mais non aux dispositions de l'article 16, 1°, peuvent maintenir en service le personnel qui était occupé sur la base des articles 12 et 13 de l'arrêté royal du 6 octobre 1994 portant les mesures d'exécution concernant les travaux d'intérêt général et la formation. Lors du remplacement d'un membre du personnel ou d'une extension du personnel subventionné par le biais du présent arrêté, l'organisme doit cependant veiller à se conformer aux dispositions de l'article 16, 1°.

Art. 26.Les articles 12 et 13 de l'arrêté royal du 6 octobre 1994 portant les mesures d'exécution concernant les travaux d'intérêt général et la formation sont abrogés.

Art. 27.Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 6 juillet 1999.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de la Justice, T. VAN PARYS