5 AOUT 2006. - Arrêté royal portant assentiment au troisième contrat de gestion entre l'Etat belge et la société anonyme de droit public à finalité sociale « Coopération technique belge »

ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 21 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/1998 pub. 30/12/1998 numac 1998015196 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant création de la « Coopération Technique Belge » sous la forme d'une société de droit public fermer portant création de la « Coopération technique belge » sous la forme d'une société de droit public, notamment l'article 16;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 6 juillet 2006;

Vu l'accord de Notre Ministre du Budget du 20 juillet 2006;

Sur la proposition de Notre Ministre des Affaires étrangères et de Notre Ministre de la Coopération au Développement et sur l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le troisième contrat de gestion entre l'Etat belge et la Société anonyme de droit public à finalité sociale « Coopération technique belge », annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.L'arrêté royal du 23 octobre 2002 portant assentiment au deuxième contrat de gestion entre l'Etat belge et la société anonyme de droit public à finalité sociale « Coopération technique belge » est abrogé.

Art. 3.Le présent arrêté et le contrat annexé au présent arrêté produisent leurs effets au 1er janvier 2007.

Art. 4.Notre Ministre des Affaires étrangères et Notre Ministre de la Coopération au Développement sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 5 août 2006.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre des Affaires étrangères, K. DE GUCHT Le Ministre de la Coopération au Développement, A. DE DECKER

Annexe à l'arrêté royal du 5 août 2006 portant exécution de la loi du 21 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/1998 pub. 30/12/1998 numac 1998015196 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant création de la « Coopération Technique Belge » sous la forme d'une société de droit public fermer portant création de la « Coopération technique belge » CONTRAT DE GESTION ENTRE L'ETAT BELGE ET LA SOCIETE ANONYME DE DROIT PUBLIC A FINALITE SOCIALE « COOPERATION TECHNIQUE BELGE » Etabli conformément aux dispositions du Chapitre III de la loi du 21 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/1998 pub. 30/12/1998 numac 1998015196 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant création de la « Coopération Technique Belge » sous la forme d'une société de droit public fermer portant création de la « Coopération technique belge » sous la forme d'une société de droit public, ci-après dénommée « la loi portant création de la C.T.B. » Préambule Dans leur souci constant d'améliorer la mise en oeuvre de la coopération au développement, les deux parties sont convenues de travailler de concert à un échange optimal d'informations, à un calcul transparent et correct du coût et à une définition préalable aussi précise que possible des activités à programmer.

Entre : L'Etat belge, représenté par le Ministre de la Coopération au Développement, ci-après dénommé « l'Etat »;

Et : la Coopération technique belge, société anonyme de droit public à finalité sociale visée à l'article 3 de la loi portant création de la C.T.B., ayant son siège social rue Haute 147, 1000 Bruxelles, représentée par M. Y. Haesendonck, en sa qualité de président du conseil d'administration et par M. J. Valkeniers, en sa qualité d'administrateur; ci-après dénommée « la C.T.B. ».

Les parties conviennent ce qui suit : TITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.Finalité sociale Conformément à l'article 15, § 2, 1° de la loi portant création de la C.T.B., la finalité sociale est celle décrite à l'article 9 des statuts repris dans l'arrêté royal du 15 février 1999 portant exécution de l'article 13 de la loi portant création de la C.T.B. et relatif aux statuts de la C.T.B. Le rapport spécial relatif à la finalité sociale sera intégré dans le rapport de gestion établi par le conseil d'administration conformément à l'article 30, § 2 de la loi portant création de la C.T.B.

Art. 2.Règles de conduite vis-à-vis des bénéficiaires des prestations de coopération La C.T.B. réalise ses tâches de service public dans le respect du concept de partenariat et de la Déclaration de Paris sur l'harmonisation, l'alignement et l'efficacité de l'aide, laquelle a été faite le 02 mars 2005 dans le cadre du Comité d'Aide au Développement de l'Organisation de Coopération et de Développement Economique, en tenant compte notamment des points suivants : - le développement des capacités locales, par le biais du transfert mutuel de savoir-faire, notamment en recourant autant que possible à du personnel local et à des entreprises locales pour la mise en oeuvre des prestations de coopération; - la décentralisation des décisions concernant les prestations de coopération, afin de les situer le plus près possible des groupes-cibles; - la responsabilisation du pays partenaire et des partenaires locaux, par le recours aux formes de coopération confiant au pays partenaire et/ou aux partenaires locaux la plus grande partie possible de la préparation et de la mise en oeuvre de la prestation de coopération; - l'accompagnement du pays partenaire et des partenaires locaux dans l'identification des prestations de coopération; - le respect des règles internes en vigueur au sein des organisations régionales lorsque la C.T.B. collabore avec des organisations dont font partie les pays partenaires.

TITRE II. - Dispositions générales concernant l'exécution des tâches de service public en matière de coopération bilatérale directe comme décrite à l'article 5 § 2, 1°, 2°, 6°, 7° de la loi portant création de la C.T.B. Art. 3 En préparation d'un nouveau programme indicatif de coopération, la C.T.B. transmet à l'Etat un rapport d'appréciation sur le programme en cours.

Art. 4.§ 1er. A l'appui de l'identification introduite par le pays partenaire selon le schéma joint en annexe 1, la C.T.B. est chargée de la formulation de la prestation; qu'elle réalise en concertation avec le pays partenaire.

Au plus tard le 31 octobre de chaque année, l'Etat et la C.T.B. établissent, de commun accord, un planning de formulations à effectuer pour l'année suivante. § 2. Le rapport de formulation est établi suivant le schéma joint en annexe 2. § 3. Il est créé un fonds pour les formulations dont les modalités sont fixées par une convention de mise en oeuvre conclue entre l'Etat et la C.T.B. § 4. Il est créé un Comité de contrôle de qualité chargé d'apprécier la qualité des rapports de formulation. Le Comité est présidé par la C.T.B. Le Comité est composé de représentants de la C.T.B., de la Direction Générale de la Coopération au Développement et le cas échéant d'experts invités sur proposition de la C.T.B. Son fonctionnement est régi par un règlement d'ordre intérieur établi par la C.T.B. en concertation avec l'Etat. § 5. Après examen par le Comité mentionné au § 4 du présent article, la C.T.B. transmet un rapport de formulation aux Ministères concernés du pays partenaire. Il est examiné dans le cadre de la Structure Mixte de Concertation Locale (SMCL) dans lequel siègent les représentants désignés par le pays partenaire, la C.T.B. et l'Etat belge représenté par l'Attaché de Coopération internationale près l'Ambassade de Belgique. Le Comité est présidé par le pays partenaire. Il a un rôle consultatif.

Art. 5.La C.T.B. transmet à l'Etat belge un dossier comprenant le rapport de formulation validé par le pays partenaire, un projet de convention spécifique rédigé par l'Attaché de Coopération internationale, en concertation avec la C.T.B. et le pays partenaire, et une convention de mise en oeuvre pour approbation par le Ministre qui a la Coopération au Développement dans ses attributions.

La convention de mise en oeuvre constitue une convention d'attribution comme décrite à l'article 15, § 2, 2° de la Loi portant création de la C.T.B.

Art. 6.Dès la notification de la convention de mise en oeuvre par l'Etat, la C.T.B. est chargée de la mise en oeuvre de la prestation de coopération.

A l'exception de modifications relatives à la durée de la convention spécifique, de son montant ou de son objectif spécifique, les adaptations au dossier technique et financier annexé à ladite convention sont décidées par la C.T.B. en commun accord avec le pays partenaire. La C.T.B. en informe l'Etat.

Art. 7.Pour le 31 mars de chaque année, la C.T.B. fournit au pays partenaire et à l'Etat un rapport opérationnel et financier sur l'exécution de chaque prestation de coopération en cours l'année précédente.

Art. 8.La C.T.B. communique un rapport final, comprenant un volet opérationnel et un volet financier, pour chaque prestation de coopération, endéans les 6 mois qui suivent l'échéance de la convention spécifique.

TITRE III. - Dispositions générales concernant l'exécution des tâches de service public en matière de coopération bilatérale directe comme décrites à l'article 5, § 2, 3°, 5°, 8° de la Loi portant création de la C.T.B.

Art. 9.Coopération financière Pour les programmes et les projets en matière de coopération financière, la C.T.B. fournit, à la demande de l'Etat, un projet de convention de mise en oeuvre. L'Etat et la C.T.B. négocient le contenu de la convention de mise en oeuvre.

Cette convention de mise en oeuvre constitue une convention d'attribution comme défini à l'article 15, § 2, 2° de la Loi portant création de la C.T.B.

Art. 10.Programme bilatéral de bourses d'études et de stages en Belgique et à l'étranger 1° Avant le 31 décembre de chaque année, l'Etat fixe, en concertation avec la C.T.B., un montant par pays pour les bourses d'étude et de stages hors projets mis à la disposition des pays partenaires pour l'année suivante et le notifie à la C.T.B. Le montant inclut le coût de la continuation des bourses en cours. 2° Pour le 31 janvier, la C.T.B. transmet une convention de mise en oeuvre signée. Le contenu du nouveau programme est établi postérieurement, en concertation avec l'attaché et le pays partenaire; 3° Pour le 31 mars de l'année suivante, la C.T.B. fournit à l'Etat un rapport d'exécution dudit programme.

Art. 11.Programme de micro-interventions (PMI) 1° Avant le 31 décembre de chaque année, l'Etat fixe, en concertation avec la C.T.B, la programmation budgétaire par pays du Programme PMI pour l'année suivante et la notifie à la C.T.B. Cette programmation budgétaire inclut le coût de la continuation des PMI en cours. 2° Pour le 31 janvier, la C.T.B. transmet la convention de mise en oeuvre signée. Le contenu du programme est établi postérieurement, en concertation avec l'attaché. 3° Pour le 31 mars de l'année suivante, la C.T.B. fournit à l'Etat un rapport d'exécution dudit programme.

Art. 12.

Aide d'urgence ou de réhabilitation à court terme en vertu d'une décision du Conseil des Ministres Hormis dans le cas de l'aide alimentaire bilatérale, la décision relative au dossier d'identification et aux demandes d'intervention est prise par le Conseil des Ministres. Pour ce qui est de l'aide d'urgence, la C.T.B. transmet, dans les cinq jours calendrier de la notification par l'Etat, un dossier technique et financier ainsi qu'un projet de convention de mise en oeuvre. Pour ce qui est de l'aide de réhabilitation et de l'aide alimentaire bilatérale, la C.T.B. transmet, dans un délai de trente jours calendrier de la notification par l'Etat, un dossier technique et financier ainsi qu'un projet de convention de mise en oeuvre. Dans ledit projet, la C.T.B. tiendra compte des mécanismes nationaux et internationaux de coordination locale.

L'Etat négocie, si cela s'avère nécessaire, puis signe la convention.

Cette convention de mise en oeuvre constitue une convention d'attribution comme décrite à l'article15, § 2, 2°, de la loi portant création de la C.T.B. TITRE IV. - Modalités de réalisation et procédure d'attribution des autres tâches de service public susceptibles d'être attribuées à la C.T.B. en vertu de l'article 6 de la loi portant création de la C.T.B.

Art. 13.Demande de prix Lorsque l'Etat souhaite faire exécuter par la C.T.B. une des tâches visées dans le présent titre, il adresse à la C.T.B. une demande de prix, ainsi que des termes de référence précis.

Art. 14.Offre de prix La C.T.B. doit soit présenter une offre de prix dans les trente jours calendrier à dater de la demande de prix, soit notifier son refus motivé de réaliser la prestation. Ce délai est ramené à 5 jours ouvrables pour les opérations d'aide d'urgence.

Le cas échéant, l'offre de prix de la C.T.B. comprend une convention de mise en oeuvre comprenant un budget, les conditions de paiement et un planning spécifique.

L'Etat négocie, si cela s'avère nécessaire, puis signe la convention.

Cette convention de mise en oeuvre constitue une convention d'attribution comme défini à l'article 15, § 2, 2°, de la loi portant création de la C.T.B.

Art. 15.Commande L'Etat notifie à la C.T.B., dans les quarante-cinq jours calendrier, à dater de la réception de l'offre de prix, soit son accord sur l'offre de prix proposée, soit son refus formellement motivé. Ce délai est ramené à 5 jours ouvrables pour les opérations d'aide d'urgence.

Art. 16.Réception de la prestation La réception par la C.T.B. est acceptée par l'Etat par l'approbation du rapport final, comprenant un volet opérationnel et un volet financier.

TITRE V. - Evaluation et monitoring

Art. 17.La C.T.B. s'engage à apporter sa collaboration à toute évaluation par l'Etat durant ou après les prestations effectuées dans le cadre des tâches de service public telles que visées aux articles 5 et 6 de la Loi portant création de la C.T.B. Les activités d'évaluation et de monitoring comprennent annuellement : - l'évaluation par l'Etat de la qualité des prestations de la CTB sur base d'un échantillon de minimum 10 projets choisis par l'Etat; - le monitoring par l'Etat du Programme indicatif de coopération.

TITRE VI. - Interruption ou cessation des tâches de service public

Art. 18.1° Le Ministre dont relève la C.T.B. peut interrompre ou mettre fin, pour des motifs d'ordre politique ou de sécurité liés à la situation du pays partenaire, à l'exécution par la C.T.B. d'une convention d'attribution conclue en vertu du présent contrat de gestion. 2° Le Ministre dont relève la C.T.B. notifie sa décision formellement motivée à la C.T.B. en indiquant soit la date et la durée de l'interruption, soit la date de la cessation de l'exécution de la convention d'attribution. 3° La C.T.B. peut, de commun accord avec le Ministre dont elle relève, interrompre ou mettre fin, pour des motifs de sécurité liés à la situation du pays partenaire, à l'exécution d'une convention d'attribution conclue en vertu du présent contrat de gestion. 4° Dans un délai de cinq jours ouvrables à dater de la notification visée à l'alinéa 2 ou de l'accord visé à l'alinéa 3, l'Etat et la C.T.B. conviennent des modalités de l'interruption ou de la cessation de la convention d'attribution. 5° L'Etat indemnisera la C.T.B., dans le respect du contrôle réglementaire financier et budgétaire, pour l'ensemble des coûts directs ou indirects résultant de l'interruption ou de la cessation de la prestation moyennant présentation des pièces justificatives y afférentes. 6° La C.T.B. prévoit dans les contrats qu'elle conclut avec ses éventuels sous-traitants les modalités de rupture du contrat en cas d'interruption ou de cessation visée par le présent article et met en oeuvre les moyens raisonnables pour convenir d'un montant maximum d'indemnisation.

TITRE VII. - Personnel

Art. 19.La C.T.B. veillera à ce que les membres de son personnel présentent les qualités et les capacités requises pour une coopération de qualité. Ainsi, les membres du personnel de la C.T.B. devront : - traiter les bénéficiaires des prestations de coopération avec respect et sans aucune discrimination; - éviter, tant dans l'exercice de leurs fonctions qu'en dehors, tout comportement qui pourrait ébranler la confiance du public ou des bénéficiaires des prestations de coopération et, notamment, s'abstenir de toute immixtion dans la politique du pays partenaire; - remplir leurs fonctions avec professionnalisme, loyauté et intégrité; - ne solliciter, n'exiger ou ne recevoir directement ou par personne interposée, même en dehors de leurs fonctions mais à l'occasion de celles-ci, des dons, gratifications, avantages ou rémunérations quelconques; - n'exercer à titre personnel ou par personne interposée, aucune occupation qui serait de nature à porter préjudice à l'accomplissement de leurs fonctions ou contraire à la dignité de celles-ci.

Les règles de conduite et de déontologie énumérées ci-dessus sont reprises dans le statut du personnel et dans les conventions de travail de la C.T.B.

Art. 20.La C.T.B. est représentée dans chaque pays partenaire de la coopération bilatérale directe belge. Dans chaque pays partenaire, l'Attaché de la Coopération internationale et le Représentant résident de la C.T.B. se concertent de façon régulière et systématique.

Sans préjudice des principes de financement mentionnés au titre VIII, la C.T.B. prévoit dans son budget une ligne budgétaire particulière pour l'installation et le fonctionnement des bureaux des Représentations dans les pays partenaires.

Cette ligne budgétaire est explicitée par l'intermédiaire d'un cahier des charges qui est joint en annexe au budget et qui sert de base pour une négociation spécifique dans le cadre des discussions budgétaires annuelles.

TITRE VIII. - Budget, Financement et Justification des dépenses

Art. 21.§ 1er. Principes Le Budget de l'Etat belge - section 14 : Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, prévoit chaque année les crédits nécessaires pour le financement des activités de la C.T.B. Le financement de la C.T.B s'inscrit également dans la planification indicative des crédits du SPF sur un horizon de cinq ans, et cela en cohérence avec la programmation conjointe des prestations. § 2. Ces crédits sont répartis entre les enveloppes suivantes : 1. Frais de gestion de la C.T.B. Il s'agit de l'ensemble des frais nécessaires au bon fonctionnement du siège social de la C.T.B et de ses représentations à l'étranger. Ces frais ne peuvent en aucun cas servir au financement des activités de la C.T.B. pour compte de tiers.

Les honoraires des Commissaires aux Comptes sont également repris sous ce titre. 2. Coût des prestations en vertu de l'article 5 de la loi portant création de la C.T.B. Il s'agit des coûts directement liés aux prestations de la C.T.B. faisant l'objet d'une convention spécifique entre la Belgique et le pays partenaire, ainsi que des programmes dits MIP et Bourses.

Ces coûts sont distincts des frais de gestion et des coûts de prestation de la C.T.B pour compte de tiers. 3. Coût des prestations en vertu des articles 6 et 9bis de la loi portant création de la C.T.B. Il s'agit des coûts directement liés aux prestations confiées par l'Etat à la C.T.B. par le biais d'une convention de mise en oeuvre en vertu des articles 6 et 9 bis de la loi portant création de la C.T.B. Art 22. Les crédits sont déterminés, libérés et justifiés comme suit : § 1. Frais de gestion de la C.T.B L'enveloppe, hors honoraires des commissaires aux comptes, est fixée au montant forfaitaire de 20 millions EUR, à condition que le chiffre d'affaires pour l'exercice budgété par la CTB soit au moins égal à 150 millions EUR. Si le chiffre d'affaires de la C.T.B., pour un exercice particulier, est inférieur à 150 millions EUR, le montant des frais de gestion accordé, pour cet exercice, correspond au crédit initial accordé en 2006 soit 19 millions EUR. Cette enveloppe est indexée au taux déterminé par l'Etat pour l'établissement de son budget général.

Les frais de gestion sont payés en deux tranches par l'Etat, sur base de déclarations de créances établies par la C.T.B. en date du 1er janvier et du 1er juillet de l'exercice en cours. L'Etat s'engage à effectuer les paiements pour le 31 janvier et le 31 juillet au plus tard. Les crédits réservés au paiement des honoraires des commissaires aux comptes sont liquidés en supplément à la première tranche.

Principes Les frais de gestion sont justifiés une fois par an, sur base d'un rapport établi lors de la préparation des comptes annuels de la C.T.B., et certifié « conforme et fidèle à la loi, au présent contrat de gestion et aux comptes annuels » par le collège des commissaires aux comptes.

Cette justification doit être introduite par la C.T.B. au plus tard le 30 juin de l'année qui suit l'exercice concerné. Le format de ce rapport est joint en annexe 3 au présent contrat.

Dans le cas où une partie des crédits octroyés par l'Etat n'aurait pas été dépensée ou justifiée adéquatement par la C.T.B., l'Etat déduira cette somme du paiement de la seconde tranche des frais de gestion de l'exercice en cours. § 2. Coût des prestations en vertu de l'article 5 de la loi portant création de la C.T.B. L'enveloppe est fixée lors de l'élaboration du budget initial du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement. Cette enveloppe couvre notamment l'ensemble des dépenses prévues par la C.T.B. pour ses prestations dans le cadre de l'exécution de conventions spécifiques, des MIPs et des bourses.

Avant le 15 avril de chaque année précédant l'année à financer, la C.T.B communique son budget à l'Etat au moyen du document joint en annexe 4 au présent contrat. Ledit budget comprend l'ensemble des coûts, y inclus un pourcentage de bénéfice autorisé d'1 %, excepté sur les transferts de fonds relatifs à l'aide budgétaire et l'aide à la balance des paiements.

Avant le 15 octobre de chaque année précédant l'année à financer, la C.T.B. communique à l'Etat la révision du budget présentée avant le 15 avril, et cela au moyen du même document.

L'Etat confirme par le vote du budget par le parlement le montant exact du crédit octroyé à la C.T.B. Lors du contrôle budgétaire de l'Etat, celui-ci communique également par le vote du parlement le montant ajusté exact du crédit octroyé à la C.T.B. Au plus tard les 31 janvier, 31 mars, 30 juin et 30 septembre, l'Etat garantit le paiement des déclarations de créance « pour prestations à exécuter » introduites les 1er janvier, 1er mars, 1er juin et 1er septembre par la C.T.B. Lesdites déclarations de créance portent à chaque fois sur 1/4 du budget global approuvé de la C.T.B. La quatrième déclaration de créance, en l'occurrence celle du 1er septembre, sera réduite par la C.T.B. le cas échéant. La C.T.B. notifie à l'Etat, avant le 31 juillet de l'année à financer, le montant à prendre éventuellement en déduction de la quatrième déclaration de créances.

Il s'agit ici de montants consolidés dont le paiement est indépendant de la justification effective des dépenses.

Au plus tard pour le 30 juin de l'année qui suit l'année à financer, la C.T.B fournit à l'Etat la justification des dépenses par prestation. Le rapport justifiant ces dépenses est établi selon le format joint en annexe 5 au présent contrat, et est certifié « conforme et fidèle » à la loi, au présent contrat de gestion et aux comptes annuels, par les commissaires aux comptes de la C.T.B. Dans le cas où une partie des crédits octroyés par l'Etat n'aurait pas été dépensée ou justifiée adéquatement par la C.T.B., l'Etat déduira cette somme du paiement de la déclaration de créance remise à l'Etat par la C.T.B. le 1er septembre de l'année suivant l'année à financer.

L'Etat notifie à la C.T.B. le montant porté en déduction sur la déclaration de créance du 1er septembre. § 3. Coût des prestations en vertu des articles 6 et 9bis de la loi portant création de la C.T.B. Lors de l'élaboration du budget de l'Etat, le coût global des prestations en vertu de l'article 6 de la loi portant création de la C.T.B. est repris à titre indicatif.

Chaque prestation fait en effet l'objet d'une convention de mise en oeuvre comprenant un budget et un planning spécifique.

Pour les prestations en vertu de l'article 6, le budget de la prestation comprend, outre les coûts directs de la prestation, un forfait couvrant les frais de gestion « hors salaires » égal à 12 % du montant total de la prestation.

La prestation est facturée sur base périodique à convenir dans la convention de mise en oeuvre. La justification de la prestation est jointe à la déclaration de créance et est établie selon un format à convenir dans la convention de mise en oeuvre.

Art. 23.Financement des experts en coopération Le coût des experts comprend notamment les frais de recrutement, de déménagement, les coûts salariaux, le logement, les frais de voyages internationaux, le coût d'un véhicule de fonction, le coût des moyens logistiques, les frais de formation liés à la prestation.

La rémunération prend en considération les qualifications requises de l'expert et le coût de la vie sur le lieu de la prestation.

TITRE IX. - Contrôle et suivi Art 24. § 1. Le contrôle des activités de la C.T.B est défini par la loi portant création de la C.T.B. Il s'agit dans le présent contrat de déterminer les modalités pratiques des activités de contrôle et de suivi. § 2. Le contrôle externe de la C.T.B est confié aux commissaires du gouvernement et au collège des commissaires aux comptes. Leur mission est définie par la loi portant création de la C.T.B. § 3. Les contrôles pour compte du Ministre dont relève la C.T.B. et du Ministre du Budget, à exercer après la signature des conventions d'attribution conclues en vertu du présent contrat de gestion, seront assurés par les Commissaires du gouvernement visés à l'article 28 de la loi portant création de la C.T.B. § 4. Le mandat du collège des commissaires aux comptes doit au moins comprendre les tâches de contrôle suivantes : - Certification des comptes annuels - Certification du rapport annuel, justifiant les frais de gestion - Certification du rapport annuel, justifiant le coût individuel des prestations Ces responsabilités doivent notamment s'exercer au travers des activités de contrôle suivantes : - Revue du système de contrôle interne de la C.T.B, et plus spécifiquement des mesures prises pour distinguer clairement ? les coûts liés aux prestations pour tiers des coûts des prestations financées par l'Etat ? les frais liés à l'exécution des projets des frais de gestion de la C.T.B. ? les dépenses en cogestion des dépenses en régie, - Revue périodique selon un cycle de trois ans de la comptabilité des prestations de toutes natures gérées par les représentations à l'étranger - Revue des réconciliations effectuées par la C.T.B entre le système de reporting FIT et la comptabilité générale § 5. Dans le cadre de l'évolution de la coopération suite notamment à la Déclaration de Paris, il est souhaitable que les pays partenaires prennent une part de responsabilité croissante dans la gestion financière des projets. Pour les prestations dont la gestion financière est réalisée entièrement par le partenaire, il est de la responsabilité de la C.T.B de veiller au bon usage des financements mis à disposition par la Belgique et ce conformément aux termes des conventions spécifiques. Ce travail doit être effectué selon les normes définies par les instances de référence multilatérales, en coordination avec les autres donateurs éventuels. § 6. L'organisation du contrôle interne de la C.T.B est définie par l'article 23 de la loi portant création de la C.T.B qui détermine notamment la composition du comité d'audit.

Le comité d'audit s'assure que la C.T.B identifie et gère de manière appropriée l'ensemble de ses risques. L'auditeur interne de la C.T.B fait rapport en ce sens de manière périodique au comité d'audit.

Le comité d'audit participe à l'élaboration du cahier de charges lors de la sélection des commissaires aux comptes privés.

Lorsque le comité d'audit prend connaissance des rapports définitifs des commissaires sur les comptes annuels, il invite également un représentant du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement à assister à ses travaux relatifs à la clôture des comptes et à la revue du contrôle interne. § 7. Tant le Comité d'audit que l'audit interne respecteront les « Normes d'audit internationales » (I.I.A.). § 8. La C.T.B. s'engage à ce que les moyens affectés à son audit interne (tant en personnel, en gestion et autres) soient mis en concordance avec la croissance de ses missions. § 9. Dans la première année du présent contrat, la C.T.B. fera exécuter un audit indépendant de son système d'audit interne. § 10. Les activités de suivi par l'Etat concernent l'analyse des rapports de synthèse budgétaires et financiers des prestations tels que transmis par la C.T.B deux fois par an sur les situations arrêtées au 30 juin et au 31 décembre de l'année à financer, selon le schéma joint en annexe 6 au présent contrat.

TITRE X. - Plan d'entreprise

Art. 25.Un plan d'entreprise est établi annuellement par la C.T.B. conformément à l'article 23, § 1er, de la loi portant création de la C.T.B. Il comporte les éléments suivants : 1° un cadre stratégique pour les cinq années à venir, à actualiser chaque année;2° une planification annuelle portant sur : - les moyens à mettre en oeuvre; - les investissements en équipements logistiques et en infrastructures; - les perspectives en matière de gestion du personnel; - l'adaptation des méthodes de gestion et des procédures de contrôle interne; 3° le positionnement de la C.T.B. vis-à-vis des autres acteurs de la coopération au développement; 4° un plan financier contenant une préfiguration du compte de résultats et du bilan et un plan de trésorerie; 5° une évaluation annuelle des performances des prestations de la C.T.B., relative à l'année précédant l'exercice visé par le plan d'entreprise. Cette évaluation constitue la réévaluation annuelle du contrat de gestion.

Sauf en ce qui concerne le bilan, une distinction sera faite pour chaque élément du plan d'entreprise entre les données relatives à la réalisation des tâches de service public et les autres tâches.

Art. 26.Chaque année, pour le 30 juin au plus tard, le plan d'entreprise est soumis à l'approbation du Ministre dont relève la C.T.B. L'approbation est censée être donnée si le Ministre dont relève la C.T.B. n'a pas notifié au conseil d'administration de la C.T.B. son refus formellement motivé pour le 1er octobre de l'année précédant l'exercice visé par le plan d'entreprise.

TITRE XI. - Dispositions finales

Art. 27.§ 1er. Sanctions en cas de non-respect du contrat de gestion En cas d'exécution défaillante d'une des parties, celle qui s'estime lésée notifiera à l'autre le non-respect des clauses du contrat de gestion ou des conventions d'attribution En cas de constat de non- respect, on s'efforcera en premier ressort de se concerter afin d'en découvrir les causes et de prendre les mesures de correction nécessaires. La notification constitue une mise en demeure et fait courir les intérêts au taux légal. § 2. La CTB est seule responsable de tout dommage prévisible direct ou indirect résultant de l'exécution du présent contrat de gestion et des conventions d'attribution conclues en vertu de celui-ci.

Sauf cas de force majeure, en cas d'exécution défaillante par la C.T.B. d'une ou plusieurs des obligations qui lui incombent par ou en vertu du présent contrat de gestion, dûment constatée par un rapport du Commissaire du gouvernement nommé sur proposition du Ministre dont relève la C.T.B., l'Etat sera autorisé à réclamer à la C.T.B. des dommages et intérêts en vue de réparer le dommage subi.

Art. 28.Garantie des intérêts financiers de l'Etat Les intérêts financiers de l'Etat sont garantis par : - l'établissement par la C.T.B. d'un système distinct de comptes pour les activités ayant trait à ses tâches de service public, d'une part, et pour ses autres activités, d'autre part, conformément à l'article 30 de la loi portant création de la C.T.B.; - les règles d'affectation des profits prévues par les statuts de la C.T.B. conformément à l'article 15, § 1er, 3° des lois coordonnées sur les sociétés commerciales; - la procédure d'attribution des tâches de service public en vertu des articles 6 et 9 bis, prévoyant la remise par la C.T.B., au cas par cas, d'une offre de prix; - le contrôle des Commissaires du gouvernement; - le contrôle de la situation financière de la C.T.B. par le collège des Commissaires; - la communication par la C.T.B. à l'Etat de son budget; - la tenue d'une comptabilité selon les dispositions de la loi du 17 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/07/1975 pub. 30/06/2010 numac 2010000387 source service public federal interieur Loi relative à la comptabilité des entreprises fermer complétée par ses arrêtés de mise en oeuvre, et structurée de manière à permettre la bonne exécution du présent contrat.

Cette comptabilité, tenue à l'aide d'un programme informatisé compatible avec celui de l'Etat, rend possible la gestion analytique des données suivant différentes rubriques, entre autres la séparation des dépenses par secteur d'activité, par secteur de référence, par thème, par nature de prestation, par pays, par prestation et par partenaire. Elle rend également possible un follow-up budgétaire des prestations et des frais de gestion de la C.T.B., répartis en centres de coûts et suivant toutes les divisions de la société. Enfin, elle rend également possible une analyse des coûts réels par prestation.

Art. 29.Le présent contrat de gestion est réévalué chaque année et, le cas échéant, adapté, de commun accord, aux modifications des conditions de la coopération au développement.

Le contrat de gestion est évalué sur la base de critères objectifs contenus dans le rapport d'évaluation de la réalisation des tâches de service public intégré dans le plan d'entreprise et dans le rapport spécial relatif à la finalité sociale.

La réévaluation conjointe a lieu annuellement dans le mois suivant l'approbation par le conseil d'administration du plan d'entreprise.

Art. 30.Durée du contrat de gestion Le présent contrat de gestion est conclu pour une durée de cinq ans.

Il prend effet le 1er janvier 2007.

Art. 31.Le présent contrat de gestion est soumis au droit belge.

Conformément à l'article 1676, § 2, du Code judiciaire, les litiges relatifs à l'interprétation, à l'élaboration, à l'exécution ou à la résiliation du présent contrat de gestion et des conventions d'attribution conclues en vertu de celui-ci seront tranchés définitivement au moyen d'une procédure d'arbitrage selon les règles prévues par le Code judiciaire.

Fait à Bruxelles, le 2 août 2006, conformément au texte préalablement établi à la suite d'échange de courriers électroniques, tel qu'approuvé par le conseil d'administration de la C.T.B. et par le Conseil des Ministres. Etabli en deux exemplaires, chaque partie reconnaissant avoir reçu le sien.

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Annexe 1re Schéma pour l'identification par le pays partenaire d'une prestation de coopération sous forme d'un projet ou d'un programme 1. Titre de la prestation de coopération.Description brève et concise reprenant les principales données de la prestation. Il y a lieu d'indiquer s'il s'agit d'une nouvelle prestation ou de la phase suivante d'une prestation existante. Dans ce cas, il aura été procédé préalablement à une évaluation de la phase en cours. 2. Mentionner le Ministère qui sera désigné pour la préparation et la mise en oeuvre de la prestation.3. Préciser les objectifs généraux et spécifiques de la prestation.4. Situer le groupe-cible et, le cas échéant, la localisation de la prestation.Il sera également indiqué, le cas échéant, la délimitation géographique et thématique de la prestation. Les bénéficiaires ainsi que la justification de leur choix seront précisés. 5. Etablir la relation de la prestation avec les « Poverty Reduction Strategy Papers » (PRSP) et les Objectifs du millénaire pour le développement (OMD).6. Démontrer la synergie avec les autres bailleurs de fonds bilatéraux et multilatéraux et avec le programme indicatif de la Commission européenne, ainsi qu'avec l'agenda national d'harmonisation et d'alignement. Analyser le degré de cohérence de la prestation planifiée avec les autres prestations dans le même secteur, dans la même région et avec les mêmes bénéficiaires. 7. Fixer le budget belge maximal et la durée indicative de la prestation.8. Mentionner les mesures qui seront prises pour assurer la durabilité de la prestation après sa clôture (mesures à caractère institutionnel, ressources humaines et financières locales). Annexe 2 Schéma pour le rapport de formulation 1. Description de la démarche suivie Cette partie explicitera la démarche de la formulation, en tenant compte du dossier d'identification élaboré par le pays partenaire, et les différentes étapes suivies pour arriver au résultat final, ainsi que les leçons apprises.2. Fiche analytique de l'intervention Cette fiche pourra contenir les informations administratives, les données CAD et les checklists thématiques.3. Contexte sectoriel Les informations suivantes seront disponibles : ? Référence à la politique nationale du pays partenaire dans laquelle s'intègre l'intervention. ? Analyse du cadre institutionnel du secteur. ? Analyse de la stratégie belge dans le secteur et des expériences opérationnelles. ? Analyse des interventions des autres bailleurs de fonds, des principales leçons récoltées et les synergies possibles. 4. Etudes additionnelles Des études additionnelles comme des études de faisabilité, des analyses thématiques approfondies, des analyses portées sur la dimension conflit,... peuvent être exécutées afin de guider les choix des orientations stratégiques. 5. Dossier Technique et Financier Le Dossier Technique et Financier sera un document à part entière et sera annexé à la convention spécifique.Le dossier contiendra les chapitres suivants : 5.1. Analyse de la situation Cette analyse se concentrera sur la situation à la base des choix stratégiques (analyse des forces et faiblesses; opportunités et menaces). 5.2. Orientations stratégiques de l'intervention Seront définis : la nature et les axes d'intervention, les bénéficiaires, les organisations partenaires, la localisation de l'intervention. 5.3. Planification opérationnelle Cette planification comprendra la description des objectifs de l'intervention, des résultats, des activités, des indicateurs et moyens de vérification, des conditions préalables, des risques et hypothèses. La planification devra également mettre en évidence les acteurs intervenants dans la mise en oeuvre (y compris les acteurs non étatiques éventuels). 5.4. Planning financier La planification financière tiendra compte des ressources nécessaires pour exécuter la planification opérationnelle et inclura un lien avec les résultats et les activités prévues. 5.5. Modalités d'exécution Les modalités d'exécution, définies sur la base du PIC et de l'analyse des risques, et selon les principes de responsabilisation des partenaires, d'harmonisation et d'alignement, couvriront : ? les responsabilités en termes de prise de décision (technique, administrative et financière) ? les canaux de déboursement financiers ? les procédures liées aux marchés publics (y compris les seuils de responsabilité) ? les procédures de rapportage administratif, comptable et financier ? les procédures de suivi et d'évaluation dans le cadre de la structure mixte de concertation locale ? la composition et les attributions des structures de suivi et d'exécution si applicable 5.6. Annexes Les annexes comprendront : ? le calendrier d'exécution, chronogramme et cadre logique (si approprié) indicatifs; ? le type d'assistance technique court terme et long terme envisagé, fonctions et profil; ? la liste d'abréviations et glossaire; ? tout autre document pertinent (ex : planning opérationnel d'un partenaire). 6. Analyse des risques L'analyse des risques portera, entre autres, sur la mise en oeuvre, l'aspect fiduciaire, l'efficacité et la durabilité.7. Références Une bibliographie sera intégrée et mentionnera tous les documents de référence utilisés pour la constitution du rapport de formulation.Des documents essentiels au rapport de formulation peuvent être annexés.

Annexe 3 Justification des frais de gestion Frais de gestion 20XX DEPENSES Pour la consultation du tableau, voir image

Annexe 4 Template budgétaire 1. SOMMAIRE 1.1 FRAIS OPERATIONNELS 1.2 FRAIS DE GESTION 2. BUDGET DES PRESTATIONS 2.1. GENERALITES 2.2. ALLOCATION DE BASE 54 10 54 02 2.2.1. PROJETS AU STADE DE L'EXECUTION 2.2.2. PROJETS AU STADE DE LA FORMULATION 2.2.3. PROJETS AU STADE DE L'IDENTIFICATION 2.2.4. BOURSES 2.2.5. MIP 2.3. AUTRES ALLOCATIONS DE BASE 3. BUDGET DES FRAIS DE GESTION 3.1. BUDGET DU SIEGE 3.1.1. FRAIS DE PERSONNEL 3.1.2. FRAIS DE FONCTIONNEMENT 3.1.3. INVESTISSEMENTS 3.2. BUDGET DES REPRESENTATIONS 3.2.1. FRAIS DE PERSONNEL 3.2.2. FRAIS DE FONCTIONNEMENT 3.2.3. INVESTISSEMENTS Annexes - Tableau récapitulatif Frais opérationnels ventilés entre les dépenses et les recettes (plan financier quinquennal) - Tableau récapitulatif Frais de gestion ventilés entre les dépenses et les recettes revenus (plan financier quinquennal) - Tableau récapitulatif budget total par prestation pour l'année n+1 (ventilé par allocation de base et stade) - Aperçu Budget du Siège par rubrique budgétaire et par centre de coût - Aperçu Budget des Représentations par rubrique budgétaire et par centre de coût

Annexe 5 Justification des dépenses Article 5 Rapport du projet Données-clés Projet X : Aperçu Dépenses projet X 20XX Pour la consultation du tableau, voir image * hors appui budgétaire

Annexe 6 Rapports financiers semestriels Rapport du projet 2 Données-clés Projet X Suivi budgétaire projet X Pour la consultation du tableau, voir image