5 AUGUSTUS 2006. - Koninklijk besluit houdende instemming met het derde beheerscontract tussen de Belgische Staat en de naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk « Belgische Technische Coöperatie »

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de « Belgische Technische Coöperatie » in de vorm van een vennootschap van publiek recht, inzonderheid op artikel 16;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën gegeven op 6 juli 2006;

Gelet op de akkoordbevinding van Onze Minister van Begroting van 20 juli 2006;

Op de voordracht van Onze Minister van Buitenlandse Zaken en van Onze Minister van Ontwikkelingssamenwerking en op advies van Onze Ministers die hierover in Raad hebben beraadslaagd, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Het bij dit besluit gevoegde derde beheerscontract tussen de Belgische Staat en de naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk « Belgische Technische Coöperatie » wordt goedgekeurd.

Art. 2.Het koninklijk besluit van 23 oktober 2002 houdende instemming met het tweede beheerscontract tussen de Belgische Staat en de naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk « Belgische Technische Coöperatie » wordt opgeheven.

Art. 3.Dit besluit en het bij dit besluit gevoegde contract treden in werking op 1 januari 2007.

Art. 4.Onze Minister van Buitenlandse Zaken en Onze Minister van Ontwikkelingssamenwerking zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 5 augustus 2006.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Buitenlandse Zaken, K. DE GUCHT De Minister van Ontwikkelingssamenwerking, A. DE DECKER

Bijlage bij het koninklijk besluit van 5 augustus 2006 tot uitvoering van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de « Belgische Technische Coöperatie » BEHEERSCONTRACT TUSSEN DE BELGISCHE STAAT EN DE NAAMLOZE VENNOOTSCHAP VAN PUBLIEK RECHT MET SOCIAAL OOGMERK « BELGISCHE TECHNISCHE COÖPERATIE » Opgesteld conform de bepalingen van Hoofdstuk III van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de « Belgische Technische Coöperatie » in de vorm van een vennootschap van publiek recht, hierna genoemd « de wet tot oprichting van B.T.C. » Preambule In hun permanent streven naar verbetering van de uitvoering van de ontwikkelingssamenwerking komen beide partijen overeen in goed overleg te werken aan een optimale uitwisseling van informatie, een transparante en correcte kostprijsberekening en een zo nauwkeurig mogelijke voorafgaande omschrijving van te programmeren activiteiten.

Tussen : De Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Ontwikkelingssamenwerking, hierna « de Staat » genoemd;

En : de Belgische Technische Coöperatie, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, bedoeld in artikel 3 van de wet tot oprichting van B.T.C., met maatschappelijke zetel Hoogstraat 147, 1000 Brussel, vertegenwoordigd door de heer Y. Haesendonck, in zijn hoedanigheid van voorzitter van de raad van bestuur, en door de heer J. Valkeniers, in zijn hoedanigheid van bestuurder; hierna « B.T.C. » genoemd.

Wordt overeengekomen wat volgt : TITEL I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Sociaal oogmerk Conform artikel 15, § 2, 1°, van de wet tot oprichting van B.T.C. wordt het sociaal oogmerk omschreven in artikel 9 van de statuten in het koninklijk besluit van 15 februari 1999 tot uitvoering van artikel 13 van de wet tot oprichting van B.T.C. en houdende de statuten van B.T.C. Het bijzonder verslag over het sociaal oogmerk zal opgenomen worden in het door de raad van bestuur opgestelde beleidsverslag, conform artikel 30, § 2, van de wet tot oprichting van B.T.C.

Art. 2.Gedragsregels tegenover de begunstigden van de samenwerkingsprestaties B.T.C. verwezenlijkt haar taken van openbare dienst met inachtneming van het concept « partnerschap » en van de Verklaring van Parijs over de harmonisatie, de afstemming en de doeltreffendheid van de hulp, die werd opgesteld op 2 maart 2005 in het kader van het Comité voor Ontwikkelingshulp van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling. B.T.C. houdt daarbij met name rekening met de volgende punten : - de ontwikkeling van de lokale capaciteit, door middel van wederzijdse kennisoverdracht, met name door zoveel mogelijk lokaal personeel en lokale ondernemingen in te zetten voor de uitvoering van de samenwerkingsprestaties; - de decentralisatie van de beslissingen inzake de samenwerkingsprestaties, om deze zo dicht mogelijk bij de beoogde doelgroepen te brengen; - de responsabilisering van het partnerland en de lokale partners, door middel van samenwerkingsvormen waarbij een zo groot mogelijk deel van de voorbereiding en de uitvoering van de samenwerkingsprestatie wordt toevertrouwd aan het partnerland en/of de lokale partners; - de begeleiding van het partnerland en de lokale partners bij de identificatie van samenwerkingsprestaties; - het naleven van de interne regels die gelden binnen regionale organisaties, wanneer B.T.C. samenwerkt met organisaties waarvan partnerlanden deel uitmaken.

TITEL II. - Algemene bepalingen betreffende de uitvoering van taken van openbare dienst inzake directe bilaterale samenwerking, zoals beschreven in artikel 5, § 2, 1°, 2°, 6°, 7° van de wet tot oprichting van B.T.C.

Art. 3.Ter voorbereiding van een nieuw indicatief samenwerkingsprogramma bezorgt B.T.C. aan de Staat een evaluatierapport over het programma in uitvoering.

Art. 4.§ 1. Ter ondersteuning van de identificatie, ingediend door het partnerland volgens het schema, bijgevoegd als bijlage 1, is B.T.C. belast met de formulering van de prestatie, die zij verwezenlijkt in samenspraak met het partnerland.

Uiterlijk op 31 oktober van elk jaar stellen de Staat en B.T.C. in onderlinge overeenstemming een planning op van formuleringen die het daaropvolgende jaar moeten worden uitgevoerd. § 2. Het formuleringsverslag wordt opgesteld volgens het schema dat hierbij gevoegd is als bijlage 2. § 3. Er wordt een fonds opgericht voor de formuleringen, waarvan de modaliteiten worden vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst tussen de Staat en B.T.C. § 4. Er wordt een Comité voor kwaliteitscontrole opgericht, dat belast is met het beoordelen van de kwaliteit van de formuleringsverslagen.

Het Comité wordt voorgezeten door B.T.C. Het Comité is samengesteld uit vertegenwoordigers van B.T.C., de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en, in voorkomend geval, deskundigen, uitgenodigd op voorstel van B.T.C. De werking van het Comité wordt geregeld door een huishoudelijk reglement, door B.T.C. opgesteld in samenspraak met de Staat. § 5. Na onderzoek door het onder § 4 van dit artikel vermelde Comité maakt B.T.C. aan de betrokken Ministeries van het partnerland een formuleringsverslag over. Dat verslag wordt onderzocht in het kader van de Gemengde Lokale Overlegstructuur (GLOS), waarin de door het partnerland aangeduide vertegenwoordigers, B.T.C. en de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Attaché voor Internationale Samenwerking bij de Belgische ambassade, zitting hebben. Het Comité wordt voorgezeten door het partnerland. Het Comité heeft een adviserende functie.

Art. 5.B.T.C. bezorgt de Belgische Staat een dossier dat het door het partnerland goedgekeurde formuleringsverslag bevat, alsmede een ontwerp van bijzondere overeenkomst, opgesteld door de Attaché voor Internationale Samenwerking in samenspraak met B.T.C. en het partnerland, en een uitvoeringsovereenkomst ter goedkeuring door de Minister die bevoegd is voor Ontwikkelingssamenwerking.

De uitvoeringsovereenkomst vormt een toewijzingsovereenkomst zoals beschreven in artikel 15, § 2, 2°, van de wet tot oprichting van B.T.C.

Art. 6.Zodra de uitvoeringsovereenkomst door de Staat genotificeerd is, is B.T.C. belast met de uitvoering van de samenwerkingsprestatie.

Met uitzondering van wijzigingen betreffende de duur, het bedrag of de specifieke doelstelling van de bijzondere overeenkomst beslist B.T.C. in onderlinge overeenstemming met het partnerland over aanpassingen aan het technisch en financieel dossier dat bij de voormelde overeenkomst gevoegd is. B.T.C. stelt de Staat hiervan in kennis.

Art. 7.Tegen 31 maart van elk jaar bezorgt B.T.C. aan het partnerland en aan de Staat een operationeel en financieel verslag over de uitvoering van elke samenwerkingsprestatie tijdens het voorgaande jaar.

Art. 8.B.T.C. brengt voor elke samenwerkingsprestatie binnen 6 maanden na afloop van de bijzondere overeenkomst een eindrapport uit, dat een operationeel en een financieel gedeelte bevat.

TITEL III. - Algemene bepalingen betreffende de uitvoering van taken van openbare dienst inzake directe bilaterale samenwerking, zoals beschreven in artikel 5, § 2, 3°, 5°, 8° van de wet tot oprichting van B.T.C.

Art. 9.Financiële samenwerking Voor de programma's en projecten inzake financiële samenwerking bezorgt B.T.C. op verzoek van de Staat een ontwerp van uitvoeringsovereenkomst. De Staat en B.T.C. onderhandelen over de inhoud van de uitvoeringsovereenkomst.

Deze uitvoeringsovereenkomst vormt een toewijzingsovereenkomst zoals bepaald in artikel 15, § 2, 2° van de wet tot oprichting van B.T.C.

Art. 10.Bilateraal programma voor studie- en stagebeurzen in België en in het buitenland 1° Vóór 31 december van elk jaar legt de Staat, in samenspraak met B.T.C., per land een bedrag vast voor de studie- en stagebeurzen die buiten de projecten vallen, en notificeert deze aan BTC. Dat bedrag wordt de partnerlanden ter beschikking gesteld voor het volgende jaar.

De kosten voor de voortzetting van lopende beurzen zijn erin begrepen. 2° Tegen 31 januari bezorgt B.T.C. de ondertekende uitvoeringsovereenkomst. De concrete invulling van het programma gebeurt nadien, in overleg met de attaché en het partnerland. 3° Tegen 31 maart van het volgende jaar bezorgt B.T.C. aan de Staat een verslag over de uitvoering van het voormelde programma.

Art. 11.Micro-interventieprogramma (MIP) 1° Vóór 31 december van elke jaar legt de Staat, in samenspraak met B.T.C., de begroting van het MIP-programma per land vast voor het volgende jaar, en notificeert deze aan B.T.C. De kosten voor de voortzetting van de lopende MIP's zijn in die begroting begrepen. 2° Tegen 31 januari bezorgt B.T.C. de ondertekende uitvoeringsovereenkomst. De concrete invulling van het programma gebeurt nadien, in overleg met de Attaché. 3° Tegen 31 maart van het volgende jaar bezorgt B.T.C. aan de Staat een verslag over de uitvoering van het voormelde programma.

Art. 12.Noodhulp of hulp voor rehabilitatie op korte termijn krachtens een beslissing van de Ministerraad Over het identificatiedossier en de interventieaanvragen wordt, behoudens in het geval van bilaterale voedselhulp, beslist door de Ministerraad. Voor de noodhulp bezorgt BTC, binnen de vijf kalenderdagen na notificatie door de Staat, een technisch en financieel dossier en een ontwerp van uitvoeringsovereenkomst. Voor de rehabilitatiehulp en bilaterale voedselhulp bezorgt B.T.C, binnen een termijn van dertig kalenderdagen na notificatie door de Staat, een technisch en financieel dossier en een ontwerp van uitvoeringsovereenkomst. B.T.C. houdt in haar ontwerp rekening met de nationale en internationale mechanismen voor lokale coördinatie.

De Staat onderhandelt zonodig en ondertekent de overeenkomst. Deze uitvoeringsovereenkomst vormt een toewijzingsovereenkomst zoals beschreven in artikel 15, § 2, 2°, van de wet tot oprichting van B.T.C. TITEL IV. - Nadere regels voor de verwezenlijking en toewijzingsprocedure voor de andere taken van openbare dienst welke aan B.T.C. kunnen worden toevertrouwd krachtens artikel 6 van de wet tot oprichting van B.T.C.

Art. 13.Prijsaanvraag Wanneer de Staat B.T.C. een van de in deze titel bedoelde taken wil laten uitvoeren, bezorgt hij B.T.C. een prijsaanvraag, alsook nauwkeurige referentietermen.

Art. 14.Prijsopgave Binnen de dertig kalenderdagen na de prijsaanvraag moet B.T.C. ofwel een prijsopgave verstrekken, ofwel kennisgeving doen van haar gemotiveerde weigering om de prestatie uit te voeren. In het geval van noodhulp bedraagt deze termijn 5 werkdagen.

In voorkomend geval bevat de prijsopgave van B.T.C. een uitvoeringsovereenkomst met een budget, de betalingsvoorwaarden en een specifieke planning.

De Staat onderhandelt zonodig en ondertekent de overeenkomst. Deze uitvoeringsovereenkomst vormt een toewijzingsovereenkomst zoals bepaald in artikel 15, § 2, 2°, van de wet tot oprichting van B.T.C. Art 15. Opdracht Binnen de vijfenveertig kalenderdagen na ontvangst van de prijsopgave notificeert de Staat aan B.T.C. hetzij zijn akkoord met de prijsopgave, hetzij zijn formeel met redenen omklede weigering. In het geval van noodhulp bedraagt deze termijn 5 werkdagen.

Art. 16.Oplevering van de prestatie De oplevering door B.T.C. wordt door de Staat aanvaard door goedkeuring van het eindverslag, dat een operationeel en een financieel deel bevat.

TITEL V. - Evaluatie en monitoring

Art. 17.B.T.C. verbindt zich ertoe haar medewerking te verlenen aan elke evaluatie door de Staat tijdens of na de prestaties, verricht in het kader van de taken van openbare dienst zoals bedoeld in artikelen 5 en 6 van de wet tot oprichting van B.T.C. De evaluatie- en monitoringactiviteiten omvatten jaarlijks : - evaluatie door de Staat van de kwaliteit van de prestaties van B.T.C. op basis van een selectie van minimum 10 door de Staat gekozen projecten; - monitoring door de Staat van het Indicatief Samenwerkingsprogramma.

TITEL VI. - Onderbreking of stopzetting van de taken van openbare dienst

Art. 18.1° De Minister onder wie B.T.C. ressorteert, kan, om politieke redenen of veiligheidsredenen die verband houden met de toestand in het partnerland, de uitvoering door B.T.C. van een krachtens dit beheerscontract gesloten toewijzingsovereenkomst onderbreken of stopzetten. 2° De Minister onder wie B.T.C. ressorteert, notificeert zijn met redenen omklede beslissing aan B.T.C. met vermelding van hetzij de datum en de duur van de onderbreking, hetzij de datum van de stopzetting van de uitvoering van de toewijzingsovereenkomst. 3° B.T.C. kan, in onderlinge overeenstemming met de Minister onder wie ze ressorteert, om redenen van veiligheid die verband houden met de toestand in het partnerland, de uitvoering van een krachtens dit beheerscontract gesloten toewijzingsovereenkomst onderbreken of stopzetten. 4° Binnen een termijn van 5 werkdagen vanaf de in het 2e lid bedoelde notificatie of de in het 3e lid bedoelde overeenstemming stellen de Staat en B.T.C. de nadere regels voor de onderbreking of de beëindiging van de toewijzingsovereenkomst vast. 5° De Staat zal B.T.C. vergoeden, met inachtneming van de reglementaire financiële en budgettaire controle, voor alle directe of indirecte kosten die uit de onderbreking of de stopzetting van de prestatie voortvloeien, op voorlegging van de bewijsstukken die daarop betrekking hebben. 6° B.T.C. bepaalt in de contracten die ze met haar eventuele onderaannemers sluit, de nadere regels voor verbreking van het contract ingeval van onderbreking of stopzetting zoals bedoeld in dit artikel, en wendt alle billijke middelen aan om een maximumbedrag voor schadevergoeding overeen te komen.

TITEL VII. - Personeel

Art. 19.B.T.C. zal ervoor zorgen dat haar personeelsleden beschikken over de nodige kwaliteiten en capaciteiten voor een kwaliteitsvolte samenwerking. Zo zullen de personeelsleden van B.T.C. : - de begunstigden van de samenwerkingsprestaties met respect en zonder enige vorm van discriminatie behandelen; - zowel binnen als buiten hun functies vermijden zich zo te gedragen dat dit het vertrouwen van de publieke opinie of van de begunstigden van de samenwerkingsprestaties zou kunnen schokken, en zich met name onthouden van elke inmenging in de politiek van het partnerland; - hun functie professioneel, loyaal en integer uitoefenen; - geen giften, toelagen, voordelen of vergoedingen van welke aard ook vragen, eisen noch ontvangen, rechtstreeks of via een tussenpersoon, zelfs niet buiten hun functies alsnog naar aanleiding ervan; - noch ten persoonlijke titel noch via een tussenpersoon een activiteit uitoefenen, die van dien aard is dat ze de vervulling van hun functies schaadt, of die niet in overeenstemming met de waardigheid van hun functies is.

De hierboven vermelde gedragsregels en deontologische regels worden opgenomen in het personeelsstatuut en in de arbeidsovereenkomsten van B.T.C.

Art. 20.B.T.C. wordt vertegenwoordigd in elk partnerland van de Belgische directe bilaterale samenwerking. In elk partnerland plegen de Attaché voor Internationale Samenwerking en de Plaatselijk Vertegenwoordiger van B.T.C. op regelmatige en systematische wijze overleg.

Onverminderd de onder titel VIII vermelde financieringsprincipes voorziet B.T.C. in haar begroting in een aparte budgetlijn voor de installatie en werking van de kantoren van de vertegenwoordigingen in de partnerlanden.

Deze budgetlijn wordt toegelicht door middel van een bestek, dat als bijlage bij de begroting wordt gevoegd en de basis vormt voor een specifieke onderhandeling in het kader van de jaarlijkse begrotingsbesprekingen.

TITEL VIII. - Budget, Financiering en Rechtvaardiging van de uitgaven

Art. 21.§ 1. Beginselen Het budget van de Belgische Staat - sectie 14 : Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking voorziet jaarlijks in de nodige kredieten voor de financiering van de activiteiten van B.T.C. De financiering van B.T.C. past eveneens in de indicatieve planning van de kredieten van de FOD op een termijn van 5 jaar, in overeenstemming met de gezamenlijke programmering van de prestaties. § 2. Deze kredieten worden verdeeld tussen de volgende posten : 1. Beheerskosten van B.T.C. Dit is het geheel van kosten die nodig zijn voor de goede werking van de zetel van B.T.C. en haar buitenlandse vertegenwoordigingen. Deze kosten kunnen in geen geval dienen tot financiering van de activiteiten van B.T.C. in opdracht van derden.

De erelonen van de rekeningcommissarissen vallen eveneens onder deze titel. 2. Kosten van de prestaties onder artikel 5 van de wet tot oprichting van B.T.C. Dit zijn kosten die direct samenhangen met de prestaties van B.T.C., die het voorwerp uitmaken van een specifieke overeenkomst tussen België en het partnerland, alsook zogenaamde MIP- en beurzenprogramma's.

Dit zijn andere kosten dan de beheerskosten en de kosten van de prestaties van B.T.C. in opdracht van derden. 3. Kosten van de prestaties onder artikelen 6 en 9bis van de wet tot oprichting van B.T.C. Dit zijn kosten die direct samenhangen met de prestaties, door de Staat aan B.T.C. toevertrouwd door middel van een uitvoeringsovereenkomst krachtens artikelen 6 en 9bis van de wet tot oprichting van B.T.C. Art 22. De kredieten worden bepaald, overgemaakt en verantwoord als volgt : § 1. Beheerskosten van B.T.C. Deze post, zonder de erelonen van de rekeningcommissarissen, wordt vastgesteld op het forfaitaire bedrag van 20 miljoen EUR, op voorwaarde dat de omzet voor het boekjaar, begroot door B.T.C., minstens gelijk is aan 150 miljoen EUR. Indien de omzet van B.T.C. voor een bepaald boekjaar lager ligt dan 150 miljoen EUR, komt het toegewezen bedrag van de beheerskosten, voor dat boekjaar, overeen met het oorspronkelijke krediet, toegewezen in 2006, namelijk 19 miljoen EUR. Deze post wordt geïndexeerd tegen de rentevoet, door de Staat bepaald voor de opstelling van zijn algemene begroting.

De beheerskosten worden door de Staat betaald in twee schijven, op basis van schuldvorderingen, door B.T.C. opgesteld op 1 januari en 1 juli van het lopende boekjaar. De Staat verbindt zich ertoe de betalingen uit te voeren uiterlijk op 31 januari en 31 juli. De kredieten, bestemd voor de betaling van de erelonen van de rekeningcommissarissen, worden vereffend als supplement bij de eerste schijf.

De beheerskosten worden eenmaal per jaar verantwoord, op basis van een rapport, opgesteld tijdens de voorbereiding van de jaarrekening van B.T.C. en door het college van rekeningcommissarissen bekrachtigd als zijnde « overeenstemmend met en trouw aan de wet, dit beheerscontract en de jaarrekening ».

Deze rechtvaardiging moet door B.T.C.worden ingediend uiterlijk op 30 juni van het jaar dat volgt op het desbetreffende boekjaar. Het formaat van dit verslag is bij dit contract gevoegd als bijlage 3.

Als een deel van de door de Staat toegekende kredieten door B.T.C. niet besteed of niet voldoende gerechtvaardigd zijn, zal de Staat die som aftrekken van de betaling van de tweede schijf van de beheerskosten van het lopende boekjaar. § 2. Kosten van de prestaties onder artikel 5 van de wet tot oprichting van B.T.C. Deze post wordt vastgelegd tijdens de uitwerking van de initiële begroting van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Deze post dekt met name het geheel van uitgaven die door B.T.C. voorzien worden voor haar prestaties in het kader van de uitvoering van specifieke overeenkomsten, MIP's en beurzen.

Vóór 15 april van elk jaar dat voorafgaat aan het te financieren jaar, deelt B.T.C. haar budget aan de Staat mee door middel van het document dat als bijlage 4 bij dit contract gevoegd is. Het voornoemde budget omvat alle kosten, met inbegrip van het percentage winst van 1 % dat - behalve op de overdracht van fondsen betreffende budgethulp en betalingsbalanshulp - toegestaan is.

Vóór 15 oktober van elk jaar dat voorafgaat aan het te financieren jaar, bezorgt B.T.C. de Staat de herziening van het budget, die werd ingediend vóór 15 april, en wel middels hetzelfde document.

Door de goedkeuring van de begroting door het parlement bevestigt de Staat het exacte bedrag van het krediet dat aan B.T.C. wordt verleend.

Bij de begrotingscontrole deelt de Staat eveneens door de parlementaire goedkeuring het exacte aangepaste bedrag mee van het krediet dat aan B.T.C. wordt verleend.

De Staat garandeert dat de schuldvorderingen « voor uit te voeren prestaties », die op 1 januari, 1 maart, 1 juni en 1 september door B.T.C. ingediend zijn, uiterlijk op 31 januari, 31 maart, 30 juni en 30 september betaald worden. Die schuldvorderingen betreffen telkens 1/4 van de totale goedgekeurde begroting van B.T.C. De vierde schuldvordering, d.w.z. die van 1 september, zal door B.T.C. zo nodig verminderd worden. B.T.C. maakt aan de Staat vóór 31 juli van het te financieren jaar het bedrag bekend, dat eventueel in mindering moet worden gebracht op de vierde schuldvordering.

Het betreft hier geconsolideerde bedragen waarvan de betaling los staat van de daadwerkelijke verantwoording van de uitgaven.

Uiterlijk op 30 juni van het jaar dat volgt op het te financieren jaar, verschaft B.T.C. de Staat de verantwoording van de uitgaven per prestatie. Het verslag waarin die uitgaven verantwoord worden, wordt opgesteld volgens het formaat dat als bijlage 5 bij dit contract gevoegd is, en wordt door de rekeningcommissarissen van B.T.C. gewaarmerkt als zijnde « overeenstemmend met en getrouw aan » de wet, dit beheerscontract en de jaarrekening.

Indien een deel van de door de Staat toegekende kredieten door B.T.C. niet besteed of niet naar behoren verantwoord zijn, zal de Staat die som aftrekken van de betaling van de schuldvordering die door B.T.C. bij de Staat ingediend wordt op 1 september van het jaar dat volgt op het te financieren jaar. De Staat notificeert aan B.T.C. het bedrag dat op de schuldvordering van 1 september in mindering wordt gebracht. § 3. Kosten van de prestaties onder artikelen 6 en 9bis van de wet tot oprichting van B.T.C. Bij het opstellen van de staatsbegroting worden de totale kosten van de prestaties onder artikel 6 van de wet tot oprichting van B.T.C. opgenomen ter informatie.

Elke prestatie maakt namelijk het voorwerp uit van een uitvoeringsovereenkomst met een budget en een specifieke planning.

Voor de prestaties onder artikel 6 omvat het budget van de prestatie, naast de directe kosten van de prestatie, een forfaitair bedrag dat de beheerskosten, andere dan de kosten voor de salarissen, dekt en dat gelijk is aan 12 % van het totale bedrag van de prestatie.

De prestatie wordt gefactureerd op een periodieke basis die overeengekomen wordt in de uitvoeringsovereenkomst. De verantwoording van de prestatie wordt bij de schuldvordering gevoegd en opgesteld volgens een formaat dat overeengekomen wordt in de uitvoeringsovereenkomst.

Art. 23.Financiering van de samenwerkingsdeskundigen De kosten van de deskundigen omvatten met name de rekruteringskosten, de kosten van verhuizing, de loonkosten, de huisvesting, de kosten van internationale reizen, de kosten van een dienstwagen, de kosten van logistieke middelen en de kosten van opleiding die verband houden met de prestatie.

Voor de remuneratie wordt rekening gehouden met de vereiste bekwaamheden van de deskundige en met de kosten van levensonderhoud op de plaats van de prestatie.

TITEL IX. - Controle en opvolging

Art. 24.§ 1. De controle op de activiteiten van B.T.C. wordt bepaald door de wet tot oprichting van B.T.C. In dit contract moeten de praktische regels voor de uitvoering van de controle en de opvolging worden vastgelegd. § 2. De externe controle op B.T.C. wordt toevertrouwd aan de regeringscommissarissen en het college van rekeningcommissarissen. Hun missie wordt bepaald door de wet tot oprichting van B.T.C. § 3. De controles in opdracht van de minister die bevoegd is voor B.T.C., en de minister van begroting worden uitgevoerd na ondertekening van de krachtens dit beheerscontract gesloten toewijzingsovereenkomsten, en worden verricht door de regeringscommissarissen, bedoeld in artikel 28 van de wet tot oprichting van B.T.C. § 4. Het mandaat van het college van rekeningcommissarissen moet minstens de volgende controletaken omvatten : - certificatie van de jaarrekening - certificatie van het jaarverslag, waarin de beheerskosten verantwoord worden - certificatie van het jaarverslag, waarin de individuele kosten van de prestaties verantwoord worden Die verantwoordelijkheden moeten met name uitgeoefend worden tijdens de volgende controleactiviteiten : - nazicht van het interne controlesysteem van B.T.C., en meer in het bijzonder de maatregelen die genomen zijn om een duidelijk onderscheid te maken tussen : ? de kosten die verbonden zijn aan de prestaties voor derden, en de kosten van de prestaties die gefinancierd worden door de Staat ? de kosten die verbonden zijn aan de uitvoering van de projecten, en de beheerskosten van B.T.C. ? de uitgaven in medebeheer en de uitgaven in regie - periodiek nazicht, volgens een cyclus van drie jaar, van de boekhouding van de prestaties van welke aard ook, die door de vertegenwoordigingen in het buitenland beheerd worden. - nazicht van de door B.T.C. verrichte reconciliaties tussen het FIT-rapporteringssysteem en de algemene boekhouding. § 5. In het kader van de evolutie van de ontwikkelingssamenwerking, in het bijzonder na de Verklaring van Parijs, is het wenselijk dat de partnerlanden een steeds groter deel van de verantwoordelijkheid op zich nemen bij het financiële beheer van projecten. Voor de prestaties waarvan het financiële beheer volledig door de partner wordt gedaan, draagt B.T.C. de verantwoordelijkheid erop toe te zien dat de financiële middelen die door België ter beschikking worden gesteld, goed besteed worden, in overeenstemming met de bepalingen van de bijzondere overeenkomsten. Die taak moet uitgevoerd worden volgens de normen die bepaald zijn door de multilaterale referentie-instanties, in coördinatie met de eventuele andere donoren. § 6. De organisatie van de interne controle van B.T.C. wordt gedefinieerd in artikel 23 van de wet tot oprichting van B.T.C., in welk artikel met name de samenstelling van het auditcomité bepaald wordt.

Het auditcomité controleert of B.T.C. het geheel van haar risico's op gepaste wijze identificeert en beheert. De interne auditor van B.T.C. brengt in die zin periodiek verslag uit bij het auditcomité.

Het auditcomité stelt mede het bestek op bij de selectie van de private rekeningcommissarissen.

Wanneer het auditcomité kennis neemt van de definitieve verslagen van de commissarissen over de jaarrekening, nodigt het eveneens een vertegenwoordiger van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking uit om aanwezig te zijn bij zijn werkzaamheden in verband met het afsluiten van de jaarrekening en het nazicht van de interne controle. § 7. Zowel het auditcomité als de interne audit zullen de « internationale audit-normen » (IIA) naleven. § 8. B.T.C. verbindt zich ertoe de middelen voor haar interne audit (zowel op het stuk van personeel, als voor het beheer, en andere) in overeenstemming te brengen met de groei van haar opdrachten. § 9. Tijdens het eerste jaar van het onderhavige contract zal de B.T.C. een onafhankelijke audit van haar interne auditsysteem laten uitvoeren. § 10. De opvolging door de Staat betreft de analyse van de budgettaire en financiële syntheseverslagen van de prestaties, zoals die door B.T.C. tweemaal per jaar worden bezorgd, namelijk over de toestand op 30 juni en de toestand op 31 december van het te financieren jaar, volgens het schema dat als bijlage 6 bij dit contract gevoegd is.

TITEL X. - Ondernemingsplan

Art. 25.B.T.C. stelt jaarlijks een ondernemingsplan op, overeenkomstig artikel 23, § 1, van de wet tot oprichting van B.T.C. Het ondernemingsplan omvat de volgende elementen : 1° een strategisch kader voor de volgende vijf jaar, dat jaarlijks geüpdatet dient te worden;2° een jaarlijkse planning van : - de middelen die ingezet moeten worden; - de investeringen in logistieke uitrusting en infrastructuur; - de vooruitzichten inzake personeelsbeheer; - de aanpassing van de beheersmethoden en procedures voor interne controle; 3° de positionering van B.T.C. tegenover de andere actoren van de ontwikkelingssamenwerking; 4° een financieel plan met een voorafbeelding van de resultatenrekening en de balans en een thesaurieplan; 5° een jaarlijkse evaluatie van de efficiëntie in de prestaties van B.T.C. in het jaar voorafgaand aan het boekjaar waarop het ondernemingsplan betrekking heeft. Deze evaluatie vormt de jaarlijkse herevaluatie van het beheerscontract.

Voor ieder element in het ondernemingsplan, behalve voor de balans, wordt een onderscheid gemaakt tussen de gegevens over het uitvoeren van de taken van openbare dienst en de andere taken.

Art. 26.Het ondernemingsplan wordt ieder jaar uiterlijk op 30 juni ter goedkeuring voorgelegd aan de minister die bevoegd is voor B.T.C. Het wordt als goedgekeurd beschouwd, als de minister die voor B.T.C. bevoegd is, geen formeel met redenen omklede weigering aan de raad van bestuur van B.T.C. heeft genotificeerd tegen 1 oktober van het jaar dat voorafgaat aan het boekjaar waarop het ondernemingsplan betrekking heeft.

TITEL XI. - Slotbepalingen

Art. 27.Sancties in geval van niet-naleving van het beheerscontract § 1. In geval van gebrekkige uitvoering door een van de partijen notificeert de partij die zich benadeeld acht, aan de andere partij de niet-naleving van de bepalingen van het beheerscontract of van de toewijzingsovereenkomsten. Bij vaststelling van niet-naleving zal eerst getracht worden in overleg de oorzaken van de niet-naleving op te sporen en de nodige corrigerende maatregelen te nemen. De notificatie vormt een ingebrekestelling en geeft aanleiding tot de aanrekening van intresten tegen het wettelijke tarief. § 2. B.T.C. is als enige aansprakelijk voor elke voorzienbare directe of indirecte schade die resulteert uit de uitvoering van dit beheerscontract en van de krachtens dit beheerscontract gesloten toewijzingsovereenkomsten.

Behalve in geval van overmacht zal de Staat gemachtigd zijn om van B.T.C. schadevergoeding te eisen om de geleden schade te herstellen wanneer B.T.C. tekortschiet in de uitvoering van één of meerdere verplichtingen die op haar rusten door of krachtens dit beheerscontract, en wanneer dit behoorlijk vastgesteld wordt in een verslag van de regeringscommissaris, aangesteld op voordracht van de minister die voor B.T.C.bevoegd is.

Art. 28.Vrijwaring van de financiële belangen van de Staat De financiële belangen van de Staat worden gevrijwaard door : - het instellen door B.T.C. van een apart systeem van rekeningen voor enerzijds de activiteiten die verband houden met haar taken van openbare dienst, en anderzijds haar andere activiteiten, in overeenstemming met artikel 30 van de wet tot oprichting van B.T.C.; - de voorschriften inzake de bestemming van de winst, bepaald in de statuten van B.T.C., conform artikel 15, § 1, 3°, van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen; - de toewijzingsprocedure voor de taken van openbare dienst krachtens artikelen 6 en 9bis, welke B.T.C. verplicht om, geval per geval, een prijsopgave neer te leggen; - de controle door de regeringscommissarissen; - de controle van de financiële toestand van B.T.C. door het college van commissarissen; - de kennisgeving door B.T.C. van haar begroting aan de Staat; - het voeren van een boekhouding volgens de bepalingen van de wet van 17 juli 1975, aangevuld met haar uitvoeringsbesluiten, en dusdanig dat een goede uitvoering van dit contract mogelijk wordt gemaakt.

Deze boekhouding, gevoerd met behulp van een geïnformatiseerd programma dat compatibel met dat van de Staat is, maakt het analytische gegevensbeheer mogelijk volgens verschillende rubrieken, onder meer de uitsplitsing van de uitgaven per activiteitssector, per referentiesector, per thema, per prestatie-aard, per land, per prestatie en per partner. Ze maakt ook een budgettaire follow-up van de prestaties en de beheerskosten van BTC mogelijk, verdeeld over kostencentra en volgens alle afdelingen van de vennootschap. Ze maakt eveneens een analyse van de reële kosten per prestatie mogelijk.

Art. 29.Dit beheerscontract wordt elk jaar opnieuw geëvalueerd en, zo nodig, in onderlinge overeenstemming aangepast aan veranderingen in de context van de ontwikkelingssamenwerking.

Het beheerscontract wordt geëvalueerd op basis van objectieve criteria die vervat zijn in het evaluatieverslag over de verwezenlijking van de taken van openbare dienst, dat opgenomen is in het ondernemingsplan en in het bijzondere verslag over het sociale oogmerk.

De gezamenlijke herevaluatie heeft jaarlijks plaats in de maand die volgt op de goedkeuring van het ondernemingsplan door de raad van bestuur.

Art. 30.Duur van het beheerscontract Dit beheerscontract wordt gesloten voor de duur van vijf jaar. Het wordt van kracht op 1 januari 2007.

Art. 31.Dit beheerscontract valt onder het Belgische recht.

Overeenkomstig artikel 1676, § 2, van het Gerechtelijk Wetboek zullen klachten betreffende de interpretatie, de totstandkoming, de uitvoering of de ontbinding van dit beheerscontract en van de krachtens dit beheerscontract gesloten toewijzingsovereenkomsten definitief beslecht worden door middel van een arbitrageprocedure volgens de regels, bepaald in het Gerechtelijk Wetboek.

Gedaan te Brussel, op 02.08.2006, conform de eerder door uitwisseling van e-mails tot stand gekomen tekst, zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van B.T.C. en door de Ministerraad. Opgesteld in twee exemplaren, waarvan elke partij erkent er een te hebben ontvangen.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld

Bijlage 1 Schema voor de identificatie door het partnerland van een samenwerkingsprestatie in de vorm van een project of programma 1. Titel van de samenwerkingsprestatie.Korte en beknopte beschrijving met vermelding van de belangrijkste gegevens van de prestatie. Er moet worden aangegeven of het gaat om een nieuwe prestatie dan wel om de volgende fase van een bestaande prestatie. In het laatste geval moet er vooraf een evaluatie van de lopende fase gebeuren. 2. Het ministerie vermelden, dat aangeduid zal worden voor de voorbereiding en uitvoering van de prestatie.3. De algemene en specifieke doelstellingen van de prestatie preciseren.4. De doelgroep, en indien van toepassing, de plaats van de prestatie situeren.Indien van toepassing, zal eveneens de geografische en thematische afbakening van de prestatie aangegeven worden. De begunstigden alsook de rechtvaardiging van hun keuze zullen duidelijk omschreven worden. 5. Het verband tussen de prestatie en de « Poverty Reduction Strategy Papers » (PRSP) en de Milleniumdoelstellingen aantonen.6. De synergie aantonen met de overige bilaterale en multilaterale donoren en met het indicatief programma van de Europese Commissie, alsook met de nationale doelstellingen van harmonisatie en afstemming. De graad van coherentie analyseren tussen de geplande prestatie en de andere prestaties in dezelfde sector, in dezelfde regio en met dezelfde begunstigden. 7. Het maximale Belgische budget en de indicatieve duur van de prestatie vastleggen.8. De maatregelen vermelden, die genomen zullen worden om de duurzaamheid van de prestatie na afsluiting te verzekeren (maatregelen van institutionele aard, maatregelen op het stuk van human resources en lokale financiële maatregelen). Bijlage 2 Schema voor het formuleringsverslag 1. Beschrijving van de gevolgde werkwijze Dit deel zal de werkwijze bij de formulering expliciteren, waarbij rekening gehouden wordt met het identificatiedossier dat door het partnerland uitgewerkt is.In dit deel zullen voorts de verschillende stappen die zijn gezet om tot het eindresultaat te komen, alsook de lessen die daaruit zijn getrokken, geëxpliciteerd worden. 2. Analytische fiche van de interventie Deze fiche kan de administratieve informatie, de DAC-gegevens en de thematische controlelijsten bevatten.3. Sectorale context De hierna volgende informatie moet beschikbaar zijn : ? Verwijzing naar het nationale beleid van het partnerland waarin de interventie plaatsvindt. ? Analyse van het institutionele kader van de sector. ? Analyse van de Belgische strategie in de sector en van de operationele ervaringen. ? Analyse van de interventies van de andere donoren, analyse van de belangrijkste lessen die getrokken zijn, en analyse van de mogelijke samenwerkingsverbanden. 4. Bijkomende studies Bijkomende studies, zoals haalbaarheidsstudies, diepgaande thematische analyses, analyses over het conflictaspect enz., kunnen uitgevoerd worden om de keuzen van de strategielijnen te helpen bepalen. 5. Technisch en Financieel Dossier Het Technisch en Financieel Dossier is een volwaardig, op zichzelf staand document en wordt bij de bijzondere overeenkomst gevoegd.Het Technisch en Financieel Dossier dient de volgende hoofdstukken te bevatten : 5.1. Analyse van de situatie Deze analyse spitst zich toe op de situatie die aan de strategische keuzen ten grondslag ligt (analyse van sterke en zwakke punten; kansen en bedreigingen). 5.2. Strategische interventie-oriëntaties Gedefinieerd worden : de aard en de hoofdlijnen van de interventie, de begunstigden, de partnerorganisaties en de plaats van de interventie. 5.3. Operationele planning Deze planning bevat de beschrijving van de doelstellingen van de interventie, de resultaten, de activiteiten, de controle-indicatoren en -middelen, de voorafgaande voorwaarden, de risico's en hypothesen.

De planning dient eveneens duidelijk te maken wie de actoren zijn, die aan de uitvoering meewerken (met inbegrip van de eventuele private actoren). 5.4. Financiële planning De financiële planning zal rekening houden met de middelen die nodig zijn om de operationele planning uit te voeren, en zal een band hebben met de resultaten en de voorziene activiteiten. 5.5. Uitvoeringsmodaliteiten De uitvoeringsmodaliteiten, bepaald op basis van het ISP en de risicoanalyse en volgens de principes van responsabilisering van de partners, harmonisatie en afstemming, zullen het volgende inhouden : ? de verantwoordelijkheden inzake besluitvorming (technisch, administratief en financieel) ? de financiële uitbetalingskanalen ? de procedures in verband met overheidsopdrachten (met inbegrip van de verantwoordelijkheidsdrempels) ? de administratieve, boekhoudkundige en financiële rapporteringsprocedures ? de opvolgings- en evaluatieprocedures in het kader van de gemengde lokale overlegstructuur ? de samenstelling en de bevoegdheden van de opvolgings- en uitvoeringsstructuren, indien van toepassing 5.6. Bijlagen De bijlagen dienen te omvatten : ? de indicatieve kalender voor de uitvoering, het indicatieve tijdsschema en het indicatieve logische kader (indien van toepassing); ? de soort technische ondersteuning die beoogd wordt op korte en lange termijn, functies en profiel; ? de lijst met afkortingen en woordenlijst; ? elk ander relevant document (bv. operationele planning van een partner). 6. Risicoanalyse De risicoanalyse zal gaan over, onder meer, de uitvoering, het beheersaspect, de doeltreffendheid en de duurzaamheid.7. Referenties Er zal een literatuuropgave opgenomen worden, die alle referentiewerken vermeldt, die bij het opstellen van het formuleringsverslag gebruikt zijn.Documenten die essentieel zijn voor het formuleringsverslag kunnen worden bijgevoegd.

Bijlage 3 Verantwoording beheerskosten Beheerskosten 20XX UITGAVEN Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld

Bijlage 4 Budget Template 1.OVERZICHT 1.1. OPERATIONELE KOSTEN 1.2. BEHEERSKOSTEN 2. BUDGET PRESTATIES 2.1. ALGEMEEN 2.2. BASISALLOCATIE 54 10 54 02 2.2.1. PROJECTEN IN UITVOERINGSFASE 2.2.2. PROJECTEN IN FORMULERINGSFASE 2.2.3. PROJECTEN IN IDENTIFICATIEFASE 2.2.4. BEURZEN 2.2.5. MIP' S 2.3. ANDERE BASISALLOCATIES 3. BUDGET BEHEERSKOSTEN 3.1. BUDGET HOOFDKANTOOR 3.1.1 PERSONEELSKOSTEN 3.1.2 WERKINGSKOSTEN 3.1.3 INVESTERINGEN 3.2. BUDGET VERTEGENWOORDIGINGEN 3.2.1. PERSONEELSKOSTEN 3.2.2. WERKINGSKOSTEN 3.2.3. INVESTERINGEN Bijlagen - Overzichtstabel Operationele Kosten met een opsplitsing tussen uitgaven en inkomsten (financieel vijfjarenplan) - Overzichtstabel Beheerskosten met een opsplitsing tussen uitgaven en inkomsten (financieel vijfjarenplan) - Overzichtstabel totaal budget per prestatie voor jaar n+1 (opgesplitst per basisallocatie en fase) - Overzicht Budget Hoofdkantoor per budgetrubriek en per kostencentrum - Overzicht Budget Vertegenwoordigingen per budgetrubriek en per kostencentrum

Bijlage 5 Verantwoording van uitgaven Artikel 5 Projectrapport Basisgegevens Project X : Overzicht Uitgaven Project X 20XX Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld * exclusief budget support

Bijlage 6 Semestriële Financiële Rapporten Projectrapport 2 Basisgegevens Project X Budgetopvolging project X Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld