REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

26 MAI 2023. - Arrêté ministériel octroyant à l'ASBL « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles Capitale », alias Brulocalis, une subvention de 150 000,00 EUR en vue de couvrir trois missions récurrentes relatives aux subsides et à la démocratie locale, pour l'exercice 2023

Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Pouvoirs locaux, Vu l'ordonnance organique du 23 février 2006 portant les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle;

Vu l' ordonnance du 23 décembre 2022Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/12/2022 pub. 07/02/2023 numac 2022043277 source region de bruxelles-capitale Ordonnance contenant le Budget général des Dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année budgétaire 2023 fermer contenant le budget général des dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année budgétaire 2023 ;

Vu l'arrêté du Gouvernement du 18 juillet 2000 portant règlement de son fonctionnement et réglant la signature des actes du Gouvernement, l'article 5, 14 ;

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 22 juillet 2019 fixant la répartition des compétences entre les ministres du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale ;

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 16 décembre 2021 relatif au contrôle budgétaire, à l'établissement du budget, aux modifications du budget et au monitoring de l'exécution du budget de l'entité régionale ;

Vu l'avis (favorable) de l'Inspection des Finances ;

Vu l'accord du Ministre du Budget ;

Vu le test Egalité des chances ;

Considérant que le budget général des dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale prévoit, pour l'exercice 2023, un montant de 225 000,00 EUR en crédit d'engagement sous l'allocation de base 10.001.27.01.43.40;

Considérant que l'Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale remplit une fonction importante d'information des communes et que, dans ce contexte, elle a élaboré une base de données reprenant l'ensemble des subsides dont peuvent bénéficier les pouvoirs locaux bruxellois ;

Considérant que cette tâche requiert un investissement en personnel de plus en plus important puisque le nombre de fiches est en constante augmentation ;

Considérant l'importance de mettre en exergue l'image de la Région de Bruxelles-Capitale et d'impliquer la population régionale dans la démocratie locale, Arrête :

Article 1er.Une subvention d'un montant de 150 000,00 EUR à charge de l'allocation de base 10.001.27.01.43.40 du budget général des dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année 2023 est allouée à l'ASBL « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale », ayant son siège à rue d'Arlon 53 b 4 à 1040 Bruxelles.

Art. 2.Le subside se rapporte à la période allant du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2023 et est destiné à l'intervention dans le coût des trois missions suivantes : § 1. Une subvention d'un montant de 30.000,00 euros est octroyée à l'asbl « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale » à titre d'intervention pour le développement et la mise à jour de la base de données des subsides accessibles aux pouvoirs locaux bruxellois. § 2. Une subvention d'un montant de 60 000,00 euros est octroyée à l'asbl « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale » pour les frais liés au maintien d'un outil d'appui aux communes bruxelloises en matière de projets européens. § 3. Une subvention d'un montant de 60 000,00 euros est octroyée à l'asbl « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale » pour couvrir partiellement les frais liés à l'organisation de la Semaine européenne de la Démocratie locale 2023.

Le bénéficiaire s'engage à assurer l'animation de la campagne auprès des communes et des CPAS, la coordination des actions entre les entités participantes et partenaires et la communication de celles-ci vers l'extérieur, notamment la presse et le Conseil de l'Europe. 27 500,00 euros de ce subside sont destinés aux frais de coordination interne de l'« Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale », ce qui comprend, notamment, la coordination et la promotion de différents évènements liés à la démocratie locale et participative tout au long de l'année. 32 500,00 euros de ce subside sont réservés au soutien aux évènements organisés dans le cadre de la Semaine européenne de la Démocratie locale 2023 selon les modalités suivantes : 1° Un montant de 25 650,00 euros, est affecté au financement d'évènements organisés par les communes et/ou les CPAS éventuellement avec la coopération de l'« Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale » dans le cadre d'un appel à projets spécifique fixant les modalités de financement des projets.Si le montant prévu ne devait pas être consommé pour raisons diverses ou pas totalement consommé, le solde restant pourra être attribué pour les frais de promotion et de coordination relatifs à la Semaine européenne de la Démocratie locale 2023 ou au financement du point 2° en surplus des montants déjà destinés à cet effet. 2° Un montant de 6 850,00 euros est affecté à l'organisation de workshops virtuels ou présentiels et/ou d'évènements coordonnés par l'« Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale ».Si le montant prévu ne devait pas être consommé pour raisons diverses ou pas totalement consommé, le solde restant pourra être attribué pour les frais de promotion et de coordination relatifs à la Semaine européenne de la Démocratie locale 2023 ou au financement du point 1° en surplus des montants déjà destinés à cet effet.

Dans le cadre des activités et réflexions relatives à la participation menées dans le cadre de la Semaine de la Démocratie locale, l'Association de la Ville et des communes de Bruxelles-Capitale veille à intégrer une attention à la question de la participation des publics-cibles de l'égalité des chances : femmes, personnes en situation de handicap et personnes d'origine étrangère, orientation sexuelle, identité et expression de genre, origine et situation sociale . Une attention particulière sera également portée à l'inclusion numérique et à la simplification administrative. Ces aspects devront faire l'objet d'une explication dans le cadre du rapport d'activités visé à l'article 3 du présent arrêté.

Conformément à l'article 23, 6° de l' ordonnance du 23 décembre 2022Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/12/2022 pub. 07/02/2023 numac 2022043277 source region de bruxelles-capitale Ordonnance contenant le Budget général des Dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année budgétaire 2023 fermer contenant le budget général des dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année budgétaire 2023, et afin d'assurer la continuité des actions entreprises, l'ASBL est autorisée à mettre en oeuvre les actions prévues avant la date de la signature du présent arrêté.

Art. 3.§ 1. La subvention sera liquidée en deux tranches sur le compte bancaire IBAN BE60 0910 1159 5670 du bénéficiaire : Une avance de 50 %, (75 000,00 EUR) sera versée à la signature du présent arrêté contre remise : - De 3 tableaux de bord complétés au niveau des indicateurs d'évaluation. Soit respectivement un tableau de bord pour chacune des trois missions énoncées à l'article 2 du présent arrêté. - D'une déclaration de créance qui doit être adressée au Service public régional de Bruxelles selon les modalités prévues au § 3, pour le 15 juin 2023 au plus tard. § 2. Le solde sera liquidé : - Après réception et analyse des documents justificatifs visés au § 4 et transmis à Bruxelles Pouvoirs Locaux, Direction des Initiatives subventionnées, du Service public régional de Bruxelles ; - Contre remise des trois tableaux de bord complétés en termes de résultats obtenus et d'un rapport d'activité rédigé sur base du canevas fourni par l'administration et contenant un chapitre par mission énoncée à l'article 2 ; - Sur présentation d'une déclaration de créance adressée au Service public régional de Bruxelles, selon les modalités prévues au § 3, et dans le délai de 30 jours suivant la réception, par le bénéficiaire, de l'invitation émanant de l'ordonnateur compétent. § 3. Les déclarations de créance doivent être introduites directement sous format PDF au Service public régional de Bruxelles - Bruxelles Finances et Budget - à l'adresse invoice@sprb.brussels.

La déclaration de créance indique : - Le motif du paiement, - La mission visée à l'article 2 à laquelle se rapporte chaque paiement, - Le montant demandé en paiement, - Le n° du visa engagement, - Le n° de compte bancaire sur lequel ce montant doit être versé.

Le bénéficiaire utilisera uniquement la déclaration de créance qui lui sera transmise par l'administration. Ce document doit être daté et signé par une personne habilitée à engager le bénéficiaire.

Le courrier de notification du montant accordé sera joint à l'envoi électronique de la déclaration de créance, en un seul envoi, sous format PDF. En cas de création ou modification de coordonnées bancaires, une attestation écrite signée par le bénéficiaire doit être envoyée sous format PDF à l'adresse suivante : isp@sprb.brussels . § 4. Les pièces justificatives se composent : En ce qui concerne le développement et la mise à jour de la base de données des subsides accessibles aux pouvoirs locaux bruxellois : - Des comptes individuels 2023 reprenant les données personnelles, la date d'entrée en service, la date de fin éventuelle, ainsi que le salaire brut, les contributions patronales et les remboursements. Le montant final sera calculé sur base de ce compte individuel ;

En ce qui concerne l'outil d'appui aux communes bruxelloises en matière de projets européens : - Pour ce qui est des frais de fonctionnement : des factures et preuves de paiement pour les frais d'études et de formation, les frais de location de salle, les frais de cantine. Les frais de cantine seront acceptés pour un montant qui ne peut dépasser 2500 euros et pour autant qu'il puisse être établi que ceux-ci sont en lien direct avec l'organisation d'activités dans le cadre de la subvention pour le développement d'un outil d'appui aux communes bruxelloises en matière de projets européens. - Pour ce qui est des frais de personnel : des comptes individuels 2023 reprenant les données personnelles, la date d'entrée en service, la date de fin éventuelle, ainsi que le salaire brut, les contributions patronales et les remboursements et primes éventuels. Le montant final sera calculé sur base de ce compte individuel.

En ce qui concerne l'organisation de la Semaine européenne de la Démocratie locale : - Pour ce qui est des frais de fonctionnement : des factures et des preuves de paiement relatives aux dépenses énumérées dans le budget prévisionnel (frais de promotion, frais de coordination (hors frais de personnel) et soutien des actions). - En ce qui concerne les frais de personnel (inclus dans les frais de coordination) : des comptes individuels 2023 reprenant les données personnelles, la date d'entrée en service, la date de fin éventuelle ainsi que le salaire brut. Ceux-ci ne seront pris en compte qu'à concurrence du temps de travail consacré à l'évènement.

Les pièces justificatives doivent être introduites au plus tard le 30 avril 2024 au Service public régional de Bruxelles, à l'adresse suivante : pouvoirs-locaux@sprb.brussels à partir de laquelle un accusé de réception sera automatiquement délivré.

Le bénéficiaire veillera à ce que le dossier complet soit déposé en une fois et dans son intégralité.

Aucune pièce supplémentaire ne sera acceptée après la date mentionnée ci-dessus.

Les pièces justificatives seront soit acquittées, soit accompagnées des preuves de leur paiement (extraits de compte bancaire ou toute autre forme de preuve de paiement).

Les pièces justificatives qui concernent des frais de personnel doivent être accompagnées de tableaux récapitulatifs mentionnant le pourcentage du temps de travail se rapportant à la mission visée à l'article 2. Ces tableaux doivent être signés par la personne habilitée à engager le bénéficiaire.

Elles doivent être numérotées selon l'ordre chronologique et précédées d'une liste.

La liste doit se clôturer par un total et être datée et signée par une personne habilitée à engager le bénéficiaire.

Lorsqu'une pièce justificative est subventionnée par plusieurs pouvoirs subsidiants, la ventilation entre pouvoirs subsidiants sera également reprise.

Le contrôle des pièces justificatives par le service administratif gestionnaire doit permettre d'établir que toutes les dépenses engagées ont été réellement effectuées pour la réalisation des actions telles que prévues par le présent arrêté.

Si après contrôle des pièces justificatives, le montant que représentent les justificatifs acceptés est inférieur au montant du subside alloué, la subvention ne sera liquidée qu'à due concurrence des justificatifs acceptés.

Une fois réalisée la vérification desdites pièces, le bénéficiaire sera invité par l'ordonnateur compétent à transmettre une déclaration de créance reprenant le montant final qui lui est octroyé suite au contrôle.

Au terme du contrôle des pièces justificatives, le bénéficiaire dispose d'un délai de 15 jours à compter de la réception de la lettre de l'ordonnateur pour soumettre ses arguments en cas de désaccord sur les montants proposés. Toute correspondance doit être transmise à Bruxelles Pouvoirs locaux à l'adresse suivante : pouvoirs-locaux@sprb.brussels L'ordonnateur compétent prend la décision finale après analyse des moyens développés par le bénéficiaire.

Art. 4.Il sera fait mention du soutien de la Région de Bruxelles-Capitale et de son logo lors de l'événement et dans toutes les publications -de l'association/ASBL- (affiches et programmes).

Il sera fait état du soutien de la Région lors de tous les contacts avec les médias.

Art. 5.Le Ministre chargé des Pouvoirs locaux peut demander au bénéficiaire toutes informations complémentaires nécessaires au traitement du dossier et effectuer sur place toute démarche utile afin de les récolter.

Art. 6.La Direction des Initiatives subventionnées de Bruxelles Pouvoirs locaux du Service public régional de Bruxelles est le service administratif désigné pour s'assurer de la bonne gestion des crédits alloués par cet arrêté.

Concernant l'évaluation, l'administration a pour tâche, sur base du tableau de bord complété en termes de résultats et du rapport d'activités, de déterminer en concertation avec le bénéficiaire, si les objectifs fixés sont atteints.

Ces documents devront être remis à la Direction des Initiatives subventionnées, en même temps que les pièces justificatives visées à l'article 3, § 4 et porteront sur les actions menées durant cette même année.

Art. 7.Cet arrêté produit ses effets le 1er janvier 2023.

Art. 8.Le Ministre qui a les Pouvoirs locaux dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 26 mai 2023.

B. CLERFAYT