26 MEI 2023. - Ministerieel besluit tot toekenning van een subsidie van 150.000,00 EUR aan de vzw "Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest", alias Brulocalis, voor drie vaste opdrachten met betrekking tot subsidies en de lokale democratie voor het dienstjaar 2023

De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met de Plaatselijke besturen, Gelet op de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle;

Gelet op de ordonnantie van 23 december 2022 houdende de algemene begroting der uitgaven van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor het begrotingsjaar 2023 ;

Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 18 juli 2000Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 18/07/2000 pub. 04/08/2000 numac 2000031263 bron ministerie van het brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot regeling van haar werkwijze en tot regeling van de ondertekening van de akten van de Regering sluiten tot regeling van haar werkwijze en tot regeling van de ondertekening van de akten van de Regering, artikel 5, 14 ;

Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 22 juli 2019Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 22/07/2019 pub. 01/08/2019 numac 2019013668 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot vaststelling van de verdeling van de bevoegdheden tussen de ministers van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering sluiten tot vaststelling van de verdeling van de bevoegdheden tussen de ministers van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering;

Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 16 december 2021Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 16/12/2021 pub. 25/01/2022 numac 2021043536 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende de begrotingscontrole, de begrotingsopmaak, de begrotingswijzigingen en de monitoring van de uitvoering van de begroting van de gewestelijke entiteit sluiten betreffende begrotingscontrole, de begrotingsopmaak, de begrotingswijzigingen en de monitoring van de gewestelijke entiteit;

Gelet op het (gunstig) advies van de Inspectie van Financiën ;

Gelet op het akkoord van de Minister van Begroting ;

Gelet op de Gelijkekansentest;

Overwegende dat, voor het begrotingsjaar 2023, de algemene uitgavenbegroting van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een bedrag van 225 000,00 .EUR voorziet in vastleggingskrediet op de basisallocatie 10.001.27.01.43.40 ;

Overwegende dat de Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een belangrijke rol vervult bij het informeren van de gemeenten en dat ze in dit verband een databank heeft opgericht die alle subsidies bevat waar de Brusselse plaatselijke besturen voor in aanmerking komen;

Overwegende dat dit werk een almaar grotere investering in personeel vereist wegens de voortdurende toename van het aantal fiches;

Overwegende dat het belangrijk is het imago van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest te bevorderen en de bevolking van het gewest te betrekken bij de lokale democratie, Besluit :

Artikel 1.Ten laste van basisallocatie 10.001.27.01.43.40 van de algemene uitgavenbegroting van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor het begrotingsjaar 2023 wordt een subsidie van 150.000,00 EUR toegekend aan de vzw "Vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest", met zetel in Aarlenstraat 53 b 4, te 1040 Brussel.

Art. 2.Deze subsidie heeft betrekking op de periode van 1 januari 2023 tot 31 december 2023 en is bestemd voor de verwezenlijking van de drie volgende opdrachten: § 1. Een toelage voor een bedrag van 30.000,00 EUR wordt toegekend aan de vzw " Vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest", voor het ontwikkelen en bijwerken van een databank over subsidies waarvoor de Brusselse plaatselijke besturen in aanmerking komen. § 2. Een toelage voor een bedrag van 60.000,00 EUR wordt toegekend aan de vzw " Vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest", voor de kosten in verband met het onderhouden van een ondersteuningsinstrument voor Brusselse gemeenten op het vlak van Europese projecten. § 3. Een toelage voor een bedrag van 60.000,00 EUR wordt toegekend aan de vzw " Vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest", om gedeeltelijk de kosten te dekken verbonden aan de organisatie van de Europese Week van de lokale Democratie 2023.

De begunstigde verbindt zich ertoe te zorgen voor de begeleiding van de campagne bij de gemeenten en de OCMW's, de coördinatie van de acties tussen de deelnemende entiteiten en partners, en de communicatie rond deze acties naar de buitenwereld, met name de pers en de Raad van Europa. 27.500,00 EUR van deze toelage is bestemd voor communicatie- en coördinatiekosten van de "Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest". Dit omvat met name de coördinatie en de promotie van diverse evenementen in verband met de lokale en participatieve democratie gedurende het hele jaar..

Van deze toelage wordt 32.500,00 EUR gereserveerd voor de organisatie van evenementen in het kader van de Europese Week van de lokale Democratie 2023, volgens de volgende nadere regels: 1° Een bedrag van 25.650,00 EUR wordt uitgetrokken voor de financiering van evenementen georganiseerd door de gemeenten en/of OCMW's, eventueel met de medewerking van de "Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest" in het kader van een specifieke projectoproep die de nadere regels voor de financiering van de projecten bepaalt. Indien het voorziene bedrag om diverse redenen niet of niet volledig wordt opgebruikt, mag het resterende saldo worden toegewezen aan de promotie- en coördinatiekosten in verband met de Europese Week van de lokale Democratie 2023 of aan de financiering van punt 2°, bijkomend aan de bedragen die al voor dit doel zijn uitgetrokken. 2° Een bedrag van 6.850,00 EUR is bestemd voor de organisatie van gewone of virtuele workshops en/of evenementen die worden gecoördineerd door de "Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest". Indien het geplande bedrag om diverse redenen niet of niet volledig wordt gebruikt, mag het resterende saldo worden bestemd voor de promotie- en coördinatiekosten in verband met de Europese Week van de lokale Democratie 2023 of voor de financiering van punt 1°, bijkomend aan de bedragen die al voor dit doel zijn uitgetrokken.

In het kader van de activiteiten en denkoefeningen rond participatie die in het kader van de Week van de Lokale Democratie plaatsvonden ziet de Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest erop toe aandacht te besteden aan de participatie van de gelijkekansendoelgroepen: vrouwen, personen met een handicap, personen van vreemde afkomst, seksuele geaardheid, genderidentiteit en genderexpressie, sociale afkomst en situatie.

Bijzondere aandacht moet ook uitgaan naar digitale inclusie en administratieve vereenvoudiging. Deze aspecten moeten toegelicht worden in het activiteitenverslag zoals bedoeld in artikel 3 van dit besluit.

Overeenkomstig artikel 23, 6° van de ordonnantie van 23 december 2022 houdende de algemene uitgavenbegroting van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor het begrotingsjaar 2023 en met het oog op het waarborgen van de continuïteit van de acties die plaatsvinden, wordt de vzw gemachtigd om de voorziene acties uit te voeren vóór de ondertekening van dit besluit.

Art. 3.§ 1. De subsidie wordt in twee schijven op het bankrekeningnummer IBAN BE60 0910 1159 5670 van de begunstigde uitbetaald: Een voorschot van 50% (75.000,00 EUR) wordt gestort bij de ondertekening van dit besluit, tegen overlegging van: - Drie ingevulde boordtabellen met evaluatie-indicatoren, namelijk. een voor elke van de in artikel 2 van dit besluit bedoelde opdrachten. - Een schuldvordering die uiterlijk op 15 juni 2023 naar de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel moet worden verstuurd, volgens de nadere regels bepaald in § 3. § 2. Het saldo wordt uitbetaald: - Na ontvangst en analyse van de verantwoordingsstukken bedoeld in § 4 en overgemaakt aan Brussel Plaatselijke Besturen, directie Gesubsidieerde Initiatieven, van de Gewestelijke overheidsdienst Brussel; - Tegen overlegging van drie boordtabellen die wat betreft de behaalde resultaten ingevuld zijn, en van een activiteitenverslag dat volgens het door de Administratie bezorgde model moet worden opgesteld en dat aan elke opdracht als beschreven in artikel 2 een hoofdstuk wijdt; - Tegen overlegging van een schuldvordering gericht aan de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel volgens de nadere regels bepaald in § 3, binnen 30 dagen nadat de begunstigde het verzoek van de bevoegde ordonnateur heeft ontvangen. § 3. De schuldvorderingen moeten rechtstreeks in pdf-formaat ingediend worden bij de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel - Brussel Financiën en Begroting - op het adres invoice@gob.brussels.

De schuldvordering vermeldt: - De reden van de betaling, - De opdracht als bedoeld in artikel 2, waarop elke betaling betrekking heeft, - Het voor de betaling gevraagde bedrag, - Het visumnummer voor vastlegging, - Het rekeningnummer waarop het bedrag moet worden gestort.

De begunstigde zal uitsluitend de schuldvordering gebruiken die hem door de administratie wordt overgemaakt. Het document moet gedateerd en ondertekend worden door een persoon die gemachtigd is de begunstigde te binden.

De brief met de notificatie van het toegekend bedrag zal in één verzending met de schuldvordering in PDF formaat worden doorgestuurd.

Bij aanmaak of wijziging van bankgegevens moet er een schriftelijke verklaring van de begunstigde in PDF-formaat verstuurd worden naar volgend adres: isp@gob.brussels. § 4. De verantwoordingsstukken bestaan uit: Wat het ontwikkelen en bijwerken betreft van een databank over subsidies waarvoor de Brusselse plaatselijke besturen in aanmerking komen: - De individuele rekeningen 2023 met vermelding van de persoonlijke gegevens, de datum van indiensttreding, de eventuele einddatum, alsook het brutoloon, de werkgeversbijdragen en eventuele vergoedingen. Het eindbedrag zal worden berekend op basis van deze individuele rekening ;

Wat het ondersteuningsinstrument betreft voor Brusselse gemeenten op het vlak van Europese projecten : - Wat de werkingskosten betreft: facturen en betalingsbewijzen voor de kostprijs van studies en opleidingen, de zaalhuurkosten en de kantinekosten. De kantinekosten zullen worden aanvaard voor een bedrag van ten hoogste 2.500 EUR, voor zover kan worden vastgesteld dat ze rechtstreeks in verband staan met de organisatie van activiteiten in het kader van de toelage voor de ontwikkeling van een ondersteuningsinstrument voor Brusselse gemeenten op het vlak van Europese projecten. - Wat de personeelskosten betreft: de individuele rekeningen 2023 met vermelding van de persoonlijke gegevens, de datum van indiensttreding, de eventuele einddatum, alsook het brutoloon, de werkgeversbijdragen en eventuele vergoedingen of premies. Het eindbedrag zal worden berekend op basis van deze individuele rekening.

Wat de organisatie betreft van de Europese Week van de lokale Democratie: - Wat de werkingskosten betreft: facturen en betalingsbewijzen met betrekking tot de uitgaven die de voorlopige begroting opsomt, namelijk promotie- en coördinatiekosten, behalve personeelskosten, en ondersteuning van de acties). - Wat de personeelskosten betreft (in de coördinatiekosten inbegrepen): de individuele rekeningen 2023 met vermelding van de persoonlijke gegevens, de datum van indiensttreding, de eventuele einddatum, alsook het brutoloon. Ze komen enkel in aanmerking in verhouding tot de arbeidstijd die aan het evenement wordt besteed.

De verantwoordingsstukken moeten uiterlijk op 30 april 2024 ingediend worden bij de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, op volgend adres: plaatselijke-besturen@gob.brussels tegen elektronisch ontvangstbewijs.

De begunstigde moet ervoor zorgen dat het dossier volledig en in één keer wordt ingediend.

Geen enkel bijkomend stuk zal worden aanvaard na de bovenvermelde datum.

De verantwoordingsstukken moeten ofwel voor voldaan verklaard zijn, ofwel vergezeld zijn van de betalingsbewijzen (bankrekeninguittreksels of elke andere vorm van betalingsbewijs).

Bij de verantwoordingsstukken met betrekking tot personeelskosten moeten samenvattende tabellen worden gevoegd met vermelding van het percentage arbeidstijd dat aan de opdracht als bedoeld in artikel 2 wordt besteed. Die tabellen moeten worden ondertekend door de persoon die gemachtigd is de begunstigde te verbinden.

Ze moeten chronologisch genummerd zijn en vooraan moet een lijst zitten.

De lijst moet worden afgesloten met het totaalbedrag en moet gedateerd en ondertekend zijn door een persoon die ertoe gemachtigd is de begunstigde te verbinden.

Indien een uitgave gesubsidieerd wordt door meerdere overheden, moet een uitsplitsing volgens subsidiërende overheid bezorgd worden.

De controle van deze stukken door de beherende administratieve dienst moet het mogelijk maken na te gaan of de vastgelegde uitgaven werkelijk plaatsvonden voor de verwezenlijking van de acties waarin dit besluit voorziet.

Indien na controle van de bewijsstukken het bedrag van de aanvaarde bewijsstukken lager ligt dan het bedrag van de toegekende subsidie, zal de subsidie slechts uitbetaald worden ten belope van het bedrag van de aanvaarde bewijsstukken.

Nadat voornoemde stukken gecontroleerd zijn, wordt de begunstigde door de bevoegde ordonnateur verzocht een schuldvordering over te maken met vermelding van het eindbedrag dat hem toegekend is op grond van de controle.

Na de controle van de bewijsstukken beschikt de begunstigde vanaf de ontvangst van de brief van de ordonnateur over 15 dagen tijd om zijn argumenten voor te leggen indien hij niet akkoord gaat met de voorgestelde bedragen. Alle correspondentie moet verstuurd worden naar Brussel Plaatselijke Besturen, op volgend adres: plaatselijke-besturen@gob.brussels De bevoegde ordonnateur neemt de eindbeslissing na analyse van de door de begunstigde uiteengezette middelen.

Art. 4.De steun en het logo van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden tijdens het evenement en in alle publicaties (affiches en programma's) -van de vereniging -/ vzw vermeld.

Bij elke contact met de media wordt melding gemaakt van de steun van het Gewest.

Art. 5.De Minister belast met de Plaatselijke besturen mag de begunstigde alle bijkomende gegevens vragen die nodig zijn voor de behandeling van het dossier en mag alle daartoe aangewezen stappen ondernemen om ze ter plaatse te bekomen.

Art. 6.De Directie Gesubsidieerde Initiatieven van Brussel Plaatselijke besturen van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel wordt aangewezen als de administratieve dienst die ermee belast is in te staan voor een goed beheer van de bij dit besluit toegekende kredieten.

Wat de evaluatie betreft, heeft de administratie als opdracht om in overleg met de begunstigden, op basis van de boordtabel waarin de resultaten zijn ingevuld en op basis van het activiteitenverslag, na te gaan of de doelstellingen werden bereikt.

Deze documenten moeten aan de Directie Gesubsidieerde Initiatieven bezorgd worden samen met de in artikel 3, § 4 bedoelde verantwoordingsstukken en moeten de acties tijdens het betrokken jaar betreffen.

Art. 7.Dit besluit heeft uitwerking op 1 januari 2023.

Art. 8.De Minister bevoegd voor de Plaatselijke besturen wordt belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 26 mei 2023.

B. CLERFAYT