23 JUIN 1999. - Arrêté ministériel fixant les instructions de base destinées aux maisons de justice

Le Ministre de la Justice, Vu l'arrêté royal du 3 juin 1999 portant organisation du Service des maisons de Justice du Ministère de la Justice, notamment l'article 3;

Vu l'avis motivé du Comité Supérieur de concertation du Secteur III, donné le 22 juin 1999, Arrête :

Article 1er.Les instructions de base destinées aux maisons de justice sont fixées conformément à l'annexe.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le premier du mois qui suit celui au cours duquel il aura été publié au Moniteur belge.

Bruxelles, le 23 juin 1999.

T. VAN PARYS Annexe Instructions de base destinées aux maisons de justice TABLE DES MATIERES A. Définition de la maison de justice A1. Objectif A2. Mission de base A3. Structures.

B. Fonctionnement interne de la maison de justice B1. Ouverture de la maison de justice B2. Les missions de base B3. Le travail d'équipe B4. La formation B5. informations administratives B6. Informations statutaires B7. La gestion du matériel C. Relations de collaboration C1. Avec l'administration centrale du Service des maisons de Justice C2. Entre les maisons de justice C3. A l'intérieur de la maison de justice C4. Avec les magistrats C5. Avec le bâtonnier et les avocats C6. Participation aux réunions et commissions C7. Avec les établissement pénitentiaires C8. Avec les services externes C9. Avec les écoles sociales et les universités A. DEFINITION DE LA MAISON DE JUSTICE Le Service des Maisons de Justice, service spécialisé du Ministère de la Justice, est en pleine expansion. Au niveau local, le Service des Maisons de Justice dispose, par arrondissement judiciaire, d'une subdivision appelée maison de justice.

A1. Objectifs L'institution des maisons de justice constitue l'une des initiatives prises pour mieux adapter les institutions judiciaires aux attentes et aux besoins sociaux et individuels. Le but de la maison de justice consiste à organiser une justice plus accessible, efficace et humaine.

Objectifs centraux de la maison de justice : - A l'intérieur d'un cadre contraignant et légal, donner des avis en vue de décisions à prendre et guider des personnes de manière à réaliser l'exécution des décisions prises à leur égard, d'une manière socialement responsable. - En outre, la maison de justice veut être au service de chaque citoyen dans ses contacts avec la justice, quelle que soit la position de celui-ci (auteur, victime, requérant, préjudicié ou personne concernée indirectement par un acte judiciaire). - La maison de justice veut stimuler et renforcer, dans le champ judiciaire, une approche adaptée aux sciences humaines. Pour cela, le fonctionnement interne tend à une optimalisation, et à une collaboration plus systématique avec les partenaires les plus importants : magistrature, barreau, établissements pénitentiaires et institutions d'aide sociale. - Sensibiliser constitue également une mission importante de la maison de justice : la recherche d'autres solutions que l'approche juridique traditionnelle peut rendre la justice plus humaine. Est central, le souci du justiciable c'est-à-dire du citoyen, de l'auteur ou de la victime qui entrent en contact avec la justice de manière imposée ou de leur gré.

A2. Missions de base Il s'agit de missions d'informations, d'avis, de contrôle et de guidances qui découlent des lois suivantes : - Loi du 9 avril 1930 de défense sociale à l'égard des anormaux, des délinquants d'habitude et des auteurs de certains délits sexuels, remplacée par la loi du 1 juillet 1964 et modifiée par les lois des 17 et 20 juillet 1990, 13 avril 1995, 10 février 1998 et 5 mars 1998; - Loi du 29 juin 1964Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/06/1964 pub. 27/11/2009 numac 2009000776 source service public federal interieur Loi concernant la suspension, le sursis et la probation. - Coordination officieuse en langue allemande fermer concernant la suspension, le sursis et la probation, modifiée par la loi du 10 février 1994; - Loi du 8 avril 1965Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/04/1965 pub. 02/08/2010 numac 2010000404 source service public federal interieur Loi relative à la protection de la jeunesse, à la prise en charge des mineurs ayant commis un fait qualifié et à la réparation du dommage causé par ce fait. - Coordination officieuse en langue allemande fermer relative à la protection de la jeunesse, particulièrement l'article 50; - Code judiciaire, en particulier les articles 931 et 1280; - Loi du 23 mai 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 23/05/1990 pub. 01/10/2009 numac 2009000650 source service public federal interieur Loi sur le transfèrement interétatique des personnes condamnées, la reprise et le transfert de la surveillance de personnes condamnées sous condition ou libérées sous condition ainsi que la reprise et le transfert de l'exécution de peines et de mesures privatives de liberté. - Coordination officieuse en langue allemande fermer concernant le transfèrement entre états des personnes condamnées; - Loi du 20 juillet 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 20/07/1990 pub. 02/12/2010 numac 2010000669 source service public federal interieur Loi relative à la détention préventive Coordination officieuse en langue allemande fermer concernant la détention préventive, modifiées par la loi du 11 juillet 1994 et par la loi du 4 août 1996, en particulier les articles 35 et 38, § 1er; - Loi du 10 février 1994 concernant la procédure de médiation pénale; - Loi du 5 mars 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 05/03/1998 pub. 02/04/1998 numac 1998009265 source ministere de la justice Loi relative à la libération conditionnelle et modifiant la loi du 9 avril 1930 de défense sociale à l'égard des anormaux et des délinquants d'habitude, remplacée par la loi du 1er juillet 1964 fermer concernant la libération conditionnelle et la loi du 18 mars 1998 instaurant les commissions de libération conditionnelle.

Les tâches qui découlent des instructions suivantes : - Circulaire ministérielle du 4 juillet 1994 concernant la libération provisoire; - Circulaire ministérielle du 13 septembre 1996 concernant la libération provisoire des délinquants sexuels; - Directive ministérielle du 22 juillet 1997 concernant la recherche des personnes disparues; - Directive ministérielle du 15 septembre 1997 relative à l'accueil des victimes au sein des parquets et tribunaux; - Directive ministérielle du 16 septembre 1998 concernant un dernier hommage à rendre au défunt en cas d'intervention des autorités judiciaires; - Circulaire du 27 novembre 1998 concernant la surveillance électronique; - Directive ministérielle du 15 décembre 1998 relative au set agression sexuelle; - Circulaire commune du 30 avril 1999 relative à la médiation pénale.

En plus des tâches attribuées au Service des Maisons de Justice par les lois et instructions mentionnées ci-dessus, la maison de justice est responsable de : - l'accueil, de l'information et des avis aux usagers de la maison de justice et de leur orientation éventuelle vers les instances compétentes; - la structuration et le renforcement de la collaboration et de la concertation avec les différents acteurs de et près de la justice pour atteindre les buts de la maison de justice; - la coordination, la promotion et la diffusion des initiatives à propos de la résolution alternative des conflits, les mesures et sanctions alternatives; pour l'organisation de cette tâche, notamment, un coordinateur est désigné dans chaque maison de justice; - la mise à la disposition de locaux pour l'organisation de l'aide juridique de première ligne par les avocats, pour les réunions des commissions d'aide juridique et les séances des commissions de libération conditionnelle.

En outre, les capacités internes de la maison de justice doivent être développées, promues et optimalisées. Les fonctions suivantes peuvent y contribuer : - une fonction de promotion de la qualité ou la promotion du propre fonctionnement de la maison de justice, de la qualité, de l'efficacité et de l'efficience de l'offre par une meilleure coordination interne, une collaboration et un soutien sur le plan méthodologique. - une fonction de responsabilisation qui vise l'augmentation générale de la qualité de la maison de justice, par la décentralisation des compétences de direction et de structuration, par la prise de responsabilités attribuées au local, la détermination de lignes directrices et de priorités conformes aux buts et aux missions de base des maisons de justice. - une fonction de « laboratoire » qui vise l'élargissement et l'approfondissement de l'arsenal judiciaire par laquelle, par exemple, le traitement extra-judiciaire et alternatif des conflits bénéficie de possibilités accrues de développement (prévention et dialogue doivent précéder les procédures) - une fonction de signalement qui vise à signaler les dysfonctionnements, les nécessités et les besoins sur le plan du travail au sens large.

A3. Structures Le Service des Maisons de Justice, composé d'une administration centrale et des services extérieurs, fait partie de la Direction Générale de l'Organisation Judiciaire du Ministère de la Justice. Les services extérieurs sont structurés à deux niveaux, un niveau régional et un niveau de base.

Le cadre organique des services extérieurs comprend 851 emplois, provenant de l'ancien Service du Travail Social (autrefois, Service social d'Exécution de Décisions judiciaires, qui travaillait en dehors des prisons),de la Médiation Pénale et de l'Accueil aux victimes.

La direction générale du Service des Maisons de Justice est entre les mains du niveau central. Des divisions de staff (travail parajudiciaire , soutien matériel et personnel, formation, soutien scientifique), et deux services d'appui (Mesures Alternatives et Assistance aux Victimes) y sont prévus.

En outre, une administration régionale est prévue par Cour d'Appel.

Cette administration régionale se trouve sous la direction d'un directeur régional. Pour Bruxelles, il est prévu un directeur régional francophone et un néerlandophone. Pour chaque rôle linguistique, un directeur régional est chargé d'une mission de coordination. Le directeur régional dispose d'un collaborateur administratif et d'un staff de conseillers adjoints s'occupant entre autres de la médiation pénale et de l'accueil des victimes.

Le niveau de base de l'organisation est formé par les maisons de justice. Une maison de justice est instaurée par arrondissement judiciaire. La maison de justice de Bruxelles est dédoublée en une section francophone et une néerlandophone. Chaque maison de justice, et chaque section à Bruxelles, est dirigée par un directeur. Les localités de Furnes et Ypres d'une part, de Marche-en-Famenne et Neufchâteau d'autre part, sont dirigées par un même directeur.

Le directeur de la maison de justice est assisté par un coordinateur orienté surtout vers la promotion et le soutien des mesures alternatives dans l'arrondissement. Les missions de base d'enquêtes, d'accueil, de médiation pénale, de contrôle et de guidance et les tâches mentionnées au point A.2 sont accomplies par des assistants de justice.

La maison de justice comprend aussi du personnel administratif composé d'assistants administratifs/chefs administratifs et d'agents d'accueil. Dans les grands arrondissements, le directeur peut être secondé par un conseiller adjoint.

Une image développée des différentes fonctions qui peuvent être exercées dans les services extérieurs du Service des Maisons de Justice est reproduite dans les descriptions et profils de fonctions (Voir Arrêté Ministériel spécial) B. FONCTIONNEMENT INTERNE DE LA MAISON DE JUSTICE B1. Ouverture de la maison de justice Le directeur et ses collaborateurs sont habilités pendant la période qui précède l'ouverture de la Maison de Justice à établir les contacts nécessaires avec la magistrature, le bâtonnier et les autres acteurs en vue de les informer, de les inviter à l'ouverture et d'établir une base de collaboration ultérieure. L'ouverture, elle-même, se fait en concertation étroite avec l'Administration centrale.

B2. Les missions de base 1. Le travail de première ligne Il s'agit d'une mission spécifique qui consiste en un accueil et en une orientation (éventuelle) vers un service compétent destiné au citoyen qui a des questions ou des problèmes en relation avec les activités de la justice. La maison de justice doit prévoir suffisamment de permanences pour permettre aux citoyens de faire usage de ce service à des moments réguliers. Cette mission est organisée par le directeur de la maison de justice et assurée par un ou plusieurs assistants de justice.

Lors de cet accueil, il peut être fait appel à l'aide juridique de première ligne; dans ce cadre, et à cet effet, des avocats tiennent des permanences dans la maison de justice. 2. Missions pénales et civiles - La répartition des dossiers : Les missions « entrantes » sont inscrites par le secrétariat de la maison de justice dans un registre.L'ouverture d'un dossier est, dès ce moment, faite par le secrétariat.

La responsabilité de l'assistant de justice en ce qui concerne le suivi du dossier prend cours dès que le dossier lui est transmis par le secrétariat. La prise en charge d'un dossier par l'assistant de justice implique de commencer le plus vite possible un suivi actif du dossier.

Le directeur de la maison de justice est responsable d'une répartition efficiente des missions entre les différents assistants de justice, en tenant compte d'une logique de gestion efficace, des profils de fonctions et des compétences, et des orientations et priorités décidées par l'administration centrale.

Le directeur est responsable du « case-load » et veillera à une répartition équitable des dossiers entre les assistants de justice. Il a accès aux dossiers. - L'exercice des missions : Tout problème concernant la prise en charge, le suivi ou la clôture d'une mission doit immédiatement être signalé par l'assistant de justice au directeur; cela vaut en particulier pour les retards dans l'exécution de missions ou la transmission de dossiers.

Toutes questions de déontologie et de méthodologie qui découlent de l'exécution d'une mission doivent être signalées par l'assistant de justice au directeur de la maison de justice. - Les rapports : Au point de vue contenu, présentation formelle et limites de temps, les rapports doivent être faits selon les délais légaux et d'une manière répondant à la déontologie et à la méthodologie. 3. Tâches de coordination : La maison de justice joue un rôle moteur dans l'instauration d'une collaboration régulière et conforme à la déontologie et à la méthodologie, entre la magistrature, le barreau, les autorités locales, les services d'aide sociale et les assistants de justice. B3. Le travail d'équipe Le directeur de la maison de justice favorise au maximum un bon esprit d'équipe entre les membres du personnel. Pour cela, des réunions de service, des groupes de travail, et de suivi professionnel sont périodiquement organisés; la participation, à ces réunions, des membres du personnel est obligatoire. De la part des membres du personnel, une participation positive et active est attendue pour stimuler la formation de l'équipe et le fonctionnement de l'équipe à l'intérieur de la maison de justice.

Les membres du personnel d'une maison de justice, qui ne travaillent pas de manière habituelle dans la Maison de Justice, sont invités à toutes les réunions concernant le fonctionnement de la maison de justice et à toutes séances d'information. Ils sont également concernés par toutes les initiatives, où leurs connaissances et expériences peuvent présenter un intérêt.

B4. La formation La formation des membres du personnel du Service des Maisons de Justice fera l'objet d'une circulaire spécifique.

En attendant, chaque nouveau membre du personnel reçoit, dans un premier temps une prise de contact en vue de se familiariser avec les différents secteurs du travail. Après cela, il commence ses missions sous la supervision d'un coach (collègue expérimenté). Cette période s'appelle le « job training ». Il est prévu une formation de base dans laquelle seront abordés les aspects déontologiques et méthodologiques et le contenu des aspects de la fonction d'assistant de justice. A l'issue de cette formation de base, des groupes réguliers d'intervision sont prévus. Annuellement des possibilités de formation sont prévues pour tous les membres du personnel via la participation à des journées d'études ou des formations de courte durée; ces activités sont assurées et/ou coordonnées par les conseillers adjoints chargés de la formation (fonction au niveau central F et N).

Toute personne dont des problèmes temporaires entravent sérieusement le bon déroulement de son travail, peut en faire part à son directeur et demander une supervision individuelle.

Le directeur de la maison de justice interrogera régulièrement le personnel concernant ses besoins et transmettra des propositions de formation aux conseillers adjoints chargés de la formation.

A côté des offres de formation faites par le service, il existe pour le personnel des possibilités de suivre des cours ou des formations individuelles; pour cela ils peuvent introduire, à l'aide des formulaires prévus (dispense de service ou congé de formation), une demande via le directeur de la maison de justice qui y joindra son avis et transmettra la demande au conseiller adjoint chargé de la formation.

B5. Informations administratives 1. Echange de correspondance Tout échange de correspondance avec des personnes et des services externes doit porter le logo de la maison de justice.La correspondance doit, chaque fois, mentionner le nom, la fonction, l'adresse, le téléphone et les disponibilités du membre du personnel du secrétariat qui traite la correspondance.

La correspondance doit autant que possible avoir un en-tête uniforme et facilement reconnaissable.

La correspondance entre maisons de justice doit toujours être adressée à : Maison de Justice Adresse Code postal et commune La correspondance avec les clients doit, en raison du caractère confidentiel, être envoyée dans des enveloppes sans en-tête. 2. Les rapports Les rapports doivent avoir un schéma uniforme afin qu'ils soient plus lisibles et reconnaissables.Dans chaque forme de rapport, une attention doit être accordée à une mention claire et correcte des données d'identification (nom, prénom, lieu et date de naissance, résidence), des données légales (nature de la mesure, date de début, de fin, durée) et des données de service (nom, résidence administrative, téléphone et fax de l'assistant de justice, numéro de dossier, nature du rapport, mention de celui qui confie le mandat, dates et nature des interventions, date et signature du rapport par l'assistant de justice).

Tout rapport est conservé par l'assistant de justice dans le dossier et est enregistré dans l'indicateur de la maison de justice avec mention de la date d'envoi et la destination. Afin de ne pas surcharger l'assistant de justice, l'encodage des dossiers sera réalisé par un agent administratif.

Les rapports doivent être transmis endéans le délai déterminé par les mandants ou le cadre légal; quand, pour des raisons de surcharge, ce n'est pas réalisable, il faut en avertir le mandant par écrit, le plus rapidement possible, via le directeur.

Pendant la période de guidance, les dossiers sont conservés à la maison de justice par l'assistant de justice qui travaille à la maison de justice.

Envoi de rapports : a. pour les assistants de justice chargés de missions pénales a.1. dans le cadre de la probation et du travail d'intérêt général Les assistants de justice chargés de ces missions doivent envoyer l'original de leurs rapports de guidance directement à la commission de probation compétente. Les enquêtes de probation sur demande du Parquet ou d'autres instances judiciaires doivent être transmises directement à l'autorité qui a demandé l'enquête. Si une mesure probatoire se déroule en même temps qu'une autre guidance, les deux mesures doivent être clairement mentionnées sous la rubrique « situation légale » et un rapport doit être envoyé aux deux instances qui ont confié la mission.

Le rapport rédigé en cas d'application d'une mesure alternative durant une procédure de grâce doit être transmis directement au Service des Cas Individuels et des Grâces.

Un rapport de clôture de guidance doit clairement mentionner que la guidance est clôturée; le dossier, après la clôture de la guidance, est confié au secrétariat de la maison de justice, pour archivage. a.2. dans le cadre de guidances pénitentiaires Les assistants de justice chargés de guidances pénitentiaires doivent envoyer l'original de leurs rapports de guidances et d'enquêtes, directement à l'autorité qui a confié la mission (Commission de Libération Conditionnelle, Service des Cas Individuels et des Grâces, Commission de Défense sociale). La collaboration avec les Commissions de Libération Conditionnelle fait l'objet d'une directive à part.

Un rapport de clôture de guidance doit clairement mentionner que la guidance est clôturée; le dossier, après la clôture de la guidance, est remis au secrétariat de la maison de justice, pour archivage. a.3. dans le cadre du suivi d'une liberté sous conditions Les assistants de justice chargés de ces missions doivent envoyer l'original de leurs rapports de guidance et d'enquêtes directement à l'autorité qui a confié la mission.

Un rapport de clôture de guidance doit clairement mentionner que la guidance est clôturée; le dossier, après la clôture de la guidance, est remis au secrétariat de la maison de justice, pour archivage. b. pour les assistants de justice chargés de missions civiles Les assistants de justice chargés de ces missions doivent envoyer l'original de leurs rapports d'enquête directement à l'autorité qui a confié la mission (juge de la jeunesse, tribunal de première instance et Cour d'appel).Un exemplaire est remis au secrétariat pour archivage. c. pour les assistants de justice chargés de la médiation pénale Les assistants de justice chargés de la médiation pénale doivent envoyer l'original de leurs rapports de médiation au Procureur du Roi. Un exemplaire est remis au secrétariat de la maison de justice pour archivage. d. pour les assistants de justice chargés de l'accueil des victimes Les assistants de justice chargés de l'accueil des victimes envoient leurs rapports directement au Procureur du Roi, au juge d'instruction ou à la commission de libération conditionnelle selon le cas.Un exemplaire est remis au secrétariat de la maison de justice pour archivage. 3. Prestations de service Le directeur de la maison de justice contrôle les prestations de service des membres de son personnel. En principe, pour tout le personnel, le lieu d'exécution des prestations administratives est la maison de justice.

Dans des circonstances exceptionnelles, exclusivement (par exemple, pour cause d'urgence ou de manque de place) il est possible, avec l'accord du directeur d'y déroger et les membres du personnel peuvent alors recevoir l'autorisation de faire leur travail administratif à domicile. Le directeur de la maison de justice doit veiller à une occupation maximale de la maison de justice pendant les heures de bureau.

Les assistants de justice font un planning de leurs activités; ils y mentionnent leurs heures de présence à la maison de justice, ainsi que les moments et les lieux de visites à domicile.

Après coup, ils doivent justifier leurs prestations de service dans un journal d'activités, qui doit suffisamment détailler leur emploi du temps pour le service, la nature de leurs prestations, leurs déplacements, les dossiers dans lesquels ils ont travaillé, ainsi que la prise en charge ou la clôture de dossiers. Le service met à disposition un journal d'activités automatisé ou manuscrit. Le journal d'activités doit être transmis dans les 10 jours du mois suivant au directeur de la maison de justice qui le contrôle, qu'il soit accompagné ou non d'état de frais. Les états de frais de plusieurs mois peuvent être regroupés. Les journaux d'activités doivent être conservés à la maison de justice pendant une période de cinq ans. 4. Heures de prestation Le personnel travaille selon le régime des 38 heures par semaine.Les prestations ont lieu en fonction des obligations du travail (visites à domicile, entretiens au bureau, tâches administratives et permanences). A midi, la pause doit comprendre au moins une demi-heure qui est déduite du temps de travail. Tous les mois, les heures prestées sont comptabilisées.

La récupération d'heures supplémentaires éventuelles doit être demandée au directeur de la maison de justice. Le directeur veille à ce que les heures supplémentaires soient compensées le plus rapidement possible. Le report d'heures supplémentaires au mois suivant doit autant que possible être limité. En aucun cas la récupération des heures supplémentaires ne peut compromettre le bon fonctionnement du service. La récupération d'heures supplémentaires ne peut être cumulée avec des jours de congé.

B6. Informations statutaires 1. Compétences du directeur de la maison de justice concernant le personnel Les compétences du directeur de la maison de justice concernant le personnel sont précisées dans les profils de fonctions.Quand le directeur de la maison de justice n'est pas un fonctionnaire nommé à titre définitif, il n'est pas compétent pour les matières suivantes : - l'évaluation : il peut seulement assister l'évaluateur - les actions disciplinaires (il peut informer le fonctionnaire compétent) - la prestation de serment Le directeur de la maison de justice s'assure de la confidentialité des dossiers du personnel. 2. Congés et absences (arrêté royal du 19 novembre 1998, modifié par l'arrêté royal du 26 mai 1999) Pour tous les membres du personnel de la maison de justice, le congé de vacances doit être demandé à temps au directeur qui doit assurer le bon fonctionnement du service.Le secrétariat de la maison de justice établit pour chaque membre du personnel une fiche individuelle de congé et prend note de l'attribution des congés dans un registre. Le congé annuel peut être scindé, mais doit comporter une période continue d'au moins une semaine.

Les autres congés et absences doivent être demandés via le directeur de la maison de justice sur les formulaires prévus à cet effet. 3. Sécurité Chaque maison de justice établit un règlement d'ordre intérieur.Dans celui-ci sont inclus : les permanences, l'usage des locaux, les responsabilités en ce qui concerne l'usage de l'infrastructure et du matériel de bureau. Le règlement d'ordre intérieur des maisons de justice contiendra des dispositions spécifiques sur la sécurité du personnel et des visiteurs. Un plan de sécurité incendie devra être rédigé.

Afin de garantir la sécurité du personnel, les règles suivantes doivent, entre autres, être prises en considération : - les incidents avec les clients ou des visiteurs ou des situations dans lesquelles les membres du personnel se sentent en insécurité, doivent immédiatement être signalés au directeur de la maison de justice; - dans le planning, qui est régulièrement transmis au secrétariat, les heures et les adresses des visites à domicile sont mentionnées; - des collègues peuvent être priés d'accompagner dans certaines missions (visites à domicile ou entretiens au bureau) qui peuvent comporter une possibilité de danger.

Pour éviter des dommages sérieux (incendie, cambriolage, destruction de mobilier), les recommandations suivantes doivent, entre autres être strictement suivies : - éteindre les luminaires et si nécessaire, éteindre les appareils de chauffage et les appareils électriques; - fermer les portes et fenêtres et si nécessaire fermer les portes extérieures qui donnent accès aux bureaux; - par souci de discrétion, mettre tous les dossiers en sécurité et conserver les archives sous clef; - maintenir le bureau en ordre et ne laisser traîner aucun objet qui pourrait déranger d'autres usagers (cendriers pleins, tasses utilisées,...). 4. Déplacements et frais de séjour Les états de frais sont établis en double exemplaire et contrôlés par le directeur de la maison de justice qui les transmettra ensuite au Ministère de la Justice, Service Comptabilité Générale, Boulevard de Waterloo 115, 1000 Bruxelles pour paiement, tous les mois. Les états de frais relatifs à la formation professionnelle seront établis sur un formulaire distinct, conformément aux règles prévues dans la circulaire « formation » (Voir point B4).

B7. La gestion du matériel Le directeur de la maison de justice est responsable de l'installation, du matériel de bureau et des fournitures de bureau de son personnel. Il est responsable d'une répartition équitable de ces moyens.

Le directeur de la maison de justice règle les fournitures de bureau et les frais, nécessaires au fonctionnement de la maison de justice, au moyen d'indemnités exclusivement réservées à cet effet, dont l'administration centrale fixe le montant et met à sa disposition.

Les membres du personnel doivent tenir le directeur au courant des manques éventuels, des dégradations ou destruction du matériel.

Les timbres doivent être commandés auprès du Service Bâtiments et Matériel à l'administration centrale sur demande du directeur de la maison de justice.

C. RELATIONS DE COLLABORATION Dans ce chapitre, sont surtout visées les tâches de collaboration de la maison de justice. Ces tâches sont principalement organisées par le directeur de la maison de justice, et le coordinateur, s'il s'agit de mesures et de sanctions alternatives. Il est néanmoins très important que tous les membres du personnel soient attentifs dans leurs contacts avec leurs partenaires de travail à cette mission de collaboration de la maison de justice.

C1. Avec l'administration centrale du Service des Maisons de Justice Les assistants de justice adressent toute demande à l'administration centrale via le directeur de la maison de justice.

Le directeur de la maison de justice doit répondre de sa gestion auprès du directeur régional. Les contacts avec l'administration centrale se font donc en principe via celui-ci.

L'administration centrale établit une liste des pièces qui sont à envoyer directement à certains services.

L'adresse de l'administration centrale est : Ministère de la Justice Direction Générale de l'Organisation Judiciaire Service des Maisons de Justice Boulevard de Waterloo 115 1000 Bruxelles C2. Entre les maisons de justice Le directeur régional coordonne les activités des différentes maisons de justice dont la circonscription correspond au ressort de la Cour d'Appel. A cet effet, il organise des réunions avec les différents dirigeants des maisons de justice afin d'arriver à une plus grande harmonisation de la politique et des pratiques.

Tout échange de correspondance entre les maisons de justice est pris en charge par les secrétariats des différentes maisons de justice (par exemple, transmission de dossiers).

C3. A l'intérieur de la maison de justice Les membres du personnel d'une maison de justice, qui ne travaillent pas de manière habituelle dans la maison de justice, sont invités à toutes les réunions concernant le fonctionnement de la maison de justice et à toutes séances d'information. Ils sont également impliqués dans toutes les initiatives, où leurs connaissances et expériences peuvent présenter un apport utile.

Ils sont tenus au courant par le secrétariat de la maison de justice de toutes informations de service et peuvent moyennant accord toujours faire appel à l'infrastructure et à la documentation de la maison de justice.

C4. Avec les magistrats La magistrature est un très important pourvoyeur de missions pour les maisons de justice et est concernée par leur politique via les commissions d'avis.

Les contacts avec les magistrats se font, en principe via le directeur de la maison de justice. Le coordinateur de la maison de justice est la personne de contact avec la magistrature en ce qui concerne les mesures alternatives. L'assistant de justice qui reçoit du directeur une mission globale ou individuelle, peut communiquer directement avec le magistrat compétent en vue d'un réglement de sa mission.

C5. Avec le bâtonnier et les avocats Une importante relation de collaboration est établie avec le barreau pour ce qui concerne l'exécution de l'aide juridique de première ligne; une concertation régulière et un enregistrement des questions traitées sont nécessaires pour que le travail social de première ligne des assistants de justice et l'aide juridique de première ligne soient en correspondance avec les besoins du citoyen.

C6. Participation aux réunions et commissions Dans le cadre de leurs missions et de leurs secteurs de travail spécifique, les membres du personnel de la maison de justice peuvent sur désignation par le Ministre de la Justice ou par le directeur de la maison de justice participer aux commissions ou réunions légales ou administratives. Dans différentes commissions, le service est représenté ou le secrétariat est assuré par un membre du personnel de la maison de justice (par exemple, la Commission de probation, la Commission de Défense sociale, la Commission d'évaluation).

Des assistants de justice peuvent être invités par les commissions ou réunions à témoigner ou à donner un avis concernant les personnes qu'ils suivent (par exemple la Commission de Libération Conditionnelle).

Il est important que les membres du personnel qui participent à ces commissions remplissent ces tâches d'une manière répondant à la méthodologie et la déontologie.

C7. Avec les établissements pénitentiaires Les maisons de justice doivent, avec les prisons, réaliser une importante transmission de données (dossiers de détenus, questions pour des enquêtes sociales, rapports d'enquête sociale, concertation en fonction des congés ou libération de détenus). Le directeur, le coordinateur ou les assistants de justice peuvent aussi être invités à des réunions de concertation. Il est important que les missions et demandes provenant des prisons soient suivies de près.

Pour les visites aux détenus, les assistants de justice doivent se conformer aux accords convenus entre le directeur de la prison et le directeur de la maison de justice.

Pour les assistants de justice récemment engagés, le directeur de la maison de justice demandera une autorisation de visite au directeur de la prison.

C8. Avec des services externes Le directeur, le coordinateur et le personnel de la maison de justice veillent à ce que la maison de justice entretienne une bonne relation de travail avec un large éventail de services d'aide sociale.

La maison de justice peut, là où c'est nécessaire, jouer le rôle d'initiateur de nouveaux projets ou peut jouer un rôle de soutien et de coordination vis-à-vis des institutions d'aide sociale dans les domaines où existent des points communs avec le travail des services « parajudiciaires ».

La commission d'évaluation et de suivi de chaque arrondissement judiciaire émet un avis sur les propositions de projets dans le cadre des mesures alternatives et suit l'évolution de ceux-ci dans le temps.

A terme, ce rôle sera repris par la commission des applications pénales. Le personnel de la maison de justice transmet toute information utile concernant le fonctionnement et la participation de projets ou d'institutions d'aide sociale au coordinateur de la maison de justice. A son tour, celui-ci informera la commission d'évaluation de l'arrondissement et le Service d'Encadrement des Mesures Alternatives de manière regulière. Le coordinateur de la maison de justice veillera tout particulièrement à développer une bonne collaboration avec les institutions qui soutiennent les mesures judiciaires alternatives.

C9. Avec les écoles sociales et les universités Cette collaboration comporte tout d'abord une obligation morale de prévoir dans la maison de justice des possibilités d'accomplir des stages. La répartition des stages est coordonnée au niveau national par le conseiller adjoint chargé de la formation afin que tous les établissements d'enseignement aient les mêmes chances.

Pour pouvoir fonctionner comme moniteur de stage, le membre du personnel de la maison de justice doit avoir au minimum trois années d'expérience dans le domaine considéré.

En plus de ces possibilités de stage, cette collaboration peut aussi consister en une participation à une recherche scientifique; l'autorisation pour cette recherche scientifique doit être demandée à l'administration centrale. Si la recherche concerne les « clients » d'une commission, l'accord du président de la commission est exigé.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 23 juin 1999.

Le Ministre de la Justice, T. VAN PARYS