23 AVRIL 2007. - Arrêté ministériel portant approbation du règlement d'ordre intérieur de la commission des stages du Service public fédéral Justice

La Ministre de la Justice, Vu l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'Etat, notamment les articles 28quater, 28quinquies, 35, 36 et 38, et les arrêtés qui l'ont modifié;

Considérant qu'il s'impose, en vue du bon fonctionnement de cet organe, d'arrêter un règlement d'ordre intérieur qui règle la composition, le rôle et les modalités générales de fonctionnement interne de cette commission des stages, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur de la commission des stages du Service public fédéral Justice, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté, ainsi que le règlement d'ordre intérieur annexé, entrent en vigueur le jour de leur publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 23 avril 2007.

Mme L. ONKELINX

Annexe Règlement d'ordre intérieur de la commission des stages du Service public fédéral Justice Cadre

Article 1er.Pour l'application du présent règlement d'ordre intérieur, l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'Etat, notamment les articles 28quater, 28quinquies, 35, 36 et 38, et les arrêtés qui l'ont modifié est la référence.

La commission des stages intervient dans le cadre du déroulement du stage en vue d'une nomination à titre définitif des stagiaires des niveaux B, C et D. Après avoir recueilli toutes les informations utiles, la commission des stages, selon le cas : 1° décide si le stage peut être poursuivi;2° décide si le stage doit être prolongé;3° propose à l'autorité revêtue du pouvoir de nomination que le stagiaire fasse l'objet d'un changement d'affectation au sein du Service public fédéral Justice;4° soumet à l'autorité revêtue du pouvoir de nomination, une proposition motivée de nomination ou de licenciement. Structure

Art. 2.La commission est subdivisée en deux sections - une section par rôle linguistique - tenant compte des rôles linguistiques auxquels appartiennent les agents du Service public fédéral Justice.

Composition

Art. 3.§ 1er. La commission ou la section se compose paritairement : 1° de trois agents statutaires de la classe A3 au moins, désignés par le président du comité de direction;celui-ci désigne le fonctionnaire qui assume la présidence de la commission ou de la section; 2° de membres désignés par les organisations syndicales représentatives au sens de l'article 7 de la loi du 19 décembre 1974Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/12/1974 pub. 05/10/2012 numac 2012000586 source service public federal interieur Loi organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités. - Coordination officieuse en langue allemande fermer organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités, à raison d'un membre par organisation. D'autres agents statutaires de la classe A3 au moins sont désignés comme suppléants par le président du comité de direction. § 2. Les membres désignés par les organisations syndicales représentatives sont choisis parmi les agents de l'Etat et agréés par le Ministre concerné. Ils appartiennent à un niveau égal ou supérieur à celui du stagiaire. Le refus d'agrément est soumis à l'avis du comité de secteur compétent.

Les organisations syndicales désignent les membres suppléants selon la procédure dont il est fait usage pour la désignation des membres effectifs. § 3. Le secrétaire de la commission est désigné par le directeur du service d'encadrement Personnel et Organisation.

Le directeur du service d'encadrement Personnel et Organisation désigne également un secrétaire suppléant.

Délégation

Art. 4.Le directeur fonctionnel du service d'encadrement Personnel et Organisation ou son délégué dirige le stage et établit les rapports de stage.

Le stagiaire est placé sous la surveillance du directeur fonctionnel du service d'encadrement Personnel et Organisation ou son délégué.

Un responsable des stages par rôle linguistique est mandaté par le directeur fonctionnel du service d'encadrement Personnel et Organisation pour diriger le stage en vue d'une nomination définitive des fonctionnaires de niveaux B, C et D au sein du SPF Justice et exécuter les missions y afférentes.

Rôles

Art. 5.§ 1. Le président de la commission des stages convoque la commission et veille au respect de la procédure. Il dirige la séance afin de garantir le respect des droits de la défense et de maintenir un climat serein. § 2. Le responsable des stages intervient sur le terrain en cas de difficultés survenant en cours de stage en menant notamment des entretiens individuels et des entretiens de médiation.

A l'issue de ses diverses interventions, il rédige un rapport de synthèse décrivant de manière détaillée, outre les grandes étapes du stage, le point de vue de la hiérarchie, du stagiaire et enfin son propre point de vue.

Le responsable des stages présente une synthèse orale de la situation à la commission des stages. § 3. Le secrétaire prend en charge les aspects pratiques liés à la réunion de la commission : détermination d'une date après avoir contacté les membres, réservation d'une salle, invitation des membres, du responsable des stages, du supérieur hiérarchique du stagiaire et du stagiaire et expédition d'une copie du rapport de synthèse signé par le responsable des stages et le directeur fonctionnel du service d'encadrement Personnel et Organisation aux membres, au supérieur hiérarchique et au stagiaire.

Il accomplit ces tâches en étroite collaboration avec le président de la commission des stages et le responsable des stages.

Saisine

Art. 6.Le responsable des stages saisit la commission des stages sur base des conclusions du rapport de synthèse.

Dans un délai de 30 jours ouvrables après la saisine de la commission par le responsable des stages, la commission des stages examine la proposition de prolongation du stage, de changement d'affectation durant le stage ou de licenciement du stagiaire formulée dans le rapport de synthèse.

Déroulement de la séance

Art. 7.§ 1er. Le président ouvre la séance et demande au secrétaire de rédiger le rapport de la séance.

Ensuite le secrétaire fait entrer le responsable des stages, le supérieur hiérarchique et le stagiaire, éventuellement accompagné de la personne de son choix.

Le président explique l'objet de la séance.

Lors de la première convocation, la présence du stagiaire est indispensable pour pouvoir délibérer et voter valablement à son sujet. § 2. Le président donne la parole : 1. au responsable des stages qui fait un résumé du problème dans son contexte et précise les étapes préalables entreprises dans le dossier.2. au supérieur hiérarchique qui expose les problèmes de fonctionnement et motive sa conclusion.3. au stagiaire.Celui-ci et/ou la personne qui l'accompagne formulera sa vision de l'évaluation et apportera tout élément jugé utile.

Lors de chaque intervention, des questions pour éclaircissement peuvent être posées par les membres de la commission des stages. § 3. Le président demande au responsable des stages; au supérieur hiérarchique et au stagiaire s'ils souhaitent connaître la décision immédiatement après la séance et leur demande de quitter la séance.

Le président cède la parole aux membres de la commission qui souhaitent s'exprimer, résume le débat à intervalle régulier et mène la discussion en vue d'une décision. § 4. Le président charge le secrétaire de passer au vote et veille à ce qu'il ait lieu au scrutin secret. Le secrétaire lit les résultats.

Le président conclut. En cas de partage des voix, la décision sera prise par le président. § 5. Le président fait entrer, le cas échéant, le supérieur hiérarchique et/ou le stagiaire, éventuellement accompagné de la personne de son choix, et communique la décision. Il donne des explications concernant la suite de la procédure. Il réfère au responsable de stage qui règlera la suite du dossier. Le supérieur hiérarchique et le stagiaire quittent la séance. § 6. Le président clôture la séance. § 7. Le secrétaire soumet le procès-verbal de la séance au président de la commission des stages et le transmet signé par le président au service du personnel compétent pour suite voulue. § 8. Le service du personnel compétent transmet la décision de la commission des stages au stagiaire.

Délibération

Art. 8.La commission délibère valablement au sujet d'un stagiaire lorsque la moitié au moins des membres est présente. En outre, lors du vote, les membres qui représentent l'autorité et les membres qui représentent les organisations syndicales doivent être en nombre égal.

Le cas échéant, la parité est rétablie par l'élimination d'un ou plusieurs membres, après tirage au sort.

Lorsque après une première convocation des membres, la commission n'est pas en nombre utile, elle délibère et vote valablement au sujet du même stagiaire lors de la réunion suivante, quelque soit le nombre de membres présents.

Lorsque le stagiaire est absent lors de la première convocation, la commission délibère et vote valablement au sujet du même stagiaire lors de la réunion suivante.

Vote

Art. 9.Le vote a lieu au scrutin secret.

Un membre de la commission ne peut délibérer au sujet d'un stagiaire que s'il n'a pris part, à aucun moment et à quelque titre que ce soit, au déroulement du stage de l'intéressé.

Art. 10.Toute question d'ordre intérieur non prévue au règlement est tranchée à la majorité des voix. Ce vote n'a d'effet que pour le cas considéré.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 23 avril 2007 portant approbation du règlement d'ordre intérieur de la commission des stages du Service public fédéral Justice.

Bruxelles, le 23 avril 2007.

La Ministre de la Justice, Mme L. ONKELINX