23 APRIL 2007. - Ministerieel besluit houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de stagecommissie van de Federale Overheidsdienst Justitie

De Minister van Justitie, Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel, inzonderheid op de artikelen 28quater, 28quinquies, 35, 36 en 38, en de besluiten die het hebben gewijzigd;

Overwegende dat het voor de goede werking van dit orgaan geboden is een huishoudelijk reglement vast te stellen dat de samenstelling, de rol en de algemene, inwendige werkingsmodaliteiten van deze stagecommissie regelt, Besluit :

Artikel 1.Het bij dit besluit gevoegde huishoudelijk reglement van de stage-commissie van de Federale overheidsdienst Justitie wordt goedgekeurd.

Art. 2.Dit besluit, met het bijgevoegde huishoudelijk reglement, treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Brussel, 23 april 2007.

Mevr. L. ONKELINX

Bijlage Huishoudelijk reglement van de stagecommissie van de Federale Overheidsdienst Justitie Kader

Artikel 1.Voor de toepassing van het voorliggend huishoudelijk reglement is het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel, inzonderheid op de artikelen 28quater, 28quinquies, 35, 36 en 38, en de besluiten die het hebben gewijzigd de referentie.

De stagecommissie is bevoegd voor de ambtenaren van niveau B, C en D die een stage lopen teneinde vast benoemd te worden.

Nadat de stagecommissie alle nodige informatie ingewonnen heeft naargelang het geval : 1° beslist zij of de stage kan worden voortgezet;2° beslist zij of de stage moet worden verlengd;3° stelt zij aan de tot benoemen bevoegde overheid voor dat de stagiair het voorwerp van een verandering van aanwijzing binnen de Federale overheidsdienst Justitie zou uitmaken;4° legt zij aan de tot benoemen bevoegde overheid een met redenen omkleed voorstel van benoeming of van afdanking voor. Structuur

Art. 2.De commissie is verdeeld in twee afdelingen - een afdeling per taalrol - rekening houdend met de taalrollen waartoe de ambtenaren van de Federale Overheidsdienst Justitie behoren.

Samenstelling

Art. 3.§ 1. De commissie of de afdeling is paritair samengesteld uit : 1° drie statutaire ambtenaren van ten minste klasse A3, aangewezen door de voorzitter van het directiecomité;deze laatste wijst de ambtenaar aan die het voorzitterschap van de commissie of van de afdeling waarneemt; 2° leden aangewezen door de representatieve vakorganisaties in de zin van artikel 7 van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel, naar rato van één lid per organisatie. Andere statutaire ambtenaren van ten minste klasse A3 worden door de voorzitter van het directiecomité als plaatsvervangers aangewezen. § 2. De leden aangewezen door de representatieve vakorganisaties worden gekozen uit de rijksambtenaren en erkend door de betrokken Minister. Zij behoren tot hetzelfde of een hoger niveau als dat van betrokken stagiair. De weigering tot erkenning wordt aan het advies van het bevoegde sectorcomité voorgelegd.

De vakorganisaties wijzen plaatsvervangende leden aan volgens deprocedure die wordt gebruikt voor het aanwijzen van de gewone leden. § 3. De secretaris van de commissie wordt aangewezen door de directeur van de stafdienst Personeel en Organisatie.

De directeur van de stafdienst Personeel en Organisatie wijst ook een plaatsvervangende secretaris aan.

Delegatie

Art. 4.De functioneel directeur van de stafdienst Personeel en Organisatie of zijn gemachtigde leidt de stage en maakt de stageverslagen op.

De stagiair wordt geplaatst onder de verantwoordelijkheid van de functioneel directeur van de stafdienst Personeel en Organisatie of zijn gemachtigde.

Een stageverantwoordelijke per taalrol wordt gemachtigd door de functioneel directeur van de stafdienst Personeel en Organisatie om de stage met het oog op een vaste benoeming van ambtenaren van niveau B, C en D van de FOD Justitie te leiden en alle daaruit volgende opdrachten uit te voeren.

Rol

Art. 5.§ 1. De voorzitter van de stagecommissie roept de stagecommissie samen en ziet toe op de correctheid van de procedure.

Hij leidt de zitting teneinde het respect voor de rechten van de verdediging te garanderen en de zitting in een rustig klimaat te laten verlopen. § 2. De stageverantwoordelijke komt tussen op het terrein in het geval van moeilijkheden tijdens het verloop van de stage door middel van individuele gesprekken en bemiddelingsgesprekken.

Op basis van deze interventies maakt hij een syntheseverslag op dat op gedetailleerde wijze, naast de belangrijkste feiten tijdens de stage, het standpunt van de hiërarchie, van de stagiair en zijn eigen standpunt weergeeft.

De stageverantwoordelijke legt een mondelinge synthese van de toestand aan de stagecommissie voor. § 3. De secretaris neemt de praktische aspecten van het samenroepen van de stagecommissie op : vastleggen van een datum na contact met de leden, reserveren van een zaal, uitnodigen van de leden, van de stageverantwoordelijke, van de hiërarchische meerdere van de stagiair en van de stagiair en versturen van een kopie van het syntheseverslag ondertekend door de stageverantwoordelijke en de functioneel directeur van de stafdienst personeel en Organisatie aan de leden, aan de hiërarchische meerdere en aan de stagiair.

Hij voert deze taken uit in nauwe samenwerking met de voorzitter van de stagecommissie en de stageverantwoordelijke.

Aanhangigmaking

Art. 6.De stageverantwoordelijke vat de stagecommissie op basis van de conclusies van het syntheseverslag.

Binnen een termijn van 30 werkdagen na de aanhangigmaking van de commissie door de stageverantwoordelijke onderzoekt de stagecommissie het voorstel uiteengezet in het stageverslag van verlenging van de stage, van verandering van aanwijzing tijdens de stage of van afdanking van de stagiair.

Verloop van de zitting

Art. 7.§ 1. De voorzitter opent de zitting en vraagt de secretaris de verslaggeving van de zitting te verzorgen.

Daarna roept de secretaris de stageverantwoordelijke, de hiërarchische meerdere en de stagiair, eventueel begeleid door de persoon van zijn keuze, binnen.

De voorzitter geeft het doel van de zitting aan.

Op de eerste oproeping is de aanwezigheid van de stagiair onontbeerlijk om over hem geldig te kunnen beraadslagen en stemmen. § 2. De voorzitter geeft het woord : 1. aan de stageverantwoordelijke die een samenvatting van het probleem binnen de context weergeeft, alsmede de voorafgaandelijk ondernomen stappen in het dossier verduidelijkt.2. aan de hiërarchische meerdere, die de problemen in het functioneren toelicht en zijn conclusie motiveert.3. aan de stagiair.Deze en/of de persoon die hem begeleidt zal zijn visie op de evaluatie weergeven en alle elementen inbrengen die hij nodig acht.

Vragen ter verduidelijking kunnen tijdens iedere tussenkomst worden gesteld door de leden van de stagecommissie. § 3. De voorzitter vraagt de stageverantwoordelijke, de hiërarchische meerdere en de stagiair of ze de beslissing onmiddellijk na de zitting wensen te vernemen en vraagt hen de zitting te verlaten.

De voorzitter geeft het woord aan commissieleden die een inbreng willen doen, vat op regelmatige tijdstippen het debat samen en leidt de bespreking tot een beslissingsmoment. § 4. De voorzitter geeft aan de secretaris de opdracht over te gaan tot de stemming en zorgt ervoor dat de stemming geheim verloopt. De secretaris leest de resultaten voor.

De voorzitter besluit. Bij gelijkheid van stemmen wordt de beslissing genomen door de voorzitter. § 5. De voorzitter roept desgevallend de hiërarchische meerdere en/of de stagiair, eventueel begeleid door de persoon van zijn keuze, binnen en deelt de beslissing mede. Hij verschaft tevens uitleg omtrent de verdere procedure. Hij verwijst naar de stageverantwoordelijke die de zaak verder zal afhandelen. De hiërarchische meerdere en de stagiair verlaten de zitting. § 6. De voorzitter sluit de zitting. § 7. De secretaris legt het proces-verbaal van de zitting aan de voorzitter van de stagecommissie voor en brengt het nadien ondertekend door de voorzitter aan de bevoegde personeelsdienst over, voor verder vervolg. § 8. De bevoegde personeelsdienst brengt de beslissing van de stagecommissie aan de stagiair over.

Beraadslaging

Art. 8.De commissie beraadslaagt geldig over een stagiair wanneer ten minste de helft van de leden aanwezig is. Bovendien moeten bij de stemming de leden die de overheid vertegenwoordigen en de leden die de vakorganisaties vertegenwoordigen even talrijk zijn. Eventueel wordt de pariteit hersteld door het uitschakelen van een of meer leden na loting.

Wanneer de commissie na een eerste oproeping van de leden in onvoldoende aantal is, beraadslaagt en stemt zij geldig over dezelfde stagiair bij de volgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Wanneer de stagiair afwezig op de eerste oproeping is, beraadslaagt en stemt de commissie geldig over dezelfde stagiair bij de volgende vergadering.

Stemming

Art. 9.De stemming is geheim.

Een lid van de commissie mag slechts een beslissing nemen over een stagiair wanneer dit lid op geen enkel moment en in geen enkele hoedanigheid heeft deelgenomen aan het verloop van de stage van de betrokkene.

Art. 10.Over elke inwendige kwestie die niet in het reglement voorkomt, wordt bij meerderheid van stemmen beslist. Deze stemming geldt enkel voor het besproken geval.

Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 23 april 2007 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de stagecommissie van de Federale Overheidsdienst Justitie.

Brussel, 23 april 2007.

De Minister van Justitie, Mevr. L. ONKELINX