20 JUILLET 2006. - Arrêté ministériel fixant le règlement des visiteurs dans les salles de lecture des Archives générales du Royaume et les Archives de l'Etat dans les provinces

Le Ministre de la Politique scientifique, Vu les articles 3 et 4 de la Loi relative aux Archives du 24 juin 1955;

Vu l'article 62 de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, remplacé par la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat fermer;

Vu l'arrêté royal n° 504 du 31 décembre 1986 constituant en services de l'Etat à gestion séparée, les établissements scientifiques de l'Etat qui relèvent du ministre qui a la politique scientifique dans ses attributions, modifié par la loi-programme (I) du 24 décembre 2002;

Vu l'arrêté royal du 1er février 2000 fixant les règles organiques de la gestion matérielle et financière et matérielle des établissements scientifiques de l'Etat relevant du ministre qui a la politique scientifique dans ses attributions, en tant que services de l'Etat à gestion séparé;

Vu l'arrêté ministériel du 23 mars 2005 fixant les tarifs pour des prestations effectuées par les Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces, modifié par l'arrêté ministériel du 27 septembre 2005;

Vu la nécessité pour uniformiser l'enregistrement des lecteurs et les procédures en vigueur dans les salles de lecture des Archives de l'Etat, pour établir des exigences minimales de qualité à l'accessibilité des archives conservées par les Archives de l'Etat, pour établir les droits et les devoirs des visiteurs des salles de lectures des Archives de l'Etat et, enfin pour prendre des mesures de protection et de sécurisation des documents d'archives;

Vu la nécessité de déterminer des règles en matière de pratique de reproduction dans les salles de lecture, Arrête :

Article 1er.Tout le monde a libre accès à la salle de lecture et à tous les espaces publics.

Les magasins et les bureaux ne sont pas accessibles au public. Cette interdiction est illustrée par des pictogrammes et des panneaux. Il est strictement interdit de fumer dans les locaux des Archives de l'Etat.

Art. 2.Une carte d'accès est exigée. Celle-ci est personnelle et ne peut pas être prêtée. En cas de perte, le lecteur est prié de le signaler rapidement au dépôt où elle a été délivrée. Un duplicata pourra être délivré.

Chaque lecteur a le choix entre une carte valable une année ou une semaine. La carte annuelle donne accès durant un an à tous les dépôts des Archives de l'Etat en Belgique. La carte hebdomadaire est valable pendant sept jours consécutifs dans le dépôt des Archives de l'Etat où elle a été délivrée.

Art. 3.Chaque lecteur peut se rendre dans les salles de lecture aux heures d'ouverture déterminées par l'Archiviste général du Royaume.

Les Archives du Palais royal sont accessibles sur rendez-vous.

Les heures d'ouverture et jours de fermeture exceptionnels seront communiqués via Internet et par affichage en salles de lecture.

Art. 4.Pour garantir la conservation des archives, le lecteur ne peut emporter en salle de lecture comme matériel que du matériel d'écriture, des feuilles volantes ou des fiches, un ordinateur portable sans housse et un appareil photo.

Le lecteur peut apporter un bloc-notes ou ses propres notes à condition d'accepter de les montrer au responsable de la salle de lecture lorsque le lecteur la quittera. Les collaborateurs des archives peuvent également demander au moment de la sortie d'ouvrir l'ordinateur portable.

Ces objets, ainsi que les effets personnels (porte-monnaie, étui à lunette,...), peuvent être transportés dans un sac plastique disponible au comptoir et que le lecteur restituera lors de son départ.

Le lecteur doit laisser au vestiaire et dans les casiers tout ce qui n'est pas nécessaire à ses recherches : manteau, parapluie, serviette, housse d'ordinateur, scanner, appareil audio avec oreillettes, nourriture et boisson et en général tout ce qui pourrait endommager les archives, même involontairement, comme une paire de ciseaux ou un coupe-papier, de la colle et du correcteur, des marqueurs, une agrafeuse ou une perforatrice, un taille-crayon, etcetera.

On ne peut employer un pied photographique que si cela ne cause aucun dommage aux documents ou à la table de travail et si cela ne perturbe pas les autres lecteurs. L'introduction des propres pièces d'archives du lecteur n'est pas autorisée. Si un livre est indispensable à ses recherches, il doit prévenir le responsable de la salle de lecture et le lui montrer lors de son départ.

Art. 5.Lors de l' enregistrement, le lecteur doit montrer une pièce d'identité valable (carte d'identité ou passeport). Une photo digitale sera prise. Ensuite, le lecteur recevra une carte d'accès et un formulaire d'enregistrement qu'il complètera. Ce formulaire d'enregistrement ne sera jamais communiqué à des tiers sans l'accord du lecteur.

Art. 6.Lors de chaque visite le lecteur devra se présenter au responsable de la salle de lecture avec sa carte d'accès avec laquelle il sera enregistré. La carte d'accès sera conservée jusqu'au départ du lecteur. Il ne peut pas la reprendre soi-même.

Ensuite, le lecteur doit inscrire son nom et numéro de carte d'accès dans le registre de la salle de lecture (le code du dépôt des Archives de l'Etat et un numéro d'ordre) et signer. Ceci concerne également les lecteurs qui ne consulteront que les collections d'archives dupliquées et la bibliothèque.

Art. 7.La salle de lecture est une salle d'étude. Tout ce qui pourrait déranger les autres doit être évité. Les discussions doivent être tenues à voix basse et de préférence en dehors de la salle de lecture. Les téléphones portables doivent se trouver en mode silencieux et lors d'une communication le lecteur est prié de quitter la salle de lecture. L'utilisation du flash ou de toute autre lumière additionnelle n'est pas autorisé.

Il est autorisé de manger et de boire dans un local aménagé et, à défaut, ailleurs dans l'espace réservé au public mais en aucun cas dans la salle de lecture.

Art. 8.Le lecteur doit effectuer sois-même ses recherches. Les collaborateurs/collaboratrices peuvent seulement l'assister dans ses recherches. Eventuellement ils renverront à un archiviste.

Si le lecteur souhaite accomplir ses recherches ou transcriptions lui-même, il peut les faire effectuer, contre paiement, par les Archives de l'Etat et/ou un chercheur extérieur.

Art. 9.Un nombreux matériel est disponible en libre-accès : fichiers numériques, microfilms et microfiches, photocopies, instruments de recherche, livres, revues et fichiers. Après l'utilisation le lecteur remet tout en place et en bon ordre. Rien ne peut quitter la salle de lecture. Rien ne peut être emprunté.

Le personnel expliquera au lecteur comment utiliser les appareils. Des manuels d'utilisation sont également disponibles. Le lecteur doit se servir prudemment des appareils et ne pas endommager les supports.

Pour éviter que des films soient rangés dans des mauvaises boîtes, le lecteur ne peut consulter qu'un seul microfilm à la fois et le remettre lui-même en place.

Art. 10.Il est possible que le lecteur ne puisse pas voir certaines archives qui se trouvent dans un dépôt des Archives de l'Etat. Les articles non-consultables sont indiqués dans les instruments de recherche et le système de gestion des documents. Si le lecteur constate dans l'instrument de recherche ou à l'écran qu'un article déterminé n'est pas accessible, il prend contact avec le responsable de la salle de lecture. Une dispense dans un certain nombre de cas est possible.

Les catégories d'archives suivantes ne sont pas consultables ou seulement sous certaines conditions : les pièces dont il existe une copie les pièces en mauvais état; les pièces en mauvais état : si la perte des informations est irréparable, la dispense est exclue; des archives qui contiennent des informations relatives à la vie privée de personnes : un règlement particulier règle cette matière; des archives privées pour lesquelles il est indiqué dans le contrat de dépôt une disposition limitative : elles seront uniquement consultables avec l'accord du dépositaire; des fonds d'archives non encore inventoriés, ou en cours d'inventoriage, ou microfilmés, ou numérisés : ils seront uniquement consultables avec l'accord du chef de service.

Art. 11.Une brochure spécialement prévue comprend les principes élémentaires pour débuter une recherche dans les archives. Les instruments de recherche jouent un rôle central dans toute recherche.

Le lecteur y trouvera les cotes d'archives recherchées.

Le lecteur ne peut pas commander plus de vingt-cinq articles par jour.

Cette règle peut être assouplie avec l'autorisation du chef de service.

Art. 12.Le lecteur peut réserver des archives pour une visite le samedi par lettre, courriel ou téléphone ou directement auprès du responsable de la salle de lecture au plus tard le vendredi à 13 heures. Les personnes qui ont réservé par courriel, recevront un avis dès que les archives seront prêtes.

Il est impossible de réserver pour un autre jour que le samedi. Le lecteur peut néanmoins réserver auprès du responsable de la salle de lecture un article dont il n'a pas terminé le dépouillement pour le jour suivant. Cette réservation prend fin le samedi et le lundi toutes les pièces réservées sont remises en place dans les magasins d'archives.

Art. 13.Les commandes sont traitées à heure régulière fixée par l'Archiviste général du Royaume.

Art. 14.Les originaux sont consultés uniquement en salle de lecture ou aux tables de travail prévues à cet effet. Les archives ne peuvent jamais sortir de la salle de lecture sans l'autorisation du responsable de la salle de lecture.

Pour éviter que les documents en provenance de différents articles ne soient mélangés, le lecteur ne pourra disposer que d'un seul article sur sa table de travail.

Dès la fin de la consultation, le lecteur le remet au comptoir ou au responsable de la salle de lecture dans son état originel et avec le même classement interne (même si celui-ci semble inexistant). Les pièces seront replacées dans leur dossier ou boîte avec grand soin, en évitant de les presser ou plier. Les boîtes d'archives ne seront jamais déposées sur le sol.

Le lecteur doit se montrer extrêmement soigneux lors du maniement des archives. Il est interdit de froisser ou de plier les feuilles, de s'appuyer sur les archives, de poser sa feuille de notes sur les documents d'archives, d'y faire des annotations ou de la décalquer.

Les archives reliées ne peuvent être consultées que sur un lutrin ou un coussin d'archives mis à disposition par les Archives de l'Etat.

Aux tables de travail qui sont réservées pour la consultation des originaux, l'usage du crayon est obligatoire. Ils sont disponibles au bureau du responsable de la salle de lecture et y seront remis après usage. Les crayons sont taillés uniquement au moyen du taille-crayon disponible au comptoir. Dans les espaces ou zones réservées à la consultation des documents dupliqués, des livres ou des revues, l'usage d'autre matériel d'écriture est autorisé.

Art. 15.Les conditions et les tarifs d'application des reproductions sont détaillés dans l'arrêté ministériel pour la fixation des tarifs des prestations fournies par les Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces du 23 mars 2005, modifié par arrêté ministériel du 27 septembre 2005. Un exemplaire de ce document est disponible au comptoir.

Les restrictions sont identiques pour tous les types de reproduction de documents; tant pour celles qui sont effectuées par les Archives de l'Etat que pour celles réalisées par les lecteurs.

Les documents qui peuvent être reproduits sont : les documents publics communicables; les documents publics non communicables pour lesquels une autorisation de communication et de reproduction est nécessaire; les documents qui ne sont pas la propriété des Archives de l'Etat mais pour lesquels une autorisation écrite de reproduction du propriétaire (déposant) est nécessaire; les documents exempts de droits d'auteur; les documents qui contiennent des données personnelles, pour lesquels une autorisation écrite de reproduction émanant de l'autorité compétente est nécessaire; les documents qui ne constituent pas une partie significative d'un fonds d'archives (un ensemble, une partie, une série ou un sous-fonds).

On ne peut obtenir aucune reproduction des pièces non consultables en raison de leur mauvais état matériel.

Toutes les reproductions, même celles réalisées avec un appareil personnel, sont exclusivement réservées à une utilisation privée. Par « utilisation privée », il faut entendre que la permission de reproduction et le droit d'usage ne donnent en aucun cas le droit de diffuser, communiquer ou transmettre ces reproductions à un tiers.

Si une reproduction est destinée à une publication ou à une utilisation commerciale, les droits d'usage seront d'application conformément au tarif susmentionné.

Le lecteur réalise lui-même les photocopies de microfilms à l'aide du reader-printer. Si un collaborateur des archives devait le faire à la place du lecteur, cela serait considéré comme une commande écrite.

Ces reproductions peuvent être délivrées sous forme numérique ou imprimée. L'archiviste général en détermine les modalités pratiques.

Il est permis d'effectuer des reproductions avec un appareil photo personnel, mais préalablement il faudra avoir complété et signé la déclaration concernant la réalisation personnelle de reproductions photographiques, reprise en annexe du présent arrêté. La déclaration remplie sera transmise au collaborateur de la salle de lecture.

Art. 16.Le lecteur peut, exceptionnellement, faire transférer des archives d'un autre dépôt des Archives de l'Etat. Si l'ampleur du document est limitée, les Archives de l'Etat se donne la possibilité de le numériser afin d'éviter les transferts inutiles.

Art. 17.Les personnes qui ont rédigé une publication, un mémoire ou une thèse de doctorat à partir de documents consultés seront aimables de donner un exemplaire à la bibliothèque des Archives de l'Etat.

Art. 18.Pour les réclamations, le lecteur peut faire appel au chef de service, qui renverra éventuellement à une instance supérieure. Leurs coordonnées pourront être fournies par le chef de service.

Art. 19.Lors d'une infraction au présent arrêté, le lecteur recevra un avertissement. Si le lecteur ne respecte pas l'avertissement, l'affaire sera transmise au chef de service, qui pourra décider du retrait provisoire de la carte d'accès. Le lecteur pourra faire appel auprès de l'Archiviste général du Royaume et ensuite auprès du Ministre de la Politique scientifique. Cet appel n'est cependant pas suspensif.

Le lecteur est civilement responsable des dégâts éventuels qu'il aura infligés à une pièce d'archives ou à son conditionnement, au mobilier, à un appareil ou à un équipement. Il sera également tenu de rembourser ces dégâts.

Art. 20.Le présent arrêté produit ses effets le 20 juin 2006.

Art. 21.L'Archiviste général du Royaume est chargé de l'exécution du présent arrêté Bruxelles, le 20 juillet 2006.

M. VERWILGHEN