20 JULI 2006. - Ministerieel besluit tot vaststelling van het bezoekersreglement van de leeszalen van het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de provinciën

De Minister van Wetenschapsbeleid, Gelet op artikelen 3 en 4 van de Archiefwet van 24 juni 1955;

Gelet op artikel 62 van de wet van 25 ventôse jaar XI op het Notarisambt, gewijzigd bij de wet van 4 mei 1999;

Gelet op het koninklijk besluit nr. 504 van 31 december 1986 waarbij de onder de voor het Wetenschapsbeleid bevoegde Minister ressorterende wetenschappelijke instellingen van de Staat opgericht worden als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, gewijzigd bij de programmawet (I) van 24 december 2002;

Gelet op het koninklijk besluit van 1 februari 2000 tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van de wetenschappelijke instellingen van de Staat die ressorteren onder de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort, als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer;

Gelet op het Ministerieel Besluit van 23 maart 2005 tot vaststelling van de tarieven voor prestaties geleverd door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de provinciën, gewijzigd bij ministerieel besluit van 27 september 2005;

Gelet op de noodzaak om de lezersregistratie en de procedures van de leeszaalpraktijk in de rijksarchieven te uniformeren, om minimale kwaliteitseisen te stellen aan de toegang tot archieven bewaard door de rijksarchieven, om de rechten en plichten van de bezoekers van de studiezalen van de rijksarchieven vast te leggen en tenslotte om maatregelen te nemen inzake de bescherming en beveiliging van archiefdocumenten;

Gelet op de noodzaak om de regels inzake de reproductiepraktijk in de leeszalen van de rijksarchieven nader te bepalen, Besluit :

Artikel 1.Iedereen heeft vrije toegang tot de leeszaal en alle publieksruimten.

De depots en de kantoren zijn niet vrij toegankelijk voor het publiek.

Pictogrammen en bordjes maken dat duidelijk. De lezer wordt opgehaald en teruggebracht. In heel het Rijksarchief is roken verboden.

Art. 2.Een toegangskaart is vereist. Deze is persoonlijk en mag niet worden doorgegeven. Verlies meldt de lezer onmiddellijk in het Rijksarchief waar ze werd uitgegeven. Alleen daar kan men een duplicaat afleveren.

Elk lezer heeft de keuze tussen een jaar- en een weekkaart. De jaarkaart geeft gedurende één jaar toegang tot alle Belgische Rijksarchieven. De weekkaart is zeven opeenvolgende kalenderdagen geldig in het Rijksarchief waar zij is uitgereikt.

Art. 3.Elke lezer kan in de leeszalen terecht tijdens de openingsuren bepaald door de Rijksarchivaris.

Voor een bezoek aan het Archief van het Koninklijk Paleis is een telefonische afspraak noodzakelijk.

Afwijkende openingstijden en sluitingsdagen worden meegedeeld via internet en affiches in de studiezalen.

Art. 4.Omwille van het behoud van de stukken mag de lezer enkel schrijfgerei, los schrijfpapier of fiches, een laptop zonder tas en een fototoestel meebrengen naar de leeszaal.

Een schrijfblok en eigen aantekeningen mogen enkel meegenomen worden indien de lezer bereid is om ze bij het verlaten van de leeszaal te tonen aan de balie. Medewerkers mogen ook vragen om bij het weggaan de laptop te openen.

Voor het opbergen van deze en andere persoonlijke bezittingen (portemonnee, brillendoos,...) is bij de balie een plastic tas beschikbaar, die de lezer bij zijn vertrek weer inlevert.

Alle andere bezittingen moet de lezer in de vestiaire en de kluisjes achterlaten : jas, paraplu, handtas, tas, draagtas van de laptop, handscanner, leespen, flits, belichtingsapparatuur, audioapparatuur met koptelefoon, voedsel en drank en verder alles wat het archief, zelfs onopzettelijk, zou kunnen beschadigen, zoals een schaar of een papiermes, lijm en correctievloeistof, markeerstift, nietmachine of perforator, puntenslijper e.d.

Een statief is slechts toegestaan indien het geen enkele schade aan de documenten of de leestafel kan veroorzaken en geen andere lezers stoort. Het binnenbrengen van eigen archiefstukken door de lezer is niet toegestaan. Indien een boek onmisbaar is voor zijn onderzoek, moet hij dit bij de balie melden en het tonen bij het buitengaan.

Art. 5.Bij de registratie moet de lezer een geldig legitimatiebewijs voorleggen (een identiteitskaart of een paspoort). Er wordt een digitale pasfoto genomen. Vervolgens krijgt de lezer een toegangskaart en een registratieformulier waarop hij persoonlijke gegevens invult.

De registratiegegevens worden nooit zonder de toestemming aan derden meegedeeld.

Art. 6.Bij elk volgend bezoek meldt de lezer zich met zijn toegangskaart aan bij de balie, waarmee hij geregistreerd zal worden.

De toegangskaart zal worden bewaard tot het vertrek van de lezer. Hij mag de kaart zelf niet terugnemen.

Vervolgens schrijft de lezer in het leeszaalregister zijn naam en kaartnummer (de code van het Rijksarchief en een volgnummer) en plaatst zijn handtekening. Dit geldt ook voor de lezers die uitsluitend de duplicaatcollecties of de bibliotheek raadplegen.

Art. 7.De leeszaal is een studiezaal. Alles wat anderen kan storen moet worden vermeden. Gesprekken worden op gedempte toon gevoerd, bij voorkeur buiten de leeszaal. De mobiele telefoon wordt in stille stand gezet en bij een oproep wordt de lezer verzocht de leeszaal te verlaten. Het gebruik van flitslicht en bijkomende belichting bij het fotograferen is niet toegestaan.

Eten of drinken mag enkel in een daartoe ingerichte ruimte en, bij gebrek daaraan, elders in de publieksruimte maar in geen geval in de leeszaal.

Art. 8.De lezer dient zijn onderzoek zelf uit te voeren. De medewerk(st)ers kunnen hem enkel de weg wijzen. Eventueel verwijzen zij door naar een archivaris.

Indien de lezer zijn onderzoek of transcripties niet zelf wenst uit te voeren, kan hij tegen betaling van kosten een beroep doen op het Rijksarchief en/of een onderzoeker van buiten.

Art. 9.Heel wat materiaal is in zelfbediening beschikbaar : digitale bestanden, microfilms en microfiches, fotokopieën, toegangen, indices en andere nadere toegangen, boeken en tijdschriften en kaartenbakken.

Na gebruik plaatst de lezer alles terug op zijn oorspronkelijke plaats en in de juiste volgorde. Niets mag de leeszaal verlaten. Niets wordt uitgeleend.

De medewerk(st)er legt uit hoe de lezer de toestellen moet bedienen.

Er zijn ook bedieningsinstructies beschikbaar. De lezer dient omzichtig om te gaan met de apparatuur en de dragers niet te beschadigen.

Om te vermijden dat films in een verkeerde doos terechtkomen, mag de lezer slechts één microfilm tegelijk raadplegen en deze zelf terug op zijn plaats zetten.

Art. 10.Het is mogelijk dat de lezer sommige in het Rijksarchief berustende archiefdocumenten niet kan inzien. Niet-raadpleegbare archiefnummers zijn aangeduid in de toegangen en in het archiefbeheerssysteem. Indien de lezer in het archievenoverzicht of de toegang of op het scherm vaststelt dat een bepaald archiefnummer niet raadpleegbaar is, neemt hij contact op met de balie. Een ontheffing is in een aantal gevallen mogelijk.

Volgende categorieën archiefstukken zijn niet of slechts onder bepaalde voorwaarden raadpleegbaar : stukken waarvoor een duplicaat beschikbaar is; stukken in slechte staat : indien onherstelbaar informatieverlies wordt gevreesd, is ontheffing uitgesloten; archieven die persoonsgegevens bevatten : een bijzonder reglement regelt deze materie; particuliere archieven waarvoor in de overeenkomst van bewaargeving een beperkende beschikking is opgenomen : kunnen enkel met toelating van de bewaargever geraadpleegd worden. niet-geïnventariseerde archieven of bestanden die in bewerking zijn of worden verfilmd of gedigitaliseerd : kunnen uitsluitend met de toestemming van het diensthoofd geraadpleegd worden;

Art. 11.In een speciale folder wordt uitgelegd hoe men aan archiefonderzoek begint. Centraal in het zoeksysteem is de toegang, waarin de lezer de aan te vragen archiefnummers opzoekt.

Het maximum dat de lezer op één dag kan aanvragen is vijfentwintig archiefnummers. Met toelating van het diensthoofd kan van deze regel worden afgeweken.

Art. 12.De lezer kan aan de balie en per brief, mail of telefoon archief reserveren voor een bezoek op zaterdag. Het verzoek moet echter ten laatste op vrijdag om 13 uur bij de balie toekomen. Wie zijn reserveringsaanvraag per mail heeft gedaan, ontvangt een bericht zodra de gevraagde nummers klaarliggen.

Reserveren voor een andere dag dan zaterdag is niet mogelijk. De lezer kan wel een archiefnummer dat hij niet kon afwerken, voor de volgende dag in bewaring geven bij de balie. Deze mogelijkheid is beperkt tot opeenvolgende openingsdagen en eindigt op zaterdag. Op maandag gaan alle gereserveerde stukken terug naar het depot.

Art. 13.De bestellingen worden behandeld op vaste uren bepaald door de Algemeen Rijksarchivaris.

Art. 14.De raadpleging van originelen gebeurt uitsluitend in de documentenleeszaal of aan de leestafels die daarvoor zijn voorbehouden. Archief mag de leeszaal nooit zonder toelating van de medewerk(st)er verlaten.

Om te verhinderen dat stukken uit diverse nummers vermengd raken, mag de lezer op zijn leestafel slechts één nummer tegelijk in lezing hebben.

Onmiddellijk na de raadpleging geeft de lezer het in zijn oorspronkelijke staat en met dezelfde interne ordening (zelfs als die blijkbaar ontbreekt) aan de balie terug. Stukken worden met grote zorg - zonder persen of plooien - in hun map of doos teruggeplaatst.

Archiefdozen worden nooit op de grond geplaatst.

De lezer moet uiterst zorgvuldig met de stukken omspringen. Het is niet toegestaan bladen te vouwen of te kreuken, op archiefstukken te leunen, het blad voor de notities op het archiefstuk te leggen, er aantekeningen op te maken of erop te calqueren. Gebonden archieven mogen enkel op een door de Rijksarchief ter beschikking gestelde lezenaar of archiefkussen geraadpleegd worden.

Aan de leestafels die voorbehouden zijn voor de raadpleging van originelen, is het gebruik van potlood verplicht. Deze zijn beschikbaar bij de balie en worden nadien teruggegeven. Potloden mogen uitsluitend op de potloodscherper bij de balie worden aangescherpt. In de ruimten of zones gereserveerd voor de raadpleging van duplicaten, boeken en tijdschriften mag ander schrijfgerei worden gebruikt.

Art. 15.De voorwaarden en tarieven van toepassing voor reproducties vindt u in het ministerieel besluit tot vaststelling van de tarieven voor prestaties geleverd door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de provinciën van 23 maart 2005, gewijzigd door een ministerieel besluit van 27 september 2005, dat beschikbaar is bij de balie.

Voor alle soorten reproducties van documenten, zowel deze die door toedoen van het Rijksarchief worden vervaardigd als deze die door de lezer zelf worden uitgevoerd, gelden dezelfde beperkende voorwaarden.

Documenten die voor reproductie in aanmerking komen zijn : documenten die openbaar zijn; documenten die niet openbaar zijn voor dewelke een toelating tot inzage en reproductie vereist is; documenten waarvan de eigendom niet bij het Rijksarchief berust maar waarvoor u de schriftelijke toestemming tot reproductie van de eigenaar (bewaargever) kan voorleggen; documenten waarop geen auteursrechten rusten; documenten die persoonsgegevens bevatten, waarvoor u van de bevoegde overheid de schriftelijke toelating tot reproductie hebt gekregen; documenten die geen betekenisvol onderdeel van een archiefbestand (een band, een deel, een serie of een deelbestand) uitmaken.

Stukken die niet raadpleegbaar zijn omwille van hun slechte materiële staat kunnen niet worden gereproduceerd.

Alle reproducties, ook deze die met het eigen toestel werden gemaakt, zijn uitsluitend bestemd voor privé-gebruik. Privé-gebruik houdt in dat de opnamen en het recht om deze te gebruiken op geen enkele wijze verspreid, meegedeeld of overgedragen kunnen worden aan derden.

Ingeval een reproductie bestemd is voor een publicatie of voor commerciële doeleinden zijn gebruiksrechten conform het bovengenoemde tarief verschuldigd.

Microfilmbeelden kopieert de lezer zelf met de reader-printer. Indien een medewerk(st)er dat voor de lezer moet doen, wordt dit als een schriftelijke bestelling beschouwd.

Deze reproducties kunnen digitaal of onder de vorm van een afdruk worden afgeleverd. De Algemeen Rijksarchivaris bepaalt de praktisch modaliteiten.

Het maken van opnamen met eigen apparatuur is toegestaan op voorwaarde dat men de, als bijlage bij dit besluit opgenomen verklaring betreffende het zelf uitvoeren van fotografische opnamen vooraf heeft ingevuld en ondertekend aan de leeszaalmedewerker heeft overhandigd.

Art. 16.De lezer kan, uitzonderlijk, bepaalde archiefstukken uit een ander Rijksarchief laten overkomen. Indien het stuk beperkt van omvang is, geeft het Rijksarchief er de voorkeur aan de stukken te digitaliseren zodat verplaatsing ervan overbodig is.

Art. 17.Wie een publicatie, scriptie of proefschrift heeft gemaakt aan de hand van geraadpleegde documenten wordt vriendelijk verzocht een exemplaar aan de bibliotheek van het Rijksarchief te schenken.

Art. 18.Met klachten kan de lezer terecht bij het diensthoofd, die eventueel zal doorverwijzen naar een hogere instantie. Het diensthoofd kan hun namen en adressen bezorgen.

Art. 19.Bij een overtreding van dit besluit, krijgt de lezer een aanmaning. Indien de lezer daaraan geen gevolg geeft, wordt de zaak overgemaakt aan het diensthoofd, die tot onmiddellijke voorlopig intrekking van de toegangskaart kan besluiten. De lezer kan hiertegen beroep aantekenen bij de Algemeen Rijksarchivaris en vervolgens bij de Minister van Wetenschapsbeleid. Dit beroep is echter niet opschortend.

De lezer is aansprakelijk voor de eventuele schade die hij heeft toegebracht aan een archiefstuk of zijn verpakking, het meubilair, een toestel of uitrusting. De lezer is dan ook verplicht deze schade te vergoeden.

Art. 20.Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 20 juni 2006.

Art. 21.De Algemeen Rijksarchivaris is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 20 juli 2006.

M. VERWILGHEN