11 SEPTEMBRE 1997. Arrêté ministériel portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations

Le Secrétaire d'Etat à la Coopération au Développement, Vu l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations;

Vu l'avis de l'inspecteur des finances, donné le 12 août 1997;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 9 septembre 1997, Arrête : CHAPITRE Ier De l'agrément des organisations non gouvernementales de développement

Article 1er.En exécution des articles 2 et 3 de l'arrêté royal relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement (ci-après nommée "ONG") et de leurs fédérations, l'ONG qui désire être agréée introduit un dossier d'agrément auprès du membre du gouvernement qui a la coopération au développement dans ses attributions (ci-après nommé "le Ministre").

Ce dossier, contenant les pièces décrites en annexe 1, est envoyé en deux exemplaires.

L'ONG doit fournir à l'administration, endéans les trois jours, toute modification des données qui ont été reprises dans le dossier d'agrément.

En ce qui concerne l'agrément d'une association sans but lucratif ou d'une société à finalité sociale qui résulte d'une fusion ou d'une scission d'ONG qui auparavant étaient (était) reconnue(s), le Ministre tiendra compte de l'expérience et de la capacité de(s) (l')ONG préalablement reconnue(s). CHAPITRE II. - Des subsides aux ONG Section 1re. - Des programmes

Art. 2.§ 1er. En application de l'article 7 de l'arrêté royal, l'ONG agréée qui souhaite bénéficier d'un subside introduit un programme auprès du Ministre conformément au schéma en annexe 2. Ce programme est introduit en deux exemplaires.

L'administration fait une proposition au Ministre en s'appuyant notamment sur les éléments suivants : 1° l'avis d'experts indépendants;2° l'analyse d'évaluations portant directement ou indirectement sur des activités de l' (des) ONG concernée(s). Le Ministre communique préalablement à l'administration ses priorités en vue d'apprécier les programmes.

D'autre part, l'administration établira un dialogue permanent avec les représentants de l' (des) ONG et de la (des) fédération(s) concernée(s).

Le Ministre approuve le programme dans son ensemble ou en partie, ou le rejette, dans un délai de deux mois suivant son introduction. § 2. Lors de l'introduction d'un plan d'action, un programme modifié peut être introduit. L'ONG transmet le programme modifié au Ministre en deux exemplaires en justifiant pourquoi une modification s'impose.

Est ici visée une modification au niveau des objectifs à atteindre, de la proportion des types d'activité à réaliser, de la composition du groupement visé à l'article 14 de l'arrêté royal.

Le Ministre communique sa décision relative à l'approbation ou au rejet de la modification du programme dans un délai d'un mois suivant l'introduction du programme modifié.

Art. 3.§ 1er. Les activités du type 'financement du partenaire' visées à l'article 8, 1°, de l'arrêté royal : 1° s'appuieront sur un accord de collaboration avec le partenaire local à joindre au plus tard au rapport annuel;2° s'exécuteront dans les pays partenaires;3° devront, si elles ne s'exécutent pas dans les pays partenaires, bénéficier directement au partenaire local et être justifiées en fonction du plan d'action;4° garantiront la reprise locale et en même temps donneront les garanties de durabilité selon des modalités qui seront mentionnées dans l'accord de collaboration;5° engageront le personnel local en lui garantissant au moins les mêmes avantages et barèmes que ceux en vigueur dans la fonction publique locale. § 2. Les activités des types 'éducation' et 'offre de services' visées à l'article 8, 2° et 3°, de l'arrêté royal, n'auront pas pour objet les récoltes de fonds et ne couvriront ni le financement des frais de gestion générale de l'on en Belgique ni les frais de simple information sur les projets et les activités de l'ONG. Pour une ONG qui ne fait que des activités de type 'éducation' ou 'offre de services', les coûts salariaux peuvent représenter au maximum soixante pour-cent du montant du financement prévu pour le type d'activité susmentionné. Pour les autres ONG ces coûts salariaux ne peuvent représenter au maximum que vingt-cinq pour-cent du montant total du financement du plan d'action. § 3. Les activités du type 'envoi de personnes' visées à l'article 8, 4°, de l'arrêté royal, pour ce qui est de l'engagement de coopérants ONG et de l'octroi de bourses, s'appuyeront sur une demande du partenaire local qui devra être prouvée par un accord de collaboration à joindre au rapport annuel.

L'engagement du coopérant ONG se fera sur base d'un contrat à durée déterminée. L'action du coopérant ONG doit pouvoir être poursuivie par le partenaire local. § 4. Une ONG agréée, seule ou avec d'autres ONG, qui procède à l'envoi d'au moins douze coopérants ONG dans un même pays partenaire ou dans une même région (maximum 3 pays voisins), pourra bénéficier d'un subside pour la coordination comme prévu à l'article 9, 2°. Pour bénéficier du subside, la coordination ne doit pas nécessairement répondre au préalable mentionné au § 3. Section 2. - Des plans d'action

Art. 4.En application de l'article 9 de l'arrêté royal, l'ONG agréée qui souhaite bénéficier d'un subside introduit un plan d'action auprès du Ministre conformément au schéma en annexe 3. Ce plan d'action est introduit en deux exemplaires.

L'administration fait une proposition au Ministre et peut s'appuyer notamment sur les éléments suivants : 1° l'avis d'experts indépendants;2° l'analyse d'évaluations portant directement ou indirectement sur des activités de l'(des) ONG concernée(s);3° les crédits disponibles inscrits au budget. Le Ministre approuve le plan d'action dans son ensemble ou en partie, ou le rejette, avant le 31 décembre de l'année qui précède le démarrage du plan d'action.

Art. 5.Des adaptations peuvent être apportées au plan d'action au cours de son exécution à condition qu'elles soient sérieusement motivées. L'ONG informe l'administration des adaptations et des motifs.

Sans préjudice de l'article 19, est ici visée une adaptation au niveau des objectifs à atteindre et de la proportion des types d'activité à réaliser.

L'administration communique la décision relative à l'approbation ou au rejet de l'adaptation du plan d'action dans un délai d'un mois suivant l'introduction du plan d'action adapté. Section 3. - Des subsides

Art. 6.Après approbation du plan d'action qui comprend la concrétisation annuelle des activités visées à l'article 8 de l'arrêté royal, après versement des moyens nécessaires visés aux articles 13 et 14 de l'arrêté royal et après prise en compte d'une éventuelle valorisation en ce qui concerne les activités visées à l'article 8, 2° et 3°, de l'arrêté royal, une première tranche du subside approuvé est payée. La totalité du subside est payée proportionnellement à vingt-cinq pour-cent par trimestre et en tenant compte des articles 6, 11 à 14, 16 et 18 de l'arrêté royal et des dispositions du présent arrêté ministériel.

La totalité du subside pour les activités visées à l'article 8 de l'arrêté royal, 1° à 3°, est payée jusqu'à concurrence de maximum septante-cinq ou de quatre-vingt-cinq pour-cent du coût total, sans préjudice de l'article 12 de l'arrêté royal Le montant payé correspond à celui du subside approuvé dont il est éventuellement défalqué un montant non justifié d'une année antérieure. Chaque année, l'ONG dispose de la totalité du montant correspondant au subside approuvé pour exécuter le plan d'action.

Le montant payé peut éventuellement être régularisé tel que prévu à l'article 16, § 3, de l'arrêté royal.

Art. 7.L'ONG qui introduit une demande visée à l'article 14, 3° de l'arrêté royal, peut bénéficier d'un subside annuel pour les frais de personnel et de fonctionnement de maximum douze membres de personnel à temps plein. Le nombre de membres de personnel doit être justifié en fonction du plan d'action.

Art. 8.§ 1er. 1° L'ONG qui dans le cadre d'un plan d'action approuvé envoie des coopérants ONG qui répondent aux conditions déterminées en exécution de l'article 17 de l'arrêté royal, paie un montant mensuel de dix-huit mille sept cent cinquante francs au coopérant ONG travaillant à temps plein et de neuf mille trois cent septante-cinq francs au coopérant ONG travaillant à mi-temps. Un travail à mi-temps peut uniquement être pris en considération pour la subvention pour autant que cela concerne un partenaire cohabitant d'un coopérant ONG subsidié et employé à temps plein. 2° Dans le cas où le coopérant ONG est chef de famille, une allocation de ménage doit être prévue, qui est égale au montant de base mensuel multiplié par le coefficient 0,4 et est attribuée au coopérant ONG dont le conjoint, ou le cohabitant reconnu depuis au moins six mois, est dépourvu d'un revenu professionnel et au coopérant ONG isolé non cohabitant avec des enfants à charge. La révision de l'allocation de ménage est appliquée au premier janvier suivant la date à laquelle la modification s'est produite. 3° Une allocation d'expérience doit aussi être prévue, qui est égale au montant de base mensuel multiplié par un coefficient qui est fixé comme suit : 0,4 : pour une expérience égale ou supérieure à deux ans et inférieure à trois ans; 0,55 : pour une expérience égale ou supérieure à trois ans et inférieure à quatre ans; 0,7 : pour une expérience égale ou supérieure à quatre ans et inférieure à six ans; 0,9 : pour une expérience égale ou supérieure à six ans et inférieure à huit ans; 1,1 : pour une expérience égale ou supérieure à huit ans et inférieure à dix ans; 1,3 : pour une expérience d'au moins dix ans.

La révision de l'allocation d'expérience est appliquée au premier janvier suivant la date à laquelle il est satisfait aux conditions de révision. § 2. En outre, pour chaque coopérant ONG, l'ONG doit utiliser le subside pour le paiement : 1° des allocations familiales, des primes de naissance et des primes d'adoption d'un montant égal et sous des conditions semblables à celles prévues pour les fonctionnaires d'Etat de Belgique;2° des frais de scolarité dans le pays partenaire jusqu'à soixante mille francs par an et pour chaque enfant pour l'enseignement primaire et secondaire ou d'un niveau équivalent, pour autant que cet enfant soit bénéficiaire d'une allocation familiale dans le cadre du présent arrêté;3° des cotisations relatives au régime de sécurité sociale d'outre-mer correspondant à celles visées aux articles 14 et 15 de la loi du 17 juillet 1963 relative à la sécurité sociale d'outre-mer, telle que modifiée à ce jour.Elles sont fixées au minimum à trois mille six cents francs, non-indexés, par mois pour un coopérant ONG travaillant à temps plein et à mille huit cents francs, non-indexés, par mois pour un coopérant ONG travaillant à mi-temps; 4° d'une assurance pour soins de santé, pour le coopérant ONG et les membres de sa famille. Cette assurance couvre : - en Belgique le remboursement des coûts pour soins de santé selon le tarif INAMI (système d'assurance obligatoire, non V.I.P.O.); - à l'étranger septante-cinq pour-cent des coûts pour soins de santé qui donnent lieu en Belgique à un remboursement selon la nomenclature INAMI; 5° d'une assurance, pour le coopérant ONG, contre tout dommage résultant d'accidents de travail ou d'accidents de la vie privée;6° d'une assurance de rapatriement en cas de maladie, d'accident ou de décès, pour le coopérant ONG et les membres de sa famille. Cette assurance couvre au minimum : 1° l'organisation du rapatriement et les frais de transports, d'encadrement médical et de soins médicaux avant et pendant le rapatriement de la personne malade, blessée ou décédée;2° le coût du voyage retour après la convalescence;3° le coût du voyage aller et retour d'une personne accompagnant la victime;4° une assistance en cas de décès;7° d'une assurance complémentaire, pour le coopérant ONG, pour un revenu garanti en cas de maladie à partir du septième mois d'incapacité de travail;8° d'un voyage simple pour le coopérant ONG et sa famille par période de douze mois de contrat de travail financé par le subside prévu dans l'arrêté royal;9° des frais pour l'expédition de 50 kilogrammes de bagages non- accompagnés par adulte et de 30 kilogrammes par enfant, lorsqu'il s'agit d'un premier envoi' d'une mutation de pays d'envoi ou d'une fin d'envoi;10° des frais de formation pour un montant maximum, par coopérant ONG, de soixante mille francs pour la première année du contrat de travail et de vingt mille francs par an pour les années suivantes. § 3. Peuvent être considérés comme membres de la famille du coopérant ONG, le conjoint, ou le cohabitant reconnu depuis au moins six mois, et les enfants au bénéfice desquels sont payés les montants mentionnés sous § 2, 1°, de cet article.

En cas de maladie ou d'accident coïncidant avec une incapacité totale de travail (temporaire ou permanente) du coopérant ONG, l'ONG peut poursuivre, pendant au maximum six mois, l'ensemble des dépenses mentionnées sous § 1er et et § 2 excepté 3°, 5° et 10°.

Cette période est prise en considération comme une période active en vue de la détermination des coefficients d'expérience visés au § 1er et des droits décrits au § 2, 8°.

Les coûts mentionnés dans cet article sont les avantages minima que l'ONG doit garantir au coopérant envoyé en mission. Seuls ces coûts sont à charge du subside.

Art. 9.Le subside visé à l'article 16, § 1er, 2°, de l'arrêté royal, est destiné à payer : 1° les frais de l'ONG pour la sélection, la préparation et l'encadrement pendant et après l'envoi, en ce compris les frais d'administration et la gestion des moyens. Ces frais sont fixés à cinq mille deux cent quarante francs par coopérant ONG et par mois; 2° les frais de fonctionnement liés à la coordination régionale. Ces frais sont fixés à deux mille neuf cents francs par coopérant ONG et par mois, pour la période durant laquelle le coopérant ONG est sous contrat de travail.

Ces frais ne sont pas pris en considération lorsqu'ils sont déjà financés dans le cadre du financement du partenaire. Les ONG peuvent collaborer pour mettre en place une coordination régionale.

Art. 10.Le subside visé à l'article 18 de l'arrêté royal que reçoit l'ONG pour des boursiers, qui répondent aux conditions de l'article 19 de l'arrêté royal, ne couvre que les périodes de formation telles que prévues dans le plan d'action approuvé.

Pour une bourse attribuée en Belgique, le boursier bénéficie d'une allocation mensuelle de vingt-cinq mille francs, soit une allocation hebdomadaire de six mille deux cent cinquante francs.

Pour une bourse locale ou mixte, le boursier bénéficie d'une allocation mensuelle de maximum vingt-cinq mille francs, soit un montant hebdomadaire de maximum six mille deux cent cinquante francs.

En outre, l'ONG doit garantir au minimum le paiement des frais de voyage, y compris de rapatriement, ainsi que ceux liés à une couverture médicale.

L'allocation de ménage peut comprendre une indemnité de logement ainsi que des allocations familiales.

Les frais administratifs comprennent les frais d'encadrement.

Art. 11.En ce qui concerne les autres formes d'envoi de personnes que celles visées aux articles 16 et 18 de l'arrêté royal, le subside octroyé correspond au montant tel que prévu dans le plan d'action approuvé par le Ministre.

Ce subside peut couvrir une allocation mensuelle, des frais de sécurité sociale et d'assurances diverses, des frais de voyage et de bagage, des frais de formation, d'encadrement et de gestion. CHAPITRE III. - Des organes de concertation et de leur subvention Section 1re. - Des fédérations

Art. 12.En exécution de l'article 20 de l'arrêté royal, la fédération qui désire être agréée introduit un dossier d'agrément auprès du Ministre. Ce dossier, contenant les pièces décrites en annexe 4, est envoyé en deux exemplaires.

Art. 13.Le subside est payé en début d'année, au plus tard le 30 avril. Le montant du versement correspond à celui mentionné à l'article 24 de l'arrêté royal' dont il est éventuellement défalqué un montant non justifié d'une année antérieure. Section 2. - De la commission d'avis ONG

Art. 14.La commission d'avis ONG rédigera un règlement interne qu'elle soumettra à l'approbation du Ministre dans un délai maximum de trois mois suivant sa constitution.

Cette commission devra être constituée au plus tard le 30 septembre 1997. CHAPITRE IV. - Des subsides pour le personnel en Belgique

Art. 15.Comme coût salarial subsidiable pour un membre du personnel en Belgique relatif aux fédérations ou aux activités prévues à l'article 8, 2° et 3°, de l'arrêté royal, sont pris en considération le montant brut du traitement, le pécule de vacances et la prime de fin d'année majoré de toutes les contributions que l'employeur doit verser en application du système social prévu et des conventions collectives de travail.

Comme traitement brut maximum subsidiable est utilisé le barème des grades de recrutement du personnel de l'Etat fédéral en tenant compte des diplômes et de l'expérience professionnelle avec comme maximum le barème du grade de conseiller-adjoint (10A) du personnel de l'Etat fédéral.

L'administration communiquera aux fédérations, au moins une fois l'an ou chaque fois qu'une modification barémique intervient, le barème des grades susmentionnés.

Tout le personnel doit disposer d'un diplôme correspondant aux exigences à la fonction à occuper ou Justifier d'au moins cinq ans d'expérience dans emploi qui est comparable au poste à pourvoir.

Art. 16.Est considérée comme expérience professionnelle subsidiable pour les membres du personnel en Belgique, comme pour les coopérants ONG, l'expérience qui peut être prouvée avec une preuve d'inscription dans un système légal de sécurité sociale pour salariés ou indépendants, ou avec une attestation délivrée par l'employeur qui prouve une occupation hebdomadaire de minimum vingt heures pendant une période déterminée. CHAPITRE V. - De l'évaluation

Art. 17.Les rapports des évaluations internes visées à l'article 30, alinéa 1er, de l'arrêté royal sont transmis par l'administration à la commission d'avis ONG qui peut les étudier en vue d'améliorer les méthodes d'évaluation des ONG et d'assurer une exploitation maximale des recommandations des rapports d'évaluation par le Ministre et par le secteur ONG en général. CHAPITRE VI. - Du contrôle

Art. 18.Le rapport annuel visé à l'article 10 de l'arrêté royal, est transmis par l'ONG à l'administration selon le modèle en annexe 5.

Art. 19.Des transferts de crédit à l'intérieur d'un plan d'action sont autorisés à condition qu'ils aient lieu à l'intérieur d'un même type d'activité et pour autant que les objectifs mentionnés dans le plan d'action approuvé par le Ministre soient maintenus. La totalité de ces transferts ne peut pas dépasser dix pour-cent du subside approuvé pour le type d'activité visé.

Entre les différents types d'activité, il ne peut y avoir de transfert de crédits sans accord préalable. La demande de transfert de crédits doit être introduite auprès de l'administration. La décision relative à l'approbation ou au rejet relatif au transfert est communiqué dans un délai d'un mois suivant l'introduction.

Les dépenses relatives au subside pour un plan d'action peuvent être prises en considération dès le premier janvier de l'année civile à laquelle il se rapporte, sous réserve de son approbation (globalement ou partiellement) par le Ministre. CHAPITRE VII. - De l'indexation

Art. 20.Les montants repris dans les articles 8, § 1er, 1°, 9 et 10 sont fixés sur la base de l'indice santé de janvier 1997.

Les montants repris dans l'article 8, § 2, 2° et 10°, sont fixés sur la base de l'indice des prix à la consommation de janvier 1997.

Il est procédé annuellement à une adaptation de ces indices. Celle-ci se fait sur base des indices du mois d'août de l'année qui précède le démarrage du plan d'action.

Bruxelles, le 11 septembre 1997.

Le Premier Ministre, J.-L. DEHAENE Le Secrétaire d'Etat à la Coopération au Développement, R. MOREELS Annexe 1 Pièces à fournir pour la constitution d'un dossier d'agrement comme ONG d'une : - association sans but lucratif (ASBL) - société à finalité sociale (SFS) 1. Données administratives : a) nom de l'ASBL ou de la SFS;b) adresse du siège social;c) adresse du secrétariat;d) nom, attestation de nationalité et certificat de bonnes vie et moeurs des représentant(e)s légaux (légales), ainsi qu'une déclaration sur l'honneur de chacun d'entre eux indiquant qu'il satisfait aux conditions d'autonomie au sens de l'article 3, 5° de l'arrêté royal;e) liste des membres et la preuve du dépôt de cette liste au greffe du tribunal de première instance;f) organigramme relatif à la répartition des tâches et des procédures décisionnelles.2. a) statuts coordonnés complets, tels qu'en vigueur au moment de l'introduction de la demande d'agrément;b) extrait de la publication au Moniteur belge des statuts;c) composition des organes de gestion de l'ASBL ou de la SFS;d) nationalité de tous les membres dirigeants;e) déclaration sur l'honneur de chaque membre dirigeant indiquant qu'il satisfait aux conditions d'autonomie au sens de l'article 3, 5°, de l'arrêté royal.3. Bref historique de l'ASBL ou de la SFS, démontrant qu'elle a effectivement comme principal objet social, la coopération au développement.4. Rapports d'activités des trois dernières années dont il doit ressortir que l'ASBL ou la SFS dispose d'une expérience utile et actuelle dans un ou plusieurs domaines d'activités cités à l'article 8 de l'arrêté royal.5. Un plan stratégique, présentant un ensemble d'objectifs et de méthodes y compris un plan financier établi pour une période d'au moins cinq années.6. Description de l'organisation du secrétariat tant sur le plan de l'infrastructure et du matériel disponibles que de l'organisation des ressources humaines.7. Origine des ressources propres de l'ASBL ou de la SFS.8. Bilan comptable des trois derniers exercices accompagné d'un rapport d'un réviseur d'entreprise pour le dernier exercice. Annexe 2 Schéma pour un programme CRITERES D'APPRECIATION Le schéma proposé doit clairement définir le cadre stratégique, visé à l'article 1er, 8° de l'arrêté royal, au sein duquel l'ONG ou le groupement d'ONG propose un ensemble cohérent d'objectifs à moyen terme.

Ces objectifs doivent être axés, directement ou indirectement, sur une amélioration structurelle et durable de la position de groupes et d'individus issus des catégories sociales pauvres des pays partenaires. Ils devront donc dans ce cadre contribuer notamment à l'augmentation du pouvoir d'achat de ces groupes-cibles clairement identifiés.

Les éléments suivants seront notamment pris en considération dans l'appréciation du programme : - activités qui répondent aux définitions mentionnées à l'article 8 de l'arrêté royal; - pertinence au développement; - prise en compte du contexte socio-économique, culturel et politique; - niveau d'engagement du personnel du pays partenaire à charge du budget du programme; - intensité des échanges de personnes sud-sud, sud-nord et nord-sud; - importance du rôle des partenaires locaux dans l'exécution du programme; - autonomie du développement; - durabilité du développement; - adéquation des moyens humains, techniques et financiers pour atteindre les objectifs fixés; - moyens d'évaluation du programme; - cohérence de l'ensemble du programme.

Le schéma sera complété selon le modèle suivant : A.1 PARTIE GENERALE 1.0 Données générales 1.1 Identité de l'ONG 1.2 Objectifs et priorités politiques 1.3 Cohérence des différents types d'activités au sein du programme (attention particulière aux activités 'envoi de personnes' par rapport aux activités 'financement du partenaire') 1.4 Stratégie et méthode de travail 1.5 Structures organisationnelles 1.6 Données financières - budget indicatif global relatif au programme quinquennal Pour la consultation du tableau, voir image Annexe 4 Pièces à fournir pour la constitution d'un dossier d'agrement d'une fédération 1. Données administratives : a) nom de l'ASBL;b) adresse du siège social;c) adresse du secrétariat;d) nom des représentant(e)s légaux (légales);e) liste des membres et la preuve du dépôt de cette liste au greffe du tribunal de première instance;f) organigramme relatif à la répartition des tâches et des procédures décisionnelles.2. Extrait de la publication au Moniteur belge des statuts et de la composition des organes de gestion de l'ASBL.3. Liste des membres du conseil d'administration.4. Note décrivant la manière dont l'ASBL associe au sein des organes de direction et d'avis toutes les tendances d'opinion significatives existant parmi ses membres.5. Extrait de la décision fixant le montant de la cotisation des membres. Annexe 5 Modèle d'un rapport annuel 1. Introduction Le rapport annuel de l'ONG, visé à l'article 10 de l'arrêté royal, est composé d'un Rapport d'activités et d'un Rapport financier sur les activités prévues dans le plan d'action.2. Le Rapport d'activités Le Rapport d'activités décrit l'exécution de chaque activité prévue dans le plan d'action, comparée avec le planning.Les divergences entre le planning et l'exécution sont motivées. Pour chaque action sont précisés les résultats obtenus, les difficultés rencontrées, le travail accompli par le personnel, les évaluations réalisées et les incidences sur le développement ultérieur prévu.

Le Rapport d'activités décrit également brièvement les activités de l'ONG qui ont été exécutées pendant la même période et qui ne sont pas à charge du subside du plan d'action. 3. Le Rapport financier 3.1. Le Rapport financier donne pour chaque activité un aperçu des dépenses réellement effectuées, comparé avec le budget approuvé. Cet aperçu reprend la même division que la division en budgets et en postes budgétaires figurant dans le plan d'action approuvé. Dans certains cas spécifiques, le Rapport financier doit indiquer, outre les dépenses réellement effectuées, les recettes effectivement réalisées, lices à l'activité ou au poste budgétaire concerné. C'est le cas notamment d'intérêts provenant d'investissements de subsides.

Le Rapport financier intègre également le Rapport financier annuel de l'ONG. 3.2. Deux types de dépenses sont à prévoir : 1° dépenses ONG : dépenses réalisées par l'ONG et inscrites dans la comptabilité de l'ONG.Pour chaque action, les dépenses sont mentionnées dans le Rapport financier, directement en francs belges. 2° dépenses locales : -dépenses réalisées dans le pays partenaire par l' (les) organisation(s) locale(s) associce(s) à la gestion de l'activité dans le pays partenaire et qui sont inscrites dans la (les) comptabilité(s) de cette (ces) organisation(s) dans le pays partenaire.Ces dépenses sont mentionnées dans le Rapport financier, d'abord dans la monnaie dans laquelle elles ont été réalisées et ensuite, après conversion par un cours de change adapté, en francs belges.

Les tableaux du Rapport financier indiquent la distinction entre les dépenses ONG et les dépenses locales. 3.3. La comptabilité de l'ONG doit être organisée d'une telle manière que les dépenses ONG, telles que reprises dans les Rapports financiers relatifs aux différentes activités, soient distinguées en tant que telles dans la comptabilité et dans le Rapport financier annuel de l'ONG. 3.4. Quant aux dépenses locales, reposes dans les Rapports financiers relatifs aux activités, les comptabilités de l'ONG et des organisations locales doivent être organisées d'une manière telle qu'il y ait correspondance entre : - la rubrique de la comptabilité de l'ONG relative aux transferts de fonds à l'(aux) organisation(s) locale(s) au profit de l'activité menée dans le pays partenaire, d'une part; - la rubrique correspondante dans la (les) comptabilité(s) de l' (des) organisation(s) locale(s) dans le pays partenaire qui en est le pendant, notamment les recettes provenant de transferts de fonds de la part de l'ONG au profit de l'activité visée, d'autre part. 3.5. En ce qui concerne les dépenses ONG, les pièces comptables et les pièces justificatives correspondantes doivent être à la disposition des instances de contrôle au siège de l'ONG en Belgique. Par pièces justificatives, on entend les pièces probantes originales telles que : extraits de comptes, récépissés, justificatifs de paiement, factures, pièces comptables, notes de frais, documents de revalorisation, etc.

En ce qui concerne les dépenses locales, l'ONG doit également tenir les pièces comptables et les pièces justificatives correspondantes à la disposition des instances de contrôle, au siège de l'ONG en Belgique. Sont considérées comme pièces justificatives, les originaux ou les copies des pièces probantes énumérées ci-dessus. Les copies n'entrent en ligne de compte que si les originaux sont disponibles auprès de l' (des) organisation(s) locale(s). Comme pièces probantes relatives aux dépenses locales, entrent également en considération les rapports d'audits originaux et fiables sur la comptabilité de l' (des) organisation(s) locale(s), lorsque ces rapports remplacent les pièces probantes relatives aux dépenses. Les achats effectués avec le subside prévu pour le plan d'action doivent respecter les règles de l'appel à la concurrence. 4. Rapport d'activités, Rapport financier et contrôles Le Rapport d'activités ainsi que le Rapport financier doivent être rédigés de manière à permettre un contrôle régulier et efficace dont les modalités seront précisées.Contrôle des objectifs atteints et du contenu des activités réalisées par rapport au plan d'action approuvé en ce qui concerne le Rapport d'activités. Contrôle de l'exécution du budget approuvé pour le plan d'action et du respect des lois coordonnées sur la comptabilité de l'Etat du 17 juillet 1991 en ce qui concerne le Rapport financier. 4.1. L'administration définit une structure aux ONG pour une partie des données du Rapport d'activités et pour certaines données financières de l'ONG. Cette structure devrait notamment permettre à l'ONG de transmettre ces données à l'administration de manière automatisée. Les ONG peuvent toutefois continuer à les transmettre de manière non-automatisée, moyennant des formulaires spécialement conçus à cette fin. Pour les données du rapport d'activités qui ne sont pas concernées par la structure imposée par l'administration, l'ONG utilise une division spécifique. 4.2. Les données financières concernées par la structure visée ci- dessus, concernent les dépenses, les recettes et le cash-flow de l'ONG. Ces données seront contrôlées par le réviseur d'entreprise de telle manière que les résultats de ce contrôle puisse être directement utilisés par l'administration selon des termes de référence définis par elle. Le Rapport financier doit permettre de contrôler de manière séparée : - les données relatives aux dépenses, aux recettes et au cash-flow de l'ONG, présentées suivant la structure visée ci-dessus, d'une part; - les postes correspondants du Rapport financier annuel de l'ONG, d'autre part. * Au plus tard le 31 décembre 1997 le présent arrêté ministériel sera complété par une annexe 5bis précisant les modalités selon lesquelles le contrôle sera effectué et de quelle manière les rapports doivent être rédigés.