25 SEPTEMBRE 1998. - Arrêté ministériel portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations

Le Secrétaire d'Etat à la Coopération au Développement, Vu l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations;

Considérant que l'examen des programmes et des plans d'action 1998 a conclu à la nécessité d'adapter techniquement le texte de l'arrêté ministériel du 11 septembre 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisation non gouvernementales de développement et de leurs fédérations, tel que modifié par l'arrêté ministériel du 1er juillet 1998, à un certain nombre de réalités du terrain;

Vu l'avis de l'inspecteur des finances, donné le 18 août 1998;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 25 septembre 1998, Arrête : CHAPITRE Ier. - De l'agrément des organisations non gouvernementales de développement

Article 1er.En exécution des articles 2 et 3 de l'arrêté royal relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement (ci-après nommée "ONG") et de leurs fédérations, l'ONG qui désire être agréée introduit un dossier d'agrément auprès du membre du gouvernement qui a la coopération au développement dans ses attributions (ci-après nommé "le Ministre").

Ce dossier, contenant les pièces décrites en annexe 1, est envoyé en deux exemplaires.

L'ONG doit fournir à l'administration, dans un délai d'un mois, toute modification des données qui ont été reprises dans le dossier d'agrément.

En ce qui concerne l'agrément d'une association sans but lucratif, d'un établissement d'utilité publique ou d'une société à finalité sociale, qui résulte d'une fusion ou d'une scission d'une (des) ONG qui auparavant étaient (était) reconnue(s), le Ministre tiendra compte de l'expérience et de la capacité de l' (des) ONG préalablement reconnue(s). CHAPITRE II. - Des subsides aux ONG Section 1re. - Des programmes

Art. 2.§ 1er. En application de l'article 7 de l'arrêté royal, l'ONG agréée qui souhaite bénéficier d'un subside introduit un programme auprès du Ministre conformément au schéma en annexe 2. Ce programme est introduit en quatre exemplaires.

L'administration fait une proposition au Ministre en s'appuyant notamment sur les éléments suivants : 1° l'avis d'experts indépendants;2° l'analyse d'évaluations portant directement ou indirectement sur des activités de l'(des) ONG concernée(s). En vue d'apprécier les programmes qui lui seront soumis dans l'année avant le 30 juin, le Ministre aura communiqué pour le 31 mars au plus tard, à l'administration, aux ONG et à leurs fédérations, ses priorités, ses critères d'appréciation et les modifications éventuelles apportées à ces priorités et ces critères. A défaut, les priorités établies l'année précédente, ainsi que les critères en vigueur prévalent pour cette appréciation.

D'autre part, l'administration établira un dialogue avec chaque ONG et la (les) fédération(s) concernée(s).

Le Ministre approuve le programme dans son ensemble ou en partie, ou le rejette, au plus tard le 31 août de l'année précédant le démarrage du programme. § 2. En cours d'exécution d'un programme, une modification de programme peut être introduite annuellement avant le 30 juin. L'ONG transmet la modification de programme au Ministre en quatre exemplaires en justifiant la raison de la modification.

Est ici visée une modification au niveau des objectifs à atteindre, des types d'activités à réaliser, de la proportion entre les quatre types d'activités ou une modification de la composition ou l'annulation du groupement, ou la création d'un nouveau groupement visé à l'article 14 de l'arrêté royal.

Le Ministre approuve ou rejette la modification du programme au plus tard le 31 août de l'année où la modification du programme a été introduite.

Art. 3.§ 1er. Les activités du type 'financement du partenaire' visées à l'article 8, 1°, de l'arrêté royal : 1° s'appuieront sur un accord de collaboration avec le partenaire local à joindre au plus tard au rapport annuel;2° s'exécuteront dans les pays partenaires;3° devront, si elles ne s'exécutent pas dans les pays partenaires, bénéficier directement au partenaire local et être justifiées en fonction du plan d'action;4° devront avoir pour objectif la reprise locale et la durabilité selon des modalités qui seront mentionnées dans l'accord de collaboration;5° seront soumises à la réglementation spécifique reprise à l'article 3bis lorsqu'elles se rapportent à des activités de cofinancement telles que définies à l'article 3bis, § 1er, dans les pays partenaires.Les pays partenaires sont ceux visés à l'article 1er, 5° de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales et de leurs fédérations.

Quand ces activités donnent lieu à l'engagement par l'ONG belge de personnel local, il doit être garanti à ce personnel au moins les mêmes avantages et barèmes que ceux en vigueur dans la fonction publique locale. § 2. Les activités des types 'éducation' et 'offre de services' visées à l'article 8, 2° et 3°, de l'arrêté royal, n'auront pas pour objet les récoltes de fonds et ne couvriront ni le financement des frais de gestion générale de l'ONG en Belgique ni les frais d'information se rapportant aux activités de 'financement du partenaire' ou d''envoi de personnes'. § 3. Pour être prises en considération, les activités de type 'éducation' doivent : - avoir comme objectif de sensibiliser et d'instruire la population en Belgique ou des groupes délimités de cette population sur la coopération au développement et la coopération internationale; - constituer un ensemble conceptuellement et méthodologiquement cohérent; - s'appuyer sur une structure organisationnelle spécifiquement appropriée à l'action socio-éducative. § 4. Pour être prises en considération, les activités de type 'offre de services' doivent : - avoir comme objectif de faciliter et de soutenir le travail des ONG et/ou de leurs partenaires locaux; - constituer un ensemble conceptuellement et méthodologiquement cohérent; - s'appuyer sur une demande explicite du secteur ONG; - s'appuyer sur une structure organisationnelle appropriée. § 5. Le rapport entre les coûts salariaux et le financement prévu pour les activités de type 'éducation' ou 'offre de services' doit être justifié dans le plan d'action. Cette justification se fera sur base de la cohérence, de la pertinence, de la durabilité/impact et de l'approche méthodologique. Les activités de type 'éducation' favorisent la participation active des bénéficiaires; celle-ci devra être démontrée. § 6. Les activités de type 'envoi de personnes' visées à l'article 8, 4° de l'arrêté royal, pour ce qui est de l'engagement de coopérants ONG et de l'octroi de bourses, s'appuyeront sur une demande du partenaire local qui devra être prouvée par un accord de collaboration à joindre au rapport annuel. L'engagement du coopérant ONG se fera sur base d'un contrat à durée déterminée de maximum vingt-quatre mois. Les actions du coopérant ONG doivent résulter d'une négociation avec le partenaire local en garantissant les effets positifs de l'action. Ces garanties et leurs modalités d'exécution doivent être mentionnées dans l'accord de collaboration. § 7. Une ONG agréée, seule ou avec d'autres ONG, peut recevoir un subside pour la coordination régionale des activités d''envoi de personnes' et de 'financement du partenaire' et pour le suivi des relations de partenariat dans un seul pays ou dans une région plus étendue. Le rapport entre les coûts de la coordination régionale et le financement des activités à coordonner doit être justifié dans le plan d'action.

Le subside pour les frais de fonctionnement liés à la coordination régionale de coopérants ONG est attribué comme prévu à l'article 9, 2°.

Pour pouvoir bénéficier du subside, les activités de coordination régionale doivent uniquement satisfaire à la condition mentionnée dans le § 1, 2° de cet article.

Art. 3bis.§ 1er. Pour l'application de cet article il est entendu par activités de cofinancement visées à l'article 3, § 1er, 5°, une ou plusieurs des initiatives suivantes : 1° l'attribution de crédits à certains groupes-cibles, tels que décrits au § 2;2° la création ou le soutien d'un système d'épargne/ crédit, où l'attribution d'un crédit est conditionnée à la quantité épargnée par le groupe-cible concerné;3° la création d'un fonds de garantie pour soutenir et assurer l'accès au crédit tant des emprunteurs individuels que des groupes ou des associations. § 2. Les groupes-cibles, visés au § 1er, 1°, sont caractérisés par le fait que, pour des raisons divergentes, ils n'ont pas ou ont très difficilement accès à des prêts via le système financier formel et peuvent se constituer : - de personnes individuelles ou personnes organisées en groupes; - d'associations de producteurs; - de micro-entrepreneurs. § 3. L'ONG agréée qui souhaite bénéficier d'un subside pour une des activités définies au § 1er doit lors de l'introduction de son programme ou plan d'action satisfaire à chacune des conditions suivantes : 1° avoir une expérience utile et actuelle d'au moins 3 ans dans le secteur du financement et être capable de garantir la formation nécessaire en la matière;cette expérience est prouvée en déposant ses rapports annuels ou d'autres rapports pertinents; 2° pouvoir montrer que la législation locale pour l'exercice des activités mentionnées est respectée;3° garantir la connaissance professionnelle particulière de son partenaire local dans le secteur du crédit;ce partenaire sera responsable de la continuité de l'action après que l'appui externe est arrêté; 4° montrer qu'elle est familière de la culture locale;5° indiquer d'une manière séparée et univoque les activités de financement lors de la présentation de son plan d'action ou projet;6° assurer que, en cas de création d'un système d'épargne/crédit, comme visé au § 1er, 2°, les sommes épargnées sont collectées par le partenaire local;7° établir sur base annuelle un plan d'entreprise détaillé pour chacune des activités planifiées de financement dans le cadre d'un projet. Ce plan d'entreprise contient en tout cas : - l'ensemble des objectifs visés par l'action de financement proposée, sur base d'un ou de plusieurs des éléments suivants : bénéficiaires, volume des sommes empruntées, taux d'intérêts, taux de remboursement, frais de gestion et autres, inflation, mobilisation des sommes épargnées; - le bilan comptable; - une description du transfert des responsabilités aux institutions locales et de la manière dont on espère obtenir à terme une durabilité financière et institutionnelle. § 4. En ce qui concerne les fonds de crédit, visés au § 1er, 1° et 2° : - si le portefeuille global de crédit par projet ou par action partielle s'élève à plus de 3 millions de BEF ou si ce montant est atteint dans une phase ultérieure du projet, il doit être clairement prouvé que le fonds de crédit est déposé auprès d'une personne juridique, indépendante à l'égard du partenaire local, et ayant son propre système de gestion et ses propres mécanismes de suivi et d'évaluation; - si le portefeuille de crédit par projet ou par action partielle sur la durée totale du projet est inférieur ou égal à 3 millions de BEF, une description qualitative des objectifs, l'indication de la manière dont on est arrivé au montant du crédit sollicité et de la manière dont une gestion efficace est établie, sont suffisantes. Le rapportage y afférent est inclus dans le rapport annuel comme visé à l'annexe 5bis; - si le portefeuille de crédit par projet ou par action partielle sur la durée totale du projet s'élève à plus de 3 millions de BEF, le plan d'entreprise est entièrement détaillé comme prévu au § 3, 7°, et rapporté annuellement. § 5. Pour ce qui concerne les fonds de garantie, visés au § 1er, 3°, l'ONG doit en outre présenter les éléments suivants : 1° la preuve que la banque ou l'institution de crédit qui fonctionne comme emprunteur, est reconnue en tant que telle conformément à la réglementation locale et opère conformément à la législation ou aux coutumes appliquées localement;à cet effet on communique la preuve d'agrément préalable et on précise la responsabilité du donneur de crédit, la manière de tenir la comptabilité et les écritures ainsi que les taux à appliquer; 2° une description exacte de ses engagements par dossier individuel;3° la preuve qu'elle puisse disposer, lors des contestations juridiques en cas de réclamation en dommages et intérêts, de l'assistance spécialisée nécessaire. § 6. Des participations en action ne sont en aucun cas, directement ou indirectement, financées avec des subsides. § 7. Le rapport doit être établi comme indiqué en annexe 5bis et pour chaque plan d'entreprise.

S'il s'avère que l'ONG ne remplit pas les stipulations énumérées aux § 4, 5 ou 6 de l'article 3bis, ou que l'action n'est pas conforme à la législation du pays partenaire, cela peut donner lieu à l'exclusion des activités de financement futures, à la restitution de la partie non justifiée du subside, et à l'annulation de l'agrément de l'ONG comme stipulé dans l'article 5 de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations.

L'accord de collaboration avec le partenaire local visé à l'article 3, § 1er, 1°, doit prévoir que pour les activités telles que définies à l'article 3bis, § 1er, l'administration ou son représentant peut à tout moment procéder à un contrôle du subside accordé. § 8. Le droit de propriété de tous les actifs fixes et circulants, obtenus en raison d'un cofinancement, est au plus tard à la fin de la période pour laquelle le financement a été accordé, transféré par l'ONG au partenaire local visé au § 3, 3°.

Ce transfert s'effectue dans les conditions suivantes : 1° les actifs sont transférés au partenaire local, ayant une personnalité juridique, conformément à la législation du pays où l'action a lieu;2° l'ONG veille à ce que le partenaire local poursuive les objectifs préalablement établis de l'action, ainsi qu'à ce que le groupe-cible visé puisse bénéficier des avantages du financement;3° le transfert exclut que l'ONG reste actionnaire de l'entité concernée et empêche toute forme de versement de bénéfices;4° l'accord de collaboration avec le partenaire local visé à l'article 3, § 1er, 1°, doit prévoir que l'administration peut demander à l'ONG, au moment du transfert, de présenter des rapports ultérieurs sur la gestion des actifs fixes et circulants par le partenaire local, qui en est le propriétaire.Cette période peut aller jusqu'à 5 ans après la fin du cofinancement concerné. L'administration détermine quelles données doivent être mentionnées dans le rapport; 5° une convention, portant transfert de propriété, doit être établie par l'ONG belge, au profit du partenaire local et doit être ajoutée au rapport final de l'action;6° en cas de fonds de garantie, la propriété de la totalité des garanties non perdues est augmentée des garanties récupérées et des intérêts générés par le fonds et ajoutée au capital, le tout étant transféré au partenaire local, visé au § 3, 3°, au plus tard 5 ans après la fin de la période de cofinancement.Pendant la période de transition, l'ONG belge continue à assurer la gestion du fonds. Lors du transfert de propriété, il est ajouté un décompte complet des mouvements du fonds. § 9. Si le transfert de propriété ne peut pas avoir lieu sous les conditions prévues au § 8, l'ONG introduit auprès du Ministre compétent une requête détaillée et motivée pour dérogation, portant des propositions alternatives de transfert. Section 2. - Des plans d'action

Art. 4.En application de l'article 9 de l'arrêté royal, l'ONG agréée qui souhaite bénéficier d'un subside introduit un plan d'action auprès du Ministre conformément au schéma en annexe 3. Ce plan d'action est introduit en quatre exemplaires.

L'administration fait une proposition au Ministre et peut s'appuyer notamment sur les éléments suivants : 1° l'avis d'experts indépendants;2° l'analyse d'évaluations portant directement ou indirectement sur des activités de l'(des) ONG concernée(s);3° les crédits disponibles inscrits au budget. L'administration établira un dialogue avec chaque ONG et la (les) fédération(s) concernée(s).

Le Ministre approuve le plan d'action dans son ensemble ou en partie, ou le rejette, au plus tard le 31 décembre de l'année qui précède l'exécution du plan d'action.

Art. 5.Des adaptations peuvent être apportées au plan d'action au cours de son exécution à condition qu'elles soient sérieusement motivées. L'ONG informe par écrit l'administration des adaptations et des motifs.

Sans préjudice de l'article 19, est ici visée une adaptation au niveau des objectifs à atteindre et de la proportion des types d'activité à réaliser.

Le Ministre communique la décision relative à l'approbation ou au rejet des adaptations du plan d'action dans un délai d'un mois suivant l'introduction du plan d'action adapté. Section 3. - Des subsides

Art. 6.Après approbation du plan d'action qui comprend la concrétisation annuelle des activités visées à l'article 8 de l'arrêté royal, après versement des moyens nécessaires visés aux articles 13, alinéa 2 et 14, alinéa 2, de l'arrêté royal et après prise en compte d'une éventuelle valorisation en ce qui concerne les activités visées à l'article 8, 2° et 3° de l'arrêté royal, une première tranche du subside approuvé est payée. La totalité du subside est payée par tranche de vingt-cinq pour-cent par trimestre et en tenant compte des articles 6, 11 à 14, 16 et 18 de l'arrêté royal et des dispositions du présent arrêté ministériel.

La totalité du subside pour les activités visées à l'article 8 de l'arrêté royal, 1° à 3°, est payée jusqu'à concurrence de maximum septante-cinq ou de quatre-vingt-cinq pour-cent du coût total, sans préjudice de l'article 12 de l'arrêté royal.

Le montant payé correspond à celui du subside approuvé dont il est éventuellement défalqué un montant non justifié d'une année antérieure. Chaque année, l'ONG dispose de la totalité du montant correspondant au subside approuvé pour exécuter le plan d'action.

Le montant payé peut éventuellement être régularisé tel que prévu à l'article 16, § 3, de l'arrêté royal.

Art. 7.L'ONG qui introduit une demande visée à l'article 14, 3°, de l'arrêté royal, peut bénéficier d'un subside annuel pour les frais de personnel et de fonctionnement de maximum douze membres de personnel à temps plein. Le nombre de membres de personnel doit être justifié en fonction du plan d'action.

Art. 8.§ 1er. L'ONG qui dans le cadre d'un plan d'action approuvé envoie des coopérants- ONG qui répondent aux conditions déterminées en exécution de l'article 17 de l'arrêté royal, paie un montant mensuel de dix-huit mille sept cent cinquante francs au coopérant ONG travaillant à temps plein et de neuf mille trois cent septante-cinq francs au coopérant ONG travaillant à mi-temps. Un travail à mi-temps peut uniquement être pris en considération pour la subvention pour autant que cela concerne un partenaire cohabitant d'un coopérant ONG subsidié et employé à temps plein. § 2. Dans le cas où le coopérant ONG est chef de famille, une allocation de ménage doit être prévue, qui est égale au montant de base mensuel multiplié par le coefficient 0,4 et est attribuée au coopérant ONG dont le conjoint, ou le cohabitant reconnu avec lequel le coopérant vit depuis au moins six mois, est dépourvu d'un revenu professionnel et au coopérant ONG isolé non cohabitant avec des enfants à charge.

La révision de l'allocation de ménage est appliquée au premier jour du mois suivant la date à laquelle la modification s'est produite. § 3. Une allocation d'expérience doit aussi être prévue, qui est égale au montant de base mensuel multiplié par un coefficient qui est fixé comme suit : 0,4 : pour une expérience égale ou supérieure à deux ans et inférieure à trois ans; 0,55 : pour une expérience égale ou supérieure à trois ans et inférieure à quatre ans; 0,7 : pour une expérience égale ou supérieure à quatre ans et inférieure à six ans; 0,9 : pour une expérience égale ou supérieure à six ans et inférieure à huit ans; 1,1 : pour une expérience égale ou supérieure à huit ans et inférieure à dix ans; 1,3 : pour une expérience d'au moins dix ans.

La révision de l'allocation d'expérience est appliquée au premier janvier suivant la date à laquelle il est satisfait aux conditions de révision. § 4. En outre, pour chaque coopérant ONG, l'ONG doit utiliser le subside pour le paiement : 1° des allocations familiales, des primes de naissance et des primes d'adoption d'un montant égal et sous des conditions semblables à celles prévues pour les fonctionnaires d'Etat de Belgique;2° des frais de scolarité dans le pays partenaire jusqu'à soixante mille francs par an et pour chaque enfant pour l'enseignement primaire et secondaire ou d'un niveau équivalent, pour autant que cet enfant soit bénéficiaire d'une allocation familiale dans le cadre du présent arrêté;3° des cotisations relatives au régime de sécurité sociale d'outre-mer correspondant à celles visées aux articles 14 et 15 de la loi du 17 juillet 1963 relative à la sécurité sociale d'outre-mer, telle que modifiée à ce jour.Elles sont fixées au minimum à trois mille six cents francs, non-indexés, par mois pour un coopérant ONG travaillant à temps plein et à mille huit cents francs, non-indexés, par mois pour un coopérant ONG travaillant à mi-temps; 4° d'une assurance pour soins de santé, pour le coopérant ONG et les membres de sa famille. Cette assurance couvre : a) en Belgique le remboursement des coûts pour soins de santé selon le tarif INAMI (système d'assurance obligatoire, non V.I.P.O.); b) à l'étranger septante-cinq pour-cent des coûts pour soins de santé qui donnent lieu en Belgique à un remboursement selon la nomenclature INAMI;5° d'une assurance, pour le coopérant ONG, contre tout dommage résultant d'accidents de travail ou d'accidents de la vie privée;6° d'une assurance de rapatriement en cas de maladie, d'accident ou de décès, pour le coopérant ONG et les membres de sa famille. Cette assurance couvre au minimum : a) l'organisation du rapatriement et les frais de transports, d'encadrement médical et de soins médicaux avant et pendant le rapatriement de la personne malade, blessée ou décédée;b) le coût du voyage retour après la convalescence;c) le coût du voyage aller et retour d'une personne accompagnant la victime;d) une assistance en cas de décès;7° d'une assurance complémentaire, pour le coopérant ONG, pour un revenu garanti en cas de maladie à partir du septième mois d'incapacité de travail;8° d'un voyage simple pour le coopérant ONG et sa famille par période de douze mois de contrat de travail financé par le subside prévu dans l'arrêté royal.En cas de retour prématuré du coopérant ONG avec l'accord du Ministre, l'ONG peut payer un voyage de retour au coopérant ONG et à sa famille dans cette période; 9° des frais pour l'expédition par avion de 50 kilogrammes de bagages non-accompagnés par adulte et de 30 kilogrammes de bagages non-accompagnés par enfant, lorsqu'il s'agit d'un premier envoi, d'une mutation de pays d'envoi ou d'une fin d'envoi, ou un montant équivalent à faire valoir pour un autre mode d'expédition.10° des frais de formation pour un montant moyen par coopérant ONG, de soixante mille francs pour la première année du contrat de travail et de vingt mille francs par an pour les années suivantes. § 5. Peuvent être considérés comme membres de la famille du coopérant ONG, le conjoint, ou le cohabitant reconnu depuis au moins six mois, et les enfants au bénéfice desquels sont payés les montants mentionnés sous § 4, 1° de cet article. § 6. En cas de maladie ou d'accident coïncidant avec une incapacité totale de travail (temporaire ou permanente) du coopérant ONG, l'ONG doit poursuivre, à la demande justifiée du coopérant ONG, pendant au maximum six mois, l'ensemble des dépenses mentionnées sous § 1, § 2, § 3, § 4.

Cette période est prise en considération comme une période active en vue de la détermination des coefficients d'expérience visés au § 3 et des droits décrits au § 4, 8°. § 7. Les coûts mentionnés dans cet article sont les avantages minimaux que l'ONG doit garantir au coopérant envoyé en mission. Seuls ces coûts sont à charge du subside.

Art. 9.Le subside visé à l'article 16, § 1er, 2°, de l'arrêté royal, est destiné à payer : 1° les frais de l'ONG pour la sélection, la préparation et l'encadrement pendant et après l'envoi, en ce compris les frais d'administration et la gestion des moyens. Ces frais sont fixés à cinq mille deux cent quarante francs par coopérant ONG et par mois; 2° les frais de fonctionnement liés à la coordination régionale. Ces frais sont fixés à deux mille neuf cents francs par coopérant ONG et par mois, pour la période durant laquelle le coopérant ONG est sous contrat de travail.

Ces frais ne sont pas pris en considération lorsqu'ils sont déjà financés dans le cadre du financement du partenaire. Les ONG peuvent collaborer pour mettre en place une coordination régionale.

Art. 10.Le subside visé à l'article 18 de l'arrêté royal que reçoit l'ONG pour des boursiers, qui répondent aux conditions de l'article 19 de l'arrêté royal, ne couvre que les périodes de formation telles que prévues dans le plan d'action approuvé.

Pour une bourse attribuée en Belgique, le boursier bénéficie d'une allocation mensuelle de vingt-cinq mille francs, soit un montant hebdomadaire de six mille deux cent cinquante francs.

Pour une bourse locale ou mixte, le boursier bénéficie d'une allocation mensuelle de maximum vingt-cinq mille francs, soit un montant hebdomadaire de maximum six mille deux cent cinquante francs.

En outre, l'ONG doit garantir au minimum le paiement des frais de voyage, y compris de rapatriement, ainsi que ceux liés à une couverture médicale.

L'allocation de ménage peut comprendre une indemnité de logement ainsi que des allocations familiales.

Les frais administratifs comprennent les frais d'encadrement.

Art. 11.En ce qui concerne les autres formes d'envoi de personnes que celles visées aux articles 16 et 18 de l'arrêté royal, le subside octroyé correspond au montant tel que prévu dans le plan d'action approuvé par le Ministre.

Ce subside peut couvrir une allocation mensuelle, des frais de sécurité sociale et d'assurances diverses, des frais de voyage et de bagage, des frais de formation, d'encadrement et de gestion. CHAPITRE III. - Des organes de concertation et de leur subvention Section 1re. - Des fédérations

Art. 12.En exécution de l'article 20 de l'arrêté royal, la fédération qui désire être agréée introduit un dossier d'agrément auprès du Ministre. Ce dossier, contenant les pièces décrites en annexe 4, est envoyé en quatre exemplaires.

Art. 13.Le subside est payé en début d'année, au plus tard le 30 avril. Le montant du versement correspond à celui mentionné à l'article 24 de l'arrêté royal, dont il est éventuellement défalqué un montant non justifié d'une année antérieure. Section 2. - De la commission d'avis ONG

Art. 14.La commission d'avis ONG rédigera un règlement interne qu'elle soumettra à l'approbation du Ministre dans un délai maximum de trois mois suivant sa constitution.

Cette commission devra être constituée au plus tard le 30 septembre 1997. CHAPITRE IV. - Des subsides pour le personnel en Belgique

Art. 15.Comme coût salarial subsidiable pour un membre du personnel en Belgique relatif aux activités prévues à l'article 8, 2° et 3°, de l'arrêté royal, sont pris en considération le montant brut du traitement, le pécule de vacances et la prime de fin d'année majorés de toutes les contributions que l'employeur doit verser en application du système social prévu et des conventions collectives de travail.

Comme traitement brut maximum subsidiable est utilisé le barème des grades de recrutement du personnel de l'Etat fédéral, en tenant compte des diplômes ou de l'expérience professionnelle avec comme maximum le barème du grade de conseiller-adjoint (10A) du personnel de l'Etat fédéral.

L'administration communiquera aux fédérations, au moins une fois l'an ou chaque fois qu'une modification barémique intervient, le barème des grades susmentionnés.

Tout le personnel doit disposer d'un diplôme correspondant aux exigences de la fonction à occuper ou justifier d'au moins cinq ans d'expérience dans un emploi comparable au poste à pourvoir.

Art. 16.Est considérée comme expérience professionnelle subsidiable pour les membres du personnel en Belgique, comme pour les coopérants ONG, l'expérience qui peut être prouvée avec une preuve d'inscription dans un système légal de sécurité sociale pour salariés ou indépendants, ou avec une attestation délivrée par l'employeur qui prouve une occupation à temps plein ou temps partiel. Dans le cas des coopérants ONG, si les attestations se réfèrent à des périodes de travail à temps partiel, le coefficient d'expérience sera fixé lors de l'affectation en prenant ces attestations en compte au pro rata du temps de travail presté par rapport à un temps plein dans le secteur considéré. CHAPITRE V. - De l'évaluation

Art. 17.Les rapports des évaluations internes visées à l'article 30 alinéa 1er de l'arrêté royal sont transmis par l'administration à la commission d'avis ONG qui peut les étudier en vue d'améliorer les méthodes d'évaluation des ONG et d'assurer une exploitation maximale des recommandations des rapports d'évaluation par le Ministre et par le secteur ONG en général. CHAPITRE VI. - Du contrôle

Art. 18.Le rapport annuel visé à l'article 10 de l'arrêté royal, est transmis par l'ONG à l'administration selon le modèle en annexe 5.

Art. 19.§ 1er. Des transferts de crédit à l'intérieur d'un plan d'action sont autorisés à condition qu'ils aient lieu à l'intérieur d'un même type d'activités et pour autant que les objectifs mentionnés dans le plan d'action approuvé par le Ministre soient maintenus. Ces transferts doivent être communiquées par écrit à l'administration dans le rapport annuel. La totalité de ces transferts pour un plan d'action ne peut pas dépasser dix pour-cent du subside approuvé pour le type d'activités visé.

Un transfert de plus de dix pour cent de ce subside à l'intérieur d'un type d'activités est autorisé, sur demande motivée adressée par écrit au Ministre, et moyennant son approbation. La décision est communiquée dans un délai d'un mois suivant l'introduction de la demande. § 2. Entre les différents types d'activité, il ne peut y avoir de transfert de crédits sans approbation préalable du Ministre. La demande de ce transfert de crédits doit être introduite de manière motivée et écrite auprès du Ministre. La décision relative à l'approbation ou au rejet de ce transfert est communiquée dans un délai d'un mois suivant l'introduction.

Art. 20.Les dépenses relatives au subside pour un plan d'action peuvent être prises en considération dès le premier janvier de l'année civile à laquelle il se rapporte, sous réserve de son approbation (globalement ou partiellement) par le Ministre. CHAPITRE VII. - De l'indexation

Art. 21.Les montants repris dans les articles 8 § 1er, article 9 et article 10 sont fixés sur la base de l'indice santé de janvier 1997.

Cet index est adapté suivant le mécanisme qui vaut pour l'adaptation des salaires des fonctionnaires fédéraux.

Les montants repris dans l'article 8, § 4, 2° et 10° sont fixés sur la base de l'indice des prix à la consommation de janvier 1997. Il est procédé annuellement à une adaptation de ces indices. Celle-ci se fait sur base des indices du mois d'août de l'année qui précède le démarrage du plan d'action. CHAPITRE VIII. - Disposition abrogatoire, transitoire et finale

Art. 22.L'arrêté ministériel du 11 septembre 1997 portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations, modifié par l'arrêté ministériel du 1er juillet 1998, est abrogé.

Art. 23.L'arrêté ministériel du 11 septembre 1997 portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations, modifié par l'arrêté ministériel du 1er juillet 1998, reste d'application pour tous les plans d'action introduits avant la date d'entrée en vigueur du présent arrêté.

Art. 24.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 25 septembre 1998.

Le Premier Ministre, J.-L. DEHAENE Le Secrétaire d'Etat à la Coopération au Développement, R. MOREELS

Annexe 1 Pièces à fournir pour la constitution d'un dossier d'agrément d'une ONG. Conformément à l'article 3, 1°, de l'arrêté royal une ONG doit, à la date d'introduction de la demande d'agrément, avoir la forme juridique d'une association sans but lucratif (ASBL), d'une institution d'utilité publique (IUP), ou d'une société à finalité sociale (SFS).

Le dossier d'agrément doit contenir les éléments suivants: Eléments d'identification de l'ASBL, de l'IUP ou de la SFS. A. Pour une ASBL a) Nom de l'ASBL.b) Adresse du siège social.c) Adresse du secrétariat.d) Nom, prénom, domicile, nationalité, attestation de nationalité et certificat de bonne vie et moeurs des représentant(e)s légaux(légales).e) Nom, prénom, profession, domicile et nationalité des membres du conseil d'administration.f) La liste des membres telle qu'elle est déposée au greffe du tribunal civil du lieu où est situé le siège de l'ASBL, et la preuve du dépôt de cette liste.g) Organigramme relatif à la répartition des tâches et des procédures décisionnelles.h) Statuts coordonnés complets tels qu'en vigueur au moment de l'introduction de la demande d'agrément, et une copie de la publication des statuts et de leurs modifications dans les annexes au Moniteur belge, avec la mention de la date et du lieu de la publication.i) L'arrêté de désignation des membres du conseil d'administration tel que publié en annexe du Moniteur belge, avec la mention de la date et du lieu de publication, et le cas échéant, la décision de transfert de compétences du conseil d'administration. B. Pour une IUP a) Nom de l'IUP.b) Adresse du siège.c) Adresse du secrétariat.d) Nom, prénom, profession, domicile, attestation de nationalité et certificat de bonne vie et moeurs des représentant(e)s.e) Nom, prénom, profession, domicile et nationalité des administrateurs.f) Organigramme relatif à la répartition des tâches et des procédures décisionnelles.g) L'arrêté royal d'approbation de l'IUP, et une copie de cette annonce publiée dans les annexes au Moniteur Belge, avec mention de la date et du lieu de publication.h) Statuts coordonnés complets, tels qu'en vigueur au moment de l'introduction de la demande d'agrément, et une copie de la publication des statuts et de la modification des statuts tels que publiés dans les annexes au Moniteur belge, avec mention de la date et du lieu de publication.i) L'arrêté de désignation des administrateurs tel que publié dans les annexes au Moniteur belge, avec mention de la date et du lieu de publication, et le cas échéant, la décision de transfert de compétences. C. Pour une SFS a) Nom de la SFS, avec mention de la forme de la société.b) Adresse du siège social.c) Adresse du secrétariat.d) Nom, prénom, profession, domicile, nationalité, attestation de nationalité et certificat de bonne vie et moeurs des représentant(e)s.e) Nom, prénom, profession, domicile et nationalité des membres du conseil d'administration.f) Organigramme relatif à la répartition des tâches et des procédures décisionnelles.g) Le cas échéant, la composition de l' assemblée générale.h) L'extrait de l'acte de fondation tel qu'il a été publié dans les annexes au Moniteur belge, avec mention de la date et du lieu de la publication.i) La preuve du dépôt de l'extrait de l'acte de fondation au greffe du tribunal de commerce du lieu où la société a son siège, et la date de celui-ci.j) Statuts coordonnés complets tels qu'en vigueur au moment de l'introduction de la demande d'agrément.k) L'arrêté de désignation des membres du conseil d'administration, et le cas échéant, la décision de transfert de compétences du conseil d'administration.2. Bref historique de l'ASBL, de l'IUP ou de la SFS, démontrant qu'elle a effectivement comme principal objet social, la coopération au développement.3. Rapports d'activités des trois dernières années dont il doit ressortir que l'ASBL, l'IUP ou la SFS dispose d'une expérience utile et actuelle dans un ou plusieurs domaines d'activités cités à l'article 8.4. Un plan stratégique, présentant un ensemble d'objectifs et de méthodes en ce compris, un plan financier établi pour une période d'au moins cinq années.5. Un déclaration sur l'honneur de chaque représentant(e) et de chaque administrateur indiquant qu'il (elle) satisfait aux conditions d'autonomie au sens de l'article 3, 5° de l'arrêté royal.6. a) Description de l'organisation du secrétariat en ce qui concerne l'infrastructure disponible et les ressources humaines.Celle-ci doit garantir la continuité du fonctionnement de l'ASBL, de l'IUP ou de la SFS. b) Description des moyens propres qui doit démontrer que ceux-ci sont pour plus de la moitié d'origine belge.Celle-ci doit garantir la continuité du fonctionnement de l'ASBL, de l'IUP ou de la SFS. 7. Une déclaration certifiant que la majorité des membres des organes de direction ont la nationalité belge.8. Les pièces comptables des trois derniers exercices accompagnées du rapport du réviseur d'entreprise pour le dernier exercice.Ce bilan doit faire apparaître la transparence de la gestion comptable. Par pièces du bilan comptable, on entend : les comptes de l'année de service concernée, ou les comptes annuels de l'exercice concerné quand la comptabilité fut gérée de cette façon (cela consiste en la balance, le compte des résultats et les commentaires).

Annexe 2 Schéma pour un programme Le schéma proposé doit clairement définir le cadre stratégique, visé à l'article 1er, 8°, de l'arrêté royal, au sein duquel l'ONG ou le groupement d'ONG propose un ensemble cohérent d'objectifs à moyen terme.

Ces objectifs doivent être axés, directement ou indirectement, sur une amélioration structurelle et durable de la position de groupes et d'individus issus des catégories sociales pauvres des pays partenaires.

Les éléments suivants seront notamment pris en considération dans l'appréciation du programme : - la cohérence; - la pertinence au développement; - la durabilité/ l'impact; - l'approche méthodologique; - le partenariat; - la qualité du groupement d'ONG. N.B. Dans la suite de ce document ONG signifie également groupement d'ONG. Le schéma sera complété selon le modèle suivant : A.1. PARTIE GENERALE 1.0. Présentation générale de l'ONG 1.1.1. Présentation administrative 1.1.2. Présentation de l'identité 1.2. Objectifs et priorités 1.3. Cohérence des différents types d'activité au sein du programme 1.4. Stratégie et méthodes de travail (suivi-évaluation) 1.5. Structures organisationnelles 1.6. Données financières 1.6.1. Budget indicatif global relatif au programme.

Pour la consultation du tableau, voir image 1.6.2. Le cas échéant, autres ressources financières complémentaires pour la réalisation du programme 1.6.3. Budget global de l'organisation portant sur l'année durant laquelle le programme a été introduit (budget par type d'activité et comprenant les moyens que l'ONG doit fournir elle-même) A.2. FINANCEMENT DU PARTENAIRE 2.1. Expérience de l'ONG en matière de financement du partenaire 2.2. Contexte et objectifs spécifiques par pays/régions et par secteurs d'activité couverts par l'ONG à classer selon la logique du fonctionnement de l'ONG) accompagnée des indications budgétaires et de leur évolution sur les cinq années.

Les indications budgétaires seront présentées sous la forme de tableaux. 2.3. Partenariat 2.4. Groupes-cibles 2.5. Stratégie et approche méthodologique A.3. EDUCATION 3.1. Expérience de l'ONG en matière d'activités éducatives concernant la coopération au développement 3.2. Types d'activités éducatives et objectifs spécifiques accompagnés des indications budgétaires et de leur évolution sur les cinq années.

Les indications budgétaires seront présentées sous la forme de tableaux. 3.3. Groupes-cibles 3.4. Liens de collaboration au Nord et au Sud 3.5. Stratégie éducationnelle et approche méthodologique A.4. OFFRE DE SERVICES 4.1. Expérience de l'ONG en matière d'offre de services 4.2. Types d'offre de service et objectifs spécifiques accompagnés des indications budgétaires et de leur évolution sur les cinq années.

Les indications budgétaires seront présentées sous la forme de tableaux. 4.3. Concordance avec les besoins des ONG et de leurs partenaires 4.4. Stratégie et approche méthodologique A.5. ENVOI DE PERSONNES 5.1. Expérience de l'ONG en matière d'envoi de personnes 5.2. En matière de coopérants ONG 5.2.1. Contexte et objectifs spécifiques par pays/régions et par secteurs d'activité couverts par l'ONG (à classer selon la logique du fonctionnement de l'ONG) accompagnée des indications budgétaires et de leur évolution sur les cinq années.

Les indications budgétaires seront présentées sous la forme de tableaux. 5.2.2. Partenariat 5.2.3. Groupes-cibles 5.2.4. Stratégie et approche méthodologique 5.2.5. Nombre global prévu d'envois sur les cinq années 5.3. En matière de boursiers 5.3.1 Contexte et objectifs spécifiques par pays/régions et par secteurs d'activité couverts par l'ONG (à classer selon la logique du fonctionnement de l'ONG) accompagnée des indications budgétaires et de leur évolution sur les cinq années.

Les indications budgétaires seront présentées sous la forme de tableaux. 5.3.2. Partenariat 5.3.3. Stratégie et approche méthodologique 5.3.4. Nombre global prévu de boursiers pour les cinq années 5.4. Nouvelles formes d'envoi 5.4.1. Contexte et objectifs spécifiques par pays/régions et par secteurs d'activité couverts par l'ONG (à classer selon la logique du fonctionnement de l'ONG) accompagnée des indications budgétaires et de leur évolution sur les cinq années.

Les indications budgétaires seront présentées sous la forme de tableaux. 5.4.2. Partenariat 5.4.3. Stratégie et approche méthodologique.

Annexe 3 Schéma pour un plan d'action Le schéma proposé doit être, comme mentionné à l'article 1er, 9°, de l'arrêté royal, la concrétisation du programme. Il sera complété selon le modèle suivant : N.B. Dans la suite de ce document ONG signifie également groupement d'ONG. B.1. PARTIE GENERALE 1.1. Modifications des données administratives de l'ONG 1.2. Modifications relatives au personnel et aux structures organisationnelles 1.3. Modifications du programme pertinentes à partir de la deuxième année, classer par type d'activité 1.4. Situation du plan d'action au sein du programme 1.5. Aperçu de la cohérence des actions et de leur situation par type d'activité au sein du programme 1.6. Suivi-évaluation 1.7. Données financières 1.7.1. Budget du plan d'action Pour la consultation du tableau, voir image

Annexe 4 Pièces à fournir pour la constitution du dossier d'agrément en ce qui concerne la demande d'agrément d'une fédération Conformément à l'article 21, 1°, de l'arrêté royal, une fédération doit à la date de la demande d'agrément être fondée conformément à la loi du 27 juin 1921Documents pertinents retrouvés type loi prom. 27/06/1921 pub. 19/08/2013 numac 2013000498 source service public federal interieur Loi sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer par laquelle les associations sans but lucratif et les institutions d'utilité publique se sont vues accorder la personnalité juridique. Le dossier d'agrément doit contenir les éléments suivants : 1. Pièces pour l'identification d'une fédération ayant la forme juridique d'une ASBL.a) Nom de la fédération.b) Adresse du siège social.c) Adresse du secrétariat.d) Nom, prénom, profession, domicile, nationalité, attestation de nationalité et certificat de bonne vie et moeurs des représentant(e)s.e) Nom, prénom, profession, domicile et nationalité des membres du conseil d'administration.f) La liste des membres telle que déposée au greffe du tribunal civil du lieu où la fédération a son siège social et la preuve du dépôt de cette liste.g) Organigramme relatif à la distribution des tâches et des procédures décisionnelles.h) Statuts coordonnés complets tels qu'en vigueur au moment du dépôt de la demande d'agrément et une copie de la publication de ces statuts et de leurs modifications dans les annexes au Moniteur belge avec mention de la date et du lieu de la publication.i) L'arrêté de désignation des membres du conseil d'administration tel que publié dans les annexes au Moniteur belge, avec mention de la date et du lieu de publication et le cas échéant, la décision de transfert de compétence du conseil d'administration.2. Une liste des ONG membres de la fédération et reconnues conformément à l'arrêté royal.3. Note décrivant la manière dont la fédération associe au sein des organes de direction et d'avis toutes les tendances d'opinions significatives existant parmi ses membres.4. Une copie de la décision du conseil d'administration qui fixe le montant des contributions des membres. Annexe 5 Modèle d'un rapport annuel 1. Introduction Le rapport annuel de l'ONG, visé à l'article 10 de l'arrêté royal, est composé d'un Rapport d'activités et d'un Rapport financier sur les activités prévues dans le plan d'action.2. Le Rapport d'activités Pour chaque action prévue dans le plan d'action une description de l'exécution est donnée et comparée avec le planning.Les divergences entre le planning et l'exécution sont motivées. Pour chaque action sont précisés les résultats obtenus, les difficultés rencontrées, le travail accompli par le personnel, les évaluations réalisées et les incidences sur le développement ultérieur prévu.

Le Rapport d'activités décrit également brièvement les activités de l'ONG qui ont été exécutées pendant la même période et qui ne sont pas à charge du subside du plan d'action. 3. Le Rapport financier 3.1. Le Rapport financier donne pour chaque activité un aperçu des dépenses réellement effectuées, comparé avec le budget approuvé. Cet aperçu reprend la même division que la division en budgets et en rubriques générales figurant dans le plan d'action approuvé. Dans certains cas spécifiques, le Rapport financier doit indiquer, outre les dépenses réellement effectuées, les recettes effectivement réalisées, liées à l'activité ou à la rubrique générale concernée.

C'est le cas notamment d'intérêts provenant d'investissements de subsides.

Le Rapport financier intègre également le Rapport financier annuel de l'ONG. 3.2. Deux types de dépenses sont à prévoir : 1° dépenses ONG : dépenses réalisées par l'ONG et inscrites dans la comptabilité de l'ONG.Pour chaque action, les dépenses sont mentionnées dans le Rapport financier, directement en BEF. 2° dépenses locales : dépenses réalisées dans le pays partenaire par l'(les) organisation(s) locale(s) associée(s) à la gestion de l'activité dans le pays partenaire et qui sont inscrites dans la (les) comptabilité(s) de cette (ces) organisation(s) dans le pays partenaire.Ces dépenses sont mentionnées dans le Rapport financier, d'abord dans la monnaie dans laquelle elles ont été réalisées et ensuite, après conversion par un cours de change adapté, en BEF. Les tableaux du Rapport financier indiquent la distinction entre les dépenses ONG et les dépenses locales. 3.3. La comptabilité de l'ONG doit être organisée d'une telle manière que les dépenses ONG, telles que reprises dans les Rapports financiers relatifs aux différentes activités, soient distinguées en tant que telles dans la comptabilité et dans le Rapport financier annuel de l'ONG. 3.4. Quant aux dépenses locales, reprises dans les Rapports financiers relatifs aux activités, les comptabilités de l'ONG et des organisations locales doivent être organisées d'une manière telle qu'il y ait correspondance entre : - la rubrique de la comptabilité de l'ONG relative aux transferts de fonds à l'(aux) organisation(s) locale(s) au profit de l'activité menée dans le pays partenaire, d'une part; - la rubrique correspondante dans la (les) comptabilité(s) de l'(des) organisation(s) locale(s) dans le pays partenaire qui en est le pendant, notamment les recettes provenant de transferts de fonds de la part de l'ONG au profit de l'activité visée, d'autre part. 3.5. En ce qui concerne les dépenses ONG, les pièces comptables et les pièces justificatives correspondantes doivent être à la disposition des instances de contrôle au siège de l'ONG en Belgique. Par pièces justificatives, on entend les pièces probantes originales telles que : extraits de comptes, récépissés, justificatifs de paiement, factures, pièces comptables, notes de frais, documents de revalorisation, etc.

En ce qui concerne les dépenses locales, l'ONG doit également tenir les pièces comptables et les pièces justificatives correspondantes à la disposition des instances de contrôle, au siège de l'ONG en Belgique. Sont considérées comme pièces justificatives, les originaux ou les copies des pièces probantes énumérées ci-dessus. Les copies n'entrent en ligne de compte que si les originaux sont disponibles auprès de l'(des) organisation(s) locale(s). Comme pièces probantes relatives aux dépenses locales, entrent également en considération les rapports d'audits originaux et fiables sur la comptabilité de l'(des) organisation(s) locale(s), lorsque ces rapports remplacent les pièces probantes relatives aux dépenses. Les achats effectués avec le subside prévu pour le plan d'action doivent respecter les règles de l'appel à la concurrence. 4. Rapport d'activités, Rapport financier et contrôles Le Rapport d'activités ainsi que le Rapport financier doivent être rédigés de manière à permettre un contrôle régulier et efficace dont les modalités seront précisées.Contrôle des objectifs atteints et du contenu des activités réalisées par rapport au plan d'action approuvé en ce qui concerne le Rapport d'activités. En ce qui concerne le Rapport financier : Contrôle de l'exécution du budget approuvé pour le plan d'action et du respect des lois coordonnées sur la comptabilité de l'Etat du 17 juillet 1991. 4.1. L'administration définit une structure aux ONG pour une partie des données du Rapport d'activités et pour certaines données financières de l'ONG. Cette structure devrait notamment permettre à l'ONG de transmettre ces données à l'administration de manière automatisée. Les ONG peuvent toutefois continuer à les transmettre de manière non automatisée, moyennant des formulaires spécialement conçus à cette fin. Pour les données du rapport d'activités qui ne sont pas concernées par la structure imposée par l'administration, l'ONG utilise une division spécifique. 4.2. Les données financières concernées par la structure visée ci-dessus, concernent les dépenses, les recettes et le cash-flow de l'ONG. Ces données seront contrôlées par le réviseur d'entreprise de telle manière que les résultats de ce contrôle puissent être directement utilisés par l'administration selon des termes de référence définis par elle. Le Rapport financier doit permettre de contrôler de manière séparée : - les données relatives aux dépenses, aux recettes et au cash-flow de l'ONG, présentées suivant la structure visée ci-dessus, d'une part; - les postes correspondants du Rapport financier annuel de l'ONG, d'autre part.

L'annexe 5bis précise les modalités selon lesquelles le contrôle sera effectué et de quelle manière les rapports doivent être rédigés.

Annexe 5bis Modalités de présentation du rapport d'activités et du rapport financier justifiant l'utilisation des subsides octroyés pour le financement d'un plan d'action I. Dispositions générales On entend par comptabilité coordonnée visée à l'article 15 de l'arrêté royal l'ensemble des comptabilités des ONG membres du groupement d'ONG. L'ONG leader, est responsable de l'introduction de la comptabilité coordonnée et veiller à ce que les liens entre ces différentes comptabilités soient clairement établis de manière à garantir une lecture univoque et transparente en vue du contrôle de l'utilisation du subside conformément au plan d'action approuvé. 1° Comptes spécifiques et intérêts L'ONG ou, pour les groupements d'ONG, l'ONG leader doit ouvrir en Belgique un compte spécifique par type d'activité défini à l'article 8 de l'arrêté royal.Sur ce compte, sera versée la contribution-ONG afférente au type d'activité.

Les fonds non immédiatement utilisés peuvent faire l'objet d'un placement sans risque. Pour ce faire, les comptes spécifiques belges à vue peuvent être jumelés avec des comptes à terme ou d'épargne pour autant que ces comptes restent spécifiques au type d'activité concerné et ne soient utilisés qu'aux seules fins de placement. Le relevé des mouvements bancaires de ces comptes annexes est joint au rapport financier. Les intérêts créditeurs de ces placements reviennent au type d'activité concerné selon les mêmes modalités que telles prévues pour le subside principal.

Toutes les opérations financières relatives à un type d'activité sont effectuées exclusivement à partir du compte spécifique en Belgique ouvert à cet effet, à savoir - au crédit du compte : la contribution-ONG, la subvention de l'administration (4 tranches), les intérêts et les recettes générées en Belgique, à l'exclusion de toutes autres sources de financement; - au débit du compte : toutes les dépenses relatives à l'exécution des actions concernées, y compris les transferts effectués au profit des partenaires locaux.

Toutes les charges ou produits directement imputables à l'exécution d'un plan d'action subventionné seront payés exclusivement à partir du compte spécifique y afférent. Les frais de personnel travaillant en Belgique ainsi que les frais de fonctionnement de l'ONG tels que ventilés dans les modèles 2 et 3 peuvent être payés à partir d'un compte général.

Si une partie du subside est transférée à un membre d'un groupement d'ONG, ce dernier doit ouvrir un compte spécifique pour chaque type d'activité auquel il participe. Ces comptes doivent respecter les modalités susmentionnées. 2° Annualité des charges Les charges encourues par l'ONG en Belgique prises en considération pour la justification du plan d'action sont les charges imputées à l'exercice comptable correspondant à l'année du plan d'action.Le réviseur d'entreprise vérifie la correcte imputation de ces charges.

Les transferts financiers vers les partenaires locaux doivent être effectués entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année civile à laquelle se rapporte le plan d'action, tant pour ce qui concerne la contribution de l'ONG que le subside. Ces transferts sont mentionnés dans le rapport financier au moyen du tableau - modèle 7c.

Les pièces justificatives afférentes aux charges encourues localement dans le cadre du financement de partenaire peuvent porter des dates de l'année civile qui suit celle du plan d'action. Ces dates ne peuvent cependant être comprises qu'entre le 1er janvier et le 31 mai. Ces charges sont à justifier dans le rapport financier que l'ONG belge remet à l'administration au plus tard le 31 mai.

Les notes de crédit sont obligatoirement reprises dans la comptabilité. Elles sont signalées à l'administration même si l'action est terminée et a déjà fait l'objet d'une justification finale. 3° Contribution de l'ONG 3.1. Subsides d'autres pouvoirs publics Pour les activités de type "financement du partenaire", "éducation" et "offre de services", les subsides attribués par d'autres pouvoirs publics que l'administration peuvent intervenir pour 50 % au maximum dans la contribution de l'ONG ou du groupement d'ONG. Ce pourcentage est porté à 70 % si l'ONG ou le groupement d'ONG n'exerce que des activités de type "éducation" et/ou "offre de services".

Si de tels subsides dépassent le montant maximum autorisé, le surplus devra être défalqué du coût total de l'action considérée. 3.2. Valorisation Pour les activités de type "éducation" et "offre de services", les subsides des pouvoirs publics autres que l'administration peuvent consister en des aides à l'emploi. L'ONG ou le groupement d'ONG, ne pouvant verser le montant de telles aides sur le compte spécifique, doit indiquer à l'aide de pièces probantes de quelle manière de valoriser ces aides. Ces pièces justificatives sont presentées en même temps que les preuves concernant l'apport propre. 4° Revenus générés 4.1. Financement du partenaire Les produits financiers nets directement imputables à l'apport belge (administration et ONG) générés par un compte bancaire local de l'ONG belge doivent être affectés à la réalisation de l'action concernée et dûment justifiés.

A l'issue de l'action, le solde créditeur éventuel dont l'importance ne couvre pas les frais de transfert vers le compte spécifique en Belgique, est remis au partenaire local. 4.2. Education Pour les activités de type "éducation" uniquement, les revenus générés par les activités peuvent intervenir dans la contribution de l'ONG ou du groupement d'ONG. 4.3. Offre de services Si le preneur de service, pour payer à l'ONG offrant les services, fait appel en tout ou en partie à un subside de l'administration, alors ce paiement ne peut pas faire partie de la contribution de l'ONG offrant les services. 5° Financement du partenaire Pour le type d'activité "Financement du partenaire", sont d'application les dispositions suivantes : - Les frais de préparation doivent respecter l'annualité des charges telle que définie au point 2 ci-dessus.Ces frais peuvent se rapporter tant à des actions qui figurent dans le plan d'action présenté que dans le plan d'action suivant. La subsidiation de ces frais n'est pas liée à l'approbation des actions auxquelles ils sont liés mais à l'approbation de la partie du plan d'action où est motivée de façon globale la politique suivie par l'ONG en cette matière et où sont justifiés les montants demandés. Pour assurer la transition avec la nouvelle réglementation, des frais de préparation liés à des actions approuvées du plan d'action 1998 peuvent être couverts par l'apport propre, si ces frais sont intervenus avant le 1er janvier 1998. - Les frais des missions de suivi effectuées dans un pays partenaire peuvent être imputés à charge des frais de fonctionnement des actions pour autant qu'ils aient été planifiés et justifiés comme tels dans le budget des actions. - Les frais d'expédition ne peuvent, sans accord préalable de l'administration, s'élever à plus de 20% de la valeur des biens expédiés. - Les transferts de fonds vers une action dans un pays en voie de développement doivent obligatoirement se faire par virements de compte bancaire à compte bancaire. Les comptes locaux sur lesquels sont versés les fonds transférés ne doivent pas être réservés exclusivement aux seules dépenses et recettes afférentes à l'action approuvée par l'administration.

Une dérogation est possible lorsque le système financier d'un pays est dans un état de délabrement tel qu'il ne permet plus les transferts.

Cette dérogation doit cependant répondre à deux conditions : 1. elle doit être concertée au préalable avec l'administration;2. elle doit répondre le mieux possible au principe de transparence. - Le taux de change effectif appliqué lors des transferts est mentionné pour les dépenses locales. Les frais bancaires, tant en Belgique qu'à l'étranger, relatifs aux transferts de fonds doivent apparaître comme tels dans les justificatifs. - L'accord de collaboration avec le partenaire local doit prévoir au plus tard au terme de l'action un transfert des droits de propriété des biens acquis au cours de l'action au bénéfice du partenaire local.

La comptabilité locale doit répondre aux obligations légales du pays en matière comptable. Le partenaire local doit tenir un livre de caisse local par action subsidiée par l'administration.

Au terme de l'action, est joint au rapport annuel le document établi par le partenaire local pour acter la réception des biens et son engagement à les utiliser à la poursuite des objectifs définis en faveur du groupe cible. 6° Soutien de boursiers L'ONG qui a obtenu des subsides pour le soutien d'un boursier établit une déclaration sur l'honneur attestant que le boursier satisfait aux conditions émises à l'article 19 de l'arrêté royal.Elle demande également au boursier de signer une déclaration sur l'honneur par laquelle il s'engage à intégrer, après sa formation, une action de développement dans un pays partenaire. Ces documents sont joints au rapport annuel.

II. Modalité de contrôle 1° L'ONG doit tenir une comptabilité en partie double dans laquelle une distinction des charges/produits est faite par nature mais aussi par destination (selon l'activité et/ou l'action).2° L'accord de collaboration avec le partenaire local doit prévoir explicitement que l'administration puisse se rendre au siège du partenaire local pour y obtenir des informations sur la gestion de l'apport belge et les réalisations effectuées ou en cours grâce à cet apport. III. Présentation du rapport annuel d'un plan d'action Les rapports d'activités et financier du plan d'action, établis sur base des dispositions contenues dans l'annexe 5, seront structurés de la manière suivante : A. Volet général Le volet général comprend les données financières suivantes : 1. Liste de l'ensemble des produits et des charges de l'ONG Cette liste (modèle 1) reprend tous les produits perçus par l'ONG au cours de l'année du plan d'action, cela concerne tant les produits générés par les activités propres de l'ONG que les subsides octroyés par les donateurs publics. La liste reprend également toutes les charges de l'ONG au cours de l'année du plan d'action. Ces charges sont ventilees de deux manières : d'une fait sur base du fait qu'elles soient ou non imputées à charge des subsides de l'administration, d'autre part selon leur affectation de manière similaire aux produits.

Cette liste est signée par le réviseur d'entreprise. Pour les groupements d'ONG, une liste est élaborée par membre du groupement. 2. Tableau des "Frais administratifs" de l'ONG Les frais administratifs qu'ils soient ou non calculés sur une base forfaitaire, figurent dans ce tableau (modèle 2). Pour les groupements d'ONG, l'ONG leader introduit un tableau par membre. 3. Ventilation des dépenses de personnel de l'ONG L'ONG dresse par année civile un liste de tout le personnel de l'ONG. Pour les groupements d'ONG, la liste est dressée par membre du groupement.

Les listes sont tenues au siège de l'ONG (leader). La liste reprend les nom et prénom de chaque membre du personnel, ses qualifications, et la durée de ses prestations, et précise la part du temps que chaque membre du personnel a consacrée aux activités du plan d'action et aux projets financés par l'administration ainsi qu'à d'autres activités non subsidiées par l'administration.

Pour chaque membre du personnel travaillant à temps plein ou à temps partiel au profit d'activités subsidiées par l'administration, est également tenu au siège de l'ONG (leader) un dossier individuel contenant notamment les diplômes et les documents attestant l'ancienneté de l'agent ainsi qu'un état récapitulatif annuel de toutes les dépenses qui le concernent ventilées par type (rémunération brute, ONSS, précompte professionnel, Y).

Le réviseur signe les listes du personnel ainsi que les états récapitulatifs individuels.

Un tableau récapitulatif contrôlé par le réviseur d'entreprise est présenté à l'administration qui reprend uniquement les personnes travaillant à temps plein ou à temps partiel au profit d'activités subsidiées par l'administration (voir modèle 3).

Pour les groupements d'ONG, un tel tableau sera dressé par chacun des membres.

B. Volet spécifique Ce second volet reprend les données spécifiques à chaque type d'activité. Pour les groupements d'ONG, les documents sont élaborés et présentés par l'ONG leader uniquement.

Pour chaque type d'activé, est joint : - un rapport d'activité; - un tableau récapitulatif général des recettes et dépenses (modèles 4a à 4e); - un relevé des opérations bancaires du compte spécifique à vue (modèle 5); - un relevé des mouvements bancaires entre comptes spécifiques à vue et de placement (modèle 6).

Pour le financement du partenaire, sont également joints par action, les tableaux suivants : - un relevé des dépenses belges (modèle 7a); - un relevé des dépenses locales (modèle 7b); - un relevé des transferts de fonds vers le partenaire local (modèle 7c).

Pour la consultation du tableau, voir image