25 SEPTEMBER 1998. - Ministerieel besluit houdende uitvoerings-maatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties

De Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking, Gelet op het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties;

Overwegende dat het onderzoek van de programma's en de actieplannen 1998 heeft doen besluiten tot de noodzaak de tekst van het ministerieel besluit van 11 september 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties, zoals gewijzigd bij het ministerieel besluit van 1 juli 1998, technisch aan te passen aan een zeker aantal feitelijkheden van het terrein;

Gelet op het advies van de inspecteur van financiën, gegeven op 18 augustus 1998;

Gelet op het akkoord van de Minister van Begroting, gegeven op 25 september 1998, Besluit : HOOFDSTUK I. - De erkenning van de niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties

Artikel 1.In uitvoering van artikelen 2 en 3 van het koninklijk besluit betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties (hierna "NGO's" genoemd) en van hun federaties, dient de NGO die wenst erkend te worden een erkenningsdossier in bij het regeringslid, tot wiens bevoegdheid de ontwikkelingssamenwerking behoort (hierna genoemd "de Minister").

Dit dossier bevat de stukken die vermeld zijn in bijlage 1 en wordt verzonden in twee exemplaren.

De NGO moet de administratie, binnen een maand, elke wijziging van de gegevens die in het erkenningsdossier zijn opgenomen, mededelen.

Bij de erkenning van een vereniging zonder winstoogmerk, een instelling van openbaar nut of een vennootschap met een sociaal oogmerk, die ontstaan is uit een fusie of uit een splitsing van (een) NGO('s) die voorheen erkend waren (was), zal de Minister rekening houden met de ervaring en met de capaciteit van de vroeger erkende NGO('s). HOOFDSTUK II. - Subsidies aan de NGO's Afdeling 1. - Programma's

Art. 2.§ 1. In toepassing van artikel 7 van het koninklijk besluit dient de erkende NGO die wenst te genieten van een subsidie een programma in bij de Minister overeenkomstig het schema in bijlage 2.

Dit programma wordt ingediend in vier exemplaren.

De administratie doet een voorstel aan de Minister en steunt daarbij onder meer op de volgende elementen : 1° het advies van onafhankelijke experts;2° de studie van evaluaties die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op activiteiten van de betrokken NGO('s). Met het oog op het beoordelen van de programma's die hem gedurende het jaar voor 30 juni worden voorgelegd, zal de Minister ten laatste op 31 maart, aan de administratie, aan de NGO's en aan hun federaties, zijn prioriteiten, zijn beoordelingscriteria en de eventuele wijzigingen aangebracht aan deze prioriteiten en criteria meedelen. Zoniet gelden voor deze beoordeling de prioriteiten vastgesteld in het voorgaande jaar, alsmede de geldende criteria.

Anderzijds, zal de administratie een dialoog voeren met iedere NGO en de betrokken federatie(s).

De Minister zal het programma geheel of gedeeltelijk goedkeuren, of het verwerpen, uiterlijk op 31 augustus van het jaar voorafgaand aan het startjaar van het programma. § 2. Gedurende de uitvoering van het programma kan jaarlijks vóór 30 juni een programmawijziging worden ingediend. De NGO maakt de programmawijziging in vier exemplaren over aan de Minister en verantwoordt waarom zich een wijziging opdringt.

Hier wordt bedoeld een wijziging in verband met de te bereiken doelstellingen, de te realiseren soorten van activiteiten, de verhouding tussen de vier soorten van activiteiten of een wijziging in de samenstelling of de ontbinding van het samenwerkingsverband, of het ontstaan van een nieuw samenwerkingsverband bedoeld in artikel 14 van het koninklijk besluit.

De Minister keurt de programmawijziging goed of verwerpt ze uiterlijk op 31 augustus van het jaar waarin de programmawijziging werd ingediend.

Art. 3.§ 1. De activiteiten van de soort 'partnerfinanciering', zoals bepaald in artikel 8, 1°, van het koninklijk besluit : 1° dienen gebaseerd te zijn op een samenwerkingsakkoord met de lokale partner dat uiterlijk bij het jaarrapport wordt gevoegd;2° dienen in de partnerlanden uitgevoerd te worden;3° dienen, indien ze niet in de partnerlanden uitgevoerd worden, rechtstreeks de lokale partner ten goede komen en gerechtvaardigd te worden in functie van het actieplan;4° dienen de lokale overname en de duurzaamheid tot doel te hebben, volgens modaliteiten die in de samenwerkingsakkoord worden vermeld.5° zijn onderworpen aan de specifieke regelgeving opgenomen in artikel 3bis wanneer zij betrekking hebben op de activiteiten van medefinanciering zoals gedefinieerd in artikel 3bis, § 1, in de partnerlanden.De partnerlanden zijn deze bedoeld in artikel 1, 5° van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en hun federaties.

Wanneer deze activiteiten aanleiding geven tot de indienstneming van lokaal personeel door de Belgische NGO, moeten minstens dezelfde voordelen en barema's worden toegekend als deze die gelden voor het plaatselijk openbaar ambt. § 2. De activiteiten van de soorten 'educatie' en 'dienstverlening', zoals bepaald in artikel 8, 2° en 3°, van het koninklijk besluit, mogen geen fondsenwerving op het oog hebben en mogen niet dienen om de algemene beheerskosten van de NGO in België of de kosten die bestemd zijn voor informatie betreffende activiteiten van 'partnerfinanciering' of 'uitzenden van personen' te dekken. § 3. Om in aanmerking te worden genomen, moeten de activiteiten van de soort 'educatie' : - tot doel hebben de bevolking van België of afgebakende groepen van deze bevolking te sensibiliseren en te vormen in verband met ontwikkelingssamenwerking en internationale samenwerking; - een geheel vormen dat conceptueel en methodologisch coherent is; - steunen op een organisatiestructuur die in het bijzonder is aangepast aan de socio-educatieve actie. § 4. Om in aanmerking te worden genomen, moeten de activiteiten van de soort 'dienstverlening' : - tot doel hebben het werk van de NGO's en/of hun lokale partners te vergemakkelijken en te ondersteunen; - een geheel vormen dat conceptueel en methodologisch coherent is; - steunen op een uitdrukkelijke vraag van de NGO-sector; - steunen op een aangepaste organisatiestructuur. § 5. De verhouding tussen de loonkosten en de financiering voorzien voor de activiteiten van de soort 'educatie' of 'dienstverlening' moet worden verantwoord in het actieplan. Deze verantwoording gebeurt op basis van de coherentie, de ontwikkelingsrelevantie, de duurzaamheid/impact en de methodologische aanpak. De activiteiten van de soort 'educatie' bevorderen de actieve deelname van de begunstigden; dit moet worden aangetoond. § 6. De activiteiten van de soort 'uitzenden van personen', zoals bepaald in artikel 8, 4°, van het koninklijk besluit, dienen, voor wat betreft het inzetten van NGO-coöperanten en de toekenning van beurzen, gebaseerd te zijn op een vraag van de lokale partner welke moet aangetoond worden aan de hand van een samenwerkingsakkoord dat bij het jaarrapport wordt gevoegd.

Het inzetten van de NGO-coöperant gebeurt op basis van een contract van bepaalde duur van maximum vierentwintig maanden. De acties van de NGO-coöperant moeten voortvloeien uit een overleg met de lokale partner waarbij de positieve effecten van de actie gegarandeerd worden. Deze garanties en hun uitvoeringsmodaliteiten moeten worden vermeld in het samenwerkingsakkoord. § 7. Een erkende NGO kan, alleen of samen met andere NGO's, een subsidie verkrijgen voor de regionale coördinatie van activiteiten van 'uitzenden van personen' en 'partnerfinanciering' en het opvolgen van de partnerrelaties in eenzelfde land of in een grotere regio. De verhouding tussen de kosten van de regionale coördinatie en de financiering van de te coördineren activiteiten moet worden verantwoord in het actieplan.

De subsidie voor de werkingskosten verbonden aan de regionale coördinatie van NGO-coöperanten wordt geregeld volgens artikel 9, 2°.

Om te genieten van de subsidie moeten activiteiten van regionale coördinatie enkel voldoen aan de voorwaarde vermeld in § 1, 2° van dit artikel.

Art. 3bis.§ 1. Voor de toepassing van dit artikel wordt verstaan onder de activiteiten van medefinanciering bedoeld in artikel 3, § 1, 5°, één of meerdere van de volgende initiatieven : 1° het toekennen van kredieten aan bepaalde doelgroepen, zoals beschreven in § 2;2° het oprichten of het ondersteunen van een spaar/kredietsysteem, waarbij het toekennen van krediet wordt afhankelijk gesteld van ingezameld spaargeld bij de betrokken doelgroep;3° het oprichten van een waarborgfonds om de toegang tot krediet te ondersteunen en te verzekeren zowel van individuele ontleners als van groepen of verenigingen. § 2. De doelgroepen, bedoeld in § 1, 1°, worden gekenmerkt door het feit dat zij, om uiteenlopende redenen, geen of zeer moeilijk toegang hebben tot leningen via het formele financiële systeem en kunnen bestaan uit : - individuele personen of personen georganiseerd in groepen; - verenigingen van producenten; - micro-ondernemers. § 3. De erkende NGO die wenst te genieten van een subsidie voor één van de in § 1 gedefinieerde activiteiten dient bij de indiening van haar programma of actieplan te voldoen aan elk van de volgende voorwaarden : 1° zij beschikt over een nuttige en actuele ervaring van minimum 3 jaar in de sector van financiering en is bekwaam om de nodige opleiding terzake te garanderen;deze ervaring wordt aangetoond aan de hand van haar jaarverslagen of andere relevante rapporten; 2° zij toont aan dat de lokale wetgeving voor het uitoefenen van de bedoelde activiteiten gerespecteerd is;3° zij staat in voor de bijzondere beroepskennis van haar lokale partner in de kredietsector;deze partner staat in voor de continuïteit van de actie nadat de externe steun is stopgezet; 4° zij toont haar vertrouwdheid aan met de locale cultuur;5° zij geeft bij de voorstelling van het actieplan of het project de financieringsactiviteiten afzonderlijk en ondubbelzinnig aan;6° zij verzekert dat, in geval van uitbouw van een spaar-kredietsysteem zoals bedoeld in § 1, 2°, de spaargelden gecollecteerd worden door de lokale partner;7° zij stelt een gedetailleerd jaarlijks ondernemingsplan op voor elk van de geplande financieringsactiviteiten in het kader van een project. Dit ondernemingsplan bevat in elk geval : - het geheel van doelstellingen die worden beoogd met de voorgestelde financieringsactiviteit, op basis van één of meer van de volgende elementen : begunstigden, grootte van de ontleende bedragen, intrestvoeten, terugbetalingsgraad, beheers- en andere kosten, inflatie, mobilisatie van spaargeld; - de boekhoudkundige balans; - een omschrijving van de overdracht van verantwoordelijkheden naar de lokale instituten en de wijze waarop men op termijn financiële en institutionele duurzaamheid hoopt te bereiken. § 4. Voor wat betreft de kredietfondsen, bedoeld in § 1, 1° en 2° : - in geval de totale kredietportefeuille per project of per deelactie groter is dan 3 miljoen BEF of dit bedrag in een latere projectfase zal bereiken, moet duidelijk worden aangetoond dat het kredietfonds in een ten aanzien van de lokale partner aparte rechtspersoon is ondergebracht, met eigen beheerssysteem en opvolgings- en evaluatiemechanismen; - indien de kredietportefeuille per project of per deelactie over de totale projectduur kleiner is dan of gelijk aan 3 miljoen BEF kan volstaan worden met een kwalitatieve beschrijving van de doelstellingen, het aantonen hoe men aan het gevraagde kredietbedrag komt, en hoe een efficiënt beheer wordt opgezet. De verslaggeving erover wordt opgenomen in het jaarverslag zoals bedoeld in bijlage 5bis; - indien de kredietportefeuille per project of per deelactie over de totale projectduur groter is dan 3 miljoen BF wordt het ondernemingsplan volledig uitgewerkt zoals voorzien in § 3, 7°, en wordt hierover jaarlijks gerapporteerd. § 5. Voor wat de waarborgfondsen, bedoeld in § 1, 3°, betreft, brengt de NGO bovendien volgende elementen aan : 1° het bewijs dat de bank of kredietinstelling die optreedt als lener, als dusdanig wordt erkend overeenkomstig de plaatselijke reglementering en opereert conform de plaatselijk toepasselijke wetgeving en gewoonterechtelijke gebruiken;daartoe levert men het bewijs van voorafgaande toelating en omschrijft men de verantwoordelijkheid van de kredietverstrekker, de wijze van bijhouden van boekhouding en schrifturen en de toepasselijke ratio's; 2° een nauwkeurige omschrijving van haar verbintenissen per afzonderlijk dossier;3° het bewijs dat zij, ingeval van juridische betwistingen bij schadegevallen, de nodige gespecialiseerde bijstand kan bekomen. § 6. Aandelenparticipaties worden in geen geval, rechtstreeks noch onrechtstreeks, met subsidies gefinancierd. § 7. De rapportering dient te gebeuren zoals aangegeven in bijlage 5bis en voor elk ondernemingsplan.

Indien blijkt dat de NGO niet voldoet aan de bepalingen opgesomd in § 4, § 5 of § 6 van artikel 3bis, of dat de actie niet overeenkomstig is met de wetgeving van het partnerland, kan dit aanleiding geven tot uitsluiting van toekomstige financieringsactiviteiten, tot de terugvordering van het niet verantwoorde deel van de subsidie, en tot intrekking van de erkenning van de NGO overeenkomstig de bepalingen van artikel 5 van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelings-organisaties en hun federaties.

De samenwerkingsakkoord met de lokale partner waarvan sprake in artikel 3, § 1, 1°, moet bepalen dat voor de activiteiten zoals gedefinieerd in artikel 3bis, § 1, de administratie of zijn afgevaardigde op elk moment kan overgaan tot een controle van de toegekende subsidie. § 8. Het eigendomsrecht van alle vaste en vlottende activa, verworven uit hoofde van de medefinanciering, wordt ten laatste bij het einde van de periode waarvoor de financiering werd toegestaan, door de NGO overgedragen aan de lokale partner bedoeld in § 3, 3°.

Deze overdracht gebeurt onder de volgende voorwaarden : 1° de activa worden overgedragen aan de lokale partner, die rechtspersoonlijkheid bezit, overeenkomstig de wetgeving van het land waarin de actie wordt uitgevoerd;2° de NGO draagt er zorg voor dat de lokale partner de vooropgestelde doelstellingen van de actie nastreeft, evenals dat de beoogde doelgroep zal genieten van de voordelen van de financiering;3° de overdracht sluit uit dat de NGO aandeelhouder blijft van de betrokken entiteit en verhindert enige vorm van winstuitkering;4° het samenwerkingsakkoord met de lokale partner waarvan sprake in artikel 3, § 1, 1°, moet bepalen dat de administratie op het ogenblik van de overdracht aan de NGO kan vragen verder verslag uit te brengen over het beheer van de vaste en vlottende activa door de lokale partner, die er eigenaar van is.Deze periode kan gaan tot 5 jaar na het beëindigen van de betreffende medefinanciering. De administratie bepaalt welke gegevens in de verslaggeving dienen te worden vermeld; 5° een overeenkomst, houdende eigendomsoverdracht, dient te worden opgemaakt door de Belgische NGO, ten gunste van de lokale partner en toegevoegd aan het eindverslag van de actie;6° in het geval van waarborgfondsen, wordt de eigendom van het totaal van de niet-verloren garanties verhoogd met de gerecupereerde uitgeoefende garanties en met de intresten die werden gegenereerd door het fonds en aan het kapitaal toegevoegd, overgedragen aan de lokale partner, bedoeld in § 3, 3°, ten laatste 5 jaar na het einde van de periode van medefinanciering.Gedurende de overgangsperiode blijft de Belgische NGO het beheer van het fonds verderzetten. Bij de eigendomsoverdracht wordt een volledige afrekening gevoegd van de verrichtingen van het fonds. § 9. In geval de eigendomsoverdracht niet kan plaatsvinden onder de voorwaarden voorzien in § 8, dient de NGO een omstandig gemotiveerd verzoek tot afwijking, houdende alternatieve voorstellen tot overdracht, in bij de bevoegde Minister. Afdeling 2. - Actieplannen

Art. 4.In toepassing van artikel 9 van het koninklijk besluit dient de erkende NGO die wenst te genieten van een subsidie een actieplan in bij de Minister overeenkomstig het schema in bijlage 3. Dit actieplan wordt ingediend in vier exemplaren.

De administratie doet een voorstel aan de Minister en kan daarbij onder meer steunen op de volgende elementen : 1° het advies van onafhankelijke experts;2° de studie van evaluaties die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op activiteiten van de betrokken NGO('s);3° de beschikbare kredieten ingeschreven in de begroting. De administratie zal een dialoog voeren met iedere NGO en de betrokken federatie(s).

De Minister zal het actieplan geheel of gedeeltelijk goedkeuren, of het verwerpen, uiterlijk op 31 december van het jaar dat aan de uitvoering van het actieplan voorafgaat.

Art. 5.Aanpassingen van het actieplan zijn mogelijk tijdens de uitvoering ervan op voorwaarde dat ze ernstig gemotiveerd worden. De NGO brengt de administratie schriftelijk op de hoogte van de aanpassingen en de redenen hiervoor.

Zonder afbreuk te doen aan artikel 19 wordt hier bedoeld een aanpassing in verband met de te bereiken doelstellingen en de omvang van de te realiseren soorten van activiteiten.

De Minister deelt de beslissing omtrent het al dan niet goedkeuren van de aanpassingen van het actieplan mee binnen een termijn van één maand volgend op de indiening van het aangepaste actieplan. Afdeling 3. - Subsidies

Art. 6.Na goedkeuring van het actieplan dat jaarlijks de activiteiten bedoeld in artikel 8 van het koninklijk besluit nader omschrijft, na storting van de nodige middelen bedoeld in artikelen 13, lid 2 en 14, lid 2 van het koninklijk besluit en na het in rekening brengen van een eventuele valorisering met betrekking tot de activiteiten bedoeld in artikel 8, 2° en 3° van het koninklijk besluit, wordt een eerste schijf van de goedgekeurde subsidie uitbetaald. De totale subsidie wordt uitbetaald per schijf van vijfentwintig percent per kwartaal en rekening houdend met artikelen 6, 11 tot 14, 16 en 18 van het koninklijk besluit en met de bepalingen van dit ministerieel besluit.

De totale subsidie voor de activiteiten bedoeld in artikel 8 van het koninklijk besluit, 1° tot 3°, wordt tot maximum vijfenzeventig of vijfentachtig percent van de totale kostprijs uitbetaald, onverminderd de toepassing van artikel 12 van het koninklijk besluit.

Het betaalde bedrag komt overeen met dat van de goedgekeurde subsidie, waarvan eventueel een niet-verantwoord bedrag van een voorgaand jaar wordt afgetrokken. Elk jaar beschikt de NGO over het volledige bedrag dat overeenstemt met de subsidie die goedgekeurd werd om het actieplan uit te voeren.

Het betaalde bedrag kan eventueel worden geregulariseerd zoals voorzien in artikel 16, § 3 van het koninklijk besluit.

Art. 7.De NGO die een aanvraag, bedoeld in artikel 14, 3°, van het koninklijk besluit, indient, kan genieten van een jaarlijkse subsidie voor de personeels- en werkingskosten van maximum twaalf voltijdse personeelsleden. Het aantal personeelsleden dient te worden gerechtvaardigd in functie van het actieplan.

Art. 8.§ 1. De NGO die in het kader van een goedgekeurd actieplan NGO-coöperanten uitzendt die beantwoorden aan de voorwaarden bepaald in uitvoering van artikel 17 van het koninklijk besluit, betaalt een maandelijks bedrag van achttienduizend zevenhonderdvijftig frank aan de NGO-coöperant die voltijds tewerkgesteld is en van negenduizend driehonderdvijfenzeventig frank aan de NGO-coöperant die halftijds tewerkgesteld is. Een halftijdse tewerkstelling kan slechts in aanmerking komen voor subsidiëring voorzover het de samenwonende partner betreft van een gesubsidieerde en voltijds tewerkgestelde NGO-coöperant. § 2. In het geval dat de NGO-cooperant gezinshoofd is, dient een gezinstoelage te worden voorzien, welke gelijk is aan het maandelijks basisbedrag vermenigvuldigd met de coëfficiënt 0,4 en wordt toegekend aan de NGO-coöperant waarvan de echtgeno(o)t(e), of de erkende partner waarmee de NGO-coöperant sedert ten minste zes maand samenwoont, geen beroepsinkomen geniet en aan een alleenstaande niet-samenwonende NGO-coöperant met kinderen ten laste.

De herziening van de gezinstoelage wordt toegepast op de eerste dag van de maand volgend op de datum waarop de wijziging is opgetreden. § 3. Er dient eveneens te worden voorzien in een ervaringstoelage, welke gelijk is aan het maandelijks basisbedrag vermenigvuldigd met een coëfficiënt die als volgt wordt vastgelegd : 0,4 : voor minstens twee jaar en minder dan drie jaar ervaring; 0,55 : voor minstens drie jaar en minder dan vier jaar ervaring; 0,7 : voor minstens vier jaar en minder dan zes jaar ervaring; 0,9 : voor minstens zes jaar en minder dan acht jaar ervaring; 1,1 : voor minstens acht jaar en minder dan tien jaar ervaring; 1,3 : voor minstens tien jaar ervaring.

De herziening van de ervaringstoelage wordt toegekend op 1 januari volgend op de datum waarop aan de voorwaarden voor herziening werd voldaan. § 4. Bovendien dient de NGO voor elke NGO-coöperant de subsidie aan te wenden voor de betaling van : 1° kinderbijslag, kraamgeld en adoptiepremies voor eenzelfde bedrag en onder gelijkaardige voorwaarden als deze die voorzien zijn voor de rijksambtenaren in België;2° het schoolgeld in het partnerland voor maximum zestigduizend frank per jaar voor elk kind van de lagere en middelbare onderwijs of van een gelijkwaardig niveau, voorzover voor dit kind kinderbijslag wordt ontvangen in het kader van dit besluit;3° de bijdragen betreffende de regime van de overzeese sociale zekerheid overeenstemmend met deze bedoeld in artikelen 14 en 15 van de wet van 17 juli 1963 betreffende de overzeese sociale zekerheid, zoals gewijzigd op heden.Ze zijn minimaal vastgesteld op drieduizend zeshonderd frank, niet-geïndexeerd, per maand per NGO-coöperant die voltijds tewerkgesteld is en op duizend achthonderd frank, niet-geïndexeerd, per maand per NGO-coöperant die halftijds tewerkgesteld is; 4° een verzekering voor geneeskundige verzorging voor de NGO-coöperant en de leden van zijn gezin. Deze verzekering dekt : a) in België de terugbetaling van de kosten voor geneeskundige verzorging volgens het RIZIV-terugbetalingstarief (stelsel van de verplichte verzekering, niet-W.I.G.W); b) in het buitenland vijfenzeventig percent van de kosten voor geneeskundige verzorging die volgens de RIZIV-nomenclatuur in België recht geven op een terugbetaling;5° een verzekering, voor de NGO-coöperant, tegen schade voortvloeiend uit arbeidsongevallen of ongevallen in het privéleven;6° een repatriëringsverzekering in geval van ziekte, ongeval of overlijden, voor de NGO-coöperant en de leden van zijn gezin. Deze verzekering voorziet minimaal in : a) de organisatie van de repatriëring en de kostendekking van vervoer, medische begeleiding en medische verzorging voor en tijdens de repatriëring van de zieke, gekwetste of overleden persoon;b) de bekostiging van de terugreis na herstel;c) de bekostiging van de reis heen en terug van één persoon die de slachtoffer vergezelt;d) bijstand in geval van overlijden;7° een aanvullende verzekering, voor de NGO-coöperant, voor een gewaarborgd inkomen in geval van ziekte vanaf de zevende maand arbeidsongeschiktheid;8° één reis enkele richting voor de NGO-coöperant en zijn gezin per periode van twaalf maanden van de arbeidsovereenkomst die gefinancierd wordt door de subsidie voorzien in het koninklijk besluit.In geval van vroegtijdige terugkeer van de NGO-coöperant met het akkoord van de Minister, kan de NGO gedurende deze periode aan de NGO-coöperant en zijn gezin een terugreis betalen; 9° de kosten voor de verzending per luchtvracht van 50 kilogram niet-vergezelde bagage per volwassene en 30 kilogram niet-vergezelde bagage per kind, wanneer het gaat om een eerste uitzending, een verandering van land van uitzending of de beëindiging van een uitzending, of een gelijkwaardig bedrag om te laten gelden voor een andere wijze van verzending.10° vormingskosten voor een gemiddeld bedrag per NGO-coöperant, van zestigduizend frank voor het eerste jaar van de arbeidsovereenkomst en van twintigduizend frank per jaar voor de volgende jaren. § 5. Als leden van het gezin van de NGO-coöperant komen in aanmerking de echtgeno(o)t(e), of de erkende partner waarmee de NGO-coöperant sedert ten minste zes maanden samenwoont, en de kinderen waarvoor de bedragen vermeld in § 4, 1°, van dit artikel worden betaald. § 6. In geval van een ziekte of een ongeval die een tijdelijke of blijvende volledige arbeidsongeschiktheid van de NGO-coöperant teweegbrengt, moet de NGO, op verantwoorde aanvraag van de NGO-coöperant, alle uitgaven vermeld in § 1, § 2, § 3, § 4, gedurende maximaal zes maanden verderzetten.

Deze periode wordt beschouwd als een actieve periode voor de vastlegging van de ervaringscoëfficient bedoeld in § 3 en van de rechten beschreven in § 4, 8°. § 7. De in dit artikel vermelde kosten zijn de minimumvoordelen die de NGO aan de uitgezonden coöperant moet waarborgen. Alleen deze kosten komen ten laste van de subsidie.

Art. 9.De subsidie voorzien in artikel 16, § 1, 2°, van het koninklijk besluit, dient om de volgende kosten te dekken : 1° de kosten van de NGO voor de selectie, voorbereiding en begeleiding tijdens en na de zending, daarbij inbegrepen de administratieve kosten en het beheer van de middelen. Deze kosten zijn vastgelegd op vijfduizend tweehonderdveertig frank per NGO-coöperant en per maand; 2° de werkingskosten verbonden aan regionale coördinatie. Deze kosten zijn vastgelegd op tweeduizend negenhonderd frank per NGO-coöperant en per maand voor de periode waarin de NGO-coöperant onder arbeidsovereenkomst staat.

Deze kosten worden niet in aanmerking genomen wanneer ze reeds in het kader van de partnerfinanciering worden gefinancierd. NGO's kunnen samenwerken bij het opzetten van een regionale coördinatie.

Art. 10.De subsidie bedoeld in artikel 18 van het koninklijk besluit die de NGO krijgt voor bursalen, die beantwoorden aan de voorwaarden bepaald in artikel 19 van het koninklijk besluit, dekt enkel de vormingsperiodes zoals voorzien in het goedgekeurde actieplan.

Voor een beurs die in België wordt toegekend, geniet de bursaal een maandelijkse toelage van vijfentwintigduizend frank, dit is een wekelijks bedrag van zesduizend tweehonderdvijftig frank.

Voor een lokale of gemengde beurs, geniet de bursaal een maandelijkse toelage van maximum vijfentwintigduizend frank, dit is een wekelijks bedrag van maximum zesduizend tweehonderdvijftig frank.

Bovendien moet de NGO minstens instaan voor de betaling van de reiskosten, met inbegrip van de repatriëring, alsook de kosten die verband houden met geneeskundige verzorging.

De gezinssubsidie kan een huisvestingspremie en kinderbijslag omvatten.

De administratiekosten omvatten de omkaderingskosten.

Art. 11.Wat betreft de andere vormen van uitzenden van personen dan deze vermeld in artikelen 16 en 18 van het koninklijk besluit, komt de toegekende subsidie overeen met het bedrag dat voorzien is in het door de Minister goedgekeurde actieplan.

Deze subsidie kan een maandelijkse toelage, kosten voor sociale zekerheid en diverse verzekeringen, reis- en bagagekosten, vormings-, omkaderings- en beheerskosten dekken. HOOFDSTUK III. - Overlegorganen en hun subsidiëring Afdeling 1. - Federaties

Art. 12.In uitvoering van artikel 20 van het koninklijk besluit dient de federatie die wenst erkend te worden een erkenningsdossier in bij de Minister. Dit erkenningsdossier bevat de stukken die vermeld zijn in bijlage 4 en wordt verzonden in vier exemplaren.

Art. 13.De subsidie wordt aan het begin van het jaar uitbetaald, uiterlijk op 30 april. Het bedrag van de storting komt overeen met datgene vermeld in artikel 24 van het koninklijk besluit, waarvan eventueel een niet-verantwoord bedrag van een voorgaand jaar wordt afgetrokken. Afdeling 2. - NGO-adviescommissie

Art. 14.De NGO-adviescommissie zal een intern reglement opstellen dat ze binnen een termijn van maximum drie maand volgend op de samenstelling ervan aan de Minister ter goedkeuring voorlegt.

Deze commissie moet ten laatste op 30 september 1997 zijn samengesteld. HOOFDSTUK IV. - Subsidies voor het personeel in België

Art. 15.Als subsidieerbare loonkosten voor een personeelslid in België met betrekking tot de activiteiten bedoeld in artikel 8, 2° en 3°, van het koninklijk besluit, komen in aanmerking het brutobedrag van de wedde, het vakantiegeld en de eindejaarspremie, verhoogd met alle bijdragen die de werkgever dient te storten in toepassing van het voorziene sociaal stelsel en van de collectieve arbeidsovereenkomsten.

Als maximum subsidieerbaar brutoloon wordt het barema van de aanwervingsgraden bij het federaal overheidspersoneel gehanteerd, rekening houdend met de diploma's of met de beroepsvorming met als maximum het barema van de graad adjunct-adviseur (10A) bij het federale overheidspersoneel.

Minstens één maal per jaar of iedere keer dat zich een baremawijziging voordoet, deelt de administratie aan de federaties het barema van de hierboven vermelde graden mede.

Alle personeel dient te beschikken over een diploma dat overeenstemt met de vereisten voor de te bekleden functie of over minstens vijf jaar ervaring in een tewerkstelling gelijkwaardig met de te begeven betrekking.

Art. 16.Als subsidieerbare beroepservaring wordt voor de personeelsleden in België alsook voor de NGO-coöperanten de ervaring in aanmerking genomen die gestaafd kan worden met een bewijs van inschrijving in een wettelijk stelsel van sociale zekerheid voor werknemers of zelfstandigen, of met een attest uitgereikt door de werkgever dat een voltijdse of deeltijdse activiteit bewijst. Wanneer de attesten verwijzen naar periodes van deeltijdse arbeid, wordt voor de NGO-coöperanten de ervaringscoëfficiënt vastgesteld op het ogenblik van de benoeming en rekening houdend met deze attesten pro rata van de geleverde arbeidstijd in verhouding tot een voltijdse tewerkstelling in de betreffende sector. HOOFDSTUK V. - Evaluatie

Art. 17.De verslagen van de interne evaluaties bedoeld in artikel 30, eerste lid, van het koninklijk besluit worden door de administratie overgemaakt aan de NGO-adviescommissie die ze kan bestuderen met het oog op een verbetering van de evaluatiemethoden van de NGO's en op een maximale toepassing van de aanbevelingen van de evaluatieverslagen door de Minister en de NGO-sector in het algemeen. HOOFDSTUK VI. - Controle

Art. 18.Het jaarverslag bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit, wordt door de NGO overgemaakt aan de administratie volgens het model in bijlage 5.

Art. 19.§ 1. Overdracht van kredieten binnen een actieplan zijn toegelaten op voorwaarde dat ze plaatsvinden binnen eenzelfde soort van activiteiten en voor zover de doelstellingen vermeld in het door de Minister goedgekeurde actieplan behouden blijven. Deze overdrachten moeten schriftelijk worden meegedeeld aan de administratie in het jaarverslag. Het totaal van deze overdrachten voor een actieplan mag niet méér bedragen dan tien procent van de subsidie die voor de bedoelde soort van activiteiten werd goedgekeurd.

Een overdracht van meer dan tien procent van deze subsidie binnen een soort van activiteiten is toegelaten op gemotiveerde schriftelijke aanvraag gericht aan de Minister en na zijn goedkeuring. De beslissing wordt meegedeeld binnen een termijn van één maand volgend op de indiening van de aanvraag. § 2. Tussen de verschillende soorten van activiteiten is geen overdracht van kredieten mogelijk zonder voorafgaande goedkeuring van de Minister. De aanvraag voor deze overdracht van kredieten moet op een gemotiveerde schriftelijke wijze bij de Minister worden ingediend.

De beslissing over het al dan niet goedkeuren van deze overdracht wordt meegedeeld binnen een termijn van één maand volgend op de indiening.

Art. 20.De uitgaven met betrekking tot de subsidie voor een actieplan mogen in rekening gebracht worden vanaf 1 januari van het kalenderjaar waarop het betrekking heeft, op voorwaarde dat de Minister het actieplan (volledig of gedeeltelijk) goedkeurt. HOOFDSTUK VII. - Indexering

Art. 21.De bedragen vermeld in artikel 8, § 1, artikel 9 en artikel 10 zijn vastgesteld op grond van de gezondheidsindex van januari 1997.

Deze index wordt aangepast volgens het mechanisme dat geldt voor de aanpassing van de federale ambtenarenwedden.

De bedragen vermeld in artikel 8, § 4, 2° en 10° zijn vastgesteld op grond van het indexcijfer der consumptieprijzen van januari 1997. Deze index wordt jaarlijks aangepast, op basis van de index van de maand augustus van het jaar dat aan de aanvang van het actieplan voorafgaat. HOOFDSTUK VIII. - Opheffings-, overgangs- en slotbepaling

Art. 22.Het ministerieel besluit van 11 september 1997 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties, gewijzigd bij het ministerieel besluit van 1 juli 1998, wordt opgeheven.

Art. 23.Het ministerieel besluit van 11 september 1997 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties, gewijzigd bij het ministerieel besluit van 1 juli 1998, blijft van toepassing voor alle actieplannen ingediend voor de datum van de inwerkingtreding van dit besluit.

Art. 24.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Brussel, 25 september 1998.

De Eerste Minister, J.-L. DEHAENE De Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking, R. MOREELS

Bijlage 1 Elementen voor de samenstelling van het erkenningsdossier met het oog op de erkenningsaanvraag van een NGO Overeenkomstig artikel 3, 1°, van het koninklijk besluit moet een NGO op de datum van aanvraag tot erkenning, de rechtsvorm hebben van een vereniging zonder winstoogmerk (VZW), een instelling van openbaar nut (ION), of een vennootschap met een sociaal oogmerk (VSO). Het erkenningsdossier moet de volgende elementen bevatten : 1. Elementen ter identificatie van de VZW, de ION of de VSO. A. Voor een VZW a) Naam van de VZW.b) Adres van de maatschappelijke zetel.c) Adres van het secretariaat.d) Naam, voornaam, beroep, woonplaats, nationaliteit, nationaliteitsbewijs en bewijs van goed zedelijk gedrag van de vertegenwoordig(st)er(s).e) Naam, voornaam, beroep, woonplaats en nationaliteit van de leden van de raad van beheer.f) De ledenlijst zoals neergelegd op de griffie van de burgerlijke rechtbank van de plaats waar de VZW haar zetel heeft, en het bewijs van neerlegging hiervan.g) Organigram betreffende de taakverdeling en besluitvormingsprocedures.h) De volledige gecoördineerde statuten zoals van kracht op het ogenblik van de indiening van de erkenningsaanvraag, en een kopie van de publicatie van de statuten en van de statutenwijziging in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, met vermelding van datum en vindplaats van publicatie.i) Het benoemingsbesluit van de leden van de raad van beheer, zoals gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, met vermelding van datum en vindplaats van publicatie, en in voorkomend geval het besluit tot overdracht van bevoegdheid van de raad van beheer. B. Voor een ION a) Naam van de ION.b) Adres van de zetel.c) Adres van het secretariaat.d) Naam, voornaam, beroep, woonplaats, nationaliteitsbewijs en bewijs van goed zedelijk gedrag van de vertegenwoordig(st)er(s).e) Naam, voornaam, beroep, woonplaats en nationaliteit van de bestuurder(s).f) Organigram betreffende de taakverdeling en besluitvormingsprocedures.g) Het koninklijk besluit tot goedkeuring van de ION, en een kopie van de bekendmaking hiervan in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, met vermelding van de datum en vindplaats van publicatie.h) De volledige gecoördineerde statuten zoals van kracht op het ogenblik van de indiening van de erkenningsaanvraag, en een kopie van de publicatie van de statuten en de statutenwijziging in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, met vermelding van datum en vindplaats van publicatie.i) Het benoemingsbesluit van de bestuurders, zoals gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, met vermelding van datum en vindplaats van publicatie, en in voorkomend geval het besluit tot overdracht van bevoegdheid. C. Voor een VSO a) Naam van de VSO, met vermelding van de vennootschapsvorm.b) Adres van de maatschappelijke zetel.c) Adres van het secretariaat.d) Naam, voornaam, beroep, woonplaats, nationaliteit, nationaliteitsbewijs en bewijs van goed zedelijk gedrag van de vertegenwoordig(st)er(s).e) Naam, voornaam, beroep, woonplaats en nationaliteit van de leden van de raad van bestuur.f) Organigram betreffende de taakverdeling en besluitvormingsprocedures.g) In voorkomend geval, de samenstelling van de algemene vergadering.h) Het uittreksel van de oprichtingsakte zoals bekendgemaakt in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, met vemelding van datum en vindplaats van publicatie.i) Het bewijs van neerlegging van het uittreksel van de oprichtingsakte op de griffie van de rechtbank van koophandel van het gebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft, en de datum hiervan.j) De volledige gecoördineerde statuten zoals van kracht op het ogenblik van de indiening van de erkenningsaanvraag.k) Het benoemingsbesluit van de leden van de raad van bestuur, en in voorkomend geval het besluit tot overdracht van bevoegdheid van de raad van bestuur.2. Een beknopte historiek van de VZW, de ION of de VSO, aantonend dat de organisatie effectief als belangrijkste maatschappelijk doel de ontwikkelingssamenwerking heeft.3. Een Activiteitenverslag over de laatste drie jaar, waaruit moet blijken dat de VZW, de ION of de VSO over een nuttige en actuele ervaring beschikt in één of meerdere van de activiteitendomeinen bedoeld artikel 8.4. Een beleidsplan, dat een geheel van doelstellingen en methodes voorstelt, met inbegrip van een financieel plan, en dat is opgesteld voor een duur van ten minste vijf jaar.5. Een verklaring op eer van iedere vertegenwoordiger en iedere bestuurder, aantonend dat hij (zij) voldoet aan de voorwaarde van autonomie zoals bepaald in artikel 3, 5° van het koninklijk besluit.6. a) Een beschrijving van de organisatie van het secretariaat, met betrekking tot de beschikbare infrastructuur en de human resources, en waaruit blijkt dat de continuïteit van de werking van de VZW, de ION of de VSO kan worden verzekerd.b) Een beschrijving van de eigen middelen, waarbij wordt aangetoond dat deze voor meer dan de helft van Belgische oorsprong zijn, en waaruit blijkt dat de continuïteit van de werking van de VZW, de ION of de VSO kan worden verzekerd.7. Een verklaring met juiste aanduiding dat de meerderheid van de leden in de bestuursorganen de Belgische nationaliteit heeft.8. De boekhoudkundige stukken van de drie voorbije boekjaren, vergezeld van een verslag van de bedrijfsrevisor over het laatste boekjaar, en waaruit blijkt dat de boekhouding op een transparante wijze wordt gevoerd.Met boekhoudkundige stukken wordt bedoeld, de rekening over het betreffende dienstjaar, of de jaarrekening (bestaande uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting) over het betreffende boekjaar, wanneer de boekhouding op deze wijze wordt gevoerd.

Bijlage 2 Schema voor een programma Het strategisch kader waarvan sprake in artikel 1, 8°, van het koninklijk besluit en waarbinnen de NGO of het samenwerkingsverband van NGO's een coherent geheel van doelstellingen op middellange termijn voorstelt, moet in het programmaschema duidelijk zijn omschreven.

De doelstellingen moeten rechtstreeks of onrechtstreeks gericht zijn op een structurele en duurzame verbetering van de positie van groepen en individuen uit de armere bevolkingslagen van de partnerlanden.

Bij de beoordeling van het programma zal onder meer met de volgende elementen rekening worden gehouden : - de samenhang; - de ontwikkelingsrelevantie; - de duurzaamheid/de impact; - de methodologische aanpak; - het partnerschap - de kwaliteit van het samenwerkingsverband van NGO's.

N.B. Verder in dit document verstaat men onder de term "NGO" zowel een individuele NGO als een samenwerkingsverband van NGO's.

Het schema dient te worden vervolledigd volgens onderstaand model : A.1. ALGEMEEN 1.0. Algemene voorstelling van de NGO 1.1.1. Administratieve voorstelling 1.1.2. Voorstelling van de identiteit 1.2. Doelstellingen en prioriteiten 1.3. Samenhang van de verschillende types van activiteiten binnen het programma 1.4. Strategie en werkmethodes (opvolging-evaluatie) 1.5. Organisatiestructuren 1.6. Financiële gegevens 1.6.1. Globaal indicatief budget betreffende het programma Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 1.6.2. In voorkomend geval, andere bijkomende financiële bronnen ter verwezenlijking van het programma 1.6.3. Globaal budget van de organisatie voor het jaar waarin het programma wordt ingediend (budget per type van activiteit en met inbegrip van de middelen die de NGO zelf moet inbrengen) A.2. PARTNERFINANCIERING 2.1. Ervaring van de NGO op het vlak van partnerfinanciering 2.2. Context en specifieke doelstellingen per land/regio en per activiteitensector waarin de NGO werkzaam is (te ordenen volgens de werkingslogica van de NGO), vergezeld van de budgettaire aanwijzingen en van hun evolutie gedurende de 5 volgende jaren.

De budgettaire aanwijzigen worden weergegeven in de vorm van een tabel. 2.3. Partnerschap 2.4. Doelgroepen 2.5. Strategie en methodologische aanpak A.3. EDUCATIE 3.1. Ervaring van de NGO op het vlak van educatiewerk omtrent ontwikkelingssamenwerking 3.2. Types van educatieve activiteiten en specifieke doelstellingen, vergezeld van budgettaire aanwijzingen en van hun evolutie gedurende de 5 volgende jaren.

De budgettaire aanwijzingen worden weergegeven in de vorm van een tabel. 3.3. Doelgroepen 3.4. Banden met partners, zowel in het Noorden als in het Zuiden 3.5. Educatiestrategie en methodologische aanpak A.4. DIENSTVERLENING 4.1. Ervaring van de NGO op het vlak van dienstverlening 4.2. Types van dienstverlening en specifieke doelstellingen, vergezeld van budgettaire aanwijzingen en van hun evolutie gedurende de 5 volgende jaren.

De budgettaire aanwijzingen worden weergegeven in de vorm van een tabel. 4.3. Overeenstemming met de noden van de NGO's en van hun partners 4.4. Strategie en methodologische aanpak A.5. UITZENDEN VAN PERSONEN 5.1. Ervaring van de NGO op het vlak van uitzenden van personen 5.2. Inzake NGO-coöperanten 5.2.1. Context en specifieke doelstellingen per land/streek en per activiteitensector waarin de NGO werkzaam is (te ordenen volgens de werkingslogica van de NGO), vergezeld van budgettaire aanwijzingen en van hun evolutie gedurende de volgende 5 jaren.

De budgettaire aanwijzingen worden weergegeven in de vorm van een tabel. 5.2.2. Partnerschap 5.2.3. Doelgroepen 5.2.4. Strategie en methodologische aanpak 5.2.5. Globaal aantal te verwachten uitzendingen gedurende de 5 volgende jaren 5.3. Inzake Bursalen 5.3.1. Context en specifieke doelstellingen per land/streek en per activiteitensector waarin de NGO werkzaam is (te ordenen volgens de werkingslogica van de NGO), vergezeld van budgettaire aanwijzingen en van hun evolutie gedurende de volgende 5 jaren.

De budgettaire aanwijzingen worden weergegeven in de vorm van een tabel. 5.3.2. Partnerschap 5.3.3. Strategie en methodologische aanpak 5.3.4. Globaal aantal te verwachten bursalen gedurende de 5 volgende jaren. 5.4. Inzake nieuwe vormen van uitzenden 5.4.1. Context en specifieke doelstellingen per land/streek en per activiteitensector waarin de NGO werkzaam is (te ordenen volgens de werkingslogica van de NGO), vergezeld van budgettaire aanwijzingen en van hun evolutie gedurende de volgende 5 jaren.

De budgettaire aanwijzingen worden weergegeven in de vorm van een tabel. 5.4.2. Partnerschap 5.4.3. Strategie en methodologische aanpak

Bijlage 3 Schema voor een actieplan Het schema moet een concretisering zijn van het programma, zoals voorzien in artikel 1, 9°, van het koninklijk besluit. Het dient te worden vervolledigd volgens onderstaand model : N.B. Verder in dit document verstaat men onder de term "NGO" zowel een individuele NGO als een samenwerkingsverband van NGO's.

B.1. ALGEMEEN 1.1. Wijzigingen van de administratieve gegevens van de NGO 1.2. Wijzigingen betreffende het personeel en de organisatiestructuren 1.3. Wijzigingen van het programma relevant vanaf het tweede jaar, te ordenen per activiteitstype 1.4. Plaats van het actieplan binnen het programma 1.5. Overzicht van de samenhang van de acties en van hun plaats per activiteitstype binnen het programma 1.6. Opvolging-evaluatie 1.7. Financiële gegevens 1.7.1. Budget van het actieplan Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld

Bijlage 4 Elementen voor de samenstelling van het erkenningsdossier met het oog op de erkenningsaanvraag van een federatie Overeenkomstig artikel 21, 1°, van het koninklijk besluit moet een federatie op de datum van aanvraag tot erkenning, zijn opgericht overeenkomstig de wet van 27 juni 1921, waarbij aan verenigingen zonder winstoogmerk en aan instellingen van openbaar nut rechtspersoonlijkheid wordt verleend. Het erkenningsdossier moet de volgende elementen bevatten : 1. Elementen ter identificatie van de federatie met rechtsvorm van een VZW.a) Naam van de federatie b) Adres van de maatschappelijke zetel.c) Adres van het secretariaat.d) Naam, voornaam, beroep, woonplaats, nationaliteit, nationaliteitsbewijs en bewijs van goed zedelijk gedrag van de vertegenwoordig(st)er(s).e) Naam, voornaam, beroep, woonplaats en nationaliteit van de leden van de raad van beheer.f) De ledenlijst zoals neergelegd op de griffie van de burgerlijke rechtbank van de plaats waar de federatie haar zetel heeft, en het bewijs van neerlegging hiervan.g) Organigram betreffende de taakverdeling en besluitvormingsprocedures.h) De volledige gecoördineerde statuten zoals van kracht op het ogenblik van de indiening van de erkenningsaanvraag, en een kopie van de publicatie van de statuten en van de statutenwijziging in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, met vermelding van de datum en vindplaats van publicatie.i) Het benoemingsbesluit van de leden van de raad van beheer, zoals gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, met vermelding van datum en vindplaats van publicatie, en in voorkomend geval het besluit tot overdracht van bevoegdheid van de raad van beheer.2. Een lijst van de overeenkomstig het koninklijk besluit erkende NGO's die lid zijn van de federatie.3. Een nota die aantoont hoe alle relevante opinietendenzen die onder haar leden bestaan, in de bestuurs- en adviesorganen van de federatie vertegenwoordigd zijn.4. Een kopie van de beslissing van de raad van beheer die het bedrag van de ledenbijdrage vaststelt. Bijlage 5 Model voor een jaarverslag 1. Inleiding Het jaarverslag van de NGO, zoals bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit, bevat een activiteitenverslag en een financieel verslag betreffende de activiteiten die in het actieplan zijn voorzien.2. Het activiteitenverslag Voor elke actie die voorzien is in het actieplan wordt een beschrijving gegeven van de uitvoering en wordt deze vergeleken met de planning.Afwijkingen tussen planning en uitvoering worden gemotiveerd. Van elke actie worden aanduidingen gegeven omtrent de behaalde resultaten, de moeilijkheden die werden ondervonden, de taken die door het personeel werden uitgevoerd, de doorgevoerde evaluaties en de implicaties van één en ander op de voorziene ontwikkelingen in de toekomst.

Het activiteitenverslag geeft ook een korte omschrijving van de NGO-activiteiten die in diezelfde periode werden uitgevoerd en die niet ten laste vallen van het budget van het actieplan. 3. Het financieel verslag 3.1. Het financieel verslag geeft per actie een overzicht van de werkelijk verrichte kosten in vergelijking met het goedgekeurde budget. Dit overzicht gebruikt dezelfde indeling als de indeling in budgetten en algemene rubrieken van het goedgekeurde actieplan. In specifieke gevallen dienen, samen met de werkelijk verrichte kosten, ook de werkelijk gerealiseerde inkomsten, verbonden aan de betrokken actie of algemene rubriek, in het financieel verslag opgenomen te worden. Bijvoorbeeld in het geval van intresten afkomstig uit beleggingen van toelagen.

Het financieel verslag bevat ook het jaarlijks financieel verslag van de NGO. 3.2. Twee soorten kosten kunnen opgenomen worden : 1° NGO-kosten : dit zijn kosten, die door de NGO gemaakt worden en die geregistreerd worden in de boekhouding van de NGO.Deze kosten worden in het financieel verslag per actie rechtstreeks in BEF opgenomen. 2° lokale kosten : dit zijn kosten die in het partnerland gemaakt worden door de lokale organisatie(s) die bij het beheer van de actie in het partnerland betrokken zijn, en die geregistreerd worden in de boekhouding(en) van deze organisatie(s) in het partnerland.Deze kosten worden in het financieel verslag eerst in de munt opgenomen waarin ze gemaakt werden en vervolgens, na omzetting door een aangepaste wisselkoers, in BEF. In de tabellen van het financieel verslag wordt het onderscheid aangegeven tussen de NGO-kosten en de lokale kosten. 3.3. De boekhouding van de NGO dient op zo'n wijze georganiseerd te zijn dat de NGO-kosten, zoals ze opgenomen worden in de financiële verslagen van de verschillende activiteiten, als dusdanig worden onderscheiden in de boekhouding en in het jaarlijks financieel verslag van de NGO. 3.4. Wat betreft de lokale kosten die opgenomen worden in de financiële verslagen van de activiteiten, dienen de boekhoudingen van de NGO en van de lokale organisatie(s) op zo'n wijze georganiseerd te zijn dat een correspondentie kan aangetoond worden tussen : - enerzijds, de rubriek in de boekhouding van de NGO met betrekking tot de overdrachten van fondsen naar de lokale organisatie(s) ten behoeve van de activiteit in het partnerland; - en, anderzijds, de corresponderende rubriek in de boekhouding(en) van de lokale organisatie(s) in het partnerland die hiervan de tegenhanger vormt, met name de ontvangsten uit overdrachten van fondsen vanwege de NGO ten behoeve van de activiteit, anderzijds. 3.5. Voor de NGO-kosten dienen de boekhoudkundige stukken en de overeenkomstige verantwoordingsstukken ter beschikking te zijn van de controlerende instanties van de overheid op de zetel van de NGO in België. Met verantwoordingsstukken worden originele bewijsstukken bedoeld, zoals : bankuittreksels, ontvangstbewijzen, kasstukken, facturen, boekhoudkundige stukken, onkostennota's, valorisatiebewijzen, enz. Voor de lokale kosten dient de NGO eveneens de nodige boekhoudkundige stukken en de overeenkomstige verantwoordingsstukken ter beschikking te hebben op de zetel van de NGO in België ten behoeve van de controlerende instanties. Als verantwoordingsstukken komen in aanmerking originelen of kopieën van bewijsstukken, zoals hierboven opgesomd. Kopieën komen slechts in aanmerking indien de overeenkomstige originelen ter beschikking zijn op de boekhouding van de lokale organisatie(s). Als bewijsstukken van lokale kosten en ter vervanging van bewijsstukken van de kosten zelf, komen eveneens in aanmerking originele en betrouwbare audit-rapporten met betrekking tot de boekhouding van de lokale organisatie(s). Bij aankopen die gebeuren met de voor het actieplan voorziene subsidie dient men de concurrentie te laten spelen. 4. Activiteitenverslag, financieel verslag en controles Het activiteitenverslag en het financieel verslag moeten zodanig opgesteld zijn dat ze een regelmatige en doeltreffende controle mogelijk maken.De wijze waarop die controle zal gebeuren dient te worden toegelicht. Wat het activiteitenverslag betreft : controle van de bereikte doelstellingen en van de inhoud van de gerealiseerde activiteiten in vergelijking met het goedgekeurde actieplan. Wat het financieel verslag betreft : controle van de uitvoering van de voor het actieplan goedgekeurde begroting en van het naleven van de gecoördineerde wetten op de Rijksbegroting van 17 juli 1991. 4.1. De administratie legt een structuur vast voor een deel van de gegevens uit het activiteitenverslag en voor een aantal financiële gegevens van de NGO. Deze structuur zal de NGO onder meer toelaten de bedoelde gegevens op een geautomatiseerde wijze aan de administratie te bezorgen. De NGO's kunnen er evenwel voor blijven kiezen deze gegevens op een niet-geautomatiseerde wijze aan de administratie te bezorgen, met behulp van speciaal hiervoor ontworpen formulieren. Voor de gegevens uit het activiteitenverslag waarop de door de administratie opgelegde structuur geen betrekking heeft, gebruikt de NGO een eigen indeling. 4.2. De financiële gegevens die in de hierboven bedoelde structuur zijn opgenomen, houden verband met de kosten, de inkomsten en de cash-flow van de NGO. Deze gegevens zullen door de bedrijfsrevisor op zo'n wijze gecontroleerd worden dat de administratie rechtstreeks en volgens de referentietermen die ze zelf bepaalt, gebruik kan maken van de resultaten van deze controle. Het financieel verslag moet een afzonderlijke controle mogelijk maken tussen : - enerzijds, de gegevens in verband met de kosten, de inkomsten en de cash-flow van de NGO, die volgens de hierboven bedoelde structuur worden vermeld; - en, anderzijds, de corresponderende posten uit het financieel jaarverslag van de NGO. Bijlage 5bis bepaalt nader hoe de controle zal verlopen en op welke manier de verslagen moeten worden opgesteld.

Bijlage 5bis Voorschriften voor het activiteitenrapport en het financieel rapport ter rechtvaardiging van de aanwending van de subsidies toegekend voor de financiering van een actieplan I. Algemene bepalingen Onder een gecoördineerde boekhouding, voorzien in artikel 15 van het koninklijk besluit, verstaat men het geheel van de boekhoudingen van de verschillende NGO's die deel uitmaken van het samenwerkingsverband van NGO's. De leidinggevende NGO is verantwoordelijk voor het indienen van een gecoördineerde boekhouding en zorgt ervoor dat er een duidelijk verband bestaat tussen de verschillende boekhoudingen zodat in geval van controle van het gebruik van de subsidie volgens het goedgekeurde actieplan een ondubbelzinninge en doorzichtige lectuur mogelijk is. 1° Specifieke rekeningen en intresten De NGO, of in het geval van een samenwerkingsverband van NGO's, de leidinggevende NGO, moet per type van activiteit zoals gedefinieerd in artikel 8 van het K.B. een specifieke rekening openen in België, waarop de NGO-bijdrage met betrekking tot dit type van activiteit moet worden gestort.

De fondsen die niet onmiddellijk worden aangewend, mogen belegd worden in een risicoloze beleggingsvorm. Hiertoe kan de specifieke Belgische zichtrekening gekoppeld worden aan termijnrekeningen of spaarrekeningen voor zover deze rekeningen specifiek blijven voor het betreffende type van activiteit en uitsluitend gebruikt worden voor beleggingsdoeleinden. De rekeningafschriften van deze bijbehorende rekeningen moeten bij het financieel rapport worden gevoegd. De creditintresten van deze beleggingen mogen uitsluitend ten goede komen van het betreffende type van activiteit, en dit volgens dezelfde modaliteiten als die voorzien voor de oorspronkelijke subsidie.

Alle financiële transacties met betrekking tot een bepaald type van activiteit moeten worden verricht via de specifieke rekening die hiertoe in België werd geopend. Het betreft hier met name : - ter creditering van de rekening : de NGO-bijdrage, de administratie-subsidie (4 schijven), de in België gerealiseerde intresten en ontvangsten, met uitsluiting van alle andere financieringsbronnen; - ter debitering van de rekening : de betaling van alle kosten die verband houden met de uitvoering van de betreffende acties, met inbegrip van de transfers ten gunste van de lokale partners.

Alle kosten of inkomsten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het gesubsidieerde actieplan moeten via de desbetreffende specifieke rekening worden betaald. De kosten voor het personeel in België en de werkingskosten van de NGO zoals uitgesplitst in de modellen 2 en 3, mogen via een algemene rekening worden betaald.

Indien een deel van de subsidie overgedragen wordt aan een lid van een samenwerkingsverband van NGO's, dan moet dit groepslid een specifieke rekening openen voor elk type van activiteit waaraan het deelneemt.

Deze rekeningen moeten eveneens aan de bovengenoemde voorwaarden voldoen. 2° Annualiteit van de kosten De kosten die de NGO in België heeft en die in aanmerking komen voor de verantwoording van het actieplan, zijn de kosten die geboekt worden op het boekjaar dat overeenkomt met het jaar van het actieplan.De bedrijfsrevisor verifieert de juiste boeking van de kosten.

De financiële transfers naar de lokale partner moeten gebeuren tussen 1 januari en 31 december van het jaar waarop het actieplan betrekking heeft, dit geldt zowel voor de NGO-bijdragen als voor de subisidie.

Deze transfers worden vermeld in het financiële verslag door middel van tabel - model 7c.

Het is mogelijk dat de bewijsstukken van de lokale kosten, die de NGO in het kader van de partnerfinanciering hier heeft gehad, gedateerd zijn in het kalenderjaar dat volgt op dat van het actieplan. Nochtans is deze periode beperkt van 1 januari tot 31 mei. De kosten moeten verantwoord worden in het financiële verslag dat de Belgische NGO ten laatste op 31 mei bij de administratie moet indienen.

De creditnota's moeten in de boekhouding worden opgenomen. Ze moeten aan de administratie worden gemeld, ook als de actie reeds afgelopen is en er reeds een eindafrekening werd voorgelegd. 3° NGO-bijdrage 3.1. Subsidies afkomstig van andere overheden Wat de activiteiten van het type "partnerfinanciering", "educatie" en "dienstverlening" betreft, mogen de subsidies toegekend door andere overheden dan de administratie ten hoogste 50 % van de bijdrage van de NGO of van het samenwerkingsverband van NGO's uitmaken. Dit percentage wordt opgetrokken tot 70 % indien de NGO of het samenwerkingsverband van NGO's zich uitsluitend beperkt tot activiteiten van het type "educatie" en/of "dienstverlening".

Indien dergelijke subsidies het maximum toegelaten percentage overschrijden, dan zal het surplusbedrag worden afgetrokken van de totale kostprijs van de betreffende actie. 3.2. Valorisatie Wat de activiteiten van het type "educatie" en "dienstverlening" betreft, mogen de subsidies van de andere overheden dan de administratie ook bestaan uit tewerkstellingssteun. De NGO's of het samenwerkingsverband van NGO's die het bedrag van dergelijke steun niet op de specifieke rekening kunnen storten, moeten aan de hand van bewijsstukken aantonen op welke manier deze steun werd gevaloriseerd.

Deze bewijsstukken worden voorgelegd samen met de bewijsstukken betreffende de eigen bijdrage. 4° Gerealiseerde inkomsten 4.1. Partnerfinanciering De financiële netto inkomsten die geboekt kunnen worden op de Belgische bijdrage (administratie en NGO) en voortgebracht door een lokale bankrekening waarvan de NGO ondertekenaar of medeondertekenaar is, moeten goed worden verantwoord en worden aangewend voor de betreffende actie.

Na afloop van de actie, het eventuele kredietsaldo dat de kosten voor de transfer naar de specifieke rekening in België niet dekt, overgedragen worden aan de lokale partner. 4.2. Educatie Enkel voor activiteiten van het type Aeducatie kunnen inkomsten uit deze activiteiten deel uitmaken van de bijdrage van de NGO of van het samenwerkingsverband van NGO's. 4.3. Dienstverlening Indien de afnemer van de dienst, voor zijn betaling aan de dientverlenende NGO, geheel of gedeeltelijk beroep doet op subsidies vanwege de Administratie, dan kan deze betaling geen deel uitmaken van de NGO-bijdrage van de dienstverlenende NGO. 5° Partnerfinanciering Wat betreft het type van activiteit "Partnerfinanciering" gelden de volgende bepalingen : - De voorbereidingskosten zijn onderworpen aan de bepalingen van punt 2 betreffende de annualiteit van de kosten, zoals hierboven vermeld. Deze kosten kunnen zowel betrekking hebben op acties van het voorgelegde actieplan als op volgende actieplannen. De subsidiëring van deze kosten is niet afhankelijk van de goedkeuring van de acties waarop ze betrekking hebben, maar van de goedkeuring van dat deel van het actieplan waarin het beleid van de NGO ter zake globaal wordt gemotiveerd en waarin de gevraagde bedragen worden gerechtvaardigd. In de overgangsfase van de nieuwe reglementering kunnen de voorbereidingskosten met betrekking tot goedgekeurde acties van het actieplan 1998 met eigen middelen gesubsidieerd worden, indien deze kosten werden gemaakt vóór 1 januari 1998. - De kosten in verband met de opvolgingsmissies uitgevoerd in een partnerland kunnen geboekt worden onder de werkingskosten van de actie voor zover ze als dusdanig gepland en gerechtvaardigd worden in het budget van de actie. - Zonder voorafgaande toestemming van de administratie mogen de verzendingskosten niet meer bedragen dan 20 % van de waarde van de te verzenden goederen. - Fondsen mogen alleen naar een actie in een ontwikkelingsland worden getransfereerd door een overschrijving van bankrekening tot bankrekening. De lokale bankrekening waarop de getransfereerde bedragen worden gestort hoeven niet uitsluitend voorbehouden te zijn voor de uitgaven en ontvangsten met betrekking tot de door de administratie goedgekeurde actie.

Een derogatie is mogelijk wanneer het financiële systeem van een land slecht functioneert waardoor transfers onmogelijk zijn. Deze derogatie moet nochtans aan twee voorwaarden voldoen : 1. zij moet voorafgaandelijk voorgelegd worden aan de administratie;2. zij moet zo transparant mogelijk zijn. - Wat de lokale uitgaven betreft moet de effectief toegepaste wisselkoers vermeld worden. De Belgische en buitenlandse bankkosten met betrekking tot de transfer van fondsen moeten als dusdanig op de bewijsstukken vermeld worden. - De samenwerkingsovereenkomst met de lokale partner moet een clausule bevatten die bepaalt dat in de loop van de actie verworven eigendomsrechten ten laatste op het einde van de actie aan de lokale partner worden overgedragen. De lokale boekhouding moet in overeenstemming zijn met de wettelijke boekhoudkundige voorschriften van het land. De lokale partner moet per actie die door de administratie wordt gesubsidieerd een lokaal kasboek bijhouden.

Na afloop van de actie moet een document van de lokale partner aan het jaarrapport worden toegevoegd waarin deze verklaart de goederen in ontvangst te hebben genomen en zich ertoe verbindt deze goederen te zullen gebruiken voor de realisatie van de gestelde doelstellingen ten gunste van de doelgroep. 6° Steun aan bursalen De NGO die subsidies ontvangt voor de steun aan een bursaal moet een verklaring op eer voorleggen waaruit blijkt dat de bursaal voldoet aan de voorwaarden van artikel 19 van het koninklijk besluit.Ook moet de NGO aan de bursaal vragen een verklaring op eer te ondertekenen waarin deze zich ertoe verbindt na zijn opleiding te zullen bijdragen tot een ontwikkelingsactie in een partnerland. Deze documenten worden bij het jaarrapport gevoegd.

II. Controlevoorschriften 1° De NGO moet een dubbele boekhouding bijhouden waarin een onderscheid wordt gemaakt tussen kosten/inkomsten naar aard maar ook naar afkomst (volgens activiteit en/of actie).2° De samenwerkingsovereenkomst met de lokale partner moet uitdrukkelijk voorzien dat de administratie de zetel van de lokale partner mag bezoeken om daar inlichtingen in te winnen betreffende het beheer van de Belgische bijdrage en de uitgevoerde of nog lopende realisaties die kunne worden toegeschreven aan die bijdrage. III. Vormvereisten van het jaarrapport van een actieplan De activiteitenrapporten en financiële rapporten van het actieplan, opgesteld volgens de bepalingen van bijlage 5, moeten als volgt gestructureerd worden : A. Algemeen deel Het algemeen deel bevat de volgende financiële gegevens : 1. Overzicht van de inkomsten en de kosten van de NGO In dit overzicht (model 1) worden alle inkomsten opgenomen die de NGO heeft geïnd in de loop van het jaar waarop het actieplan betrekking heeft.Het betreft hier dus zowel de inkomsten uit eigen NGO-activiteiten als de overheidssubsidies.

In het overzicht worden daarnaast ook alle kosten opgenomen die de NGO heeft gehad in de loop van het jaar waarop het actieplan betrekking heeft. Deze kosten worden op twee manieren opgesplitst : enerzijds op grond van het feit of ze al dan niet ten laste van de administratie-subsidie vallen, en anderzijds per post, op dezelfde manier als de inkomsten.

Dit overzicht wordt ondertekend door de bedrijfsrevisor. Wat het samenwerkingsverband van NGO's betreft wordt een dergelijk overzicht opgesteld per groepslid. 2. Tabel van "Administratiekosten" van de NGO Deze tabel bevat alle administratiekosten, onafhankelijk van het feit of deze al dan niet forfaitair worden begroot (model 2). Voor een samenwerkingsverband van NGO's dient de leidinggevende NGO een tabel in per groepslid. 3. Uitsplitsing van de personeelkosten van de NGO De NGO stelt ieder jaar een lijst op van alle personeelsleden.Voor een samenwerkingsverband van NGO's wordt per groepslid een dergelijke lijst opgesteld.

Deze lijsten worden bijgehouden op de zetel van de (leidinggevende) NGO. De lijst vermeldt, naast de naam en voornaam van elk personeelslid, zijn/haar kwalificaties en de gepresteerde uren, en geeft aan welk deel van zijn/haar tijd elk personeelslid aan de activiteiten van het actieplan, aan de door de administratie gefinancierde projecten en aan de niet door de administratie gesubsidieerde activiteiten heeft besteed.

Voor elk personeelslid dat voltijds of deeltijds betrokken is bij de door de administratie gesubsidieerde activiteiten wordt op de zetel van de (leidinggevende) NGO een individueel dossier bijgehouden dat bestaat uit de diploma's en de documenten die de anciënniteit van de betrokken werknemer bevestigen evenals een jaaroverzicht van alle uitgaven die met betrekking tot deze werknemer werden gedaan, uitgesplitst per categorie (brutoloon, RSZ, bedrijfsvoorheffing,...).

De bedrijfsrevisor tekent de personeelslijsten evenals de individuele overzichten.

Aan de administratie wordt ook een door de bedrijfsrevisor gecontroleerde overzichtstabel voorgelegd waarin alleen de personeelsleden zijn opgenomen die voltijds of deeltijds voor de door de administratie gesubsidieerde activiteiten werken (zie model 3).

Voor een samenwerkingsverband van NGO's wordt voor elk groepslid een dergelijke tabel opgesteld.

B. Specifiek deel Dit tweede deel bevat alle gegevens die specifiek zijn voor elk type van activiteit. Voor een samenwerkingsverband van NGO's worden de documenten alleen door de leidinggevende NGO opgesteld en voorgelegd.

Voor elk type van activiteit wordt aan dit deel toegevoegd : - een activiteitenrapport; - een algemene overzichtstabel van de inkomsten en uitgaven (modellen 4a en 4e), getekend door de bedrijfsrevisor; - een overzicht van de bankverrichtingen op de specifieke zichtrekening (model 5); - een overzicht van de bankbewegingen tussen de specifieke zichtrekeningen en de beleggingsrekeningen (model 6).

In het geval van partnerfinanciering worden per actie ook nog de volgende tabellen bijgevoegd : - een overzicht van de Belgische uitgaven (model 7a); - een overzicht van de lokale uitgaven (model 7b); - een overzicht van de transfers van fondsen naar de lokale partner (model 7c).

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld