11 SEPTEMBER 1997. Ministerieel besluit houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties

De Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking, Gelet op het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties;

Gelet op het advies van de inspecteur van financiën, gegeven op 12 augustus 1997;

Gelet op het akkoord van de Minister van Begroting, gegeven op 9 september 1997, Besluit : HOOFDSTUK I De erkenning van de niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties

Artikel 1.In uitvoering van artikelen 2 en 3 van het koninklijk besluit betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties (hierna "NGO's" genoemd) en van hun federaties, dient de NGO die wenst erkend te worden een erkenningsdossier in bij het regeringslid tot wiens bevoegdheid de ontwikkelingssamenwerking behoort (hierna genoemd "de Minister").

Dit dossier bevat de stukken die vermeld zijn in bijlage 1 en wordt verzonden in twee exemplaren.

De NGO moet de administratie, binnen de drie dagen, elke wijziging van de gegevens die in het erkenningsdossier zijn opgenomen, mededelen.

Bij de erkenning van een vereniging zonder winstoogmerk of van een vereniging met een sociaal oogmerk die ontstaan is uit een fusie of uit een splitsing van (een) NGO('s) die voorheen erkend waren (was), zal de Minister rekening houden met de ervaring en met de capaciteit van de vroeger erkende NGO('s). HOOFDSTUK II. - Subsidies aan de NGO's Afdeling 1. - Programma's

Art. 2.§ 1. In toepassing van artikel 7 van het koninklijk besluit dient de erkende NGO die wenst te genieten van een subsidie een programma in bij de Minister overeenkomstig het schema in bijlage 2.

Dit programma wordt ingediend in twee exemplaren.

De administratie doet een voorstel aan de Minister en steunt daarbij onder meer op de volgende elementen : 1° het advies van onafhankelijke experts;2° de studie van evaluaties die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op activiteiten van de betrokken NGO('s). De Minister deelt voorafgaandelijk aan de administratie zijn prioriteiten mee voor de beoordeling van de programma's.

Anderzijds zal de administratie een permanente dialoog voeren met de vertegenwoordigers van de betrokken NGO('s) en federatie(s).

De Minister zal het programma geheel of gedeeltelijk goedkeuren, of het verwerpen, binnen een termijn van twee maand volgend op de indiening ervan. § 2. Bij de indiening van een actieplan kan een gewijzigd programma ingediend worden. De NGO maakt het gewijzigd programma in twee exemplaren over aan de Minister en verantwoordt waarom zich een wijziging opdringt.

Hier wordt bedoeld een wijziging in verband met de te bereiken doelstellingen, de omvang van de te realiseren types van activiteiten en de samenstelling bedoeld in artikel 14 van het koninklijk besluit.

De Minister deelt zijn beslissing omtrent het al dan niet goedkeuren van de wijziging in het programma mee binnen een termijn van één maand volgend op de indiening van het gewijzigd programma.

Art. 3.§ 1. De activiteiten van het type 'partnerfinanciering', zoals bepaald in artikel 8, 1°, van het koninklijk besluit : 1° dienen gebaseerd te zijn op een samenwerkingsakkoord met de lokale partner dat uiterlijk bij het jaarrapport wordt gevoegd;2° dienen in de partnerlanden uitgevoerd te worden;3° dienen, indien ze niet in de partnerlanden uitgevoerd worden, rechtstreeks de lokale partner ten goede te komen en gerechtvaardigd te worden in functie van het actieplan;4° dienen de lokale overname te waarborgen en tegelijk garanties te geven voor duurzaamheid volgens modaliteiten die in het samenwerkingsakkoord worden vermeld;5° dienen bij de indienstneming van lokaal personeel minstens dezelfde voordelen en barema's te verzekeren als deze die gelden voor het plaatselijk openbaar ambt. § 2. De activiteiten van de types 'educatie' en 'dienstverlening', zoals bepaald in artikel 8, 2° en 3°, van het koninklijk besluit, mogen geen fondsenwerving op het oog hebben en mogen niet dienen om de algemene beheerskosten van de NGO in België of de kosten die enkel bestemd zijn voor informatie over de projecten en de activiteiten van de NGO, te dekken.

Voor een NGO die enkel activiteiten van de types 'educatie' of 'dienstverlening' uitvoert, kunnen de loonkosten maximum zestig percent van de voor het bovenvermelde type van activiteit voorziene subsidiëringsbedrag vertegenwoordigen. Voor de andere NGO's kunnen deze loonkosten maximum slechts vijfentwintig percent van het totale subsidiëringsbedrag van het actieplan vertegenwoordigen. § 3. De activiteiten van het type 'uitzenden van personen', zoals bepaald in artikel 8, 4°, van het koninklijk besluit, dienen, voor wat betreft het inzetten van NGO-coöperanten en de toekenning van beurzen, gebaseerd te zijn op een vraag van de lokale partner welke moet aangetoond worden aan de hand van een samenwerkingsakkoord dat bij het jaarrapport wordt gevoegd.

Het inzetten van de NGO-coöperant gebeurt op basis van een contract van bepaalde duur. De actie van de NGO-coöperant moet door de lokale partner kunnen worden verdergezet. § 4. Indien een erkende NGO alleen of samen met andere NGO's minstens twaalf NGO-coöperanten uitzendt in eenzelfde partnerland of in eenzelfde regio (maximum 3 buurlanden), kan ze een subsidie krijgen voor de coördinatie, zoals bedoeld in artikel 9, 2°. Om te genieten van de subsidie moet de coördinatie niet noodzakelijk voldoen aan de voorwaarde vermeld in § 3. Afdeling 2. - Actieplannen

Art. 4.In toepassing van artikel 9 van het koninklijk besluit dient de erkende NGO die wenst te genieten van een subsidie een actieplan in bij de Minister overeenkomstig het schema in bijlage 3. Dit actieplan wordt ingediend in twee exemplaren.

De administratie doet een voorstel aan de Minister en kan daarbij onder meer steunen op de volgende elementen : 1° het advies van onafhankelijke experts;2° de studie van evaluaties die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op activiteiten van de betrokken NGO('s);3° de beschikbare kredieten ingeschreven in de begroting. De Minister zal het actieplan geheel of gedeeltelijk goedkeuren, of het verwerpen, vóór 31 december van het jaar dat aan de start van het actieplan voorafgaat.

Art. 5.Aanpassingen van het actieplan zijn mogelijk tijdens de uitvoering ervan op voorwaarde dat ze ernstig gemotiveerd worden. De NGO brengt de administratie op de hoogte van de aanpassingen en de redenen hiervoor.

Zonder afbreuk te doen aan artikel 19 wordt hier bedoeld een aanpassing in verband met de te bereiken doelstellingen en de omvang van de te realiseren types van activiteiten.

De administratie deelt de beslissing omtrent het al dan niet goedkeuren van de aanpassing van het actieplan mee binnen een termijn van één maand volgend op de indiening van het aangepaste actieplan. Afdeling 3. - Subsidies

Art. 6.Na goedkeuring van het actieplan dat jaarlijks de activiteiten bedoeld in artikel 8 van het koninklijk besluit nader omschrijft, na storting van de nodige middelen bedoeld in artikelen 13 en 14 van het koninklijk besluit en na het in rekening brengen van een eventuele valorisering met betrekking tot de activiteiten bedoeld in artikel 8, 2° en 3°, van het koninklijk besluit, wordt een eerste schijf van de goedgekeurde subsidie uitbetaald.De totale subsidie wordt uitbetaald naar rato van vijfentwintig percent per kwartaal en rekening houdend met artikelen 6, 11 tot 14, 16 en 18 van het koninklijk besluit en met de bepalingen van dit ministerieel besluit.

De totale subsidie voor de activiteiten bedoeld in artikel 8 van het koninklijk besluit, 1° tot 3°, wordt tot maximum vijfenzeventig of vijfentachtig percent van de totale kostprijs uitbetaald, onverminderd de toepassing van artikel 12 van het koninklijk besluit.

Het betaalde bedrag komt overeen met dat van de goedgekeurde subsidie, waarvan eventueel een niet-verantwoord bedrag van een voorgaand jaar wordt afgetrokken. Elk jaar beschikt de NGO over het volledige bedrag dat overeenstemt met de subsidie die goedgekeurd werd om het actieplan uit te voeren.

Het betaalde bedrag kan eventueel worden geregulariseerd zoals voorzien in artikel 16, § 3, van het koninklijk besluit.

Art. 7.De NGO die een aanvraag, bedoeld in artikel 14, 3° van het koninklijk besluit, indient, kan genieten van een jaarlijkse subsidie voor de personeels- en werkingskosten van maximum twaalf voltijdse personeelsleden. Het aantal personeelsleden dient te worden gerechtvaardigd in functie van het actieplan.

Art. 8.§ 1. 1° De NGO die in het kader van een goedgekeurd actieplan NGO-coöperanten uitzendt die beantwoorden aan de voorwaarden bepaald in uitvoering van artikel 17 van het koninklijk besluit, betaalt een maandelijks bedrag van achttienduizend zevenhonderd vijftig frank aan de NGO-coöperant die voltijds tewerkgesteld is, en van negenduizend driehonderd vijfenzeventig frank aan de NGO-coöperant die halftijds tewerkgesteld is. Een halftijdse tewerkstelling kan slechts in aanmerking komen voor subsidiëring voorzover het de samenwonende partner betreft van een gesubsidieerde en voltijds tewerkgestelde NGO-coöperant. 2° In het geval dat de NGO-coöperant gezinshoofd is, dient een gezinstoelage te worden voorzien, welke gelijk is aan het maandelijks basisbedrag vermenigvuldigd met de coëfficiënt 0,4 en wordt toegekend aan de NGO-coöperant waarvan de echtgeno(o)t(e), of de erkende partner waarmee de NGO-coöperant sedert ten minste zes maand samenwoont, geen beroepsinkomen geniet en aan een alleenstaande niet-samenwonende NGO-coöperant met kinderen ten laste. De herziening van de gezinstoelage wordt toegepast op 1 januari volgend op de datum waarop de wijziging is opgetreden. 3° Er dient eveneens te worden voorzien in een ervaringstoelage, welke gelijk is aan het maandelijks basisbedrag vermenigvuldigd met een coëfficiënt die als volgt wordt vastgelegd : 0,4 : voor minstens twee jaar en minder dan drie jaar ervaring; 0,55 : voor minstens drie jaar en minder dan vier jaar ervaring; 0,7 : voor minstens vier jaar en minder dan zes jaar ervaring; 0,9 : voor minstens zes jaar en minder dan acht jaar ervaring; 1,1 : voor minstens acht jaar en minder dan tien jaar ervaring; 1,3 : voor minstens dan tien jaar ervaring.

De herziening van de ervaringstoelage wordt toegekend op 1 januari volgend op de datum waarop aan de voorwaarden voor herziening werd voldaan. § 2. Bovendien dient de NGO voor elke NGO-coöperant de subsidie aan te wenden voor de betaling van : 1° kinderbijslag, kraamgeld en adoptiepremies voor eenzelfde bedrag en onder gelijkaardige voorwaarden als deze die voorzien zijn voor de rijksambtenaren in België;2° het schoolgeld in het partnerland voor maximum zestigduizend frank per jaar voor elk kind van het lagere en middelbare onderwijs of van een gelijkwaardig niveau, voorzover voor dit kind kinderbijslag wordt ontvangen in het kader van dit besluit;3° de bijdragen betreffende de regime van de overzeese sociale zekerheid overeenstemmend met deze bedoeld in artikelen 14 en 15 van de wet van 17 juli 1963 betreffende de overzeese sociale zekerheid, zoals gewijzigd op heden.Ze zijn minimaal vastgesteld op drieduizend zeshonderd frank, niet geïndexeerd, per maand per NGO-coöperant die voltijds tewerkgesteld is en op duizend achthonderd frank, niet geïndexeerd, per maand per NGO-coöperant die halftijds tewerkgesteld is; 4° een verzekering voor geneeskundige verzorging voor de NGO- coöperant en de leden van zijn gezin. Deze verzekering dekt : |b% in België de terugbetaling van de kosten voor geneeskundige verzorging volgens het RIZIV-terugbetalingstarief (stelsel van de verplichte verzekering, niet-W.I.G.W); |b% in het buitenland vijfenzeventig percent van de kosten voor geneeskundige verzorging die volgens de RlZIV-nomenclatuur in België recht geven op een terugbetaling; 5° een verzekering, voor de NGO-coöperant, tegen schade voortvloeiend uit arbeidsongevallen of ongevallen in het privé-leven;6° een repatriëringsverzekering in geval van ziekte, ongeval of overlijden, voor de NGO-coöperant en de leden van zijn gezin. Deze verzekering voorziet minimaal in : 1° de organisatie van de repatriëring en de kostendekking van vervoer, medische begeleiding en medische verzorging vóór en tijdens de repatriëring van de zieke, gekwetste of overleden persoon;2° de bekostiging van de terugreis na herstel;3° de bekostiging van de reis heen en terug van één persoon die het slachtoffer vergezelt;4° bijstand in geval van overlijden;7° een aanvullende verzekering, voor de NGO-coöperant, voor een gewaarborgd inkomen in geval van ziekte vanaf de zevende maand arbeidsongeschiktheid;8° één reis enkele richting voor de NGO-coöperant en zijn gezin per periode van twaalf maanden van het arbeidscontract dat gefinancierd wordt door de subsidie voorzien in het koninklijk besluit;9° de kosten voor de verzending van 50 kilogram niet-vergezelde bagage per volwassene en 30 kilogram per kind, wanneer het gaat om een eerste uitzending, een verandering van land van uitzending of de beëindiging van een uitzending;10° vormingskosten voor een maximaal bedrag, per NGO-coöperant, van zestigduizend frank voor het eerste jaar van het arbeidscontract en van twintigduizend frank per jaar voor de volgende jaren. § 3. Als leden van het gezin van de NGO-coöperant komen in aanmerking de echtgeno(o)t(e), of de erkende partner waarmee de NGO-coöperant sedert ten minste zes maanden samenwoont, en de kinderen waarvoor de bedragen vermeld in § 2, 1°, van dit artikel worden betaald.

In geval van een ziekte of een ongeval die een tijdelijke of blijvende volledige arbeidsongeschiktheid van de NGO-coöperant teweegbrengt, kan de NGO alle uitgaven vermeld in § 1 en § 2, uitgezonderd 3°, 5° en 10°, gedurende maximaal zes maanden verderzetten.

Deze periode wordt beschouwd als een actieve periode voor de vastlegging van de ervaringscoëfficient bedoeld in § 1 en van de rechten beschreven in § 2, 8°.

De in dit artikel vermelde kosten zijn de minimumvoordelen die de NGO aan de uitgezonden coöperant moet waarborgen. Alleen deze kosten komen ten laste van de subsidie.

Art. 9.De subsidie voorzien in artikel 16, § 1, 2°, van het koninklijk besluit, dient om de volgende kosten te dekken : 1° de kosten van de NGO voor de selectie, voorbereiding en begeleiding tijdens en na de zending, daarbij inbegrepen de administratieve kosten en het beheer van de middelen. Deze kosten zijn vastgelegd op vijfduizend tweehonderd veertig frank per NGO-coöperant en per maand; 2° de werkingskosten verbonden aan regionale coördinatie. Deze kosten zijn vastgelegd op tweeduizend negenhonderd frank per NGO-coöperant en per maand voor de periode waarin de NGO-coöperant onder arbeidscontract staat.

Deze kosten worden niet in aanmerking genomen wanneer ze reeds in het kader van de partnerfinanciering worden gefinancierd. NGO's kunnen samenwerken bij het opzetten van een regionale coördinatie.

Art. 10.De subsidie bedoeld in artikel 18 van het koninklijk besluit die de NGO krijgt voor bursalen, die beantwoorden aan de voorwaarden bepaald in uitvoering van artikel 19 van het koninklijk besluit, dekt enkel de vormingsperiodes zoals voorzien in het goedgekeurde actieplan.

Voor een beurs die in België wordt toegekend, geniet de bursaal een maandelijkse toelage van vijfentwintigduizend frank, dit is een wekelijks bedrag van zesduizend tweehonderd vijftig frank.

Voor een lokale of gemengde beurs geniet de bursaal een maandelijkse toelage van maximum vijfentwintigduizend frank, dit is een wekelijks bedrag van maximum zesduizend tweehonderd vijftig frank.

Bovendien moet de NGO minstens instaan voor de betaling van de reiskosten, met inbegrip van de repatriëring, alsook de kosten die verband houden met geneeskundige verzorging.

De gezinssubside kan een huisvestingspremie en kinderbijslag omvatten.

De administratiekosten omvatten de omkaderingskosten.

Art. 11.Wat betreft de andere vormen van uitzenden van personen dan deze vermeld in artikelen 16 en 18 van het koninklijk besluit, komt de toegekende subsidie overeen met het bedrag dat voorzien is in het door de Minister goedgekeurde actieplan.

Deze subsidie kan een maandelijkse toelage, kosten voor sociale zekerheid en diverse verzekeringen, reis- en bagagekosten, vormings-, omkaderings- en beheerskosten dekken. HOOFDSTUK III. - Overlegorganen en hun subsidiëring Afdeling 1. - Federaties

Art. 12.In uitvoering van artikel 20 van het koninklijk besluit dient de federatie die wenst erkend te worden een erkenningsdossier in bij de Minister. Dit erkenningsdossier bevat de stukken die vermeld zijn in bijlage 4 en wordt verzonden in twee exemplaren.

Art. 13.De subsidie wordt aan het begin van het jaar uitbetaald, uiterlijk op 30 april. Het bedrag van de storting komt overeen met datgene vermeld in artikel 24 van het koninklijk besluit, waarvan eventueel een niet verantwoord bedrag van een voorgaand jaar wordt afgetrokken. Afdeling 2. - NGO-adviescommissie

Art. 14.De NGO-adviescommissie zal een intern reglement opstellen dat ze binnen een termijn van maximum drie maand volgend op de samenstelling ervan aan de Minister ter goedkeuring voorlegt.

Deze commissie moet ten laatste op 30 september 1997 zijn samengesteld. HOOFDSTUK IV. - Subsidies voor het personeel in België

Art. 15.Als subsidieerbare loonkosten voor een personeelslid in België met betrekking tot de federaties of de activiteiten bedoeld in artikel 8, 2° en 3°, van het koninklijk besluit, komen in aanmerking het brutobedrag van de wedde, het vakantiegeld en de eindejaarspremie, verhoogd met alle bijdragen die de werkgever dient te storten in toepassing van het voorziene sociaal stelsel en van de collectieve arbeidsovereenkomsten.

Als maximum subsidieerbaar brutoloon wordt het barema van de aanwervingsgraden bij het federaal rijkspersoneel gehanteerd, rekening houdend met de diploma's en met de beroepservaring, met als maximum het barema van de graad adjunct-adviseur (10A) bij het federale rijkspersoneel.

Minstens éénmaal per jaar of iedere keer dat zich een baremawijzinging voordoet, deelt de administratie aan de federaties het barema van de hierboven vermelde graden mede.

Alle personeel dient te beschikken over een diploma dat overeenstemt met de vereisten voor de te bekleden functie of over minstens vijf jaar ervaring in een tewerkstelling welke gelijkwaardig is met de te begeven betrekking.

Art. 16.Als subsidieerbare beroepservaring wordt voor de personeelsleden in België alsook voor de NGO-coöperanten de ervaring in aanmerking genomen die gestaafd kan worden met een bewijs van inschrijving in een wettelijk stelsel van sociale zekerheid voor werknemers of zelfstandigen, of met een attest uitgereikt door de werkgever dat een activiteit van minstens twintig uur per week gedurende een bepaalde periode bewijst. HOOFDSTUK V. - Evaluatie

Art. 17.De verslagen van de interne evaluaties bedoeld in artikel 30, eerste lid, van het koninklijk besluit worden door de administratie overgemaakt aan de NGO-adviescommissie, die ze kan bestuderen met het oog op een verbetering van de evaluatiemethoden van de NGO's en op een maximale toepassing van de aanbevelingen van de evaluatieverslagen door de Minister en de NGO-sector in het algemeen. HOOFDSTUK VI. - Controle

Art. 18.Het jaarverslag bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit wordt door de NGO overgemaakt aan de administratie volgens het model in bijlage 5.

Art. 19.Overhevelingen van kredieten binnen een actieplan zijn toegelaten op voorwaarde dat ze plaatsvinden binnen eenzelfde type van activiteit en voor zover de doelstellingen vermeld in het door de Minister goedgekeurde actieplan behouden blijven. Het totaal van deze overhevelingen mag niet méér bedragen dan tien percent van de subsidie die voor het bedoelde type van activiteit werd goedgekeurd.

Tussen de verschillende types van activiteiten is geen overheveling van kredieten mogelijk zonder voorafgaande toestemming. De vraag voor een overheveling van kredieten moet aan de administratie gericht worden. De beslissing betreffende het al dan niet goedkeuren van de verschuiving wordt medegedeeld binnen een termijn van één maand volgend op de indiening ervan.

De uitgaven met betrekking tot de subsidie voor een actieplan mogen in rekening gebracht worden vanaf 1 januari van het kalenderjaar waarop het betrekking heeft, op voorwaarde dat de Minister het actieplan (volledig of gedeeltelijk) goedkeurt. HOOFDSTUK VII. - Indexering

Art. 20.De bedragen vermeld in artikelen 8, § 1, 1°, 9 en 10 zijn vastgesteld op grond van de gezondheidsindex voor januari 1997.

De bedragen vermeld in artikel 8, § 2, 2° en 10°, zijn vastgesteld op grond van het indexcijfer der consumptieprijzen voor januari 1997.

Deze indexen worden jaarlijks aangepast. Deze aanpassing gebeurt op basis van de indexen van de maand augustus van het jaar dat aan de aanvang van het actieplan voorafgaat.

Brussel, 11 september 1997.

De Eerste Minister, J.-L. DEHAENE De Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking, R. MOREELS Bijlage 1 Elementen voor de samenstelling van een Dossier met het oog op een Erkenning als NGO van een : - vereniging zonder winstoogmerk (VZW) - vennootschap met een sociaal oogmerk (VSO) 1. Administratieve gegevens : a) naam van de VZW of VSO;b) adres van de maatschappelijke zetel;c) adres van het secretariaat;d) naam, nationaliteitsbewijs en bewijs van goed gedrag en zeden van de wettelijke vertegenwoordig(st)ers, alsook een verklaring op de eer van ieder van hen, aantonend dat hij (zij) voldoet aan de voorwaarde van autonomie zoals bepaald in artikel 3, 5°, van het koninklijk besluit;e) ledenlijst en het bewijs van neerlegging van deze lijst bij de griffie van de rechtbank van eerste aanleg;f) organigram betreffende de taakverdeling en besluitvormingsprocedures.2. a) volledige gecoördineerde statuten zoals van kracht op het ogenblik van de indiening van de erkenningsaanvraag;b) uittreksel van de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van de statuten;c) samenstelling van de beheersorganen van de VZW of VSO;d) nationaliteit van alle bestuursleden;e) verklaring op de eer van ieder bestuurslid, aantonend dat hij (zij) voldoet aan de voorwaarde van autonomie zoals bepaald in artikel 3, 5°, van het koninklijk besluit.3. Beknopte historiek van de VZW of de VSO, aantonend dat de organisatie effectief als belangrijkste maatschappelijk doel de ontwikkelingssamenwerking heeft.4. Activiteitenverslag over de laatste drie jaar waaruit moet blijken dat de VZW of VSO over een nuttige en actuele ervaring beschikt in één of meerdere van de activiteitengebieden vermeld in artikel 8 van het koninklijk besluit.5. Een beleidsplan, omvattende een geheel van doelstellingen en methodes, met inbegrip van een financieel plan voor een duur van ten minste vijf jaar.6. Beschrijving van de organisatie van het secretariaat, zowel wat betreft de beschikbare infrastructuur en materiaal als de organisatie van de human resources.7. Oorsprong van de eigen middelen van de VZW of de VSO.8. Boekhouding van de drie voorbije boekjaren, vergezeld van een verslag van de bedrijfsrevisor over het laatste boekjaar. Bijlage 2 Schema voor een programma BEOORDELINGSCRITERIA Het strategisch kader waarvan sprake in artikel 1, 8°, van het koninklijk besluit en waarbinnen de NGO of het samenwerkingsverband van NGO's een coherent geheel van doelstellingen op middellange termijn voorstelt, moet in het programmaschema duidelijk zijn omschreven.

De doelstellingen moeten rechtstreeks of onrechtstreeks gericht zijn op een structurele en duurzame verbetering van de positie van groepen en individuen uit de armere bevolkingslagen van de partnerlanden.

Onder meer dienen ze bij te dragen tot een verhoging van de koopkracht van deze welomschreven doelgroepen.

Bij de beoordeling van het programma zal onder meer met de volgende elementen rekening worden gehouden : - activiteiten die beantwoorden aan de definities vermeld in artikel 8 van het koninldijk besluit; - ontwikkelingsrelevantie; - de mate waarin het programma oog heeft voor de sociaal-economische, culturele en politieke context; - aanwerving van personeel in het partnerland ten laste van het budget van het programma; - uitwisseling van personen (Zuid-Zuid, Zuid-Noord en Noord-Zuid); - belang van de rol van de lokale partners bij de uitvoering van het programma; - autonoom karakter van de ontwikkeling; - duurzaamheid van de ontwikkeling; - geschiktheid van de ingezette menselijke, technische en financiële middelen voor het bereiken van de vooropgestelde doelstellingen; - middelen voor de evaluatie van het programma; - samenhang van het programma in zijn geheel.

Het schema dient te worden vervolledigd volgens onderstaand model : A.1 ALGEMEEN 1.0 Algemene gegevens 1.1 Identiteit van de NGO 1.2 Doelstellingen en beleidsprioriteiten 1.3 Samenhang van de verschillende types van activiteiten binnen het programma (een bijzondere aandacht voor de activiteiten van het type 'uitzenden van personen ' in vergelijking met de activiteiten van het type 'partnerfinanciering') 1.4 Strategie en werkmethode 1.5 Organisatiestructuren 1.6 Financiële gegevens - globaal indicatief budget voor het vijfjarenprogramma Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Bijlage 4 Elementen voor de samenstelling van een erkenningsdossier van een federatie 1. Administratieve gegevens : a) naam de VZW;b) adres van de maatschappelijke zetel;c) adres van het secretariaat;d) naam van de wettelijke vertegenwoordig(st)ers;e) ledenlijst en het bewijs van neerlegging van deze lijst bij de griffie van de rechtbank van eerste aanleg;f) organigram betreffende de taakverdeling en de besluitvormingsprocedures.2. Statuten en samenstelling van de beheersorganen van de VZW en een uittreksel van de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad.3. Lijst van de leden van de raad van bestuur.4. Een nota die aantoont hoe alle relevante opinietendenzen die onder haar leden bestaan in de bestuurs- en adviesorganen van de VZW vertegenwoordigd zijn.5. Uittreksel van de beslissing die het bedrag van de ledenbijdrage vastlegt. Bijlage 5 Model voor een jaarverslag 1. Algemeen Het jaarverslag van de NGO, zoals bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit, bevat een activiteitenverslag en een financieel verslag betreffende de activiteiten die in het actieplan zijn voorzien.2. Het activiteitenverslag Voor elke actie in het actieplan wordt een beschrijving gegeven van de werkelijke uitvoering en wordt deze vergeleken met de voorziene planning.Afwijkingen tussen planning en uitvoering worden gemotiveerd. Van elke actie worden aanduidingen gegeven omtrent de behaalde resultaten, de moeilijkheden die werden ondervonden, de taken die door het personeel werden uitgevoerd, de doorgevoerde evaluaties en de implicaties van één en ander op de voorziene ontwikkelingen in de toekomst.

Het activiteitenverslag geeft ook een korte omschrijving van de NGO-activiteiten die in diezelfde periode werden uitgevoerd en die niet ten laste vallen van het budget van het actieplan. 3. Het financieel verslag 3.1. Het financieel verslag geeft per actie een overzicht van de werkelijk verrichte kosten in vergelijking met het goedgekeurde budget. Dit overzicht gebruikt dezelfde indeling als de indeling in budgetten en budgetposten van het goedgekeurde actieplan. In specifieke gevallen dienen, samen met de werkelijk verrichte kosten, ook de werkelijk gerealiseerde inkomsten, verbonden aan de betrokken actie of budgetpost, in het financieel verslag opgenomen te worden, bijvoorbeeld in het geval van intresten afkomstig uit beleggingen van toelagen.

Het financieel verslag bevat ook het jaarlijks financieel verslag van de NGO. 3.2. Twee soorten kosten kunnen opgenomen worden : 1° NGO-kosten : dit zijn kosten die door de NGO gemaakt worden en die geregistreerd worden in de boekhouding van de NGO.Deze kosten worden in het financieel verslag per actie rechtstreeks in BF opgenomen. 2° lokale kosten : dit zijn kosten die in het partnerland gemaakt worden door de lokale organisatie(s) die bij het beheer van de actie in het partnerland betrokken zijn en die geregistreerd worden in de boekhouding(en) van deze organisatie(s) in het partnerland.Deze kosten worden in het financieel verslag eerst in de munt opgenomen waarin ze gemaakt werden en vervolgens, na omzetting door een aangepaste wisselkoers, in BF. In de tabellen van het financieel verslag wordt het onderscheid aangegeven tussen de NGO-kosten en de lokale kosten. 3.3. De boekhouding van de NGO dient op zo'n wijze georganiseerd te zijn dat de NGO-kosten, zoals ze opgenomen worden in de financiële verslagen van de verschillende activiteiten, als dusdanig worden onderscheiden in de boekhouding en in het jaarlijks financieel verslag van de NGO. 3.4. Wat betreft de lokale kosten die opgenomen worden in de financiële verslagen van de activiteiten, dienen de boekhoudingen van de NGO en van de lokale organisatie(s) op zo'n wijze georganiseerd te zijn dat een correspondentie kan aangetoond worden tussen : - enerzijds, de rubriek in de boekhouding van de NGO met betrekking tot de overdrachten van fondsen naar de lokale organisatie(s) ten behoeve van de activiteit in het partnerland, - en, anderzijds, de corresponderende rubriek in de boekhouding(en) van de lokale organisatie(s) in het partnerland die hiervan de tegenhanger vormt, met name de ontvangsten uit overdrachten van fondsen vanwege de NGO ten behoeve van de activiteit, anderzijds. 3.5. Voor de NGO-kosten dienen de boekhoudkundige stukken en de overeenkomstige verantwoordingsstukken ter beschikking te zijn van de controlerende instanties van de overheid op de zetel van de NGO in België. Met verantwoordingsstukken worden originele bewijsstukken bedoeld, zoals bankuittreksels, ontvangstbewijzen, kasstukken, facturen, boekhoudkundige stukken, onkostennota's, valorisatiebewijzen, enz. Voor de lokale kosten dient de NGO eveneens de nodige boekhoudkundige stukken en de overeenkomstige verantwoordingsstukken ter beschikking te hebben op de zetel van de NGO in België ten behoeve van de controlerende instanties. Als verantwoordingsstukken komen in aanmerking originelen of kopieën van bewijsstukken, zoals hierboven opgesomd. Kopieën komen slechts in aanmerking indien de overeenkomstige originelen ter beschikking zijn op de boekhouding van de lokale organisatie(s). Als bewijsstukken van lokale kosten en ter vervanging van bewijsstukken van de kosten zelf komen eveneens in aanmerking originele en betrouwbare audit-rapporten met betrekking tot de boekhouding van de lokale organisatie(s). Bij aankopen die gebeuren met de voor het actieplan voorziene subsidie dient men de concurrentie te laten spelen. 4. Activiteitenverslag, financieel verslag en controles Het activiteitenverslag en het financieel verslag moeten zodanig opgesteld zijn dat ze een regelmatige en doeltreffende controle mogelijk maken.De wijze waarop die controle zal gebeuren, dient te worden toegelicht. Wat het activiteitenverslag betreft : controle van de bereikte doelstellingen en van de inhoud van de gerealiseerde activiteiten in vergelijking met het goedgekeurde actieplan. Wat het financieel verslag betreft : controle van de uitvoering van de voor het actieplan goedgekeurde begroting en van het naleven van de gecoördineerde wetten op de Rijksbegroting van 17 juli 1991. 4.1. De administratie legt een structuur vast voor een deel van de gegevens uit het activiteitenverslag en voor een aantal financiële gegevens van de NGO. Deze structuur zal de NGO onder meer toelaten de bedoelde gegevens op een geautomatiseerde wijze aan de administratie te bezorgen. De NGO's kunnen er evenwel voor blijven kiezen deze gegevens op een niet-geautomatiseerde wijze aan de administratie te bezorgen, met behulp van speciaal hiervoor ontworpen formulieren. Voor de gegevens uit het activiteitenverslag waarop de door de administratie opgelegde structuur geen betrekking heeft, gebruikt de NGO een eigen indeling. 4.2. De financiële gegevens die in de hierboven bedoelde structuur zijn opgenomen, houden verband met de kosten, de inkomsten en de cash-flow van de NGO. Deze gegevens zullen door de bedrijfsrevisor op zo'n wijze gecontroleerd worden dat de administratie rechtstreeks en volgens de referentietermen die ze zelf bepaalt, gebruik kan maken van de resultaten van deze controle. Het financieel verslag moet een afzonderlijke controle mogelijk maken tussen : - enerzijds, de gegevens in verband met de kosten, de inkomsten en de cash-flow van de NGO, die volgens de hierboven bedoelde structuur worden vermeld, - en, anderzijds, de corresponderende posten uit het financieel jaarverslag van de NGO. * Uiterlijk op 31 december 1997 zal dit ministerieel besluit worden vervolledigd met een bijlage 5bis, waarin nader zal worden bepaald hoe de controle zal verlopen en op welke manier de verslagen moeten opgesteld worden.